Access 2010 basistaken

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Hier volgen enkele eenvoudige databasetaken die u doen kunt als u informatie over het gebruik van Microsoft Access 2010.

 

In dit artikel

Wat is Access?

Relationele databases in Access

Wanneer u Access opent

Een sjabloon zoeken en toepassen

Een volledig nieuwe database maken

Open een bestaande Access-database

Aan de slag met uw nieuwe database

Een tabel toevoegen

Plak de gegevens uit een andere bron in een Access-tabel

Gegevens importeren uit of koppelen aan gegevens uit een andere bron

Volgende stappen

Gegevens importeren uit een spreadsheet of een ander programma

Een Excel-werkblad importeren in Access

Een Excel-werkblad importeren als tabel in een nieuwe database

Uw gegevens organiseren met behulp van de Wizard Tabelanalyse

Werken met gegevens uit andere programma 's

Een eerdere versie-database op verschillende versies van Access gebruiken

Een Access-databasebestand in verschillende versies van Access gebruiken

Stap 1: Een kopie van de bestaande database maken en opslaan in een nieuwe indeling

Stap 2: De kopie-database splitsen en het oorspronkelijke bestand gebruiken als de back-enddatabase

Stap 3: Verbinding maken met de nieuwe front met de oorspronkelijke database

U kunt in een front-end/back-end-programma in verschillende versies van Access

Wat is Access?

Access 2010 is een database ontwerpen en implementeren programma die u gebruiken kunt om belangrijke informatie bij te houden. U kunt uw gegevens blijven opslaan op uw computer of u kunt publiceren op het Web, zodat anderen uw database met een webbrowser gebruiken kunnen.

Groot aantal personen ingebruikname Access wanneer het programma dat ze worden gebruikt om bij te houden iets geleidelijk minder passend voor de taak maken wordt. Stel dat u een evenementenplanner bent en u wilt dat alle gegevens die u nodig hebt voor het beheren van uw gebeurtenissen succesvolle zodat kunt bijhouden. Als u een word-processor of spreadsheetprogramma gebruikt u dit wilt doen, kunt u eenvoudig problemen voordoen met dubbele en inconsistente gegevens uitvoeren. U kunt agenda-items software, maar het bijhouden van financiële gegevens in een agenda niet is een goed past.

Relationele databases in Access

Soms moet u een relationele database voor het bijhouden van dergelijke gegevens, een tot alle gegevens die zijn onderverdeeld in kleinere verzamelingen van gegevens (tabellen genoemd) om te voorkomen redundantie, en klik vervolgens gerelateerde samen op basis van algemene bits van informatie (velden) . Een gebeurtenis plannen relationele database kan bijvoorbeeld een tabel met klantgegevens, een tabel met de van leveranciersgegevens en een tabel met informatie over gebeurtenissen bevatten. De tabel met informatie over gebeurtenissen mogelijk op een veld om een relatie aan de klantentabel en een veld om een relatie aan de leverancierstabel. Kleurencategorieën, bijvoorbeeld kan als het telefoonnummer van een leverancier gewijzigd, de informatie worden gewijzigd eenmaal in de leverancierstabel in plaats van in elke gebeurtenis die de leverancier betrokken.

De toegang is een hulpmiddel waarmee u kunt snel en eenvoudig ontwikkelen relationele database-toepassingen waarmee u gegevens beheren. U kunt een database waarmee u vrijwel elk type informatie, zoals voorraad, professioneel contactpersonen of bedrijfsprocessen bijhouden maken. Ja, Access wordt geleverd met sjablonen waarmee u direct kunt voor het bijhouden van allerlei informatie, waardoor dingen gemakkelijk zelfs voor beginnende.

Wanneer u Access opent

Wanneer u Access 2010 begint, ziet u de Microsoft Office Backstage-weergave, waar u kunt informatie over de huidige database, een nieuwe database maken, een bestaande database openen en weergave inhoud van Office.com aanbevolen.

Backstage-weergave van Access 2010

Backstage-weergave bevat ook diverse andere opdrachten die u kunt aanpassen, voor het behoud van of delen van uw databases. Opdrachten in de Backstage-weergave in het algemeen toepassen op hele databases, niet op objecten binnen een database

Opmerking: U gaat naar de Backstage-weergave op elk gewenst moment door te klikken op het tabblad bestand .

Naar boven

Een sjabloon zoeken en toepassen

Access biedt u met een groot aantal verschillende sjablonen die u wilt versnellen van een proces voor het maken van uw database kunt gebruiken. Een sjabloon is een kant-en-klare database waarin alle van de tabellen, query's, formulieren en rapporten nodig voor de uitvoering van een specifieke taak. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen die kunnen worden gebruikt om problemen bijhouden of bewaren van uitgaven contactpersonen beheren. Sommige sjablonen bevatten een paar steekproef records om hun gebruik te illustreren. Databasesjablonen kunnen worden gebruikt, zoals is of u kunt ze beter aansluiten uw behoeften voldoet.

Ga als volgt te werk om te zoeken en een sjabloon toepassen op uw database:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw.

  2. Voer een van de volgende opties onder Beschikbare sjablonen:

    • Als u wilt gebruiken in een sjabloon die u onlangs hebt gebruikt, klikt u op Recente sjablonenen selecteer vervolgens de gewenste sjabloon.

    • Als u een sjabloon die u al hebt geïnstalleerd, klikt u op Mijn sjablonenen selecteer vervolgens de gewenste sjabloon.

    • Om te zoeken van een sjabloon op Office.com, onder Office.com-sjablonen, klikt u op een sjablooncategorie, selecteert u de sjabloon die u wilt en klik vervolgens op downloaden om de sjabloon downloaden van Office .com naar uw computer.

      U kunt ook zoeken naar sjablonen op Office.com vanuit Access. Typ een of meer zoektermen in het vak Zoeken op Office.com voor sjablonen en klik vervolgens op de pijl om te zoeken.

  3. Klik desgewenst op het mappictogram naast het vak Bestandsnaam om te bladeren naar een locatie waar u de database maken. Als u een specifieke locatie niet aangeeft, wordt de database in Access gemaakt in de standaardlocatie die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam .

  4. Klik op Maken.

Toegang tot de database wordt gemaakt en geopend voor gebruik.

Naar boven

Een volledig nieuwe database maken

Als u wilt dat een meer uitgebreide inleiding tot de concepten achter Access gebruiken om een database te maken, raadpleegt u het artikel beginselen van databaseontwerp.

Als geen van de sjablonen aan uw wensen voldoet, of als u gegevens in een ander programma dat u wilt gebruiken in Access hebt, kunt u die ervoor kiezen is het beter om het maken van een database maken. In Access 2010, hebt u de keus: een standaard-bureaubladdatabase of een webdatabase.

Zie het artikel een database maken om te delen op het Webvoor meer informatie over Webdatabases.

Ga als volgt te werk om een nieuwe database maken:

  1. Start Access.

  2. Klik op het tabblad Nieuw in de weergave Backstage op Lege Database of Lege webdatabase.

    Belangrijk: De keuze die u hier aanbrengt, bepaalt welke functies zijn beschikbaar in de database. Bureaubladdatabases kunnen niet worden gepubliceerd op het Web en Webdatabases bieden geen ondersteuning voor sommige bureaublad functies, zoals totalen query's.

  3. Typ een naam voor de database in het vak Bestandsnaam aan de rechterkant.

    Als u wilt wijzigen van de locatie waar u het bestand wilt maken, klikt u op Bladeren Knopvlak naast het vak Bestandsnaam , blader naar en selecteer de nieuwe locatie en klik vervolgens op OK.

  4. Klik op Maken.

    Toegang tot de database wordt gemaakt en vervolgens wordt een lege tabel (genaamd Tabel1) in gegevensbladweergavegeopend.

  5. Access plaatst de cursor in de eerste lege cel in de kolom Klik om toe te voegen van de nieuwe tabel.

    Als u wilt toevoegen van gegevens, begin te typen, of u kunt gegevens plakken uit een andere bron, zoals beschreven in de sectie gegevens plakken uit een andere bron in een Access-tabel, verderop in dit artikel.

    Notities: 

    • Gegevens invoeren in de gegevensbladweergave is ontworpen om te zijn vergelijkbaar met het invoeren van gegevens in een Excel-werkblad. De belangrijkste beperking is dat de gegevens moeten worden ingevoerd in aaneengesloten rijen en kolommen, beginnend bij de linkerbovenhoek van het gegevensblad. U moet niet wilt toepassen op uw gegevens met behulp van lege rijen of kolommen als u kunnen doen in een Excel-werkblad, omdat dit ruimte in uw tabel wordt verspild. De tabel bevat alleen uw gegevens. De visuele presentatie van deze gegevens worden uitgevoerd in de formulieren en rapporten die u later ontwerpt.

    • De tabelstructuur van de wordt gemaakt terwijl u gegevens invoert. Elk gewenst moment dat u een nieuwe kolom aan het gegevensblad toevoegen, is een nieuw veld gedefinieerd in de tabel. Access Hiermee stelt u de gegevenstype van het veld op basis van het type gegevens die u invoert. Bijvoorbeeld, hebt u een kolom waarin u alleen datumwaarden hebt ingevoerd, wordt Access het gegevenstype van dat veld ingesteld op datum/tijd. Als u later invoeren van een niet-datumwaarde (zoals een naam of een telefoonnummer) in dat veld wilt, wordt een bericht waarin wordt gemeld dat de waarde niet overeenkomen met het gegevenstype van de kolom. Indien mogelijk, moet u de tabel plannen zodat elke kolom hetzelfde type gegevens bevat of u nu tekst, datums, getallen of een ander type. Hierdoor veel eenvoudiger te maken van query's, formulieren en rapporten die uitsluitend de gegevens die u wilt selecteren.

Als u niet nog gegevens invoeren wilt, klikt u op sluiten Knopvlak .

Opmerking: Access wordt Tabel1 verwijderen als u deze zonder op te slaan afsluit.

Naar boven

Open een bestaande Access-database

Tip: Klik op Recentom snel een van de laatste geopende databases die u had geopend, klik op het tabblad bestand en klik vervolgens op de bestandsnaam.

  1. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  2. Klik op een snelkoppeling in het dialoogvenster openen , of klik in het vak Zoeken op het station of de map met de database die u wilt.

  3. Dubbelklik in de mappenlijst op mappen totdat u de map met de database openen.

  4. Voer een van de volgende opties wanneer u de database hebt gevonden:

    • Als u wilt openen de database in de standaardmodus voor openen, dubbelklikt u erop.

    • Als u wilt openen de database voor gedeelde toegang in een omgeving, zodat u en anderen kunnen zowel lezen en in de database op hetzelfde moment schrijven, klikt u op openen.

    • Als u wilt openen de database voor alleen-lezen, zodat u bekijken kunt, maar deze niet kunt bewerken, klikt u op de pijl naast de knop openen en klik vervolgens op openen als alleen-lezen.

    • Als u wilt openen de database voor exclusieve toegang, zodat niemand anders het openen kunt, terwijl u deze hebt geopend, klikt u op de pijl naast de knop openen en klik vervolgens op Exclusief openen.

    • Open de database voor alleen-lezen, klikt u op de pijl naast de knop openen en klik vervolgens op Exclusief openen als alleen-lezen andere gebruikers nog steeds de database kunnen openen, maar ze alleen alleen-lezen toegang hebben.

Als u niet beschikt over de database die u wilt openen    

  1. Klik in het dialoogvenster openen , klikt u op de snelkoppeling Deze Computer , of klik in het vak Zoeken op Mijn Computer.

  2. Met de rechtermuisknop op het station waarvan u denkt dat mogelijk in de lijst met stations, bevatten de database en klik vervolgens op Zoeken.

  3. Voer uw zoekcriteria en druk op ENTER om de database te zoeken.

  4. Als de database wordt gevonden, kunt u dit door erop te dubbelklikken in het dialoogvenster Lijst met zoekresultaten openen.

    Omdat het zoeken is gestart vanuit het dialoogvenster openen , klikt u op Annuleren in het dialoogvenster voordat de database wordt geopend.

U kunt een gegevensbestand rechtstreeks openen in een externe bestandsindeling (zoals dBASE, Paradox, Microsoft Exchange of Excel). U kunt ook rechtstreeks eventuele ODBC-gegevensbron, zoals Microsoft SQL Server- of Microsoft FoxPro openen. Access automatisch een nieuwe Access-database gemaakt in dezelfde map als het gegevensbestand en koppelingen worden toegevoegd aan elke tabel in de externe database.

Naar boven

Aan de slag met uw nieuwe database

Afhankelijk van de sjabloon die u hebt gebruikt, moet u mogelijk Voer een of meer van de volgende aan de slag met de nieuwe database:

  • Als er wordt een dialoogvenster aanmelden met een lege lijst met gebruikers weergegeven, gebruikt u de volgende procedure aan de slag:

    1. Klik op nieuwe gebruiker.

    2. Vul het formulier Gebruikersgegevens in.

    3. Klik op Opslaan en sluiten.

    4. Selecteer de gebruikersnaam die u zojuist hebt ingevoerd, en klik op aanmelden.

  • Als er wordt een leeg gegevensblad weergegeven, kunt u beginnen met typen gegevens rechtstreeks in die gegevensblad of op andere knoppen en tabbladen om de database te verkennen.

  • Als u een pagina Aan de slag wordt weergegeven, kunt u op koppelingen op de pagina voor meer informatie over de database of klik op andere knoppen en tabbladen om de database te verkennen.

  • Als er een bericht Beveiligingswaarschuwing wordt weergegeven in de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, klikt u op Inhoud inschakelen. Als de database een aanmelding vereist, moet u zich opnieuw aanmelden.

Voor de bureaublad- en Webdatabases wilt u ook beginnen een van de volgende stappen:

Naar boven

Een tabel toevoegen

U kunt een nieuwe tabel toevoegen aan een bestaande database met behulp van de hulpmiddelen in de groep tabellen op het tabblad maken .

De groep Tabellen op het tabblad Maken

Opmerking: In een webdatabase is alleen de opdracht tabel beschikbaar in de groep tabellen .

Ongeacht welke weergave u begint, kunt u altijd schakelen naar de andere weergave met behulp van de knoppen op de statusbalk van het Access-venster.

Een lege tabel maken in de gegevensbladweergave    In de gegevensbladweergave, kunt u direct gegevens invoeren en laat de tabelstructuur achter de schermen opbouwen. Veldnamen worden numeriek toegewezen (veld1, Veld2, enzovoort) en in Access wordt het gegevenstype van het veld, op basis van het type gegevens die u invoert.

  1. Klik op het tabblad maken in de groep tabellen op tabel Knopvlak .

  2. Access wordt de tabel gemaakt en plaatst vervolgens de cursor in de eerste lege cel in de kolom Klik om toe te voegen .

  3. Als u wilt toevoegen van gegevens, begin te typen in de eerste lege cel, of u kunt gegevens plakken uit een andere bron, zoals verderop in dit artikel wordt beschreven.

    • De naam van een kolom (resourceveld), dubbelklikt u op de kolomkop en typ de nieuwe naam.

      Tip: Geef een duidelijke naam aan elk veld, zodat u weet wat het zonder te hoeven kijkt u naar de gegevens bevat.

    • Een kolom verplaatsen, selecteert u deze door te klikken op de kolomkop en sleep deze vervolgens naar de gewenste positie. U kunt ook meerdere aangrenzende kolommen selecteren en sleept u deze allemaal naar een nieuwe locatie samen.

      Als u wilt meer velden hebt toegevoegd aan de tabel, kunt u beginnen te typen in de kolom Klik om toe te voegen in de gegevensbladweergave bepalen of u nieuwe velden kunt toevoegen met behulp van de opdrachten in de groep toevoegen & verwijderen op het tabblad velden .

Maken van een tabel weergegeven in de ontwerpweergave    In de ontwerpweergave, moet u eerst de structuur van de nieuwe tabel maken. Klik u op overschakelen naar de gegevensbladweergave om gegevens te voeren, of u uw gegevens met behulp van een andere methode, zoals met een formulier invoeren.

Ontwerpweergave is niet beschikbaar voor tabellen in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad maken in de groep tabellen op Tabellen-ontwerpen. Knopvlak

  2. Voor elk veld in de tabel, typ een naam in de kolom Veldnaam en selecteer vervolgens een gegevenstype in de lijst Gegevenstype .

  3. U kunt aanvullende informatie voor elk veld invoeren in de kolom Beschrijving . De beschrijving die u invoert wordt in de statusbalk weergegeven wanneer de invoegpositie in dat veld, en wordt gebruikt als tekst op de statusbalk voor besturingselementen die u maakt het veld vanuit het deelvenster Lijst met velden slepen naar een formulier of rapport , en voor besturingselementen die worden gemaakt voor dat veld met de Wizard formulier of rapport.

  4. Nadat u alle velden hebt toegevoegd, slaat u de tabel:

    • Ga naar het tabblad Bestand en klik op Opslaan.

  5. U kunt beginnen met het invoeren van gegevens in de tabel op elk gewenst moment door overschakelen naar de gegevensbladweergave, in de eerste lege cel te klikken en typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron, plakken, zoals beschreven in de volgende sectie.

Een tabel op basis van een SharePoint-lijst maken    Met een SharePoint-lijst, kunnen uw gegevens worden gebruikt door personen die geen toegang hebt. Bovendien is lijstgegevens opgeslagen op een server, die doorgaans betere bescherming tegen verlies van gegevens dan bestanden die zijn opgeslagen op een desktopcomputer biedt. U kunt beide beginnen met een nieuwe lijst, of u kunt koppelen aan een bestaande lijst. U moet onvoldoende machtigingen hebt voor de SharePoint-site waar u wilt maken van de lijst. Dit is afhankelijk van de site dus contactgegevens uw SharePoint-beheerder voor details over uw opties.

Deze functie is niet beschikbaar in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op SharePoint-lijsten.

  2. U kunt een van de lijst met sjablonen maken van een standaard SharePoint-lijst, zoals contactpersonen of gebeurtenissen.

    U kunt er ook voor kiezen om te maken van een aangepaste lijst, of wilt koppelen aan een bestaande lijst importeren. Klik op de gewenste optie.

  3. Als u een van de lijst met sjablonen of een aangepaste lijst maken kiezen, geopend in het dialoogvenster Nieuwe lijst maken helpt u bij het proces. Als u besluit om een bestaande lijst gebruiken, wordt het dialoogvenster Externe gegevens ophalen uit geopend om u te helpen.

Zie het artikel Inleiding tot tabellen voor meer informatie over tabellen.

Naar boven

Plak de gegevens uit een andere bron in een Access-tabel

Als uw gegevens momenteel is opgeslagen in een ander programma, zoals Excel, kunt u Kopieer en plak de gegevens in een Access-tabel. In het algemeen is werkt dit het beste als uw gegevens al zijn verdeeld in kolommen, zoals in een Excel-werkblad. Als uw gegevens in een word verwerking programma, moet u eerst de kolommen met gegevens scheiden met behulp van tabbladen, of de gegevens converteren naar een tabel in het tekstverwerkingsprogramma en kopieer de gegevens. Als uw gegevens moeten worden bewerkt of aangepast (bijvoorbeeld doordat volledige namen in en achternamen), wilt u mogelijk dit doen voordat u gegevens kopieert met name als u niet bekend met Access bent.

Wanneer u gegevens in een lege tabel plakt, wordt het gegevenstype van elk veld op basis van welke soort gegevens in het veld ingesteld. Bijvoorbeeld als een geplakte veld alleen datumwaarden bevat, wordt het gegevenstype datum/tijd dat veld. Als de geplakte veld alleen de woorden "Ja" en "geen" bevat, wordt de Ja toegepast/geen gegevens naar het veld type.

Toegang tot de naam van de velden afhankelijk van wat er in de eerste rij van de geplakte gegevens. Als de eerste rij van de geplakte gegevens op de rijen die volgt lijkt, wordt dat de eerste rij deel uit van de gegevens maakt en Hiermee wijst de velden algemene namen (veld1, Veld2, enzovoort). Als de eerste rij van de geplakte gegevens niet op de rijen die u volgt lijkt, toegang gebruikt de eerste rij als veldnamen en sluit de eerste rij in de werkelijke gegevens.

Als Access algemene veldnamen toegewezen, moet u aan de namen van de velden zo snel mogelijk om verwarring te voorkomen. Gebruik de volgende procedure:

  1. Klik op het tabblad bestand op Opslaan om op te slaan in de tabel.

  2. In de gegevensbladweergave, dubbelklikt u op elke kolomkop en typ een naam voor de kolom.

  3. Sla de tabel opnieuw.

Naar boven

Gegevens importeren uit of koppelen aan gegevens uit een andere bron

Mogelijk hebt u gegevens die u in een ander programma dat u wilt gebruiken in Access zijn verzameld. Misschien u werken met personen die hun gegevens opslaan in andere programma's en u wilt werken met hun gegevens in Access. Of, bent u meerdere afzonderlijke gegevensbronnen heeft en moet een 'aantekening toetsenblok"waar u kunt ze weer helemaal voor een grondigere analyse.

Access kunt u gemakkelijk kunt importeren of koppelen van gegevens uit andere programma's. U kunt gebruikmaken van gegevens uit een Excel-werkblad, uit een tabel in een andere Access-database, uit een SharePoint-lijst of vanaf een van een verscheidenheid aan andere bronnen. Het proces verschilt enigszins per gegevensbron, maar deze instructies kunnen u aan de slag:

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep importeren & koppeling op de opdracht voor het type bestand dat u wilt importeren uit.

    Bijvoorbeeld als u gegevens uit een Excel-werkblad importeert, klikt u op Excel. Als u het juiste programmatype niet ziet, klikt u op meer.

    Opmerking: Als u niet het juiste indelingstype in de groep importeren & koppeling vinden , moet u mogelijk start het programma waarin u de gegevens oorspronkelijk hebt gemaakt en vervolgens dat programma gebruiken voor het opslaan van de gegevens in een bestandsindeling die ondersteuning biedt voor Access (zoals een tekstbestand met scheidingstekens) , en vervolgens importeren of koppelen aan de gegevens.

  2. In het dialoogvenster Externe gegevens ophalen , klikt u op Bladeren om naar het bron-gegevensbestand, of typ het volledige pad van het bronbestand van de gegevens in het vak bestandsnaam .

  3. Klik op de gewenste optie onder opgeven hoe en waar u wilt opslaan van de gegevens in de huidige database. U kunt een nieuwe tabel maken met behulp van de geïmporteerde gegevens of maak een gekoppelde tabel die een koppeling naar de gegevensbron onderhoudt.

  4. Klik op OK.

    Afhankelijk van uw keuze, het dialoogvenster Koppelingsobjecten of de Objecten importeren dialoogvenster wordt geopend.

  5. Gebruik het dialoogvenster om te het proces voltooien. De exacte procedure die u volgt, is afhankelijk van de optie importeren uit of een koppeling die u hebt gekozen.

  6. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

    Als u ervoor kiest om te importeren, wordt u gevraagd of u wilt opslaan van de details van de importbewerking die u zojuist hebt voltooid.

  7. Als u denkt dat u deze dezelfde importbewerking opnieuw zult uitvoeren, klikt u op Importstappen opslaanen voert u de details.

    U kunt de importbewerking gemakkelijk reproduceren door te klikken op Opgeslagen import in de groep importeren op het tabblad Externe gegevens , de specificatie van het importeren te klikken en vervolgens te klikken op uitvoeren.

  8. Als u niet dat de details van de bewerking opslaan wilt, klikt u op sluiten.

Access de gegevens worden geïmporteerd in een nieuwe tabel en klikt u vervolgens de tabel onder tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Meer informatie over het importeren van gegevens in Access, volgt u de koppelingen in de sectie Zie ook in dit artikel.

Naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces hangt af van uw doelstellingen, maar waarschijnlijk wilt u voor het maken van query's, formulieren, rapporten en macro's overwegen. In dit artikel biedt geen informatie over het maken van extra databaseobjecten.

Raadpleeg de volgende artikelen voor meer informatie:

Naar boven

Gegevens importeren uit een spreadsheet of een ander programma

Als u bekend met andere database of spreadsheet-programma's bent, weet u waarschijnlijk de basisbeginselen van de werking van deze toepassingen en welke databases worden gebruikt. Access verschilt van de vele andere databasetoepassingen doordat u relationele databases kunt maken en deze verder verschilt van de meeste spreadsheetprogramma door te bieden van hulpmiddelen voor het ontwikkelen van geavanceerde query's, formulieren en rapporten. Access biedt ook veel opties voor het werken met andere database-programma's, zoals SQL Server.

Een Excel-werkblad importeren in Access

Groot aantal personen beginnen met het verkennen van Access na het opstellen van een lijst in Excel. Excel is een prima plek om een lijst, maar als de lijst omvang groeit, wordt het steeds moeilijker te ordenen en te houden. De lijst verplaatsen naar Access is meestal de volgende logische stap.

Een databasetabel lijkt in structuur op een werkblad in dat gegevens worden opgeslagen in rijen en kolommen. Hierdoor is het meestal eenvoudig een werkblad importeren in een databasetabel. Het belangrijkste verschil tussen uw gegevens opslaat in een werkblad en het opslaan in een database is in de structuur van de gegevens. Eenvoudig het hele werkblad importeren als een nieuwe tabel in een database, wordt de problemen in verband met ordenen en bijwerken van uw gegevens, met name als uw werkblad redundante gegevens bevat niet worden opgelost. Om deze problemen op te lossen, moet u splitsen de werkbladgegevens in afzonderlijke tabellen elkaar met gerelateerde gegevens. Zie het artikel beginselen van databaseontwerpvoor meer informatie over het rangschikken van de gegevens in tabellen.

Toegang tot de functies van de Wizard Tabelanalyse, zodat u deze procedure wilt uitvoeren. Na het importeren van uw gegevens in een tabel, helpt de wizard u bij de tabel splitsen in afzonderlijke tabellen, die elk gegevens bevat die niet wordt verdubbeld in een van de andere tabellen. De wizard maakt ook de benodigde relaties tussen de tabellen.

Naar boven

Een Excel-werkblad importeren als tabel in een nieuwe database

  1. Klik op het tabblad bestand op Nieuwen klik vervolgens op Lege Database.

  2. Typ een naam voor de nieuwe database in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op maken.

    De nieuwe database wordt geopend en een nieuwe, lege tabel, tabel1 door Access gemaakt.

  3. Sluit Tabel1.

    Wanneer u wordt gevraagd als u wijzigingen wilt opslaan in het ontwerp van Tabel1, klikt u op Nee.

  4. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep importeren & koppeling op Excel. knopafbeelding

  5. Klik in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen op Bladeren.

  6. Gebruik het dialoogvenster Bestand openen om het bestand te zoeken.

  7. Selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen .

  8. Zorg ervoor dat de optie de brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database is geselecteerd in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen .

  9. Klik op OK.

    De Wizard werkblad importeren wordt gestart en stelt u enkele vragen over uw gegevens.

  10. Volg de instructies en klik op volgende of vorige om te navigeren door de pagina's. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

    Opmerking: Wordt u gevraagd of u wilt opslaan van de details van de importbewerking die u zojuist hebt voltooid. Als u denkt dat u zult uitvoeren dezelfde importbewerking vaker, klikt u op Jaen voer vervolgens de details. U kunt de bewerking in de toekomst gemakkelijk reproduceren door te klikken op Opgeslagen import in de groep importeren op het tabblad Externe gegevens . Als u niet dat de details van de bewerking opslaan wilt, klikt u op sluiten.

Toegang tot de gegevens in een nieuwe tabel geïmporteerd, en dit vervolgens onder Alle tabellen in het navigatiedeelvenster weer.

Naar boven

Uw gegevens organiseren met behulp van de Wizard Tabelanalyse

Nadat u uw gegevens zijn geïmporteerd in een Access-tabel, kunt u de Wizard Tabelanalyse snel redundante gegevens identificeren. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens ordenen in afzonderlijke tabellen, zodat deze worden opgeslagen in de efficiëntste manier. Access gewoon overgenomen in de oorspronkelijke tabel als een back-up en maakt vervolgens nieuwe tabellen die u als basis voor uw databasetoepassing gebruiken kunt.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.

  2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep analyseren op Tabel analyseren.

    De Wizard Tabelanalyse wordt gestart.

    De eerste twee pagina's van de wizard een korte zelfstudie bevatten, met knoppen die u klikken kunt om te zien voorbeelden. Als u de inleidende pagina's niet ziet, maar in plaats daarvan raadpleegt u het selectievakje inleidende pagina's weergeven?, schakel het selectievakje in en klik vervolgens op terug tweemaal om te zien van de inleiding. Als u niet dat de inleidende pagina's opnieuw na het lezen van de inleiding zien wilt, schakelt u het inleidende pagina's weergeven? selectievakje.

  3. Klik op de welke tabel bevat velden met waarden die in veel records voorkomen? pagina's, selecteer de tabel die u wilt analyseren en klik vervolgens op volgende.

  4. U kunt de wizard bepalen welke velden in welke tabellen of u kunt deze beslissing zelf nemen. Als u suggesties van de wizard hebt gevolgd, kunt u nog steeds wijzigingen aanbrengen in de tabelindeling op de volgende pagina van de wizard.

    Opmerking: Als u de werkdruk in de wizard bepalen welke velden in welke tabellen moeten worden geplaatst, zijn de keuzes niet altijd mogelijk geschikt is voor uw gegevens, vooral als er nog maar weinig gegevens voor gebruik met. U moet de resultaten van de wizard zorgvuldig controleren. Aan de andere kant, kan de wizard een efficiëntere organisatie dan de tabel die denkt u wel aan, voorgesteld, zodat het is een goed idee om te proberen van de wizard beslissingen ten minste één keer. Als u de suggesties niet bevalt, kunt u nog steeds de volgorde de velden handmatig en u kunt altijd klikt u op terug en alle velden uzelf rangschikken.

  5. Klik op Volgende. Klik op deze pagina kunt u opgeven welke tabellen welke velden bevatten. Als u ervoor de wizard laat kiezen kiest, ziet u meerdere tabellen die zijn verbonden met relatielijnen. Anders maakt Access slechts één tabel met alle velden. In beide gevallen kunt u wijzigingen aanbrengen op deze pagina.

    • U kunt velden uit een tabel slepen naar een leeg gebied van de pagina om een nieuwe tabel met deze velden te maken. Access vraagt u om de naam van een tabel.

    • U kunt velden van de ene tabel naar een andere tabel slepen als u denkt dat ze worden opgeslagen efficiënter er.

    • De meeste tabellen krijgt een ID of een Gegenereerde unieke ID -veld. Meer informatie over de id-velden, klikt u in de rechterbovenhoek van de wizard op Tips .

    • Als u wilt een wijziging ongedaan maken, klikt u op de knop ongedaan maken .

    • De naam van een tabel, dubbelklik op de titelbalk, typt u de nieuwe naam en klik vervolgens op OK.

  6. Nadat u hebt de velden de gewenste manier gerangschikt, klikt u op volgende.

  7. Als de wizard worden records die vergelijkbaar waarden hebt gevonden, worden deze waarden geïdentificeerd als mogelijke typefouten en presenteren van een scherm waar u wat u moet doen over hen kunt bevestigen. Blader door de lijst om te zoeken die waarden in de kolom correctie bevatten , en klik vervolgens op het gewenste item in de vervolgkeuzelijst. Selecteer (laat als-is) om te voorkomen dat de wizard wijzigingen aanbrengt in de waarde. Wanneer u klaar bent, klikt u op volgende.

  8. De wizard wordt gevraagd of u wilt maken van een query die lijkt op de oorspronkelijke tabel. Als u al formulieren en rapporten die zijn gebaseerd op de oorspronkelijke tabel hebt gemaakt, is het maken van een query een goed idee. Als u Ja, de query te maken, de wizard de oorspronkelijke tabel gewijzigd door "_OLD" aan de naam van de tabel en klik vervolgens namen van de nieuwe query met behulp van de naam van de oorspronkelijke tabel. De formulieren en rapporten die zijn gebaseerd op de tabel nu de query gebruiken voor hun gegevens en ze gaat u verder werken.

  9. Klik op Voltooien.

    De wizard maakt de nieuwe tabellen als opgegeven en ze vervolgens worden geopend. Sluit ze wanneer u bent klaar controleren van de resultaten.

Naar boven

Werken met gegevens uit andere programma 's

Access 2010 biedt functies voor het werken met gegevens die zijn opgeslagen in andere programma's.

Een nieuwe Access-database maken met koppelingen naar gegevens in een andere bestandsindeling    U kunt de toegang tot een bestand te openen in een andere bestandsindeling zoals tekst, dBASE of een werkblad. Access wordt automatisch een Access-database gemaakt en links van het bestand voor u.

  1. Start Access.

  2. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  3. Klik in het dialoogvenster openen op het type van het bestand dat u wilt openen in de lijst. Als u niet precies weet van het bestandstype, klikt u op alle bestanden (*. *).

  4. Indien nodig, blader naar de map met het bestand dat u wilt openen. Wanneer u het bestand hebt gevonden, dubbelklikt u erop om deze te openen.

  5. Volg de instructies in de wizard. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Gegevens importeren of koppelen aan een bestaande Access-database    U kunt een gegevens importeren uit andere bronnen en -programma's in Access-tabellen zodat de gegevens zich in het Access-bestand, of u kunt een koppeling naar de gegevens uit Access zodat de gegevens blijven aanwezig in het oorspronkelijke bestand (buiten de Access-bestand).

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep importeren & koppeling op de indeling waarin de gegevens zijn opgeslagen.

    U kunt importeren of koppelen aan gegevens uit de volgende bronnen:

    • Excel    U kunt gebruikmaken van gegevens uit een werkblad of een benoemd bereik in een Excel-werkmap. Elk werkblad of benoemd bereik moet worden geïmporteerd of afzonderlijk gekoppeld.

    • Access    Dit is heel handig voor het scheiden van het proces van uw gegevens maken van een gesplitste database. U kunt dat wil zeggen één database bevat alle formulieren, rapporten en macro's gebruikt, en uw gegevens in een andere database blijven. Vervolgens kunt u verbeteringen ontwikkelen zonder werk van anderen te onderbreken. U kunt ook gegevens uit een groot aantal verschillende Access-databases in één, wordt eenvoudiger om samen te vatten gegevens tussen afdelingen of zakenpartners combineren.

    • ODBC-database    Veel programma's ondersteunen deze indeling, met inbegrip van producten van veel database-server. Hiermee maakt u "aantekening toetsenblok"-databases, waar u gegevens uit andere systemen voor combineren.

    • Tekstbestand    U kunt verbinding maken met een eenvoudige tekstbestand en kunt zelfs Access gebruiken om de inhoud van het bestand te wijzigen. Dit kan helpen Access-gegevens vereenvoudigen door een breed scala van programma's in beslag neemt.

    • XML-bestand    Deze indeling biedt ook compatibiliteit met een verscheidenheid aan andere programma's, inclusief enkele-endwebservers.

    • SharePoint-lijst    Dit zorgt ervoor dat uw gegevens best met een webbrowser, de normale manier om een SharePoint-lijst te gebruiken.

    • Data Services    U kunt verbinding maken met gegevens webservices in uw onderneming.

    • HTML-document    

    • Outlook-map    U kunt verbinding maken met Outlook-mappen, zodat u gemakkelijker uw contactgegevens met de rest van uw gegevens integreren.

    • dBase-bestand    dBase is een populaire alternatieve databasesysteem dat wordt ondersteund door Access

      Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen wordt weergegeven.

  2. Volg de instructies in het dialoogvenster.

    Access wordt importeren of een koppeling van de gegevens naar uw database. Voor de meeste indelingen moet u de locatie van de gegevens opgeven en kiest u hoe u de gegevens die moeten worden opgeslagen in de database wilt.

Naar boven

Een eerdere versie-database op verschillende versies van Access gebruiken

Als uw Access-database of een Access-project is gemaakt in Access 2000 of hoger, kunt u de database of project in de versie van Access waarin deze is gemaakt of in een latere versie, zelfs als het bestand beveiligd is. Access 2000-bestanden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt in Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 en Access 2010.

U moet mogelijk een situatie waar u wilt bewaren van uw gegevens in een eerdere versie van Access, maar u hebt gebruikers met een latere versie van Access die wilt koppelen aan gegevens, maar nog steeds profiteren van enkele van de functies van de latere versie. De oplossing is een nieuwe "front" database in de nieuwere versie (met formulieren, rapporten, query's, macro's, maar geen tabellen) maken en dit koppelen aan de tabellen in een bestand met de eerdere versie. Gebruik een van de volgende procedures uit, afhankelijk van uw database in één bestand staan, of een front-end-/back-endtoepassingal is gesplitst.

Een Access-databasebestand in verschillende versies van Access gebruiken

Als alle tabellen, formulieren en andere objecten van een Access-database in de vorm van uw eerdere versie in één bestand staan en u wilt gebruiken van de database in verschillende versies van Access, kunt u een nieuwe front-enddatabase maken in een latere versie en dit koppelen aan het oorspronkelijke bestand. Gebruikers aan wie een van de eerdere versie van Access kunnen nog steeds de oorspronkelijke database gebruiken. Gebruikers aan wie latere versie een kunnen u de nieuwe front-enddatabase gebruiken om de koppeling naar dezelfde gegevens. Als u nodig aan meerdere versies van Access, kunt u verschillende versies van de front maken.

Naar boven

Stap 1: Een kopie van de bestaande database maken en opslaan in een nieuwe indeling

Gebruik van de volgende procedure de database te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Deze opdracht behoudt de oorspronkelijke database in de oorspronkelijke indeling, en wordt een kopie in de indeling die u opgeeft.

  1. Sluit het Access-bestand. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map is, moet u ervoor zorgen dat niemand anders is geopend.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  4. Blader naar de locatie van het bestand dat u wilt converteren en dubbelklik erop om deze te openen.

    Als het dialoogvenster Database schaduweffecten wordt weergegeven, waarin wordt gevraagd of u wilt verbeteren van de database, klikt u op Nee.

  5. Als een formulier wordt geopend wanneer u de database, sluit u het formulier.

  6. Klik op het tabblad bestand op Database OpslaanAls.

  7. Typ in het dialoogvenster OpslaanAls een naam voor de nieuwe database.

    Opmerking: Als u de nieuwe database op een andere locatie opslaat wordt, is de naam moet verschilt van de oorspronkelijke database. In beide gevallen is het meestal het beste een andere naam te gebruiken zodat u eenvoudig onderscheid tussen de front-enddatabase en de back-enddatabase maken kunt. Echter als u naar Access 2007-indeling converteren wilt, de bestandsextensie gewijzigd van .accdb, zodat u dezelfde bestandsnaam kunt.

  8. Klik op Opslaan.

Naar boven

Stap 2: De kopie-database splitsen en het oorspronkelijke bestand gebruiken als de back-enddatabase

De geconverteerde database splitsen met behulp van de volgende procedure:

  • Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Gegevens verplaatsen op Access-database. Knopvlak

  • Klik in het dialoogvenster Database splitsen op Database splitsen.

    Als u wilt, maar u ook gewoon opnieuw een kopie maakt kunt met behulp van de oorspronkelijke database, kunt u een back-up maken.

  • Typ een naam voor de back-enddatabase en klik vervolgens op splitsen.

Naar boven

Stap 3: Verbinding maken met de nieuwe front met de oorspronkelijke database

  1. Verwijderen van de back-enddatabase op die het hulpmiddel Database splitsen hebt gemaakt, wordt dat u daarbij geen uw oorspronkelijke database verwijderen.

  2. De nieuwe front-enddatabase koppelen aan de tabellen in de oorspronkelijke database: klik op het tabblad Externe gegevens in de groep importeren & koppelen op Koppelingsbeheer. Knopvlak

  3. Klik op Alles selecterenen selecteer vervolgens het selectievakje altijd om nieuwe locatie vragen .

  4. Klik op OK, blader naar de oudere versie-database en dubbelklik erop.

    Als alles goed gaat, wordt een bericht weergegeven dat alle geselecteerde gekoppelde tabellen zijn vernieuwd.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase ondersteuning nieuwe functies voor gebruikers die met nieuwere versies van Access verbeteren. Gebruikers die met eerdere versies kunnen blijven gebruiken van de database van de eerdere versie.

Naar boven

U kunt in een front-end/back-end-programma in verschillende versies van Access

Als uw Access-database al een front-end-/back-endtoepassing is, kunt u de front-end converteren naar de nieuwe bestandsindeling. Geen wijzigingen zijn vereist voor de back-enddatabase.

De volgende procedure ziet u hoe u het gebruik van de opdracht Database OpslaanAls naar de front-enddatabase converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Deze opdracht behoudt de oorspronkelijke database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie in de indeling die u opgeeft.

  1. Sluit de front-enddatabase. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map is, zorgen dat niemand anders geopend.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  4. Blader naar de locatie van de front-enddatabase en dubbelklik erop om deze te openen.

    Als het dialoogvenster Database schaduweffecten wordt weergegeven, waarin wordt gevraagd of u wilt verbeteren van de database, klikt u op Nee.

  5. Als een formulier wordt weergegeven wanneer u de database opent, sluit u het formulier.

  6. Klik op het tabblad bestand op Database OpslaanAls.

  7. Typ in het dialoogvenster OpslaanAls een naam voor de nieuwe database.

  8. Klik op Opslaan.

U kunt nu verbeteren door de nieuwe front-enddatabase nieuwe functies.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×