Access-gegevens archiveren

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt de Microsoft Access-databases overzichtelijker en beheerbaar te houden door regelmatig archiveren oude of niet-actieve records. U kunt alle tabellen in een database, specifieke tabellen of alleen bepaalde records archiveren, bijvoorbeeld de records die ouder dan een bepaalde datum zijn. In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u met drie verschillende opties kunt u de gegevens in uw Access-database archiveren.

In dit artikel

Wanneer moet u rekening houden archiveren?

Een tabel regelmatig vervangen

Alle tabellen regelmatig vervangen

Records regelmatig te verplaatsen naar een archieftabel

Wanneer moet u rekening houden archiveren?

Wanneer u een database op uw computer bevat gegevens die u niet van plan bent meer gebruiken, maar u wilt die gegevens bij de hand houden in het geval u deze op een gegeven moment in tijd hoeft, of om te voldoen aan een bewaarbeleid voor gegevens, is archiveren een goede manier om deze gegevens te bewaren. Archivering wordt ook vaak gebruikt om de gegevens op basis van een voorwaarde, zoals aan het einde van een maand.

Manieren om te archiveren van gegevens

De volgende tabel bevat methoden voor het archiveren van gegevens, een beschrijving van de methode, uitleg van wanneer u elke methode en andere specifieke aandachtspunten voor de methode moet gebruiken.

Methode

Beschrijving

Gebruik wanneer...

Andere relevante informatie

Een tabel regelmatig vervangen

Periodiek een archiefkopie maakt van een bepaalde tabel en die tabel vervangt door een kopie van de nieuwe, lege tabel.

Alle records in een tabel aan de voorwaarden voldoen die u gebruikt om te bepalen of u wilt archiveren.

Voorbeeld: U hebt een tabel met dagelijkse temperaturen. Jaarlijks die u in de tabel archiveren en opnieuw beginnen met een lege eigenschap.

Alle tabellen regelmatig vervangen

Controleer regelmatig de archiefkopie van een van de back-enddatabase en klikt u vervolgens de back-enddatabase vervangen door een nieuw, leeg. Een gesplitste database vereist (een database die bestaat uit: een back-enddatabase-bestand met alle tabellen; en een front-enddatabasebestand waarin alle andere databaseobjecten).

Alle records in de meeste van de tabellen in een database aan de voorwaarde voldoet die u gebruikt om te bepalen of u wilt archiveren.

Voorbeeld: De database bestaat uit verschillende tabellen met verschillende soorten meteorologische gegevens. Jaarlijks, moet u archiveren alle tabellen.

  • Als u een opzoektabellen (tabellen waarmee u waarden kunt voor het opzoeken, zoals postcodes of afdelingen opslaan) hebt, moet u mogelijk de gegevens in de nieuwe back-enddatabase importeren.

  • U moet de database handmatig archiveren. U kunt een macro niet gebruiken voor deze methode.

Records regelmatig te verplaatsen naar een archieftabel

Regelmatig wordt uitgevoerd, voert een query toevoegen aan een query die u selecteert de records voor het archiveren en voegt de gegevens naar een archieftabel, en u Hiermee selecteert u dezelfde records (uit de oorspronkelijke tabel) en verwijder deze.

Enkele van de records in een tabel aan de voorwaarde voldoet die u gebruikt om te bepalen of u wilt archiveren.

Voorbeeld: Die u wilt archiveren bibliotheek transacties (uitgecheckte) als de datum ingeschakeld In ten minste een jaar oud.

  • Mogelijk moet u omzeilen referentiële integriteit, vooral als de records die u wilt archiveren voor de een-kant van een een-op-veel-relatie. Zie het gedeelte over het werken rond referentiële integriteit voor meer informatie.

Waarschuwing:  Als u parameters in uw query's gebruiken wilt, moet u een formulier voor het verwerken van de parameters maken. Anders kunnen gegevens verloren gaan.

Referentiële integriteit omzeilen

Als de records die u wilt archiveren zijn gerelateerd aan records in andere tabellen, is het wellicht omgaan met de relatie. Als de records die u wilt archiveren "onderliggende" records (ze behoren tot de 'veel'-kant van een een-op-veel-relatie), kunt u deze waarschijnlijk veilig archiveren zonder zorgen. Als de records die u wilt archiveren 'parent' records (ze behoren tot de ' een-kant van een een-op-veel-relatie), zijn wanneer u ze archiveert hun gerelateerde "onderliggende" mei records:

  • Voorkomen dat u de 'parent'-records verwijderen. Dit kan problemen veroorzaken als u de records 'parent' al hebt toegevoegd aan de archieftabel.

    - of -

  • Niet-gekoppelde records"-records die deel uitmaakt van een 'parent' die niet bestaat. Dit kan leiden tot problemen met de integriteit van gegevens en functionaliteit in uw database waarin de records 'beginregel'.

Als u wilt verwerking van referentiële integriteit, moet u de volgende stappen uitvoeren:

  1. Hiermee bepaalt u welke records deel uitmaakt van de records die u wilt archiveren "onderliggende". Bijvoorbeeld als u wilt archiveren records van de activa die zijn uitgeleend op een bibliotheek, eerst bepalen of er geen transacties geopend op deze activa, dat wil zeggen zijn of de activa zijn uitgecheckt, maar niet als resultaat gegeven.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de "onderliggende" records kunnen altijd worden verwijderd, controleert u of afgedwongen de relatie referentiële integriteit, met trapsgewijs verwijderen. Dit zorgt ervoor dat alle gerelateerde "onderliggende" records worden verwijderd.

    • Als de records "onderliggende" kunnen niet altijd veilig worden verwijderd, kunt u alle tabellen in de database archiveren.

    • Maak een query waarmee 'parent'-records die geen "onderliggende" records worden geselecteerd. Vervolgens die eerste query gebruiken om u te maken van uw archief query's (Zie de sectie records in een archieftabel regelmatig verplaatsen), in plaats van de tabel 'parent'.

Naar boven

Een tabel regelmatig vervangen

Als u archiveren van alle gegevens in een tabel wilt, kunt u de tabel regelmatig vervangen door een lege kopiëren.

Belangrijk: Als de tabel die u wilt archiveren betrekking heeft op andere tabellen, moet u mogelijk referentiële integriteit omzeilen.

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabellen die u wilt archiveren, druk op CTRL + C en druk op CTRL + V.

  2. In het dialoogvenster Tabel plakken als onder Plakopties, selecteert u Alleen structuuren klik vervolgens op OK.

Toegang tot de naam van de kopie als een kopie van oorspronkelijke tabelnaam.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de oorspronkelijke tabel en klik op naam wijzigen in het snelmenu.

Geef de tabel een andere naam om aan te geven wat dit bevat, zoals "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het lege kopiëren en klik op naam wijzigen in het snelmenu. Wijzig de naam met de naam van de oorspronkelijke tabel.

Naar boven

Alle tabellen regelmatig vervangen

Als u een gesplitste database gebruikt, kunt u alle tabellen regelmatig vervangen door de back-enddatabase vervangen door een lege kopiëren.

Hiervoor moet u eerst de lege kopie voorbereiden. Tenzij het ontwerp van uw database verandert, kunt u dit lege exemplaar hergebruiken elke keer dat u wilt archiveren. Om te archiveren alleen naam wijzigen van de bestaande back-enddatabase om aan te geven dat dit een archief is en de lege kopie opslaan als de nieuwe back-enddatabase.

Een lege kopie van een back-enddatabase voorbereiden

Eerst de tabeldefinities voor alle tabellen in de back-enddatabase importeren.

  1. Klik op Nieuwop het tabblad bestand , selecteer lege databaseen klik vervolgens op maken.

  2. Sluit Tabel1.

  3. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep importeren & koppeling op Access.

  4. Klik in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen-Access-databaseimporteren van tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules in de huidige databasete selecteren en klik vervolgens op Bladeren.

  5. Selecteer in het dialoogvenster Bestand openen de back-enddatabase. Klik op openen om te sluiten in het dialoogvenster Bestand openen , en klik vervolgens op OK.

  6. Klik in het dialoogvenster Objecten importeren op Opties.

  7. Klik onder Tabellen importeren, selecteert u Alleen definitie.

  8. Klik op het tabblad tabellen , klikt u op Alles selecteren, klikt u op OKen klik vervolgens op sluiten.

Vervolgens gegevens toevoegen aan een opzoektabellen in het lege kopiëren. Voor elke opzoektabel, voer de volgende stappen uit:

  1. Koppeling naar de opzoektabel in de bestaande back-enddatabase.

  2. Een toevoegquery die alle records van de oorspronkelijke opgeteld in de kopie maken.

De back-enddatabase vervangen door een lege kopiëren

Eerst de naam van de bestaande back-enddatabase om aan te geven dat is het nu een archief. Vervolgens de lege kopie openen en opslaan met behulp van de oorspronkelijke naam van de back-enddatabase.

  1. Klik op het tabblad bestand en klik op Database OpslaanAls. Mogelijk wordt u gevraagd om te sluiten van alle geopende objecten. Klik op OKals dat het geval is. Het dialoogvenster OpslaanAls wordt geopend.

  2. Zorg dat u het bestand in de plaats van de oorspronkelijke back-enddatabase opslaat in het vak opslaan in (aan de bovenkant van het dialoogvenster OpslaanAls ).

  3. Voer in het vak Bestandsnaam de naam van de oorspronkelijke back-enddatabase.

  4. Selecteer in het vak Opslaan als typeAccess-Database (*.accdb).

Naar boven

Records regelmatig te verplaatsen naar een archieftabel

Dit is een vier stappen waarvoor een lege kopie van de tabel die de records die u wilt archiveren bevat, voor het maken van een toevoegquery om de records van de oorspronkelijke tabel naar de archieftabel maken van een verwijderquery als u wilt verwijderen de gearchiveerde kopiëren records in de oorspronkelijke tabel en ten slotte het maken van een macro uitvoeren van beide query's die kunnen worden uitgevoerd wanneer u wilt archiveren. Dit schijnbaar complex proces is gemakkelijk als u de stappen in de volgorde waarin ze worden weergegeven onder:

Stap 1: Een archieftabel maken

Stap 2: Een toevoegquery om gegevens te kopiëren naar het archieftabel maken

Stap 3: Een verwijderquery om gegevens te verwijderen uit de oorspronkelijke tabel maken

Stap 4: Een macro uitvoeren maken beide toevoegen en query's verwijderen

Stap 1: Een archieftabel maken

Als u wilt uw gearchiveerde records in één tabel wilt behouden, deze stap één keer te doen. De archieftabel die u in deze stap maakt, wordt alle records voor gearchiveerde ingevoerd.

Als u wilt verwijderen van uw oude archieftabel wanneer u een nieuw, in plaats van deze stap maakt kunt u een tabelmaakquery Kopieer de gegevens naar de archieftabel. Klik hiertoe gaat u verder met stap 2.

Een archieftabel te gebruiken nieuwe elke keer dat u wilt archiveren, maar ook houden uw oude archieftabellen, naam van de oude archieftabel wijzigen voordat u maakt een nieuwe record. Als u archiveert op basis van een datum, Bezig naamgeving van uw oude archieftabellen op basis van het datumbereik staan.

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel die is records als u wilt archiveren, druk op CTRL + C, en klik vervolgens op CTRL + V.

  2. In het vak Tabelnaam Schrap Kopie van een onderstrepingsteken en het woord 'archief' toevoegen aan de bestaande tabelnaam en klik vervolgens op OK. Als u de oorspronkelijke tabel heet transacties is de archieftabel bijvoorbeeld Transactions_archivenaam.

    Tabel plakken als

  3. Klik in het dialoogvenster Tabel plakken als onder Plakopties, selecteert u Alleen structuur.

Stap 2: Een toevoegquery om gegevens te kopiëren naar het archieftabel maken

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

  2. Gebruik het dialoogvenster Tabel weergeven om toe te voegen van de tabel met de records die u wilt archiveren en sluit het dialoogvenster Tabel weergeven .

  3. Dubbelklik op het sterretje (*) in de tabel die u zojuist hebt toegevoegd in het queryontwerpvenster. De tabelnaam van de en een sterretje weergegeven in de eerste kolom van het queryontwerpraster.

    Opmerking: Het sterretje geeft aan dat de query alle velden uit de tabel in de queryuitvoer opnemen moet. Als u het sterretje, gebruikt als velden worden toegevoegd of verwijderd uit de tabel, wordt de queryuitvoer aangepast.

  4. Dubbelklik in het queryontwerpvenster, op het veld dat u wilt gebruiken om op te geven van een voorwaarde die records moet voldoen aan voordat u ze archiveren. Als uw tabel transacties een veld met de naam In datum ingeschakeld heeften u wilt archiveren van alle records waar die datum meer dan een jaar oud is, bijvoorbeeld u dubbelklikt op het veld en deze wordt weergegeven in de volgende lege kolom van het queryontwerpraster.

    Queryontwerpraster

    Herhaal deze stap als u wilt gebruiken van criteria met extra velden.

  5. Gebruik de criteriarij criteria opgeven voor de velden die u zojuist hebt toegevoegd. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de ingeschakeld In de datum vóór 1e januari 2019 moet met behulp van de expressie < #1/1/2019 # in de rij Criteria .

    Als de criteriumwaarden elke keer dat u wilt archiveren verandert, moet u uw query vragen om invoer. Dit doet u een parameter in de rij Criteria gebruiken, zodat de query wordt gevraagd om invoer. Als u wilt gebruiken als u een parameter, moet u een expressie gebruiken zoals u dat normaal zou doen, maar in plaats van een opgegeven waarde, gebruikt een korte vraag tussen vierkante haken bevinden. U kunt bijvoorbeeld de expressie gebruiken < [transacties vóór voltooid archiveren:], zoals in dit voorbeeld:

    Parameterexpressie

    Zie het artikel Inleiding tot query'svoor meer informatie over het gebruik van de parameters.

    U kunt ook met de rij of kunt u alternatieve voorwaarden opgeven. Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over het gebruik van criteria.

    Tip: Als u een date-veld gebruikt om criteria en u wilt archiveren van alle records die ouder dan de huidige datum zijn, voert u <Date() in de rij Criteria voor het veld date.

  6. Voer een van de volgende handelingen uit:

    Als u de archieftabel al hebt gemaakt, gebruikt u een toevoegquery de opgegeven records toevoegen aan die tabel:

    1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

    2. Selecteer de naam van de archieftabel in het dialoogvenster toevoegen in het vak Tabelnaam en klik vervolgens op OK.

      Toevoegen aan

      Klik in het queryontwerpraster de rij Toevoegen aan wordt weergegeven.

    3. Schakel de rij Toevoegen aan voor alle velden die u hebt gebruikt om criteria. (Alleen het sterretje moet een waarde hebben voor Toevoegen aan.)

      Rij Toevoegen aan in queryontwerpraster

      Als u de archieftabel niet hebt gemaakt, gebruikt u een tabelmaakquery maken van de archieftabel met behulp van de opgegeven records:

    4. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Tabel maken.

    5. Typ de naam van de archieftabel in het dialoogvenster Tabel maken in het vak Tabelnaam en klik vervolgens op OK.

  7. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

Stap 3: Een verwijderquery om gegevens te verwijderen uit de oorspronkelijke tabel maken

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

  2. Gebruik het dialoogvenster Tabel weergeven om toe te voegen van de tabel met de records die u wilt archiveren. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.

  3. Dubbelklik op het sterretje (*) in de tabel die u zojuist hebt toegevoegd in het queryontwerpvenster. De tabelnaam van de en een sterretje weergegeven in de eerste kolom van het queryontwerpraster.

  4. Dubbelklik in het queryontwerpvenster, op dezelfde velden die u hebt gebruikt om op te geven van een voorwaarde in de toevoegquery.

  5. Gebruik de criteriarij criteria opgeven voor de velden die u zojuist hebt toegevoegd. Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over het gebruik van criteria.

    Belangrijk: Zorg ervoor dat uw verwijderquery dit ook gebeurt als een parameter wordt gebruikt door de query toevoegen of tabelmaakquery. Denk eraan dat u dezelfde waarde voor beide query's invoert. Als u andere parameterwaarden invoert, kunt u gegevens kwijtraken. Om u te helpen voorkomen verlies van gegevens voorkomen, kunt u met een formulier voor het verzamelen van de waarden en het maken van de query's vragen op het formulier voor de invoerwaarden. Zie het artikel Inleiding tot query'svoor meer informatie.

  6. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Verwijderen.

    De rij verwijderen wordt weergegeven in het queryontwerpraster.

    Rij Verwijderen in queryontwerpraster

  7. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

Stap 4: Een macro uitvoeren maken beide toevoegen en query's verwijderen

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Macro's en code op Macro.

  2. Klik op de vervolgkeuzepijl naast Nieuwe actie toevoegenen klik vervolgens op OpenQuery.

    De actie QueryOpenen wordt weergegeven en wordt weergegeven van de argumenten.

  3. Selecteer in het vak Querynaam de (toevoegen of tabelmaakquery) query die u hebt gemaakt in stap 2.

  4. Klik op de vervolgkeuzepijl naast Nieuwe actie toevoegenen klik vervolgens op OpenQuery.

    De actie QueryOpenen wordt weergegeven en wordt weergegeven van de argumenten.

  5. Selecteer in het vak Querynaam de verwijderquery die u hebt gemaakt in stap 3.

  6. Druk op CTRL + S om de macro opslaan.

    Als u archiveren records wilt, moet u de macro uitgevoerd.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×