Afdruk samenvoegen met een Excel-werkblad

Afdruk samenvoegen met een Excel-werkblad

Afdruk samenvoegen wordt gebruikt om in een keer meerdere documenten te maken. Deze documenten zijn identiek wat betreft lay-out, opmaak, tekst en graphics. Alleen bepaalde secties in elk document verschillen en zijn aangepast. Word kan met Afdruk samenvoegen documenten maken zoals bulketiketten, brieven, enveloppen en e-mailberichten. Er zijn drie documenten betrokken bij het proces van Afdruk samenvoegen:

  • Uw hoofddocument

  • Uw gegevensbron

  • Het samengevoegde document

Als u meer wilt weten over het gebruiken van Excel-gegevens voor Afdruk samenvoegen, bekijkt u de volgende video, die deel uitmaakt van een trainingscursus: Afdruk samenvoegen naar een hoger niveau tillen

Stap 1: Gegevens voorbereiden in Excel voor Afdruk samenvoegen

De belangrijkste stap in het proces van Afdruk samenvoegen is het instellen en voorbereiden van uw gegevens. U gebruikt uw Excel-werkblad als gegevensbron voor de lijst met geadresseerden.

Hier volgen enkele tips om uw gegevens voor te bereiden voor Afdruk samenvoegen. Controleer het volgende:

  • Namen van kolommen in uw werkblad moeten overeenkomen met de namen van de velden die u in de samenvoegbewerking wilt invoegen. Als u bijvoorbeeld in uw document geadresseerden met hun voornaam wilt aanspreken, hebt u aparte kolommen voor voor- en achternaam nodig.

  • Alle gegevens moeten worden samengevoegd op het eerste werkblad van uw spreadsheet.

  • Gegevens met percentages, valuta's of postcodes zijn correct opgemaakt in het werkblad zodat Word de waarden correct kan lezen.

  • Het Excel-spreadsheet dat bij de samenvoegbewerking moet worden gebruikt, is opgeslagen op uw lokale computer.

  • Wijzigingen van of toevoegingen aan uw spreadsheet zijn voltooid voordat deze aan uw document voor afdruk samenvoegen in Word worden gekoppeld.

Notities: 

Stap 2: De samenvoegbewerking starten

  1. Kies in Word de opties Bestand > Nieuw > Leeg document.

  2. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten en kies daarna het type samenvoeging dat u wilt uitvoeren.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Afdruk samenvoegen starten en de lijst met beschikbare opties voor het type samenvoeging dat u wilt uitvoeren.

  3. Kies Adressen selecteren > Bestaande lijst gebruiken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressen selecteren en de optie Bestaande lijst gebruiken geselecteerd.

  4. Blader naar de Excel-spreadsheet en kies Openen.

  5. Als u hierom wordt gevraagd door Word, kiest u Blad1$ > OK.

    Opmerking: Het Excel-werkblad is nu verbonden met het document voor Afdruk samenvoegen dat u in Word aan het maken bent.


De adressenlijst bewerken

U kunt beperken wie uw e-mailberichten ontvangt.

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressenlijst bewerken gemarkeerd.

  2. In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen schakelt u het selectievakje uit naast de naam van de personen naar wie u uw mailing niet wilt verzenden.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

    Opmerking: U kunt de lijst ook sorteren of filteren om namen en adressen gemakkelijker te vinden. Zie De gegevens voor samenvoegbewerkingen sorteren en filteren voor meer informatie over het sorteren en filteren van items.

Stap 3: Een samenvoegveld invoegen

U kunt een of meer samenvoegvelden invoegen waarmee de gegevens uit uw werkblad worden opgehaald en in uw document worden geplaatst.

Een adresblok invoegen voor een envelop, etiket, e-mailbericht of brief

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Samenvoegveld Adresblok invoegen

  2. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een indeling voor de naam van de geadresseerde, zoals deze op de envelop wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

  3. Kies OK.

  4. Kies Bestand > Opslaan.

Een begroetingsregel in een e-mailbericht of brief invoegen

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Begroetingsregel bewerken gemarkeerd.

  2. Voer in het dialoogvenster Begroetingsregel invoegen de volgende handelingen uit:

    • Wijzig, indien nodig, onder Notatie van de begroetingsregel de aanhef door de gewenste begroeting te kiezen (Geachte is de standaardinstelling), de notatie van de naam van de geadresseerde en het leesteken waarmee u de begroetingsregel afsluit (een komma is de standaardinstelling).

      en

    • Kies onder Begroetingsregel voor ongeldige geadresseerden een optie in de aanheflijst.

  3. Kies OK.

  4. Kies Bestand > Opslaan.

Gegevens uit uw spreadsheet invoegen in een e-mailbericht of brief

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Velden beschrijven en invoegen op Samenvoegveld invoegen.

  2. Kies in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen onder Velden de naam van een veld (kolomnaam in de spreadsheet) en kies daarna Invoegen.

  3. Herhaal, indien nodig, stap 2 en kies Sluiten wanneer u klaar bent.

  4. Kies Bestand > Opslaan.

Zie Samenvoegvelden invoegen voor meer informatie over het toevoegen van velden uit uw spreadsheet naar het samenvoegdocument. Als u meer wilt weten over de opties voor het instellen van een e-mailbericht, leest u E-mail samenvoegen in Word.

Stap 4: De samenvoeging bekijken en voltooien

Nadat u de gewenste samenvoegvelden hebt ingevoegd, bekijkt u een voorbeeld van de resultaten om te controleren of de inhoud juist is. Daarna bent u klaar om het samenvoegingsproces te voltooien.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Voorbeeld van het resultaat.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de groep Voorbeeld van het resultaat.

  2. Kies de knop Volgende record De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige record De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om door de records in de gegevensbron te bladeren en te bekijken hoe de records in het document worden weergegeven.

  3. Kies in de groep Voltooien de optie Voltooien en samenvoegen en kies Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

Stap 5: Uw samenvoegdocument opslaan

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met de gegevensbron. U kunt het samenvoegdocument opnieuw gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.

  • Open het document voor Afdruk samenvoegen en kies Ja wanneer u door Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

Zie ook

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×