Privacysupplement voor Microsoft Lync Server 2013

Inhoud

• Archivering

• Activiteitenfeed

• Adresboekservice

• Toegangsbeheer voor oproepen

• Gegevens van Oproepdetailrecords verzamelen en rapporteren

• Oproepdelegering

• Nummerweergave

• Naamweergave van beller

• Logboekregistratie aan de clientzijde

• Noodhulpdiensten (alarmnummer)

• Locatie-infrastructuur

• Lync Web App-server

• Aspecten van de locatie voor Media overslaan

• Bijlagen voor vergaderingen

• Peer-to-peer-bestandsoverdracht

• Permanente groepschat

• Persoonlijke foto

• Authenticatie via pincode

• Peiling

• Samenwerking via PowerPoint

• Aanwezigheids‑ en contactgegevens

• Privacymodus

• Privélijn

• QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren

• Toegangsbeheer op basis van rollen

• Opname

• Agent van de antwoordgroepservice anonimiseren

• Logboekregistratie op servers

• Aanmeldingsproblemen rapporteren

• Vaardigheden zoeken

• Slim bijsnijden

• Geïntegreerd archief met contactpersonen

• Verbeteringen in de spraakkwaliteit

• Samenwerking via een whiteboard

Deze pagina is een aanvulling op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Teneinde de praktijken voor gegevensverzameling en gebruik te begrijpen die relevant zijn voor een bepaald Microsoft Lync-product of dienst, wordt u aanbevolen zowel de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten en deze aanvulling lezen.

In dit privacysupplement worden de implementatie en het gebruik van Microsoft Lync 2013-communicatiesoftware in het bedrijf beschreven. Als uw bedrijf Lync Server als onderdeel van een onlineoplossing of -service gebruikt (met andere woorden: als een derde partij [bijvoorbeeld Microsoft] de servers host waarop de software wordt uitgevoerd), worden er gegevens naar deze derde partij verzonden. Raadpleeg de beheerder van uw bedrijf of uw serviceprovider voor meer informatie over het gebruik van de gegevens die naar deze derde partij worden verzonden.

Archivering

Wat deze functie doet: archivering biedt organisaties die volgens de vereisten van hun branche of wettelijke voorschriften verplicht zijn gegevens te bewaren, of die mogelijk zelf vereisten op dit gebied stellen, een manier om bepaalde soorten communicatie- en gebruiksgegevens die betrekking hebben op Lync te archiveren in overeenstemming met die vereisten.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij archivering wordt de inhoud van chatberichten tussen twee of meer personen, de inhoud van vergaderingen, met inbegrip van geüploade inhoud (zoals hand-outs) en inhoud met betrekking tot gebeurtenissen (zoals deelnemen, beëindigen, uploaden, delen en wijzigingen in de zichtbaarheid), opgeslagen op een server die is geconfigureerd door de beheerder van het bedrijf. Peer-to-peer-bestandsoverdracht, audio/video voor peer-to-peer-gesprekken, toepassingen delen tijdens een peer-to-peer-gesprek, aantekeningen bij vergaderingen en peilingen kunnen niet worden gearchiveerd. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: een organisatie kan inhoud archiveren om te voldoen aan de vereisten van het bewaarbeleid van de branche, de wetgeving of de organisatie zelf.

Keuze/beheer: archivering is standaard uitgeschakeld. De gebruiker kan dit ook niet instellen. De beheerder van het bedrijf beheert dit.

• Ga naar de pagina Controle- en archiveringsinstellingen en werk het Archiveringsbeleid en de Archiveringsconfiguratie bij.

Exchange-integratie inschakelen:

• Ga naar de pagina Controle- en archiveringsinstellingen en werk de Archiveringsconfiguratie bij.

Activiteitsfeed

Wat deze functie doet: met Activiteitsfeed kunnen de eindgebruikers 'sociale updates' van contactpersonen bekijken in de lijst met contactpersonen. EIndgebruikers kunnen hiermee de recentste persoonlijke notities en wijzigingen in de foto, titel of kantoorlocatie aan anderen laten zien.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: eindgebruikers publiceren, via aanwezigheid, de volgende informatie in Microsoft Lync 2013:

• De tijd waarop de bedrijfsfoto (uit de adreslijst van het bedrijf, zoals Active Directory Domain Services) is bijgewerkt

• Een webfoto (die de eindgebruiker uploadt om aan anderen te laten zien) met de tijd waarop deze is bijgewerkt

• De tijd waarop de bedrijfstitel is gewijzigd en de titel zelf (uit de adreslijst van het bedrijf)

• De tijd waarop de kantoorlocatie van het bedrijf is gewijzigd en de kantoorlocatie zelf (uit de adreslijst van het bedrijf)

• Een geschiedenis van de laatste persoonlijke notities die zijn gepost

• De afwezigheidsnotitie van Microsoft Exchange Server

Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: deze informatie wordt gedeeld met contactpersonen in de lijst met contactpersonen van de eindgebruiker die hun activiteitsfeed bekijken en een privacyrelatie hebben van Familie en vrienden, Werkgroep, Collega's of Externe contactpersonen.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf kan de in-band-instelling PersonalNoteHistoryDepth configureren. Hiermee wordt bepaald hoeveel persoonlijke notities worden bewaard voor de eindgebruiker. Als deze optie is ingesteld op 0, wordt er geen notitiegeschiedenis bewaard en wordt alleen de huidige notitie opgeslagen (net zoals in eerdere versies). Elke eindgebruiker kan ook instellen dat er niets wordt gepubliceerd in de activiteitsfeed door de desbetreffende instelling in te schakelen in het dialoogvenster met opties van hun Lync-client.

Adresboekservice

Wat deze functie doet: met de Adresboekservice kunnen Lync Server-clients, zoals de desktopclient Lync 2010 en hoger, Lync voor mobiele apparaten, enzovoort, zoeken naar contactpersonen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de eindgebruiker geeft een zoekreeks op waarmee wordt gezocht naar een overeenkomst in de Adresboekdatabase of in de downloadbestanden van het Adresboek. Als er overeenkomende records worden gevonden voor een bepaalde zoekreeks, worden deze weer naar de client geretourneerd.

Gebruik van gegevens: met de informatie in de zoekreeks wordt gezocht naar overeenkomende records.

Keuze/beheer: de Adresboekservice is standaard ingeschakeld. Deze service kan niet worden uitgeschakeld.

Toegangsbeheer voor oproepen

Wat deze functie doet: met Toegangsbeheer voor oproepen kunnen beheerders van het bedrijf de hoeveelheid audio-/videoverkeer van Lync Server via een WAN-verbinding bepalen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: met Toegangsbeheer voor oproepen worden de IP-adressen van de beller en de persoon die wordt gebeld, de gegevens van de eindpuntlocatie (binnen of buiten het bedrijfsnetwerk) van beide zijden en of de oproep federatief is, verzameld, verwerkt en ontvangen. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de beheerder van het bedrijf kan met deze gegevens het bedrijfsgebruik van een bepaalde WAN-verbinding voor audio-/video-oproepen van Lync Server beheren.

Keuze/beheer: Toegangsbeheer voor oproepen is standaard uitgeschakeld en kan worden ingeschakeld door een beheerder van het bedrijf door naar de instellingenpagina Netwerkconfiguratie van het Configuratiescherm van Lync Server te gaan en het globale beleid voor het inschakelen van bandbreedtebeheer bij te werken.

Gegevens van Oproepdetailrecords verzamelen en rapporteren

Wat deze functie doet: met Gegevens van Oproepdetailrecords verzamelen en rapporteren worden details van registraties, peer-to-peer-communicaties en vergaderingen die zijn gehouden via Lync Server, verzameld en gerapporteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als deze functie is ingeschakeld, worden de gegevens van alle registraties, peer-to-peer-communicaties en vergaderingen vastgelegd in de database voor oproepdetailrecords. (De inhoud wordt niet vastgelegd.) De gegevens worden opgeslagen in de Monitoring Server-database die is geïmplementeerd in het bedrijf en worden gerapporteerd in een set Monitoring Server-standaardrapporten. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met de gegevens in de oproepdetailrecords kan de geschiedenis van registraties, peer-to-peer-communicaties en vergaderingen in de organisatie worden gecontroleerd.

Keuze/beheer: oproepdetailrecords zijn standaard ingeschakeld, maar de beheerder van het bedrijf moet een Monitoring Server installeren die is verbonden met een back-enddatabase van Monitoring Server, om de desbetreffende gegevens te kunnen verzamelen. De beheerder kan de Monitoring Server-standaardrapporten implementeren of aangepaste rapporten maken door een query uit te voeren op de Monitoring Server-database.

Oproepdelegering

Wat deze functie doet: met oproepdelegering kunnen gebruikers een of meer personen (gemachtigden) toewijzen om namens hen oproepen te doen of te ontvangen en onlinevergaderingen in te stellen of eraan deel te nemen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij het aanwijzen van gemachtigden, moeten de contactgegevens van de gemachtigden door de gebruiker tijdens het configuratieproces worden geleverd. Gebruikers die zijn aangewezen als gemachtigden krijgen een melding waarin hun wordt meegedeeld dat iemand in hun organisatie hen heeft aangewezen als gemachtigde. Wanneer gemachtigde(n) een gesprek beantwoorden namens de persoon die hen heeft aangewezen als gemachtigde(n), krijgt deze persoon een melding per e-mail over deze gebeurtenis. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de contactgegevens van de gemachtigde worden gebruikt om hem of haar in staat te stellen oproepen te doen of te ontvangen en vergaderingen te plannen of eraan deel te nemen namens de persoon waarvoor de persoon een gemachtigde is.

Keuze/beheer: oproepdelegering is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan oproepdelegering in- en uitschakelen voor de organisatie. Als oproepdelegering is ingeschakeld, kunnen gebruikers gemachtigden configureren door de volgende stappen uit te voeren.

Nummerweergave

Wat deze functie doet: met Nummerweergave wordt het telefoonnummer beheerd dat wordt weergegeven voor de partij die wordt gebeld. De beheerder van het bedrijf kan ervoor kiezen nummerweergave te omzeilen door een alternatief nummer op te geven dat wordt weergegeven als nummerweergave voor alle uitgaande oproepen van de organisatie of voor een bepaalde set nummers. De beheerder kan nummerweergave bijvoorbeeld configureren zodat het algemene bedrijfsnummer wordt weergegeven in plaats van het persoonlijke nummer van het werk van de gebruiker.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het telefoonnummer van de gebruiker of het geconfigureerde alternatieve telefoonnummer. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: wanneer een gebruiker belt, wordt zijn of haar telefoonnummer of een alternatief nummer (indien geconfigureerd) weergegeven voor de ontvanger.

Keuze/beheer: Nummerweergave onderdrukken kan worden in- of uitgeschakeld op de pagina Route van het Configuratiescherm van Lync Server. Als Nummerweergave onderdrukken niet is ingeschakeld, wordt het telefoonnummer van de beller weergegeven. Als Nummerweergave onderdrukken is ingeschakeld, moet u een alternatief nummer opgeven dat wordt weergegeven voor de gebelde partij.

Naamweergave van beller

Wat deze functie doet: deze naamweergave bevat de naam van de eindgebruiker, zoals deze is opgeslagen in de lokale Lync Server-opslagplaats (Adresboekservice). Voor uitgaande oproepen van eindgebruikers op Lync Server naar het PSTN (Public Switched Telephone Network) worden gegevens van de weergavenaam verzonden naar de uitgaande PSTN-gateway/IP-PBX/SBC (Session Border Controller).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: voor uitgaande oproepen vanuit het Lync Server-netwerk wordt de weergavenaam verzonden naar de uitgaande PSTN-gateway/IP-PBX/SBC (Session Border Controller) als er geen privacybeperkingen bestaan in Lync Server voor het leveren van deze gegevens. Deze gegevens kunnen vervolgens worden weergegeven voor de gebelde partij.

Gebruik van gegevens: de gegevens worden gebruikt om de naam en het telefoonnummer van de beller weer te geven voor de gebelde partij. Dit moet niet worden beschouwd als definitief.

Keuze/beheer: momenteel bevat Lync Server geen opties voor het instellen van privacybeperkingen voor het opgeven van naamweergavegegevens. De weergavenaam wordt altijd verzonden vanaf de server. Via bepaalde PSTN-gateways/IP-PBXs/SBC's kunnen naamweergavegegevens mogelijk worden gefilterd of vervangen per belrichting (binnenkomend, uitgaand).

Logboekregistratie aan de clientzijde

Wat deze functie doet: met Logboekregistratie op clients worden gegevens verzameld die door de ondersteuning op het tweede niveau kan worden gebruikt om de oorzaak van een probleem vast te stellen. Logboekregistratie op clients vindt lokaal plaats, op de computer van de gebruiker.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als logboekregistratie aan de clientzijde is ingeschakeld, worden specifieke gebruiksgegevens opgeslagen in een logboek op de computer van de gebruiker. Denk bijvoorbeeld aan het onderwerp en de locatie van vergaderingen, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden op Lync-uitnodigingen, informatie over de afzender en ontvanger van chatberichten en de route die het bericht heeft afgelegd, de lijst met contactpersonen en aanwezigheidsgegevens van de gebruiker, de namen van toepassingen, bijlagen, Microsoft PowerPoint-bestanden, whiteboards of peilingen die de gebruiker heeft gedeeld, inclusief gedeelde peilingvragen en een index van de antwoorden erop. De inhoud van Lync-gesprekken (chatberichten, PowerPoint-decks, de inhoud van whiteboards, notities, details van peilingen en dergelijke) wordt niet opgeslagen in de logboeken aan de clientzijde. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de gegevens die worden verzameld in de logboeken aan de clientzijde kunnen worden gebruikt door de klantenondersteuning van de gebruiker of kunnen naar Microsoft worden verzonden om problemen met Lync op te lossen.

Keuze/beheer: logboekregistratie aan de clientzijde is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan deze functie in- of uitschakelen voor het bedrijf door ucEnableUserLogging in te stellen op 1.

Noodhulpdiensten (alarmnummer)

Wat deze functie doet: als deze functie beschikbaar is gesteld door de beheerder van het bedrijf, kan in Lync een locatie worden verzonden naar een externe doorstuurservice die is geselecteerd door de klant. Deze doorstuurservice stuurt de locatie door naar de noodhulpdienst waarvan het nummer is gedraaid (zoals 911 in de Verenigde Staten). Als deze functie is ingeschakeld, wordt aan het personeel van de noodhulpdienst de locatie doorgegeven die de beheerder van het bedrijf heeft toegewezen aan elke gebruiker (zoals een gebouw en kantoornummer) en heeft ingevoerd in de locatiedatabase. Als deze locatie niet beschikbaar is, wordt de locatie doorgegeven die de gebruiker mogelijk handmatig heeft ingevoerd in het veld Locatie. Als een gebruiker een noodhulpdienst belt waarbij Lync wordt gebruikt via een draadloze internetverbinding, terwijl de gebruiker zich wel op de werklocatie bevindt, wordt aan de noodhulpdienst een benadering van de locatie doorgegeven op basis van de locatie die is toegewezen aan het draadloze eindpunt waarmee de computer communiceert. De locatiegegevens van het draadloze eindpunt moeten bovendien handmatig worden ingevoerd door de beheerder van het bedrijf, waardoor de locatie die wordt doorgegeven aan de noodhulpdienst mogelijk niet de werkelijke fysieke locatie van de gebruiker is. Deze functie werkt alleen als het bedrijf een doorstuurservice gebruikt die wordt geleverd door een gecertificeerde oplossingsprovider. Bovendien is deze service alleen beschikbaar in de Verenigde Staten.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatiegegevens die door Lync worden verkregen, zijn de automatische locatiegegevens die worden aangeleverd door de locatie-informatieserver, of de locatiegegevens die de gebruiker handmatig heeft ingevoerd in het veld Locatie. Deze gegevens worden opgeslagen in het geheugen van de computer van de gebruiker. Wanneer het nummer van de noodhulpdiensten wordt ingevoerd, worden deze locatiegegevens met de oproep verzonden, zodat de gegevens worden doorgestuurd naar de juiste noodhulpdienst en een benadering van de locatie wordt doorgegeven. De locatie van de gebruiker kan ook via een chatbericht naar de lokale beveiliging worden verzonden. Voor noodoproepen bevat de oproepdetailrecord de locatiegegevens van de beller. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: Locatie wordt gebruikt om het gesprek te routeren naar de relevante hulpdienst, zodat deze kan worden ingezet. Deze gegevens kunnen ook worden verzonden naar het beveiligingsbedrijf van de onderneming, samen met een melding over de locatie van de beller en terugbelgegevens.

Keuze/beheer: deze functie is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf schakelt de functie in.

Uitgeschakeld:

Noodhulpdiensten is standaard uitgeschakeld. Als de functie is ingeschakeld door de beheerder van het bedrijf, kan het locatiebeleid worden aangepast in of verwijderd uit de subnetten en/of gebruikers en kan de routeringsservice worden stopgezet via de serviceprovider.

Ingeschakeld:

Een locatiebeleid waarmee de voorziening Noodhulpdiensten wordt ingeschakeld, moet worden gedefinieerd en worden toegewezen aan een subnet vanwaaruit clients voor geïntegreerde communicatie worden geregistreerd, aan gebruikers of aan beide. De routeringsservice voor Noodhulpdiensten moet worden verkregen van een serviceprovider en er moet een routeringsverbinding tot stand worden gebracht met de serviceprovider.

Locatie-infrastructuur

Wat deze functie doet: locatie- en tijdzonegegevens van eindgebruikers worden berekend en met anderen gedeeld via de aanwezigheidsfunctionaliteit.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de geografische locatiegegevens van de eindgebruiker worden verzameld via een van de volgende twee mechanismen: de gebruiker voert de gegevens handmatig in of de gegevens worden automatisch ingevuld via de LIS Location Information Server) van het bedrijf. Daarnaast wordt de tijdzone van de eindgebruiker opgehaald uit het Windows-besturingssysteem van de eindgebruiker. De locatiegegevens die worden verzameld, bestaan uit een beschrijvingsreeks en opgemaakte adresgegevens. De beschrijving is een willekeurige tekenreeks waaruit anderen kunnen de locatie van de eindgebruiker kunnen opmaken (zoals Thuis of Werk) en de opgemaakte adresgegevens bestaan uit een werkelijk adres (zoals Ronddeel 672, 1234 ZA Huizen). Er wordt geen informatie verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: de locatiebeschrijving en tijdzonegegevens worden met anderen gedeeld via Lync-aanwezigheid op basis van de manier waarop de aanwezigheidsprivacy is geconfigureerd. De gegevens worden weergegeven op de contactpersoonkaart van de gebruiker. Het opgemaakte adres wordt niet gedeeld via de contactpersoonkaart, maar wordt mogelijk verzonden naar medewerkers van de noodhulpdiensten als de eindgebruiker het alarmnummer belt. (Zie de beschrijving van Noodhulpdiensten.)

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf heeft de volgende beheermogelijkheden:

• EnhancedEmergencyServicesEnabled: als dit is ingesteld op Waar, zijn de invoer van de locatienaam in het locatieveld en een volledig dialoogvenster Locatie beschikbaar via het item Locatie instellen in het menu voor het locatiegebied. Als dit is ingesteld op Onwaar, is een beperkte locatie-invoer beschikbaar voor de locatienaam in het locatieveld. Wanneer de optie is ingesteld op Waar, worden locatiegegevens bovendien gedeeld voor oproepen naar alarmnummers. Als dit is ingesteld op Onwaar, worden de gegevens niet gedeeld via oproepen naar noodhulpdiensten. Dit kan niet worden aangepast door eindgebruikers. Houd er rekening mee dat de locatiebeschrijving (opgehaald uit LIS of ingevoerd door de eindgebruiker) wel wordt gedeeld via de aanwezigheidsgegevens, ongeacht van de instelling van deze optie.

• UseLocationForE911Only: als dit is ingesteld op Waar, worden de locatiegegevens op de LIS niet automatisch gedeeld via de aanwezigheidsgegevens. Als de optie is ingesteld op Onwaar, worden de locatiegegevens op de LIS wel automatisch gedeeld via de aanwezigheidsgegevens.

• PublishLocationDataDefault: met dit besturingselement wordt het standaardgedrag geconfigureerd voor alle gebruikers die er niet expliciet voor hebben gekozen om de locatiebeschrijving al dan niet te delen via de aanwezigheidsgegevens. Als dit is ingesteld op Waar, wordt de locatie standaard gedeeld. Als dit is ingesteld op Onwaar, wordt de locatie standaard niet gedeeld.

• LocationRequired: met deze instelling wordt bepaald of eindgebruikers wordt gevraagd om de locatie in te voeren. Er zijn drie mogelijke waarden: Ja, Vrijwaring en Nee.

  • Ja: hiermee wordt Uw locatie instellen rood weergegeven als er geen locatiegegevens zijn.

  • Vrijwaring: hiermee wordt Uw locatie instellen rood weergegeven met een X ernaast als er geen locatiegegevens zijn. Eindgebruikers kunnen op de X klikken om de vrijwaring te bekijken. Opmerking: als een beheerder van het bedrijf deze waarde kiest, moet deze de tekst van de vrijwaring invoeren.

  • Nee: hiermee wordt Uw locatie instellen zwart weergegeven als er geen locatiegegevens zijn.

Lync Web App-server

Wat deze functie doet: het Microsoft Lync Web App-webonderdeel moet worden geïmplementeerd om Lync Web App te kunnen gebruiken. Lync Web App is een programma op basis van de browserinvoegtoepassing Microsoft Silverlight waarmee vergaderingen kunnen worden gehouden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het aanmeldingsadres, het wachtwoord en de vergadergegevens van de eindgebruiker worden gebruikt om de gebruiker te verifiëren voordat deze wordt verbonden met een vergadering. Gegevens over het delen van programma's en bureaubladen worden gedeeld met alle gebruikers in de vergadering. Alle deelnemers aan de vergadering kunnen de aanwezigheids- en contactgegevens van de eindgebruiker zien.

Gebruik van gegevens: het aanmeldingsadres, het wachtwoord en de vergadergegevens van de eindgebruiker worden gebruikt om de gebruiker te verifiëren voordat deze wordt verbonden met een vergadering.

Keuze/beheer: het Lync Web App-webonderdeel is standaard ingeschakeld.

Aspecten van de locatie voor Media overslaan

Wat deze functie doet: met Media overslaan wordt de locatie bepaald van het lokale standaardbeëindigings-IP-adres voor media van een Lync Server-gebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/SBC (Session Border Controller) die moet worden gebruikt in een PSTN- of PBX-oproep die is gekoppeld aan de desbetreffende gebruiker. Als de twee elementen zo zijn geplaatst dat deze goed zijn verbonden zonder bandbreedtebeperkingen en het overslaan van media is ingeschakeld, stroomt media rechtstreeks tussen de Lync Server-gebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/SBC, waarbij de Lync Server Mediation Server wordt overgeslagen. Het signaal voor de oproep blijft lopen van de Lync Server-gebruiker naar de Lync Server Mediation Server en naar de PSTN-gateway/IP-PBX/SBC.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatie van het lokale standaardbeëindigings-IP-adres voor media voor de eindgebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/SBC wordt bepaald door elk lokale standaard-IP-adres voor media te vergelijken met een Bypass-id die is opgeslagen in het Lync Server-configuratiearchief. De Bypass-id is een GUID en wordt niet gefilterd door de toegangsproxy, zodat deze niet alleen beschikbaar is voor interne gebruikers, maar ook voor externe gebruikers en federatieve gebruikers. Met deze functie wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: als de Lync Server-gebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/SBC zich op dezelfde locatie bevinden, is de Bypass-id die aan het lokale standaardmedia-IP-adres van elk element is gekoppeld, hetzelfde. De partij die de Bypass-id ontvangt van de peer, kan zien dat de eigen Bypass-id hiermee overeenkomt. In dit geval mag de media voor de oproep rechtstreeks tussen de Lync Server-gebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/SBC worden verplaatst, waarbij de Mediation Server wordt overgeslagen.

Keuze/beheer: media overslaan is standaard uitgeschakeld, zowel globaal als voor elke hoofdtransmissielijn naar een bepaalde PSTN-gateway/IP-PBX/SBC. De beheerder van het bedrijf kan dit globaal en voor een specifieke hoofdtransmissielijn inschakelen via de volgende twee methoden.

Via het Configuratiescherm van Lync Server

• U kunt globaal overslaan inschakelen door op Netwerkconfiguratie te klikken, in de lijst op Globale configuratie te dubbelklikken en vervolgens op de pagina Globale instelling bewerken op Mediabypass inschakelen te klikken en de granulatie te selecteren.

• U kunt een bypass voor een specifieke hoofdtransmissielijn inschakelen door op Spraakroutering te klikken, op het tabblad Hoofdtransmissielijn configureren te klikken, op een bestaande hoofdtransmissielijn te dubbelklikken en vervolgens op Mediabypass inschakelen te klikken.

Via de Microsoft Lync Server 2013-beheershell

• U kunt met de cmdlet's New-CsTrunkConfiguration of Set-CsTrunkConfiguration een mediabypass inschakelen voor een hoofdtransmissielijn.

• U kunt met de cmdlet's New-CsNetworkMediaBypassConfiguration en Set-CsNetworkConfiguration een globale mediabypass inschakelen.

Bijlagen bij vergaderingen

Wat deze functie doet: met bijlagen bij vergaderingen kunnen organisatoren van vergaderingen bestanden uploaden en delen met deelnemers aan de vergadering door ze weer te geven in de vergadering of ze achteraf te laten downloaden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bijlagen bij vergaderingen worden geüpload door de organisator van de vergadering en opgeslagen op de Lync-server. De beheerder van het bedrijf kan instellen hoe lang bijlagen aanwezig blijven op de server. Ze kunnen worden gedownload door de organisator en deelnemers aan de vergadering totdat de organisator ze verwijdert of de door de beheerder ingestelde bewaarperiode is verstreken. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: geüploade bijlagen bij vergaderingen worden gedeeld met en kunnen worden gedownload door deelnemers aan de vergadering. De beschikbaarheid van bijlagen kan worden beperkt tot bepaalde rollen van de deelnemers (organisator, presentatoren, iedereen). Als een bijlage niet toegankelijk is voor een bepaalde rol, is deze niet zichtbaar in de lijst met bijlagen.

Keuze/beheer: vergaderbijlagen zijn standaard ingeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan deze functie in- of uitschakelen voor bepaalde of alle gebruikers via het beleid AllowFileTransfer.

Peer-to-peer-bestandsoverdracht

Wat deze functie doet: via peer-to-peer-bestandsoverdracht kunnen Lync-gebruikers bestanden naar elkaar overzetten in peer-to-peer-chatgesprekken (tussen twee personen).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het bestand wordt rechtstreeks overgezet tussen de eigenaar en de andere persoon in het gesprek. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: gebruikers starten de bestandsoverdracht en kiezen het bestand dat moet worden overgedragen. De ontvanger van het bestand moet expliciet akkoord gaan met het ontvangen van het bestand. Bestanden die worden gedeeld met peer-to-peer-bestandsoverdracht worden niet opgeslagen op Lync Server.

Keuze/beheer: peer-to-peer-bestandsoverdracht is standaard ingeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan deze functie in- of uitschakelen voor bepaalde of alle gebruikers via het EnableP2PFileTransfer-beleid.

Permanente groepchat

Wat deze functie doet: bij een permanente chat kunnen gebruikers samenwerken door berichten te plaatsen in permanente chatruimten. De gegevens blijven permanent aanwezig op de server en leden van de chatruimte hebben toegang tot de gegevens, inclusief historische gegevens. Via permanente groepchats kunnen gebruikers groepsgesprekken voeren, groepsgesprekken zoeken en eraan deelnemen, inhoud zoeken in chatruimten en filters maken om gesprekken over bepaalde onderwerpen te vinden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij permanente groepchats wordt de inhoud van groepsgesprekken opgeslagen op een server die is geconfigureerd door de beheerder van het bedrijf. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: een permanente groepchat is vergelijkbaar met een chatroom, waarin de gesprekken nooit echt ophouden aangezien er voortdurend mensen kunnen weggaan of bijkomen. Dit is alleen mogelijk als de chat permanent is.

Keuze/beheer: een permanente groepchat moet worden ingeschakeld door de beheerder van het bedrijf. Als dit is ingeschakeld, bepaalt de beheerder hoe lang gespreken bewaard blijven, op welke server de gegevens worden opgeslagen en of de geschiedenis van de groepchat wordt gearchiveerd voor nalevings- of andere doeleinden. De beheerder kan ook de eigenschappen van een chatruimte beheren/wijzigen. Gebruikers met verschillende rollen hebben verschillende toegangsrechten tot de bewaarde gegevens, zoals wordt beschreven in de volgende lijst.

• Beheerders van het bedrijf kunnen oudere inhoud (bijvoorbeeld inhoud die voor een bepaalde datum is geplaatst) uit een chatruimte verwijderen om te voorkomen dat de database te omvangrijk wordt. Ze kunnen ook berichten die als ongepast worden beschouwd voor een bepaalde chatruimte, verwijderen of vervangen.

• Eindgebruikers, waaronder schrijvers van berichten, kunnen geen inhoud verwijderen uit een chatruimte.

• chatruimtebeheerders kunnen chatruimten uitschakelen, maar niet verwijderen. Alleen beheerders van het bedrijf kunnen een chatruimte verwijderen nadat deze is gemaakt.

Persoonlijke foto

Wat deze functie doet: met Persoonlijke foto kunnen gebruikers een persoonlijke foto aan andere personen binnen de organisatie laten zien in het Visitekaartje. Als een gebruiker ervoor kiest om de persoonlijke foto weer te geven in het visitekaartje, kunnen andere Lync-gebruikers de foto zien in hun lijst met Lync-contactpersonen via de optie Foto's van contactpersonen weergeven. Als gebruikers ervoor kiezen om hun persoonlijke foto weer te geven, kunnen ze kiezen om de standaardfoto die door de organisatie wordt gebruikt, weer te geven of, als deze functionaliteit is ingeschakeld in de organisatie, zelf een foto uploaden vanaf de eigen computer.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de voorkeuren voor het delen van persoonlijke afbeeldingen en eventuele aangepaste foto's die zijn geüpload. Er wordt geen informatie naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: deze gegevens opgeslagen op de Lync-server en worden gebruikt om de gebruikerservaring aan te passen en uw afbeelding met anderen te delen.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf bepaalt:

•Of gebruikers de foto's in eerste instantie al dan niet standaard delen. Dit kan worden gewijzigd.

•De maximumgrootte van een foto die een gebruiker kan uploaden.

•De typen foto's die zijn toegestaan.

Authenticatie via pincode

Wat deze functie doet: Authenticatie via pincode is een mechanisme waarmee gebruikers worden geverifieerd die deelnemen aan vergaderingen voor Auto Attendant voor conferenties en waarmee gebruikers worden geverifieerd die Microsoft Lync Phone Edition de eerste keer implementeren. De gebruiker voert het telefoon- of toestelnummer en de pincode in waarmee in Lync Server de referenties van de gebruiker worden gevalideerd. Een pincode kan worden ingesteld door de gebruiker of worden ingericht door een beheerder van het bedrijf.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: tijdens de authenticatie worden het telefoon- of toestelnummer en de pincode van de gebruiker verzameld. In Lync Server worden deze gegevens gevalideerd op basis van de back-enddatabase. De pincode wordt opgeslagen in de back-enddatabase als een one-way hash voor beveiligingsdoeleinden. Wanneer de pincode is ingesteld, is deze voor niemand zichtbaar. Een pincode kan worden ingesteld of opnieuw ingesteld door een gebruiker, een beheerder of een helpdeskgebruiker.

Wanneer een beheerder of helpdeskgebruiker de pincode (opnieuw) instelt, wordt de nieuwe pincode weergegeven en kan deze desgewenst via e-mail worden verzonden naar de gebruiker. De meegeleverde e-mailsjabloon kan worden aangepast en bevat tekst waarmee de gebruiker op de hoogte wordt gesteld dat de pincode mogelijk is bekeken door de beheerder of helpdeskgebruiker en dat het daarom aan de gebruiker wordt aanbevolen om de pincode opnieuw in te stellen.

Gebruik van gegevens: de pincode wordt in Lync Server gebruikt om de gebruiker te verifiëren voor de vergadering of om de telefoon te implementeren waarop Lync Phone Edition wordt uitgevoerd.

Keuze/beheer: dit is standaard ingeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan authenticatie via pincode uitschakelen op de pagina Beveiligingsinstellingen van het Configuratiescherm van Lync Server door het selectievakje Authenticatie via pincode uit te schakelen.

Peiling

Wat deze functie doet: met een peiling kunnen organisatoren van een vergadering snel gegevens verzamelen of de voorkeuren van deelnemers aan een vergadering of gesprek bepalen. Deze gegevens kunnen ook worden opgeslagen en na de vergadering worden geanalyseerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: afzonderlijke stemmen zijn anoniem. Samengevoegde resultaten van peilingen zijn zichtbaar voor alle presentatoren en kunnen door elke presentator worden weergegeven voor alle deelnemers. Peilingen worden opgeslagen op Lync Server op basis van het verlooptijdbeleid voor de inhoud van vergaderingen, zoals dit is ingesteld door de beheerder van het bedrijf. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met de functie Peiling wordt de samenwerking verbeterd doordat presentatoren snel de voorkeuren van deelnemers kunnen bepalen.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf heeft de volgende beleidsitems

• EnableDataCollaboration: met dit beleid kan de beheerder van het bedrijf alle functies voor gegevenssamenwerking beperken (Samenwerking via Microsoft PowerPoint, Bestanden delen, Peiling, Samenwerking via whiteboard en Bijlagen). Als dit beleid is ingesteld op Onwaar, zijn de beleidsitems op functieniveau voor deze functies niet relevant.

• AllowPolling: met dit beleid kunnen beheerders de functie Peiling in- of uitschakelen. Deze functie is standaard ingeschakeld.

Samenwerking via PowerPoint

Wat deze functie doet: bij samenwerking via PowerPoint kunnen gebruikers PowerPoint-presentaties weergeven, bekijken en aantekeningen maken tijdens een onlinegesprek of -vergadering.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het gebruik van deze functie wordt bepaald door acties van de eindgebruikers, ongeacht of ze een PowerPoint-presentatie uploaden, erin navigeren of aantekeningen maken. Elk bestand dat wordt gepresenteerd in een gesprek of vergadering, wordt verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering die het rechtstreeks kunnen ophalen uit een map op hun computer. De eigenaar of presentator van het bestand kan verhinderen dat anderen het bestand opslaan, maar deze personen kunnen het bestand wel ophalen of bekijken. PowerPoint-bestanden worden opgeslagen op Lync Server op basis van het verlooptijdbeleid voor de inhoud van vergaderingen, zoals dit is ingesteld door de beheerder van het bedrijf. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met samenwerking via PowerPoint kunnen gesprekspartners effectieve presentaties geven en feedback ontvangen.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf heeft de volgende beleidsitems:

• EnableDataCollaboration: met dit beleid kan de beheerder alle functies voor gegevenssamenwerking beperken of toestaan (Samenwerking via PowerPoint, Bestanden delen, Peiling, Samenwerking via het whiteboard en Bijlagen). Als dit beleid is ingesteld op Onwaar, zijn de beleidsitems op functieniveau voor deze functies niet relevant.

• AllowAnnotations: met dit beleid kan de beheerder aantekeningfuncties in PowerPoint-inhoud beperken voor deelnemers aan de vergadering.

Daarnaast kunnen presentatoren aantekeningen in een PowerPoint-presentatie beperken per deelnemersrol (Geen, Alleen presentatoren, Iedereen) via het dialoogvenster Opties voor vergadering. Deze is instelling is beschikbaar per vergadering.

Aanwezigheids- en contactgegevens

Wat deze functie doet: met deze functie kan de gebruiker aanwezigheids- en contactgegevens van andere gebruikers (zowel binnen als buiten de organisatie) weergeven en zijn of haar eigen gepubliceerde gegevens delen, zoals aanwezigheid, status, functie, telefoonnummer, locatie en notities. De beheerder van het bedrijf kan ook integratie met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange Server configureren, zodat de afwezigheidsberichten van een gebruiker en andere statusinformatie (bijvoorbeeld wanneer een gebruiker een vergadering heeft gepland in de Outlook-agenda) worden weergegeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het aanmeldingsadres en wachtwoord van de gebruiker voor aanmelding en verificatie. Eventuele telefoonnummers die de gebruiker beschikbaar stelt, gegevens zoals afwezigheidsberichten en statusinformatie als integratie met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange Server is geconfigureerd door de beheerder en is ingeschakeld in Outlook, inclusief eventuele notities of beschikbaarheidsgegevens die door de gebruiker handmatig beschikbaar zijn gesteld via het visitekaartje. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: aanmeldadres en wachtwoord worden gebruikt voor de aanmelding bij Lync en om verbinding te maken met de Lync-server. Op basis van de manier waarop de gebruiker de privacyinstellingen heeft geconfigureerd, kunnen andere Lync-gebruikers en programma's mogelijk toegang hebben tot de aanwezigheids-, contact- en statusgegevens, als deze zijn gepubliceerd, zodat gebruikers beter met elkaar kunnen communiceren.

Keuze/beheer: gebruikers kunnen kiezen welke gegevens van henzelf worden gepubliceerd of de beheerder van het bedrijf kan gepubliceerde gegevens namens hen configureren. De beheerder kan het beheer van de gepubliceerde gegevens van de eindgebruikers uitschakelen op de pagina's Gebruikers en Chat- en aanwezigheidsinstellingen van het Configuratiescherm van Lync Server.

Privacymodus

Wat deze functie doet: met de privacymodus kunnen gebruikers bepalen in welke mate ze hun aanwezigheidsstatus (zoals Beschikbaar, Bezet, Niet storen enzovoort) delen met contactpersonen die in de lijst met contactpersonen voorkomen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de privacymodus is ingeschakeld, wordt in Lync een modus geactiveerd waarin een gebruiker de gebruikersinstellingen kan aanpassen om in te stellen dat de aanwezigheidsgegevens alleen worden gedeeld met contactpersonen in de lijst met contactpersonen. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met deze instelling kan een gebruiker bepalen hoe de aanwezigheidsgegevens worden gedeeld.

Keuze/beheer:

• De beheerder van het bedrijf kan op groepsniveau ervoor kiezen de Privacymodus in te schakelen (met de in-band-instelling EnablePrivacyMode). Wanneer de instelling is ingeschakeld, schakelen eindgebruikers van Lync standaard over naar Privacymodus zodra ze zich aanmelden.

• Wanneer Privacymodus is ingeschakeld op de server via de beheerinstelling, kunnen de eindgebruikers kiezen of ze de aanwezigheidsgegevens voor iedereen willen weergeven (standaardmodus) of alleen voor de contactpersonen (Privacymodus).

• Als de standaardmodus is ingeschakeld op de server via de beheerinstellingen, kunnen eindgebruikers niet overschakelen naar de Privacymodus. Ze kunnen alleen werken in de standaardmodus. Ze echter wel vooraf instellen dat de Privacymodus niet wordt ingeschakeld, zodat ze niet overschakelen naar deze modus na aanmelding bij Lync als de beheerder later overschakelt naar de Privacymodus.

Privélijn

Wat deze functie doet: Privélijn is een functie waarmee een eindgebruiker beschikt over een niet-gepubliceerde, extra telefoonlijn. De eindgebruiker kan ervoor kiezen het extra telefoonnummer door te geven aan anderen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: gegevens van de functie Privélijn worden op dezelfde manier verzameld als de manier waarop oproepen naar een normaal, niet-privénummer worden verwerkt. Dit houdt in dat de oproepdetailrecords worden opgeslagen, net zoals voor andere oproepen.

Er zijn situaties waarin het privénummer onbedoeld wordt verzonden naar een derde partij, bijvoorbeeld wanneer de beller van het privénummer de oproep doorschakelt naar een andere persoon.

Gebruik van gegevens: met deze gegevens wordt de oproepgeschiedenis bijgehouden. Ze de sectie Gegevens van Oproepdetailrecords verzamelen en rapporteren voor meer informatie.

Keuze/beheer: eindgebruikers en beheerders kunnen deze functie niet beheren.

QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren

Wat deze functie doet: met QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren wordt de mediakwaliteit van peer-to-peer-communicaties en vergaderingen in Lync verzameld en gerapporteerd. Deze statistieken omvatten IP-adressen, verliespercentage, gebruikte apparaten, gebeurtenissen van slechte kwaliteit tijdens de oproep enzovoort.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de beheerder van het bedrijf QoE inschakelt, worden gegevens over de mediakwaliteit van peer-to-peer-communicaties in Lync en vergaderingen vastgelegd in de QoE-database. Met deze functie wordt niet de inhoud van de Lync-vergaderingen vastgelegd. De QoE-gegevens worden opgeslagen in de Monitoring Server-back-enddatabase die is geïmplementeerd in het bedrijf en worden gerapporteerd in een set Monitoring Server-standaardrapporten. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de beheerder van het bedrijf heeft toegang tot deze gegevens en kan deze gebruiken om feedback te verzamelen over de kwaliteit van media die door het systeem stromen. Dit omvat IP-adressen van gebruikers.

Keuze/beheer: QoE is standaard ingeschakeld, maar de beheerder van het bedrijf moet een Monitoring Server installeren die is verbonden met een back-enddatabase van Monitoring Server, om de desbetreffende gegevens te kunnen verzamelen. De beheerder kan de Monitoring Server-standaardrapporten implementeren of aangepaste rapporten maken door een query uit te voeren op de Monitoring Server-database.

Beheerders van het bedrijf kunnen QoE-rapporten uitschakelen via de volgende Windows PowerShell-cmdlet voor Lync Server:

Set-CsQoEConfiguration –EnableQoE $False

Toegangsbeheer op basis van rollen

Wat deze functie doet: met de functie Toegangsbeheer op basis van rollen kunnen beheerrechten worden gedelegeerd voor bedrijfsbeheerderscenario's. De interactie van een beheerder van een bedrijf met de beheerinterfaces kan worden beperkt tot specifiek toegestane bewerkingen waarmee objecten kunnen worden aangepast.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de mogelijkheden van een beheerder van een bedrijf worden tijdens runtime geëvalueerd op basis van het groepslidmaatschap van de gebruiker, specifiek Active Directory-beveiligingsgroepen. De mogelijkheden van een rol in het systeem worden geconfigureerd en ingesteld op de centrale beheerserver.

Gebruik van informatie: een beheerder van een bedrijf kan extra beheerrollen voor Toegangsbeheer op basis van rollen configureren voor een bepaalde implementatie. Een beheerder kan alle rollen bekijken waarvan een andere beheerder lid is.

Keuze/beheer: dit is het beveiligings-/autorisatiemechanisme voor IT-beheertaken. De functie heeft geen invloed op en is niet zichtbaar voor de eindgebruikers.

Opname

Wat deze functie doet: met Opname kunnen deelnemers aan een vergadering alle audio, video, chatberichten, gedeelde toepassingen, Microsoft PowerPoint-presentaties, whiteboard- en peilingsgegevens vastleggen die plaatsvinden tijdens een vergadering en deze opslaan om te archiveren of om af te spelen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: al deelnemers aan een vergadering ervoor kiezen om een sessie op te nemen, wordt de opname lokaal opgeslagen op hun computer. Als deelnemers inhoud delen tijdens een vergadering die wordt opgenomen, wordt deze inhoud opgenomen in de opname van de vergadering. Wanneer een deelnemer begint met de opname, wordt een melding dat de opname is gestart verzonden aan alle deelnemers aan de vergadering met compatibele clients en apparaten. Deelnemers aan een vergadering die wordt opgenomen, die gebruik maken van niet-compatibele clients of apparaten, worden ook opgenomen maar ontvangen de opnamemelding niet. Een lijst met niet-compatibele clients en apparaten wordt hieronder weergegeven. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Niet-compatibele clients zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2)

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Niet-compatibele apparaten zijn:

• Microsoft Lync 2010 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Gebruik van gegevens: de opname wordt lokaal opgeslagen op de computer van de gebruiker en kan worden gebruikt of worden gedeeld door de eigenaar op dezelfde wijze als deze een ander type bestand zou delen. Als er fouten optreden tijdens de publicatiefase van een opname, kunnen gegevens die zijn vastgelegd in een gepauzeerde opnamestaat, onbedoeld worden opgenomen in de opname. Als een deel van de publicatiefase mislukt (zie Opnamebeheer voor de status 'Waarschuwing...'), moeten opnamen niet naar anderen worden verspreid, ook al kunnen deze wel worden afgespeeld.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf heeft de volgende beheermogelijkheden:

• AllowConferenceRecording: de standaardbeleidsinstelling is Onwaar.

  • Als een gebruiker een peer-to-peer-gesprek escaleert naar een vergadering en het beleid is ingesteld op Waar, kunnen alle presentatoren opnemen.

  • Als een gebruiker een ad-hocvergadering start en het beleid is ingesteld op Waar, kunnen alle presentatoren opnemen.

  • Als een gebruiker een vergadering heeft gepland en het beleid is ingesteld op Waar, kunnen alle presentatoren opnemen.

  • Voor deze drie scenario's is opname niet beschikbaar voor presentatoren of deelnemers als het beleid van de gebruiker die de vergadering heeft geëscaleerd, gestart of gepland, is ingesteld op Onwaar.

  • Als het beleid wordt gewijzigd terwijl een vergadering bezig is, wordt het beleid mogelijk pas van toepassing nadat alle deelnemers de vergadering hebben afgesloten en zich opnieuw hebben aangemeld.

• EnableP2PRecording: de standaardinstelling is Onwaar en wordt ingesteld wanneer de gebruiker zich aanmeldt bij Lync.

  • Als dit is ingesteld op Waar, kan een gebruiker die een gesprek start met een persoon die dit beleid ook heeft ingesteld op Waar, een opname uitvoeren.

  • Gebruikers kunnen alleen opnemen als beide partijen van de peer-to-peer-communicatie mogen opnemen.

• AllowExternalToRecord: de standaardinstelling is Onwaar. Externe gebruikers zijn federatieve gebruikers en anonieme gebruikers.

  • Vergadering: het beleid AllowExternalToRecord wordt toegepast wanneer de eerste persoon zich bij de vergadering aanmeldt en alleen als AllowConferenceRecording is ingesteld op Waar.

    • Als dit is ingesteld op Waar in een vergadering waarin opnemen is toegestaan, kunnen externe presentatoren ook opnemen. Als het beleid wordt gewijzigd terwijl een vergadering bezig is, wordt het nieuwe beleid pas van toepassing nadat alle deelnemers de vergadering hebben verlaten en zich opnieuw hebben aangemeld.

    • Als dit is ingesteld op Onwaar in een vergadering waarin opnemen is toegestaan, kunnen externe presentatoren niet opnemen. Als het beleid wordt gewijzigd terwijl een vergadering bezig is, wordt het nieuwe beleid mogelijk pas van toepassing nadat alle deelnemers de vergadering hebben verlaten en zich opnieuw hebben aangemeld.

  • Peer-to-peer (P2P): het beleid AllowExternalToRecord wordt alleen toegepast op peer-to-peer-gesprekken als het beleid EnableP2PRecording is ingesteld op Waar.

    • Als dit is ingesteld op Waar, kunnen externe gebruikers opnemen.

    • Als dit is ingesteld op Onwaar, kunnen externe gebruikers niet opnemen. De gebruiker die heeft ingesteld dat externe gebruikers niet kunnen opnemen, kan zelf wel opnemen.

Agent van de antwoordgroepservice anonimiseren

Wat deze functie doet: met de Antwoordgroepservice kunnen beheerders van het bedrijf een of meer kleine antwoordgroepen maken en configureren om binnenkomende telefoonoproepen te routeren naar en in de wachtrij te plaatsen voor een of meer aangewezen agenten of eindgebruikers. Met deze functie kan een agent van de Antwoordgroepservice oproepen verwerken zonder automatisch de identiteit openbaar te maken aan de externe partij.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de identiteit van de agent wordt niet zichtbaar weergegeven als de externe partij een Microsoft Communications-client of PSTN-telefoon gebruikt. De identiteit wordt echter wel verzonden in SDP-pakketten (Session Description Protocol) wanneer chatmodaliteit is toegevoegd aan een anonieme spraakoproep. De identiteit kan daardoor worden opgehaald uit clienttraceringen. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: via een niet-Microsoft Communications-client kan de informatie over de agent worden weergegeven in de gebruikersinterface, waardoor de identiteit van de agent bekend wordt. Hierdoor kan de externe partij een agent rechtstreeks bellen zonder de Antwoordgroepservice te gebruiken.

Keuze/beheer: eindgebruikers en beheerders kunnen deze functie niet beheren.

Logboekregistratie op servers

Wat deze functie doet: met Logboekregistratie op servers kan de beheerder van het bedrijf verschillende typen verkeer verzamelen die van en naar een domein of URI (Uniform Resource Identifier) gaan.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de beheer logboekregistratie inschakelt voor Lync, wordt verkeer naar en van het opgegeven domein of de opgegeven URI opgenomen in de logboekbestanden. Afhankelijk van de configuratie, kunnen deze verzamelde gegevens worden gebruikt voor foutopsporing. Informatie over de eindgebruikers, zoals hierna wordt aangegeven, wordt geregistreerd in een bestand dat is opgegeven door de beheerder: onderwerp van de vergadering, locatie, SIP-berichten, reacties op Lync-uitnodigingen, informatie over de afzender en ontvanger van elk Lync-bericht, de route van het bericht, de lijst met contactpersonen, aanwezigheidsgegevens, inhoud van chatsessies en de namen van gedeelde programma's, bijlagen, Microsoft PowerPoint-bestanden, whiteboards, peilingen en peilingvragen en een index van de peilingopties waarop is gestemd. Er worden geen gegevens automatisch naar Microsoft verzonden, maar de beheerder kan de gegevens wel handmatig verzenden.

Gebruik van gegevens: met Logboekregistratie op servers kunnen problemen met Lync worden opgelost. Dit betekent dat er kan worden bepaald welke problemen optreden op welke server of in welk domein.

Keuze/beheer: Logboekregistratie op servers is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een beheerder van het bedrijf. De beheerder kan de volgende opdrachtregelinterface-cmdlets van Windows PowerShell gebruiken om deze functie in of uit te schakelen per site, service of server: New-CsDiagnosticsFilterConfiguration, Set-CsDiagnosticsFilterConfiguration en Get-CsDiagnosticsFilterConfiguration. Voor de registratie van de inhoud van chatsessies moeten bepaalde instellingen worden geconfigureerd met de hulp van Microsoft Ondersteuning.

Aanmeldingsproblemen rapporteren

Wat deze functie doet: met de functie voor het rapporteren van aanmeldingsproblemen wordt automatisch een foutenrapport gegenereerd wanneer een gebruiker zich niet kan aanmelden bij Lync. De gebruiker krijgt vervolgens de mogelijkheid het foutenrapport naar Microsoft te verzenden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: in het foutenrapport worden gegevens verzameld zoals de kwaliteit van de internetverbinding van de gebruiker en eventuele foutcodes of uitzonderingsgegevens die zijn gegenereerd door de mislukte aanmeldingspogingen. Het rapport kan ook persoonlijke gegevens bevatten, zoals het IP-adres en de SIP-URI (Session Initiation Protocol Uniform Resource Identifier) van de gebruiker. Deze gegevens kunnen naar Microsoft worden gezonden.

Gebruik van gegevens: de gegevens in het foutenrapport worden door Microsoft gebruikt om aanmeldingsproblemen op te lossen. Ze worden ook door Microsoft gebruikt om veelvoorkomende aanmeldingsproblemen en trends op te sporen en zo de aanmelding bij Lync te helpen verbeteren.

Keuze/beheer: deze functie is standaard uitgeschakeld en kan worden beheerd door de ondernemingsadministrator. De beheerder kan ervoor kiezen het foutenrapport altijd of nooit naar Microsoft te verzenden of de gebruiker laten beslissen.

Vaardigheden zoeken

Wat deze functie doet: met Vaardigheden zoeken kunnen gebruikers zoeken naar personen in het bedrijf op basis van een eigenschap die wordt weergegeven in Microsoft SharePoint-services (bijvoorbeeld naam, e-mail, vaardigheden, vakgebied enzovoort). Deze functie is alleen beschikbaar als de beheerder van het bedrijf SharePoint heeft geïmplementeerd en de integratie tussen Lync en SharePoint heeft ingeschakeld.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de zoekquery die wordt ingevoerd in Lync, wordt verzonden naar de SharePoint-server van het bedrijf. De reactie van SharePoint wordt verwerkt door Lync en de zoekresultaten en gerelateerde informatie worden weergegeven. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: informatie die wordt ingevoerd door de gebruiker, wordt verzonden naar SharePoint om zoekresultaten op te halen, die worden weergegeven in Lync.

Keuze/beheer: deze functie kan worden in- of uitgeschakeld door beheerders van het bedrijf met de vier inband-instellingen.

• SPSearchInternalURL

• SPSearchExternalURL

• SPSearchCenterInternalURL

• SPSearchCenterExternalURL

Slim bijsnijden

Wat deze functie doet: wanneer een gebruiker een video deelt tijdens een videovergadering, bepaalt de functie Slim bijsnijden met behulp van gezichtsdetectie de locatie van het hoofd van de gebruiker binnen het beeldveld van de webcam. Zodra de locatie van het hoofd van de gebruiker is bepaald, wordt deze door de Lync 2013-client vertaald naar coördinaten en worden de coördinaten toegevoegd aan de videobitstream die wordt verzonden. De ontvangende Lync 2013-client gebruikt die gegevens om de oorspronkelijke (liggende) beeldverhouding van de binnenkomende videobitstream bij te snijden op basis van de coördinaten zodat het hoofd van de gebruiker zich in het midden van de uitgesneden video bevindt. Slim bijsnijden is een real-time functie die de bewegingen van de gebruiker voortdurend controleert en daarbij de coördinaten in de videobitstream aanpast, zodat de ontvangende Lync 2013-client de video-uitsnede kan aanpassen, waarbij het hoofd van de gebruiker in het midden van de video blijft.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de coördinaten van het hoofd van de gebruiker binnen het beeldveld van de camera worden toegevoegd aan de videobitstream. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de coördinaten worden gebruikt om het juiste deel van de binnenkomende video bij te snijden.

Keuze/beheer: deze functie kan niet worden uitgeschakeld.

Geïntegreerd archief met contactpersonen

Wat deze functie doet: de functie Geïntegreerd archief met contactpersonen bestaat uit drie hoofdfuncties:

• Samenvoegen bij zoeken: deze functie voegt de algemene adreslijst samen met de persoonlijke Outlook-contactpersonen van een gebruiker, zodat wanneer een gebruiker een contactpersoon zoekt, er slechts één vermelding wordt weergegeven in de zoekresultaten.

• Contactpersonen samenvoegen: met deze functie worden contactgegevens samengevoegd tussen Outlook-vermeldingen en vermeldingen in de algemene adreslijst op basis van overeenkomende e-mailadressen en/of aanmeldings-id's. Wanneer een overeenkomst is vastgesteld, worden in Lync gegevens samengevoegd uit drie gegevensbronnen (Outlook, de algemene adreslijst en de aanwezigheidsinformatie). Deze samengevoegde gegevens worden weergegeven in diverse onderdelen van de gebruikersinterface, waaronder zoekresultaten, de lijst met contactpersonen en visitekaartjes.

• Outlook-contactpersonen maken voor Lync-contactpersonen (synchronisatie van contactpersonen): in Lync worden Outlook-contactpersonen gemaakt voor alle contactpersonen van de gebruiker in de standaardmap met contactpersonen als de gebruiker beschikt over een postvak in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger. Doordat de gebruiker een Outlook-contactpersoon heeft voor elke Lync-contactpersoon, kan de gebruiker Lync-contactgegevens weergeven vanuit Outlook, Outlook Web Access en via mobiele apparaten waarop contactpersonen worden gesynchroniseerd met Exchange.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: contactgegevens van de aanwezigheidsfunctie, Active Directory en Outlook worden samengevoegd in Lync. Deze gegevens worden intern gebruikt door Lync. Bij het maken van Outlook-contactpersonen worden in Lync contactgegevens van de aanwezigheidsfunctie, Active Directory en Outlook naar Exchange geschreven. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: contactgegevens van de aanwezigheidsfunctie, Active Directory en Outlook worden weergegeven in de gebruikersinterface van Lync (lijst met contactpersonen, contactpersoonkaart, zoekresultaten enzovoort). Deze informatie kan ook worden geschreven naar Exchange via synchronisatie van contactpersonen (het derde item in de voorgaande lijst).

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf kan deze functie in- of uitschakelen via de in-band-instelling EnableExchangeContactSync.

Verbeteringen in de spraakkwaliteit

Wat deze functie doet: Lync verstuurt meldingen om de gebruiker te helpen de kwaliteit van een gesprek te verbeteren als tijdens het gesprek apparaat-, netwerk- of computerproblemen worden gedetecteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: informatie over de instellingen van het audioapparaat van de eindgebruiker, netwerkinstellingen en andere mediaverbindingen worden verzameld in Lync om de geluidskwaliteit te bepalen. Als wordt vastgesteld dat iets nadelig van invloed is op de geluidskwaliteit tijdens spraakcommunicatie, wordt de eindgebruiker op de hoogte gesteld van het probleem met de spraakkwaliteit. Voor andere gesprekspartners wordt alleen een melding weergegeven waarin wordt aangegeven dat de eindgebruiker een apparaat gebruikt dat een slechte geluidskwaliteit veroorzaakt. Ze weten niet welk apparaat de eindgebruiker gebruikt. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de informatie die naar andere gesprekspartners wordt verzonden, wordt gebruikt om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf kan de spraakkwaliteitsmelding over apparaten uitschakelen door de PowerShell-opdracht uit te voeren, zoals hierna wordt beschreven:

$a = get-csclientpolicy

$b = new-csclientpolicyentrytype –Name DisablePoorDeviceWarning –Value 1

$a.PolicyEntry.Add($b)

Set-csClientPolicy $a

Samenwerking via een whiteboard

Wat deze functie doet: Samenwerking via een whiteboard stelt gebruikers in staat een virtueel whiteboard te maken en te delen waar deelnemers aan de sessie notities en tekeningen kunnen toevoegen of afbeeldingen kunnen importeren om samen te werken tijdens vergaderingen en gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: aantekeningen die worden gemaakt op whiteboards, zijn zichtbaar voor alle deelnemers. Wanneer een whiteboard wordt opgeslagen, worden het whiteboard en alle aantekeningen opgeslagen op de Lync-server. Deze gegevens worden op de server bewaard in overeenstemming met het verlooptijdbeleid voor de inhoud van vergaderingen dat is ingesteld door de beheerder van het bedrijf. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met de functie Whiteboard wordt de samenwerking verbeterd doordat deelnemers aan de vergadering ideeën kunnen bespreken, kunnen brainstormen, notities kunnen maken enzovoort.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf heeft de volgende beleidsitems:

• Beheerbeleid EnableDataCollaboration: met dit beleid kan de beheerder van het bedrijf alle functies voor gegevenssamenwerking beperken (Samenwerking via PowerPoint, Bestanden delen, Peiling, Samenwerking via het whiteboard en Bijlagen). Als dit beleid is ingesteld op Onwaar, zijn de beleidsitems op functieniveau voor deze functies niet relevant.

• Beheerbeleid AllowAnnotations: met dit beleid kan de beheerder van het bedrijf aantekeningfuncties beperken voor alle deelnemers aan de vergadering. Als deze instelling is uitgeschakeld, zien eindgebruikers geen invoerpunt om een whiteboard te maken in de Lync-gebruikersinterface.

Naar boven