Aanbevolen procedures voor Outlook: Uitstekende e-mail schrijven

Aanbevolen procedures voor Outlook: Uitstekende e-mail schrijven

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel

Wat u moet doen

De berichten

Werken met distributielijsten en neem contact op met groepen (distributielijsten)

Het gebruik van inline-opmerkingen

Wanneer gebruikt u BCC?

Vakantie voorbereiden

Wat u moet doen

De volgende regels helpen uw e-mailberichten professioneel en dan uw boodschap over.

  1. Lees het bericht voordat u het verzendt.

  2. Controleer uw onderwerp beschrijvende en een actie gebaseerde. Bijvoorbeeld: "Managers: Stuur uw bord terugtrekken datums" bevat de naam van de groep en een actie zodat geadresseerden snel kunnen zien wat ze moeten doen. Andere handige voorvoegsels voor eenheden opnemen ' ter informatie: "en"Actie vereist."

  3. Als de actie moet worden ondernomen, beschrijft wat op de regel onderwerp het gewenste.

  4. Wijzig het onderwerp van het bericht als het onderwerp van het gesprek verandert.

  5. Houd berichten kort en bondig.

  6. Beheer de inhoud van uw bericht van de belangrijkste bovenaan staat.

  7. Maak belangrijke informatie vet .

  8. Zet actie-items of vragen op aparte regels zodat deze opvalt en opvallen.

  9. Vet de namen van personen wanneer vragen stellen. Bijvoorbeeld: 'Flip: Wat is de status van de project? ' als u Outlook 2016 met Office 365, @Mentions kunt u overwegen gebruikt.

  10. Limiet van het aantal personen aan wie u een bericht verzenden naar mensen die moeten lezen.

    • Voeg personen die in de Cc -regel hoogte moeten blijven.

    • Voeg personen die moeten reageren of actie uitvoeren op de regel aan .

  11. Gebruik een handtekening indien nodig, maar houd uw handtekening eenvoudig, kort, professioneel en, indien mogelijk, vrij te geven van afbeeldingen.

  12. Als u direct een reactie wilt, geen e-mail verzenden. Telefoon of een chatbericht verzenden.

  13. Als u zich in een e-maildiscussie met meer dan 10 berichten zonder een resolutie, overweeg om te bellen of een vergadering instellen voor het bespreken van het probleem. E-mail is niet altijd een efficiënte medium voor het oplossen van complexe problemen.

  14. Mailberichten die opgevolgd een uitgebreidere antwoord moeten bevestig. Als u bent bezet en kan reageren met een volledig antwoord direct af, weet laat de afzender die u op zoek bent naar het probleem en reageert door een bepaalde tijd of datum. Het bericht markerenom u te herinneren dat u later beantwoorden.

  15. Gebruik hoge urgentie ( Pictogram Hoge urgentie in Outlook ) Wees spaarzaam met.

    Opmerking: Zelfs als u een regel vertraagd verzenden hebt ingesteld, een bericht markeren met Hoge urgentie ervoor zorgt dat direct wordt verzonden.

  16. Als u een vraag stelt en er zijn verschillende personen die deze kunnen beantwoorden, kiest u slechts één persoon in plaats van uw vraag verzenden naar een groep.

Het belangrijkste goede e-mailberichten schrijven is dat empathize met de geadresseerden. Zie voor een grondigere e-mailetiquette wilt bekijken, artikel.

Opvolgen: vlag toevoegen bij verzenden

Wanneer u een bericht stuurt aan iemand van wie u een antwoord nodig hebt, gaat u als volgt te werk:

  1. Vlag toe voor uzelf op verzenden.

  2. Wijzig de naam van de taak gemarkeerde e-mail in de Takenbalk, zodat u begint met Opvolgen.

  3. Past u er de categorie @Waiting .

Wanneer u deze drie dingen doet, weet u dat uw volgende actie is vervolgbericht of zoekt u een reactie.

Tip    Herinnering voor uzelf aan een vervolgbericht is vaak meer effectieve dan het bericht markeren voor de geadresseerde. Op dezelfde manier als u belooft moet iets in een bericht, markeer het bericht voor uzelf zodanig dat u hebt een taak in de Takenbalk om u te herinneren.

Naar boven

De berichten

  1. Gebruik geen briefpapier.

  2. Stuur uw manager geen op elk bericht dat u verzendt .

  3. Een bericht niet worden verzenden wanneer u bent boos. Beter te schrijven, bewaart u deze naar de conceptenmap en keert u terug naar deze later.

  4. Verwacht geen snel antwoord als u lang bericht (meer dan twee alinea's) stuurt.

  5. Niet verzenden een opvolging bericht kleiner is dan een dag na het eerste bericht. Als u niet tijdig terug horen, kunt u via de telefoon of chatberichten.

  6. Gebruik niet lezen bevestigingen of ontvangstbevestigingen op elk bericht dat u verzendt. Gebruik deze optie alleen als u niet zeker weet of uw geadresseerden ontvangen het bericht.

  7. Vlaggen of hoge urgentie Pictogram Hoge urgentie in Outlook toevoegen niet aan elk bericht dat u verzendt. De geadresseerden leert hoe u kunt deze negeren.

  8. Gebruik niet hele woorden in hoofdletters.

  9. Stuur geen bijlagen, in plaats daarvan koppelingen verzenden.

  10. Geen distributielijsten uitvouwen of groepen contactpersonen. Gegevensniveaus uitvouwen distributielijsten zorgt ervoor dat berichten moeilijker te lezen en ertoe leiden dat om te gaan naar de verkeerde e-mailmappen.

  11. Gebruik geen sarcasm. Uw humor verkeerd kan worden geïnterpreteerd.

  12. Niet schrijven iets u wouldn't wil dat iedereen in uw bedrijf om te lezen. U weet nooit waar uw e-mailbericht kan dit uiteindelijk.

  13. Gebruik geen cursieve of zeer artistieke lettertypen die slecht leesbaar zijn.

  14. Gebruik geen rode lettertypen, omdat ze zijn moeilijk te lezen en kan worden geïnterpreteerd als kritieke.

  15. Niet Eén Allen beantwoorden verzenden naar een distributielijst of contact opnemen met vragen zijn verwijderd. Ooit.

Naar boven

Regels voor groepen contactpersonen en distributielijsten (distributielijsten)

  • Als u een grote groep contactpersonen reageert, volgt u alle e-mail Dos en berichten.

  • Als u meer informatie van een individu nodig hebt of het probleem afzonderlijk wilt onderzoeken, beantwoordt u de hele distributielijst naar iedereen weten dat u reageert en vervolgens afzonderlijk aan de persoon te beantwoorden. Moet reageren op de distributielijst nadat het probleem opgelost met de resolutie is. U kunt de resolutie wilt verwijzen door andere personen aan de distributielijst.

Personen doorsturen

Als iemand een bericht naar een distributielijst die u lid bent en het bericht beter zou worden beantwoord door iemand anders of een andere distributielijst verzendt, als volgt:

  1. Beantwoorden met de juiste distributielijst of een andere persoon op de regel aan .

  2. Antwoorden verzenden naar de juiste distributielijst of een andere persoon.

  3. Plaats de oorspronkelijke distributielijst op de regel Bcc niet omdat het bericht niet gefilterd door de regels van andere personen. Laat de distributielijst liever, op de regel aan of Cc .

Uzelf laten verwijderen uit een DL

Als u e-mail van een distributielijst die u niet wilt worden ontvangt op, een bericht verzenden naar uw netwerkbeheerder of naar de eigenaar van de distributielijst en vraag zijn verwijderd. Beantwoord niet aan de hele distributielijst. Als u de eigenaar van de DL-lijst zoekt, dubbelklik op de naam van de distributielijst.

Naar boven

Inlinecommentaar

In line opmerkingen toe te voegen op e-mail die u ontvangt is een handige manier om te vragen beantwoorden en reageren rechtstreeks op problemen. Het wordt aanbevolen een het volgende doen:

  1. Maak in uw bericht duidelijk dat u inlinecommentaar hebt toegevoegd, bijvoorbeeld "zie mijn opmerkingen hieronder".

  2. Zorg dat uw tekst er anders uitziet dan het oorspronkelijke bericht. Enkele suggesties:

    • De tekstkleur wijzigen

    • Zet uw naam of initialen tussen vierkante haken bevinden, bijvoorbeeld [Melissa], [MM]

    • Het lettertype wilt wijzigen of cursieve tekst vet of beide

  3. Verwijder alles wat die u niet zelf hebt geschreven.

Voorbeeld waarin de naam van de afzender voor de opmerkingen staat
Figuur 1 voorbeeld van een inline-opmerking in een Outlook-bericht

Figuur 1 voorbeeld van een inline-opmerking in een Outlook-bericht

Naar boven

Wanneer gebruikt u Bcc?

Gebruik de functie Bcc om het personen verwijderen uit een e-maildiscussie wanneer u denkt dat ze niet behoefte meer de extra e-mail hebben of als het onderwerp van het gesprek is gewijzigd.

Bijvoorbeeld als u een van de vijf personen die een vraag ontvangen bent en u wilt antwoorden, de andere vier personen aan de Bcc uitlijnen en verplaatsen provincie ongeveer zo "Bcc'ing Jan, Jan James en Jennifer. Hier is het antwoord..." Toekomstige berichten worden vervolgens tussen alleen u en de oorspronkelijke afzender.

Gebruik geen Bcc om te laten van derden (zoals uw manager) weten over een tijdgevoelig bericht. De Bcc -geadresseerden mogelijk niet en zich daarna realiseert dat hij of zij een Bcc ontvangen heeft en op iedereen weergeeft reageren kan dat hij of zij een Bccontvangen. Dit kan het als sneaky gedrag voorkomen van uw kant.

Een probleem een derde via Bcc op de hoogte brengt, het bericht beter doorsturen nadat u het hebt verzonden.

Naar boven

Vakantie voorbereiden

Als u Outlook met Office 365, een Outlook.com, Hotmail.com of Live.com-account of een Microsoft Exchange-account gebruikt, kunt u een automatisch niet aanwezig-mailbericht naar Informeer mensen binnen uw bedrijf dat uw afwezigheid instellen.

Een aanbevolen om het advies opvolgt in tijd niet op kantoor toevoegen aan Outlook-agenda's van collega.

Als u of uw beheerder heeft een gedeelde Vakantiekalender hebt gemaakt, moet u uw vakantie er posten. Als iedereen de gedeelde agenda wordt gebruikt, moet u niet een afzonderlijke vergaderverzoek in zodat iedereen weet dat u afwezig bent, als het artikel waarnaar wordt verwezen eerder stappen worden voorgesteld, maar een e-mailbericht als een goede herinnering fungeren kan verzenden.

Over de auteur

Patricia Eddy is de potentiële klant inhoud schrijver voor Outlook. Patricia Eddy is de potentiële klant inhoud schrijver voor de bureaubladversie van Outlook. Ze is een voormalige MVP voor Outlook en de auteur van verschillende boeken op zeer oude versies van Outlook. Ze worden opgeslagen in Seattle waar zij bezit lezen en de gitaar wordt afgespeeld.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×