Afdruk samenvoegen: Samenvoegveld invoegen

In dit artikel

Meer informatie over samenvoegvelden

De velden of tijdelijke aanduidingen toevoegen

Meer informatie over samenvoegvelden

De tijdelijke aanduidingen, zoals een adres of begroeting, worden samenvoegvelden genoemd. Velden in Word komen overeen met de door u geselecteerde kolomkoppen in het gegevensbestand.

Gegevensbestand met kolommen (categorieën) en rijen (records)

1. Kolommen in een gegevensbestand zijn informatiecategorieën. Velden die u aan het hoofddocument toevoegt, zijn tijdelijke aanduidingen voor deze categorieën.

2. Rijen in een gegevensbestand zijn informatierecords. Wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert, wordt in Word voor elke record een kopie van het hoofddocument gegenereerd.

Door een veld in uw hoofddocument te plaatsen, geeft u aan dat u een bepaalde informatiecategorie, zoals Naam of Adres, wilt weergeven op die locatie.

Velden die in een Word-document zijn ingevoegd

Opmerking: Wanneer u een samenvoegveld in het hoofddocument invoegt, worden er altijd dubbele punthaken (« ») voor en achter de veldnaam geplaatst. Deze dubbele punthaken worden niet weergegeven in de samengevoegde documenten. Ze zijn enkel bedoeld als hulpmiddel om de velden in het hoofddocument te onderscheiden van de gewone tekst.

Wanneer u afdrukken samenvoegt, worden de velden in het hoofddocument vervangen door de informatie uit de eerste rij in het gegevensbestand om het eerste samengevoegde document te maken. Vervolgens worden de velden vervangen door de informatie uit de tweede rij in het gegevensbestand om het tweede samengevoegde document te maken, enzovoort.

Informatie van gegevensbestand samenvoegen in een document

De velden of tijdelijke aanduidingen toevoegen

  1. Typ in het hoofddocument de inhoud die u in elk exemplaar van het document wilt weergeven.

    Als u een afbeelding wilt toevoegen, zoals een logo, gaat u naar het tabblad Invoegen en klikt u in de groep Illustraties op Afbeelding.

  2. Klik op de plaats waar u het veld wilt invoegen.

  3. Gebruik de groep Velden beschrijven en invoegen op het tabblad Mailings.

    Office 2010-lint

  4. Voeg een of meer van de volgende items toe:

    Adresblok met naam, adres en andere gegevens

    1. Klik op Adresblok.

    2. Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adresonderdelen die u wilt invoegen en de gewenste opmaak en klik op OK.

    3. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, heeft Word mogelijk bepaalde informatie niet kunnen vinden die nodig is voor het adresblok. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

    Begroetingsregel

    1. Klik op Begroetingsregel.

    2. Selecteer de notatie voor de begroetingsregel, die bestaat uit de aanspreekvorm, de notatie voor de naam en het afsluitende leesteken.

    3. Selecteer de tekst die u wilt weergeven wanneer de naam van de geadresseerde niet wordt herkend in Microsoft Word. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de gegevensbron geen voor- en achternaam voor een geadresseerde bevat, maar wel een bedrijfsnaam.

    4. Klik op OK.

    5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kan het programma mogelijk bepaalde informatie niet vinden die nodig is voor de begroetingsregel. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

    Individuele velden

    U kunt informatie uit individuele velden invoegen, zoals een voornaam, een telefoonnummer of het bedrag van de contributie uit een lijst met sponsors. Als u snel een veld uit uw gegevensbestand aan het hoofddocument wilt toevoegen, klikt u op de pijl naast Samenvoegveld invoegen en klikt u op de veldnaam.

    Ga als volgt te werk voor meer opties bij het invoegen van individuele velden in het document:

    1. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Samenvoegveld invoegen.

    2. Ga in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen op een van de volgende manieren te werk:

      • Klik op Adresvelden als u adresvelden wilt selecteren die automatisch overeenkomen met velden in de gegevensbron, ook als de velden in de gegevensbron niet dezelfde naam hebben als uw velden.

      • Klik op Databasevelden als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een gegevensbestand halen.

    3. Klik op het gewenste veld in het vak Velden.

    4. Klik achtereenvolgens op Invoegen en op Sluiten.

    5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, heeft Microsoft Word mogelijk bepaalde gegevens niet kunnen vinden die nodig zijn om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

      Opmerking: Als u een veld uit de lijst Databasevelden invoegt en vervolgens overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens van dat veld niet in het samengevoegde document worden ingevoegd.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×