Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

De werkstromen die wordt geleverd bij Microsoft SharePoint automatiseren bedrijfsprocessen. Automatisering kunt proces consistentie en efficiëntie verbeteren.

Een werkstroom voor het verzamelen van Feedback van SharePoint routering van documenten en andere items die zijn opgeslagen in SharePoint naar een of meer personen voor hun feedback gebruiken.

Opmerking: Deze inhoud is van toepassing op de SharePoint 2010 Werkstroomplatform. De SharePoint 2010 Werkstroomplatform is beschikbaar in SharePoint Online, SharePoint 2010SharePoint 2013en SharePoint Server 2016. Meer informatie over SharePoint Platforms werkstromen, raadpleegt u Wat werkstroom in SharePoint Server 2016.

Als u alle hoeft te doen is een werkstroomtaak voor het verzamelen van Feedback voltooien    Blader omlaag naar het segment voltooid en uitvouwen. Moet u wellicht niet een van de andere segmenten voorlopig.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

SharePoint werkstromen zijn:

  • Efficiënt en consistent uitgevoerd    Een werkstroom voor het verzamelen van Feedback automatisch stuurt het document of item, wordt toegewezen taken controleren wordt bijgehouden hun voortgang en verzendt herinneringen en meldingen als nodig. De activiteit in een werkstroom kan worden gecontroleerd en aangepast van een centrale statuspagina, en de geschiedenis van gebeurtenissen in het uitvoeren van een werkstroom voor 60 dagen na voltooiing blijft behouden.

  • U hoeft minder werk te doen    Een werkstroom voor het verzamelen van feedback bespaart u en uw collega's zowel tijd als moeite en tegelijkertijd wordt het feedbackproces gestroomlijnd en gestandaardiseerd.

Hier ziet u een schema van een zeer eenvoudige versie van de werkstroom voor het verzamelen van feedback.

Diagram van een eenvoudige werkstroom voor het verzamelen van feedback

Tips voor het gebruik van dit artikel

De informatie in dit artikel wordt gepresenteerd in tien uitvouwbare segmenten.

Klik hier om een paar tips over het aanvragen van optimaal gebruikmaken van dit artikel

Als u alle hoeft te doen is een werkstroomtaak voor het verzamelen van Feedback voltooien    Blader omlaag naar het segment voltooid en uitvouwen. Moet u wellicht niet een van de andere segmenten voorlopig.

Als u toevoegen wilt, starten, controleren, en voor het behoud van werkstromen    Als u niet al vertrouwd met de volgende taken kunnen uitvoeren, is het mogelijk handiger om te werken uw weg in dit artikel, segment door en met segment, de eerste keer dat u-ontwerp en een werkstroom toevoegen. Als u bekend met de gegevens en de indeling van het artikel bent, kunt u wel om rechtstreeks naar het segment dat u nodig bij elke afzender bezoeken hebt te gaan.

Een opmerking over de afbeeldingen    Schermafbeeldingen en conceptuele diagrammen in deze reeks artikelen over werkstromen zijn gewoonlijk gebaseerd op de werkstroom van het type Goedkeuring. Waar dat echter nodig is om de uitleg en instructies te verduidelijken, zijn de afbeeldingen en diagrammen aangepast voor werkstromen voor het verzamelen van feedback.

Een opmerking over het afdrukken van dit artikel    Dit is een een lang artikel. Als u slechts enkele geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten zijn uitgevouwen terwijl u het artikel afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen in uw afgedrukte exemplaar wilt opnemen, moet u het artikel afdrukken in de afdrukstand Liggend en niet in de afdrukstand Staand.)

En een opmerking over het zoeken in dit artikel    Zorg ervoor dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.

Opmerking: Werkstromen voor verzamelen van Feedback zijn opgenomen alleen met SharePoint Server 2010 en SharePoint Online voor Office 365 voor ondernemingen. (Ze worden niet opgenomen in SharePoint Online voor Office 365 voor professionals en kleine bedrijven. De enige SharePoint-werkstroom wordt geleverd bij SharePoint Online voor kleine bedrijven is de werkstroom met drie statuswaarden.). Zie voor meer informatie over deze werkstroom, met een werkstroom met drie statuswaarden.

Wat wilt u doen?

Conceptueel pictogram voor de sectie Informatie

INFORMATIE: meer informatie krijgen over werkstromen voor het verzamelen van feedback

Klik op deze tekst als u wilt weten hoe werkstromen voor het verzamelen van feedback werken en hoe u deze kunt gebruiken om taken gemakkelijker en efficiënter uit te voeren. Klik hier opnieuw als u dit segment weer wilt sluiten.

Meer informatie krijgen over werkstromen voor het verzamelen van feedback

Een werkstroom voor het verzamelen van feedback is een SharePoint-functie waarmee een document of een ander item dat in een SharePoint-lijst of -bibliotheek is opgeslagen, naar een of meer personen wordt doorgestuurd, zodat deze feedback kunnen geven op het item of document. Met een werkstroom wordt het hele proces geautomatiseerd, gestroomlijnd en gestandaardiseerd.

werkstroom waarin een item wordt doorgestuurd naar deelnemers

Eenvoudige werkstroom Feedback verzamelen die is inbegrepen in de SharePoint-functies als een sjabloon. Met deze sjabloon, kunt u meerdere werkstromen voor het verzamelen van Feedback toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom toe te voegen is een unieke versie van de eenvoudige werkstroom voor het verzamelen van Feedback, elk voorzien van een eigen gespecialiseerde manier van werken, op basis van de instellingen die u opgeeft wanneer u deze toevoegt.

Secties in dit segment

  1. Wat kan een werkstroom voor het verzamelen van Feedback voor mij doen?

  2. Wat kan geen werkstroom Feedback verzamelen?

  3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

  4. Hoe u plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden van dit type werkstroom?

1. Wat kan een werkstroom voor het verzamelen van feedback voor mij doen?

  • Wanneer u voor het eerst een werkstroom voor het verzamelen van feedback aan een lijst, bibliotheek of siteverzameling toevoegt, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt toevoegen en aangeven of hun taken na elkaar (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. U kunt zelfs bepalen of de taken van de deelnemers moeten worden onderverdeeld in twee of meer afzonderlijke fasen. Ook kunt u een einddatum opgeven en/of de toegestane tijd opgeven voor het voltooien van elke taak. En telkens wanneer u de werkstroom handmatig start voor een item, kunt u deze instellingen wijzigen.

  • In de werkstroom wordt een taak toegewezen aan iedere opgegeven deelnemer. Iedere deelnemer kan kiezen uit diverse mogelijke reacties: feedback op het item terugsturen, een wijziging in het item aanvragen, de taak opnieuw toewijzen of de taak verwijderen.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd kunt u de voortgang controleren en (indien nodig) wijzigingen aanbrengen vanaf één centrale pagina met de naam Werkstroomstatus.

  • De lijst van alle werkstroomgebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens het uitvoeren van deze werkstroom (of een exemplaar daarvan), blijft tot 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus en kan daar (uitsluitend voor informele doeleinden) worden geraadpleegd.

Begin van segment

2. Wat kan een werkstroom voor het verzamelen van feedback niet voor mij doen?

De werkstroom voor het verzamelen van Feedback is niet bedoeld voor het verzamelen van goedkeuringen en weigeringen voor een item of om te bepalen van de webpagina publiceren voor een website. Als u toevoegen van een werkstroom waarin deelnemers goedkeuren of weigeren van het item dat ze controleren wilt, Zie het artikel Alles over goedkeuringswerkstromen.

Ook, werkstromen voor het verzamelen van Feedback niet zijn ontworpen voor het verzamelen van handtekeningen. Als u gebruiken van een werkstroom wilt voor het verzamelen van handtekeningen in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier, raadpleegt u het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen.

Meer informatie over hoe u SharePoint Designer om aan te passen elk van de werkstromen in SharePoint kunt gebruiken, raadpleegt u het artikel Inleiding tot het ontwerpen en aanpassen van werkstromen.

Begin van segment

3. Wie kunnen dit type werkstroom gebruiken?

Werkstromen voor verzamelen van Feedback zijn opgenomen met SharePoint Server 2010 en alleen met SharePoint Online voor Office 365 voor ondernemingen. (Deze 't ikncluded met SharePoint Online voor Office 365 voor professionals en kleine bedrijven. De enige SharePoint-werkstroom wordt geleverd bij SharePoint Online voor kleine bedrijven is de werkstroom met drie statuswaarden.)

Machtigingen

Een werkstroom toevoegen    Standaard moet de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen een werkstroom. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en de groep bezoekers niet.)

Een werkstroom starten    Ook al dan niet standaard moet de machtiging Items bewerken te starten een werkstroom die al toegevoegd. (De groep leden en de groep Eigenaren hebben beide de machtiging Items bewerken al dan niet standaard, betekent niet de groep bezoekers.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren die alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Schakel hiertoe het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten in op de eerste pagina van het koppelingsformulier.)

Begin van segment

4. Hoe kan ik dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

Dit zijn de basisfasen:

  • VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
    voordat u een werkstroom toevoegt, u van plan bent waar u wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van hoe het werkt. Nadat u hebt toegevoegd en de werkstroom geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen op een specifiek item de werkstroom starten. De werkstroom kan ook worden ingesteld automatischwordt uitgevoerd. Automatische uitgevoerd kunnen worden geactiveerd op basis van een of beide van de twee die als trigger dient gebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of in een lijst of bibliotheek hebt gemaakt, of waarop een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

  • TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, controleren, aanpassen)   
    terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, afzonderlijke deelnemers aan hen toegewezen taken voltooien. Automatische herinneringen zijn verzonden naar mensen die niet aan de taak deadlines. De voortgang van de werkstroom kunt ondertussen worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de werkstroom terwijl deze wordt uitgevoerd kunnen worden uitgevoerd vanuit die dezelfde pagina; en, indien nodig de werkstroom kan worden geannuleerd of daarvandaan beëindigd.

  • Nadat de werkstroom wordt uitgevoerd (controleren, rapport, wijzigen)   
    wanneer de werkstroom voltooid is, de hele geschiedenis van die uitvoeren (of exemplaar) kan worden gecontroleerd voor maximaal 60 dagen op de pagina Werkstroomstatus. Op dezelfde pagina, kunnen statistische rapporten op de prestaties van uw versie van deze werkstroom worden gemaakt. Ten slotte, als ooit items die u wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom-functies, u kunt openen en bewerken van het koppelingsformulier dat u uitgevoerd wanneer u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

In het volgende stroomdiagram worden deze fasen weergegeven vanuit het perspectief van iemand die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Werkstroomproces

Volgende stappen

Voordat u van plan een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van Feedback bent, lees eerst het segment toestaan van dit artikel en gaat u naar het segment plannen .

Begin van segment | Begin van artikel


pictogram voor de sectie toestaan

TOESTAAN: alleen feedback toestaan in het taakformulier of ook in het item zelf

Klik op deze tekst als u meer informatie over het toestaan van bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf, in plaats van feedback alleen in het Taakformulier toestaan. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Alleen feedback toestaan in het taakformulier of ook in het item zelf

De volgende twee vragen kunnen u helpen bij het nemen van een fundamentele beslissing over uw werkstroom:

  • Mogen deelnemers alleen feedback geven in het veld Opmerkingen op het taakformulier of mogen ze ook bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegen in het item zelf?

  • Als deelnemers bijgehouden wijzigingen en opmerkingen kunnen invoegen in het item zelf, doen ze dat dan in een samenwerkingsverband waarin meerdere deelnemers het document tegelijkertijd kunnen bewerken of kan iedere deelnemer het document uitchecken en heeft deze deelnemer dan het exclusieve recht om het document te bewerken totdat de eigen revisiewerkzaamheden zijn afgerond?

Hier ziet u een diagram met een overzicht van deze alternatieven.

Verschillende manieren om feedback toe te staan en te geven

Houd de volgende punten in gedachten bij het lezen:

  • Er kan geen werkstroom worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt.

  • De werkstroom voor het verzamelen van feedback bevat ook een optie om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd.

  • U kunt alleen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegen in een item wanneer dit item is geopend in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt, en niet wanneer het item is geopend in een webversie van dat programma.

Secties in dit segment

  1. Feedback toestaan in het Taakformulier gaan

  2. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item zelf (in een samenwerkingsverband)

  3. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item zelf (met exclusieve toegang versie)

1. Alleen feedback toestaan in het taakformulier

Deze optie heeft als voordeel dat deze technisch gesproken het eenvoudigst is. Deelnemers kunnen op slechts twee manieren wijzigingen voorstellen, in beide gevallen via het taakformulier:

  • Opmerkingen verzenden.

  • Een wijziging in een item aanvragen terwijl de werkstroom nog actief is.

Het belangrijkste nadeel is natuurlijk dat deelnemers geen specifieke wijzigingen kunnen aangeven in het item zelf. Hoe groter het aantal voorgestelde wijzigingen, hoe groter de behoefte van de deelnemers om rechtstreeks in het item zelf te werken.

Een opmerking over het beveiligen van items tegen verdere wijzigingen    De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat deelnemers Jan 't tabelmaakquery elke wijziging in het item zelf is het item uitchecken voor de duur van de uitvoeren. Maar wat manier weer die, werkstromen niet starten op een item dat is uitgecheckt.

Er zijn twee manieren om dit probleem te omzeilen:

  • U kunt wachten tot de werkstroom is gestart en het item vervolgens uitchecken terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd. (Als de werkstroom automatisch wordt gestart, moet u ervoor zorgen dat uw naam wordt vermeld in het veld CC op de tweede pagina van het koppelingsformulier. Wanneer u dan een melding ontvangt dat de werkstroom is gestart voor een item, checkt u dat item uit.) Eén beperking van deze methode is dat er geen andere werkstroom kan worden gestart voor datzelfde item terwijl u het item hebt uitgecheckt.

  • U kunt ook het item ingecheckt laten, maar de deelnemers duidelijk maken dat het belangrijk is dat ze het item niet uitchecken en ook geen wijzigingen aanbrengen in het item. Het is natuurlijk aan te raden om deze instructies toe te voegen aan de opmerkingen die u in de taakmeldingen opneemt. Als uw deelnemers nog niet eerder met werkstromen voor het verzamelen van feedback hebben gewerkt, is het mogelijk verstandig om dit punt nog duidelijker onder hun aandacht te brengen door een apart e-mailbericht te sturen voordat de werkstroom wordt gestart of misschien door zelf te spreken met de deelnemers.

Begin van segment

2. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item zelf (in een samenwerkingsverband)

Deze optie kiest, blijft het item beschikbaar voor alle deelnemers aan allen tijde. Niemand er moet wachten om iemand anders laten hun controleren voordat u begint zijn of haar eigen voltooien. Deze flexibiliteit is mogelijk gemaakt door de functies voor samenwerking in SharePoint.

Zorg ervoor dat de deelnemers weten dat ze het volgende moeten doen:

  • Ze moeten het item ingecheckt laten terwijl ze hun wijzigingen aanbrengen.

  • Ze moeten het item openen in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het item is gemaakt, en niet in een webversie van dat programma.

  • Ze moeten de functie Wijzigingen bijhouden inschakelen voordat ze wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen.

  • Ze moeten hun wijzigingen opslaan op de server.

Vergeet niet dat de werkstroom voor het verzamelen van feedback ook een optie bevat om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als die optie is geselecteerd, wordt de eerste keer dat een deelnemer wijzigingen in het item opslaat, zelfs als het gaat om bijgehouden wijzigingen en/of opmerkingen, de werkstroom onmiddellijk geannuleerd.

Als u van plan bent om wijzigingen in het item zelf toe te staan, moet u er ook voor zorgen dat de optie Moeten documenten worden uitgecheckt voordat deze kunnen worden bewerkt is ingesteld op Nee in de instellingen voor versiebeheer voor de lijst of bibliotheek.

Meer informatie over samenwerken in Microsoft Office-documenten, Zie het artikel samenwerken aan documenten en cocreatie. Kunt u ook de gratis interactieve online cursus efficiënter samenwerken aan documenten en projecten nuttig vinden. (De eerste drie video's in de cursus zijn over cocreatie en samenwerking.)

Begin van segment

3. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item zelf (met exclusieve toegang)

Als u voor deze optie kiest, kan slechts één deelnemer tegelijk het item uitchecken en wijzigingen in het item aanbrengen:

  • Als de taken in de werkstroom een voor een (serieel) worden toegewezen, is dit gewoonlijk geen probleem.

  • Als de taken echter allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen, moeten deelnemers soms wachten tot een andere deelnemer klaar is met het bewerken van een item voordat ze zelf toegang krijgen tot dat item.

Omdat de werkstroom niet kan worden gestart voor een item wanneer dat item is uitgecheckt, moet u ervoor zorgen dat items zijn ingecheckt voordat u de werkstroom voor deze items uitvoert.

Laat uw deelnemers weten dat ze het volgende moeten doen:

  • Ze moeten het item uitchecken voordat ze het openen.

  • Ze moeten het item openen in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het item is gemaakt, en niet in een webversie van dat programma.

  • Ze moeten de functie Wijzigingen bijhouden inschakelen voordat ze wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen.

  • Hun wijzigingen opslaan op de server en controleren het item weer wilt inchecken zodra ze klaar zijn met het bewerken.

Vergeet niet dat de werkstroom voor het verzamelen van feedback ook een optie bevat om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als die optie is geselecteerd, wordt de eerste keer dat een deelnemer wijzigingen in het item opslaat, zelfs als het gaat om bijgehouden wijzigingen en/of opmerkingen, de werkstroom onmiddellijk geannuleerd.

Volgende stappen

Als u een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van Feedback plannen klaar bent, gaat u naar het segment plannen van dit artikel.

Begin van segment | Begin van artikel


Conceptueel pictogram voor de sectie Plannen

PLANNEN: een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback plannen

Klik op deze tekst als u klaar om te werken de details bent van hoe uw werkstroom Feedback verzamelen werkt en voor het samenstellen van de gegevens die u wilt instellen. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback plannen

In dit segment wordt beschreven welke beslissingen u moet nemen en welke gegevens u moet verzamelen voor u een versie van de werkstroom voor het verzamelen van feedback kunt toevoegen.

Als u al bekend met het toevoegen van dit type werkstroom en hoeft alleen een herinnering over de specifieke stappen bent, kunt u rechtstreeks naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel gaan.

Secties in dit segment

  1. Sjablonen en versies

  2. Introductie van het koppelingsformulier

  3. Twaalf vragen om te beantwoorden

1. Sjablonen en versies

De werkstromen die worden geleverd met SharePoint-functie als outmodel sjablonen waarop de specifieke, individuele werkstromen die u aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling toevoegt zijn gebaseerd.

Telkens wanneer u bijvoorbeeld een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegt, voegt u in feite een versie van de algemene sjabloon voor werkstromen voor het verzamelen van feedback toe. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het koppelingsformulier wanneer u die bepaalde versie toevoegt. Op deze manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen. Dit zijn versies die allemaal zijn gebaseerd op de hoofdsjabloon voor werkstromen voor het verzamelen van feedback, maar die elk hun eigen naam hebben en die specifiek zijn afgestemd op het doel waarvoor u de werkstroom wilt gebruiken.

In deze afbeelding zijn drie werkstromen toegevoegd die zijn gebaseerd op de werkstroomsjabloon Goedkeuring: een werkstroom voor alle typen inhoud in één bibliotheek, een werkstroom voor één type inhoud in één bibliotheek en een werkstroom voor één type inhoud in een hele siteverzameling.

Drie werkstromen gebaseerd op de goedkeuringswerkstroomsjabloon

Begin van segment

2. Introductie van het koppelingsformulier

Telkens wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de meegeleverde werkstroomsjablonen, vult u een koppelingsformulier in om op te geven hoe de nieuwe versie moet werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het koppelingsformulier. Neem echter eerst even de tijd om te kijken naar het formulier en de velden daarin.

Eerste pagina van het koppelingsformulier

eerste pagina van het startformulier

Tweede pagina van het koppelingsformulier

tweede pagina van het koppelingformulier met een kader rond de velden van het startformulier

De velden in het rode kader op deze tweede pagina worden ook weergegeven op het startformulier, dat telkens verschijnt wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart. De waarden in deze velden kunnen in dat geval worden gewijzigd voor die ene keer dat de werkstroom wordt uitgevoerd.

Begin van segment

3. Twaalf vragen om te beantwoorden

Zodra u de antwoorden hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

  1. Is dit het juiste type werkstroom?

  2. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? (en) Één inhoudstype of alle inhoudstypen?

  3. Wat is een goede naam?

  4. Takenoverzichten en geschiedenisoverzichten: bestaand of nieuw?

  5. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

  6. Krijg inhoudstypen die gegevens uit dit overnemen inhoudstype ook deze werkstroom?

  7. Deelnemers: Welke personen in welke volgorde?

  8. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

  9. Feedback in alleen het Taakformulier of ook in het item zelf?

  10. Wanneer moeten taken zijn voltooid?

  11. Wanneer wordt deze werkstroom beëindigd?

  12. Wie moet moeten meldingen ontvangen?

01. Is dit het juiste type werkstroom?

In dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die wordt weergegeven in het menu zoals Feedback verzamelen – SharePoint 2010. Als u niet precies weet dat dit type werkstroom de beste keuze voor u is, raadpleegt u terug naar het segment algemene informatie van dit artikel. Zie het artikel over de werkstromen in SharePointvoor meer informatie over de andere werkstroomsjablonen die beschikbaar zijn.

Begin van segment

02. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling en één inhoudstype of alle inhoudstypen?

U kunt uw nieuwe versie van de werkstroom voor het verzamelen van feedback beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek of in de volledige siteverzameling.

  • Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor alle inhoudstypen of voor slechts één inhoudstype.

  • Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt,moet u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor slechts één inhoudstype.

Overzicht van een siteverzameling met uitleg over drie manieren van toevoegen

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item opgeslagen in een SharePoint-lijst of bibliotheek hoort bij een of een ander type inhoud. Een inhoudstype kunt werken als eenvoudige en algemene als het Document of Excel-Spreadsheet, of als uiterst gespecialiseerde als Juridische Contract of Product ontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn beschikbaar in SharePoint al dan niet standaard, maar u kunt zowel deze aanpassen en toevoegen van anderen die u zelf maakt.

Zie het artikel Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstypevoor meer informatie over inhoudstypen.

Begin van segment

03. Wat is een goede naam?

Geef uw werkstroomversie een naam die aan de volgende eisen voldoet:

  • De naam moet duidelijk aangeven waar de werkstroom voor wordt gebruikt.

  • De naam moet zich duidelijk onderscheiden van de namen van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep redacteuren. Uw groep wil twee verschillende werkstromen voor het verzamelen van feedback gebruiken:

  • U wilt de eerste werkstroom uitvoeren voor elk document dat is ingediend door een lid van uw eigen groep. Met deze werkstroom wordt alleen feedback verzameld van de manager van uw groep.

  • U kunt de tweede werkstroom wordt uitgevoerd op elk document dat is verzonden door personen buiten uw eigen groep. Deze werkstroom voor het verzamelen van feedback selk lid van uw groep.

U mogelijk naam toewijzen aan de eerste werkstroom Feedback in documenten en de tweede Feedback externe documenten.

Tip: Zoals gewoonlijk is het verstandig om consistente naamgevingsconventies te hanteren en te zorgen dat iedereen die werkt met uw werkstromen, op de hoogte is van deze conventies.

Begin van segment

04. Takenoverzichten en geschiedenisoverzichten: bestaand of nieuw?

U kunt uw werkstroom zo configureren dat deze gebruikmaakt van het standaardtakenoverzicht en het -geschiedenisoverzicht van de site of van andere bestaande overzichten. U kunt ook nieuwe overzichten aanvragen voor alleen deze werkstroom.

  • Als op uw site diverse werkstromen worden gebruikt of als tijdens bepaalde werkstromen vele taken worden uitgevoerd, kunt u overwegen om nieuwe overzichten aan te vragen voor elke werkstroom. (Het beheren van ellenlange overzichten is een van de zaken die ertoe kunnen leiden dat het systeem trager gaat werken. Een systeem kan sneller en gemakkelijker meerdere korten overzichten dan één lang overzicht onderhouden.)

  • Als de taken en de geschiedenis gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene overzichten, moet u aangeven dat u nieuwe, afzonderlijke overzichten voor deze werkstroom wilt gebruiken. (Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen worden ingesteld voor de nieuwe overzichten.)

Begin van segment

05. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of zowel handmatig als automatisch kan worden gestart:

  • Wanneer u een werkstroom voor het verzamelen van feedback handmatig start voor een specifiek document of item, wordt er een ander formulier, het startformulier, weergegeven. Het startformulier bevat de meeste instellingen die voorkomen op de tweede pagina van het koppelingsformulier. Op deze manier kan de persoon die de werkstroom start, desgewenst nog wijzigingen in deze instellingen aanbrengen (deze gelden alleen voor het huidige exemplaar) voordat deze op Starten klikt.

  • Bij een automatische start is het uiteraard niet mogelijk om een startformulier weer te geven, dus worden in dat geval de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelingsformulier, gebruikt zonder wijzigingen.

In de volgende afbeelding wordt het verschil tussen een handmatige start en een automatische start getoond.

formulieren voor een handmatige en een automatische start worden vergeleken

Wijzigingen die u in het startformulier aanbrengt zijn toegepast alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen van de permanente, standaardinstellingen van de werkstroom , bewerken u het oorspronkelijke koppelingsformulier, zoals in het segment wijzigen van dit artikel wordt uitgelegd.

Handmatige start

Als u het handmatig starten toestaat, kan iedereen die de benodigde machtigingen heeft, op elk gewenst moment de werkstroom starten voor elk item dat daarvoor in aanmerking komt.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen maar hoeven uit te voeren wanneer dat gewenst is en dat u telkens wanneer u de werkstroom uitvoert, de gelegenheid krijgt om instellingen te wijzigen via het startformulier.

Een snel voorbeeld    Als u uw werkstroom alleen wilt uitvoeren op artikelen die zijn geschreven door een schrijver van buiten uw team, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom alleen handmatig te starten, om zo te voorkomen dat de werkstroom ook automatisch wordt uitgevoerd op artikelen die zijn geschreven door u en uw teamleden. (Een alternatieve oplossing: Houd één lijst of bibliotheek bij voor artikelen van auteurs in uw team en houd een afzonderlijke lijst of bibliotheek bij voor artikelen van alle andere auteurs. Op deze manier kunt u de werkstroom automatisch uitvoeren, maar dan alleen in de lijst met auteurs van buiten het team.)

Het belangrijkste nadeel van een handmatige start is dat iemand eraan moet denken om de werkstroom telkens uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatische start

U kunt de werkstroom zodanig configureren dat deze automatisch wordt gestart wanneer een of meer van de volgende gebeurtenissen plaatsvinden:

  • Er wordt een nieuw item gemaakt in, of geüpload naar, de lijst of bibliotheek.

  • Een item dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand eraan hoeft te denken om de werkstroom te starten. De werkstroom wordt telkens uitgevoerd wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

Een snel voorbeeld    Stel dat de accountant van uw organisatie elk budget moet controleren dat is geüpload naar, of gemaakt in, uw bibliotheek Budgetten. U kunt een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen aan die bibliotheek en uw accountant opgeven als enige deelnemer. U kunt de werkstroom zo instellen dat deze telkens automatisch wordt gestart wanneer er een nieuw item wordt toegevoegd aan (gemaakt in) de bibliotheek. Op deze manier blijft uw accountant altijd up-tot-date.

Twee nadelen van het automatisch starten van een werkstroom:

  • U kunt het uitvoeren van een werkstroom niet stoppen wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

  • U kunt geen instellingen wijzigen voor een individueel exemplaar van de werkstroom voordat dit exemplaar wordt gestart.

Begin van segment

06. Wordt deze werkstroom ook toegevoegd aan andere inhoudstypen die gegevens overnemen uit dit inhoudstype?

Wanneer u een werkstroom aan een inhoudstype toevoegt voor de volledige siteverzameling, krijgt u de mogelijkheid de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die gegevens overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom toevoegt. (Als u een werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, wordt deze optie niet in het koppelingsformulier weergegeven.)

Notities

  • De bewerking waarmee de werkstroom aan andere inhoudstypen wordt toegevoegd, kan veel tijd in beslag nemen.

  • Als de overname is gebroken voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan inhoudstypen die gegevens overnemen van dit inhoudstype, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

Zie voor meer informatie over inhoudstypen en overname van het artikel Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstype.

Begin van segment

07. Deelnemers: welke personen in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres opgeven voor iedere persoon aan wie de beoordelingstaken worden toegewezen.

Eén fase of meerdere fasen?    U kunt slechts één niveau van de taken controleren, of meerdere fasen hebt. Als er meer dan één niveau, wordt de fasen uitgevoerd achter elkaar.

Parallelle beoordelingen of seriële ondertekening?    Voor de deelnemers in een Eén fase kunt u deze hun controleren taken toegewezen allemaal tegelijk (parallel) of om hun controleren taken die zijn toegewezen achter elkaar (in serieel) in de volgorde waarin u aangeeft. De optie serieel zijn handig als u bijvoorbeeld u de werkstroom beëindigen na de eerste weigering instelt, of als u wilt dat deelnemers verder samen gebruikt om toegang te kunnen opmerkingen uit eerdere deelnemers bekijken als onderdeel van de context van hun beoordelingen.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario laat een paar voordelen zien van het werken met meerdere fasen en seriële revisietaken:

Stel dat Frank een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegt. Hij wil dat de mensen met wie hij samenwerkt, Anna en Stefan, elk item eerst controleren voordat hij het item zelf controleert. Op die manier kan hij hun opmerkingen bekijken voordat hij aan zijn eigen revisietaak begint. Frank kan dit nu op twee manieren bereiken:

  • Met behulp van een seriële controleren    Frank is ingesteld van een seriële controleren van één niveau waarin Anna en Stefan de eerste twee deelnemers zijn en hij is de derde.
    Deze optie kiest, Anna haar feedback moet indienen voordat u Jan taak is toegewezen; en vervolgens Stefan haar feedback moet indienen voordat de Frank taak is toegewezen.
    Hier ziet u hoe Frank zijn seriële controleren van één niveau ingesteld.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een seriële fase

  • Door twee fasen te gebruiken    Als Frank wil Anna en Stefan om te worden toegewezen hun beoordelingen op hetzelfde moment, zodat Stefan moet wachten om door Anna om te voltooien voordat zij kan geen, hij twee fasen in de werkstroom kunt instellen: de eerste een parallelle fase voor Anna en Stefan van revisies , en het tweede een afzonderlijke fase voor eigen alleen bekijken. Als de eerste fase niet is voltooid, wordt het tweede stadium nooit wordt gestart.
    Hier ziet u hoe Frank zijn twee fasen parallelle controleren ingesteld.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een parallelle fase

Hier ziet u de diagrammen van beide oplossingen.

De seriële werkstroom en de werkstroom met twee fasen naast elkaar

Deelnemers van buiten    Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een lid van de site als een afgevaardigde voor de deelnemer van buiten:

Hier ziet u een diagram van dat proces:

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Één taak toewijzen aan elke hele groep of één tot elk groepslid?    Als u een adres of distributielijst groepslijst tussen uw werkstroomdeelnemers opneemt, kunt u de werkstroom toewijzen één taak op elk lid van de groep, of laten slechts één taak naar de hele groep (maar nog steeds versturen een melding van die één taak aan elk lid). Als slechts één taak is toegewezen aan de hele groep, kunt klikt u vervolgens een lid van de groep claimen en voltooien die één taak. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Begin van segment

08. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

Er is een tekstveld in het koppelingsformulier aanwezig waarin u instructies en informatie over vereisten, bronnen en dergelijke kunt geven.

Vragen die u kunt beantwoorden in dit tekstveld:

  • Als deelnemers problemen of vragen hebben, met wie moeten zij dan contact opnemen?

  • Kunnen revisoren hun feedback alleen in het Taakformulierof ook invoegen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item itself?

  • Als revisoren inderdaad bijgehouden wijzigingen en opmerkingen kunnen invoegen in het item zelf, moeten zij het item dan uitchecken voordat ze daar wijzigingen in aanbrengen, of moeten zij het item ingecheckt laten, zodat meerdere revisoren daar tegelijkertijd aan kunnen werken?

  • Als de werkstroom slechts één taak aan elke lijst groep of distributielijst toewijzen wordt, worden hier vermeld dat één lid van elke dergelijke groep de taak claimen voordat deze is voltooid. Op die manier andere leden van de groep geen tijd verspillen door te beginnen dezelfde taak. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Begin van segment

09. Alleen feedback in het taakformulier of ook in het item zelf?

Er zijn verschillende overwegingen die betrekking hebben op deze vraag belangrijke. Als u dit nog al nog niet hebt gedaan, opent en lees het segment toestaan van dit artikel voor meer informatie.

Begin van segment

10. Wanneer moeten taken zijn voltooid?

U kunt op een van de twee volgende manieren (of op beide manieren) aangeven wanneer werkstroomtaken moeten zijn voltooid:

Een kalenderdatum opgeven    U kunt één einddatum op de kalender opgeven waarop alle taken moeten zijn voltooid.

  • Als u instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart u meestal shouldn't Gebruik deze optie. Dit komt omdat de datum die waarde dat u opgeeft won't automatisch aanpassen zelf ten opzichte van de huidige datum telkens wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart.

Een taakduur opgeven    U kunt opgeven in hoeveel dagen, weken of maanden een taak moet zijn voltooid vanaf het moment dat de taak wordt toegewezen.

  • Als er een einddatum wordt opgegeven, wordt de opgegeven taakduur genegeerd. Dat wil zeggen: als het vandaag 10 juni is en ik vandaag een taak krijg toegewezen met een duur van drie dagen, maar waarvoor ook als einddatum 11 juni is ingesteld, moet de taak zijn voltooid op 11 juni (de einddatum) en niet op 13 juni (de laatste van de drie dagen).

Begin van segment

11. Wanneer wordt deze werkstroom beëindigd?

Als u wilt voorkomen dat er tijd wordt verspild aan onnodige revisies, kunt u ervoor zorgen dat de werkstroom onmiddellijk wordt geannuleerd als er een wijziging in het item wordt aangebracht.

Als u deze optie selecteert, kunnen deelnemers alleen feedback geven in hun eigen taakformulieren. Dat betekent dat ze geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf kunnen invoegen, omdat daarmee een wijziging in het item zou worden aangebracht waardoor de werkstroom zou worden geannuleerd. Als u deze optie selecteert, moet u ervoor zorgen dat u een opmerking in het veld Aanvraag opneemt waarin u deelnemers vertelt dat ze niet rechtstreeks wijzigingen kunnen aanbrengen in het item dat ze controleren.

Opmerking:  Er kan geen werkstroom worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het item voor revisie worden uitgecheckt om te voorkomen dat anderen er wijzigingen in aanbrengen. (Terwijl het item is uitgecheckt, kan er geen andere werkstroom voor het item worden gestart.)

Begin van segment

12. Wie moeten meldingen ontvangen?

In het veld CC op de tweede pagina van het koppelingsformulier kunt u namen of adressen invoeren van iedereen die telkens wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd, een melding moet krijgen.

  • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in een toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Volgende stappen

Als u uw nieuwe werkstroom voor het verzamelen van Feedback toevoegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling klaar bent, gaat u naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Begin van segment | Begin van artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Toevoegen

TOEVOEGEN: een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen (voor slechts één lijst of bibliotheek)

Klik op deze tekst als u iets wilt toevoegen van een werkstroom Feedback verzamelen voor een of alle inhoudstypen in één lijst of bibliotheek. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen
(voor slechts één lijst of bibliotheek)

Als u niet nog bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het mogelijk handiger om te controleren van de voorgaande algemene informatie, toestaanen plannen segmenten in dit artikel voordat u met de stappen in dit segment verdergaat.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Vanuit de werkstroom kunnen alleen meldingen en herinneringen per e-mail worden verstuurd als de e-mailfunctie is ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of deze functie is ingeschakeld, vraagt u dat aan uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    De standaardinstellingen van SharePoint, moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen werkstromen voor lijsten, bibliotheken, of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet. Zie voor meer informatie over machtigingen, het segment algemene informatie van dit artikel.)

Begin van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

  2. Klik op het tabblad Lijst of Bibliotheek op het lint.

    De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

    Lint met tabblad bibliotheek sectienummers

    1. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.
      Lint met instellingen voor de werkstroom buttonc sectienummers

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen door te geven voor de werkstroom uit te voeren op één inhoudstype of alle (voor alle inhoudstypen) en klik vervolgens op werkstroom toevoegen.
      De pagina Werkstroom toevoegen waarop de optie Alle en de optie Werkstroom toevoegen zijn omcirkeld

    3. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen na de afbeelding.)

eerste pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

bijschrift bij sectienummer een

Inhoudstype

Houd er rekening mee dat u alleen deze eerste sectie ziet als u in SharePoint Online werkt. In SharePoint Server, moet u het inhoudstype of typen op de vorige pagina Werkstroominstellingen selecteren.

bijschrift bij sectienummer twee

Sjabloon

Selecteer de sjabloon Feedback verzamelen – SharePoint 2010 .

Opmerking: Als de sjabloon Feedback verzamelen – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over het activeren voor uw siteverzameling of werkruimte.

Bijschrift bij sectienummer drie

Naam

Typ een naam voor deze werkstroom. De gebruikers van deze lijst of bibliotheek kunnen deze werkstroom aan deze naam herkennen.

Zie het segment plannen van dit artikel voor suggesties naamgeving van de werkstroom.

bijschrift bij sectienummer vier

Takenlijst

Selecteer een takenoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw takenoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw takenoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

Bijschrift bij sectienummer vijf

Geschiedenisoverzicht

Selecteer een geschiedenisoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw geschiedenisoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw geschiedenisoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

bijschrift bij sectienummer zes

Startopties

Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de verschillende startopties.

  1. Als u op dit formulier alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Volgende.

  2. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    SharePoint biedt u met de eerste verschillende opties in deze tweede pagina van het koppelingsformulier, getallen een tot en met 7 in de volgende afbeelding van het toewijzen aan via CC , elke keer dat u de werkstroom zodanig dat u kunt handmatig hebt start Breng wijzigingen aan deze opties voor alleen die één exemplaar.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Voer namen of adressen in van de personen aan wie u via de werkstroom taken wilt toewijzen.

  • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin u wilt dat de taken worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitvouwen

  • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

  • Heeft slechts ééntaak is toegewezen aan elk hele groep die u invoert in het toewijzen aan veld Schakel dit selectievakje in. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvragen

Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

  • Contactpersoon voor vragen en prioblems

  • Feedback kan of worden verzonden alleen in het Taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item of revisoren het document kunnen raadplegen of moeten laten staan ingecheckt.)
    Zie het segment toestaan van dit artikel voor meer informatie.

  • Als dat van toepassing een opmerking over het claimen van taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten.
    Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en de duur van taken

Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

  • Als deze werkstroom automatisch zal worden gestart, is het gewoonlijk aan te bevelen het veld Einddatum voor alle taken leeg te laten en alleen de twee velden voor de duur van de taak te gebruiken om te bepalen wat de einddatum van de taak moet zijn. U kunt altijd een precieze einddatum opgeven in het startformulier en als u de werkstroom handmatig start.

Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Bijschrift bij sectienummer acht

De werkstroom beëindigen

Als u wilt dat de werkstroom wordt gestopt en geannuleerd zodra er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd, schakelt u deze optie in.

Bedenk wel dat wanneer u deze optie inschakelt, revisoren geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen meer aan het item kunnen toevoegen zonder de werkstroom te beëindigen.

  1. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Uw nieuwe Werkstroomversie wordt gemaakt in SharePoint.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het segment starten van dit artikel en start u het eerste exemplaar als uw nieuwe werkstroom wilt testen.

Begin van segment | Begin van artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Toevoegen

TOEVOEGEN: een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen (voor een hele siteverzameling)

Klik op deze tekst als u een werkstroom Feedback verzamelen voor één inhoudstype wilt toevoegen aan alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen
(voor een hele siteverzameling)

Als u niet nog bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het mogelijk handiger om te controleren van de voorgaande algemene informatie, toestaanen plannen segmenten in dit artikel voordat u met de stappen in dit segment verdergaat.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mailbericht    In de volgorde voor de werkstroom voor het verzenden van e-mailmeldingen en herinneringen, moet de e-mailbericht zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet precies weet dat dit al is uitgevoerd, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    De standaardinstellingen van SharePoint, moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen werkstromen voor lijsten, bibliotheken, of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet. Zie voor meer informatie over machtigingen, het segment algemene informatie van dit artikel.)

Begin van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het menu Siteacties op Site-instellingen.
    Opdracht Site-instellingen in het menu Site-acties

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder galerieënop Site-inhoudstypen.
    de koppeling site-inhoudstypen onder galerieën

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

    Opmerking:  Een werkstroom die aan de hele siteverzameling wordt toegevoegd, moet worden toegevoegd voor items van slechts één inhoudstype.

    documentinhoudstypen met een omcirkeld type

    1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
      de koppeling werkstroominstellingen in de sectie instellingen

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling werkstroom toevoegen .
      De koppeling Werkstroom toevoegen

    3. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen na de afbeelding.)

eerste pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

bijschrift bij sectienummer een

Sjabloon

Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 .

Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over het activeren voor uw siteverzameling of werkruimte.

bijschrift bij sectienummer twee

Naam

Typ een naam voor deze werkstroom. De gebruikers van deze siteverzameling kunnen deze werkstroom aan deze naam herkennen.

Zie het segment plannen van dit artikel voor suggesties naamgeving van de werkstroom.

Bijschrift bij sectienummer drie

Takenlijst

Selecteer een takenoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw takenoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw takenoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

bijschrift bij sectienummer vier

Geschiedenisoverzicht

Selecteer een geschiedenisoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw geschiedenisoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw geschiedenisoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

Bijschrift bij sectienummer vijf

Startopties

Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de verschillende startopties.

bijschrift bij sectienummer zes

Deze werkstroom aan onderliggende inhoudstypen toevoegen?

Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd (gekoppeld) aan alle andere site- of lijstinhoudstypen die gegevens van dit inhoudstype overnemen.

  • De bewerking waarmee de werkstroom aan andere inhoudstypen wordt toegevoegd, kan veel tijd in beslag nemen.

  • Als de overname is gebroken voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan inhoudstypen die gegevens overnemen van dit inhoudstype, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

  1. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Volgende.

  2. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    Opmerking: SharePoint biedt u met de eerste verschillende opties in deze tweede pagina van het koppelingsformulier, getallen een tot en met 7 in de volgende afbeelding van Goedkeurders tot en met CC , elke keer dat u de werkstroom handmatig, dus starten die u Wijzig kunt deze opties voor alleen die één exemplaar.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Voer namen of adressen in van de personen aan wie u via de werkstroom taken wilt toewijzen.

  • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin u wilt dat de taken worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Geef op of de taken in deze fase een voor een moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitvouwen

  • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

  • Heeft slechts één taak is toegewezen aan elkehele groep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvragen

Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

  • Een contactpersoon die kan worden geraadpleegd bij vragen en problemen

  • Feedback kan of worden verzonden alleen in het Taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item of revisoren het document kunnen raadplegen of moeten laten staan ingecheckt.)
    Zie het segment toestaan van dit artikel voor meer informatie.

  • Als dat van toepassing een opmerking over het claimen van taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten.
    Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en de duur van taken

Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

  • Als deze werkstroom automatisch zal worden gestart, is het gewoonlijk aan te bevelen het veld Einddatum voor alle taken leeg te laten en alleen de twee velden voor de duur van de taak te gebruiken om te bepalen wat de einddatum van de taak moet zijn. U kunt altijd een precieze einddatum opgeven in het startformulier en als u de werkstroom handmatig start.

Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Bijschrift bij sectienummer acht

De werkstroom beëindigen

Als u wilt dat de werkstroom wordt gestopt en geannuleerd zodra er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd, schakelt u deze optie in.

Bedenk wel dat wanneer u deze optie inschakelt, revisoren geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen meer aan het item kunnen toevoegen zonder de werkstroom te beëindigen.

  1. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Uw nieuwe Werkstroomversie wordt gemaakt in SharePoint.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het segment starten van dit artikel en start u het eerste exemplaar als uw nieuwe werkstroom wilt testen.

Begin van segment | Begin van artikel

conceptueel pictogram voor de sectie starten

STARTEN: een werkstroom voor het verzamelen van feedback starten

Klik op deze tekst als u uw werkstroom, handmatig of automatisch starten. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een werkstroom voor het verzamelen van feedback starten

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of zowel handmatig als automatisch kan worden gestart:

  • Handmatig op elk moment door iedereen die de benodigde machtigingen heeft.

  • Automatisch wanneer een opgegeven activeringsgebeurtenis plaatsvindt, dat wil zeggen, wanneer een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek en/of wanneer er een bericht al in de lijst op geen enkele manier wordt gewijzigd.
    (De die als trigger dient gebeurtenis of gebeurtenissen zijn opgegeven in de eerste pagina van het koppelingsformulier tijdens de oorspronkelijke toevoegen en configureren van de werkstroom. "Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.)

Opmerking: Er kan geen werkstroom worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. (Een item kan worden uitgecheckt nadat er een werkstroom voor dat item is gestart, maar daarna kunnen er niet meer werkstromen voor dat item worden gestart totdat het item weer wordt ingecheckt.)

Secties in dit segment

  1. De werkstroom automatisch starten

  2. De werkstroom handmatig starten

  3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Handmatig starten vanuit binnen een Microsoft Office-programma

1. De werkstroom automatisch starten

Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te starten, wordt telkens wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt, de werkstroom uitgevoerd voor het item dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak, of worden de eerste taken, toegewezen en wordt er een melding voor de taak verstuurd naar iedereen aan wie een taak is toegewezen. Ondertussen worden er ook startmeldingen verstuurd (los van de taakmeldingen) naar de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het veld CC van de tweede pagina van het koppelingsformulier.

Opmerking: Als u een nieuwe werkstroom voor het automatisch wordt gestart toevoegt, moet het veld Einddatum voor alle taken (op de tweede pagina van het koppelingsformulier) meestal leeg mag blijven, omdat een expliciete datumwaarde opgegeven er won't automatisch aanpassen zelf ten opzichte van de datum waarop de werkstroom wordt gestart zodra. Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.

Begin van segment

2. De werkstroom handmatig starten

Een opmerking over machtigingen    Gewoonlijk moet u de machtiging Items bewerken om een werkstroom te starten. (Standaard de groep leden en de groep Eigenaren beide over deze machtiging beschikken, maar niet voor de groep bezoekers. Een eigenaar kunt echter ook kiezen, op basis van werkstroom door werkstroom vereisen de machtiging Lijsten beheren voor personen die de werkstroom starten. U kunt u deze optie kiest, kunnen eigenaren in principe opgeven dat alleen deze en andere eigenaren werkstroom voor een bepaald starten kunnen. "Zie het segment algemene informatie van dit artikel voor meer informatie.)

Twee plaatsen van waaruit de werkstroom kan worden gestart

U kunt de werkstroom handmatig starten vanuit een van de twee volgende twee plaatsen:

  • Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  • Uit in het item zelf, geopend in de Microsoft Office-programma waarin deze is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit moet de volledige, geïnstalleerde programma en niet de versie van een webtoepassing.)

In de resterende twee secties van dit segment vindt u instructies voor beide methoden.

Begin van segment

3. De werkstroom handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item waarvoor u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

  2. Wijs de naam van het item, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

    Klikken op werkstromen in vervolgkeuzelijst

  3. Klik op de werkstromen: Itemnaam pagina, onder een nieuwe werkstroom starten, klikt u op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
    Koppeling om de werkstroom te starten

  4. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen hebt aangebracht hier in het startformulier en zijn gebruikte alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen die van toepassing telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u wilt wijzigen van instellingen voor de werkstroom die in dit formulier worden niet weergegeven, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Startformulier met genummerde secties

bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Breng wijzigingen aan in de lijst van personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.

  • Als de taken worden toegewezen één voor één   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als de taken allemaal tegelijk worden toegewezen   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Controleer of u de gewenste optie hebt opgegeven voor de volgorde waarin de taken worden toegewezen: Eén voor één (serieel) of Allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

U kunt naast de fase of fasen die u nu configureert, een of meer fasen toevoegen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitvouwen

  • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

  • Als u wilt dat slechts één taak is toegewezen aan elk selectievakje hele groep die u invoert in het veld toewijzen aanSchakel dit. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvragen

Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

  • Een contactpersoon die kan worden geraadpleegd bij vragen en problemen

  • Feedback kan of worden verzonden alleen in het Taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item of revisoren het document kunnen raadplegen of moeten laten staan ingecheckt.)
    Zie het segment toestaan van dit artikel voor meer informatie.

  • Als dat van toepassing een opmerking over het claimen van taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten.
    Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en de duur van taken

Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Hier kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen. Onthoud het volgende:

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  1. Wanneer u alle instellingen in het startformulier naar wens hebt geconfigureerd, klikt u op Starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen wordt er naar u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, een melding van het starten van de werkstroom gestuurd.

Begin van segment

4. De werkstroom handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

  1. Open het item in de Office-programma op uw computer is geïnstalleerd.

    Opmerking: Deze methode kan niet worden gebruikt wanneer het item geopend in een web application - versie van Microsoft Office-programma is. Deze moet worden geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van het programma dat op uw computer.

  2. Klik in het geopende item, klik op het tabblad bestand , klikt u op Opslaan en verzendenen klik vervolgens op de werkstroom die u wilt uitvoeren op het item.
    De weergave Backstage met gebieden die u wilt klikt u op gemarkeerde

  3. Als u het volgende bericht mededeling ziet dat de werkstroom het bestand moet zijn ingecheckt, klikt u op de knop Inchecken .
    (Als u dit bericht niet ziet, gaat u naar stap 4.)
    Bericht over het inchecken van een item met de knop Inchecken gemarkeerd

  4. Klik op de grote knop Werkstroom starten .
    De weergave Backstage met gemarkeerde knop Werkstroom starten

  5. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen hebt aangebracht hier in het startformulier en zijn gebruikte alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen die van toepassing telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u wilt wijzigen van instellingen voor de werkstroom die in dit formulier worden niet weergegeven, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Startformulier met genummerde secties

bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Breng wijzigingen aan in de lijst van personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.

  • Als de taken worden toegewezen één voor één   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als de taken allemaal tegelijk worden toegewezen   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Controleer of u de gewenste optie hebt opgegeven voor de volgorde waarin de taken worden toegewezen: Eén voor één (serieel) of Allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

U kunt naast de fase of fasen die u nu configureert, een of meer fasen toevoegen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitvouwen

  • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

  • Als u wilt dat slechts één taak is toegewezen aan elk selectievakje hele groep die u invoert in het veld toewijzen aanSchakel dit. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvragen

Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

  • Een contactpersoon die kan worden geraadpleegd bij vragen en problemen

  • Feedback kan of worden verzonden alleen in het Taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item of revisoren het document kunnen raadplegen of moeten laten staan ingecheckt.)
    Zie het segment toestaan van dit artikel voor meer informatie.

Als dat van toepassing een opmerking over het claimen van taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten.
Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en de duur van taken

Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Hier kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen. Onthoud het volgende:

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  1. Wanneer u de instellingen in het startformulier naar wens hebt geconfigureerd, klikt u op Starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen wordt er naar u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, een melding van het starten van de werkstroom gestuurd.

Volgende stappen

  • Als dit de eerste keer dat deze werkstroom is uitgevoerd, wordt de andere deelnemers nodig informatie en hulp voordat u hen toegewezen taken voltooien? (Ze nuttig het segment Voltooien van dit artikel.)

  • Het is ook verstandig om te controleren of deelnemers hun meldingen per e-mail wel ontvangen en vooral te controleren of de meldingen niet naar de verkeer locatie worden doorgestuurd door hun filters die ongewenste e-email tegenhouden.

  • En uiteraard kunt u wellicht een of meer werkstroomtaken zelf in te vullen. Ga naar het segment Voltooien van dit artikel voor de meer informatie.

  • Ondertussen als u wilt weten hoe u kunt bijhouden van de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom, gaat u naar het segment controleren van dit artikel.

Begin van segment | Begin van artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Voltooien

VOLTOOIEN: een werkstroom voor het verzamelen van feedback voltooien

Klik op deze tekst als u een taak van de werkstroom voor het verzamelen van Feedback is toegewezen. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een taak in de werkstroom voor het verzamelen van feedback voltooien

Als dit de eerste keer is dat aan u een taak in een werkstroom voor het verzamelen van feedback is toegewezen, kan het nuttig zijn om dit segment van het artikel volledig door te nemen voordat u uw taak gaat uitvoeren. Dan weet u welke mogelijkheden u allemaal hebt.

Opmerking: Als u weet dat er een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar als het bericht met de melding voor de taak niet in uw postvak IN voor e-mail is binnengekomen, controleert u of de melding niet naar de verkeerde locatie is doorgestuurd door het filter dat ongewenste e-mail tegenhoudt. Als dat het geval is, kunt u de instellingen van het filter zodanig aanpassen dat de melding wel binnenkomt.

Controleer eerst of u de juiste taak hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Controleer dus voordat u begint of de taak die aan u is toegewezen, daadwerkelijk een taak van de werkstroom voor het verzamelen van feedback is en geen taak van een ander type werkstroom.

Let op de tekst van de oplossing bekijken in een van de volgende locaties:

  • In de onderwerpregel van de taakmelding
    Het verzoek om revisie in de onderwerpregel van de taakmelding

  • Klik op de berichtenbalk van het item dat moet worden beoordeeld
    Het verzoek om revisie op de berichtenbalk van het item

  • In de taaknaam op de pagina Werkstroomstatus
    Het verzoek om revisie in de taaknamen op de statuspagina

Als u de tekst van de oplossing bekijken in deze locaties niet ziet, neem contact op met de persoon die zijn gestart of de werkstroom om vast te stellen welke werkstroomsjabloon die gebaseerd op oorspronkelijk heeft toegevoegd, wel of deze een aangepaste werkstroom is.

Is uw taak daadwerkelijk een werkstroom voor het verzamelen van feedback, lees dan verder!

Secties in dit segment

  1. Een overzicht van het proces

  2. Kennismaking met het item en het Taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak

  3. Kennismaking met het item en het Taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Het item beoordelen

  5. Invullen en verzenden van het Taakformulier

  6. Achterstallige meldingen

  7. Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit (optioneel)

  8. Een wijziging aanvragen voor het item (optioneel)

  9. Uw taak toewijzen aan iemand anders (optioneel)

  10. Een taak voltooien namens een deelnemer van buiten (optioneel)

1. Een overzicht van het proces

Wanneer aan u een taak in werkstroom is toegewezen, komt u dat gewoonlijk te weten op een van de volgende drie manieren:

  • U ontvangt per e-mail een melding voor de taak.

  • U opent een Microsoft Office-document en u ziet op de berichtenbalk de melding dat aan u een verwante taak is toegewezen.

  • U bezoekt de SharePoint-site en u ontdekt dat er onlangs een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat aan u een taak in de werkstroom voor het verzamelen van feedback is toegewezen, doet u gewoonlijk twee dingen:

  • Het item reviseren    U opent het item en u reviseert het.

  • De taak voltooien    U gebruikt het taakformulier om de resultaten van uw revisietaak te verzenden.

Vaak zijn er daarom drie items betrokken bij het voltooien van de taak:

  • Het meldingsbericht (dat u per e-mail ontvangt)

  • Het item dat u ter revisie wordt toegezonden (dat u opent en reviseert)

  • Het taakformulier (dat u opent, invult en verzendt)

Hier ziet u hoe deze drie items eruitzien.

Het meldingsbericht voor de taak, het item dat moet worden beoordeeld en het taakformulier

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

Begin van segment

2. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in het meldingsbericht voor de taak in de instructies onder U kunt deze taak als volgt voltooien op de koppeling naar het item.

  2. Klik in het geopende item op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

toegang krijgen tot het item en taakformulier vanuit het e-mailbericht met de melding voor de taak

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

Begin van segment

3. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item dat moet worden beoordeeld, is opgeslagen, en klik op de koppeling In uitvoering die hoort bij het item en de werkstroom.

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

  3. Klik in het taakformulier in de berichtenbalk op de koppeling naar het item achter de tekst Deze werkstroomtaak heeft betrekking op.

Toegang krijgen tot het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Begin van segment

4. Het item beoordelen

In dit voorbeeld is het item een Microsoft Word-document.

Tip: Als dit een groepstaak, dat wil zeggen één taak toegewezen aan een hele lijst in een groep of distributielijst zodat de taak voor de hele groep kan worden uitgevoerd door een één groepslid tikt, dan is het een goed idee om claimen de taak voordat u het item reviseren. Op die manier u Beperk de kans dat een ander lid van uw groep ook Lees het artikel. Zie de sectie 7 in dit segment wordt claimen een groepstaak voordat u deze voltooitvoor instructies.

Item dat moet worden gereviseerd met twee gele berichtbalken

Let op de twee gele berichtbalken boven aan het document:

Server alleen-lezen    In dit document is geopend in de alleen-lezenmodus, dat wil zeggen, vindt u het document, maar u kunt geen wijzigingen aanbrengen in deze.

De persoon die de werkstroom uitvoert, kan kiezen of feedback alleen is toegestaan in het taakformulier of ook mogelijk is in de vorm van bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf. Als u niet zeker weet of u mag werken in het item zelf, vraagt u dat na bij de persoon die de werkstroom heeft gestart of de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Als u wel bijgehouden wijzigingen en opmerkingen mag invoegen, klikt u op de knop Document bewerken.

Enkele zaken waar u voor moet zorgen:

  • Zorg ervoor dat u weet dat u verwacht of het document uitchecken voordat u bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegen of opgeven of u stopt met het ingecheckt zodat meerdere revisoren aan het tegelijk werken kunnen.
    Voor meer informatie over samenwerken in Microsoft Office-documenten, Zie het artikel samenwerken aan documenten en cocreatie. Kunt u ook de gratis interactieve online cursus efficiënter samenwerken aan documenten en projecten nuttig vinden. (De eerste drie video's in de cursus zijn over cocreatie en samenwerking.)

  • Zorg ervoor dat u wijzigingen bijhouden inschakelen voordat u wijzigingen of opmerkingen invoegen. Zie het segment toestaan in dit artikel voor meer informatie.

  • Zorg ervoor dat u uw wijzigingen opslaat op de server wanneer u klaar bent met uw werk aan het item. Als u het item hebt uitgecheckt, checkt u het weer in.

Werkstroomtaak    Wanneer u klaar bent om te voltooien en dien het Taakformulier, klikt u op de knop deze taak openen .

Begin van segment

5. Het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een werkstroom voor het verzamelen van feedback ziet eruit zoals hier wordt getoond.

Het taakformulier voor het verzamelen van feedback met genummerde besturingselementen

Opmerking waarmee wordt bepaald van de eerste twee (Item verwijderen en Deze werkstroomtaak heeft betrekking op naam van Item) worden niet weergegeven in het Taakformulier gaan wanneer deze uit in het item voor revisie wordt geopend.

bijschrift bij sectienummer een

Item verwijderen

Als u deze taak vanuit het huidige exemplaar van de werkstroom wilt verwijderen, klikt u op deze knop.

  • Als u de taak verwijdert, houdt dat niet in dat u het item verwijdert dat moet worden beoordeeld.

  • Een taak die is verwijderd, wordt niet langer weergegeven in het gedeelte Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering van de taak wordt echter wel vastgelegd in het gedeelte Geschiedenis van de pagina.)

Opmerking:  Als u niet degene bent die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart, wilt u misschien eerst overleggen met de persoon die de werkstroom heeft gestart, voor u de taak verwijdert.

bijschrift bij sectienummer twee

Deze werkstroomtaak heeft betrekking op naam van Item

Als u het item wilt openen om het te beoordelen, klikt u hier op de koppeling.

Bijschrift bij sectienummer drie

Status, aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum datum

U kunt de gegevens in deze vier velden niet vervangen of wijzigen, maar de informatie in deze velden kan voor u van belang zijn.

U ziet dat het vak Samengevoegde opmerkingen niet alleen aanvullende instructies bevat voor het voltooien van de taak, maar ook alle opmerkingen die zijn verzonden in het formulier door de deelnemers die hun taken al hebben voltooid in hetzelfde exemplaar van de werkstroom.

Zo wordt, nadat u uw eigen formulier hebt ingevuld, ook uw tekst die u in het vak Opmerkingen (4) invoert, in het vak Samengevoegde opmerkingen weergegeven voor de deelnemers die na u komen.

bijschrift bij sectienummer vier

Opmerkingen

Typ of plak uw feedback hier.

Alle tekst die u hier invoert, wordt vastgelegd in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Samengevoegde opmerkingen (3) voor de deelnemers die na u komen.

Bijschrift bij sectienummer vijf

Feedback verzenden

Wanneer u in het veld Opmerkingen (4) feedback hebt getypt en/of wanneer u bijgehouden wijzigingen en opmerkingen hebt ingevoegd in het item zelf, klikt u op deze knop om uw feedback te verzenden en uw taak te voltooien.

Opmerking: Voordat u wijzigingen aanbrengt in de iartikel zelf, zorg ervoor dat u 'AD moet doen. Zie voor meer informatie sectie 4in dit segment, controleren het item.

bijschrift bij sectienummer zes

Annuleren

Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of reacties op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvoltooid en blijft ook aan u toegewezen

bijschrift bij sectienummer zeven

Wijziging aanvragen

Als u een wijziging wilt aanvragen voor het item dat u beoordeelt, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van het formulier waar u de details van uw aanvraag kunt invoeren en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 8 in dit segment wordt verzoek om een wijziging in het item.

Deze optie kan worden uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bijschrift bij sectienummer acht

Taak opnieuw toewijzen

Als u deze taak wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de nieuwe toewijzing kunt invoeren en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 9 in dit segment, uw taak toewijzen aan iemand anders.

Deze optie kan worden uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Begin van segment

6. Meldingen bij achterstallige taken of werkstromen

Als een taak of een volledig exemplaar van een werkstroom niet op tijd is voltooid, worden er automatisch meldingen verzonden naar:

  • De persoon aan wie de taak is toegewezen.

  • De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de werkstroom automatisch is gestart, de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd).

Begin van segment

7. Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit (optioneel)

Als er slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waartoe u behoort, kan ieder lid van de groep die ene taak claimen en uitvoeren namens de hele groep.

Claim de taak voordat u het item gaat beoordelen. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep de taak voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

  1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen totdat er een pijl verschijnt.

  2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen .
    hoe u een groepstaak claimt

Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet langer is toegewezen aan de groep, maar nu specifiek aan u.

Als u later de taak weer wilt vrijgeven voor de groep zonder de taak te voltooien, kunt u dezelfde stappen gebruiken om terug te keren naar het taakformulier, maar nu klikt u op de knop Taak vrijgeven.

De knop Taak vrijgeven op het taakformulier

Terug naar het item beoordelen

8. Een wijziging aanvragen voor het item (optioneel)

Voordat u aan dit proces begint, moet u bedenken dat de werkstroom mogelijk zo is ingesteld dat deze onmiddellijk wordt beëindigd als er een wijziging wordt aangebracht in het item. Het is misschien verstandig om eerst te overleggen met de persoon die de werkstroom is gestart of de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, of het goed is om een wijziging aan te brengen in het item en de werkstroom op dit punt te beëindigen.

U krijgt te zien hoe een aanvraag voor een wijziging werkt in de vorm van een scenario:

Stel dat uw naam Frank is.

En stel dat u een collega hebt met de naam Anna die een werkstroom voor het verzamelen van feedback heeft gestart voor een document dat zij heeft gemaakt.

Wanneer u Anna’s nieuwe document document leest, hebt u het gevoel dat de inleiding te lang is.

U klikt op de knop Wijziging aanvragen onderaan in het taakformulier van de werkstroom en vervolgens vult u dit formulier in.

Formulier voor het aanvragen van een wijziging in het item

bijschrift bij sectienummer een

Wijziging aanvragen aan

Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon die u de aanvraag voor een wijziging wilt sturen.

(Als u uw aanvraag wilt sturen naar de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart , of als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze werkstroom voor het verzamelen van feedback oorspronkelijk heeft toegevoegd , kunt u dit veld ook leeg laten.)

bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Beschrijf de wijziging die volgens u moet worden aangebracht en verstrek alle informatie die de persoon die de wijziging moet aanbrengen, nodig heeft.

(Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte Samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • u de bestaande einddatum    Laat dit veld leeg.

  • Aan de einddatum geheel verwijderen    Typ het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum wilt opgeven datum    Typ een getal hier en geef vervolgens de duureenheden in het volgende veld. Samen Identificeer de twee vermeldingen de periode voordat de wijziging taak moet voltooid zijn.

bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u de duur van een nieuwe taak opgeeft bent, gebruik u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur aan te geven van de periode voordat de taak moet voltooid zijn. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Als u hebt alle items in het formulier de manier waarop u ze wilt, klikt u op verzendenen uw huidige taak is gemarkeerdvoltooid. (Maar u dat nog niet hebt gedaan. U moet worden toegewezen een revisietaak opnieuw nadat Anna de taak wijzigen is voltooid.)

Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mailmelding:

de melding die wordt verzonden wanneer een wijziging in het item wordt aangevraagd

Anna ziet, na een korte blik op de onderwerpregel (nummer 1 in de afbeelding), dat dit geen gewone melding is van de werkstroom voor het verzamelen van feedback, maar een verzoek om iets in het item te wijzigen. Ze leest de informatie over de specifieke wijziging die is aangevraagd, in de tekst onder Wijziging aangevraagd voor (nummer 2).

Anna checkt het item uit, brengt de gevraagde wijzigingen aan (of niet), slaat vervolgens de eventuele wijzigingen op en checkt het item weer in. (Bedenk wel dat wanneer de werkstroom zo is ingesteld dat deze wordt beëindigd zodra er een wijziging wordt aangebracht in het item, de werkstroom zal worden beëindigd als deze actie wordt uitgevoerd.)

Vervolgens gaat Anna terug naar de pagina Werkstroomstatus en opent daar in het gedeelte Taken haar wijzigingstaak.


het formulier dat wordt verzonden als de aangevraagde wijziging is aangebracht

Anna voegt de gewenste informatie toe aan het veld Opmerkingen en klikt vervolgens op Reactie verzenden. Er worden nu twee werkstroomacties uitgevoerd:

  • Deze wijzigingstaak van Anna wordt gemarkeerd als voltooid.

  • Er wordt een nieuwe revisietaak aan u toegewezen (waarin de reacties van Anna zijn toegevoegd aan het gedeelte Samengevoegde opmerkingen) en er wordt een melding naar u verstuurd voor die taak.

Nu kunt u weer verdergaan en uw beoordeling van het gewijzigde item voltooien.

Ondertussen worden al deze acties bijgehouden en weergegeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals wordt getoond in de volgende afbeelding.

Werkstroomgeschiedenis met de acties die betrekking hebben op de aangevraagde wijzigingen

Hier ziet u een diagram van het hele proces.

Stroomdiagram voor een aangevraagde wijziging

Begin van segment

9. Uw taak toewijzen aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat de taak die aan u is toegewezen, door iemand anders wordt uitgevoerd, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het taakformulier van de werkstroom.

Dit formulier wordt weergegeven

Formulier voor het opnieuw toewijzen van een taak

bijschrift bij sectienummer een

Taak opnieuw toewijzen aan

Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen.

Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart , of als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze goedkeuringswerkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd , laat u dit veld leeg.

bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Geef hier alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, nodig heeft om de taak te voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte Samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • u de bestaande einddatum    Laat dit veld leeg.

  • Aan de einddatum geheel verwijderen    Typ het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum wilt opgeven datum    Typ een getal hier en geef vervolgens de duureenheden in het volgende veld. Samen Identificeer de twee vermeldingen de periode voordat de wijziging taak moet voltooid zijn.

bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u de duur van een nieuwe taak opgeeft bent, gebruik u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur aan te geven van de periode voordat de taak moet voltooid zijn. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer het formulier voltooid is, klikt u op verzenden. Uw taak is gemarkeerd als voltooid, een nieuwe taak is toegewezen aan de persoon die nu die verantwoordelijk is voor de taak en een melding voor de taak wordt verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt verstrekt, wordt in de tekst onder Gedelegeerd door in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Taakmelding voor een opnieuw toegewezen taak

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zichtbaar gemaakt in de secties Taken en Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt getoond.

De secties Taken en Werkstroomgeschiedenis op de pagina Werkstroomstatus voor een opnieuw toegewezen taak

Begin van segment

10. Een taak voltooien namens een deelnemer van buiten (optioneel)

Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een lid van de site als een afgevaardigde voor de deelnemer van buiten:

  1. Neem het e-mailadres van de deelnemer van buiten op in de juiste fase onder Toewijzen aan op de tweede pagina van het koppelingsformulier.

  2. Feitelijk wordt in de werkstroom de taak van de deelnemer van buiten toegewezen aan het lid van de site die de werkstroom heeft gestart of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid dat de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Deze persoon aan wie de taak feitelijk wordt toegewezen, fungeert als de afgevaardigde voor de deelnemer van buiten.

  3. Dit sitelid ontvangt een melding van de taak met instructies om een kopie van het item ter beoordeling naar de deelnemer van buiten te sturen. (Tegelijkertijd ontvangt de deelnemer van buiten een kopie van de taakmelding, die kan functioneren als een handige herinnering of een seintje dat er een taak moet worden uitgevoerd.)

  4. Het sitelid aan wie de taak feitelijk is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de deelnemer van buiten.

  5. De deelnemer van buiten beoordeelt het item en stuurt de reactie terug naar het sitelid.

  6. Wanneer de deelnemer van buiten de antwoord binnenkomt, voltooit het sitelid de taak namens de deelnemer van buiten SharePoint.

Hier ziet u een diagram van het proces.

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Begin van segment | Begin van artikel

Pictogram voor de sectie Controleren

CONTROLEREN: een actieve werkstroom voor het verzamelen van feedback controleren, aanpassen of beëindigen

Klik op deze tekst als u wilt controleren van de algehele voortgang van de werkstroom, terwijl een werkstroom wordt uitgevoerd aan te passen of beëindigen van een werkstroom die nog niet is voltooid. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een actieve werkstroom voor het verzamelen van feedback controleren, aanpassen of beëindigen

De centrale locatie van waaruit u een werkstroom die wordt uitgevoerd, kunt controleren, aanpassen of beëindigen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst krijgt u te zien hoe u deze pagina kunt openen, vervolgens wordt getoond hoe u de opties en informatie op deze pagina kunt gebruiken. Tot slot krijgt u twee andere pagina's te zien waar u extra controlegegevens vindt.

Secties in dit segment

  1. Kennismaking met de pagina Werkstroomstatus

  2. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te houden

  3. Actieve taken (taken die al zijn toegewezen) wijzigen

  4. Toekomstige taken (taken die nog niet zijn toegewezen) wijzigen

  5. Annuleren of deze werkstroom beëindigen

  6. Ontdek welke werkstromen op een item worden uitgevoerd

  7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

1. De pagina Werkstroomstatus openen

Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt en klik op de koppeling In uitvoering voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item een Keynote-conceptdocument en is dit goedkeuringswerkstroom 3.

klikken op de koppeling naar de werkstroomstatus

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend

Notities: 

  • Als de lijst of bibliotheek een groot aantal artikelen bevat, kunt u sorteren en/of filteren op het item dat u meer snel zoekt vinden. Als u dat u bent meermaals sorteren en/of op dezelfde manier filteren hebt gevonden, is het mogelijk handiger om een aangepaste weergave waarmee dat bepaalde rangschikking te maken. Zie het artikel maken, wijzigen, of een weergave verwijderenvoor meer informatie over het maken van weergaven in SharePoint.

  • Als u de pagina Werkstroomstatus wilt openen, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een link in e-mailmelding dat de werkstroom is gestart of klikken op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding dat de werkstroom is voltooid voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom waar u in bent geïnteresseerd.

Begin van segment

2. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

Onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus vindt u de vragen voor het controleren van de werkstroom die in de sectie worden beantwoord.

De sectie Werkstroomgegevens

De sectie Werkstroomgegevens van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?

  • Wanneer is dit exemplaar gestart?

  • Wanneer heeft de laatste actie in dit exemplaar plaatsgevonden?

  • Voor welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

  • Wat is de huidige status van dit exemplaar?

Visualisatiesectie van de werkstroom

Visualisatiesectie van pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Zijn er meer fasen in deze werkstroom dan de tabel die momenteel worden weergegeven?

  • In elke fase, aan wie vindt u taken die zijn toegewezen?

  • Vindt u de taken in elke fase serieel of parallel toegewezen?

  • Welke taken in elke fase, zijn al voltooid en dat nog niet?

Opmerking: Als u de visualisatie niet op de pagina Werkstroomstatus ziet, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder om vast te stellen of Visio services in de siteverzameling worden geactiveerd.

Als u hoe u kunt de visualisatie lezen weet, kunt u de huidige status in één oogopslag zien.

Als de werkstroom meer dan één niveau heeft    Het is belangrijk te weten dat:

  • De visualisatie wordt slechts één fase tegelijk weergegeven.

  • Als er meer dan één niveau in de werkstroom, een kleine zwarte driehoek boven-en/of onder de taken die wordt weergegeven.

  • De vorige fase, u klikt op de driehoek boven de taken. het volgende niveau, u klikt op de driehoek onder de taken.

Hier wordt geïllustreerd, ziet u drie werkstroom fasen zoals deze worden weergegeven in de visualisatie.

Een fase

Visualisatie van werkstroomstadium

Zoals u ziet:

  • Deze eerste fase bevat slechts één taak, die al is toegewezen aan Frank.

  • De kleine zwarte driehoek onderaan (gemarkeerd hier met de rode cirkel) wordt aangegeven dat de huidige fase wordt gevolgd door ten minste één extra fase.

  • Als u wilt zien van de volgende fase, klik u op het driehoekje.

Fase twee

Visualisatie van werkstroomstadium

Zoals u ziet:

  • In dit het tweede stadium bevat twee taken.

  • De blauwe pijl tussen de twee deelnemers (gemarkeerd hier met de rode cirkel) wordt aangegeven dat de taken in deze fase achter elkaar (in serieel) worden toegewezen.

  • Anna al is toegewezen haar taak, maar ze nog niet is voltooid. (Wanneer ze bevat, een groen vinkje, worden toegevoegd aan het pictogram waarmee ze.)

  • Omdat de taken in deze fase worden toegewezen serieel, Jan taak niet toegewezen tot Anna haar is voltooid.

  • De twee zwarte driehoekjes, één bovenstaande en één onder de taken, ziet u dat er andere fasen zowel voorafgaand aan de en het volgen van dit item.

Fase

Visualisatie van werkstroomstadium

Zoals u ziet:

  • Dit niveau bevat ook twee taken, maar nu zijn ze toegewezen tegelijk (parallel).

  • De parallelle toewijzing wordt aangegeven door de blauwe cirkel tussen de twee deelnemers, die de blauwe pijl die wordt weergegeven in de voorgaande, seriële fase vervangt.

  • Anna haar taak al heeft voltooid en dus een groen vinkje is toegevoegd aan haar pictogram. (Notitie dat de groen vinkje betekent niet dat dat Anna goedgekeurd het item, alleen heeft dat zij haar taak is voltooid. Als zij het item had genegeerd, zou haar pictogram gemarkeerd met de dezelfde groen vinkje.)

  • De aanwezigheid van slechts één kleine zwarte driehoek, boven de taken , geeft aan dat er minimaal één niveau voorafgaand aan de dit item, maar geen fasen het volgen.

De sectie Taken

De sectie Taken van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is hun huidige status?

  • Welke taken zijn al voltooid en wat is de uitkomst van elk van deze taken?

  • Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen niet weergegeven in deze sectie. (In de Werkstroomvisualisatie, echter aanstaande taaktoewijzingen worden weergegeven in elke fase; en klik in de sectie Werkstroomgeschiedenis alle taak-verwijderingen worden geregistreerd wanneer ze voorkomen.)

De sectie Werkstroomgeschiedenis

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke gebeurtenissen hebben al plaatsgevonden in dit exemplaar van de werkstroom?

  • Bedenk wel dat achterstallige taken en meldingen van achterstallige taken niet worden weergegeven in deze sectie.

Begin van segment

3. Actieve taken (taken die al zijn toegewezen) wijzigen

Er zijn twee manieren om taken te wijzigen die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid:

  • Eén actieve taak wijzigen

  • Alle actieve taken wijzigen

Eén actieve taak wijzigen

Machtigingen    Als u er een wijziging aan één taak die aan iemand anders is toegewezen, moet u de machtiging Lijsten beheren. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet. Is het mogelijk, bijvoorbeeld om te laten machtigingen waarmee u een werkstroom maar niet als u wilt wijzigen van een andere deelnemer taak starten.)

Als u over de benodigde machtigingen beschikt, doet u het volgende:

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van de taak in de lijst taken .
    Klik op de titel van de taak in de lijst

  2. Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe te wijzen of om een wijziging in het item aan te vragen.

Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer gedetailleerde informatie over het gebruik van het Taakformulier kunt.

Alle actieve taken wijzigen

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die heeft gestart het exemplaar van een werkstroom, maar dekoppelingdeze werkstroom nu beëindigenhoort niet 't weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de Werkstroomvisualisatie op de koppeling actieve taken van Feedback verzamelen bijwerken .
    Actieve taken van goedkeuringskoppeling op werkstroomstatus bijwerken

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op OK.

    • Berichten over uw wijzigingen worden naar de personen gestuurd aan wie op dat moment in dat exemplaar van de werkstroom taken zijn toegewezen.

    • Taken die al zijn voltooid of verwijderd en taken echter nog niet zijn toegewezen, wordenn't beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt.

    • Als u wijzigingen aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen wilt, raadpleegt u de volgende sectie in dit segment toekomstige taken wijzigen.

wijzigingsformulier voor actieve taken

bijschrift bij sectienummer een

Duur Per taak, duureenheden

u de bestaande einddatum    Laat het Veld Duur Per taak leeg en breng geen wijzigingen aan Veld duureenheden.

Verwijderen van de einddatum, zodat er geen    Typ het getal 0 in het Veld Duur Per taak.

De einddatum de taakduur te verlengen verplaatsen    Met beide duurvelden kunt u opgeven van het aantal en het type eenheden die u wilt de duur verlengen.

bijschrift bij sectienummer twee

Aanvragen

De tekst van de aanvraag wilt wijzigen    Breng de wijzigingen die u wilt dat in het tekstvak.

  1. Als alle velden de gewenste waarden hebben, klikt u op OK.

Alle actieve taken in het huidige exemplaar van de werkstroom worden bijgewerkt.

Begin van segment

4. Toekomstige taken (taken die nog niet zijn toegewezen) wijzigen

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die heeft gestart het exemplaar van een werkstroom, maar dedeze werkstroom nu beëindigen koppeling niet wordt weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de Werkstroomvisualisatie op de koppeling toevoegen of bijwerken revisoren van Feedback verzamelen .
    Revisoren van Feedback verzamelen-koppeling op de pagina Werkstroomstatus toevoegen of bijwerken

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op BIJWERKEN.

    Opmerking: De wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt, hebben geen invloed op taken die al zijn gemaakt en toegewezen.

wijzigingsformulier voor toekomstige taken

bijschrift bij sectienummer een

Deelnemers, volgorde, uitvouwen groepen

  • Deelnemers, wilt toevoegen of verwijderen of de volgorde van taken wijzigen    Toevoegen, verwijderen en/of de volgorde van de deelnemers namen of adressen in dedeelnemers veld.

  • Een volledige fase wilt verwijderen Klik in deToewijzen aan veld voor die fase en druk op CTRL + DELETE.

Opmerking: U kunt deGroepen uitvouwen selectievakje in om op te geven of distributiegroepen vermeld slechts één taak voor de hele groep of één taak per lid moeten worden toegewezen.

Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden.

bijschrift bij sectienummer twee

Aanvragen

  • De tekst van de aanvraag wilt wijzigen    Breng de wijzigingen die u de tekst in het vak wilt.

Bijschrift bij sectienummer drie

Einddatum voor alle taken, duur Per taak, duureenheden

  • Wilt wijzigen of verwijderen van de agenda vervaldatum    Verwijder de bestaande datum en geef vervolgens een nieuw of, als u wilt de specifieke einddatum datum helemaal verwijderen, laat u het veld leeg. (Jan 't typt u een nul in dit veld. Dit veld moet de bevatten een datumwaarde agenda of leeg.)

  • De bestaande datum wilt behouden    Laat het Veld Duur Per taak leeg en breng geen wijzigingen aan Veld duureenheden.

  • De duur wilt verwijderen zodat er geen    Typ het getal 0 in het Veld Duur Per taak.

  • De taakduur wilt verlengen    Met beide velden duur kunt u opgeven van het aantal en het type eenheden die u wilt de duur verlengen. Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het instellen einddatums en de duur.

  1. Als alle velden de gewenste waarde hebben, klikt u op OK.

Uw wijzigingen worden doorgevoerd in alle toekomstige taken in het huidige exemplaar van de werkstroom.

Begin van segment

5. Dit exemplaar van de werkstroom annuleren of beëindigen

Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaar kunt stoppen voordat het normaal is voltooid:

  • De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

  • De werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze worden, echter nog steeds doorgevoerd in het gebied werkstroomgeschiedenis.)

Hier volgen de instructies voor beide methoden.

Annuleren (alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in de lijst Taken en de lijst Werkstroomgeschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die heeft gestart het exemplaar van een werkstroom, maar dekoppelingdeze werkstroom nu beëindigenhoort niet 't weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet langer meer nodig is, kan dit exemplaar worden gestopt.

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle taken van (naam van werkstroom) annuleren.

Koppeling Alle feedbacktaken verzamelen negeren op de pagina Werkstroomstatus

Alle huidige taken worden geannuleerd, en de werkstroom eindigt met status geannuleerd. De geannuleerde taken die nog steeds worden vermeld in het gebied taken zowel in het gebied Werkstroomgeschiedenis .

Beëindigen (alle taken worden verwijderd uit de lijst Taken, maar blijven behouden in de lijst Werkstroomgeschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die heeft gestart het exemplaar van een werkstroom, maar dekoppelingdeze werkstroom nu beëindigenhoort niet 't weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt of niet meer reageert, kan de werkstroom worden beëindigd.

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de Werkstroomvisualisatie op de koppeling deze werkstroom nu beëindigen .

De koppeling Deze werkstroom nu beëindigen op de pagina Werkstroomstatus

Alle taken die zijn gemaakt door de werkstroom worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied taken op de pagina Werkstroomstatus hoewel ze nog steeds bent doorgevoerd in het gebied Werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met status geannuleerd.

Begin van segment

6. Nagaan welke werkstromen actief zijn voor een item

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst van de werkstromen die op dat moment actief zijn voor het item.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  2. Wijs de naam van het item, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

    Klikken op werkstromen in vervolgkeuzelijst

  3. Op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Actieve werkstromen vindt u een lijst van de exemplaren die op dat moment actief zijn voor het item.

Opmerking:  Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om meerdere exemplaren van één werkstroomversie tegelijkertijd voor hetzelfde item uit te voeren. Voorbeeld: Stel dat er twee werkstromen zijn toegevoegd die zijn gebaseerd op de sjabloon Feedback verzamelen. De ene werkstroom heeft de naam Feedback planning en de andere heeft de naam Feedback budget. Voor één en hetzelfde item kan op een bepaald moment maar één exemplaar van elke werkstroom Feedback planning en Feedback budget worden uitgevoerd, maar kunnen geentwee exemplaren van een van beide werkstromen worden uitgevoerd.

Begin van segment

7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

Beheerders van siteverzamelingen kunnen in een oogopslag het volgende controleren:

  • Hoeveel werkstromen die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, er momenteel aanwezig zijn in de siteverzameling.

  • Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

  • Hoeveel exemplaren van werkstroomversies die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, er worden uitgevoerd in de siteverzameling.

Hier leest u hoe:

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het menu Siteacties op Site-instellingen.
    Opdracht Site-instellingen in het menu Site-acties

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheerop werkstromen.
    De koppeling Werkstromen onder de kop Sitebeheer

De pagina Werkstromen wordt geopend.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze Werkstroomversie is uitgevoerd, wilt u mogelijk de instructies gebruiken in het segment controleren van dit artikel om te bekijken van de gebeurtenissen in het exemplaar en ontdekken of de functies van de werkstroom als u laten wilt.

Begin van segment | Begin van artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Evalueren

EVALUEREN: de resultaten van de werkstroom voor het verzamelen van feedback evalueren en rapporten maken

Klik op deze tekst als u klaar om te bekijken van de resultaten van een voor één werkstroomexemplaar of bent maken van rapporten over de algehele prestaties van de werkstroom voor meerdere exemplaren. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

De resultaten van de werkstroom voor het verzamelen van feedback evalueren en rapporten maken

Nadat uw werkstroomexemplaar is voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die zijn vastgelegd in de geschiedenis van het werkstroomexemplaar. (U kunt tot maximaal 60 dagen nadat een werkstroomexemplaar is voltooid, toegang krijgen tot de record voor dat exemplaar.)

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de werkstroomgeschiedenis onderhouden door SharePoint is opgegeven voor alleen naslaginformatie voor informele. Deze voor officiële controles of voor andere doeleinden juridische, maar kunnen niet worden gebruikt.

U kunt ook rapporten laten maken waarin de algehele prestaties van alle werkstroomexemplaren worden weergegeven.

Secties in dit segment

  1. Gebeurtenissen evalueren in het meest recente exemplaar

  2. Geschiedenis van Access een exemplaar voor maximaal 60 dagen

  3. Rapporten over de werkstroomprestaties maken

1. Gebeurtenissen evalueren in het meest recente exemplaar

U hebt toegang tot de geschiedenis van het meest recente exemplaar van een werkstroom vanuit de lijst of bibliotheek zolang het item waarvoor het werkstroomexemplaar is uitgevoerd, in dezelfde lijst of bibliotheek aanwezig blijft en totdat dezelfde werkstroom opnieuw op datzelfde item wordt uitgevoerd.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom dat op een item is uitgevoerd:

  • Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt, op de statuskoppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het document met de naam Keynote-concept van het item en de werkstroom Goedkeuring nieuw documentis.

klikken op de koppeling van de werkstroomstatus

De sectie Werkstroomgeschiedenis bevindt zich bijna onderaan op de pagina Werkstroomstatus.

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Begin van segment

2. Toegang krijgen tot de geschiedenis van een exemplaar voor maximaal 60 dagen

Is het ook mogelijk om de geschiedenis van een werkstroomexemplaar te bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw voor hetzelfde item hebt uitgevoerd?

Ja, kunt u doen gedurende maximaal 60 dagen vanaf twee locaties van de invoer: de lijst of bibliotheek of de melding werkstroom is voltooid. (60 dagen, is hoe lang de geschiedenis van de taken voor werkstromen in SharePoint worden behouden.)

Vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  2. Wijs de naam van het item, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

    Klikken op werkstromen in vervolgkeuzelijst

  3. Klik op de werkstromen: Itemnaam pagina, onder Werkstromen voltooid, klikt u op de naam of de status van het exemplaar van een werkstroom die u wilt bekijken.
    de lijst voltooide werkstromen op de pagina werkstromen voor het item
    pagina van de werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding dat de werkstroom is voltooid

  • Open de melding dat de werkstroom is voltooid voor het exemplaar dat u wilt bekijken en klik vervolgens op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven.

De melding dat de werkstroom is voltooid met een omcirkelde koppeling naar de werkstroomgeschiedenis
pagina van de werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Behouden blijft al uw meldingen voltooid, wilt u mogelijk een Outlook-regel maken. De regel instellen voor kopie alle binnenkomende berichten met de tekst is voltooid op op de regel onderwerp in hun eigen, aparte map. (Zorg ervoor dat uw Outlook regel kopieën de binnenkomende berichten en niet verplaatsen ze of ze niet ook weergegeven in uw postvak in.) Zie het artikel e-mailberichten beheren met regels voormeer informatie over het maken van Outlook-regels.

Begin van segment

3. Rapporten over de werkstroomprestaties maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen werkt, waarbij wordt gekeken naar een langere periode en naar meerdere exemplaren , kunt u een van beide of beide beschikbare vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport over activiteitsduur    Gebruik dit rapport om na te gaan hoe lang het gemiddeld duurt om een activiteit binnen een werkstroom te voltooien en hoe lang het gemiddeld duurt om elk volledige run of exemplaar van deze werkstroom te voltooien.

  • Rapport over annulering en fouten    Gebruik dit rapport om na te gaan of een werkstroom geregeld wordt geannuleerd en of er fouten optreden voordat de werkstroom wordt voltooid.

De beschikbare rapporten maken voor een werkstroom

  1. Klik in de lijst of bibliotheek, in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling naar statusgegevens.
    klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u wilt een rapport weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Klik op de pagina aanpassen laat of de locatie wijzigen waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
    klikken op ok voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen
    het rapport is gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport voltooid is, kunt u de koppeling weergegeven in de volgende afbeelding om het te bekijken. Klik op OK om te voltooien en sluit het dialoogvenster. (Later, wanneer u klaar bent om te bekijken van het rapport, vindt u deze op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze nu gaan gebruiken.

Als u alles wat die u wilt wijzigen hoe dit werkt, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Begin van segment | Begin van artikel

conceptueel pictogram voor de sectie wijzigen

WIJZIGEN: een werkstroom voor het verzamelen van feedback wijzigen, uitschakelen of verwijderen

Klik op deze tekst als u wilt aanbrengen naar de standaardinstellingen van uw werkstroom, of als u wilt uw werkstroom voor het presenteren uitschakelen, of deze volledig verwijderen. Klik hier nogmaals wanneer u klaar bent om te sluiten van dit segment.

Een werkstroom voor het verzamelen van feedback wijzigen, uitschakelen of verwijderen

Nadat u het eerste exemplaar van uw nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback hebt uitgevoerd en de resultaten hebt geëvalueerd, wilt u mogelijk een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

Het kan ook zijn dat u op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen wilt aanbrengen in de configuratie.

Tot slot wilt u mogelijk op een bepaald moment de werkstroom voor een kortere of langere periode uitschakelen zonder deze te verwijderen, of wilt u de werkstroom wel geheel verwijderen.

Secties in dit segment

  1. Permanente instellingen wijzigen voor een werkstroom

  2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

1. Permanente wijzigingen aanbrengen in de instellingen voor een werkstroom

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen van een bestaande werkstroom, moet u het koppelingsformulier dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, openen en bewerken.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

    Lint met tabblad bibliotheek sectienummers

    1. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.
      Lint met instellingen voor de werkstroom buttonc sectienummers

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (Klik hierop om instellingen te wijzigen)op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen voor.
      koppeling om werkstroominstellingen te wijzigen

      Opmerking: Als de werkstroom Feedback verzamelen die u wilt dat niet wordt weergegeven in de lijst, kan het zijn gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen worden weergegeven in deze lijst wordt bepaald door het besturingselement Deze werkstromen zijn geconfigureerd om uit te voeren op items van dit type , net onder de lijst bevindt. (Zie de afbeelding.) Klik op het inhoudstype-opties in de vervolgkeuzelijst om te ontdekken welke één liniaal wordt weergegeven de gewenste werkstroom. Wanneer de werkstroom die u wilt dat wordt weergegeven in de lijst, klikt u op de naam.

    3. Breng de gewenste wijzigingen aan op hetzelfde koppelingsformulier met twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze wijzigingen vervolgens op.

      Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier aanwezig.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het menu Siteacties op Site-instellingen.
    Opdracht Site-instellingen in het menu Site-acties

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder galerieënop Site-inhoudstypen.
    de koppeling site-inhoudstypen onder galerieën

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van de site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    documentinhoudstypen met een omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderKlik opInstellingen, Werkstroominstellingen.
    de koppeling werkstroominstellingen in de sectie instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (Klik hierop om instellingen te wijzigen)op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen voor.
    koppeling om werkstroominstellingen te wijzigen

  7. Breng de gewenste wijzigingen aan op hetzelfde koppelingsformulier met twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze wijzigingen vervolgens op.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier aanwezig.

Begin van segment

2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

    Lint met tabblad bibliotheek sectienummers

    1. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.
      Lint met instellingen voor de werkstroom buttonc sectienummers

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling werkstroom verwijderen .
      De pagina Werkstroominstellingen met de omcirkelde koppeling Werkstroom verwijderen

    3. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen uitschakelen, opnieuw inschakelen of verwijderen van werkstromen.
      formulier op de pagina werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Toestaan    Als u deze optie selecteert, stelt u de werkstroom in staat normaal te blijven functioneren.

  • Geen nieuwe exemplaren    Als u deze optie selecteert, kunnen exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd, worden voltooid, maar wordt de werkstroom zelf uitgeschakeld, zodat er geen nieuwe exemplaren beschikbaar zijn om uit te voeren. (Deze actie kan wel ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later weer wilt inschakelen, keert u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

  • Verwijderen    De optie waarmee u de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek verwijderen. Alle actieve exemplaren onmiddellijk afgesloten en de kolom voor die werkstroom niet langer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is 't terugdraaien.)

Begin van segment

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het menu Siteacties op Site-instellingen.
    Opdracht Site-instellingen in het menu Site-acties

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder galerieënop Site-inhoudstypen.
    de koppeling site-inhoudstypen onder galerieën

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van de site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    documentinhoudstypen met een omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen, klik op Werkstroominstellingen.
    de koppeling werkstroominstellingen in de sectie instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling werkstroom verwijderen .
    De pagina Werkstroominstellingen met de omcirkelde koppeling Werkstroom verwijderen

  7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen uitschakelen, opnieuw inschakelen of verwijderen van werkstromen.
    formulier op de pagina werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Toestaan    Als u deze optie selecteert, stelt u de werkstroom in staat normaal te blijven functioneren.

  • Geen nieuwe exemplaren    Als u deze optie selecteert, kunnen exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd, worden voltooid, maar wordt de werkstroom zelf uitgeschakeld, zodat er geen nieuwe exemplaren beschikbaar zijn om uit te voeren. (Deze actie kan wel ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later weer wilt inschakelen, keert u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

  • Verwijderen    De optie waarmee u de werkstroom helemaal uit de siteverzameling verwijderen. Alle actieve exemplaren onmiddellijk afgesloten en de kolom voor die werkstroom niet langer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie isn't terugdraaien.)

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaar van de werkstroom uit om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Begin van segment

Werkstromen verder aanpassen

Er zijn tal van manieren verder aanpassen de werkstromen in SharePoint. Meer informatie over deze werkstromen, raadpleegt u de werkstromen in SharePoint.

U kunt zelfs geheel nieuwe aangepaste werkstromen maken.

Hiervoor kunt u een van de volgende programma's, of een combinatie daarvan, gebruiken:

  • Microsoft SharePoint Designer    Werkstroomformulieren, acties en gedrag aanpassen.

  • Microsoft Visual Studio    Uw eigen aangepaste werkstroomacties maken.

  • Microsoft Visio    Nieuwe werkstromen maken in een visuele interface

Zie het artikel Inleiding tot het ontwerpen en werkstromen aanpassenvoor meer informatie.

Begin van segment | Begin van artikel

Begin van artikel

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×