Access-gegevens archiveren

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt uw gegevens ordenen door periodiek oude of inactieve records te archiveren. Stel bijvoorbeeld dat u Access gebruikt om een uitleen bibliotheek te beheren. Mogelijk hebt u een tabel die lenings transacties bijhoudt, met een veld met de datum waarop het item is geleend en een veld met de datum waarop het is geretourneerd. Het is mogelijk dat het Bewaar beleid voor de registratie van lenings transactie records één jaar na het retour neren van het item wordt gearchiveerd en de records na twee jaar worden vernietigd.

U kunt alle tabellen in een Data Base, specifieke tabellen of alleen specifieke records archiveren, zoals records die ouder zijn dan een bepaalde datum. In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u gegevens kunt archiveren.

In dit artikel

Overzicht

Records regel matig verplaatsen naar een archief tabel

Een tabel regel matig vervangen

Alle tabellen regel matig vervangen

Overzicht

Het is verstandig om gegevens te archiveren wanneer u gegevens hebt die u niet van plan bent te gebruiken, en u de gegevens wilt behouden voor het geval u deze nodig hebt. Het is mogelijk dat u een beleid hebt dat uw archief abonnementen begeleidt, zoals een Bewaar beleid voor gegevens.

Archivering wordt vaak gebruikt om gegevens op te slaan op basis van een datum voorwaarde, zoals het einde van een maand die arriveert.

Manieren om gegevens te archiveren

In de volgende tabel vindt u een overzicht van de manieren waarop u gegevens kunt archiveren, wanneer u elke methode gebruikt, en andere overwegingen.

Methode

Beschrijving

Gebruik wanneer...

Andere relevante informatie

Records regel matig verplaatsen naar een archief tabel

U voert regel matig een query uit om de gegevens te selecteren die u wilt archiveren en de gegevens aan een archief tabel toe te voegen. Vervolgens voert u een query uit waarmee dezelfde gegevens worden geselecteerd (uit de oorspronkelijke tabel) en verwijdert u deze.

Sommige records in een tabel voldoen aan de voor waarden die u gebruikt om te bepalen of ze moeten worden gearchiveerd.
Voor beeld: u kunt bibliotheek transacties (controle-outs) archiveren als de uitgecheckte datum ten minste een jaar oud
is.

  • Mogelijk moet u werken met referentiële integriteit, vooral als de records die u wilt archiveren zich aan de eenzijdig van een een-op-veel-relatie bevinden.

  • Als u para meters wilt gebruiken in uw query's, moet u een formulier maken voor het afhandelen van de para meters. Anders is er sprake van risico gegevens verlies.

Een tabel regel matig vervangen

U maakt regel matig een gearchiveerde kopie van een bepaalde tabel en vervangt de tabel door een nieuwe, lege kopie.

Alle records in een tabel voldoen aan de voor waarden die u gebruikt om te bepalen of ze moeten worden gearchiveerd.
Voor beeld: u hebt een tabel waarin dagelijkse Tempe raturen Extremes worden
opgeslagen. Elk jaar archiveert u de tabel en begint u met een lege versie.

  • Mogelijk moet u de referentiële integriteit omzeilen.

Alle tabellen regel matig vervangen

U begint met een gesplitste data base (een Data Base die bestaat uit een reserve kopie database bestand dat alle tabellen bevat, en een front-enddatabase-database bestand dat alle andere database objecten bevat). U maakt regel matig een archief kopie van de back-enddatabase en vervangt vervolgens de back-enddatabase door een nieuwe, lege data base.

Alle records in de meeste tabellen in de data base voldoen aan de voor waarde die u gebruikt om te bepalen of u wilt archiveren.
Voor beeld: uw data base bestaat uit verschillende tabellen met verschillende soorten meteorologische
gegevens. Elk jaar worden alle tabellen gearchiveerd.

  • Als u een opzoek tabel hebt (tabellen die u gebruikt om waarden op te zoeken, zoals post codes of afdelingen), moet u mogelijk de gegevens in de nieuwe Data Base voor de reserve kopie importeren.

  • U kunt geen macro gebruiken voor deze methode. U moet de data base hand matig archiveren.

Werken met referentiële integriteit

Als de records die u wilt archiveren, zijn gerelateerd aan records in andere tabellen, moet u mogelijk de relatie omzeilen. Als de records die u wilt archiveren ' Child-records zijn (ze behoren tot de ' veel'-kant van een een-op-veel-relatie ), kunt u deze mogelijk zonder problemen archiveren. Als de records die u wilt archiveren ' bovenliggende ' records zijn (ze behoren tot de ' een'-kant van een een-op-veel-relatie ), kan het volgende gebeuren wanneer u de bijbehorende ' onderliggende ' records archiveert:

  • Voorkom dat u de ' bovenliggende ' records verwijdert. Dit kan problemen veroorzaken als u de ' bovenliggende ' records al hebt toegevoegd aan de archief tabel.

    ofwel

  • Het resultaat is ' zwevende ' (records die behoren tot een ' bovenliggende ' die niet bestaat. Dit kan problemen opleveren met gegevens integriteit en diverse functies in de Data Base waarin de ' zwevende records worden gebruikt.

Voer de volgende stappen uit om rekening te houden met referentiële integriteit:

  1. Bepalen welke onderliggende records deel uitmaken van de records die u wilt archiveren. Als ik bijvoorbeeld records wil archiveren van activa die ik in mijn bibliotheek uitleen, controleer ik eerst of er trans acties zijn geopend voor die activa, dat wil zeggen of de activa zijn uitgecheckt, maar niet zijn geretourneerd.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de onderliggende records altijd veilig kunnen worden verwijderd, moet u ervoor zorgen dat de relatie referentiële integriteit afdwingt, met trapsgewijs verwijderen. Dit zorgt ervoor dat alle gerelateerde ' onderliggende ' records worden verwijderd.

    • Als de onderliggende records niet altijd veilig kunnen worden verwijderd, kunt u overwegen alle tabellen in de data base te archiveren.

    • Een query maken waarmee ' bovenliggende ' records worden geselecteerd die geen onderliggende records hebben. Gebruik vervolgens die eerste query om uw archiverings query's te maken (Zie de sectie Periodiek records verplaatsen naar een archief tabel) in plaats van de ' bovenliggende ' tabel te gebruiken.

      Tip: U kunt de wizard Query gebruiken om niet-gerelateerde records te zoeken. Voor meer informatie raadpleegt u het artikel twee tabellen vergelijken en records zonder overeenkomsten zoeken.

Naar boven

Records regel matig verplaatsen naar een archief tabel

Eerst maakt u een lege kopie van de tabel met de records die u wilt archiveren. Deze nieuwe, lege tabel is de archief tabel. Vervolgens maakt u een toevoegquery om records van de oorspronkelijke tabel naar de archief tabel te kopiëren. Vervolgens maakt u een verwijderquery om de gearchiveerde records uit de oorspronkelijke tabel te verwijderen. Ten slotte maakt u een macro waarmee beide query's worden uitgevoerd. Wanneer u records wilt archiveren, voert u de macro uit.

Tip: U kunt een macro toevoegen aan een knop in een formulier, zodat de macro wordt uitgevoerd wanneer u op de knop klikt.

Stap 1: een archief tabel maken

Stap 2: een query maken waarmee gegevens worden gekopieerd naar de archief tabel

Stap 3: een Verwijder query maken waarmee dezelfde gegevens uit de oorspronkelijke tabel worden verwijderd

Stap 4: een macro maken waarmee beide query's worden uitgevoerd

Stap 1: een archief tabel maken

Als u al uw gearchiveerde records in één tabel wilt behouden, hoeft u deze stap slechts één keer uit te voeren. De archief tabel die u in deze stap maakt, bevat al uw gearchiveerde records.

Als u uw oude archief tabel wilt vernietigen bij het maken van een nieuw archief, hoeft u deze stap niet uit te voeren. U kunt een tabelmaakquery in plaats van een toevoeg query gebruiken om de gegevens te kopiëren naar de archief tabel. Als u dit wilt doen, gaat u verder met stap 2.

Als u telkens wanneer u archiveert een nieuwe archief tabel wilt gebruiken en u de oude archief tabellen wilt behouden, wijzigt u de naam van de oude archief tabel voordat u een nieuwe archiveert. Als u archiveert op basis van een datum, waarbij de naam van uw oude archief tabellen wordt aangepast aan het datum bereik dat ze vertegenwoordigen.

Opmerking: Als u elke keer een nieuwe archief tabel maakt en het oude archief behouden, moet u de naam van het oude archief wijzigen voordat u uw query's uitvoert.

  1. Selecteer in het navigatie deel venster de tabel met records die moeten worden gearchiveerd, druk op CTRL + C en druk vervolgens op CTRL + V.

  2. Selecteer in het dialoog venster tabel plakken als onder plak opties de optie alleen structuur.

  3. Verwijder in het vak tabel naam de woorden kopie van en voeg een onderstrepings teken en het woord ' Archief ' toe aan de bestaande tabel naam en klik vervolgens op OK. Als de oorspronkelijke tabel bijvoorbeeld de naam trans acties heeft, krijgt de archief tabel de naam Transactions_archive.

    Tabel plakken als

Stap 2: een query maken waarmee gegevens worden gekopieerd naar de archief tabel

  1. Klik op het tabblad <ui>Maken </ui> in de groep <ui>Overige</ui> op <ui>Queryontwerp </ui>.

  2. Gebruik het dialoog venster tabel weer geven om de tabel toe te voegen die records bevat die u wilt archiveren. Sluit het dialoog venster tabel weer geven.

  3. Dubbel klik in het queryontwerpraster op het sterretje (*) in de tabel die u zojuist hebt toegevoegd. De tabel naam en een sterretje worden weer gegeven in de eerste kolom van het queryontwerpraster.

    Opmerking: Het sterretje geeft aan dat de query alle velden uit de tabel moet opnemen in de uitvoer van de query. Wanneer u het sterretje gebruikt, wordt de uitvoer van de query aangepast als er velden worden toegevoegd aan of verwijderd uit de tabel.

  4. Dubbel klik in het queryontwerpraster op het veld dat u wilt gebruiken om een voor waarde op te geven waaraan records moeten voldoen voordat u ze archiveert. Als uw transactie tabel bijvoorbeeld een veld met de naam ingeCheckt heeft en u alle records wilt archiveren waarvan de datum meer dan een jaar oud is, dubbelklikt u op ingeCheckte datum. Het veld wordt weer gegeven in de volgende lege kolom van het queryontwerpraster.

    Queryontwerpraster

    Herhaal deze stap als u criteria wilt gebruiken met extra velden.

  5. Gebruik de rij criteria om criteria op te geven voor de velden die u zojuist hebt toegevoegd. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de ingecheckte datum vóór 1 januari 2008 is met behulp van de expressie < #1/1/2008 # in de rij criteria.

    Als uw criterium waarden worden gewijzigd telkens wanneer u archiveert, moet u de query vragen om gegevens in te voeren. Als u dit wilt doen, gebruikt u een para meter in de rij criteria, zodat de query wordt gevraagd om invoer. Als u een para meter wilt gebruiken, gebruikt u de expressie zoals u gewend bent, maar in plaats van een bepaalde waarde, gebruikt u een korte vraag omgeven door vier Kante haken. U kunt bijvoorbeeld de expressie < [Archief transacties vóór:]gebruiken, zoals hier:

    Parameterexpressie

    Voor meer informatie over het gebruik van para meters raadpleegt u het artikel een query vragen om invoer.

    U kunt ook de rij of rij gebruiken om alternatieve voor waarden op te geven. Zie het artikel voor beelden van query criteriavoor meer informatie over het gebruik van criteria.

    Tip: Als u een datum veld gebruikt om criteria op te geven en u alle records wilt archiveren die ouder zijn dan de huidige datum, typt u < date () in de rij criteria voor het veld datum.

  6. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u de archief tabel al hebt gemaakt, hebt u een toevoeg query nodig om de opgegeven records aan die tabel toe te voegen.

      1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

      2. Selecteer in het dialoog venster toevoegen in het vak tabel naam de naam van de archief tabel en klik vervolgens op OK.

        Toevoegen aan

        In het queryontwerpraster wordt de rij toevoegen aan weer gegeven.

      3. Schakel de rij toevoegen aan uit voor de velden die u hebt gebruikt om criteria op te geven. (Alleen voor het sterretje moet een waarde voor toevoegen aan worden toegevoegd.)

        Rij Toevoegen aan in queryontwerpraster

    • Als u de archief tabel niet hebt gemaakt, hebt u een tabelmaakquery nodig om de archief tabel te maken met behulp van de opgegeven records.

      1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Tabel maken.

      2. Typ in het dialoog venster tabel tabel in het vak tabel naam de naam van de archief tabel en klik vervolgens op OK.

  7. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

Stap 3: een Verwijder query maken waarmee dezelfde gegevens uit de oorspronkelijke tabel worden verwijderd

  1. Klik op het tabblad <ui>Maken </ui> in de groep <ui>Overige</ui> op <ui>Queryontwerp </ui>.

  2. Gebruik het dialoog venster tabel weer geven om de tabel toe te voegen die records bevat die u wilt archiveren. Sluit het dialoog venster tabel weer geven.

  3. Dubbel klik in het queryontwerpraster op het sterretje (*) in de tabel die u zojuist hebt toegevoegd. De tabel naam en een sterretje worden weer gegeven in de eerste kolom van het queryontwerpraster.

  4. Dubbel klik in het queryontwerpraster op de velden die u hebt gebruikt om een voor waarde op te geven in de toevoeg query.

  5. Gebruik de rij criteria om criteria op te geven voor de velden die u zojuist hebt toegevoegd. Zie het artikel voor beelden van query criteriavoor meer informatie over het gebruik van criteria.

    Belangrijk: Als uw toevoeg-of tabelmaakquery een para meter gebruikt, moet u de query verwijderen. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u dezelfde waarde invoert voor beide query's. Als u andere parameter waarden opgeeft, kunnen er gegevens verloren gaan. Om verlies van gegevens te voor komen, kunt u het beste een formulier gebruiken om de waarden te verzamelen en de query's vragen om het formulier voor de invoer waarden. Voor meer informatie raadpleegt u het artikel een query vragen om invoer.

  6. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Querytype op Verwijderen.

    De rij verwijderen wordt weer gegeven in het queryontwerpraster.

    Rij Verwijderen in queryontwerpraster

  7. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

Stap 4: een macro maken waarmee beide query's worden uitgevoerd

  1. Klik op het tabblad <ui>Maken </ui> in de groep <ui>Overige</ui> op <ui>Macro</ui>. Als deze opdracht niet beschikbaar is, klikt u op de pijl onder de knop <ui>Module</ui> of <ui>Klassenmodule</ui> en klikt u op <ui>Macro</ui>.

  2. Selecteer in de eerste rij van het macro-ontwerp raster de optie OpenQuery in de kolom actie.

    Macro-actie OpenQuery

  3. Selecteer onder in het raster, onder actie argumenten, in het vak query naam de query (toevoeg query of tabelmaakquery) die u in stap 2 hebt gemaakt in de vervolg keuzelijst.

    Argument Query in macro-actie OpenQuery

  4. Selecteer in de tweede rij van het macro-ontwerp raster de optie OpenQuery in de kolom actie.

  5. Selecteer onder in het raster, onder actie argumenten, in het vak query naam de optie query verwijderen in de vervolg keuzelijst.

    De macro ziet er ongeveer als volgt uit:

    Macro gereed voor opslaan

  6. Druk op CTRL + S om de macro op te slaan.

    Wanneer u records wilt archiveren, voert u de macro uit.

Naar boven

Een tabel regel matig vervangen

Als u de gegevens in een tabel altijd wilt archiveren, hoeft u geen query's of macro's te gebruiken. Als alternatief kunt u de tabel periodiek vervangen door een lege kopie.

Belangrijk: Als de tabel die u archiveert, is gerelateerd aan andere tabellen, moet u mogelijk omzeild worden met referentiële integriteit.

  1. Selecteer in het navigatie deel venster de tabel die u wilt archiveren, druk op CTRL + C en druk op CTRL + V.

  2. Selecteer in het dialoog venster tabel plakken als onder plak opties de optie alleen structuur en klik vervolgens op OK.

    In Access wordt de naam gekopieerd van de oorspronkelijke tabel naamgekopieerd.

  3. Klik in het navigatie deel venster met de rechter muisknop op de oorspronkelijke tabel en klik vervolgens op naam wijzigen in het snelmenu dat wordt weer gegeven.

    Geef een naam op voor de tabel, zoals ' DailyTemperatureExtremes_archive_2007 '.

  4. Klik in het navigatie deel venster met de rechter muisknop op de lege kopie en klik vervolgens op naam wijzigen in het snelmenu dat wordt weer gegeven.

    Geef de lege kopie de oorspronkelijke tabel naam.

Naar boven

Alle tabellen regel matig vervangen

Als u een gesplitste data base gebruikt, kunt u regel matig alle tabellen vervangen door de reserve kopie van de data base te vervangen door een lege kopie.

Voor bereiding van de lege kopie. Tenzij uw database ontwerp wordt gewijzigd, kunt u deze kopie altijd opnieuw gebruiken wanneer u zich archiveert. Wanneer u zich vervolgens wilt archiveren, wijzigt u de naam van de bestaande back-enddatabase om aan te geven dat het een archief is en slaat u de lege kopie op als de nieuwe back-enddatabase.

Een lege kopie van een backup-data base voorbereiden

Importeer de tabel definities voor alle tabellen in de reserve kopie van de data base.

  1. Maak een nieuwe, lege data base. Delete Tabel1.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Access.

  3. Selecteer in het dialoog venster externe gegevens ophalende optie tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren in de huidige data base en klik vervolgens op Bladeren.

  4. Selecteer in het dialoog venster bestand openen de reserve kopie van de data base. Klik op openen om het dialoog venster bestand openen te sluiten en klik vervolgens op OK.

  5. Klik in het dialoog venster objecten importeren op Opties.

  6. Selecteer onder tabellen importeren de optie alleen definitie.

  7. Klik op het tabblad tabellen op Alles selecteren, klik op OK en klik vervolgens op sluiten.

Voeg vervolgens gegevens toe aan een opzoek tabel in de lege kopie. Voor elke opzoek tabel voert u de volgende stappen uit:

  1. Koppeling naar de opzoek tabel in de bestaande backup-data base.

  2. Een toevoeg query maken waarmee alle records van het origineel worden toegevoegd aan de kopie.

De reserve kopie van de data base vervangen door een lege kopie

Wijzig eerst de naam van de bestaande back-enddatabase om aan te geven dat het nu gaat om een archief.

Open vervolgens de lege kopie en sla deze op met behulp van de oorspronkelijke naam van de achternaam van de data base.

  1. Klik op de micro soft Office-knop afbeelding office-knop en wijs Opslaan als aan. Het menu Opslaan als wordt geopend.

  2. Klik onder de data base opslaan in een andere indeling op Access 2007-data base.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×