Adresetiketten maken en afdrukken voor een adreslijst in Excel

Als u een grootschalige mailing wilt verzenden naar een adreslijst die u op een Microsoft Excel- werkblad bijhoudt, kunt u een afdruk samenvoegen in Microsoft Word. Bij een samenvoegbewerking wordt een vel met adresetiketten gemaakt die u kunt afdrukken. Elk etiket op het vel bevat een adres uit de lijst.

Als u de adresetiketten wilt maken en afdrukken, moet u eerst de werkbladgegevens in Excel voorbereiden en in Word de afdruketiketten configureren, rangschikken, controleren en afdrukken. Wanneer u adresetiketten wilt gebruiken om een grootschalige mailing te verzenden naar uw adreslijst, kunt u via een samenvoegbewerking een vel met adresetiketten maken. Elk etiket bevat een adres uit de lijst.

Het proces voor een samenvoegbewerking bestaat uit de volgende algehele stappen:

  1. De werkbladgegevens in Excel voorbereiden voor de samenvoegbewerking    Voordat u het proces voor een samenvoegbewerking start, moet de adreslijst overeenkomen met de tabelstructuur die vereist is voor het samenvoegen van een afdruk.

  2. De etiketten instellen voor de samenvoegbewerking in Word    U stelt de indeling van de etiketten één keer in, voor alle etiketten in de samenvoegbewerking. Tijdens het samenvoegen van e-mail wordt het hiervoor gebruikte document het hoofddocument genoemd. In het hoofddocument voor etiketten kunt u ook inhoud instellen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten.

  3. De etiketten koppelen aan de werkbladgegevens    De adreslijst is de gegevensbron die in Microsoft Word wordt gebruikt voor de samenvoegbewerking. In dit geval is het een Excel-werkblad met de adressen die op de etiketten moeten worden afgedrukt.

  4. De lijst met geadresseerden definiëren die u wilt opnemen op de etiketten    In Word wordt voor elk adres in de adreslijst een etiket gegenereerd. Als u niet voor alle adressen in uw adreslijst een etiket wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen of records u wilt opnemen.

  5. Tijdelijke aanduidingen, samenvoegvelden genoemd, aan de etiketten toevoegen    Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden gegevens uit de adreslijst ingevuld in de samenvoegvelden.

  6. Een voorbeeld van de samenvoeging bekijken, de samenvoeging voltooien en de etiketten afdrukken    U kunt een voorbeeld van elk etiket bekijken voordat u de volledige set afdrukt.

  7. De labels opslaan voor toekomstig gebruik   

In dit artikel

Stap 1: de werkbladgegevens in Excel voorbereiden voor de samenvoegbewerking

Stap 2: de etiketten instellen voor de samenvoegbewerking in Word

Een samenvoegbewerking onderbreken en hervatten

Stap 3: de etiketten koppelen aan de werkbladgegevens

Stap 4: de lijst verfijnen met geadresseerden die u wilt opnemen op de etiketten

Stap 5: tijdelijke aanduidingen (samenvoegvelden) toevoegen aan de etiketten

Wat gebeurt er wanneer u afdrukken samenvoegt?

De samenvoegvelden toewijzen aan uw gegevensbestand

De inhoud typen en de velden toevoegen

Een weergave met aangepaste velden instellen voor contactpersonen

De samenvoegbewerking vanuit Outlook uitvoeren

De samengevoegde gegevens opmaken

Stap 6: een voorbeeld bekijken en de etiketten afdrukken

Voorbeeld van de samenvoegbewerking bekijken

Afdruk samenvoegen voltooien

Stap 7: de etiketten opslaan voor toekomstig gebruik

Stap 1: de werkbladgegevens in Excel voorbereiden voor de samenvoegbewerking

In Excel moet de adreslijst overeenkomen met de tabelstructuur die nodig is voor de samenvoegbewerking.

  1. Ga op een werkblad als volgt te werk om de adreslijst te schikken:

    1. Gebruik kolomkoppen waarmee duidelijk wordt aangegeven welk type gegevens elke kolom bevat.

      Tip : Gebruik bijvoorbeeld kolomkoppen, zoals Voornaam, Achternaam, Adres en Plaats in plaats van Kolom 1, Kolom 2, Kolom 3 en Kolom 4.

    2. Gebruik een aparte kolom voor elk element dat u wilt opnemen in de samenvoegbewerking.

      Tip : Als u voor- en achternamen in aparte kolommen opslaat, kunt u met de samenvoegbewerking ook formulierbrieven maken waarin elke geadresseerde wordt aangesproken met de voornaam als u voor- en achternamen in aparte kolommen opslaat. U kunt ook een aparte kolom toevoegen voor een titel, zoals Dhr. of Mevr.

    3. Neem alleen rijen en kolommen op die gegevens bevatten. Neem geen lege rijen of kolommen op in de adreslijst, want de gemaakte lijst met etiketten wordt mogelijk niet voltooid voorbij de lege rijen en kolommen wanneer u de etiketten instelt voor de samenvoegbewerking in Word.

  2. Ga als volgt te werk om een naam voor de adreslijst op te geven zodat u deze lijst tijdens de samenvoegbewerking kunt zoeken en selecteren:

    1. Selecteer op het werkblad de volledige adreslijst, inclusief de cellen met kolomkoppen.

    2. Ga naar het tabblad Formules en klik in de groep Gedefinieerde namen op Naam bepalen.

      groep gedefinieerde namen op het tabblad formules

    3. Typ in het vak Naam een naam voor de adreslijst, zoals Vakantiekaarten, en klik op OK.

      Tip : Het eerste teken van een naam moet een letter zijn en u kunt geen spatie tussen woorden typen. Gebruik in plaats van een spatie een onderstrepingsteken (_).

  3. Sla de werkmap op en sluit deze.

Naar boven

Stap 2: de etiketten instellen voor de samenvoegbewerking in Word

U configureert de indeling van de etiketten slechts eenmaal voor alle etiketten in de samenvoegbewerking. Bij een dergelijke bewerking wordt het document dat u voor de indeling configureert, het hoofddocument voor etiketten genoemd. In dit document kunt u ook elke inhoud configureren die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten.

Mogelijk beschikt u al over een pakket met etiketvellen van een van de leveranciers van etiketvellen, zoals Avery, AOne of Formtec. Elk etiketvel heeft een bepaalde grootte en bevat een bepaald aantal etiketten met specifieke afmetingen.

Als u het hoofddocument voor etiketten wilt configureren, moet u de afmetingen afstemmen op de afmetingen van de etiketten op de werkbladen die u wilt gebruiken.

  1. Start Word en open een leeg document.
    Zonder een leeg document zijn de opdrachten in de volgende stap niet beschikbaar.

  2. Klik op het tabblad Verzendlijsten en in de groep Afdruk samenvoegen starten op Afdruk samenvoegen starten.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Afdruk samenvoegen starten en de lijst met beschikbare opties voor het type samenvoeging dat u wilt uitvoeren.

  3. Klik op Etiketten.

  4. In het dialoogvenster Opties moet u diverse opties selecteren.

    Dialoogvenster Opties voor label

    1. Het type printer waarmee u de etiketten afdrukt.

    2. De leverancier van de etiketvellen.

    3. Het nummer dat overeenkomt met het productnummer op de verpakking van uw etiketten.

  5. Klik onder Printerinformatie op het type printer waarmee u de etiketten wilt afdrukken.

  6. Klik in de lijst Etiketproducent op de naam van het bedrijf dat de door u gebruikte etiketvellen produceert.

  7. Klik in de lijst Productnummer op het productnummer dat is vermeld op de verpakking van etiketvellen.

    Als het productnummer van uw etiketvellen niet overeenkomt met een van de waarden in het dialoogvenster Labelopties, kunt u de etiketten toch afdrukken. Hiervoor moet u enkele instellingen aanpassen:

    1. Meet de etiketten op het vel op en noteer de afmetingen en het aantal etiketten dat op één vel past.

      Opmerking : Meet de etiketten zorgvuldig op. Het etiketformaat dat door de fabrikant wordt aangegeven, kan namelijk iets groter zijn dan de werkelijke afmetingen. Een etiket met de afmetingen 2,54 bij 5,08 cm kan in werkelijkheid bijvoorbeeld een hoogte van 2,38 cm en een breedte van 4,92 cm hebben.

    2. Selecteer in de lijst Productnummer een type etiket dat ongeveer dezelfde grootte heeft als uw etiketten.

      Als het gewenste type etiketten niet in het vak Productnummer voorkomt, kunt u misschien een van de andere etiketten in de lijst gebruiken. U kunt ook zelf een nieuw formaat voor etiketten maken.

    3. Klik op Details en vergelijk de afmetingen van de etiketten en het aantal etiketten per vel (bij etiketten voor laser- en inkjetprinters) of het aantal kolommen op het etikettenformulier (bij etiketten voor matrixprinters).

    4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Als de afmetingen en de indeling overeenkomen met die van uw etiketten, gebruikt u het geselecteerde etiket.

      • Als de afmetingen en de indeling niet overeenkomen met uw etiketten, klikt u op Annuleren en gaat u door met stap 5.

    5. Klik in het dialoogvenster Opties op het type printer (Rollenprinters of Paginaprinters) en klik op Nieuw.

    6. Typ een naam in het vak Etiketnaam, selecteer de hoogte, breedte, marges en andere opties voor het etiket en klik op OK.

Het nieuwe etiket wordt weergegeven in de categorie Overige/aangepast. Selecteer derhalve Overige/aangepast in de lijst Etiketproducent als u de volgende keer het aangepaste etiket wilt gebruiken.

  1. Klik op OK nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.

    In Word wordt een document met een tabel gemaakt waarin de etiketten worden ingedeeld. Als er geen lijnen tussen de etiketten worden weergegeven, klikt u onder Hulpmiddelen voor tabellen op het tabblad Indeling en klikt u in de groep Tabel op Rasterlijnen weergeven.

Naar boven

Een samenvoegbewerking onderbreken en hervatten

Als u een samenvoegbewerking moet onderbreken, kunt u het hoofddocument voor etiketten waarmee u bezig bent opslaan en de bewerking later hervatten. In Word blijven de gegevensbron en veldgegevens in het opgeslagen document behouden. Als u het taakvenster Afdruk samenvoegen gebruikte toen u de samenvoegbewerking onderbrak, keert u terug naar uw plaats in het taakvenster wanneer u de samenvoegbewerking hervat.

  1. Open het opgeslagen hoofddocument voor etiketten wanneer u de samenvoegbewerking wilt hervatten.

    In Word wordt u in een berichtvak gevraagd of u daadwerkelijk het document wilt openen en een SQL-opdracht wilt uitvoeren. (De SQL-opdracht maakt verbinding met Word om het Excel-bronbestand op te slaan.)

  2. Klik op Ja om verbinding te maken met het Excel-bronbestand en de adreslijst op te halen.

    De tekst van het hoofddocument voor etiketten en de ingevoegde velden worden weergegeven.

  3. Klik op het tabblad Verzendlijsten en ga verder met uw werk.

Naar boven

Stap 3: de etiketten koppelen aan de werkbladgegevens

Als u de adresgegevens wilt samenvoegen met de etiketten, moet u de etiketten koppelen aan het werkblad met de adreslijst.

  1. Ga als volgt te werk als u nog een koppeling met een werkblad tot stand hebt gebracht:

    1. Klik in het menu Bestand op Opties.

    2. Klik op Geavanceerd.

    3. Ga naar het gedeelte Algemeen en schakel het selectievakje Conversie van bestandsindeling bevestigen bij openen in.

    4. Klik op OK.

  2. Ga in het geopende hoofddocument voor de samenvoegbewerking naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten achtereenvolgens op Adressen selecteren en op Bestaande lijst gebruiken.

    De optie Nieuwe lijst typen

  3. Zoek het Excel-werkblad in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en dubbelklik op het bestand.

  4. Schakel in het dialoogvenster Gegevensbestand bevestigen het selectievakje Alles weergeven in en klik vervolgens in het vak Gegevensbestand openen op MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls). Klik ten slotte op OK.

    Opmerking : Als u MS Excel-werkbladen via via DDE (*.xls) niet ziet in de lijst, controleert u of het selectievakje Alles weergeven wel is ingeschakeld.

  5. Selecteer in het dialoogvenster Microsoft Office Excel bij Naam of celbereik het celbereik of werkblad met de informatie die u wilt samenvoegen en klik op OK.

De etiketten zijn nu gekoppeld aan de werkbladgegevens, maar het etiketvel is nog altijd leeg. Zo nodig kunt u de lijst met geadresseerden definiëren, zoals wordt beschreven in stap 4, of de tijdelijke aanduidingen voor de adresgegevens invullen op de etiketten, zoals beschreven in stap 5.

Naar boven

Stap 4: de lijst met geadresseerden verfijnen die u wilt opnemen op de etiketten

In Word wordt voor elk adres in de adreslijst een etiket gegenereerd. Als u niet voor alle adressen in uw adreslijst een etiket wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen (records) u wilt opnemen.

Ga als volgt te werk als u de adreslijst nader wilt specificeren of slechts een deel van de records in het gegevensbestand wilt gebruiken:

  1. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adreslijst bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressenlijst bewerken gemarkeerd.

  2. Ga in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op een van de volgende manieren te werk:

    • Afzonderlijke records selecteren    Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten.

      Tip : Als u alleen bepaalde records in de samenvoegbewerking wilt opnemen, kunt u het selectievakje in de veldnamenrij uitschakelen en alleen de gewenste records selecteren. Als u de meeste items van de lijst wilt opnemen, schakelt u het selectievakje in de veldnamenrij in en schakelt u de selectievakjes uit voor de records die u niet wilt opnemen.

    • Records sorteren    Klik op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. De lijst wordt in oplopende alfabetische volgorde gesorteerd (van A naar Z). Klik nogmaals op de kolomkop als u de lijst in aflopende alfabetische volgorde wilt sorteren (van Z naar A).

      Als u geavanceerdere sorteeropties wilt opgeven, klikt u onder Adreslijst nader specificeren op Sorteren en selecteert u de sorteervoorkeuren op het tabblad Records sorteren in het dialoogvenster Filteren en sorteren. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat adressen van geadresseerden moeten worden gealfabetiseerd op achternaam binnen elke postcode en dat postcodes moeten worden weergegeven in numerieke volgorde.

    • Records filteren    Deze methode is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of niet in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u specifieke records opnemen of uitsluiten door selectievakjes in of uit te schakelen.

      Ga als volgt te werk als u records wilt filteren:

      1. Klik onder Adreslijst nader specificeren op Filteren.

      2. Kies in het dialoogvenster Queryopties op het tabblad Records filteren de criteria voor het filter.

        Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor adressen in Australië, klikt u in de lijst Veld op Land of regio, klikt u in de lijst Vergelijking op Gelijk aan en typt u in de lijst Vergelijken met de tekst Australië.

      3. Klik op En of Of en geef meer criteria op als u het filter verder wilt verfijnen.

        Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor bedrijven in München, filtert u op records waarbij het veld Plaats de waarde München bevat en waarbij het veld Bedrijf niet leeg is. Als u in dit filter Of in plaats van En gebruikt, worden in uw samenvoegbewerking alle adressen uit München opgenomen, maar ook alle adressen met een bedrijfsnaam, ongeacht de plaats.

Opmerking : Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd op de computer, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Adressen valideren klikken om de adressen van de geadresseerden te valideren.

Naar boven

Stap 5: tijdelijke aanduidingen (samenvoegvelden) toevoegen aan de etiketten

Nadat u etiketten aan de adreslijst hebt gekoppeld, kunt u tijdelijke aanduidingen toevoegen die aangeven waar het adres op elk etiket moet verschijnen. U kunt ook de gegevens toevoegen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een afbeelding of het adres van de afzender.

De tijdelijke aanduidingen voor de adressen worden samenvoegvelden genoemd. Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden gegevens uit de adreslijst ingevuld in de samenvoegvelden. Samenvoegvelden in Word komen overeen met de kolomkoppen op uw Excel-werkblad.

Gegevensbestand met kolommen (categorieën) en rijen (records)

1. Kolommen in een gegevensbestand zijn gegevenscategorieën. Samenvoegvelden die u aan de etiketten toevoegt, zijn tijdelijke aanduidingen voor deze categorieën.

2. Rijen in een gegevensbestand zijn informatierecords. Wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert, wordt in Word voor elke record een etiket gegenereerd.

Door een samenvoegveld in te voegen in het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten, geeft u aan dat u een bepaalde gegevenscategorie, zoals Naam of Adres, op die locatie wilt weergeven.

Velden die in een Word-document zijn ingevoegd

Opmerking : Wanneer u een samenvoegveld in het hoofddocument voor etiketten invoegt, verschijnen voor en achter de veldnaam altijd dubbele punthaken (« »). Deze dubbele punthaken worden op de uiteindelijke etiketten niet weergegeven. Ze zijn enkel bedoeld als hulpmiddel om de velden in het hoofddocument voor etiketten te onderscheiden van de gewone tekst.

Naar boven

Wat gebeurt er wanneer u afdrukken samenvoegt?

Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden de velden van het eerste etiket vervangen door de gegevens uit de eerste rij in het gegevensbestand. Vervolgens worden de velden van het tweede etiket vervangen door de gegevens uit de tweede rij in het gegevensbestand, enzovoort.

Informatie van gegevensbestand samenvoegen in een etiket

Werken met velden: voorbeelden   

Wanneer u etiketten ontwerpt, kunt u elke kolomkop uit het gegevensbestand koppelen aan een veld op een etiket.

Stel dat u een mailinglijst gebruikt om abonnees maandelijks een nieuwsbrief te sturen en dat het gegevensbestand een kolom Verloopdatum bevat, waarin u de datum bijhoudt waarop het abonnement van elke abonnee verloopt. Als u een veld «Verloopdatum» in het hoofddocument voor etiketten plaatst voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, ziet elke abonnee de eigen verloopdatum op het adresetiket.

U kunt velden combineren en scheiden door middel van leestekens. Als u bijvoorbeeld een adres wilt maken, kunt u de velden in het hoofddocument van het etiket als volgt instellen:

«Voornaam» «Achternaam»

«Straat»

«Postcode» «Plaats»

Voor combinaties die u regelmatig gebruikt, zoals adresblokken en begroetingsregels, beschikt u in Word over samengestelde velden waarin een aantal velden is gegroepeerd. Het veld Adresblok is bijvoorbeeld een combinatie van diverse velden, zoals voornaam, achternaam , adres, postcode en plaats.

Items in het veld Adresblok

U kunt de inhoud van deze samengestelde velden aanpassen. Zo kunt u kiezen voor een formele adressering (Dhr. Koos S. Splinter) en in de begroeting 'Aan' in plaats van 'Geachte' gebruiken.

Naar boven

De samenvoegvelden toewijzen aan uw gegevensbestand

Voor elk adresonderdeel in Word wordt een kolom in het gegevensbestand gezocht. Mogelijk moet u hiervoor de samenvoegvelden in Word toewijzen aan de kolommen in het Excel-spreadsheet.

Als u de velden wilt toewijzen, opent u het tabblad Mailings en klikt u in de groep Velden beschrijven en invoegen op Velden vergelijken.

De groep Velden schrijven en invoegen

Het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend.

Dialoogvenster Velden vergelijken

De adresonderdelen worden links weergegeven, rechts vindt u de kolomkoppen van het gegevensbestand.

Voor elk onderdeel wordt de best overeenkomende kolom gezocht. Zoals blijkt uit de afbeelding, wordt voor de kolom Functie van het gegevensbestand automatisch een overeenkomst voor Beleefdheidstitel opgehaald, maar in Word konden geen overeenkomsten voor andere elementen worden gevonden, zoals Middelste naam.

In de lijst rechts kunt u de kolom van het gegevensbestand selecteren die overeenkomt met het onderdeel links. Het is best mogelijk dat Unieke id en Middelste naam geen overeenkomst hebben. Het samenvoegetiket hoeft niet elk veld te bevatten. Als u een veld toevoegt dat geen gegevens uit het gegevensbestand bevat, verschijnt het veld in het samengevoegde document als lege tijdelijke aanduiding, gewoonlijk een lege regel of een verborgen veld.

Naar boven

De inhoud typen en de velden toevoegen

  1. Typ op het etiket dat u vooraf instelt (het hoofddocument voor etiketten) eventuele inhoud die u wilt weergeven op elk etiket.

    Als u een afbeelding wilt toevoegen, zoals een logo, gaat u naar het tabblad Invoegen en klikt u in de groep Illustraties op Afbeelding.

  2. Klik op de plaats waar u het veld wilt invoegen.

  3. Gebruik de groep Velden beschrijven en invoegen op het tabblad Mailings.

    De groep Velden schrijven en invoegen

  4. Voeg een of meer van de volgende items toe:

    • Adresblok met naam, adres en andere gegevens

    • Klik op Adresblok.

    • Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adresonderdelen en opmaak die u wilt toepassen en klik op OK.

    • Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn om het adresblok te voltooien. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

    • Individuele velden

      U kunt informatie uit individuele velden invoegen, zoals een voornaam, een telefoonnummer of het bedrag van de contributie uit een lijst met sponsors. Als u snel een veld uit uw gegevensbestand aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen, klikt u op de pijl naast Samenvoegveld invoegen en klikt u op de veldnaam.

      Ga als volgt te werk als u andere optionele velden wilt invoegen in het document:

      • Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Samenvoegveld invoegen.

      • Ga in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen op een van de volgende manieren te werk:

        • Klik op Adresvelden als u adresvelden wilt selecteren die automatisch overeenkomen met de velden in de gegevensbron, zelfs als de namen van deze velden niet hetzelfde zijn als de veldnamen in Word.

        • Klik op Databasevelden als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een gegevensbestand halen.

      • Klik in het vak Velden op het gewenste veld.

      • Klik achtereenvolgens op Invoegen en op Sluiten.

      • Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

        Opmerking : Als u een veld uit de lijst Databasevelden invoegt en overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens van dat veld niet in het samengevoegde document worden ingevoegd.

    • Aangepaste velden van Microsoft Office Outlook-contactpersonen

      U kunt aangepaste velden van contactpersonen alleen in het hoofddocument invoegen door de samenvoegbewerking vanuit Outlook te starten. Stel eerst een weergave voor de contactpersonen in met de velden die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken. Start vervolgens de samenvoegbewerking. Wanneer u de gewenste instellingen hebt geselecteerd, wordt Word automatisch gestart en kunt u de samenvoegbewerking voltooien.

Naar boven

Een weergave met aangepaste velden instellen voor contactpersonen

  1. Klik in Outlook-contactpersonen in het menu Beeld achtereenvolgens op Weergave wijzigen en op Lijst.

  2. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik in het snelmenu op Veldkiezer.

  3. Selecteer boven aan het dialoogvenster Veldkiezer in de vervolgkeuzelijst de optie Gebruikersvelden in map.

  4. Sleep het veld dat u wilt toevoegen van het dialoogvenster naar de kolomkoppen. Een kleine rode pijl helpt u om het veld op de gewenste locatie neer te zetten. Aangepast veld slepen van veldkiezer naar weergave van map met contactpersonen

    U voegt in het dialoogvenster Veldkiezer een nieuw veld toe door onderaan op Nieuw te klikken.

  5. Sluit het dialoogvenster Veldkiezer wanneer u alle aangepaste velden aan de weergave hebt toegevoegd.

  6. Als u een veld wilt verwijderen dat u niet wilt opnemen in de samenvoegbewerking, klikt u in de lijstweergave in de kolomkop op de veldnaam en sleept u deze buiten de kolomkop.

Naar boven

De samenvoegbewerking vanuit Outlook uitvoeren

  1. Selecteer individuele contactpersonen in uw Outlook-contactpersonen terwijl u Shift ingedrukt houdt als u een bereik wilt selecteren of terwijl u Ctrl ingedrukt houdt als u individuele contactpersonen wilt selecteren. Als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave, hoeft u op geen enkele contactpersoon te klikken.

  2. Klik op het tabblad Start op Afdruk samenvoegen.

  3. Klik op Alleen geselecteerde contactpersonen als u individuele contactpersonen hebt geselecteerd die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking. Klik op Alle contactpersonen in de huidige weergave als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave.

  4. Klik op Contactpersoonvelden in huidige weergave als u de lijstweergave zo hebt geconfigureerd dat alleen de velden worden weergegeven die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken. Als dit niet het geval is, klikt u op Alle contactpersoonvelden om alle contactpersoonvelden beschikbaar te maken voor de samenvoegbewerking.

  5. Klik op Nieuw document als u een nieuw hoofddocument wilt maken voor de samenvoegbewerking. Als dit niet het geval is, klikt u achtereenvolgens op Bestaand document en op Bladeren om het document te zoeken dat u als hoofddocument wilt gebruiken.

  6. Als u de geselecteerde contactpersonen en velden wilt opslaan zodat u deze later opnieuw kunt gebruiken, schakelt u het selectievakje Permanent bestand in en klikt u op Bladeren om het bestand op te slaan. De gegevens worden in een Word-document opgeslagen als door komma's gescheiden gegevens.

  7. Klik onder Documenttype op Adresetiketten.

  8. Klik op OK. Ga naar het tabblad Mailings nadat het document in Word is geopend en klik in de groep Velden schrijven en invoegen op de pijl naast Samenvoegveld invoegen. Klik vervolgens op de velden die u aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen.

  • Klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Etiketten bijwerken nadat u het eerste etiket op de gewenste manier hebt ingesteld.

    De indeling van het eerste etiket wordt overgenomen door alle overige etiketten.

  • U kunt de tekens voor samenvoegvelden («« »») niet handmatig typen en niet de opdracht Symbool in het menu Invoegen gebruiken in Word. U moet Afdruk samenvoegen gebruiken.

  • Als de samenvoegvelden tussen accolades worden weergegeven, zoals {MERGEFIELD Plaats }, worden veldcodes weergegeven in plaats van veldresultaten. Dit is niet van invloed op de samenvoegbewerking, maar als u veldresultaten in plaats van veldcodes wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de veldcode en klikt u vervolgens op Andere veldweergave.

Naar boven

De samengevoegde gegevens opmaken

In database- en spreadsheetprogramma's, zoals Access en Excel, worden de gegevens die u in cellen typt als onbewerkte gegevens opgeslagen, zoals lettertypen en kleuren. De opmaak die u in Access of Excel toepast, wordt niet samen met de onbewerkte gegevens opgeslagen. Wanneer u gegevens uit een gegevensbestand in een Word-document samenvoegt, worden alleen de onbewerkte gegevens zonder opmaak samengevoegd.

Als u de gegevens in het document wilt opmaken, selecteert u het samenvoegveld en maakt u dit op, net zoals u andere tekst opmaakt. Zorg dat u ook de dubbele punthaken (« ») rond het veld selecteert.

Naar boven

Stap 6: de etiketten weergeven en afdrukken

Nadat u de velden hebt toegevoegd aan het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten, kunt u het resultaat van de samenvoegbewerking bekijken. Als u tevreden bent met het voorbeeld, voltooit u de samenvoegbewerking en drukt u de etiketten af. Vervolgens kunt u het hoofddocument voor etiketten opslaan voor toekomstig gebruik.

Voorbeeld van de samenvoegbewerking bekijken

U kunt een voorbeeld van de etiketten bekijken en eventueel wijzigingen aanbrengen voordat u de samenvoegbewerking voltooit.

Ga op het tabblad Mailings in de groep Voorbeeld van resultaten op een van de volgende manieren te werk als u een voorbeeld wilt bekijken:

Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de groep Voorbeeld van het resultaat.

  • Klik op Voorbeeld van resultaten.

  • Blader door de etiketten door naar het tabblad Mailings te gaan en in de groep Voorbeeld van resultaten op de knop Volgende record en Vorige record te klikken.

  • Geef een voorbeeld van een specifiek etiketdocument weer door op Geadresseerde zoeken te klikken.

Opmerking : Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adreslijst bewerken om het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen waarin u de lijst kunt filteren of geadresseerden kunt wissen als u bepaalde records niet wilt opnemen.

Opmerking : Een vel met etiketten wordt in Word ingedeeld met een tabel. Wanneer u door de etiketten bladert, wordt de actieve record weergegeven in de eerste cel van de tabel, terwijl de volgende records in de volgende cellen verschijnen.

Naar boven

De samenvoegbewerking voltooien

Ga als volgt te werk als u de etiketten wilt afdrukken:

  1. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Voltooien achtereenvolgens op Voltooien en samenvoegen en op Documenten afdrukken.

Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

  1. Kies of u alle etiketten, alleen het weergegeven etiket of een specifiek deel van de etiketten wilt afdrukken.

Ga als volgt te werk als u afzonderlijke etiketten wilt wijzigen:

  1. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Voltooien achtereenvolgens op Voltooien en samenvoegen en op Afzonderlijke documenten bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

  2. Kies of u alle etiketten, alleen het weergegeven etiket of een specifiek deel van de etiketten wilt bewerken. De etiketten die u wilt bewerken, worden in een apart bestand opgeslagen.

Naar boven

Stap 7: de etiketten opslaan voor toekomstig gebruik

De samengevoegde etiketten die u opslaat, staan los van het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten. Het is aan te raden om het hoofddocument voor etiketten zelf ook op te slaan als u het later nog eens voor een samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Wanneer u het hoofddocument voor etiketten opslaat, wordt ook de verbinding met het gegevensbestand opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument voor etiketten opent, wordt u gevraagd of u de gegevens uit het gegevensbestand opnieuw in het hoofddocument voor etiketten wilt samenvoegen.

  • Klik op Ja als u het document wilt openen met de gegevens uit de eerste record die is samengevoegd.

  • Klik op Nee als u de koppeling tussen het hoofddocument voor etiketten en het gegevensbestand wilt verbreken. Het hoofddocument voor etiketten wordt opnieuw ingedeeld als gewoon Word-document en de velden worden vervangen door de unieke gegevens uit de eerste record.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×