Adresetiketten maken in Access

Microsoft Office Access 2007 biedt u verschillende mogelijkheden voor het maken van etiketten die gegevens uit uw Access-tabellen bevatten. De eenvoudigste manier is om de wizard Etiketten te gebruiken om etiketten vanuit een rapport te maken en af te drukken. Daarnaast kunt u gegevens in Access importeren uit andere bronnen, zoals Microsoft Office Excel 2007-werkmappen en lijsten met contactpersonen uit Microsoft Office Outlook 2007, en kunt u deze gegevens of bestaande Access-tabellen samenvoegen met een Microsoft Office Word 2007-document en vervolgens etiketten maken en afdrukken vanuit Word.

Wat wilt u doen?

Etiketten maken en afdrukken met Access

Tips en trucs voor het maken van etiketten

Access-gegevens afdrukken met behulp van de wizard Afdruk samenvoegen in Word

Etiketten maken en afdrukken met Access

In Access maakt u etiketten in de vorm van een rapport dat voor een klein paginaformaat is opgemaakt, zodat het op het gewenste etiket past. Meestal worden etiketten voor mailings gebruikt, maar u kunt alle gewenste Access-gegevens op etiketformaat afdrukken. In het geval van adresetiketten komen de adresgegevens voor het rapport uit de tabellen of query's die de adressen bevatten. Als u het rapport afdrukt, levert dat één etiket op per adres in de onderliggende recordbron.

Opmerking: In de stappen in dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u al een Access-database hebt gemaakt die tabellen (of gekoppelde tabellen) bevat met de gegevens die u op de etiketten wilt weergeven. In het gedeelte Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over het aan de slag gaan met Access.

De wizard Adresetiketten stelt u een aantal vragen over uw etiketten en over de gegevens die u op de etiketten wilt weergeven. De wizard maakt het rapport, dat u dan eventueel nog kunt aanpassen.

Etiketten maken met de wizard Adresetiketten

  1. Selecteer of open in het navigatiedeelvenster de tabel of query die de recordbron wordt voor de etiketten.

  2. Klik op het tabblad Maken in de groep Rapporten op Etiketten Knopafbeelding .

    De wizard Adresetiketten wordt gestart.

    Eerste pagina van wizard Adresetiketten

  3. Als u de fabrikant en het productnummer van de etiketten kent:

    • Selecteer de fabrikant in het vak Filteren op fabrikant.

    • Selecteer uw etiket in het vak Welke etiketafmetingen wilt u gebruiken?.

      Probeer anders een product te vinden waarvoor de waarden in de kolommen Afmetingen en Aantal horizontaal met uw etiketten overeenkomen.

      Als u geen overeenkomend etiket kunt vinden:    

    • Klik op Aanpassen en vervolgens op Nieuw.

      Het dialoogvenster Nieuw etiket wordt weergegeven.

      Pagina Nieuw etiket van de wizard Adresetiketten

    • Meet uw etiketten en typ de afmetingen in de daarvoor bestemde vakken in het dialoogvenster Nieuw etiket.

    • Typ een naam voor de aangepaste etiketten in het tekstvak Etiketnaam, selecteer het gewenste etikettype en de gewenste afdrukstand en klik vervolgens op OK.

      Als u al een aangepast etiket hebt gemaakt en dit wilt selecteren:    

    • Klik op Aangepaste afmetingen weergeven en klik vervolgens op het gewenste aangepaste etiket.

  4. Selecteer Losse vellen of Kettingpapier onder Etikettype en klik op Volgende.

  5. Selecteer het lettertype, de grootte, het tekengewicht en de tekstkleur die u voor uw etiket wilt gebruiken en klik op Volgende.

  6. Op de pagina Welke gegevens wilt u in het adresetiket opnemen van de wizard selecteert u de velden die u op uw etiketten wilt gebruiken in de lijst Beschikbare velden en dubbelklikt u op de velden om deze toe te voegen aan het vak Modeletiket.

    Velden aan een etiket toevoegen in de wizard Adresetiketten

    • Gebruik de SPATIEBALK om witruimte toe te voegen tussen de velden in het vak Modeletiket.

    • Druk op ENTER als u een nieuwe regel wilt maken

    • Om naar een ander veld of een andere regel te gaan, gebruikt u de pijltoetsen.

    • Druk op BACKSPACE als u een veld uit het vak wilt verwijderen.

    • Als u andere tekst of interpunctie wilt toevoegen (bijvoorbeeld een komma achter de plaatsnaam), klikt u op de plaats waar u wilt dat de tekst wordt geplaatst en begint u te typen. Deze tekst is hetzelfde op elk etiket.

      Opmerking: U kunt alleen velden van de volgende gegevenstypen toevoegen met de wizard Adresetiketten: Tekst, Memo, Numeriek, Datum/tijd, Valuta, Ja/nee of Bijlage. Als u velden van het gegevenstype OLE-object of Hyperlink wilt toevoegen, opent u het rapport met etiketten in de ontwerpweergave na voltooiing van de wizard Adresetiketten en voegt u vervolgens de gewenste velden toe met het deelvenster Lijst met velden. Met het rapport in de ontwerpweergave opent u het deelvenster Lijst met velden door te drukken op ALT+F8.

      Wanneer u de velden op de gewenste manier op het etiket hebt gerangschikt, klikt u op Volgende.

  7. Op de volgende pagina kunt de velden kiezen waarop u uw etiketten wilt sorteren. U kunt bijvoorbeeld op postcode sorteren voor een grote mailing. Selecteer de velden waarop u wilt sorteren in de lijst Beschikbare velden en dubbelklik op de velden om deze toe te voegen aan het vak Sorteren op. Klik op Volgende als u klaar bent.

    De sorteervolgorde instellen in de wizard Adresetiketten

  8. Typ op de laatste pagina een naam voor de etiketten en klik op Voltooien.

    Laatste pagina van de wizard Adresetiketten

    Als u op de laatste pagina van de wizard Adresetiketten de optie De adresetiketten weergeven zoals deze worden afgedrukt kiest, worden de etiketten weergegeven in het Afdrukvoorbeeld. U kunt op een etiket klikken om in en uit te zoomen of u kunt de zoomknop op de statusbalk gebruiken.

    Zoomknop

    Als u op de laatste pagina van de wizard Adresetiketten de optie Het ontwerp van de adresetiketten wijzigen kiest, wordt het etiketrapport weergegeven in de ontwerpweergave.

De weergave van etiketten aanpassen

Als de resulterende etiketten niet aan uw verwachtingen voldoen, kunt u de lay-out aanpassen door het rapport te openen in de ontwerpweergave en daar uw wijzigingen aan te brengen. U kunt dit het beste doen in de ontwerpweergave omdat u in deze weergave de meeste controle hebt over de lay-out. Schakel over naar de afdrukweergave als u het resultaat wilt zien van de wijzigingen die u hebt aangebracht in de ontwerpweergave.

Als de gegevens niet goed worden uitgelijnd op de etiketten

In veel gevallen kunt u kleine problemen in de etiketlay-out herstellen door wijzigingen aan te brengen in de ontwerpweergave. U kunt de besturingselementen verplaatsen en u kunt de afmeting van het etiket aanpassen door de breedte en hoogte te wijzigen in de detailsectie.

Om over te schakelen naar de ontwerpweergave klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klikt u vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave Knopafbeelding .

Als u de marges of de afstand tussen etiketten wilt wijzigen, kunt u het dialoogvenster Pagina-instelling gebruiken terwijl u in de ontwerpweergave werkt.

Klik op het tabblad Pagina-instelling in de groep Pagina-indeling op Kolommen Knopafbeelding . Het dialoogvenster Pagina-instelling wordt weergegeven, met het tabblad Kolommen geselecteerd.

Het tabblad Kolommen van het dialoogvenster Pagina-instelling

U kunt de volgende instellingen wijzigen in de drie secties van het dialoogvenster Pagina-instelling:

Sectie

Optie

Beschrijving

Rasterinstellingen

Aantal kolommen

Dit moet gelijk zijn aan het aantal etiketten over de breedte van de pagina.

Rijafstand

Typ een nieuwe waarde om de verticale ruimte tussen de rijen met etiketten te vergroten of verkleinen.

Kolomafstand

Typ een nieuwe waarde om de horizontale ruimte tussen de kolommen met etiketten te vergroten of verkleinen.

Kolomgrootte

Breedte

Houd rekening met de marge-instellingen en de kolomafstand wanneer u deze waarde instelt.

Als u de marges wilt controleren en aanpassen, klikt u in het dialoogvenster Pagina-instelling op Afdrukopties.

Hoogte

Pas naar wens de hoogte van elk etiket aan.

Gelijk aan detailsectie.

Stelt de kolombreedte en -hoogte in op de breedte en hoogte van de detailsectie in de ontwerpweergave.

Kolomindeling

Omlaag, dan opzij

De etiketgegevens worden eerst in de eerste kolom afgedrukt, dan in de tweede kolom, enzovoort.

Opzij, dan omlaag

De etiketgegevens worden eerst op de eerste rij afgedrukt, dan op de tweede rij, enzovoort

Opmerking: U kunt het dialoogvenster Pagina-instelling ook gebruiken vanuit het Afdrukvoorbeeld. Wanneer u op OK klikt om het dialoogvenster te sluiten, kunt u direct zien welke invloed uw nieuwe instellingen hebben op de etiketten.

U zult waarschijnlijk moeten experimenteren om de optimale uitlijning van uw gegevens op de etiketten te vinden, vooral voor het afdrukken op losse etiketvellen met meerdere kolommen. Een etiketrapport bestaat uit een aantal gebieden die ruimte innemen. Er zijn bijvoorbeeld de etiketten zelf, de ruimte tussen de etiketten en de ruimte voor de paginamarges. Als uw vel met etiketten 21 cm breed is en de marges links en rechts 1 cm zijn, hebt u slechts 19 cm beschikbare ruimte (21 min 2). Als u uw rapport ontwerpt voor twee kolommen met etiketten en u gebruikt 1 cm als ruimte tussen de etiketten (de instelling voor de kolomafstand in het dialoogvenster Pagina-instelling), dan hebt u slechts 18 cm beschikbaar voor de etiketten zelf. De breedte van de detailsectie moet dus niet groter zijn dan 9 cm (18 / 2 kolommen) om de etiketgegevens precies te laten passen. Hetzelfde principe is van toepassing voor de verticale afmetingen; bij het aanpassen van de hoogte van de etiketten moet u rekening houden met de boven- en ondermarges en met de rijafstand.

Als de instellingen in het dialoogvenster Pagina-instelling en/of de breedte van de besturingselementen in het rapportontwerp als resultaat hebben dat sommige gegevens niet op de pagina passen als u het rapport afdrukt of in het afdrukvoorbeeld bekijkt, verschijnt het bericht 'Het is mogelijk dat niet alle gegevens worden weergegeven'. Dit betekent dat u uw pagina-instellingen moet aanpassen en eventueel ook de afmetingen van de besturingselementen in uw rapportontwerp. Als u dit bericht ziet, kunt u een van de twee volgende mogelijkheden proberen:

  • Verklein de breedte van de besturingselementen in de detailsectie zodat ze passen in de berekende beschikbare ruimte van een enkel etiket. Zie het voorbeeld eerder in deze kolom voor informatie over hoe u de beschikbare ruimte kunt berekenen.

  • Verklein de afmetingen van de paginamarges in het dialoogvenster Pagina-instelling. Hiermee vergroot u de beschikbare ruimte voor de gegevens op uw etiketten.

Etiketten afdrukken

  1. Open het rapport in een willekeurige weergave (of selecteer het rapport in het navigatiedeelvenster).

  2. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Afdrukken. Knop Afdrukken

    Het dialoogvenster Afdrukken wordt weergegeven.

  3. Voer de gewenste opties voor de printer, het afdrukbereik en het aantal exemplaren in.

  4. Klik op OK.

Naar boven

Tips en trucs voor het maken van etiketten

  • Adressen voor afdrukken selecteren    Als u niet alle adressen uit de onderliggende recordbron wilt afdrukken, gebruikt u een van de volgende methoden:

    • Adressen selecteren door een of meer criteria op te geven    Maak een parameterquery en geef deze query op als recordbron van het etiketrapport. Wanneer u het rapport opent, vraagt de query u om de criteria op te geven voor het ophalen van records. De records die met uw criteria overeenkomen worden vervolgens opgehaald en beschikbaar gemaakt voor het etiketrapport.

      Als u Word gebruikt om de adressen te maken en af te drukken, geeft u de parameterquery als gegevensbron op bij de samenvoegbewerking.

    • Adressen selecteren door te bladeren in de adresrecords     Wanneer u door de adreslijst wilt bladeren en handmatig de adressen wilt selecteren waarvoor u etiketten wilt afdrukken, doet u het volgende:

      1. Voeg in de ontwerpweergave een Ja/nee-veld met de naam EtiketAfdrukken toe aan de onderliggende adrestabel. Wanneer u overschakelt naar de gegevensbladweergave, ziet u een selectievakje in iedere rij van de kolom EtiketAfdrukken.

      2. Gebruik de wizard Selectiequery om een query te maken die alle adresvelden en het veld EtiketAfdrukken bevat.

      3. Open de query in de ontwerpweergave en typ Ja in de cel Criteria van het veld EtiketAfdrukken. De query zal alleen die adressen ophalen die u wilt afdrukken.

      4. Stel de eigenschap RecordSource (recordbron) van het etiketrapport in op de naam van de query.

      5. Voordat u etiketten afdrukt, opent u de tabel in de gegevensbladweergave en schakelt u de selectievakjes in voor de adressen die u wilt afdrukken. Schakel de selectievakjes uit voor de adressen die u niet wilt afdrukken. Open vervolgens het rapport en druk het af.

  • Adressen rechtstreeks op enveloppen afdrukken    U wilt de adressen misschien rechtstreeks op enveloppen kunnen afdrukken in plaats van eerst op etiketten die u vervolgens op de enveloppen moet plakken. Om een etiket op een envelop af te drukken, moet u de envelop als aangepast etiket definiëren. In stap 1 van de wizard, wanneer u wordt gevraagd de etiketdetails op te geven, klikt u op Aanpassen en volgt u de instructies in stap 4 op. Vergeet niet het Etikettype in te stellen op Losse vellen.

Naar boven

Access-gegevens afdrukken met behulp van de wizard Afdruk samenvoegen in Word

Als uw adressen in Access zijn opgeslagen maar u deze naar Word wilt exporteren, zodat u de samenvoegfunctionaliteit van Word kunt gebruiken om uw etiketten op te maken en af te drukken, kunt u de wizard Afdruk samenvoegen in Word gebruiken.

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel of query met de gegevens die u wilt afdrukken.

  2. Op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren klikt u op Meer en vervolgens op Samenvoegen met Microsoft Office Word.

    De wizard Afdruk samenvoegen van Microsoft Word wordt gestart.

  3. Als u al een document hebt gemaakt en uw gegevens daaraan wilt koppelen, klikt u op Gegevens koppelen aan een bestaand Word-document. Klik anders op Een nieuw document maken en de gegevens daaraan koppelen.

  4. Klik op OK.

    Als u Gegevens koppelen aan een bestaand Word-document selecteert, wordt het dialoogvenster Microsoft Word-document selecteren geopend. Selecteer het gewenste document en klik op Openen. Het document wordt geopend in Word.

    Als u ervoor kiest een nieuw document te maken, wordt Word geopend met een leeg document.

  5. Volg de aanwijzingen op in het deelvenster Afdruk samenvoegen in Word. Zie de Help-informatie van Word voor meer informatie over de wizard Afdruk samenvoegen in Word.

Opmerking: U kunt Word gebruiken om uw adressen af te drukken, ongeacht waar de adressen zijn opgeslagen. Vanuit Word kunt u een verbinding maken met adreslijsten die in diverse programma's zijn opgeslagen, zoals Excel, Outlook en Access. Wanneer u geen adreslijst hebt, kunt u deze maken in Word en vervolgens etiketten afdrukken. Zie de Help-informatie van Word voor meer informatie.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×