Alles over goedkeuringswerkstromen

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

SharePoint werkstromen kunt u uw bedrijfsprocessen, zodat ze zowel consistenter en efficiënter te automatiseren. De werkstroom goedkeuring kunt die u documenten en andere items die zijn opgeslagen in SharePoint naar een of meer personen ter goedkeuring routeert.

Zie voor meer informatie over de werkstromen in SharePoint.

Belangrijk: Standaard is de goedkeuringswerkstroom is niet geactiveerd, en niet wordt vermeld in het vak van de lijst Selecteer een werkstroomsjabloon van het koppelingsformulier. Als u deze beschikbaar maken voor gebruik, moet de sitebeheerder van een ze activeren op siteverzamelingsniveau. Ga naar Site-instellingen > Onderdelen van de siteverzameling > de functie werkstromen activeren. SharePoint 2013 bevat ook deze werkstroomsjablonen op basis van de compatibiliteitsmodus SharePoint 2010 . Als u wilt een werkstroom voor het SharePoint 2013 gebaseerd maken met vergelijkbare logica, gebruikt u SharePoint Designer 2013.

Als u alle hoeft te doen is taak in een goedkeuringswerkstroom voltooien    Blader omlaag naar het segment voltooid en uitvouwen. Moet u wellicht niet een van de andere segmenten voorlopig.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

SharePoint werkstromen zijn:

  • Processen worden efficiënt en consistent uitgevoerd    In een goedkeuringswerkstroom worden de volgende bewerkingen automatisch uitgevoerd: het document of item wordt naar de juiste mensen gestuurd, er worden beoordelingstaken toegewezen en de voortgang van deze taken wordt bijgehouden en er worden herinneringen en meldingen verzonden wanneer dat nodig is. De activiteiten in een werkstroom kunnen worden gecontroleerd en aangepast vanaf een centrale statuspagina en de geschiedenis van gebeurtenissen in een werkstroom blijft gedurende 60 dagen na de voltooiing bewaard.

  • U hoeft minder werk te doen    Een goedkeuringswerkstroom bespaart u en uw collega's zowel tijd als moeite en tegelijkertijd wordt het goedkeuringsproces gestroomlijnd en gestandaardiseerd.

Hier ziet u een schema van een zeer eenvoudige versie van de goedkeuringswerkstroom.

Schema van een eenvoudige goedkeuringswerkstroom

De informatie in dit artikel wordt gepresenteerd in tien uitvouwbare segmenten.

Klik hier om een paar tips over het aanvragen van optimaal gebruikmaken van dit artikel

Als u alle hoeft te doen is taak in een goedkeuringswerkstroom voltooien    Blader omlaag naar het segment voltooid en uitvouwen. Moet u wellicht niet een van de andere segmenten voorlopig.

Als u toevoegen wilt, starten, controleren, en voor het behoud van werkstromen    Als u niet al vertrouwd met de volgende taken kunnen uitvoeren, is het mogelijk handiger om te werken uw weg in dit artikel, segment door en met segment, de eerste keer dat u-ontwerp en een werkstroom toevoegen. Als u bekend met de gegevens en de indeling van het artikel bent, kunt u wel om rechtstreeks naar het segment dat u nodig bij elke afzender bezoeken hebt te gaan.

Goedkeuring van inhoud en goedkeuring voor publicatie    Mogelijk hebt u een lijst of bibliotheek met nieuwe items, en/of nieuwe versies van bestaande items, die eerst moet worden beoordeeld op de juistheid van hun inhoud en de geschiktheid van hun vorm en stijl voordat deze items zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot die lijst of bibliotheek. Er moet, met andere woorden, een beoordelingsproces plaatsvinden dat moet leiden tot goedkeuring van de inhoud van items in de lijst of bibliotheek. Voor het regelen van dit proces kunt u een goedkeuringswerkstroom gebruiken. (Er is ook een heel vergelijkbare werkstroom beschikbaar voor de goedkeuring van items voor publicatie. Deze werkstroom is speciaal gemaakt voor gebruik in SharePoint-sites om webpagina's op internet te publiceren.)

Een opmerking over het afdrukken van dit artikel    Dit is een een lang artikel. Als u slechts enkele geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten zijn uitgevouwen terwijl u het artikel afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen in uw afgedrukte exemplaar wilt opnemen, moet u het artikel afdrukken in de afdrukstand Liggend en niet in de afdrukstand Staand.)

En een opmerking over het zoeken in dit artikel    Zorg ervoor dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.

Een goedkeuringswerkstroom is een SharePoint-functie waarmee een document of een ander item dat in een SharePoint-lijst of -bibliotheek is opgeslagen, naar een of meer personen wordt doorgestuurd, zodat deze het item of document kunnen goedkeuren of afkeuren. Met een werkstroom wordt het hele proces geautomatiseerd, gestroomlijnd en gestandaardiseerd.

Diagram van een eenvoudige goedkeuringswerkstroom

De basisgoedkeuringswerkstroom die bij SharePoint-producten wordt geleverd, fungeert als een sjabloon. Met deze sjabloon kunt u meerdere goedkeuringswerkstromen aan uw sites toevoegen. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basisgoedkeuringswerkstroom en werkt op zijn eigen gespecialiseerde manier op basis van de instellingen die u opgeeft als u de werkstroom toevoegt.

Secties in dit segment

  1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

  2. Wat een goedkeuringswerkstroom is niet?

  3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

  4. Hoe u plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden van dit type werkstroom?

1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

  • Wanneer u voor het eerst een goedkeuringswerkstroom aan een lijst, bibliotheek of siteverzameling toevoegt, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt toevoegen en aangeven of hun taken na elkaar (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. U kunt zelfs bepalen of de taken van de deelnemers moeten worden onderverdeeld in twee of meer afzonderlijke fasen. Ook kunt u een einddatum opgeven en/of de toegestane tijd opgeven voor het voltooien van elke taak. En telkens wanneer u de werkstroom handmatig start voor een item, kunt u deze instellingen wijzigen.

  • In de werkstroom wordt een taak toegewezen aan iedere opgegeven deelnemer. Iedere deelnemer kan kiezen uit diverse mogelijke reacties: het item goedkeuren of afkeuren, een wijziging in het item aanvragen, de taak opnieuw toewijzen, de taak annuleren of de taak verwijderen.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd kunt u de voortgang controleren en (indien nodig) wijzigingen aanbrengen vanaf één centrale pagina met de naam Werkstroomstatus.

  • De lijst van alle werkstroomgebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens het uitvoeren van deze werkstroom (of een exemplaar daarvan), blijft tot 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus en kan daar (uitsluitend voor informele doeleinden) worden geraadpleegd.

U kunt ook een goedkeuringswerkstroom gebruiken voor het beheren van een proces voor goedkeuring van inhoud voor een lijst of bibliotheek. Zie het segment beheren van dit artikel voor meer informatie.

2. Wat kan een goedkeuringswerkstroom niet voor mij doen?

Het is deelnemers aan een goedkeuringswerkstroom niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in de items die zij beoordelen. In plaats daarvan kunnen ze verzoeken om wijzigingen in het item tijdens de uitvoering van het werkstroomexemplaar. Als u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers opmerkingen en bijgehouden wijzigingen invoegen in het item zelf, raadpleegt u het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback in de sectie Zie ook.

Bovendien niet zijn goedkeuringswerkstromen ontworpen voor het verzamelen van handtekeningen. Lees het artikel,Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen, in de sectie Zie ook als u wilt gebruiken van een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier.

Begin van segment

3. Wie kunnen dit type werkstroom gebruiken?

Een werkstroom toevoegen    Standaard moet de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen een werkstroom. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en de groep bezoekers niet.)

Een werkstroom starten    Ook al dan niet standaard moet de machtiging Items bewerken te starten een werkstroom die al toegevoegd. (De groep leden en de groep Eigenaren hebben beide de machtiging Items bewerken al dan niet standaard, betekent niet de groep bezoekers.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren die alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Schakel hiertoe het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten in op de eerste pagina van het koppelingsformulier.)

Begin van segment

4. Hoe kan ik dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

Dit zijn de basisfasen:

  • VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
    Voordat u een werkstroom toevoegt, kunt u gaan waar u wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van hoe het werkt. Nadat u hebt toegevoegd en de werkstroom geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen op een specifiek item de werkstroom starten. De werkstroom kan ook worden ingesteld automatischwordt uitgevoerd. Automatische uitgevoerd kunnen worden geactiveerd op basis van een of beide van de twee die als trigger dient gebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of in een lijst of bibliotheek hebt gemaakt, of waarop een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

  • TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, controleren, aanpassen)   
    Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voert u afzonderlijke deelnemers aan hen toegewezen taken. Automatische herinneringen zijn verzonden naar mensen die niet aan de taak deadlines. De voortgang van de werkstroom kunt ondertussen worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de werkstroom terwijl deze wordt uitgevoerd kunnen worden uitgevoerd vanuit die dezelfde pagina; en, indien nodig de werkstroom kan worden geannuleerd of daarvandaan beëindigd.

  • Nadat de werkstroom wordt uitgevoerd (controleren, rapport, wijzigen)   
    Wanneer de werkstroom voltooid is, kan de volledige geschiedenis van die uitvoeren (of exemplaar) gedurende maximaal 60 dagen op de pagina Werkstroomstatus worden gecontroleerd. Op dezelfde pagina, kunnen statistische rapporten op de prestaties van uw versie van deze werkstroom worden gemaakt. Ten slotte, als ooit items die u wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom-functies, u kunt openen en bewerken van het koppelingsformulier dat u uitgevoerd wanneer u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

In het volgende stroomdiagram worden deze fasen weergegeven vanuit het perspectief van iemand die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Werkstroomproces

In dit segment wordt beschreven welke beslissingen u moet nemen en welke gegevens u moet verzamelen voor u een versie van de goedkeuringswerkstroom toevoegt.

Als u al bekend met het toevoegen van dit type werkstroom en hoeft alleen een herinnering over de specifieke stappen bent, kunt u rechtstreeks naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel gaan.

Secties in dit segment

  1. Sjablonen en versies

  2. Introductie van het koppelingsformulier

  3. Twaalf vragen om te beantwoorden

1. Sjablonen en versies

De werkstromen die bij SharePoint-producten worden geleverd, fungeren als hoofdsjablonen waarop de specifieke, individuele werkstromen die u aan lijsten, bibliotheken of een siteverzameling toevoegt, worden gebaseerd.

Telkens wanneer u een goedkeuringswerkstroom toevoegen bijvoorbeeld, voegt u in feite een versie van de algemene goedkeuringswerkstroomsjabloon. U kunt elke versie geven eigen naam en een eigen instellingen die u in het koppelingsformulier aanwezig opgeeft wanneer u dat bepaalde versie toevoegt. Op deze manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, alle versies op basis van de basispagina van de werkstroom goedkeuring sjabloon, maar elk van de versies met de naam en afgestemd op de specifieke manier dat u deze gebruikt. De benoemde versies kunnen ook worden genoemd werkstroom exemplaren.

Begin van segment

2. Introductie van het koppelingsformulier

Als u een nieuwe Werkstroomversie op basis van een van de werkstroomsjablonen opgenomen toevoegt, vult u een koppelingsformulier om op te geven van de manier waarop u wilt dat uw nieuwe exemplaar om te werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het koppelingsformulier. Neem echter eerst even de tijd om te kijken naar het formulier en de velden daarin.

Eerste pagina van het koppelingsformulier

Eerste startformulier

Tweede pagina van het koppelingsformulier

Formulier voor het invullen van uitvoeringsspecifieke gegevens

De velden in het rode kader op deze tweede pagina worden ook weergegeven op het startformulier, dat telkens verschijnt wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart. De waarden in deze velden kunnen in dat geval worden gewijzigd voor die ene keer dat de werkstroom wordt uitgevoerd.

Begin van segment

3. Twaalf vragen om te beantwoorden

Zodra u de antwoorden hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

  1. Is dit het juiste type werkstroom?

  2. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? en één inhoudstype of alle inhoudstypen?

  3. Wat is een goede naam?

  4. Takenoverzichten en geschiedenisoverzichten: bestaand of nieuw?

  5. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

  6. Krijg inhoudstypen die gegevens uit dit overnemen inhoudstype ook deze werkstroom?

  7. Deelnemers: Welke personen in welke volgorde?

  8. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

  9. Wanneer moeten taken zijn voltooid?

  10. Wanneer wordt deze werkstroom beëindigd?

  11. Wie moet moeten meldingen ontvangen?

  12. Wilt u deze werkstroom goedkeuring van inhoud beheren?

01. Is dit het juiste type werkstroom?

Er zijn verschillende werkstroomsjablonen die het woord "Goedkeuring" in hun namen hebben. In dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die wordt weergegeven in het menu zoals Goedkeuring – SharePoint 2010. Als u niet precies weet dat dit type werkstroom de beste keuze voor u is, raadpleegt u terug naar het segment algemene informatie van dit artikel. Zie het artikel over de werkstromen in SharePoint, in de sectie Zie ook voor meer informatie over de andere werkstroomsjablonen die beschikbaar zijn.

Begin van segment

02. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling en één inhoudstype of alle inhoudstypen?

U kunt uw nieuwe versie van de goedkeuringswerkstroom beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek of kunt u deze beschikbaar maken in de volledige siteverzameling.

  • Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor alle inhoudstypen of voor slechts één inhoudstype.

  • Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt,moet u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor slechts één inhoudstype.

Overzicht van een siteverzameling met uitleg over drie manieren van toevoegen

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item opgeslagen in een SharePoint-lijst of bibliotheek hoort bij een of een ander type inhoud. Een inhoudstype kunt werken als eenvoudige en algemene als het Document of Excel-Spreadsheet, of als uiterst gespecialiseerde als Juridische Contract of Product ontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn beschikbaar in SharePoint-producten al dan niet standaard, maar u kunt zowel deze aanpassen en toevoegen van anderen die u zelf maakt. Zie voor meer informatie maken of aanpassen van een site-inhoudstype en toevoegen van een inhoudstype aan een lijst of bibliotheek.

Begin van segment

03. Wat is een goede naam?

Geef uw werkstroomversie een naam die aan de volgende eisen voldoet:

  • De naam moet duidelijk aangeven waar de werkstroom voor wordt gebruikt.

  • De naam moet zich duidelijk onderscheiden van de namen van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep redacteuren. Uw groep wil twee verschillende goedkeuringswerkstromen gebruiken om de documenten met bijdragen van medewerkers van buiten de organisatie te beheren:

  • U voert de eerste werkstroom uit op elk ingestuurd document om samen met de andere redacteuren te beoordelen of het document moet worden geaccepteerd voor het redactieproces.

  • Nadat u een ingezonden document hebt geaccepteerd en geredigeerd, voert u de tweede werkstroom uit voor het geredigeerde concept om samen met de andere redacteuren te beoordelen of dit concept als definitief concept kan worden geaccepteerd.

U mogelijk naam toewijzen aan de eerste werkstroom Goedkeuring van bijdrage en de tweede één Goedkeuring van definitief concept.

Tip: Zoals gewoonlijk is het verstandig om consistente naamgevingsconventies te hanteren en te zorgen dat iedereen die werkt met uw werkstromen, op de hoogte is van deze conventies.

Begin van segment

04. Takenoverzichten en geschiedenisoverzichten: bestaand of nieuw?

U kunt de werkstroom voor het gebruik van de standaardlijst met taken van de site en de geschiedenis opnemen, gebruikt u andere bestaande taken en werkstroomgeschiedenis hebben lijsten of nieuwe aanvraag bevat alleen betrekking heeft op deze werkstroom.

  • Als op uw site diverse werkstromen worden gebruikt of als tijdens bepaalde werkstromen veel taken worden uitgevoerd, kunt u overwegen om nieuwe overzichten aan te vragen voor elke werkstroom. (Het beheren van ellenlange overzichten kan ertoe leiden dat het systeem trager gaat werken. In een systeem kunnen sneller en eenvoudiger meerdere korte overzichten dan één lang overzicht worden bijgehouden.)

  • Als u de taken en werkstroomgeschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke opnemen wilt gegevens dat u houden gescheiden van de algemene lijst taken, moet moet u groeiende geeft aan dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom. (Nadat u de werkstroom toevoegt, zorg ervoor dat de juiste machtigingen voor de nieuwe lijsten zijn ingesteld.)

Begin van segment

05. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of op beide manieren kan worden gestart:

  • Wanneer u een goedkeuringswerkstroom voor het handmatig voor een specifiek document of item starten, wordt een ander formulier, het startformuliergepresenteerd. Het startformulier bevat de meeste van de instellingen van de tweede pagina van het koppelingsformulier aanwezig. Op deze manier als de persoon die de werkstroom start wil van deze instellingen (voor alleen het huidige exemplaar) wijzigt, kunnen ze doen voordat ze op te starten. Ga naar de lijst > contextmenu Item > werkstromen > selecteert u de werkstroom handmatig wordt gestart.

  • Bij een automatische start is het uiteraard niet mogelijk om een startformulier weer te geven, dus worden in dat geval de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelingsformulier, gebruikt zonder wijzigingen.

In de volgende afbeelding wordt het verschil tussen een handmatige start en een automatische start getoond.

Formulieren voor een handmatige en een automatische start worden vergeleken

Wijzigingen die u in het startformulier aanbrengt zijn toegepast alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen van de permanente, standaardinstellingen van de werkstroom , bewerken u het oorspronkelijke koppelingsformulier, zoals in het segment wijzigen van dit artikel wordt uitgelegd.

Handmatige start

Als u het handmatig starten toestaat, kan iedereen die de benodigde machtigingen heeft, op elk gewenst moment de werkstroom starten voor elk item dat daarvoor in aanmerking komt.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen maar hoeven uit te voeren wanneer dat gewenst is en dat u telkens wanneer u de werkstroom uitvoert, de gelegenheid krijgt om instellingen te wijzigen via het startformulier.

Een snel voorbeeld    Als u uw werkstroom alleen worden uitgevoerd op de items die zijn geschreven door een schrijver van buiten uw team wilt, vervolgens alleen handmatig starten, dat deze automatisch worden uitgevoerd op de items die zijn geschreven door u en uw teamleden. (Als alternatief: voor het behoud van één lijst of bibliotheek voor items van auteurs die op uw team, en een afzonderlijke lijst of bibliotheek voor items van alle andere auteurs. Kleurencategorieën, u kunt de werkstroom automatisch uitgevoerd, maar alleen in de lijst buitenkant-auteurs. Een andere oplossing: Voeg een als-voorwaarde en stel Gemaakt door op de specifieke persoon. Naslaggids voor werkstroom voorwaarden Zie voor meer informatie.)

Het belangrijkste nadeel van een handmatige start is dat iemand eraan moet denken om de werkstroom telkens uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatische start

U kunt de werkstroom zodanig configureren dat deze automatisch wordt gestart wanneer een van de volgende gebeurtenissen plaatsvindt:

  • Iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren.

  • Er wordt een nieuw item gemaakt in, of geüpload naar, de lijst of bibliotheek.

  • Een item dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand eraan hoeft te denken om de werkstroom te starten. De werkstroom wordt telkens uitgevoerd wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

Een snel voorbeeld    Als u verantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid en juistheid van artikelen in een lijst, kunt u een goedkeuringswerkstroom toevoegen aan deze lijst en uzelf opgeven als enige deelnemer. U kunt de werkstroom zo configureren dat deze telkens automatisch wordt gestart wanneer een item in de lijst wordt gewijzigd en wanneer een nieuw item wordt toegevoegd. Op die manier blijft u altijd op de hoogte van wijzigingen.

Twee nadelen van het automatisch starten van een werkstroom:

  • U kunt het uitvoeren van een werkstroom niet stoppen wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

  • U kunt geen instellingen wijzigen voor een individueel exemplaar van de werkstroom voordat dit exemplaar wordt gestart.

Zie het segment beheren van dit artikel voor meer informatie over het automatisch uitvoeren van de goedkeuringswerkstroom wanneer iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren.

Begin van segment

06. Wordt deze werkstroom ook toegevoegd aan andere inhoudstypen die gegevens overnemen uit dit inhoudstype?

Alleen wanneer u een werkstroom aan een inhoudstype toevoegt voor de volledige siteverzameling, krijgt u de mogelijkheid de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die gegevens overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom toevoegt.

Notities

  • De bewerking waarmee de werkstroom aan andere inhoudstypen wordt toegevoegd, kan veel tijd in beslag nemen.

  • Als de overname is gebroken voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan inhoudstypen die gegevens overnemen van dit inhoudstype, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

Begin van segment

07. Deelnemers: welke personen in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres opgeven voor iedere persoon aan wie de beoordelingstaken worden toegewezen.

Eén fase of meerdere fasen?    U kunt kiezen voor één fase met beoordelingstaken of voor meerdere fasen. Als u kiest voor meer dan één fase, worden de fasen na elkaar uitgevoerd.

Parallelle of seriële beoordelingstaken?    U kunt voor de deelnemers in elk gewenste fase kiezen om ze hun beoordelingstaken allemaal tegelijk (parallel) toe te wijzen of om ze de ene taak na de andere taak (serieel) toe te wijzen in de volgorde die u aangeeft. De seriële optie kan handig zijn als u bijvoorbeeld een werkstroom zo wilt instellen dat deze wordt beëindigd nadat het item in de werkstroom de eerste keer wordt afgekeurd  of als u wilt dat deelnemers verderop in het proces de mogelijkheid krijgen om te kijken naar het commentaar van eerdere deelnemers als onderdeel van hun beoordelingstaak.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario laat een paar voordelen zien van het werken met meerdere fasen en seriële beoordelingstaken:

Stel dat Frank een nieuwe goedkeuringswerkstroom toevoegt. Hij wil dat de mensen met wie hij samenwerkt, Anna en Stefan, elk item eerst beoordelen voordat hij het item zelf beoordeelt. Hij wil ook dat de werkstroom wordt beëindigd voordat hij het item zelf gaat beoordelen als Anna of Stefan het item afwijst. Frank kan dit nu op twee manieren bereiken:

  • Met behulp van een seriële controleren    Frank is ingesteld van een seriële controleren van één niveau waarin Anna en Stefan de eerste twee deelnemers zijn en hij is de derde; en hij Hiermee selecteert u de optie beëindigen bij eerste weigering .
    Deze optie kiest, moet Anna het item goedkeuren voordat u Jan taak is toegewezen, en vervolgens Stefan het item goedkeuren moet voordat de Frank taak is toegewezen. Als Anna keurt het item af, wordt geen Stefan of Frank toegewezen aan een taak. en als Anna goedkeurt, maar Stefan weigert, en vervolgens de werkstroom nog steeds voordat eindigt de Frank revisietaak ooit is toegewezen.
    Hier ziet u hoe Frank zijn seriële controleren van één niveau ingesteld.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een seriële fase
    De geselecteerde optie Beëindigen bij eerste weigering

  • Door twee fasen te gebruiken    Als Frank wil Anna en Stefan om te worden toegewezen hun beoordelingen op hetzelfde moment, zodat Stefan moet wachten om door Anna om te voltooien voordat zij kan geen, hij twee fasen in de werkstroom kunt instellen: de eerste een parallelle fase voor Anna en Stefan van revisies , en de tweede fase van een afzonderlijke voor alleen eigen controleren. Klik nogmaals hij Hiermee selecteert u de optie beëindigen bij eerste weigering . Het tweede stadium start niet totdat de eerste fase is voltooid; dus opnieuw als u Anna of Stefan keurt het item af, worden van Frank revisietaak nooit toegewezen.
    Hier ziet u hoe Frank zijn twee fasen parallelle controleren ingesteld.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een parallelle fase
    De geselecteerde optie Beëindigen bij eerste weigering

Hier ziet u de diagrammen van beide oplossingen.

De seriële werkstroom en de werkstroom met twee fasen naast elkaar

Deelnemers van buiten    Er is een speciale proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid van uw SharePoint-organisatie zijn. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de deelnemer van buiten.

Hier ziet u een diagram van dat proces:

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Één taak toewijzen aan elke hele groep of één tot elk groepslid?    Als u een adres of distributielijst groepslijst tussen uw werkstroomdeelnemers opneemt, kunt u hebt de werkstroom toewijzen één taak aan elk lid van de groep, of slechts één taak voor een hele groep toewijzen (maar nog steeds een bericht dat wordt verzonden Eén taak aan elk lid). Als slechts één taak is toegewezen aan de hele groep, kunt klikt u vervolgens een lid van de groep claimen en voltooien die één taak. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Begin van segment

08. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

Er is een tekstveld in het koppelingsformulier aanwezig waarin u instructies kunt opnemen en informatie kunt verstrekken over vereisten en bronnen en dergelijke.

U kunt in dit veld de volgende twee zaken opnemen:

  • Informatie over de contactpersoon die deelnemers kunnen raadplegen bij problemen of vragen.

  • Als u werkstroom slechts één taak aan elke lijst groep of distributielijst toewijzen wordt, worden hier vermeld dat één lid van elke dergelijke groep de taak claimen voordat deze is voltooid. Op die manier andere leden van de groep geen tijd verspillen door te beginnen dezelfde taak. Vindt u de informatie over het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel

Begin van segment

09. Wanneer moeten taken zijn voltooid?

U kunt op een van de twee volgende manieren (of op beide manieren) aangeven wanneer werkstroomtaken moeten zijn voltooid:

Een kalenderdatum opgeven    U kunt één einddatum op de kalender opgeven waarop alle taken moeten zijn voltooid.

  • Als u de werkstroom automatisch wordt gestart ingesteld, niet mag meestal u deze optie. Dit komt omdat de datum die waarde die u opgeeft automatisch zelf ten opzichte van de huidige datum telkens wanneer de werkstroom aanpassen Won't automatisch wordt gestart.

Een taakduur opgeven    U kunt opgeven in hoeveel dagen, weken of maanden een taak moet zijn voltooid vanaf het moment dat de taak wordt toegewezen.

  • Als er een einddatum wordt opgegeven, wordt de opgegeven taakduur genegeerd. Dat wil zeggen: als het vandaag 10 juni is en ik vandaag een taak krijg toegewezen met een duur van drie dagen, maar waarvoor ook als einddatum 11 juni is ingesteld, moet de taak zijn voltooid op 11 juni (de einddatum) en niet op 13 juni (het einde van de duur van drie dagen).

Begin van segment

10. Wanneer wordt deze werkstroom beëindigd?

Als u wilt voorkomen dat mensen tijd verspillen aan beoordelingstaken die al worden uitgevoerd, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom onmiddellijk te laten eindigen (vóór de opgegeven of berekende einddatum) als een van de volgende gebeurtenissen zich voordoet of als beide volgende gebeurtenissen zich voordoen:

  • Een van de deelnemers keurt het item af.

  • Het item wordt op een of andere manier gewijzigd.

Opmerking:  Er kan geen werkstroom worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het item echter voor beoordeling worden uitgecheckt om te voorkomen dat anderen er wijzigingen in aanbrengen. (Maar er kan geen andere werkstroom voor het item worden gestart tot het item weer is ingecheckt.)

Begin van segment

11. Wie moeten meldingen ontvangen?

In het veld CC op de tweede pagina van het koppelingsformulier kunt u namen of adressen invoeren van iedereen die telkens wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd, een melding moet krijgen.

  • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in een toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Begin van segment

12. Wilt u met deze werkstroom de goedkeuring van inhoud beheren?

Misschien hebt u lijsten of bibliotheken met nieuwe items, en/of nieuwe versies van bestaande items, die eerst moet worden beoordeeld op de juistheid van hun inhoud en de geschiktheid van hun vorm en stijl, voordat deze items zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst of bibliotheek. Dit type beoordelingsproces wordt aangeduid met goedkeuring van inhoud.

In SharePoint-producten, kunt u een goedkeuringswerkstroom gebruiken om het proces voor goedkeuring van inhoud nog gemakkelijker en efficiënter. Zie het segment besturingselement goedkeuring van inhoud van dit artikel voor meer informatie.

Volgende stappen

Als u de nieuwe goedkeuringswerkstroom toevoegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling klaar bent, gaat u naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Misschien hebt u lijsten of bibliotheken met nieuwe items, en/of nieuwe versies van bestaande items, die eerst moet worden beoordeeld op de juistheid van hun inhoud en de geschiktheid van hun vorm en stijl, voordat deze items zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst of bibliotheek. Dit type beoordelingsproces wordt aangeduid met goedkeuring van inhoud.

In SharePoint-producten kunt u het proces van de goedkeuring van inhoud natuurlijk handmatig beheren, zonder een werkstroom te gebruiken, maar met een goedkeuringswerkstroom van SharePoint verloopt het proces nog gemakkelijker en efficiënter.

Als u nog niet vertrouwd bent met de functies voor versiebeheer en de goedkeuring van inhoud in SharePoint-producten, raden we u aan om eerst de volgende artikelen te lezen:

Er zijn twee manieren waarop u met een goedkeuringswerkstroom het proces van goedkeuring van inhoud kunt beheren. Voor beide manieren is één besturingselement aanwezig in de koppelingsformulieren die u invult wanneer u de werkstroom voor het eerst toevoegt. U kunt uw werkstroom op een van deze manieren of op beide manieren gebruiken.

Beheer van de publicatie van primaire versies

In het gedeelte Startopties van de eerste pagina van het koppelingsformulier bevindt zich de optie Start deze werkstroom om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie. Als u deze optie wilt inschakelen, volgen hier enkele zaken waar u rekening mee moet houden:

  • Deze optie is alleen beschikbaar voor een goedkeuringswerkstroom die wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen in een lijst of bibliotheek en niet voor een werkstroom die alleen wordt uitgevoerd voor items van één bepaald inhoudstype.

  • Deze optie is alleen beschikbaar als de goedkeuring van inhoud is ingeschakeld voor de lijst of bibliotheek op de pagina Instellingen voor versies en als de optie Primaire en secundaire (concept)versies maken is geselecteerd op dezelfde pagina.

  • Als u deze optie selecteert, zijn de twee opties die daarop volgen, niet meer beschikbaar: Deze werkstroom starten als een item wordt gemaakt en Deze werkstroom starten als een item wordt gewijzigd.

  • Als u deze optie selecteert, wordt uw werkstroom alleen automatisch uitgevoerd op een item wanneer iemand probeert een primaire versie van dat item te publiceren.

  • In elke lijst of bibliotheek kan maar één goedkeuringswerkstroom worden gebruikt voor het goedkeuren van de publicatie van primaire versies. Als u probeert een tweede werkstroom aan te wijzen in dezelfde lijst of bibliotheek voor deze functie, wordt u gevraagd een andere werkstroom te kiezen.

Besturingselement niet op basis van versiebeheer

In het gedeelte Goedkeuring van inhoud inschakelen van de tweede pagina van het koppelingsformulier bevindt zich de optie De goedkeuringsstatus bijwerken nadat de werkstroom is voltooid (gebruik deze werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren)..

Deze optie is altijd beschikbaar in het formulier, ongeacht of de goedkeuring van inhoud vereist is of niet in de lijst of bibliotheek. In beide gevallen wordt de waarde in het veld Goedkeuring voor het item bijgewerkt op basis van het resultaat van de werkstroom.

Als u deze optie gebruikt, hebt u verschillende mogelijkheden:

  • U kunt de werkstroom altijd handmatig uitvoeren.

  • U kunt op de eerste pagina van het koppelingsformulier een of meer opties selecteren voor het automatisch starten van de werkstroom.

  • U kunt zowel het handmatig als het automatisch starten van de werkstroom toestaan.

Beheer van inhoud voor sites voor webpublicatie

Beheer van inhoud is een gespecialiseerd proces op sites voor de publicatie van pagina's op het web. Daarom is er een gespecialiseerde werkstroom voor de goedkeuring van publicaties beschikbaar die kan worden gebruikt op publicerende sites. Daarnaast biedt SharePoint een sitesjabloon (met de naam Publicerende site met werkstroom) die een versie van die werkstroom bevat die al is aangepast voor gebruik bij webpublicaties.

Volgende stappen

Als u de nieuwe goedkeuringswerkstroom toevoegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling klaar bent, gaat u naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Als u niet nog bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het mogelijk handiger om te controleren zowel in het segment algemene informatie en in het segment plannen in dit artikel voordat u met de stappen in dit segment verdergaat.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mailbericht    In de volgorde voor de werkstroom voor het verzenden van e-mailmeldingen en herinneringen, moet de e-mailbericht zijn ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet precies weet dat dit al is uitgevoerd, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder. Zie ook SharePoint 2013 Step by step: instellingen voor uitgaande e-instelling.

Machtigingen    De standaardinstellingen van SharePoint, moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen werkstromen voor lijsten, bibliotheken, of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet. Zie voor meer informatie over machtigingen, het segment algemene informatie van dit artikel.)

Begin van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Geef op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomkoppelingen van dit type weergeven op of u de werkstroom wilt uitvoeren voor het document, de lijst of een map, en klik vervolgens op Werkstroom toevoegen.

  5. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier.
    (Volgen de instructies in de afbeelding.)

    Basisinformatie in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omcirkelde sectienummers

    Bijschrift bij sectienummer een

    Inhoudstype

    Behoud de instelling Alles voor de standaardselectie of selecteer een specifiek inhoudstype.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    Sjabloon

    Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 .

    Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over het activeren voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, Ga naar Site-instellingen > Onderdelen van de siteverzameling > Werkstromen activeren functie.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Naam

    Typ een naam voor deze werkstroom. De gebruikers van deze lijst of bibliotheek kunnen deze werkstroom aan deze naam herkennen.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor suggesties naamgeving van de werkstroom.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Takenlijst

    Selecteer een takenoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw takenoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw takenoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Geschiedenisoverzicht

    Selecteer een geschiedenisoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw geschiedenisoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw geschiedenisoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Startopties

    Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over het selecteren van startopties.

    Voor informatie over het gebruik van de werkstroom voor goedkeuring van inhoud, waaronder de publicatie van primaire versies beheren, raadpleegt u het segment beheren van dit artikel.

    • Opmerking heeft dat de optie Start deze werkstroom om te keuren voor publicatie van een primaire versie van een item niet worden weergegeven als u de werkstroom toevoegt voor slechts één inhoudstype.

    • Bedenk ook dat wanneer u het selectievakje Start deze werkstroom om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie inschakelt, de twee volgende selectievakjes niet meer beschikbaar zijn.

  6. Als u op dit formulier alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Volgende.

  7. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier aanwezig.
    (Volgen de instructies in de afbeelding.)

    Opmerking: In SharePoint-producten wordt de eerste reeks opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier (dat wil zeggen de nummers een tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Goedkeurders tot en met CC) telkens weergegeven wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in deze opties voor alleen dat exemplaar van de werkstroom.

    Standaardwaarden in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omkaderde velden

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Voer namen of adressen in van de personen aan wie u via de werkstroom taken wilt toewijzen.

    • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
      Voer de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

    • Als alle taken worden toegewezen (parallel) tegelijkertijd   
      De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

    • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

    • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld onder Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl + Delete.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvouwen

    • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

    • Als u wilt dat slechts één taak is toegewezen aan elk selectievakje hele groep die u invoert in het veld toewijzen aanSchakel dit. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Aanvragen

    Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

    • Contactinformatie.

    • Indien nodig een opmerking over één taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Einddatums en de duur van taken

    Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

    • Als deze werkstroom automatisch zal worden gestart, is het gewoonlijk aan te bevelen het veld Einddatum voor alle taken leeg te laten en de twee velden voor de duur van de taak te gebruiken om te bepalen wat de einddatum van de taak moet zijn. U kunt altijd een precieze einddatum opgeven in het startformulier wanneer u de werkstroom handmatig start.

    Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    CC

    Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

    • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    Bijschrift bij sectienummer acht

    De werkstroom beëindigen

    Schakel geen van beide, een van beide of beide opties in deze sectie in.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over deze opties.

    Bijschrift bij sectienummer negen

    Goedkeuring van inhoud inschakelen

    Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gaat gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom voor goedkeuring van inhoud, waaronder de publicatie van primaire versies beheren, raadpleegt u het segment beheren van dit artikel.

  8. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Als u niet nog bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het mogelijk handiger om te controleren zowel in het segment algemene informatie en in het segment plannen in dit artikel voordat u met de stappen in dit segment verdergaat.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mailbericht    In de volgorde voor de werkstroom voor het verzenden van e-mailmeldingen en herinneringen, moet de e-mailbericht zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet precies weet dat dit al is uitgevoerd, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder. Zie ook SharePoint 2013 Step by step: instellingen voor uitgaande E-mail instelling.

Machtigingen    De standaardinstellingen van SharePoint, moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen werkstromen voor lijsten, bibliotheken, of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet. Zie voor meer informatie over machtigingen, het segment algemene informatie van dit artikel.)

Begin van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram voor Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van de site-inhoudstype waarvoor u wilt toevoegen van een werkstroom.

    Opmerking:  Een werkstroom die aan de hele siteverzameling wordt toegevoegd, moet worden toegevoegd voor items van slechts één inhoudstype.

    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

    1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
      Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling werkstroom toevoegen .
      De koppeling Werkstroom toevoegen

    3. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier.
      (Volgen de instructies in de afbeelding.)

    Pagina voor het opzetten van de werkstroom

    Bijschrift bij sectienummer een

    Sjabloon

    Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 .

    Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over het activeren voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, Ga naar Site-instellingen > onderdelen van de siteverzameling > werkstromen activeren functie.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    Naam

    Typ een naam voor deze werkstroom. De gebruikers van deze siteverzameling kunnen deze werkstroom aan deze naam herkennen.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor suggesties naamgeving van de werkstroom.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Takenlijst

    Selecteer een takenoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw takenoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw takenoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Geschiedenisoverzicht

    Selecteer een geschiedenisoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw geschiedenisoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw geschiedenisoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Startopties

    Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over het selecteren van startopties.

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Deze werkstroom aan onderliggende inhoudstypen toevoegen?

    Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd (gekoppeld) aan alle andere site- of lijstinhoudstypen die gegevens van dit inhoudstype overnemen.

    • De bewerking waarmee de werkstroom aan andere inhoudstypen wordt toegevoegd, kan veel tijd in beslag nemen.

    • Als de overname is gebroken voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan inhoudstypen die gegevens overnemen van dit inhoudstype, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

  5. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Volgende.

  6. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier aanwezig.
    (Volgen de instructies in de afbeelding.)

    Opmerking: SharePoint producten stelt u de eerste verschillende opties in deze tweede pagina van het koppelingsformulier, getallen een tot en met 7 in de volgende afbeelding van Goedkeurders tot en met CC , elke keer dat u de werkstroom handmatig starten , zodat u wijzigingen in deze opties voor alleen die één exemplaar aanbrengen kunt.

    Standaardwaarden in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omkaderde velden

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Voer namen of adressen in van de personen aan wie u via de werkstroom taken wilt toewijzen.

    • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
      Voer de namen of adressen in de volgorde waarin u wilt dat de taken worden toegewezen.

    • Als alle taken worden toegewezen (parallel) tegelijkertijd   
      De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

    • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

    • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld onder Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl + Delete.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvouwen

    • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

    • Om te laten slechts één taak is toegewezen aan een helegroep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Aanvragen

    Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

    • Contactinformatie.

    • Indien nodig een opmerking over één taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Einddatums en de duur van taken

    Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

    • Als deze werkstroom automatisch zal worden gestart, is het gewoonlijk aan te bevelen het veld Einddatum voor alle taken leeg te laten en de twee velden voor de duur van de taak te gebruiken om te bepalen wat de einddatum van de taak moet zijn. U kunt altijd een precieze einddatum opgeven in het startformulier wanneer u de werkstroom handmatig start.

    Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    CC

    Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

    • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    Bijschrift bij sectienummer acht

    De werkstroom beëindigen

    Schakel geen van beide, een van beide of beide opties in deze sectie in.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over deze opties.

    Bijschrift bij sectienummer negen

    Goedkeuring van inhoud inschakelen

    Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gaat gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom voor goedkeuring van inhoud, waaronder de publicatie van primaire versies beheren, raadpleegt u het segment beheren van dit artikel.

  7. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het segment starten van dit artikel en start u het eerste exemplaar als uw nieuwe werkstroom wilt testen.

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of zowel handmatig als automatisch kan worden gestart:

  • Handmatig op elk moment door iedereen die de benodigde machtigingen heeft.

  • Automatisch wanneer een opgegeven activeringsgebeurtenis plaatsvindt. Dat wil zeggen, wanneer een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek, is en/of wanneer u een item in de lijst gewijzigd op geen enkele manier, en/of wanneer iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren).
    (De die als trigger dient gebeurtenis of gebeurtenissen zijn opgegeven in de eerste pagina van het koppelingsformulier tijdens het oorspronkelijke koppelingsformulier en de configuratie van de werkstroom. "Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.)

Opmerking:  Er kan geen werkstroom worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het item echter voor beoordeling worden uitgecheckt om te voorkomen dat anderen er wijzigingen in aanbrengen. (Maar er kan geen andere werkstroom voor het item worden gestart tot het item weer is ingecheckt.)

Secties in dit segment

  1. De werkstroom automatisch starten

  2. De werkstroom handmatig starten

  3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Handmatig starten vanuit binnen een Microsoft Office-programma

1. De werkstroom automatisch starten

Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te starten, wordt telkens wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt, de werkstroom uitgevoerd voor het item dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak, of worden de eerste taken, toegewezen en wordt er een melding voor de taak verstuurd naar iedereen aan wie een taak is toegewezen. Ondertussen worden er ook startmeldingen verstuurd (los van de taakmeldingen) naar de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het veld CC van de tweede pagina van het koppelingsformulier.

Opmerking: Als een nieuwe werkstroom voor het automatisch wordt gestart, wordt toegevoegd, het veld Einddatum voor alle taken op de tweede pagina van het koppelingsformulier meestal leeg, omdat een expliciete datumwaarde er opgegeven gewonnen 't automatisch aanpassen zelf ten opzichte van de datum waarop de werkstroom wordt gestart zodra. Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.

Begin van segment

2. De werkstroom handmatig starten

Een opmerking over machtigingen    Gewoonlijk moet u de machtiging Items bewerken om een werkstroom te starten. (Standaard de groep leden en de groep Eigenaren beide over deze machtiging beschikken, maar niet voor de groep bezoekers. Een eigenaar kunt echter ook kiezen, op basis van werkstroom door werkstroom vereisen de machtiging Lijsten beheren voor personen die de werkstroom starten. U kunt u deze optie kiest, kunnen eigenaren in principe opgeven dat alleen deze en andere eigenaren werkstroom voor een bepaald starten kunnen. "Zie het segment algemene informatie van dit artikel voor meer informatie.)

Twee plaatsen van waaruit de werkstroom kan worden gestart

U kunt de werkstroom handmatig starten vanuit een van de twee volgende twee plaatsen:

  • Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  • Uit in het item zelf, geopend in de Microsoft Office-programma waarin deze is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit moet het programma is geïnstalleerd en niet de versie van een webtoepassing.)

In de resterende twee secties van dit segment vindt u instructies voor beide methoden.

Begin van segment

3. De werkstroom handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item waarvoor u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

  2. Klik op de drie puntjes naast de naam van het item en klik vervolgens in het dialoogvenster op het beletselteken om het itemmenu openen en klik vervolgens op werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Klik op de werkstromen: Itemnaam pagina, onder een nieuwe werkstroom starten, klikt u op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
    Koppeling om de werkstroom te starten

  4. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen hebt aangebracht hier in het startformulier en zijn gebruikte alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen die van toepassing telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u wilt wijzigen van instellingen voor de werkstroom die in dit formulier worden niet weergegeven, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

    Startformulier

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Breng wijzigingen aan in de lijst van personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.

    • Als de taken worden toegewezen één voor één   
      Voer de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

    • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen   
      De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

    • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Controleer of u de gewenste optie hebt opgegeven voor de volgorde waarin de taken worden toegewezen: Eén voor één (serieel) of Allemaal tegelijk (parallel).

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    U kunt naast de fase of fasen die u nu configureert, een of meer fasen toevoegen.

    • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld onder Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl + Delete.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvouwen

    • Als u wilt dat één taak toegewezen aan selectievakje elk lid van elke groep die u invoert in het veld toewijzen aan , selecteert u dit in. (Elk lid van de groep, ontvangt de melding voor de taak en elk lid heeft zijn of haar eigen taak is voltooid.)

    • Als u wilt dat slechts één taak is toegewezen aan elk selectievakje hele groep die u invoert in het veld toewijzen aanSchakel dit. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Aanvragen

    Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

    • Informatie over de contactpersoon die kan worden geraadpleegd bij problemen of vragen.

    • Als dat van toepassing een opmerking over één taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten (vindt u instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Einddatums en de duur van taken

    Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

    Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    CC

    Hier kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen. Onthoud het volgende:

    • Een naam invoert hier, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Omdat u degene bent die de werkstroom handmatig start, ontvangt u altijd meldingen wanneer de werkstroom wordt gestart of gestopt, of u nu in dit veld wordt vermeld of niet.

  5. Wanneer u alle instellingen in het startformulier naar wens hebt geconfigureerd, klikt u op Starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen wordt er naar u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, een melding van het starten van de werkstroom gestuurd.

Begin van segment

  1. Open het item in het Office-programma dat op uw computer is geïnstalleerd.

  2. Klik in het geopende item op het tabblad Bestand, klik op Opslaan en verzenden en en klik op de werkstroom die u voor het item wilt uitvoeren.

  3. Als het bericht wordt weergegeven met de mededeling dat voor deze werkstroom het bestand moet zijn ingecheckt, klikt u op de knop Inchecken.

  4. Klik op de grote knop Werkstroom starten.

  5. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking:  De wijzigingen die u hier in het startformulier aanbrengt, worden alleen gebruikt tijdens het uitvoeren van het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die telkens worden toegepast wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, raadpleegt u het onderdeel WIJZIGEN van dit artikel.

    Startformulier

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Breng wijzigingen aan in de lijst van personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.

  • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
    Voer de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als alle taken worden toegewezen (parallel) tegelijkertijd   
    De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

  • Als u een taak aan iemand buiten uw organisatie SharePoint toewijst   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van deelnemers van buiten.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Controleer of u de gewenste optie hebt opgegeven voor de volgorde waarin de taken worden toegewezen: Eén voor één (serieel) of Allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

U kunt naast de fase of fasen die u nu configureert, een of meer fasen toevoegen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld onder Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl + Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitvouwen

  • Als u wilt dat er één taak wordt toegewezen aanelk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan invoert, moet u dit selectievakje inschakelen (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak en elk lid moet zijn of haar eigen taak uitvoeren.)

  • Als u wilt dat slechts één taak is toegewezen aan elk selectievakje hele groep die u invoert in het veld toewijzen aanSchakel dit. (Elk lid van de groep, ontvangt een melding voor de taak, maar elk lid kunt claimen en voltooien van de één taak namens de hele groep. Vindt u de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvragen

Tekst die u in dit veld invoert, wordt opgenomen in elke taakmelding die tijdens de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet eventuele extra instructies op te nemen of bronnen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:

  • Informatie over de contactpersoon die kan worden geraadpleegd bij vragen en problemen.

  • Als dat van toepassing een opmerking over één taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of verdeling lijsten. (U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en de duur van taken

Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef op hoeveel dagen, weken of maanden het voltooien van elke taak mag duren vanaf het tijdstip dat de taak wordt toegewezen.

Voor meer informatie over het gebruik van verschuldigd datums en het gebruik van de duur van taken, raadpleegt u het segment plannen van dit artikel.

Bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Hier kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen. Onthoud het volgende:

  • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Omdat u degene bent die de werkstroom handmatig start, ontvangt u altijd meldingen wanneer de werkstroom wordt gestart of gestopt, of u nu in dit veld wordt vermeld of niet.

  1. Wanneer u de instellingen in het startformulier naar wens hebt geconfigureerd, klikt u op Starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen wordt er naar u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, een melding van het starten van de werkstroom gestuurd.

Volgende stappen

  • Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom is uitgevoerd, de andere deelnemers mogelijk nodig hebt informatie en hulp bij het voltooien van hen toegewezen taken. (Ze nuttig het segment Voltooien van dit artikel.)

  • Het is ook verstandig om te controleren of deelnemers hun meldingen per e-mail wel ontvangen en vooral te controleren of de meldingen niet naar de verkeerde locatie worden doorgestuurd door het filter dat ongewenste e-email tegenhoudt.

  • En uiteraard kunt u wellicht een of meer werkstroomtaken zelf in te vullen. Ga naar het segment Voltooien van dit artikel voor de meer informatie over hoe u ze invullen.

  • Ondertussen voor informatie over hoe u kunt bijhouden de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom, gaat u naar het segment controleren van dit artikel.

Als dit de eerste keer is dat aan u een taak in een goedkeuringswerkstroom is toegewezen, kan het nuttig zijn om dit segment van het artikel volledig door te nemen voordat u uw taak gaat uitvoeren. Dan weet u welke mogelijkheden u allemaal hebt.

Opmerking: Als u weet dat er een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar als het bericht met de melding voor de taak niet in uw postvak IN voor e-mail is binnengekomen, controleert u of de melding niet naar de verkeerde locatie is doorgestuurd door het filter dat ongewenste e-mail tegenhoudt. Als dat het geval is, kunt u de instellingen van het filter zodanig aanpassen dat de melding wel binnenkomt.

Controleer eerst of u de juiste taak hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Controleer dus voordat u begint of de taak die aan u is toegewezen, daadwerkelijk een taak van de goedkeuringswerkstroom is, en geen taak van een ander type werkstroom.

Let op de tekst van de oplossing goedkeuren in een van de volgende locaties:

  • In de onderwerpregel van de taakmelding
    Melding voor de taak met de omcirkelde vraag om goedkeuring

  • Klik op de berichtenbalk van het item dat moet worden beoordeeld
    Item dat moet worden beoordeeld met de omcirkelde vraag om goedkeuring

  • In de taaknaam op de pagina Werkstroomstatus
    Taak op de pagina Werkstroomstatus met de omcirkelde vraag om goedkeuring

Als u de tekst van de oplossing goedkeuren in deze locaties niet ziet, neem contact op met de persoon die zijn gestart of de werkstroom om vast te stellen welke werkstroomsjabloon die gebaseerd op oorspronkelijk heeft toegevoegd, wel of deze een aangepaste werkstroom is. Hier vindt u koppelingen naar artikelen over het gebruik van de andere soorten werkstromen van SharePoint-producten in de sectie Zie ook in dit artikel.

Is uw taak echter wel een goedkeuringstaak, lees dan verder!

Secties in dit segment

  1. Een overzicht van het proces

  2. Kennismaking met het item en het Taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak

  3. Kennismaking met het item en het Taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Het item beoordelen

  5. Invullen en verzenden van het Taakformulier

  6. Achterstallige meldingen

  7. Claimen en voltooien van een groepstaak (optioneel)

  8. Een wijziging aanvragen voor het item (optioneel)

  9. Uw goedkeuringstaak toewijzen aan iemand anders (optioneel)

  10. Een taak voltooien namens een deelnemer van buiten (optioneel)

1. Een overzicht van het proces

Wanneer aan u een taak in werkstroom is toegewezen, komt u dat gewoonlijk te weten op een van de volgende drie manieren:

  • U ontvangt per e-mail een melding voor de taak.

  • U opent een Microsoft Office-document en u ziet op de berichtenbalk de melding dat aan u een verwante taak is toegewezen.

  • U bezoekt de SharePoint-site en u ontdekt dat er onlangs een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat aan u een taak in een goedkeuringswerkstroom is toegewezen, doet u gewoonlijk twee dingen:

  • Het item beoordelen    U gaat na of u het item in zijn huidige staat al dan niet kunt goedkeuren.

  • Uw taak voltooien    U gebruikt het taakformulier om de resultaten van uw beoordeling te verzenden.

Vaak zijn er daarom drie items betrokken bij het voltooien van de taak:

  • Het meldingsbericht (dat u per e-mail ontvangt)

  • Het item dat u ter goedkeuring wordt toegezonden (dat u opent en beoordeelt)

  • Het taakformulier (dat u opent, invult en verzendt)

Hier ziet u hoe deze drie items eruitzien.

Het meldingsbericht voor de taak, het item dat moet worden beoordeeld en het taakformulier

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

Begin van segment

2. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in het meldingsbericht voor de taak in de instructies onder U kunt deze taak als volgt voltooien op de koppeling naar het item.

  2. Klik in het geopende item op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

Toegang krijgen tot het item en taakformulier vanuit het e-mailbericht met de melding voor de taak

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

Begin van segment

3. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item dat moet worden beoordeeld, is opgeslagen, en klik op de koppeling In uitvoering die hoort bij het item en de werkstroom.

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

  3. Klik in het taakformulier in de berichtenbalk op de koppeling naar het item achter de tekst Deze werkstroomtaak heeft betrekking op.

Toegang krijgen tot het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Begin van segment

4. Het item beoordelen

In dit voorbeeld is het item een Microsoft Word-document.

Tip: Als dit een groepstaak, dat wil zeggen één taak toegewezen aan een hele lijst in een groep of distributielijst zodat de taak voor de hele groep kan worden uitgevoerd door een één groepslid tikt, dan is het een goed idee om claimen de taak voordat u het item reviseren. Op die manier u Beperk de kans dat een ander lid van uw groep ook Lees het artikel. Zie voor instructies sectie 7 in dit segment wordt claimen en voltooien van een groepstaak.

Geopend item dat moet worden beoordeeld met gele balken

Let op de twee gele berichtbalken boven aan het document:

  • Server alleen-lezen    In dit document is geopend in de alleen-lezenmodus, dat wil zeggen, vindt u het document, maar u kunt geen wijzigingen aanbrengen in deze.
    (Houd er rekening mee dat bij het voltooien van de taak in een goedkeuringswerkstroom u meestal Breng geen wijzigingen rechtstreeks in het item zelf. In plaats daarvan kunt u het Taakformulier gaan alle antwoorden hebt geregistreerd.)

  • Werkstroomtaak    Wanneer u klaar bent om te registreren van uw antwoord in het Taakformulier, klikt u op de knop deze taak openen .

Begin van segment

5. Het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een taak in een goedkeuringswerkstroom ziet er ongeveer zo uit.

Taakformulier van een werkstroom

Opmerking heeft dat de eerste twee items (Item verwijderen en dat deze werkstroomtaak heeft betrekking op naam van Item) niet worden weergegeven in het Taakformulier wanneer deze uit in het item voor revisie wordt geopend.

Bijschrift bij sectienummer een

Item verwijderen

Als u deze taak vanuit het huidige exemplaar van de werkstroom wilt verwijderen, klikt u op deze knop.

  • Als u de taak verwijdert, houdt dat niet in dat u het item verwijdert dat moet worden beoordeeld.

  • Als u de taak verwijdert, fungeert deze actie als een afkeuring van het document (en wordt deze actie ook als afkeuring in de geschiedenis opgenomen). Dus als de werkstroom zo is geconfigureerd dat deze bij de eerste afkeuring (weigering) wordt beëindigd, wordt de werkstroom beëindigd als u de taak verwijdert.

  • Een taak die is verwijderd, wordt niet langer weergegeven in het gedeelte Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering van de taak en de daaruit voortvloeiende automatische afkeuring van het item worden echter wel vastgelegd in het gedeelte Geschiedenis van de pagina.)

    Opmerking:  Als u niet degene bent die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart, wilt u misschien eerst overleggen met de persoon die de werkstroom heeft gestart, voor u de taak verwijdert.

Bijschrift bij sectienummer twee

Deze werkstroomtaak heeft betrekking op naam van Item

Als u het item wilt openen om het te beoordelen, klikt u hier op de koppeling.

Bijschrift bij sectienummer drie

Status, aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum datum

U kunt de gegevens in deze vier velden niet vervangen of wijzigen, maar de informatie in deze velden kan voor u van belang zijn.

U ziet dat het vak Samengevoegde opmerkingen niet alleen aanvullende instructies bevat voor het voltooien van de taak, maar ook alle opmerkingen die zijn verzonden door de deelnemers die hun taken al hebben voltooid in hetzelfde exemplaar van de werkstroom.

Zo worden, nadat u uw eigen formulier hebt ingevuld, ook uw opmerkingen die u in het vak Opmerkingen (4) invoert, in het vak Samengevoegde opmerkingen weergegeven voor de deelnemers die na u komen.

Bijschrift bij sectienummer vier

Opmerkingen

Alle tekst die u hier invoert, wordt vastgelegd in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Samengevoegde opmerkingen (3) voor de deelnemers die na u komen.

Bijschrift bij sectienummer vijf

Goedkeuren

Als u het item wilt goedkeuren, typt u eerst de opmerkingen die u wilt maken over het item in het veld Opmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.

Bijschrift bij sectienummer zes

Negeren

Als u wilt negeren het item, typt u eerst de opmerkingen die u wilt bijdragen in het veldopmerkingen (4) en klik vervolgens op deze knop.

Bijschrift bij sectienummer zeven

Annuleren

Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of reacties op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvoltooid en blijft ook aan u toegewezen

Bijschrift bij sectienummer acht

Wijziging aanvragen

Als u een wijziging wilt aanvragen voor het item dat u beoordeelt, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van het formulier waar u de details van uw aanvraag kunt invoeren en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 8 in dit segment wordt verzoek om een wijziging in het item.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bijschrift bij sectienummer negen

Taak opnieuw toewijzen

Als u de goedkeuringstaak wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de nieuwe toewijzing kunt invoeren en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 7 in dit segment wordt de goedkeuringstaak aan iemand anders.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Begin van segment

6. Meldingen bij achterstallige taken of werkstromen

Als een taak of een volledig exemplaar van een werkstroom niet op tijd is voltooid, worden er automatisch meldingen verzonden naar:

  • De persoon aan wie de taak is toegewezen

  • De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de werkstroom automatisch is gestart, de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd)

Begin van segment

7. Een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

Als er slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waartoe u behoort, kan ieder lid van de groep die ene taak claimen en uitvoeren namens de hele groep.

Claim de taak voordat u het item gaat beoordelen. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep de taak voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

  1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen totdat er een pijl verschijnt

  2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen .
    Hoe u een groepstaak claimt

Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet langer is toegewezen aan de groep, maar specifiek aan u.

Als u later de taak weer wilt vrijgeven voor de groep zonder de taak te voltooien, kunt u dezelfde stappen gebruiken om terug te keren naar het taakformulier, maar nu klikt u op de knop Taak vrijgeven.

De knop Taak vrijgeven op het taakformulier

Begin van segment

8. Een wijziging aanvragen voor het item (optioneel)

Voordat u aan dit proces begint, moet u bedenken dat de werkstroom mogelijk zo is ingesteld dat deze onmiddellijk wordt beëindigd als er een wijziging wordt aangebracht in het item. Het is misschien verstandig om eerst te overleggen met de persoon die de werkstroom is gestart of die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, of het goed is om een wijziging aan te brengen in het item en de werkstroom op dit punt te beëindigen.

U krijgt te zien hoe een aanvraag voor een wijziging werkt in de vorm van een scenario:

Stel dat uw naam Frank is.

En stel dat u een collega hebt met de naam Anna die een goedkeuringswerkstroom heeft gestart voor een document dat zij heeft gemaakt.

Wanneer u Anna’s nieuwe document document leest, hebt u het gevoel dat de inleiding te lang is.

U klikt op de knop Wijziging aanvragen onderaan in het taakformulier van de werkstroom en vervolgens vult u dit formulier in.

Formulier voor het aanvragen van een wijziging in het item

Bijschrift bij sectienummer een

Wijziging aanvragen aan

Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon die u de aanvraag voor een wijziging wilt sturen.

(Als u uw aanvraag wilt sturen naar de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze goedkeuringswerkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd , kunt u dit veld ook leeg laten.)

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Beschrijf de wijziging die volgens u moet worden aangebracht en verstrek alle informatie die de persoon die de wijziging moet aanbrengen, nodig heeft. (Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte Samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • Als u de bestaande einddatum wilt behouden    Laat dit veld leeg.

  • Aan de einddatum geheel verwijderen    Typ het getal 0.

  • Als u een nieuwe einddatum wilt opgeven    Typ hier het getal en geef vervolgens de eenheden voor de duur op in het volgende veld. Samen geven beide vermeldingen aan binnen welke periode de wijzigingstaak moet zijn voltooid.

Bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u de duur van een nieuwe taak opgeeft bent, gebruik u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur aan te geven van de periode voordat de taak moet voltooid zijn. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer u alle vermeldingen formulier de manier waarop u ze wilt hebben, klikt u op verzendenen uw huidige taak alsvoltooidis gemarkeerd. (Maar u dat nog niet hebt gedaan. U moet worden toegewezen een goedkeuringstaak opnieuw nadat Anna is voltooid voor de taak wijzigen).

Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mailmelding:

De melding die wordt verzonden wanneer een wijziging in het item wordt aangevraagd

Anna ziet, na een korte blik op de onderwerpregel (nummer 1 in de afbeelding), dat dit geen gewone melding is van de goedkeuringswerkstroom, maar een verzoek om iets in het item te wijzigen. Zij vindt de informatie over de specifieke wijziging die is aangevraagd in de tekst onder Wijziging aangevraagd voor (nummer 2).

Anna checkt het item uit, brengt de gevraagde wijzigingen aan, slaat de wijzigingen op en checkt het item weer in.

Vervolgens gaat ze terug naar de pagina Werkstroomstatus en opent daar in het gedeelte Taken haar wijzigingstaak.


Het formulier dat wordt verzonden als de aangevraagde wijziging is aangebracht

Anna voegt de gewenste informatie toe aan het veld Opmerkingen en klikt vervolgens op Reactie verzenden. Er worden nu twee werkstroomacties uitgevoerd:

  • Deze wijzigingstaak van Anna wordt gemarkeerd als voltooid.

  • Er wordt een nieuwe goedkeuringstaak aan u toegewezen (waarin de reacties van Anna zijn toegevoegd aan het veld Samengevoegde opmerkingen) en er wordt een melding naar u verstuurd voor die taak.

Nu kunt u weer verdergaan en uw beoordeling van het gewijzigde item voltooien.

Ondertussen worden al deze acties bijgehouden en weergegeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals wordt getoond in de volgende afbeelding.

Werkstroomgeschiedenis met de acties die betrekking hebben op de aangevraagde wijzigingen

Hier ziet u een diagram van het hele proces.

Stroomdiagram voor een aangevraagde wijziging

Begin van segment

9. Uw goedkeuringstaak toewijzen aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat de taak die aan u is toegewezen, door iemand anders wordt uitgevoerd, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het taakformulier van de werkstroom.

Dit formulier wordt weergegeven

Formulier voor het opnieuw toewijzen van een taak

Bijschrift bij sectienummer een

Taak opnieuw toewijzen aan

Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen.

Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart , of als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze goedkeuringswerkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd , laat u dit veld leeg.

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Geef hier alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, nodig heeft om de taak te voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte Samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • Als u de bestaande einddatum wilt behouden    Laat dit veld leeg.

  • Aan de einddatum geheel verwijderen    Typ het getal 0.

  • Als u een nieuwe einddatum wilt opgeven    Typ hier het getal en geef vervolgens de eenheden voor de duur op in het volgende veld. Samen geven beide vermeldingen aan binnen welke periode de wijzigingstaak moet zijn voltooid.

Bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u de duur van een nieuwe taak opgeeft bent, gebruik u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur aan te geven van de periode voordat de taak moet voltooid zijn. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer het formulier voltooid is, klikt u op verzenden. Uw taak is gemarkeerd als voltooid, een nieuwe taak is toegewezen aan de persoon die nu die verantwoordelijk is voor de taak en een melding voor de taak wordt verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt verstrekt, wordt in de tekst onder Gedelegeerd door in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Taakmelding voor een opnieuw toegewezen taak

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zichtbaar gemaakt in de secties Taken en Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt getoond.

De secties Taken en Werkstroomgeschiedenis op de pagina Werkstroomstatus voor een opnieuw toegewezen taak

Begin van segment

10. Een taak voltooien namens een deelnemer van buiten (optioneel)

Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een lid van de site als een afgevaardigde voor de deelnemer van buiten:

  1. Neem het e-mailadres van de deelnemer van buiten op in de juiste fase onder Toewijzen aan op de tweede pagina van het koppelingsformulier.

  2. Feitelijk wordt in de werkstroom de taak van de deelnemer van buiten toegewezen aan het lid van de site die de werkstroom heeft gestart of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid dat de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Deze persoon aan wie de taak feitelijk wordt toegewezen, fungeert als de afgevaardigde voor de deelnemer van buiten.

  3. Dit sitelid ontvangt een melding van de taak met instructies om een kopie van het item ter beoordeling naar de deelnemer van buiten te sturen. (Tegelijkertijd ontvangt de deelnemer van buiten een kopie van de taakmelding, die kan functioneren als een handige herinnering of een seintje dat er een taak moet worden uitgevoerd.)

  4. Het sitelid aan wie de taak feitelijk is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de deelnemer van buiten.

  5. De deelnemer van buiten beoordeelt het item en stuurt de reactie terug naar het sitelid.

  6. Wanneer de reactie van de deelnemer van buiten binnenkomt, voltooit het sitelid de taak namens de deelnemer van buiten.

Hier ziet u een diagram van het proces.

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

De centrale locatie van waaruit u een werkstroom die wordt uitgevoerd, kunt controleren, aanpassen of beëindigen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst krijgt u te zien hoe u deze pagina kunt openen, vervolgens wordt getoond hoe u de opties en informatie op deze pagina kunt gebruiken. Tot slot krijgt u twee andere pagina's te zien waar u extra controlegegevens vindt.

Secties in dit segment

  1. Kennismaking met de pagina Werkstroomstatus

  2. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te houden

  3. Actieve taken (taken die al zijn toegewezen) wijzigen

  4. Toekomstige taken (taken die nog niet zijn toegewezen) wijzigen

  5. Annuleren of deze werkstroom beëindigen

  6. Ontdek welke werkstromen op een item worden uitgevoerd

  7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

1. te gaan naar de pagina Werkstroomstatus

Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt en klik op de koppeling In uitvoering voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item een Keynote-conceptdocument en is dit goedkeuringswerkstroom 3.

Klikken op de koppeling naar de werkstroomstatus

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend

Notities: 

  • Als de lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u deze items filteren en/of sorteren om het item dat u zoekt, sneller te vinden. Als na blijkt dat u items geregeld op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kan het handig zijn om een aangepaste weergave te maken waarin uw manier van zoeken is geautomatiseerd.

  • Als u de pagina Werkstroomstatus wilt openen, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een link in e-mailmelding dat de werkstroom is gestart of klikken op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding dat de werkstroom is voltooid voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom waar u in bent geïnteresseerd.

Begin van segment

2. de pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te houden

Onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus vindt u de vragen voor het controleren van de werkstroom die in de sectie worden beantwoord.

De sectie Werkstroomgegevens

De sectie Werkstroomgegevens van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?

  • Wanneer is dit exemplaar gestart?

  • Wanneer heeft de laatste actie in dit exemplaar plaatsgevonden?

  • Voor welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

  • Wat is de huidige status van dit exemplaar?

De sectie Taken

De sectie Taken van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is hun huidige status?

  • Welke taken zijn al voltooid en wat is de uitkomst van elk van deze taken?

  • Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet in deze sectie weergegeven.

De sectie Werkstroomgeschiedenis

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke gebeurtenissen hebben al plaatsgevonden in dit exemplaar van de werkstroom?

  • Bedenk wel dat achterstallige taken en meldingen van achterstallige taken niet worden weergegeven in deze sectie.

Begin van segment

3. actieve taken (taken die al zijn toegewezen) wijzigen

Er zijn twee manieren om taken te wijzigen die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid:

  • Eén actieve taak wijzigen

  • Alle actieve taken wijzigen

Eén actieve taak wijzigen

Machtigingen    Als u er een wijziging aan één taak die aan iemand anders toegewezen, moet u de machtiging Lijsten beheren. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet. Is het mogelijk, bijvoorbeeld om te laten machtigingen waarmee u een werkstroom maar niet als u wilt wijzigen van een andere deelnemer taak starten.)

Als u over de benodigde machtigingen beschikt, doet u het volgende:

  1. Klik op de titel van de taak in de lijst taken .
    Klik op de titel van de taak in de lijst

  2. Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe te wijzen.

Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer gedetailleerde informatie over het gebruik van het Taakformulier kunt.

Alle actieve taken wijzigen

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die de voor het werkstroomexemplaar gestart, maar de deze werkstroom beëindigen koppeling niet wordt weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

  1. Klik in het gebied vlak boven de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Actieve taken van Goedkeuring bijwerken.

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op OK.

    • Berichten over uw wijzigingen worden naar de personen gestuurd aan wie op dat moment in dat exemplaar van de werkstroom taken zijn toegewezen.

    • De wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt, hebben geen invloed op taken die al zijn voltooid, taken die zijn verwijderd of taken die nog niet zijn toegewezen.

    • Als u wijzigingen aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen wilt, raadpleegt u de volgende sectie, toekomstige taken wijzigen.

Wijzigingsformulier voor actieve taken

Bijschrift bij sectienummer een

Duur Per taak, duureenheden

  • u de bestaande einddatum    Laat het Veld Duur Per taak leeg en breng geen wijzigingen aan Veld duureenheden.

  • Verwijderen van de einddatum, zodat er geen    Typ het getal 0 in het Veld Duur Per taak.

  • De einddatum de taakduur te verlengen verplaatsen    Met beide duurvelden kunt u opgeven van het aantal en het type eenheden die u wilt de duur verlengen.

Bijschrift bij sectienummer twee

Aanvragen

  • De tekst van de aanvraag wilt wijzigen    Breng de wijzigingen die u wilt dat in het tekstvak.

  1. Als u alle velden naar wens hebt ingevuld, klikt u op OK.

Alle actieve taken in het huidige exemplaar van de werkstroom worden bijgewerkt.

Begin van segment

4. toekomstige taken (taken die nog niet zijn toegewezen) wijzigen

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die de voor het werkstroomexemplaar gestart, maar de deze werkstroom nu beëindigen koppeling niet wordt weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Goedkeurders van Goedkeuring toevoegen of bijwerken.

  2. Breng de gewenste wijzigingen in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op bijwerken.

    Opmerking: De wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt, hebben geen invloed op taken die al zijn gemaakt en toegewezen.

Wijzigingsformulier voor toekomstige taken

Bijschrift bij sectienummer een

Deelnemers, volgorde, uitvouwen groepen

  • Deelnemers, wilt toevoegen of verwijderen of de volgorde van taken wijzigen    Toevoegen, verwijderen en/of de volgorde van de deelnemers namen of adressen in het velddeelnemers .

  • Een volledige fase wilt verwijderen   Klikt u in deToewijzen aan veld voor die fase en druk opCtrl+Delete.

Opmerking: U kunt het selectievakje Groepen uitvouwen gebruiken om op te geven of distributiegroepen vermeld slechts één taak voor de hele groep of één taak per lid moeten worden toegewezen.

Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of Siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden.

Bijschrift bij sectienummer twee

Aanvragen

  • De tekst van de aanvraag wilt wijzigen    Breng de wijzigingen die u de tekst in het vak wilt.

Bijschrift bij sectienummer drie

Einddatum voor alle taken, duur Per taak, duureenheden

  • Wilt wijzigen of verwijderen van de agenda vervaldatum    Verwijder de bestaande datum en geef vervolgens een nieuw of, als u wilt de specifieke einddatum datum helemaal verwijderen, laat u het veld leeg. (Typ geen een nul in dit veld. Dit veld moet de bevatten een datumwaarde agenda of leeg.)

  • De bestaande datum wilt behouden    Laat het Veld Duur Per taak leeg en breng geen wijzigingen aan Veld duureenheden.

  • De duur wilt verwijderen zodat er geen    Typ het getal 0 in het Veld Duur Per taak.

  • De taakduur wilt verlengen    Met beide velden duur kunt u opgeven van het aantal en het type eenheden die u wilt de duur verlengen. (Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het instellen einddatums en de duur.)

  1. Als u alle velden naar wens hebt ingevuld, klikt u op OK.

Uw wijzigingen worden doorgevoerd in alle toekomstige taken in het huidige exemplaar van de werkstroom.

Begin van segment

5. annuleren of beëindigen deze werkstroom uitvoeren

Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaar kunt stoppen voordat het is voltooid:

  • De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

  • De werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze blijven echter wel aanwezig in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Hier volgen de instructies voor beide methoden.

Annuleren (alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in de lijst Taken en de lijst Werkstroomgeschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die de voor het werkstroomexemplaar gestart, maar het beëindigen van de werkstroom koppeling niet wordt weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet langer meer nodig is, kan dit exemplaar worden gestopt.

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle taken van (naam van werkstroom) annuleren.

  • Klik op Ja om de actie te bevestigen.

De koppeling Alle taken annuleren

Alle huidige taken worden geannuleerd, en de werkstroom eindigt met status geannuleerd. De geannuleerde taken die nog steeds worden vermeld in het gebied taken zowel in het gebied Werkstroomgeschiedenis .

Beëindigen (alle taken worden verwijderd uit de lijst Taken, maar blijven behouden in de lijst Werkstroomgeschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding wordt weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die beschikt over de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die de voor het werkstroomexemplaar gestart, maar de deze werkstroom beëindigen koppeling niet wordt weergegeven als deze persoon heeft ook de machtiging Lijsten beheren. (Klik nogmaals de groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en bezoekers groepen niet.)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt of niet meer reageert, kan de werkstroom worden beëindigd.

Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Deze werkstroom beëindigen en klik vervolgens op Ja om te bevestigen.

Alle taken die zijn gemaakt door de werkstroom worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied taken op de pagina Werkstroomstatus hoewel ze nog steeds bent doorgevoerd in het gebied Werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met de status van de Werkstroom geannuleerd.

Begin van segment

6. Nagaan welke werkstromen actief zijn voor een item

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst van de werkstromen die op dat moment actief zijn voor het item.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Actieve werkstromen vindt u een lijst van de exemplaren die op dat moment actief zijn voor het item.

Opmerking: Houd er rekening mee dat meerdere exemplaren van een voor één Werkstroomversie kunt 't op hetzelfde item tegelijkertijd worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: twee werkstromen, beide op basis van de sjabloon goedkeuring zijn toegevoegd. Een heet goedkeuring plannen en de andere met de naam Budget goedkeuring. Klik op een één item tegelijk, kan één exemplaar van elk van de goedkeuring van plannen en Budget goedkeuring worden uitgevoerd, maar niet twee instanties van een werkstroom.

Begin van segment

7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

Beheerders van siteverzamelingen kunnen in een oogopslag het volgende controleren:

  • Hoeveel werkstromen die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, er momenteel aanwezig zijn in de siteverzameling.

  • Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

  • Hoeveel exemplaren van werkstroomversies die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, er worden uitgevoerd in de siteverzameling.

Hier leest u hoe:

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram voor Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheer op Werkstromen.

De pagina Werkstromen wordt geopend.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze Werkstroomversie is uitgevoerd, wilt u mogelijk de instructies gebruiken in het segment controleren van dit artikel om te bekijken van de gebeurtenissen in het exemplaar en ontdekken of de functies van de werkstroom als u laten wilt.

Nadat uw werkstroomexemplaar is voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die zijn vastgelegd in de geschiedenis van het werkstroomexemplaar. (U kunt gedurende maximaal 60 dagen nadat een werkstroomexemplaar is voltooid, toegang krijgen tot de record voor dat exemplaar.)

Belangrijk: De werkstroomgeschiedenis wordt uitsluitend verstrekt om deze informeel te raadplegen. De gegevens mogen niet worden gebruikt voor officiële onderzoeken of als bewijskrachtig materiaal voor enig ander juridisch doel.

U kunt ook rapporten laten maken waarin de algehele prestaties van alle werkstroomexemplaren worden weergegeven.

Secties in dit segment

  1. Gebeurtenissen evalueren in het meest recente exemplaar

  2. Geschiedenis van Access een exemplaar voor maximaal 60 dagen

  3. Rapporten over de werkstroomprestaties maken

1. Gebeurtenissen evalueren in het meest recente exemplaar

U hebt toegang tot de geschiedenis van het meest recente exemplaar van een werkstroom vanuit de lijst of bibliotheek zolang het item waarvoor het werkstroomexemplaar is uitgevoerd, in dezelfde lijst of bibliotheek aanwezig blijft en totdat dezelfde werkstroom opnieuw op datzelfde item wordt uitgevoerd.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom dat op een item is uitgevoerd:

  • Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt, op de statuskoppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het document met de naam Keynote-concept van het item en de werkstroom Goedkeuring nieuw documentis.

Klikken op de koppeling van de werkstroomstatus

De sectie Werkstroomgeschiedenis bevindt zich bijna onderaan op de pagina Werkstroomstatus.

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Begin van segment

2. Toegang krijgen tot de geschiedenis van een exemplaar voor maximaal 60 dagen

Is het ook mogelijk om de geschiedenis van een werkstroomexemplaar te bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw voor hetzelfde item hebt uitgevoerd?

Ja, u kunt toegang krijgen tot die geschiedenis gedurende maximaal 60 dagen vanaf twee locaties: vanuit de lijst of bibliotheek met het item of vanuit de melding dat de werkstroom is voltooid.

Vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Klik op de werkstromen: Itemnaam pagina, onder Werkstromen voltooid, klikt u op de naam of de status van het exemplaar van een werkstroom die u wilt bekijken.
    De lijst Voltooide werkstromen op de pagina Werkstromen voor het item
    De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding dat de werkstroom is voltooid

  • Open de melding dat de werkstroom is voltooid voor het exemplaar dat u wilt bekijken en klik vervolgens op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven.

De melding dat de werkstroom is voltooid met een omcirkelde koppeling naar de werkstroomgeschiedenis
De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Behouden blijft al uw meldingen voltooid, wilt u mogelijk een Outlook-regel maken. De regel instellen voor kopie alle binnenkomende berichten met de tekst is voltooid op op de regel onderwerp in hun eigen, aparte map. (Zorg ervoor dat uw Outlook regel kopieën de binnenkomende berichten en niet verplaatsen ze of ze niet ook weergegeven in uw postvak in.)

Begin van segment

3. Rapporten over de werkstroomprestaties maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen werkt, waarbij wordt gekeken naar een langere periode en naar meerdere exemplaren , kunt u een van beide of beide beschikbare vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport over activiteitsduur    Gebruik dit rapport om na te gaan hoe lang het gemiddeld duurt om een activiteit binnen een werkstroom te voltooien en hoe lang het gemiddeld duurt om elk volledige run of exemplaar van deze werkstroom te voltooien.

  • Rapport over annulering en fouten    Gebruik dit rapport om na te gaan of een werkstroom geregeld wordt geannuleerd en of er fouten optreden voordat de werkstroom wordt voltooid.

De beschikbare rapporten maken voor een werkstroom

  1. Klik in de lijst of bibliotheek, in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling naar statusgegevens.
    Klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u wilt een rapport weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Klik op de pagina aanpassen laat of de locatie wijzigen waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
    Klikken op OK voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen
    Het rapport is gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport voltooid is, kunt u de koppeling weergegeven in de volgende afbeelding om het te bekijken. Klik op OK om te voltooien en sluit het dialoogvenster. (Later, wanneer u klaar bent om te bekijken van het rapport, vindt u deze op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze nu gaan gebruiken.

Als u alles wat die u wilt wijzigen hoe dit werkt, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Nadat u het eerste exemplaar van uw nieuwe goedkeuringswerkstroom hebt uitgevoerd en de resultaten hebt geëvalueerd, wilt u mogelijk een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

Het kan ook zijn dat u op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen wilt aanbrengen in de configuratie.

Tot slot wilt u mogelijk op een bepaald moment de werkstroom voor een kortere of langere periode uitschakelen zonder deze te verwijderen of wilt u de werkstroom geheel verwijderen.

Secties in dit segment

  1. Permanente instellingen wijzigen voor een werkstroom

  2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

1. Permanente wijzigingen aanbrengen in de instellingen voor een werkstroom

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen van een bestaande werkstroom, moet u het koppelingsformulier dat u oorspronkelijk hebt gebruikt om de werkstroom toe te voegen, openen en bewerken.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad lijst of bibliotheek .

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik hierop als u instellingen wilt wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.

    Opmerking:  Als de gewenste goedkeuringswerkstroom niet in de lijst wordt weergegeven, is de werkstroom mogelijk gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen in deze lijst verschijnen, wordt bepaald via de vervolgkeuzelijst Deze werkstromen zijn geconfigureerd voor uitvoering voor items van dit type vlak onder de lijst met werkstroomnamen. (Zie de afbeelding.) Klik op de diverse opties voor inhoudstypen in de vervolgkeuzelijst om na te gaan met welke optie de gewenste werkstroom wordt weergegeven. Wanneer de gewenste werkstroom in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam van deze werkstroom.

  5. Breng dezelfde twee pagina's van het koppelingsformulier die oorspronkelijk zijn gebruikt de werkstroom wilt toevoegen, en de wijzigingen die u wilt opslaan.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram voor Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van de site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingen, op Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (Klik hierop om instellingen te wijzigen)op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen voor.
    Koppeling om werkstroominstellingen te wijzigen

  7. Breng dezelfde twee pagina's van het koppelingsformulier die oorspronkelijk zijn gebruikt de werkstroom wilt toevoegen, en de wijzigingen die u wilt opslaan.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.

Begin van segment

2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad lijst of bibliotheek .

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Verwijderen, blokkeren of herstellen van een werkstroom.

  5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen uitschakelen, opnieuw inschakelen of verwijderen van werkstromen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Toestaan    Als u deze optie selecteert, stelt u de werkstroom in staat normaal te blijven functioneren.

  • Geen nieuwe exemplaren    Als u deze optie selecteert, kunnen exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd, worden voltooid, maar wordt de werkstroom zelf uitgeschakeld, zodat er geen nieuwe exemplaren beschikbaar zijn om uit te voeren. (Deze actie kan wel ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later weer wilt inschakelen, keert u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

  • Verwijderen    Als u deze optie selecteert, wordt de werkstroom geheel uit de lijst of bibliotheek verwijderd. Alle exemplaren die worden uitgevoerd, worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet langer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.)

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram voor Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd op de pagina Site-inhoudstypen.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingenop Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Verwijderen, blokkeren of herstellen van een werkstroom.

  7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen uitschakelen, opnieuw inschakelen of verwijderen van werkstromen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Toestaan    Als u deze optie selecteert, stelt u de werkstroom in staat normaal te blijven functioneren.

  • Geen nieuwe exemplaren    Als u deze optie selecteert, kunnen exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd, worden voltooid, maar wordt de werkstroom zelf uitgeschakeld, zodat er geen nieuwe exemplaren beschikbaar zijn om uit te voeren. (Deze actie kan wel ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later weer wilt inschakelen, keert u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

  • Verwijderen    De optie waarmee u de werkstroom helemaal uit de siteverzameling verwijderen. Alle actieve exemplaren onmiddellijk afgesloten en de kolom voor die werkstroom niet langer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie niet ongedaan worden gemaakt.)

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaar van de werkstroom uit om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Werkstromen verder aanpassen

De werkstromen die bij SharePoint-producten worden geleverd, kunnen op allerlei manieren verder worden aangepast.

U kunt zelfs geheel nieuwe aangepaste werkstromen maken.

Hiervoor kunt u een van de volgende programma's, of een combinatie daarvan, gebruiken:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    De formulieren, de acties en het gedrag van werkstromen aanpassen.

  • Microsoft Visual Studio    Uw eigen aangepaste werkstroomacties maken.

Raadpleeg de Help van MSDN (Microsoft Software Developer Network) voor meer informatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×