Office
Aanmelden
Adresetiketten maken en afdrukken voor een adreslijst in Excel

Adresetiketten maken en afdrukken voor een adreslijst in Excel

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Als u een grootschalige mailing wilt verzenden naar een adreslijst die u in een werkblad van Microsoft Office Excel onderhoudt, kunt u een afdruk samenvoegen via Microsoft Office Word. Bij een samenvoegbewerking wordt een blad met adresetiketten gemaakt die u kunt afdrukken. Elk etiket op het blad bevat een adres uit de lijst.

Als u de adresetiketten wilt maken en afdrukken, moet u eerst de werkbladgegevens in Excel voorbereiden en in Word de afdruketiketten configureren, rangschikken, controleren en afdrukken. Wanneer u adresetiketten wilt gebruiken om een grootschalige mailing te verzenden naar uw adreslijst, kunt u via een samenvoegbewerking een vel met adresetiketten maken. Elk etiket bevat een adres uit de lijst.

Het proces voor een samenvoegbewerking bestaat uit de volgende algehele stappen:

  1. De werkbladgegevens in Excel voorbereiden voor de samenvoegbewerking    Voordat u het proces voor een samenvoegbewerking start, moet de adreslijst overeenkomen met de tabelstructuur die vereist is voor het samenvoegen van een afdruk.

  2. De etiketten instellen voor de samenvoegbewerking in Word    U stelt de indeling van de etiketten éénmaal in voor alle etiketten in de samenvoegbewerking. Het document dat u hiervoor gebruikt, wordt in een samenvoegbewerking het hoofddocument genoemd. In het hoofddocument van de etiketten kunt u ook de inhoud instellen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een bedrijfslogo of het adres van de afzender op verzendetiketten.

  3. De etiketten koppelen aan de werkbladgegevens    De adreslijst is de gegevensbron die in Microsoft Word wordt gebruikt voor de samenvoegbewerking. In dit geval is het een Excel-werkblad met de adressen die op de etiketten moeten worden afgedrukt.

  4. De lijst met adressen nader specificeren die u op de etiketten wilt afdrukken    In Word wordt voor elk adres in uw adressenlijst een etiket gegenereerd. Als u niet voor alle adressen in uw adressenlijst een etiket wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen (of records) u wilt opnemen.

  5. Tijdelijke aanduidingen, samenvoegvelden genoemd, aan de etiketten toevoegen   . Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, wordt de informatie uit uw adreslijst ingevoerd in de samenvoegvelden.

  6. Een voorbeeld bekijken, de samenvoegbewerking voltooien en de etiketten afdrukken    U kunt een voorbeeld van elk etiket bekijken voordat u de volledige set afdrukt.

  7. De labels opslaan voor toekomstig gebruik   

Tip: Als u Microsoft Office Access op uw computer is geïnstalleerd, kunt u in plaats daarvan de adreslijst exporteert vanuit Excel naar Access en gebruikt u toegang wilt maken en afdrukken van adresetiketten. Zie gegevens uit Excel naar Access verplaatsen en de adresetiketten maken in Accessvoor meer informatie.

Stap 1: de werkbladgegevens in Excel voorbereiden voor de samenvoegbewerking

In Excel moet de adreslijst overeenkomen met de tabelstructuur die nodig is voor de samenvoegbewerking.

  1. Ga op een werkblad als volgt te werk om de adreslijst te schikken:

    1. Gebruik kolomkoppen waarmee duidelijk wordt aangegeven welk type gegevens elke kolom bevat.

      Tip: Gebruik bijvoorbeeld kolomkoppen, zoals Voornaam, Achternaam, Adres en Plaats in plaats van Kolom 1, Kolom 2, Kolom 3 en Kolom 4.

    2. Gebruik een aparte kolom voor elk element dat u wilt opnemen in de samenvoegbewerking.

      Tip: Als u voor- en achternamen in aparte kolommen opslaat, kunt u met de samenvoegbewerking ook formulierbrieven maken waarin elke geadresseerde wordt aangesproken met de voornaam als u voor- en achternamen in aparte kolommen opslaat. U kunt ook een aparte kolom toevoegen voor een titel, zoals Dhr. of Mevr.

    3. Neem alleen rijen en kolommen op die gegevens bevatten. Neem geen lege rijen of kolommen op in de adreslijst, want de gemaakte lijst met etiketten wordt mogelijk niet voltooid voorbij de lege rijen en kolommen wanneer u de etiketten instelt voor de samenvoegbewerking in Word.

  2. Ga als volgt te werk om een naam voor de adreslijst op te geven, zodat u de lijst tijdens de samenvoegbewerking eenvoudig kunt vinden en selecteren:

    1. Selecteer op het werkblad de volledige adreslijst, inclusief de cellen met kolomkoppen.

    2. Ga naar het tabblad Formules en klik in de groep Gedefinieerde namen op Namen bepalen.

      Afbeelding van Excel-lint

    3. Typ in het vak Naam een naam voor de adreslijst, zoals Vakantiekaarten, en klik op OK.

      Tip: Het eerste teken van een naam moet een letter zijn en u kunt geen spatie tussen woorden typen. Gebruik in plaats van een spatie een onderstrepingsteken (_).

  3. Sla de werkmap op en sluit deze.

Naar boven

Stap 2: de etiketten instellen voor de samenvoegbewerking in Word

U configureert de indeling van de etiketten slechts eenmaal voor alle etiketten in de samenvoegbewerking. Bij een dergelijke bewerking wordt het document dat u voor de indeling configureert, het hoofddocument voor etiketten genoemd. In dit document kunt u ook elke inhoud configureren die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten.

Mogelijk beschikt u al over een pakket met etiketvellen van een van de leveranciers van etiketvellen, zoals Avery, AOne of Formtec. Elk etiketvel heeft een bepaalde grootte en bevat een bepaald aantal etiketten met specifieke afmetingen.

Als u het hoofddocument voor etiketten wilt configureren, moet u de afmetingen afstemmen op de afmetingen van de etiketten op de werkbladen die u wilt gebruiken.

  1. Start Word.

    Standaard wordt een leeg document geopend. Laat dit geopend. Als u het sluit, zijn de opdrachten in de volgende stap niet beschikbaar.

  2. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Afdruk samenvoegen starten, op Afdruk samenvoegen starten.

    Office 2010-lint

  3. Klik op Etiketten.

  4. In het dialoogvenster Opties moet u diverse opties selecteren.

    Dialoogvenster Opties voor label

    1. Het type printer waarmee u de etiketten afdrukt.

    2. De leverancier van uw etiketvellen.

    3. Het nummer dat overeenkomt met het productnummer op de verpakking van uw etiketten.

  5. Klik onder Printerinformatie op het type printer waarmee u de etiketten wilt afdrukken.

  6. Klik in de lijst Etiketproducent op de naam van het bedrijf dat de door u gebruikte etiketvellen produceert.

  7. Klik in de lijst Productnummer op het productnummer dat is vermeld op de verpakking van etiketvellen.

    Het productnummer van mijn etiketvellen komt niet overeen met een van de waarden in het dialoogvenster Opties

    U kunt uw etiketten afdrukken, maar u moet eerst een aantal instellingen aanpassen.

    1. Meet de etiketten op het vel op en noteer de afmetingen en het aantal etiketten dat op één vel past.

      Opmerking: Meet de etiketten zorgvuldig op. De etiketgrootte die door de fabrikant is opgegeven, kan namelijk iets groter zijn dan de werkelijke afmetingen. Een etiket met de afmetingen 2,54 bij 5,08 cm (1 bij 2 inch) kan in werkelijkheid bijvoorbeeld een hoogte van 2,38 cm en een breedte van 4,92 cm hebben.

    2. Selecteer in de lijst Productnummer een type etiket dat ongeveer dezelfde grootte heeft als uw etiketten.

      Als het gewenste type etiketten niet in het vak Productnummer voorkomt, kunt u misschien een van de andere etiketten in de lijst gebruiken. U kunt ook zelf een nieuw formaat voor etiketten maken.

    3. Klik op Details en vergelijk de afmetingen van de etiketten en het aantal etiketten per vel (bij etiketten voor laser- en inkjetprinters) of het aantal kolommen op het etikettenformulier (bij etiketten voor matrixprinters).

    4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Als de afmetingen en de indeling overeenkomen met die van uw etiketten, gebruikt u het geselecteerde etiket.

      • Als de afmetingen en de indeling niet overeenkomen met uw etiketten, klikt u op Annuleren en gaat u door met stap 5.

    5. Klik in het dialoogvenster Opties op het type printer (Rollenprinters of Paginaprinters) en klik vervolgens op Nieuw.

    6. Typ een naam in het vak Etiketnaam, selecteer de hoogte, breedte, marges en andere opties voor het etiket en klik vervolgens op OK.

    Het nieuwe etiket wordt weergegeven in de categorie Overige/aangepast. Selecteer derhalve Overige/aangepast in de lijst Etiketproducent als u de volgende keer het aangepaste etiket wilt gebruiken.

  8. Klik op OK nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.

    In Word wordt een document met een tabel gemaakt waarin de etiketten worden ingedeeld. Als er geen lijnen tussen de etiketten worden weergegeven, klikt u onder Hulpmiddelen voor tabellen op het tabblad Indeling en klikt u in de groep Tabel op Rasterlijnen weergeven.

Een samenvoegbewerking onderbreken en hervatten

Als u een samenvoegbewerking moet onderbreken, kunt u het hoofddocument voor etiketten waarmee u bezig bent opslaan en de bewerking later hervatten. In Word blijven de gegevensbron en veldgegevens in het opgeslagen document behouden. Als u het taakvenster Afdruk samenvoegen gebruikte toen u de samenvoegbewerking onderbrak, keert u terug naar uw plaats in het taakvenster wanneer u de samenvoegbewerking hervat.

  1. Open het opgeslagen hoofddocument voor etiketten wanneer u de samenvoegbewerking wilt hervatten.

    In Word wordt u in een berichtvak gevraagd of u daadwerkelijk het document wilt openen en een SQL-opdracht wilt uitvoeren. (De SQL-opdracht maakt verbinding met Word om het Excel-bronbestand op te slaan.)

  2. Klik op Ja om verbinding te maken met het Excel-bronbestand en de adreslijst op te halen.

    De tekst van het hoofddocument voor etiketten en de ingevoegde velden worden weergegeven.

  3. Klik op het tabblad Verzendlijsten en ga verder met uw werk.

Naar boven

Stap 3: de etiketten koppelen aan de werkbladgegevens

Als u de adresgegevens wilt samenvoegen met de etiketten, moet u de etiketten koppelen aan het werkblad met de adreslijst.

  1. Ga als volgt te werk als u nog een koppeling met een werkblad tot stand hebt gebracht:

    1. Klik in het menu Bestand op Opties.

    2. Klik op Geavanceerd.

    3. Ga naar de sectie Algemeen en schakel het selectievakje Conversie van bestandsindeling bevestigen bij openen in.

    4. Klik op OK.

  2. Klik in het geopende hoofddocument voor de samenvoegbewerking op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressen selecteren en klik vervolgens op Bestaande lijst gebruiken.

    Office 2010-lint

  3. Zoek het Excel-werkblad in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en dubbelklik op het bestand.

  4. Klik in het dialoogvenster Gegevensbestand bevestigen op MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) en klik vervolgens op OK.

    Opmerking: Schakel het selectievakje Alles weergeven in als MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) niet wordt weergegeven in de lijst.

  5. Selecteer in het dialoogvenster Microsoft Office Excel bij Naam of celbereik het celbereik of werkblad met de informatie die u wilt samenvoegen en klik vervolgens op OK.

Opmerking: De etiketten zijn nu gekoppeld aan de werkbladgegevens, maar het etiketvel is nog altijd leeg. Zo nodig kunt u de lijst met geadresseerden definiëren, zoals wordt beschreven in stap 4, of de tijdelijke aanduidingen voor de adresgegevens invullen op de etiketten, zoals beschreven in stap 5.

Naar boven

Stap 4: de lijst met geadresseerden verfijnen die u wilt opnemen op de etiketten

In Word wordt voor elk adres in de adreslijst een etiket gegenereerd. Als u niet voor alle adressen in uw adreslijst een etiket wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen (records) u wilt opnemen.

Ga als volgt te werk als u de adreslijst nader wilt specificeren of slechts een deel van de records in het gegevensbestand wilt gebruiken:

  1. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adreslijst bewerken.

    Office 2010-lint

  2. Ga in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op een van de volgende manieren te werk:

    • Individuele records selecteren    Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten.

      Tip: Als u alleen bepaalde records in de samenvoegbewerking wilt opnemen, kunt u het selectievakje in de veldnamenrij uitschakelen en alleen de gewenste records selecteren. Als u de meeste items van de lijst wilt opnemen, schakelt u het selectievakje in de veldnamenrij in en schakelt u de selectievakjes uit voor de records die u niet wilt opnemen.

    • Records sorteren    Klik op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. De lijst wordt in oplopende alfabetische volgorde gesorteerd (A naar Z). Klik nogmaals op de kolomkop als u de lijst in aflopende alfabetische volgorde wilt sorteren (Z naar A).

      Als u geavanceerdere sorteeropties wilt opgeven, klikt u onder Adreslijst nader specificeren op Sorteren en selecteert u de sorteervoorkeuren op het tabblad Records sorteren in het dialoogvenster Filteren en sorteren. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat adressen van geadresseerden moeten worden gealfabetiseerd op achternaam binnen elke postcode en dat postcodes moeten worden weergegeven in numerieke volgorde.

    • Records filteren    Deze methode is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of niet in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u specifieke records opnemen of uitsluiten door selectievakjes in of uit te schakelen.

      Als u records wilt filteren, gaat u als volgt te werk:

      1. Klik onder Adressenlijst nader specificeren op Filteren.

      2. Kies in het dialoogvenster Queryopties op het tabblad Records filteren de criteria voor het filter.

        Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor adressen in Australië, klikt u in de lijst Veld op Land of regio, klikt u in de lijst Vergelijking op Gelijk aan en typt u in de lijst Vergelijken met de tekst Australië.

      3. Klik op En of Of en geef meer criteria op als u het filter verder wilt verfijnen.

        Als u bijvoorbeeld alleen etiketten wilt genereren voor bedrijven in München, filtert u op records waarbij het veld Plaats de waarde München bevat en waarbij het veld Bedrijf niet leeg is. Als u in dit filter Of in plaats van En gebruikt, worden in uw samenvoegbewerking alle adressen uit München opgenomen, maar ook alle adressen met een bedrijfsnaam, ongeacht de plaats.

Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd op de computer, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Adressen valideren klikken om de adressen van de geadresseerden te valideren.

Naar boven

Stap 5: tijdelijke aanduidingen (samenvoegvelden) toevoegen aan de etiketten

Nadat u etiketten aan de adreslijst hebt gekoppeld, kunt u tijdelijke aanduidingen toevoegen die aangeven waar het adres op elk etiket moet verschijnen. U kunt ook de gegevens toevoegen die u op elk etiket wilt herhalen, zoals een afbeelding of het adres van de afzender.

De tijdelijke aanduidingen voor de adressen worden samenvoegvelden genoemd. Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden gegevens uit de adreslijst ingevuld in de samenvoegvelden. Samenvoegvelden in Word komen overeen met de kolomkoppen op uw Excel-werkblad.

Gegevensbestand met kolommen (categorieën) en rijen (records)

1. Kolommen in een gegevensbestand zijn gegevenscategorieën. Samenvoegvelden die u aan de etiketten toevoegt, zijn tijdelijke aanduidingen voor deze categorieën.

2. Rijen in een gegevensbestand zijn informatierecords. Wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert, wordt in Word voor elke record een etiket gegenereerd.

Door een samenvoegveld in te voegen in het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten, geeft u aan dat u een bepaalde gegevenscategorie, zoals Naam of Adres, op die locatie wilt weergeven.

Velden die in een Word-document zijn ingevoegd

Opmerking: Wanneer u een samenvoegveld invoegt in het hoofddocument voor etiketten, verschijnen voor en achter de veldnaam altijd dubbele punthaken (« »). Deze dubbele punthaken worden niet afgedrukt op de uiteindelijke etiketten. Ze zijn alleen bedoeld als hulpmiddel om de velden in het hoofddocument voor etiketten te onderscheiden van de gewone tekst.

Wat gebeurt er wanneer u afdrukken samenvoegt    

Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden de velden van het eerste etiket vervangen door de gegevens uit de eerste rij in het gegevensbestand. Vervolgens worden de velden van het tweede etiket vervangen door de gegevens uit de tweede rij in het gegevensbestand, enzovoort.

Informatie van gegevensbestand samenvoegen in een etiket

Werken met velden: voorbeelden    

Wanneer u etiketten ontwerpt, kunt u elke kolomkop uit het gegevensbestand koppelen aan een veld van een etiket.

Stel dat u een mailinglijst gebruikt om abonnees maandelijks een nieuwsbrief te sturen en dat het gegevensbestand een kolom Verloopdatum bevat, waarin u de datum bijhoudt waarop het abonnement van elke abonnee verloopt. Als u een veld «Verloopdatum» in het hoofddocument voor etiketten plaatst voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, ziet elke abonnee de eigen verloopdatum op het adresetiket.

U kunt velden combineren en scheiden door middel van leestekens. Als u bijvoorbeeld een adres wilt maken, kunt u de velden in het hoofddocument van het etiket als volgt instellen:

«Voornaam» «Achternaam»

«Straat»

«Postcode» «Plaats»

Voor combinaties die u regelmatig gebruikt, zoals adresblokken en begroetingsregels, beschikt u in Word over samengestelde velden waarin een aantal velden is gegroepeerd. Het veld Adresblok is bijvoorbeeld een combinatie van diverse velden, zoals voornaam, achternaam , adres, postcode en plaats.

Items in het veld Adresblok

U kunt de inhoud van deze samengestelde velden aanpassen. Zo kunt u kiezen voor een formele adressering (Dhr. Koos S. Splinter) en in de begroeting 'Aan' in plaats van 'Geachte' gebruiken.

De samenvoegvelden toewijzen aan uw gegevensbestand    

Voor elk adresonderdeel in Word wordt een kolom in het gegevensbestand gezocht. Mogelijk moet u hiervoor de samenvoegvelden in Word toewijzen aan de kolommen in het Excel-spreadsheet.

Als u de velden wilt toewijzen, opent u het tabblad Mailings en klikt u in de groep Velden beschrijven en invoegen op Velden vergelijken.

Office 2010-lint

Het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend.

Dialoogvenster Velden vergelijken

De adresonderdelen worden links weergegeven, rechts vindt u de kolomkoppen van uw gegevensbestand.

Voor elk onderdeel wordt de best overeenkomende kolom gezocht. Zoals blijkt uit de afbeelding, wordt voor de kolom Functie van het gegevensbestand automatisch een overeenkomst voor Beleefdheidstitel opgehaald, maar in Word konden geen overeenkomsten voor andere elementen worden gevonden, zoals Middelste naam.

In de lijst aan de rechterkant kunt u de kolom uit uw gegevensbestand selecteren die overeenkomt met het onderdeel aan de linkerkant. Het is geen probleem dat Unieke id en Middelste naam niet zijn gekoppeld omdat op het samenvoegetiket niet elk veld hoeft te worden gebruikt. Als u een veld toevoegt dat niet is gekoppeld aan gegevens uit het gegevensbestand, wordt het veld in het samengevoegde document weergegeven als een lege tijdelijke aanduiding, meestal in de vorm van een lege regel of een leeg blok of vlak.

De inhoud typen en de tijdelijke aanduidingen, of velden, toevoegen    

  1. Typ op het etiket dat u vooraf instelt (het hoofddocument voor etiketten) eventuele inhoud die u wilt weergeven op elk etiket.

    Als u een afbeelding wilt toevoegen, zoals een logo, gaat u naar het tabblad Invoegen en klikt u in de groep Illustraties op Afbeelding.

  2. Klik op de plaats waar u het veld wilt invoegen.

  3. Gebruik de groep Velden beschrijven en invoegen op het tabblad Verzendlijsten.

    Office 2010-lint

  4. U kunt het volgende toevoegen:

    Adresblok met naam, adres en overige gegevens

    1. Klik op Adresblok.

    2. Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adresonderdelen en opmaak die u wilt toepassen en klik op OK.

    3. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn om het adresblok te voltooien. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

    Individuele velden

    U kunt informatie uit individuele velden invoegen, zoals een voornaam, een telefoonnummer of het bedrag van de contributie uit een lijst met sponsors. Als u snel een veld uit uw gegevensbestand aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen, klikt u op de pijl naast Samenvoegveld invoegen en klikt u op de veldnaam.

    Ga als volgt te werk als u andere optionele velden wilt invoegen in het document:

    1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Schrijven en velden invoegen, op Samenvoegveld invoegen.

    2. Ga in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen op een van de volgende manieren te werk:

      • Klik op Adresvelden als u adresvelden wilt selecteren die automatisch overeenkomen met de velden in de gegevensbron, zelfs als de namen van deze velden niet hetzelfde zijn als de veldnamen in Word.

      • Als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een gegevensbestand halen, klikt u op Databasevelden.

    3. Klik op het gewenste veld in het vak Velden.

    4. Klik op Invoegen en klik vervolgens op Sluiten.

    5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (geen overeenkomst) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

      Opmerking: Als u een veld uit de lijst Databasevelden invoegt en overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens van dat veld niet in het samengevoegde document worden ingevoegd.

    Aangepaste velden van Microsoft Office Outlook-contactpersonen

    U kunt aangepaste velden van contactpersonen alleen in uw hoofddocument invoegen door de samenvoegbewerking vanuit Outlook te beginnen. Stel eerst een weergave voor uw contactpersonen in met de velden die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken. Start vervolgens de samenvoegbewerking. Wanneer u de gewenste instellingen hebt geselecteerd, wordt Word automatisch gestart en kunt u de samenvoegbewerking voltooien.

    Een weergave voor uw contactpersonen instellen die aangepaste velden bevat

    1. Klik in Outlook-contactpersonen in het menu Beeld achtereenvolgens op Weergave wijzigen en op Lijst.

    2. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik vervolgens in het snelmenu op Veldkiezer.

    3. Selecteer bovenaan in het dialoogvenster Veldkiezer in de vervolgkeuzelijst de optie Gebruikersvelden in map.

    4. Sleep het veld dat u wilt toevoegen van het dialoogvenster naar de kolomkoppen. Een kleine rode pijl helpt u om het veld op de gewenste locatie neer te zetten.
      Aangepast veld slepen van veldkiezer naar weergave van map met contactpersonen

      Opmerking: U voegt in het dialoogvenster Veldkiezer een nieuw veld toe door onderaan op Nieuw te klikken.

    5. Wanneer u alle aangepaste velden aan de weergave hebt toegevoegd, sluit u het dialoogvenster Veldkiezer.

    6. Als u een veld wilt verwijderen dat u niet wilt opnemen in de samenvoegbewerking, klikt u in de lijstweergave in de kolomkop op de veldnaam en sleept u deze buiten de kolomkop.

      De samenvoegbewerking vanuit Outlook uitvoeren

    7. Selecteer individuele contactpersonen in uw Outlook-contactpersonen door SHIFT ingedrukt te houden en te klikken om een bereik te selecteren of door CTRL ingedrukt te houden en te klikken om individuele contactpersonen te selecteren. Als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave, hoeft u op geen enkele contactpersoon te klikken.

    8. Klik op het tabblad Start op Afdruk samenvoegen.

    9. Als u individuele contactpersonen hebt geselecteerd die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking, klikt u op Alleen geselecteerde contactpersonen. Als u alle contactpersonen wilt opnemen die momenteel zichtbaar zijn in de weergave, klikt u op Alle contactpersonen in de huidige weergave.

    10. Klik op Contactpersoonvelden in huidige weergave als u de lijstweergave zo hebt geconfigureerd dat alleen de velden worden weergegeven die u in de samenvoegbewerking wilt gebruiken. Als dit niet het geval is, klikt u op Alle contactpersoonvelden om alle contactpersoonvelden beschikbaar te maken voor de samenvoegbewerking.

    11. Als u een nieuw hoofddocument wilt maken voor de samenvoegbewerking, klikt u op Nieuw document. Als dit niet het geval is, klikt u op Bestaand document en vervolgens op Bladeren om het document te zoeken dat u als hoofddocument wilt gebruiken.

    12. Als u de geselecteerde contactpersonen en velden wilt opslaan zodat u ze later opnieuw kunt gebruiken, schakelt u het selectievakje Permanent bestand in en vervolgens klikt u op Bladeren om het bestand op te slaan. De gegevens worden in een Word-document opgeslagen als door komma's gescheiden gegevens.

    13. Klik onder Documenttype op Adresetiketten.

    14. Klik op OK. Ga naar het tabblad Mailings nadat het document in Word is geopend en klik in de groep Velden schrijven en invoegen op de pijl naast Samenvoegveld invoegen. Klik vervolgens op de velden die u aan het hoofddocument voor etiketten wilt toevoegen.

  5. Klik in de groep Velden schrijven en invoegen op Etiketten bijwerken nadat u het eerste etiket op de gewenste manier hebt ingesteld.

    De indeling van het eerste etiket wordt overgenomen door alle overige etiketten.

  • U kunt de tekens voor samenvoegvelden («« »») niet handmatig typen en niet de opdracht Symbool in het menu Invoegen gebruiken in Word. U moet Afdruk samenvoegen gebruiken.

  • Als de samenvoegvelden tussen accolades worden weergegeven, zoals {MERGEFIELD Plaats }, worden veldcodes weergegeven in plaats van veldresultaat. Hoewel dit geen invloed heeft op de samenvoegbewerking, kunt u de resultaten weergeven in plaats van de veldcodes door met de rechtermuisknop op de veldcode te klikken en vervolgens Andere veldweergave te kiezen.

De samengevoegde gegevens opmaken    

In database- en spreadsheetprogramma's, zoals Access en Excel, worden de gegevens die u in cellen typt als onbewerkte gegevens opgeslagen, zoals lettertypen en kleuren. De opmaak die u in Access of Excel toepast, wordt niet samen met de onbewerkte gegevens opgeslagen. Wanneer u gegevens uit een gegevensbestand in een Word-document samenvoegt, worden alleen de onbewerkte gegevens zonder opmaak samengevoegd.

Als u de gegevens in het document wilt opmaken, selecteert u het samenvoegveld en maakt u dit op, net zoals u andere tekst opmaakt. Zorg dat u ook de dubbele punthaken (« ») rond het veld selecteert.

Naar boven

Stap 6: de etiketten weergeven en afdrukken

Nadat u de velden hebt toegevoegd aan het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten, kunt u het resultaat van de samenvoegbewerking bekijken. Als u tevreden bent met het voorbeeld, voltooit u de samenvoegbewerking en drukt u de etiketten af. Vervolgens kunt u het hoofddocument voor etiketten opslaan voor toekomstig gebruik.

Voorbeeld van de samenvoegbewerking bekijken

U kunt een voorbeeld van uw etiketten bekijken en eventueel wijzigingen maken voordat u de samenvoegbewerking voltooit.

Als u een voorbeeld wilt bekijken, gaat u in de groep Voorbeeld van het resultaat op het tabblad Verzendlijsten op een van de volgende manieren te werk:

Afbeelding van Word-lint

  • Klik op Voorbeeld van het resultaat.

  • Blader door de etiketten door op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van resultaten op de knoppen Volgende record en Vorige record te klikken.

  • Geef een voorbeeld van een specifiek etiketdocument weer door op Geadresseerde zoeken te klikken.

Opmerking: Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adreslijst bewerken om het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen waarin u de lijst kunt filteren of geadresseerden kunt wissen als u bepaalde records niet wilt opnemen.

Afbeelding van Word-lint

Opmerking: Een vel met etiketten wordt in Word ingedeeld met een tabel. Wanneer u door de etiketten bladert, wordt de actieve record weergegeven in de eerste cel van de tabel, terwijl de volgende records in de volgende cellen verschijnen.

De samenvoegbewerking voltooien

Ga als volgt te werk als u de etiketten wilt afdrukken:

  1. Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Voltooien, op Voltooien en samenvoegen en klik op Documenten afdrukken.

    Afbeelding van Word-lint

  2. Kies of u alle etiketten, alleen het weergegeven etiket of een specifiek deel van de etiketten wilt afdrukken.

Ga als volgt te werk als u afzonderlijke etiketten wilt wijzigen:

  • Klik op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Voltooien, op Voltooien en samenvoegen en klik op Afzonderlijke documenten bewerken.

    Afbeelding van Word-lint

  • Kies of u alle etiketten, alleen het weergegeven etiket of een specifiek deel van de etiketten wilt bewerken. De etiketten die u wilt bewerken, worden in een apart bestand opgeslagen.

Naar boven

Stap 7: de etiketten opslaan voor toekomstig gebruik

De samengevoegde etiketten die u opslaat, staan los van het originele etiket dat u hebt geconfigureerd in het hoofddocument voor etiketten. Het is aan te raden om het hoofddocument voor etiketten zelf ook op te slaan als u het later nog eens voor een samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Wanneer u het hoofddocument voor etiketten opslaat, wordt ook de verbinding met het gegevensbestand opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument voor etiketten opent, wordt u gevraagd of u de gegevens uit het gegevensbestand opnieuw in het hoofddocument voor etiketten wilt samenvoegen.

  • Klik op Ja als u het document wilt openen met de gegevens uit de eerste record die is samengevoegd.

  • Klik op Nee als u de koppeling tussen het hoofddocument voor etiketten en het gegevensbestand wilt verbreken. Het hoofddocument voor etiketten wordt opnieuw ingedeeld als gewoon Word-document en de velden worden vervangen door de unieke gegevens uit de eerste record.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×