Access-gegevens archiveren

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

U kunt helpen uw gegevens gestructureerd te houden door van tijd tot tijd oude of inactieve records te activeren. Stel bijvoorbeeld dat u Access gebruikt voor het beheren van een uitleenbibliotheek. U hebt dan wellicht een tabel waarin uitleentransacties worden bijgehouden, met een veld dat de datum bevat waarop het item is uitgeleend en een veld met de datum waarop het is geretourneerd. Wellicht voorziet uw beleid voor het bewaren van records in archivering van records één jaar na retournering van het item en vernietiging van records twee jaar na retournering van het item.

U kunt alle tabellen in een database archiveren, specifieke tabellen of alleen specifieke records. Bijvoorbeeld records die ouder zijn dan een bepaalde datum. In dit onderwerp komt het archiveren van gegevens aan bod.

In dit artikel

Overzicht

Periodiek records naar een archieftabel verplaatsen

Periodiek een tabel vervangen

Periodiek alle tabellen vervangen

Overzicht

Het is verstandig te overwegen gegevens te archiveren als u gegevens hebt die u niet meer denkt te zullen gebruiken, terwijl u deze gegevens toch bij de hand wilt houden voor het geval u ze nodig hebt. Mogelijk beschikt u over een beleid dat uw archiveringsplannen regelt, zoals een beleid voor het bewaren van gegevens.

Archivering wordt vaak gebruikt voor het opslaan van gegevens op basis van een datumvoorwaarde, zoals het aanbreken van het einde van een maand.

Manieren om gegevens te archiveren

In de volgende tabel worden manieren voor het archiveren van gegevens beschreven, wordt aangegeven wanneer u elke methode het beste kunt gebruiken en wordt andere relevante informatie verstrekt.

Methode

Beschrijving

Gebruiken in dit geval...

Andere relevante informatie

Periodiek records naar een archieftabel verplaatsen

Van tijd tot tijd voert u een query uit waarmee de gegevens die u wilt archiveren worden geselecteerd en worden toegevoegd aan een archieftabel. Vervolgens voert u een query uit waarmee dezelfde gegevens worden geselecteerd (uit de oorspronkelijke tabel) en vervolgens verwijderd.

Sommige van de records in een tabel voldoen aan de voorwaarde die u gebruikt om te bepalen of u ze al dan niet wilt archiveren.

VOORBEELD: U wilt bibliotheektransacties (uitleningen) archiveren als de retourneringsdatum ten minste één jaar geleden is.

  • Wellicht moet u hierbij om de referentiële integriteitheen werken, met name als de records die u wilt archiveren zich aan de een-zijde van een een-op-veel-relatiebevinden.

  • Als u gebruik moet maken van parameters in uw query's, kunt u het beste een formulier maken voor het invullen van de parameters. Anders loopt u het risico gegevens kwijt te raken.

Periodiek een tabel vervangen

Van tijd tot tijd maakt u een archiefkopie van een bepaalde tabel, waarna u de tabel vervangt door een nieuw, leeg exemplaar.

Alle records in een tabel voldoen aan de voorwaarde die u gebruikt om te bepalen of u ze al dan niet wilt archiveren.

VOORBEELD: u hebt een tabel waarin dagelijkse temperatuuruitersten worden opgeslagen. Elk jaar archiveert u deze tabel en begint u opnieuw met een leeg exemplaar.

  • Mogelijk moet u hierbij om de referentiële integriteit heen werken.

Periodiek alle tabellen vervangen

U begint met een gesplitste database (dit is een database die uit een back-enddatabasebestand bestaat die alle tabellen bevat en een front-enddatabasebestand dat alle overige databaseobjecten bevat). Van tijd tot tijd maakt u een archiefkopie van de back-enddatabase, waarbij u de back-enddatabase vervangt door een nieuw, leeg exemplaar.

Alle records in de meeste tabellen in uw database voldoen aan de voorwaarde die u gebruikt om te bepalen of u de records al dan niet wilt archiveren.

VOORBEELD: uw database bestaat uit verschillende tabellen met verschillende typen meteorologische gegevens. Elk jaar archiveert u alle tabellen.

  • Als u over opzoektabellen beschikt (dit zijn tabellen die u gebruikt voor het opslaan van op te zoeken waarden, zoals postcodes of afdelingen), moet u mogelijk de gegevens hiervan importeren in de nieuwe back-enddatabase.

  • Bij deze methode kunt u geen macro gebruiken. U moet de database handmatig archiveren.

Om de referentiële integriteit heen werken

Als de records die u wilt archiveren zijn gerelateerd aan records in andere tabellen, moet u mogelijk om deze relatie heen werken. Als de records die u wilt archiveren onderliggende records zijn (en dus deel uitmaken van de "veel"-zijde van een een-op-veel-relatie), kunt u de records waarschijnlijk zonder problemen archiveren. Als de records die u wilt archiveren bovenliggende records zijn (en dus deel uitmaken van de "een"-zijde van een een-op-veel-relatie), kan het volgende gebeuren met de gerelateerde onderliggende records bij archivering:

  • Zij kunnen voorkomen dat u de bovenliggende records verwijdert. Dit kan tot problemen leiden als u de bovenliggende records reeds aan de archieftabel hebt toegevoegd.

    - of -

  • Zij kunnen "zwevende" records worden bij een bovenliggende record die niet bestaat. Dit kan leiden tot problemen met de gegevensintegriteit en verschillende functies in uw database waarbij gebruik wordt gemaakt van de "zwevende " records.

Voer de volgende stappen uit om rekening te houden met de referentiële integriteit:

  1. Bepaal welke onderliggende records tot de records behoren die u wilt archiveren. Als ik bijvoorbeeld records wil archiveren van activa die ik uitleen in mijn bibliotheek, bepaal ik eerst of er openstaande transacties zijn voor deze activa, met andere woorden of de activa zijn uitgecheckt maar niet geretourneerd.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de onderliggende records altijd veilig kunnen worden verwijderd, zorgt u ervoor dat de relatie referentiële integriteit afdwingt, met trapsgewijze verwijderingen. Dit waarborgt dat alle gerelateerde onderliggende records worden verwijderd.

    • Als de onderliggende records niet altijd veilig kunnen worden verwijderd, kunt u overwegen alle tabellen in de database te archiveren.

    • Maak een query waarmee bovenliggende records worden geselecteerd die geen onderliggende records hebben. Gebruik vervolgens die eerste query om uw archiefquery's te maken (zie het gedeelte Periodiek records naar een archieftabel verplaatsen), in plaats van dat u de bovenliggende tabel gebruikt.

      Tip : U kunt de wizard Query gebruiken om records zonder overeenkomsten te zoeken. Raadpleeg voor meer informatie het artikel Twee tabellen vergelijken en records zonder overeenkomsten zoeken.

Naar boven

Periodiek records naar een archieftabel verplaatsen

Als eerste maakt u een lege kopie van de tabel die records bevat die u wilt archiveren. Deze nieuwe lege tabel is uw archieftabel. Vervolgens maakt u een toevoegquery om records vanuit de oorspronkelijke tabel naar de archieftabel te kopiëren. Daarna maakt u een verwijderquery om de gearchiveerde records uit de oorspronkelijke tabel te verwijderen. Ten slotte maakt u een macro waarmee beide query's worden uitgevoerd. Als u records wilt archiveren, voert u deze macro uit.

Tip : U kunt een macro toevoegen aan een knop op een formulier, zodat de macro wordt uitgevoerd wanneer op de knop wordt geklikt.

Stap 1: Een archieftabel maken

Stap 2: Een query maken waarmee gegevens naar uw archieftabel worden gekopieerd

Stap 3: Een verwijderquery maken waarmee dezelfde gegevens uit uw oorspronkelijke tabel worden verwijderd

Stap 4: Een macro maken waarmee beide query's worden uitgevoerd

Stap 1: Een archieftabel maken

Als u alle gearchiveerde records in één tabel wilt bewaren, voert u deze stap slechts eenmaal uit. De archieftabel die u maakt in deze stap, bevat dan al uw gearchiveerde records.

Als u uw oude archieftabel wilt vernietigen bij het maken van een nieuwe archieftabel, hoeft u deze stap niet uit te voeren. U kunt in plaats daarvan een tabelmaakquery gebruiken om de gegevens naar uw archieftabel te kopiëren. Dit kunt u doen door naar Stap 2 te gaan.

Als u telkens wanneer u archiveert een nieuwe archieftabel wilt gebruiken en uw oude archieftabellen wilt bewaren, wijzigt u de naam van uw oude archieftabel voordat u een nieuwe maakt. Als u archiveert op basis van een datum, kunt u overwegen het datumbereik waarop uw oude archieftabellen betrekking hebben als naam te gebruiken.

Opmerking : Als u steeds een nieuwe archieftabel maakt en de oude bewaart, moet u de naam van het oude archief wijzigen voordat u uw query's kunt uitvoeren.

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel die te archiveren records bevat, druk op CTRL+C en druk vervolgens op CTRL+V.

  2. Ga naar het dialoogvenster Tabel plakken als en selecteer onder Plakopties de optie Alleen structuur .

  3. In het vak Tabelnaam Schrap Kopie van een onderstrepingsteken en het woord 'archief' toevoegen aan de bestaande tabelnaam en klik vervolgens op OK. Als u de oorspronkelijke tabel heet transacties is de archieftabel bijvoorbeeld Transactions_archivenaam.

    Tabel plakken als

Stap 2: Een query maken waarmee gegevens naar uw archieftabel worden gekopieerd

  1. Ga naar het het tabblad Maken en klik in de groep Overige op Queryontwerp.

  2. Gebruik het dialoogvenster Tabel weergeven om de tabel toe te voegen die records bevat die u wilt archiveren. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.

  3. Dubbelklik in het queryontwerpvenster op het sterretje (*) in de tabel die u zojuist hebt toegevoegd. De tabelnaam en een sterretje worden weergegeven in de eerste kolom van het queryontwerpraster.

    Opmerking : Het sterretje geeft aan dat de query alle velden uit de tabel in de query-uitvoer moet bevatten. Als u het sterretje gebruikt, wordt de query-uitvoer aangepast als velden worden toegevoegd aan of verwijderd uit de tabel.

  4. Dubbelklik in het queryontwerpvenster op het veld dat u wilt gebruiken om een voorwaarde op te geven waaraan records moeten voldoen om te kunnen worden gearchiveerd. Als uw tabel Transacties bijvoorbeeld een veld genaamd Retourneringsdatum bevat en u alle records wilt archiveren waarbij de waarde in dit veld meer dan een jaar oud is, dubbelklikt u op Retourneringsdatum. Het veld wordt weergegeven in de volgende lege kolom van het queryontwerpraster.

    Queryontwerpraster

    Herhaal deze stap als u criteria met extra velden wilt gebruiken.

  5. Gebruik de rij Criteria om criteria op te geven voor de velden die u zojuist hebt toegevoegd. Zo kunt u bijvoorbeeld opgeven dat de retourneringsdatum vroeger dan 1 januari 2008 moet zijn door gebruik te maken van de expressie <#1/1/2008# in de rij Criteria.

    Als uw criteriawaarden veranderen telkens wanneer u een archivering uitvoert, moet u uw query laten vragen om invoer. Dit kunt u doen door gebruik te maken van een parameter in de rij Criteria zodat de query vraagt om invoer. Als u met een parameter werkt, gebruikt u een expressie op de normale wijze, maar in plaats van een opgegeven waarde voert u een korte vraag tussen vierkante haken in. Zo kunt u bijvoorbeeld de expressie <[Archieftransacties voltooid vóór:] gebruiken, als volgt:

    Parameterexpressie

    Zie het artikel Een query om invoer laten vragen voor meer informatie over het gebruik van parameters.

    Mogelijk wilt u ook de rij of gebruiken om alternatieve voorwaarden op te geven. Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over het gebruik van criteria.

    Tip : Als u een datumveld gebruikt om criteria op te geven en als u alle records wilt archiveren die ouder zijn dan de huidige datum, voert u <Date() in de rij Criteria in voor het datumveld.

  6. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u de archieftabel al hebt gemaakt, moet u een toevoegquery gebruiken om de opgegeven records toe te voegen aan die tabel.

      1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

      2. Ga naar het dialoogvenster Toevoegen , selecteer in het vak Tabelnaam de naam van de archieftabel en klik vervolgens op OK.

        Toevoegen aan

        In het queryontwerpraster wordt de rij Toevoegen aan weergegeven.

      3. Verwijder de waarden van alle velden in de rij Toevoegen aan die u hebt gebruikt voor het opgeven van criteria. (Alleen het sterretje mag een waarde hebben voor Toevoegen aan.)

        Rij Toevoegen aan in queryontwerpraster

    • Als u de archieftabel nog niet hebt gemaakt, moet u een tabelmaakquery gebruiken om de archieftabel te maken met de opgegeven records.

      1. Klik op het tabblad Ontwerpweergave, in de groep Querytype , op Tabel maken .

      2. Ga naar het dialoogvenster Tabelmaakquery , typ in het vak Tabelnaam de naam van de archieftabel en klik vervolgens op OK.

  7. Druk op CTRL+S om de query op te slaan.

Stap 3: Een verwijderquery maken waarmee dezelfde gegevens uit uw oorspronkelijke tabel worden verwijderd

  1. Ga naar het het tabblad Maken en klik in de groep Overige op Queryontwerp.

  2. Gebruik het dialoogvenster Tabel weergeven om de tabel toe te voegen die records bevat die u wilt archiveren. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.

  3. Dubbelklik in het queryontwerpvenster op het sterretje (*) in de tabel die u zojuist hebt toegevoegd. De tabelnaam en een sterretje worden weergegeven in de eerste kolom van het queryontwerpraster.

  4. Dubbelklik in het queryontwerpvenster op dezelfde velden als u hebt gebruikt voor het opgeven van een voorwaarde in de toevoegquery.

  5. Gebruik de rij Criteria om criteria op te geven voor de velden die u zojuist hebt toegevoegd. Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over het gebruik van criteria.

    Belangrijk : Als in uw toevoeg- of tabelmaakquery een parameter is gebruikt, is ook in uw verwijderquery een parameter vereist. Bovendien moet u ervoor zorgen dat u dezelfde waarde invoert voor beide query's. Als u verschillende parameterwaarden invoert, raakt u mogelijk gegevens kwijt. U kunt gegevensverlies helpen voorkomen door gebruik te maken van een formulier voor het verzamelen van gegevens en de invoerwaarden te laten ophalen uit het formulier door de query's. Zie het artikel Een query om invoer laten vragen voor meer informatie.

  6. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Verwijderen.

    De rij Verwijderen wordt weergegeven in het queryontwerpraster.

    Rij Verwijderen in queryontwerpraster

  7. Druk op CTRL+S om de query op te slaan.

Stap 4: Een macro maken waarmee beide query's worden uitgevoerd

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige op Macro. Als deze opdracht niet beschikbaar is, klikt u op de pijl onder de knop Module of Klassenmodule en klikt u op Macro.

  2. Selecteer in de eerste rij van het macro-ontwerpraster de optie OpenQuery in de kolom Actie.

    Macro-actie OpenQuery

  3. Selecteer onder aan het raster, onder Actieargumenten, in het vak Querynaam de (toevoeg- of tabelmaak)query die u hebt gemaakt in Stap 2 uit de vervolgkeuzelijst.

    Argument Query in macro-actie OpenQuery

  4. Selecteer in de tweede rij van het macro-ontwerpraster de optie OpenQuery in de kolom Actie.

  5. Selecteer onder aan het raster, onder Actieargumenten, in het vak Querynaam de verwijderquery uit de vervolgkeuzelijst.

    Uw macro zou er dan ongeveer als volgt uit moeten zien:

    Macro gereed voor opslaan

  6. Druk op CTRL+S om de macro op te slaan.

    Als u records wilt archiveren, voert u deze macro uit.

Naar boven

Periodiek een tabel vervangen

Als u altijd alle gegevens in een tabel wilt archiveren, hoeft u geen query's of macro's te gebruiken. Als alternatief kunt u periodiek de tabel vervangen door een lege kopie.

Belangrijk : Als de tabel die u archiveert, relaties heeft met andere tabellen, moet u mogelijk om de referentiële integriteitheen werken.

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel die u wilt archiveren, druk op CTRL+C en druk vervolgens op CTRL+V.

  2. Ga naar het dialoogvenster Tabel plakken als, selecteer Alleen structuur onder Plakopties en klik vervolgens op OK.

    Toegang tot de naam van de kopie kopie van oorspronkelijke tabelnaam.

  3. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de oorspronkelijke tabel en klik vervolgens op Naam wijzigen in het snelmenu dat wordt weergegeven.

    Geef de tabel een naam die aangeeft wat de inhoud is, bijvoorbeeld "DagelijkseTemperatuuruitersten_archief_2007".

  4. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de lege kopie en klik vervolgens op Naam wijzigen in het snelmenu dat wordt weergegeven.

    Geef de lege kopie de naam van de oorspronkelijke tabel.

Naar boven

Periodiek alle tabellen vervangen

Als u een gesplitste tabel gebruikt, kunt u periodiek alle tabellen vervangen door de back-enddatabase te vervangen door een lege kopie.

Als eerste bereidt u de lege kopie voor. Tenzij uw databaseontwerp verandert, kunt u deze kopie bij elke archivering opnieuw gebruiken. Vervolgens wijzigt u, als u een archivering wilt uitvoeren, de naam van de bestaande back-enddatabase om aan te geven dat het een archief is en slaat u vervolgens de lege kopie op als de nieuwe back-enddatabase.

Een lege kopie van een back-enddatabase voorbereiden

Importeer de tabeldefinities voor alle tabellen in de back-enddatabase.

  1. Maak een nieuwe, lege database. Verwijder Tabel1.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Access.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen de optie Tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren in de huidige database en klik vervolgens op Bladeren.

  4. Selecteer de back-enddatabase in het dialoogvenster Bestand openen. Klik op Openen om het dialoogvenster Bestand openen te sluiten en klik vervolgens op OK.

  5. Klik in het dialoogvenster Objecten importeren op Opties.

  6. Selecteer onder Tabellen importeren de optie Alleen definitie.

  7. Ga naar het tabblad Tabellen, klik op Alles selecteren, klik op OK en klik vervolgens op Sluiten.

Voeg vervolgens gegevens toe aan eventuele opzoektabellen in de lege kopie. Voer voor elke opzoektabel de volgende stappen uit:

  1. Maak een koppeling met de opzoektabel in de bestaande back-enddatabase.

  2. Maak een toevoegquery waarmee alle records uit het origineel worden toegevoegd aan de kopie.

De back-enddatabase door een lege kopie vervangen

Wijzig eerst de naam van de back-enddatabase om aan te geven dat het nu een archief is.

Open daarna de lege kopie en sla deze op onder de oorspronkelijke naam van de back-enddatabase.

  1. Klik op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop en wijs vervolgens OpslaanAls. Het menu OpslaanAls wordt geopend.

  2. Klik onder Database oplsaan in andere indeling op Access 2007-database.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×