Aanvragen voor projectwijzigingen evalueren

Door Jane Suchan, PMP

Ongecontroleerde verandering is een van de grootste vijanden van een projectmanager.     Daarom kan een solide proces voor wijzigingsbeheer een onmisbare steun zijn voor een projectmanager. Een dergelijk proces biedt u de mogelijkheid de klant te leveren waar hij om heeft gevraagd, binnen de vereiste tijd en binnen het overeengekomen budget. Zonder beheer van verandering, wordt de omvang van het project een bewegend doelwit en loopt u het risico om een of meer van de succesfactoren van uw project mis te lopen. Het vermogen om verandering te kunnen beheren, met name die voor projectomvang, is de sleutel tot het behalen van doelstellingen en een belangrijke prestatie-indicator voor een projectmanager. Projectwijzigingen zijn onvermijdelijk en u moet erop zijn voorbereid wanneer (en niet als) hier sprake van is.

De balans vinden tussen wijzigingsbeheer en bureaucratie

Een van de uitdagingen voor projectmanagers is het kunnen beheren van projectwijzigingen en het tegelijkertijd kunnen vermijden van onnodige bureaucratie. De vraag is: Waar ligt het omslagpunt? Omdat elk project uniek is, varieert het punt waarop wijzigingsbeheer ophoudt met het toevoegen van waarde en verandert in bureaucratische rompslomp van project tot project.

Sommige van uw belanghebbenden, of zelfs uw projectteamleden, kunnen het gevoel hebben dat de aanwezigheid van wijzigingsbeheer uw manier is om de gevreesde 'ongecontroleerde veranderingen' te vermijden, en dat u niet genegen bent om flexibel te zijn en het beste te doen voor uw klant en het bedrijf. Het is belangrijk dat u dit gevoel wegneemt. Laat ze weten dat wat u doet precies het tegenovergestelde is: u implementeert een efficiënt proces voor het consistent evalueren van de gevraagde wijzigingen. Als het doorvoeren van een verandering als een goed idee wordt gezien, hebt u een proces dat u in staat stelt om te reageren wanneer dit nodig is.

Naar boven

Het plan voor projectwijzigingsbeheer

Om u te helpen snel te reageren, wordt in een plan voor het beheer van projectwijzigingen omschreven wat er gebeurt bij afwijkingen. Een dergelijk plan is niet bedoeld om verandering te voorkomen, maar om in plaats hiervan een proces te beschrijven dat duidelijk maakt hoe verandering wordt gecommuniceerd, hoe beslissingen worden genomen en hoe het project op basis hiervan wordt aangepast.

Naar boven

Een proces voor wijzigingsbeheer instellen

Zet uw proces voor wijzigingsbeheer in werking zodra u de basislijn hebt bepaald voor de belangrijke resultaten, zoals zakelijke behoeften en een planning. Het projectteam en belanghebbenden, en verder iedereen voor wie de wijzigingen in het project gevolgen hebben, moeten het plan voor wijzigingsbeheer controleren en goedkeuren voordat u het in gebruik neemt.

Kleine wijzigingen die weinig invloed hebben op het succes van het project als geheel, moeten niet dezelfde strikte toepassing hebben als wijzigingen aan vereisten of mijlpalen die gevolgen hebben voor het kritieke pad. Het plan voor het projectwijzigingsbeheer moet vermelden wanneer een formele projectwijzigingsaanvraag (PCR) vereist is. Bijvoorbeeld:

  • Wat zijn de drempelwaarden voor wijzigingen in de planning en het budget?

  • Zijn er wijzigingen waarvoor altijd een aanvraag nodig is?

  • Welke wijzigingen kan het proces voor wijzigingsbeheer overslaan?

Hier is een waarschuwing op zijn plaats: het zijn vaak de vele kleine wijzigingen die voor schade zorgen, niet de grote, voor hand liggende. Neem dit mee in uw overwegingen bij het definiëren van uw PCR-criteria. In een plan voor het wijzigingsbeheer moeten bijvoorbeeld categorieën voor wijzigingsaanvragen worden gedefinieerd, zoals wat grote en wat kleine wijzigingen zijn:

  • Grote wijzigingen    Deze moeten worden gedocumenteerd als een PCR. Grote projectwijzigingen:

    • Zijn van invloed op vereisten of werkitems op het kritieke pad, en kunnen het behalen van belangrijke mijlpalen of de einddatum van het project met een bepaalde tijdspercentage of duur vertragen. Voor elk project moeten de criteria voor grote wijzigingen worden gedefinieerd.

    • Vereisen extra middelen (uitgedrukt in geld of als percentage van het budget). Ook hier moet voor elk project het bedrag worden gedefinieerd.

  • Kleine wijzigingen    Voor deze routinematige wijzigingen is een PCR niet nodig. Kleine wijzigingen:

    • Hebben geen enorme invloed op het plan. De wijzigingen hebben geen invloed op de einddatum van het project, de mijlpalen of de taken met projectafhankelijkheden.

    • Ze hebben geen negatieve financiële gevolgen. Ze resulteren niet in budgetafwijkingen.

Naar boven

Tips voor het evalueren van wijzigingsaanvragen

Het plan voor projectwijzigingsbeheer moet ook informatie bevatten over hoe wijzigingsaanvragen worden geëvalueerd. Het is belangrijk dat de criteria voor deze evaluatie vooraf worden vastgesteld, zodat er geen tijd wordt verspild aan het bereiken van overeenstemming. Het instellen van deze parameters helpt bij creëren van evenwicht tussen de algemene zakelijke doelstellingen en de voordelen.

Hier volgen enkele typische vragen waar u rekening mee moet houden bij het evalueren van een wijzigingsaanvraag:

  • Heeft deze wijziging tot gevolg dat er iets wordt toegevoegd aan of gewijzigd in de zakelijke behoeften?

  • Is er een tijdelijke oplossing of is deze wijziging nodig voor het slagen van het project?

  • Vraagt deze wijziging meer financiële middelen?

  • Heeft deze negatieve gevolgen voor de einddatum van het project?

  • Zijn er ondanks de negatieve gevolgen, mogelijk aanzienlijke zakelijke voordelen die de wijziging de moeite waard maken?

  • Is het beter deze wijziging nu door te voeren dan later? Kost de vertraging het bedrijf uiteindelijk meer geld?

  • Zijn alle belanghebbenden op de hoogte gebracht en keuren zij de wijziging goed?

  • Zijn er contractuele consequenties om rekening mee te houden? Worden bijvoorbeeld verplichtingen tegenover externe leveranciers door deze wijziging niet vervuld?

Naar boven

Projectwijzigingsaanvragen goedkeuren

Het is ook belangrijk om te definiëren wie aangevraagde wijzigingen kunnen goedkeuren en wie niet. Het is gebruikelijk om verschillende bevoegdheidsniveaus te definiëren zodat routinematige wijzigingen efficiënt kunnen worden afgehandeld, terwijl ingrijpende wijzigingen de benodigde aandacht van het management krijgen.

Wanneer een voorgestelde wijziging van invloed is de omvang van het project, moet u deze als een zakelijke beslissing beschouwen waarvoor goedkeuring van de sponsor van het project nodig is. Als er geen gevolgen zijn voor de omvang, kunnen het projectteam en de sponsor besluiten dat de projectmanager bevoegd is om de wijziging binnen bepaalde grenzen goed te keuren. Voor sommige projecten worden wijzigingsbeheerraden ingesteld die regelmatig vergaderen om de wijzigingsaanvragen te bespreken en goed te keuren. Mogelijk zijn er verschillende wijzigingsbeheerraden binnen de organisatie voor het afhandelen van verschillende soorten wijzigingsaanvragen. Een beheerraad voor technische kwesties zou dan bijvoorbeeld naar technische kwesties kijken.

Een eenvoudige manier om de richtlijnen voor het goedkeuren van wijzigingsaanvragen samen te vatten, is met een tabel, zoals die hieronder, die gebaseerd is op een voorbeeldproject:

Type wijziging

Algemene omschrijving

Criteria

Goedkeurder

PCR vereist?

Groot

Vertegenwoordigt een belangrijke wijziging in de omvang, het schema of het budget van het project

De toevoeging van een nieuwe vereiste of de uitbreiding van een bestaande bedrijfsvereiste

Einddatum van project wordt vertraagd met meer dan 14 dagen of voltooiing van het project wordt vertraagd

Vereist financiële middelen van € 100.000 of meer

Raad voor projectwijzigingsbeheer

Ja

Groot

Vertegenwoordigt een wijziging in de omvang, het schema of het budget van het project

Uitleg van bedrijfsvereisten

Vertraging van minder dan 14 dagen die geen invloed heeft op de einddatum van het project

Vereist extra financiële middelen van minder dan € 100.000

Projectmanager

Ja

Klein

Routinematige wijzigen met weinig of geen gevolgen voor project

Mijlpaaldatums worden niet beïnvloed

Gevolgen voor projectbudget is kleiner dan € X of X %

Projectmanager

Nee

Naar boven

De voordelen

Projectteams willen een project altijd zo snel mogelijk uitvoeren, soms ten koste van een effectieve planning. Het is verleidelijk om een kortere weg te nemen en aan te nemen dat je zaken wel uitpuzzelt op het moment dat het nodig is. Het bepalen van een goed ontwikkeld proces voor wijzigingsbeheer, nog voordat wijzigingen plaatsvinden, heeft enorme positieve gevolgen en leidt tot betere projectresultaten in het algemeen. Door het subjectieve aspect van wijzigingsbeheer weg te nemen, wordt het projectteam in staat gesteld om fluctuaties efficiënt en effectief af te handelen. Een goed doordacht en gedetailleerd plan voor wijzigingsbeheer dat door projectteamleden en belanghebbenden is geaccepteerd, bespaart tijd en geld, iets waar projectmanagers nooit genoeg van kunnen krijgen.

Naar boven

Over de auteur     Janet Suchan is programmamanager met ervaring in het beheer van zakelijke initiatieven en de ontwikkeling van methodologieën voor projectmanagement. Jane woont in Seattle, Washington, VS.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×