Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft Lync 2010

Inhoud

• Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft Lync 2010

• Archivering

• Activiteitenfeed

• Audiotestservice

• Oproeplogboeken

• Oproepdelegering

• Opties voor het doorschakelen van oproepen inschakelen

• Nummerweergave in de deelnemerslijst van een vergadering

• Logboekregistratie aan de clientzijde

• Logboeken verzamelen

• Visitekaartje

• Gespreksgeschiedenis

• Programma voor kwaliteitsverbetering

• Bureaublad/programma delen

• Besturingselement voor het delen van bureaublad/programma's

• Hulpdiensten (alarmnummer)

• Locatie

• Bijlagen bij vergaderingen

• Uitbellen bij vergadering

• Beheerde API voor Lync 2010

• Invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Outlook

• Peer-to-peerbestandsoverdracht

• Persoonlijke afbeelding

• Aanwezigheids‑ en contactgegevens

• Peiling

• Samenwerking via PowerPoint

• Privacymodus

• Opnamen

• Vaardigheden zoeken

• Collectieve contactenlijst

• Verbeteringen in de spraakkwaliteit

• Samenwerking via een whiteboard

Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft Lync 2010

Deze pagina is een aanvulling op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Voor een volledig begrip van de manier waarop gegevens worden verzameld en gebruikt voor een Microsoft Lync-product of ‑service, moet u zowel de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten als deze aanvulling lezen.

Deze aanvulling op de privacyverklaring heeft betrekking op de implementatie en het gebruik van Microsoft Lync 2010-communicatiesoftware die is geïmplementeerd in het netwerk van uw of uw bedrijf. Als u Microsoft Lync Server 2010 als een service gebruikt (met andere woorden, als een derde partij [bijvoorbeeld Microsoft] de servers host waarop de software wordt uitgevoerd), worden gegevens naar die derde partij verzonden. Raadpleeg de beheerder van het bedrijf of uw serviceprovider voor meer informatie over het gebruik van de gegevens die naar deze derde partij worden verzonden.

Archivering

Wat deze functie doet: met archivering kan uw beheerder chatgesprekken, vergaderactiviteiten en inhoud en gebruikskenmerken, zoals aanmeldingen van gebruikers en het starten en deelnemen van gesprekken, archiveren.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij archivering wordt de inhoud van chatgesprekken, informatie over uw chatgebruik, vergaderingsinhoud en vergaderingsgegevens opgeslagen op een server die uw beheerder configureert. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: uw beheerder kan deze informatie gebruiken om het gebruik van Lync 2010 door uw bedrijf te beheren.

Keuze/beheer: archivering is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een ondernemingsbeheerder. Controleer het gegevensgebruik en bewakingsbeleid van uw bedrijf om te bepalen of archivering kan worden ingeschakeld.

Activiteitsfeed

Wat deze functie doet: met de activiteitsfeed kunt u 'sociale updates' van uw contactpersonen in uw lijst met contactpersonen zien. Hiermee kunt u uw meest recente persoonlijke notities, wijzigingen in uw afbeelding en wijzigingen in uw titel of kantoorlocatie aan anderen weergeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: u publiceert deze informatie via aanwezigheid in Lync:

• De bijwerktijd van uw bedrijfsafbeelding (uit de bedrijfsmap van uw bedrijf, zoals Active Directory Domain Services)

• Een webafbeelding (die u uploadt en die anderen moeten zien) met de bijgewerkte tijd

• De tijd dat uw bedrijfstitel is gewijzigd

• De tijd dat de locatie van uw bedrijfskantoor is gewijzigd

• Een geschiedenis van de laatste persoonlijke notities die u hebt gepost

• Uw afwezigheidsbericht van Office van Microsoft Exchange Server

Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: deze informatie wordt gedeeld met contactpersonen die uw activiteitsfeed bekijken en zich in een privacyrelatie voor familie en vrienden, werkgroep, collega's of externe contactpersonen bevinden.

Keuze/beheer:

U kunt als volgt bepalen of de bovenstaande informatie wordt gedeeld:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Schakel op het tabblad Persoonlijk onder Activiteitsfeed het delen van deze updates in of uit. Uw huidige persoonlijke notitie en huidige afwezigheidsnotitie worden weergegeven in de activiteitsfeed, als deze zijn ingesteld. Als u geen informatie wilt weergeven in uw persoonlijke notitie, kunt u het notitieveld leeg laten.

3. Klik op OK.

Audiotestservice

Wat deze functie doet: met de knop Gesprekskwaliteit controleren kunt u een testgesprek voeren in Lync, zodat u de spraakkwaliteit van het gesprek kunt controleren. Hiermee kunt u horen hoe u zou klinken in een echte oproep. Wanneer u een testgesprek voert, wordt u door de audiotestservice gevraagd om een spraakvoorbeeld op te nemen na een pieptoon. Uw spraakvoorbeeld wordt opgenomen gedurende een vooraf gedefinieerde periode (bijvoorbeeld 5 seconden) en wordt vervolgens voor u afgespeeld. Als het netwerk sub-optimaal is of als u geen goede apparaatconfiguratie hebt, ontdekt u dit tijdens het afspelen van de opname.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u een testgesprek voert, neemt de audiotestservice uw spraakvoorbeeld op na een prompt. De spraakvoorbeelden worden verwijderd nadat u het gesprek hebt beëindigd. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: het spraakvoorbeeld is voor uw eigen gebruik om te controleren hoe u in een echte oproep zou klinken en om u aan te geven dat uw apparaat correct is ingesteld en klaar is om te bellen. De gebruiker kan naar dit opgenomen spraakvoorbeeld luisteren om te bepalen of hij/zij klaar is om een echte oproep te doen door te controleren of het apparaat in de juiste staat is en de audio correct wordt weergegeven.

Keuze/beheer: Als u geen spraakvoorbeeld wilt opnemen, kunt u ervoor kiezen geen testoproep uit te voeren. U kunt als volgt een testgesprek voeren:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Klik op het tabblad Audioapparaat op de knop Gesprekskwaliteit controleren en volg de instructies.

3. Klik op OK.

Oproeplogboeken

Wat deze functie doet: met oproeplogboeken kunt u een record van uw Lync-spraakoproepen opslaan in een Microsoft Outlook-map.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: informatie over uw spraakoproepen, zoals begintijd, eindtijd, duur en oproepdeelnemers, worden opgeslagen in uw Outlook map Gespreksgeschiedenis. U of uw ondernemingsbeheerder kan ook het onderwerp en de locaties van uw vergadering registreren door ervoor te kiezen om Outlook te gebruiken als uw persoonlijke gegevensbeheerder op het tabblad Persoonlijk van het dialoogvenster Opties. Oproeplogboeken slaan de inhoud van uw spraakoproepen niet op. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt deze informatie gebruiken om uw spraakoproepgeschiedenis te controleren.

Keuze/beheer: de functie Oproeplogboeken is standaard ingeschakeld. Als uw beheerder de mogelijkheid om oproeplogboeken te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen als volgt wijzigen:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Schakel op het tabblad Persoonlijk het selectievakje Mijn oproeplogboeken opslaan in de map Outlook Gespreksgeschiedenis uit.

3. Klik op OK.

Oproepdelegering

Wat deze functie doet: met Oproepdelegering kunt u een of meer gemachtigden toewijzen en vervolgens namens u oproepen plaatsen en beantwoorden en namens u onlinevergaderingen instellen en eraan deelnemen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer uw gemachtigde(n) namens u een oproep beantwoordt, ontvangt u een e-mailmelding waarin u wordt geïnformeerd over deze gebeurtenis. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt deze functie gebruiken om samen met uw gedelegeerden uw planning en vergaderingen en/of follow-up met uw gemachtigden te beheren over oproepen die zij voor u doen en beantwoorden (of namens u).

Keuze/beheer: Oproepdelegering is standaard uitgeschakeld, maar kan worden in- of uitgeschakeld door de beheerder van uw bedrijf. Als dit is ingeschakeld, kunt u gemachtigden als volgt instellen:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Klik op het tabblad Doorschakelentegelijk bellen of Mijn oproepen doorschakelen naar en klik vervolgens op Mijn gemachtigden in de vervolgkeuzelijst.

3. Als u geen gemachtigden hebt geconfigureerd, klikt u op Toevoegen en selecteert u vervolgens personen die u wilt instellen als uw gemachtigden.

4. Klik op OK in het dialoogvenster Gemachtigden .

5. Klik op OK in het dialoogvenster Doorschakelen .

   Notities: 

   • Gebruikers die zijn ingesteld als gedelegeerden, zien een melding waarin ze worden geïnformeerd dat ze zijn ingesteld als uw gemachtigde in Lync.

   • Ondernemingsbeheerders kunnen Exchange synchronisatie van agenda-gemachtigde instellen met Lync Server 2010. Als deze optie is ingeschakeld, worden Exchange agenda-gemachtigden met de juiste machtigingen (gelijk aan of groter dan geen machtigingen voor auteur) automatisch toegevoegd als uw gemachtigden in Lync. Dit verandert echter niet de instellingen voor het doorschakelen van gesprekken.

Opties voor het doorschakelen van oproepen inschakelen

Wat deze functie doet: met doorschakelen kunt u een andere persoon of nummer aanwijzen waarnaar u uw oproepen wilt doorschakelen wanneer u niet beschikbaar bent of niet bij uw bureau bent.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: u kunt deze functie gebruiken om uw oproepen door te sturen naar een andere persoon of een ander nummer wanneer u niet beschikbaar bent of niet op uw primaire locatie bent.

Keuze/beheer: opties voor het doorschakelen van gesprekken zijn alleen beschikbaar als uw ondernemingsbeheerder deze heeft ingeschakeld voor uw organisatie. Als uw ondernemingsbeheerder deze functie voor uw organisatie heeft ingeschakeld, is deze standaard uitgeschakeld op uw Lync-desktopclient. Configureer Doorschakelen met behulp van de volgende stappen:

1. Klik in het menu Extra op Doorschakelen Instellingen OF klik op Opties en klik vervolgens op Doorschakelen.

2. Klik onder Doorschakelen op Mijn oproepen doorschakelen naar en voer een van de volgende handelingen uit:

   • Selecteer Voicemail en klik vervolgens op OK.

   • Selecteer Nieuw nummer of Nieuwe contactpersoon. Klik in het dialoogvenster Een contactpersoon of nummer selecteren op een contactpersoon, zoek naar een contactpersoon of voer een nieuw telefoonnummer in waarnaar u gesprekken wilt doorschakelen en klik vervolgens op OK. Klik nogmaals op OK.

   • Selecteer Mijn gemachtigden. Configureer in het dialoogvenster Doorschakelen – Gemachtigden gemachtigden volgens de instructies in de sectie Oproepdelegering van dit document en klik op OK. Klik nogmaals op OK.

Nummerweergave in het vergaderschema

Wat deze functie doet: in de lijst met deelnemers (rooster) wordt een lijst met alle deelnemers aan een vergadering weergegeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer u inbelt bij een telefonische vergadering, wordt het telefoonnummer van waaruit u belt (de nummerweergave) weergegeven voor alle deelnemers. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: personen in de vergadering kunnen deze informatie gebruiken om onderscheid te maken tussen verschillende deelnemers die telefonisch hebben deelgenomen aan de vergadering.

Keuze/beheer:

Nummerweergave is standaard ingeschakeld, waarbij het nummer wordt opgehaald bij de telefoonmaatschappij. U kunt ervoor kiezen om uw telefoonnummer niet te delen door nummerweergave te blokkeren wanneer u belt.

• Neem contact op met uw telefoonmaatschappij als u nummerweergave permanent wilt blokkeren.

• Als de functionaliteit beschikbaar is in uw regio, kunt u een speciale code typen voordat u het telefoonnummer kiest zodat nummerweergave tijdens één gesprek wordt geblokkeerd. Neem contact op met uw telefoonmaatschappij voor instructies.

Logboekregistratie aan de clientzijde

Wat deze functie doet: met Client-Side logboekregistratie kunt u uw Lync-gebruiksgegevens op uw computer registreren in uw gebruikersprofiel. U kunt deze gegevens gebruiken om eventuele problemen met Lync op te lossen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u of uw beheerder Client-Side logboekregistratie inschakelt, worden gegevens zoals de volgende opgeslagen op uw computer: onderwerp van vergadering, locatie, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden op uw Lync-uitnodigingen, informatie over de afzender en ontvanger van elk Lync-bericht, de route die het bericht heeft gevolgd, de lijst met contactpersonen, uw aanwezigheidsgegevens, namen van programma's die u deelt, namen van bijlagen die u deelt, namen van microsoft PowerPoint bestanden die u deelt, namen van whiteboards die u deelt, namen van polls die u deelt, pollvragen die zijn gedeeld en een index van de optie die u hebt gestemd. De inhoud van uw Lync-gesprekken wordt echter niet opgeslagen. Er worden geen gegevens automatisch verzonden naar Microsoft, maar u kunt deze wel handmatig verzenden.

Gebruik van informatie: logboeken aan de clientzijde kunnen worden gebruikt om Problemen met Lync op te lossen.

Keuze/beheer: Client-Side Logboekregistratie is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een ondernemingsbeheerder. Als uw beheerder de mogelijkheid om logboekregistratie te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen als volgt wijzigen:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Klik op het tabblad Algemeenop Logboekregistratie inschakelen in Lync en schakel Windows logboekregistratie voor Lync in.

3. Klik op OK.

Logboeken verzamelen

Wat deze functie doet: met Logboeken verzamelen kunt u Lync-logboeken verzamelen, zodat Microsoft audio-, video- of verbindingsproblemen kan onderzoeken die kunnen optreden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u op Logboeken verzamelen klikt, worden de volgende gegevens verzameld:

• Lync-logboeken, met uw lijst met contactpersonen en informatie over uw vorige gesprekssessies. Lync-logboeken bevatten niet de inhoud van uw chatgesprek.

• Audioparameters, zoals spraaksignaalniveau en ruisniveau

• Netwerkvoorwaarden

• Apparaat instellen

• Versie en informatie van het besturingssysteem

• Programma's die worden uitgevoerd op uw computer, zoals Outlook en Windows Internet Explorer

Als u kiest, worden ook de volgende gegevens verzameld:

• Een opname van 30 seconden van uw meest recente gesprek

• Een schermafbeelding van uw bureaublad

U moet de logboeken handmatig uploaden volgens de instructies van uw ondernemingsbeheerder. De ondernemingsbeheerder stuurt deze naar Microsoft voor probleemoplossingsdoeleinden.

Gebruik van gegevens: de gegevens die van uw computer worden verzameld, worden gebruikt om het probleem op te lossen dat u hebt ondervonden en om Lync te helpen verbeteren.

Keuze/beheer: Lync verzamelt standaard geen logboeken van uw computer. In plaats daarvan worden alleen logboeken verzameld wanneer u op de knop Logboeken verzamelen klikt. De logboeken worden lokaal op uw computer verzameld (onder %USERPROFILE%\tracing\). U moet de logboeken handmatig uploaden door de instructies van uw ondernemingsbeheerder te volgen. Als u op Logboeken verzamelen klikt, worden uw logboeken niet automatisch verzonden naar een externe server.

Visitekaartje

Wat deze functie doet: het visitekaartje verzamelt statische en dynamische informatie over andere personen in uw bedrijf en geeft die informatie weer in Lync en voor contactpersonen in recente versies van Outlook. Het visitekaartje bevat acties met één klik voor het verzenden van e-mail, het plaatsen van een oproep, het verzenden van een chatbericht en het plannen van een vergadering, en andere acties.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de statische gegevens op het visitekaartje worden verzameld uit de bedrijfsmap van de onderneming (zoals Active Directory) en worden met anderen gedeeld via Lync Server. De dynamische gegevens die worden verzameld, zoals telefoonnummers en aanwezigheid, kunnen door u worden ingevoerd en vervolgens met anderen worden gedeeld via Lync Server. Beschikbaarheidsinfo die op de kaart wordt weergegeven, wordt opgehaald uit Microsoft Exchange Server. Locatiegegevens die worden weergegeven op het visitekaartje, worden opgehaald zoals beschreven in de sectie Locatie. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: de contactgegevens worden weergegeven, zodat u uw contactgegevens met anderen kunt delen.

Keuze/beheer: u hebt de volgende besturingsopties:

Privacyrelaties: U kunt ervoor kiezen om specifieke contactpersonen in verschillende privacyrelaties te plaatsen (familie en vrienden, werkgroep, collega's, externe contactpersonen en geblokkeerde contactpersonen). Hiermee bepaalt u welke stukjes informatie worden gedeeld met welke contactpersonen. Stel privacyrelaties als volgt in:

1. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon.

2. Klik op Privacyrelatie wijzigen.

3. Klik op de keuze die van toepassing is op de wijze waarop u uw gegevens wilt delen.

Agendagegevens: U kunt de machtigingen voor het weergeven van beschikbaarheidsinfo beheren via Outlook opties.

Locatie: Zie de sectie Keuze/beheer voor de functie Locatie.

Gespreksgeschiedenis

Wat deze functie doet: De gespreksgeschiedenis van Lync haalt de gespreksgeschiedenis van een gebruiker op uit Exchange Server en wordt weergegeven op het tabblad Lync-gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u logboekregistratie van gespreksgeschiedenis hebt ingeschakeld, worden de inhoud van uw chatgesprekken en statistieken over uw spraakgesprek (zoals datum, tijd, duur en bellergegevens) opgeslagen in uw Exchange-account. Als logboekregistratie van gespreksgeschiedenis is uitgeschakeld in Lync door u of door beleid zoals gedefinieerd door uw ondernemingsbeheerder, worden deze items niet verzameld of weergegeven. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: In Lync wordt deze informatie weergegeven op het tabblad Gesprekken in de hoofdgebruikersinterface, waarmee gebruikers hun eerdere gesprekken kunnen bekijken en voortzetten.

Keuze/beheer: u kunt logboekregistratie van chatgesprekken, gesprekken of beide uitschakelen. U kunt deze instelling als volgt wijzigen:

1. Selecteer Opties in het menu Extra.

2. Schakel op het tabblad Persoonlijk het selectievakje Mijn chatgesprekken opslaan in of uit in het selectievakje Outlook map Gespreksgeschiedenis.

3. Klik op OK.

Als u Gespreksgeschiedenis inschakelt, moet u personen melden dat u communiceert met dat hun chatgesprekken worden opgeslagen.

Programma voor kwaliteitsverbetering

Wat deze functie doet: als u ervoor kiest om deel te nemen, verzamelt het Programma voor kwaliteitsverbetering (CEIP) basisinformatie over uw hardwareconfiguratie en hoe u Microsoft-software en -services gebruikt om trends en gebruikspatronen te identificeren. CEIP verzamelt ook informatie over het soort en aantal fouten dat u ondervindt, software- en hardwareprestaties en de snelheid van services. Microsoft verzamelt niet uw naam, adres of andere contactgegevens.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: CEIP-gegevens worden automatisch naar Microsoft verzonden wanneer deze functie is ingeschakeld. Zie de privacyverklaring voor het Microsoft-programma voor kwaliteitsverbetering voor meer informatie over de informatie die door CEIP wordt verzameld, verwerkt of verzonden.

Gebruik van gegevens: Microsoft gebruikt deze gegevens om zo de kwaliteit, betrouwbaarheid en prestaties van software en services van Microsoft te verbeteren.

Keuze/beheer: CEIP is standaard uitgeschakeld, tenzij uw ondernemingsbeheerder ervoor heeft gekozen om het voor u in te schakelen. U wordt gevraagd u aan te melden bij het Lync-installatieprogramma. Tenzij uw beheerder het besturingselement heeft uitgeschakeld, kunt u de INSTELLINGEN voor beheer op elk gewenst moment als volgt wijzigen:

1. Selecteer Opties in het menu Extra.

2. Schakel op het tabblad Algemeen het selectievakje Microsoft toestaan om informatie te verzamelen over hoe ik Lync gebruik in of uit

3. Klik op OK.

Bureaublad/programma delen

Wat deze functie doet: Met bureaublad/programma's delen kunt u een weergave van het scherm van uw computer of een specifiek programma dat u uitvoert, delen met andere deelnemers aan uw Lync-gesprek.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u begint met delen, kunnen alle deelnemers aan het gesprek de monitor(s), het hele bureaublad of het geselecteerde programma op het scherm van uw computer zien. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt delen met bureaublad/programma's gebruiken om samen te werken met gesprekken en deelnemers.

Keuze/beheer:

Bureaublad delen starten in een nieuw Lync-gesprek:

1. Wijs in de lijst met contactpersonen de foto of aanwezigheidspictogram van de contactpersoon aan om het visitekaartje weer te geven.

2. Klik op de knop Meer opties weergeven voor interactie met deze persoon .

3. Klik op het menu Delen en klik vervolgens op Bureaublad.

Bureaublad/programma delen starten tijdens een doorlopend Lync-gesprek:

1. Klik in het gespreksvenster op Delen.

2. Klik in het menu op Bureaublad, een monitor (als u er meer dan één hebt) of Programma om een of meer programma's te selecteren.

Uw bureaublad/programma niet meer delen:

1. Klik op Delen stoppen op de werkbalk voor delen, boven in het scherm.

Besturingselement voor het delen van bureaublad/programma's

Wat deze functie doet: Met het besturingselement voor delen kunt u uw bureaublad of programma beheren aan iemand anders die ook een Lync-client op een andere computer gebruikt.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: zodra u iemand anders controle hebt verleend, kan die persoon uw computer of het geselecteerde programma beheren en wijzigingen aanbrengen, alsof hij of zij uw computer rechtstreeks gebruikt, met het toetsenbord en de muis. U en andere deelnemers aan uw Lync-gesprek kunnen deze wijzigingen bekijken terwijl ze worden aangebracht. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt Delen beheren gebruiken zodat anderen de controle over uw bureaublad of programma's kunnen overnemen, afhankelijk van wat u deelt, terwijl u en andere deelnemers aan het gesprek observeren.

Keuze/beheer: ga als volgt te werk om de besturing van uw bureaublad te delen met een persoon in het gesprek:

1. Klik in het gespreksvenster op de knop Delen en deel vervolgens wat u wilt (bijvoorbeeld uw bureaublad).

2. Selecteer de persoon aan welke u de besturing wilt geven, in het menu Besturing geven , op de balk voor delen, boven aan het scherm.

U kunt de besturing van uw bureaublad als volgt weer overnemen van een externe partij:

1. Klik op het menu Besturing geven , op de balk voor delen, boven aan het scherm.

2. Klik op Besturing overnemen.

Noodhulpdiensten (alarmnummer)

Wat deze functie doet: Als deze functie beschikbaar wordt gesteld door de bedrijfsbeheerder noodhulpdiensten, kan Lync een locatie verzenden naar hulpverleners wanneer een nummer van de noodhulpdiensten wordt gebeld (zoals 911 in de Verenigde Staten). De beheerder van het bedrijf kan de mogelijkheid voor noodoproepen beperken tot uw werklocatie. Neem daarom contact op met uw beheerder voor informatie over de mate waarin de functionaliteit voor noodoproepen beschikbaar is. Als deze optie is ingeschakeld, is de locatiegegevens die naar het personeel van de noodhulpdiensten worden verzonden, de locatie die de beheerder van het bedrijf heeft toegewezen aan uw locatie (bijvoorbeeld kantoornummer) en die is ingevoerd in de locatiedatabase of, als een dergelijke locatie niet beschikbaar is, de locatie die u mogelijk handmatig hebt ingevoerd in het veld Locatie. Als u de noodhulpdiensten belt terwijl u Lync gebruikt via een draadloze internetverbinding, terwijl u zich nog op uw werklocatie bevindt, zijn de locatiegegevens die naar hulpverleners worden verzonden slechts een niet-geheel exacte locatie, omdat dit de locatie is van het specifieke draadloze eindpunt waarmee uw computer communiceert. De locatiegegevens van dat draadloze eindpunt worden bovendien handmatig ingevoerd door de beheerder van uw bedrijf en daarom zijn de locatiegegevens die naar het personeel van de noodhulpdiensten worden verzonden mogelijk niet uw werkelijke locatie. Om volledig functioneel te zijn, moet uw bedrijf een routeringsservice behouden die wordt geleverd door gecertificeerde oplossingsproviders. De service is alleen beschikbaar binnen de Verenigde Staten.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatiegegevens die door Lync worden verkregen, worden bepaald door de automatische locatiegegevens die worden ingevuld door de locatiegegevensserver of door de locatiegegevens die u handmatig hebt ingevoerd in het veld Locatie. Deze informatie wordt opgeslagen in het geheugen op uw computer, dus wanneer een nummer van de noodhulpdiensten wordt ingevoerd, wordt deze locatie-informatie met de oproep verzonden om door te schakelen naar de juiste noodhulpdienstenprovider en uw geschatte locatie op te geven. Uw locatie kan ook via een chatbericht worden verzonden naar een lokale beveiligingsdesk. Voor noodoproepen bevat het gespreksdetailrecord uw locatiegegevens. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: Locatie wordt gebruikt om het gesprek te routeren naar de relevante hulpdienst, zodat deze kan worden ingezet. Deze gegevens kunnen ook worden verzonden naar het beveiligingsbedrijf van de onderneming, samen met een melding over de locatie van de beller en terugbelgegevens.

Keuze/beheer:

Deze functie is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door uw systeembeheerder. Vraag bij uw systeembeheerder na of deze functie beschikbaar is. U kunt niet zelf bepalen of een locatie automatisch wordt opgehaald of verzonden naar hulpdiensten tijdens een noodoproep.

Als een locatie echter niet automatisch wordt verkregen, kunt u de mogelijkheid krijgen om handmatig een locatie in te voeren door een melding te ontvangen om dit te doen. De melding kan worden gesloten, maar op basis van beleid kan uw bevestiging vereisen dat u ervoor kiest om geen locatie in te voeren.

Locatie

Wat deze functie doet: locatie- en tijdzonegegevens worden berekend en gedeeld met anderen via de aanwezigheidsfunctionaliteit. Daarnaast kan locatie-informatie worden gebruikt voor noodhulpdiensten, zoals beschreven in de sectie Noodhulpdiensten hierboven. Als u de privacymodus inschakelt (zoals vermeld in de sectie Privacymodus), worden locatiegegevens gedeeld zoals beschreven in de sectie Privacymodus.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: uw geografische locatiegegevens worden verzameld door een van de twee mechanismen: u voert de gegevens handmatig in of de locatiegegevensserver van het bedrijf verstrekt de locatiegegevens aan Lync. Bovendien wordt uw tijdzone opgehaald uit het Windows besturingssysteem op uw computer. De locatiegegevens die worden verzameld, bestaan uit een beschrijvingstekenreeks en ingedeelde adresgegevens. De beschrijving kan elke tekenreeks zijn die kan helpen om anderen op de hoogte te brengen van uw locatie (zoals thuis of werk), terwijl de geformatteerde adresgegevens bestaan uit uw officiële thuisadres (bijvoorbeeld: Dorpstraat 1, 4500 AA Vijfhuizen). Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van informatie: de locatiebeschrijving en tijdzonegegevens worden gedeeld via Lync-aanwezigheid, op basis van hoe uw aanwezigheidsprivacy is geconfigureerd. Deze gegevens worden weergegeven op het visitekaartje van de gebruiker. Het officiële (geformatteerde) adres wordt niet gedeeld via aanwezigheid.

Keuze/beheer:

Als het beheer van uw bedrijf het delen van locaties heeft ingeschakeld en zo is geconfigureerd dat u de volledige gebruikersinterface voor locaties kunt zien, beschikt u over de volgende besturingselementen met behulp van het veld Locatie en het menu boven aan het hoofdvenster van Lync:

1. Locatie instellen: u kunt de tekenreeks die wordt gedeeld met aanwezigheid handmatig bewerken (de locatiebeschrijving).

2. Contactpersonen mijn locatie weergeven: een aan/uit-wisselknop waarmee wordt bepaald of locatiegegevens worden gedeeld via aanwezigheid. Dit heeft geen invloed op het delen van de locatie voor noodhulpdiensten.

Bijlagen voor vergaderingen

Wat deze functie doet: u kunt bestanden delen met deelnemers aan de vergadering door ze als bijlagen te uploaden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bijlagen worden opgeslagen op Lync Server volgens het verloopbeleid voor vergaderinhoud, zoals gedefinieerd door de beheerder van het bedrijf. U kunt ervoor kiezen om bijlagen te uploaden. Bijlagen worden door u of anderen gedownload tijdens een vergadering. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: de informatie in geüploade bijlagen bij vergaderingen wordt gedeeld met andere deelnemers aan een Lync-vergadering.

Keuze/beheer: presentatoren kunnen de beschikbaarheid van bijlagen beperken op basis van de rollen van deelnemers aan de vergadering (organisator, presentatoren, iedereen). Als een bijlage niet beschikbaar is, kunt u deze niet zien in de lijst met bijlagen.

Uitbellen vanuit vergadering

Wat deze functie doet: met de functie Voor uitbellen kunnen Lync-gebruikers die aanwezig zijn in een vergadering een PSTN-nummer (Public Switched Telephone Network) toevoegen aan een bestaande AV-vergadering (Audio Video).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de AV-vergadering de oproep ontvangt, ontvangt hij of zij de nummerweergave van de organisator van de AV-vergadering (en niet noodzakelijkerwijs de nummerweergave van de partij die deze toevoegt aan de vergadering). Zodra de PSTN-gebruiker de telefoon beantwoordt, neemt hij of zij direct deel aan de vergadering.

Gebruik van gegevens: de nummerweergave van de organisator wordt verzonden naar de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de vergadering.

Keuze/beheer: er is geen gebruikers- of ondernemingsbeheerder voor deze functie. Voordat u een PSTN-gebruiker toevoegt, kunt u, indien mogelijk, een chatbericht of een e-mailbericht naar de PSTN-gebruiker verzenden om te vragen of het goed is om deel te nemen aan de AV-vergadering, zodat ze weten dat ze deelnemen aan een vergadering. De PSTN-gebruiker kan er ook voor kiezen om de oproep niet te accepteren.

Beheerde API voor Lync 2010

Wat deze functie doet: met de beheerde API van Lync 2010 kunnen programma's van derden toegang krijgen tot de Lync-client en ermee communiceren op een manier die de Lync-gebruikerservaring uitbreidt. Programma's van derden zijn bijvoorbeeld programma's die zijn gemaakt door andere fabrikanten of door Microsoft (zoals Outlook en andere toepassingen uit de Microsoft Office-suites).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: informatie die via de beheerde API van Lync beschikbaar wordt gesteld aan toepassingen van derden, omvat alle persoonlijke gegevens die kunnen worden weergegeven in de gebruikersinterface van Lync. Deze gegevens kunnen bestaan uit de locatie van een gebruiker, telefoonnummers, functie, een contactenlijst (inclusief telefoonnummers en andere gegevens), een persoonlijke opmerking, activiteitsstatus en huidige gesprekken en de inhoud ervan.

Gebruik van informatie: programma's die de beheerde API van Lync gebruiken, gebruiken de informatie in de Lync-sessie om de eindgebruiker uitgebreide of aanvullende functionaliteit te bieden. Het gebruik van deze gegevens is echter naar eigen goeddunken van het andere programma, dat zijn eigen privacyverklaring moet bieden met betrekking tot het beoogde gebruik van deze gegevens.

Keuze/beheer:

Programma's van derden die gebruikmaken van door Lync beheerde API's, zijn onderverdeeld in drie categorieën: bureaubladprogramma's (lokaal geïnstalleerde programma's). web-gehoste programma's; en Lync-extensieprogramma's (programma's die zijn ingesloten in de gebruikersinterface van het Lync-gespreksvenster). Het beheren van toegang van derden tot uw gegevens varieert voor elk scenario als volgt:

Bureaubladprogramma's (lokaal geïnstalleerd): Bureaubladprogramma's worden geïnstalleerd door u of een beheerder van de lokale computer en hebben altijd toegang tot de gegevens van de gebruiker via de beheerde API van Lync. Zoals altijd geldt, dient u geen programma's te installeren die u niet vertrouwt.

Door het web gehoste programma's: Programma's die worden gehost op internet of intranet hebben mogelijk ook toegang tot de gegevens van de gebruiker via de beheerde API van Lync. U voorkomt dat ongewenste programma's buiten uw medeweten toegang hebben tot uw gegevens, door te controleren of deze programma's worden gehost vanaf een domain/URL die door een beheerder van de lokale computer is toegevoegd aan de lijst met vertrouwde sites van Internet Explorer.

Lync-extensieprogramma's: In Lync kunnen ontwikkelaars de Lync-ervaring uitbreiden door een programma in te sluiten in het Lync-gespreksvenster. Dit programma kan ook toegang hebben tot Lync-gegevens via de beheerde API van Lync. In dit geval moet het extensieprogramma zijn geregistreerd bij de Lync-client door een lokale computerbeheerder. Deze registratie verleent het programma ook toegang tot de beheerde API van Lync.

Speciaal besturingselement voor locatienaam: als extra voorzorgsmaatregel heeft de systeembeheerder de mogelijkheid om de eindgebruiker (u) toe te staan, te blokkeren of toe te staan te bepalen of deze programma's van derden toegang moeten hebben tot het veld Locatienaam in Lync. Programma's van derden hebben standaard toegang tot de locatie. U kunt deze instelling als volgt wijzigen:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Ga op het tabblad Persoonlijk naar Personal Information Manager.

3. Wijzig de selectievakjes waar nodig.

4. Klik op OK.

Invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Outlook

Wat deze functie doet: dit is een Outlook invoegtoepassing die is geïnstalleerd met Lync en waarmee gebruikers onlinevergaderingen kunnen plannen en aanpassen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de volgende informatie wordt op uw computer opgeslagen. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

• Naam van de organisator

• Namen van deelnemers

• Namen van presentatoren

• Lijst met e-mailadressen

• Het onderwerp van de vergadering en andere informatie over de vergadering (zoals begin-/eindtijd, vergadering-id, toegangscode en gegevens over Auto Attendant/provider van de telefonische vergadering voor de gebruiker)

• Alle proxyadressen voor de gebruiker in Microsoft Exchange (X400-X500-adressen, UM-adressen (Unified Messaging) van Exchange en voicemail-URL's voor SIP en telefoon/Exchange UM)

• Informatie over vergaderlocatie

Gebruik van gegevens:

De bovenstaande gegevens worden alleen gebruikt voor het plannen van een vergadering en de bijbehorende logboekregistratie, zoals is beschreven in de sectie Logboekregistratie aan clientzijde. Voor planning worden de gegevens in het geheugen verwerkt en in het register van uw lokale computer opslagen zodat ze snel kunnen worden geopend.

Keuze/beheer:

Logboekregistratie is standaard uitgeschakeld. Als uw bedrijf logboekregistratie toestaat, kunt u logboekregistratie in- of uitschakelen vanuit de sectie Opties -> Logboekregistratie.

Peer-to-peerbestandsoverdracht

Wat deze functie doet: Lync-gebruikers kunnen bestanden naar elkaar overbrengen in chatgesprekken van twee partijen (geen vergaderingen).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het bestand wordt rechtstreeks overgedragen tussen de Lync-clients. Gebruikers kiezen ervoor om de bestandsoverdracht te starten en kiezen het bestand dat moet worden overgebracht. De ontvanger van het bestand moet expliciet ermee instemmen om het bestand te ontvangen. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: met de functie Peer-to-Peer File Transfer kunnen gebruikers bestanden in realtime naar elkaar verzenden tijdens een chatgesprek.

Keuze/beheer:

Uw ondernemingsbeheerder kan deze functie in- of uitschakelen voor alle gebruikers. U kunt ervoor kiezen om een verzoek om bestandsoverdracht van een andere gebruiker te accepteren of te weigeren.

Persoonlijke afbeelding

Wat deze functie doet: met persoonlijke afbeelding wordt uw afbeelding weergegeven, evenals foto's van andere personen in uw bedrijf.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: uw voorkeur voor het delen van persoonlijke foto's wordt verzameld voor het weergeven en delen van uw foto, inclusief het webadres. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: deze gegevens worden gebruikt om de functionaliteit aan te passen en uw afbeelding met anderen te delen.

Keuze/beheer:

De ondernemingsbeheerder heeft de volgende besturingselementen:

• Hiermee stelt u in of gebruikers de afbeeldingen standaard in eerste instantie wel of niet delen. U kunt deze instelling overschrijven.

• Hiermee stelt u in hoe groot een afbeelding mag zijn die een gebruiker wil downloaden.

• Hiermee stelt u in welke soorten afbeeldingen zijn toegestaan.

U kunt de volgende voorkeuren voor Persoonlijke foto instellen:

• Foto's van mijn contactpersonen weergeven: Hiermee bepaalt u of afbeeldingen worden weergegeven in Lync.

• Mijn foto niet weergeven: Hiermee wordt een waarde in aanwezigheid gepubliceerd waardoor anderen die uw aanwezigheid bekijken, uw foto al dan niet kunnen weergeven. Als uw contactpersonen deze waarde niet in aanwezigheid krijgen, worden ze teruggezet naar de standaardinstelling van de beheerder (zie hierboven).

• Standaardafbeelding van het bedrijf: als het bedrijf een mechanisme biedt om de Active Directory-afbeelding te bewerken, kunt u uw afbeelding wijzigen in Active Directory en de wijzigingen binnen 48 uur in Lync weergeven. Lync heeft ook een koppeling naar uw Microsoft SharePoint Mijn site-profiel en wijzigingen in die afbeelding kunnen van invloed zijn op Active Directory, afhankelijk van de configuratie van de beheerder.

Aanwezigheids‑ en contactgegevens

Wat deze functie doet: met aanwezigheids- en contactgegevens hebt u toegang tot informatie die is gepubliceerd over andere gebruikers (zowel binnen als buiten uw organisatie) en krijgt u andere gebruikers toegang tot informatie die over u is gepubliceerd, zoals status, titel, telefoonnummer, locatie en notities. De beheerder kan ook integratie met Outlook en Exchange configureren, zodat u afwezigheidsberichten en andere statusinformatie weergeeft (bijvoorbeeld wanneer u een vergadering hebt gepland in uw Outlook agenda).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: u gebruikt uw aanmeldingsadres en een wachtwoord om verbinding te maken met Lync Server. U en uw beheerder kunnen informatie publiceren over uw aanwezigheidsstatus en contactgegevens die aan uw aanmelding worden gekoppeld. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: andere Lync-gebruikers en -programma's hebben toegang tot uw aanwezigheids- en contactgegevens om uw gepubliceerde status en informatie te bepalen, zodat ze beter met u kunnen communiceren.

Keuze/beheer: u kunt kiezen welke informatie over u wordt gepubliceerd. Uw beheerder kan ook namens u gepubliceerde gegevens configureren. Als uw beheerder de mogelijkheid om uw gepubliceerde gegevens te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen op elk gewenst moment als volgt wijzigen:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Voer op het tabblad Persoonlijk uw aanmeldingsadres in onder Mijn account. U kunt de knop Geavanceerd gebruiken om de naam in te voeren van de server waarmee u verbinding wilt maken.

3. Bekijk op het tabblad Telefoons de informatie over telefoonnummers die uw beheerder heeft gepubliceerd. U kunt ook meer nummers invoeren en bepalen wat u wilt publiceren naar andere gebruikers.

4. Als de privacymodus is ingeschakeld door de beheerder van uw bedrijf, kunt u uw instelling wijzigen om uw aanwezigheid te delen met contactpersonen in uw lijst met contactpersonen door de juiste selectie uit te voeren op het tabblad Status .

5. Klik op OK.

U kunt ook privacyrelaties instellen om aan te geven wat elke gebruiker kan zien met betrekking tot uw aanwezigheidsniveau en informatie. U gaat hiervoor als volgt te werk:

1. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon.

2. Klik op Privacyrelatie wijzigen.

3. Klik op het juiste toegangsniveau voor de gebruiker.

Peiling

Wat deze functie doet: Lync-gebruikers kunnen een peiling houden en anonieme antwoorden van deelnemers verzamelen tijdens onlinevergaderingen en gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: afzonderlijke stemmen zijn anoniem. Samengevoegde resultaten van peilingen zijn zichtbaar voor alle presentatoren en kunnen door elke presentator worden weergegeven voor alle deelnemers. Peilingen worden opgeslagen op Lync Server volgens het verloopbeleid voor vergaderinhoud, zoals gedefinieerd door de beheerder van uw bedrijf. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met de functie Peiling wordt de samenwerking verbeterd doordat presentatoren snel de voorkeuren van deelnemers kunnen bepalen.

Keuze/beheer:

• Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van peilingen beperken op basis van de rol van deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer de peiling niet voor alle deelnemers wordt weergegeven. Als een peiling niet voor u beschikbaar is, kan deze niet worden weergegeven in uw inhoudslijst wanneer deze momenteel niet wordt gedeeld en kan de peiling niet worden opgeslagen op uw lokale computer.

• Presentatoren kunnen op elk gewenst moment een peiling openen of sluiten om te stemmen en pollresultaten te wissen.

Samenwerking via PowerPoint

Wat deze functie doet: Lync-gebruikers kunnen PowerPoint presentaties weergeven, bekijken en er aantekeningen bij maken tijdens een onlinegesprek of -vergadering.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:

Uw acties maken gebruik van deze functie, ongeacht of u een PowerPoint presentatie uploadt, doorloopt of aantekeningen maakt. Elk bestand dat wordt gepresenteerd in een gesprek of vergadering, wordt verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering die het rechtstreeks kunnen ophalen uit een map op hun computer. De bestandseigenaar of presentator kan beperken dat anderen het bestand opslaan, maar deze kunnen het dan nog wel ophalen of bekijken.

PowerPoint-bestanden worden op Lync Server opgeslagen volgens het verloopbeleid van de vergaderingsinhoud dat is gedefinieerd door de ondernemingsbeheerder. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: met samenwerking via PowerPoint kunnen gesprekspartners effectieve presentaties geven en feedback ontvangen.

Keuze/beheer:

• Presentatoren kunnen aantekeningsbevoegdheden beperken op basis van de rol van de deelnemer (alleen presentatoren, iedereen, geen) door het volgende te doen:

  1. Klik in het dialoogvenster Deelnamegegevens en Opties voor vergadering in het gespreksvenster op Opties voor vergadering.

  2. Klik onder Bevoegdheden in de vervolgkeuzelijst Aantekeningsbevoegdheden op de gewenste optie.

  3. Klik op OK.

• Presentatoren kunnen voorkomen dat deelnemers dia's bekijken die niet worden gepresenteerd door het volgende te doen:

  1. Klik in het dialoogvenster Deelnamegegevens en Opties voor vergadering op Opties voor vergadering.

  2. Klik onder Bevoegdheden in de vervolgkeuzelijst Privé weergeven op de gewenste optie.

  3. Klik op OK.

Opmerking: deze bevoegdheid kan worden ingesteld op basis van de rol van de deelnemer (alleen presentatoren, iedereen of geen)

• Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van PowerPoint presentatie beperken op basis van de rol van de deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer de PowerPoint presentatie niet wordt gedeeld. Als een PowerPoint presentatie niet beschikbaar is, kunt u deze niet zien in uw inhoudslijst wanneer deze niet wordt gedeeld en kunt u deze niet opslaan op uw computer.

Privacymodus

Wat deze functie doet: Privacymodus is een instelling waarmee u uw aanwezigheidsgegevens (zoals Beschikbaar, Bezet, Niet storen, enzovoort) alleen kunt delen met contactpersonen die worden vermeld in uw lijst met contactpersonen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u de privacymodus inschakelt, wordt in Lync een modus geactiveerd waarin u kunt schakelen tussen gebruikersinstellingen, zodat uw aanwezigheidsgegevens alleen worden gedeeld met contactpersonen in uw lijst met contactpersonen. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: de instelling van deze modus bepaalt hoe aanwezigheidsgegevens worden gedeeld.

Keuze/beheer:

• Wanneer de privacymodus is ingeschakeld op de server, kunt u via de beheerdersinstelling kiezen of u wilt dat iedereen uw aanwezigheid (standaardmodus) of alleen uw contactpersonen uw aanwezigheid (privacymodus) ziet op het tabblad Status , in het dialoogvenster Opties .

• Als de standaardmodus op de server is ingeschakeld via de beheerinstellingen, kunt u niet daadwerkelijk overschakelen naar de privacymodus. U kunt de privacymodus echter vooraf uitschakelen, zodat als de beheerder later overschakelt naar de privacymodus, u niet wordt overgeschakeld wanneer u zich aanmeldt bij Lync.

Opname

Wat deze functie doet:

Met deze functie kunnen presentatoren alle aspecten van een Lync-sessie opnemen, inclusief wie de vergadering, audio, video en inhoud heeft ingevoerd, zoals chatgesprekken, programma's delen, PowerPoint presentaties, polling, hand-outs en whiteboards. Wanneer de organisator of andere presentatoren hun opname onderbreken of stoppen, worden andere opnamen die worden uitgevoerd, niet beïnvloed.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:

Als presentatoren ervoor kiezen om op te nemen, wordt de opname opgeslagen op hun computer. Extra videobestanden die zijn gegenereerd op basis van de opname, worden standaard opgeslagen op de lokale computer van een presentator, maar kunnen ook worden opgeslagen op een andere computer, indien opgegeven door de presentator die de opname uitvoert. Wanneer gebruikers inhoud uploaden naar een vergadering, wordt toestemming verleend om die inhoud toe te voegen aan opnamen die die gebruikers of andere gebruikers maken.

Als er fouten optreden tijdens de publicatiefase van een opname, kunnen gegevens die zijn vastgelegd in een gepauzeerde opnamestaat, onbedoeld worden opgenomen in de opname. Als een deel van de publicatiefase mislukt (zie Opnamebeheer voor de status 'Waarschuwing...'), moeten opnamen niet naar anderen worden verspreid, ook al kunnen deze wel worden afgespeeld.

Gebruik van gegevens:

De opname kan worden afgespeeld door iedereen die toegang heeft tot de locatie waar de opname is opgeslagen.

Keuze/beheer:

De mogelijkheid om op te nemen is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door de ondernemingsbeheerder. Als deze functie is ingeschakeld voor vergaderingen, kunnen presentatoren van de vergadering een opname starten. Wanneer een presentator de opname inschakelt, wordt een melding dat een opname is gestart, uitgezonden naar deelnemers met compatibele clients en apparaten. Deelnemers aan een opgenomen sessie die een van de volgende niet-compatibele clients of apparaten gebruiken, worden opgenomen, maar ontvangen de opnamemelding niet.

Niet-compatibele clients zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2)

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Niet-compatibele apparaten zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Bovendien wordt, ongeacht het apparaat of de client die wordt gebruikt, een deelnemer die video gebruikt in de modus volledig scherm tijdens een vergadering of gesprek niet aangegeven dat een opname is gestart totdat hij of zij terugkeert naar het gespreksvenster.

Vaardigheden zoeken

Wat deze functie doet: met deze functie kunt u zoeken naar personen in uw onderneming met behulp van een eigenschap die wordt vermeld in Microsoft SharePoint-services (bijvoorbeeld naam, e-mail, vaardigheden, expertisegebied, enzovoort) Deze functie is alleen beschikbaar als uw ondernemingsbeheerder SharePoint heeft geïmplementeerd en Integratie van Lync en SharePoint heeft ingeschakeld.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de zoekquery die in Lync wordt ingevoerd, wordt verzonden naar de SharePoint-server van de onderneming. De reactie van SharePoint wordt verwerkt door Lync en de zoekresultaten en gerelateerde informatie worden weergegeven. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: informatie die wordt ingevoerd door de gebruiker, wordt verzonden naar SharePoint om zoekresultaten op te halen, die worden weergegeven in Lync.

Keuze/beheer:

Deze functie is in- of uitgeschakeld door Lync Server-beheerders.

Geïntegreerd archief met contactpersonen

Wat deze functie doet: de functie Geïntegreerd archief met contactpersonen bestaat uit drie hoofdfuncties:

• Samenvoegen van zoekopdrachten: met deze functie wordt uw algemene adreslijst samengevoegd met uw persoonlijke Outlook contactpersonen, zodat er bij het zoeken naar een contactpersoon slechts één vermelding in de zoekresultaten wordt weergegeven.

• Contactpersonen samenvoegen: met deze functie worden contactgegevens samengevoegd tussen Outlook- en GAL-vermeldingen waarvoor overeenkomende e-mail- of aanmeldings-id's worden gebruikt. Nadat een overeenkomst is vastgesteld, worden gegevens van drie gegevensbronnen samengevoegd (Outlook, GAL en aanwezigheidsgegevens). Deze samengevoegde gegevens worden weergegeven in verschillende onderdelen van de gebruikersinterface, waaronder zoekresultaten, uw lijst met contactpersonen en een visitekaartje.

• Outlook contactpersonen maken voor Lync-contactpersonen (synchronisatie van contactpersonen): lync maakt Outlook contactpersonen voor alle contactpersonen van de gebruiker in de standaardmap met contactpersonen als de gebruiker Microsoft Exchange Server 2010 of een postvak met een latere versie heeft. Doordat de gebruiker een Outlook-contactpersoon heeft voor elke Lync-contactpersoon, kan de gebruiker Lync-contactgegevens weergeven vanuit Outlook, Outlook Web Access en via mobiele apparaten waarop contactpersonen worden gesynchroniseerd met Exchange.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: contactgegevens van de aanwezigheidsfunctie, Active Directory en Outlook worden samengevoegd in Lync. Deze gegevens worden intern gebruikt door Lync. Wanneer Outlook-contactpersonen worden gemaakt, worden aanwezigheidsgegevens, Active Directory-gegevens en gegevens van Outlook-contactpersonen geschreven naar Exchange. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: contactgegevens van de aanwezigheidsfunctie, Active Directory en Outlook worden weergegeven in de gebruikersinterface van Lync (lijst met contactpersonen, contactpersoonkaart, zoekresultaten enzovoort). Deze informatie kan ook worden geschreven naar Exchange via synchronisatie van contactpersonen (het derde item in de voorgaande lijst).

Keuze/beheer:

U kunt synchronisatie van contactpersonen als volgt in- of uitschakelen:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Wijzig op het tabblad Persoonlijk , onder Personal Information Manager, de selectievakjes waar nodig.

3. Klik op OK.

Gebruikersoptie: een gebruikersoptie voor Microsoft Exchange of Microsoft Outlook is beschikbaar onder Personal Information Manager, in het dialoogvenster Lync - Opties.

Verbeteringen in spraakkwaliteit

Wat deze functie doet: Lync biedt meldingen om u te helpen de kwaliteit van uw gesprek te verbeteren als tijdens het gesprek apparaat-, netwerk- of computerproblemen worden gedetecteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u een apparaat hebt ingesteld dat slechte audio toevoegt aan een gesprek (bijvoorbeeld echo of ruis), zal Lync u informeren en ook anderen in het gesprek informeren dat de kwaliteit van het gesprek wordt gedegradeerd vanwege de installatie van het apparaat aan uw kant. Anderen zien alleen een melding waarin wordt aangegeven dat u een apparaat gebruikt dat een slechte geluidskwaliteit veroorzaakt. Ze weten niet welk apparaat u gebruikt. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de informatie die naar andere gesprekspartners wordt verzonden, wordt gebruikt om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren. Presentatoren kunnen bijvoorbeeld uw lijn dempen als u alleen in het gesprek luistert.

Keuze/beheer: in Lync kunt u meldingen over de gesprekskwaliteit niet uitschakelen.

Samenwerking via een whiteboard

Wat deze functie doet: met deze functie kunt u virtuele whiteboards delen in Lync en hiervan aantekeningen maken tijdens onlinevergaderingen en gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: aantekeningen die worden gemaakt op whiteboards, zijn zichtbaar voor alle deelnemers. Whiteboards worden opgeslagen op Lync Server volgens het verloopbeleid voor vergaderinhoud. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: met de functie Whiteboard wordt de samenwerking verbeterd doordat deelnemers aan de vergadering ideeën kunnen bespreken, kunnen brainstormen, notities kunnen maken enzovoort.

Keuze/beheer:

Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van whiteboards beperken op basis van de rol van deelnemers (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer het whiteboard niet voor alle deelnemers wordt weergegeven. Als een whiteboard niet beschikbaar is voor een gebruiker, kan hij of zij het niet zien in de inhoudslijst en kan het niet opslaan op zijn of haar computer.

Naar boven