Office
Aanmelden

Aanbevolen procedures voor Outlook 2010

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Dit artikel is geschreven door het team dat Microsoft Outlook 2010 in reactie op vragen van onze klanten. Er is niet slechts één 'goede manier' om met Outlook 2010 te werken. Er zijn wel enkele manieren die het u gemakkelijker maken. Wij hopen dat u na het lezen van deze aanbevolen procedures optimaal profijt en gemak hebt van het gebruik van Outlook.

Deze handleiding bevat onze adviezen om optimaal gebruik te maken van Outlook 2010. Het is echter geen volledige handleiding. Er wordt een aantal basisscenario's beschreven om u te helpen Outlook optimaal te gebruiken om tegemoet te komen aan uw informatiebeheerbehoeften.

Deze handleiding is bedoeld voor personen die:

  • Werken bij een groot bedrijf met een IT-afdeling.

  • Meer dan 30 e-mailberichten per dag ontvangen.

  • Iedere dag veel tijd zijn in Outlook 2010 met berichten verzenden en ontvangen en afspraken en vergaderingen plannen of bijwonen.

  • Gebruikt Outlook 2010 met een Microsoft Exchange Server-account.

Dit document bevat nuttige informatie voor iedereen, ongeacht de serverinstellingen of de grootte van de organisatie.

Voor IT-beheerders

Zinnen waaraan het Office 2010-logo Logo van Office 2010 voorafgaat, zijn verwijzingen naar andere Microsoft Office 2010-producten, zoals Microsoft OneNote 2010 en Microsoft SharePoint Server. Zinnen waarin AutoArchivering en Outlook-gegevensbestanden (.PST) worden genoemd, zijn gemarkeerd met het pictogram van een archiefkast Pictogram Archiefkast . Als uw organisatie geen gebruik maakt van deze producten of functies, kunt u deze zinnen gerust overslaan zonder de draad van het verhaal te verliezen.

In dit artikel

Basisprincipes van goed timemanagement

Outlook 2010 instellen: de indeling van het venster

Mappen

Regels

Takenbalk

Meldingen

Categorieën

Snelle stappen

Een overzichtelijk Postvak IN

Dagelijkse bezigheid: uw tijd en taken beheren

Taken: uw werk doen

Waar is dat bericht: effectief zoeken

Een bericht van een bepaald persoon zoeken

Effectieve e-mailberichten schrijven

Agenda en vergaderingen

Contactpersonen

Veelgestelde vragen

Meer informatie

Over de auteur

Basisprincipes van goed timemanagement

Outlook 2010 is een hulpmiddel waarmee u uw e-mailberichten, agenda, contactpersonen en taken kunt beheren. Het is het zenuwcentrum van uw communicatie en uw timemanagement. Wij geven u enkele basisprincipes waarmee u Outlook 2010 optimaal kunt benutten:

  • Beperk het aantal plaatsen waar u berichten leest. Zorg er met behulp van een aantal regels voor dat alle berichten die u moet lezen op één plaats terechtkomen: in uw Postvak IN.

  • Laat bepaalde berichten aan u voorbij gaan. Gebruik regels om de berichten die u echt moet lezen naar uw Postvak IN te sturen en laat de rest ongelezen doorstromen naar de mappen van groepen contactpersonen of distributielijsten. U hoeft niet (en als u veel e-mail ontvangt, is het gewoonweg onmogelijk om) elk bericht dat u ontvangt te lezen. Alleen belangrijke berichten moeten in uw Postvak IN terechtkomen. Andere berichten kunnen nuttig zijn om te bewaren voor het geval uw mening over een bepaalde kwestie wordt gevraagd.

  • Beperk het aantal plaatsen waar u berichten handmatig opbergt. Besteed niet te veel tijd aan systematisch opbergen, maar vertrouw op zoekopdrachten als u bepaalde berichten nodig hebt.

  • Verwerk uw berichten aan de hand van de volgende vier acties. Besluit tijdens het lezen wat u met het bericht moet:

    • Verwijderen

    • Actie ondernemen (reageren of opbergen voor toekomstig gebruik)

    • Delegeren (doorsturen)

    • Uitstellen (voorzien van categorieën en vlaggen) om later nog eens te bekijken in de takenlijst

  • Beperk uw takenlijst tot één lijst. Gebruik één takenlijst en één agenda om bij te houden wat u moet doen.

  • Werk batchgewijs. Gebruik categorieën om vergelijkbare taken te groeperen.

  • Stuur weloverwogen berichten. Houd u aan de richtlijnen voor het schrijven van effectieve e-mails.

  • Houd uw agenda en takenlijst regelmatig bij.

U hoeft niet alle in dit artikel beschreven aanbevolen procedures te gebruiken; u hebt er al profijt van bij het gebruik van Outlook 2010 als u er slechts een paar volgt.

Naar boven

Outlook 2010 instellen: de indeling van het venster

Als u deze aanbevolen procedures wilt implementeren, begint u met het opzetten van een systeem om uw gebruik van Outlook 2010 te optimaliseren. Het volgende wordt aanbevolen:

Raadpleeg het gedeelte Veelgestelde vragen voor meer informatie over hoe u de aanbevolen vensterindeling instelt.

Naar boven

Mappen

Het volgende wordt aanbevolen:

  • Een Postvak IN voor berichten waar u iets mee moet. Uw Postvak IN is voor berichten die u rechtstreeks ontvangt of die belangrijk zijn en moeten worden gelezen.

Als u veel berichten ontvangt die heen en weer worden gestuurd tussen verschillende personen, schakelt u over naar de weergave Discussies. In andere gevallen gebruikt u de weergave op datum (de standaardweergave). Gebruik automatische opmaakregels om alle alleen aan u gerichte berichten in blauw weer te geven.

  • Eén naslagmap onder het Postvak IN voor berichten die u later nog eens wilt raadplegen. Berichten worden niet automatisch (op basis van een regel) in deze map opgeborgen. Geef deze map de naam 1-Naslag. (Het voorvoegsel 1- zorgt ervoor dat dit het eerste item onder het Postvak IN is.) Deze map maakt u onder het Postvak IN, zodat u de map niet meer ziet als u het Postvak IN samenvouwt.

Pictogram Archiefkast Stel voor deze map in dat deze jaarlijks automatisch worden gearchiveerd.

Opmerking:  Als deze map te groot wordt (meer dan 10.000 items), kan Outlook 2010 traag worden als u naar deze map gaat.

  • Aparte mappen voor werkgerelateerde, persoonlijke en vertrouwelijke berichten. Met aparte mappen voor persoonlijke en werkgerelateerde berichten kunt u met een gerust hart een bericht zoeken terwijl iemand over uw schouder meekijkt, omdat er geen vertrouwelijke informatie zichtbaar wordt. Noem deze map 2-Persoonlijk. Managers kunnen een aparte map maken voor feedback over hun ondergeschikten met de naam 3-Management.

Pictogram Archiefkast Stel voor deze mappen in dat deze jaarlijks automatisch worden gearchiveerd.

  • Een set mappen voor berichten voor groepen contactpersonen. Alle berichten die worden verzonden aan groepen contactpersonen (ook wel lijstservers, adressenlijsten of distributielijsten genoemd), hoeven niet noodzakelijkerwijs gelezen te worden. Deze set mappen is de opslagplaats voor alle berichten voor groepen contactpersonen die niet automatisch in uw Postvak IN terechtkomen. Maak één hoofdmap onder het Postvak IN met de naam Groepen contactpersonen en maak submappen voor elk onderwerp van groepen contactpersonen. Meestal voldoet één map per groep, maar als u lid bent van verschillende aan elkaar gerelateerde groepen contactpersonen, kunt u de berichten van deze groepen combineren in één map.

Vouw de hoofdmap Groepen contactpersonen samen, zodat u niet wordt afgeleid door de ongelezen berichten in de onderliggende mappen.

Opmerking: Als u alle berichten voor een groep contactpersonen moet lezen, maakt u voor deze groep geen map. Deze berichten moeten in uw Postvak IN terechtkomen.

Pictogram Archiefkast Stel voor mappen voor contactgroepen in dat deze elk half jaar, of vaker als het een tijdgevoelige groep betreft, automatisch worden gearchiveerd. Een groep contactpersonen voor carpoolen kan bijvoorbeeld dagelijks worden gearchiveerd.

  • Een set mappen voor RSS-feeds. Net als de mappen voor groepen contactpersonen, kan RSS informatie bevatten die interessant kan zijn, maar die niet altijd (direct) hoeft te worden gelezen. Deze mappen worden automatisch gemaakt in Outlook 2010.

Zoekmappen

Zoekmappen zijn handig om informatie te verzamelen uit verschillende mappen met e-mailberichten en RSS-feeds. Zoekmappen zijn vooral handig als u informatie moet verzamelen die is opgeslagen in verschillende mappen, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van een vergadering.

Als u veel berichten ontvangt (meer dan 200 berichten per dag), bieden zoekmappen een goede manier om e-mailberichten van verschillende afzenders uit elkaar te houden.

De sectie Favorieten van het navigatievenster

Favorieten (optioneel)

In Favorieten worden mappen zichtbaar die anders ondergesneeuwd zouden raken in de lijst met mappen.

Favorieten, een subset van uw e-mailmappen, worden boven in het navigatiedeelvenster weergegeven. Dit systeem werkt ook zonder Favorieten, maar als u een klein scherm hebt, kunt u het navigatievenster minimaliseren en toch berichten opbergen door deze naar de geminimaliseerde balk te slepen, veelgebruikte zoekopdrachten uitvoeren en naar de Agenda, Contactpersonen en Taken gaan.

Aanbevolen wordt om de volgende mappen op te nemen in de sectie Favorieten: Postvak IN, 1-Naslag, Verzonden items en Verwijderde items.

Naar boven

Regels

Het doel van het organiseren van Outlook is om de hoeveelheid overbodige berichten in uw Postvak IN te verminderen en om de belangrijkste items naar boven te laten drijven. Regels kunnen hierbij helpen door berichten naar mappen te verplaatsen op basis van criteria die u instelt. Berichten die naar uw Postvak IN worden verzonden, worden gefilterd, zodat alleen de items overblijven die u echt moet lezen.

De volgende regels worden aanbevolen (u vindt meer informatie over het instellen van deze regels in de veelgestelde vragen aan het einde van dit artikel):

  • Automatische antwoorden    Alle reacties op uitnodigingen voor vergaderingen zonder verdere inhoud worden naar de map Verwijderde items verplaatst. U kunt zien wie de uitnodiging heeft geaccepteerd op het desbetreffende tabblad in het vergadervenster.

  • Aan: Mij    Alle berichten die rechtstreeks naar u worden verzonden of waar u in de lijst Cc voorkomt, komen in het Postvak IN terecht en worden niet door andere regels verwerkt, zelfs als het bericht naar een groep contactpersonen is verzonden.

  • Vergaderverzoeken naar Postvak IN    Alle vergaderverzoeken, ook die naar een groep contactpersonen worden verzonden, moeten terechtkomen in het Postvak IN.

  • Items verzenden uitstellen    Met deze regel wordt het verzenden van berichten één minuut of langer uitgesteld. Als u deze regel gebruikt, moet u voordat u de computer afsluit controleren of alle berichten zijn verzonden.

Opmerking:  Logo van Office 2010 Deze regel geldt alleen voor clients en werkt niet in Outlook Web App (OWA).

  • Groepen contactpersonen    Alle e-mailberichten die naar een groep contactpersonen worden verzonden, komen terecht in de map Groep contactpersonen, tenzij de trefwoorden van het bericht aangeven dat het voor u van belang is. In dat geval komt het bericht terecht in het Postvak IN. Voor meerdere vergelijkbare groepen contactpersonen moet dezelfde regel en dezelfde map worden gebruikt. Als u lid bent van een groep contactpersonen waarvan u alle berichten moet lezen, maakt u geen regel voor deze groep. Alle berichten die u moet lezen, moeten terechtkomen in het Postvak IN.

Als u klaar bent met organiseren, zou uw set regels er ongeveer zo uit moeten zien.

Naar boven

Takenbalk

De takenbalk is het paneel helemaal rechts in het venster van Outlook 2010. U ziet een agenda, aanstaande afspraken en een allesomvattende takenlijst met:

  • Berichten waarop u moet reageren (met een vlag gemarkeerde berichten)

  • Contactpersonen die u moet bellen (met een vlag gemarkeerde contactpersonen)

  • Taken die spontaan de kop op steken

Het wordt aanbevolen om het volgende weer te geven op de takenbalk:

  • Een datumnavigator (deze is standaard ingeschakeld)

  • Maximaal drie afspraken als u een lage schermresolutie en niet veel afspraken op een dag hebt (standaardinstelling)

  • Vijf afspraken als u een hoge schermresolutie of veel afspraken op een dag hebt (vijf of meer)

  • Taken (standaard ingeschakeld)

  • Logo van Office 2010 Snelle contactpersonen (alleen beschikbaar en standaard ingeschakeld als u Microsoft Office Communicator 2007 R2 hebt)

Taken worden standaard gerangschikt op einddatum, maar u kunt ze ook rangschikken op begindatum, afhankelijk van de manier waarop u vlaggen gebruikt. Als de taken wilt bekijken die u naar volgende week maandag hebt verschoven, rangschikt u de taken op begindatum. Als u taken wilt bekijken op de dag dat ze af moeten zijn, rangschikt u ze op einddatum.

Standaardvlag

Aanbevolen wordt om de snelklikvlag in te stellen op Vandaag (dit is de standaardwaarde).

Naar boven

Meldingen

Als u veel berichten ontvangt of snel afgeleid bent door het geluid van een inkomend bericht, is het raadzaam de volgende opties uit te schakelen:

Waarschuwing op het bureaublad voor Outlook

  • Het enveloppictogram dat wordt weergegeven op het Outlook-pictogram op de Windows-taakbalk

Melding voor nieuwe e-mail op de taakbalk

  • De cursor die even verandert in een envelop

  • Het geluid dat bij al de genoemde instellingen hoort

Als u deze instellingen wilt wijzigen, klikt u achtereenvolgens op de knop Bestand, Opties en E-mail.

Schakel alle selectievakjes onder Ontvangst van bericht uit.

De instellingen voor Ontvangst van bericht in de weergave Backstage

Naar boven

Categorieën

Met categorieën kunt u in Outlook 2010 items op uiteenlopende manieren beheren. Er zijn drie soorten categorieën die worden aanbevolen:

  • Project (kan personen omvatten)

  • Onderwerp

  • Locatie of activiteit

Categorieën zijn geen onmisbaar onderdeel van dit systeem, maar maken het u wel gemakkelijker als u ze op de juiste manier gebruikt. Categorieën kunnen u bijvoorbeeld helpen te bepalen wat u nu kunt doen en u helpen vergelijkbare taken te groeperen, zodat u deze tegelijk kunt uitvoeren.

U maakt categorieën als volgt:

  • Klik in een willekeurige weergave op het tabblad Start in de groep Labels op Categoriseren en klik op Alle categorieën.

Het wordt aanbevolen een categorie te maken voor:

  • Elk van uw ondergeschikten en uw manager voor items die u nogmaals wilt lezen voordat u hen de volgende keer spreekt (bijvoorbeeld een categorie met de naam 1:1 Manager).

  • Elke belangrijke locatie of soort activiteit die u doet, zodat u bulkacties kunt uitvoeren (een handig onderdeel van het beheren van uw taken), bijvoorbeeld:

    • @reistijd voor taken die u onderweg van huis naar werk kunt doen.

    • @e-mail voor taken waarbij u gebruikmaakt van e-mail, vergaderingen of andere aspecten van Outlook 2010.

    • @thuis voor taken die u alleen thuis kunt uitvoeren.

    • @vergadering voor items die u nodig hebt bij het voorbereiden van een vergadering of afspraak

    • @offline voor taken waarvoor u weg moet van de computer, bijvoorbeeld een document kopiëren

    • @online voor taken die u alleen online of met een webbrowser kunt uitvoeren

    • @telefoon voor mensen die u moet bellen of waarvan u een telefoontje verwacht.

    • @lezen voor taken die uitsluitend bestaan uit lezen. Deze categorie is handig voor lange berichten of bijlagen die u moet lezen, maar waar u niet direct tijd voor hebt.

    • @wachten voor berichten of taken waarvoor u wacht op een reactie en waarvoor u niet direct actie hoeft te ondernemen

dialoogvenster Kleurcategorieën

Opmerking: Als u het symbool @ gebruikt, zijn de categorieën gemakkelijk te herkennen in de lijst met categorieën. Categorieën met het voorvoegsel @ komen boven aan de lijst met categorieën en dienen als geheugensteuntje voor de locatie waar of omstandigheden waaronder u deze taak uitvoert (bijvoorbeeld @telefoon betekent 'met de telefoon').

  • Elk belangrijk onderwerp of project, zodat u berichten over een bepaald onderwerp eenvoudig kunt terugvinden, vooral als er geen woord in de berichttekst of het onderwerp voorkomt dat u kunt gebruiken als zoekterm.

  • Belangrijke items die vandaag moeten worden afgehandeld en niet kunnen worden doorgeschoven naar een andere dag.

U kunt meerdere categorieën toepassen op een item; dit is een voordeel boven opbergen, waarbij items slechts in één map staan. Een belangrijk bericht dat u wilt bespreken met uw manager voordat u erop reageert, kunt u bijvoorbeeld categoriseren met de categorie @e-mail en 1:1 Manager.

Taken met meerdere categorieën

Het is het handigst als u de categorie die u het meest gebruikt instelt als snelklikcategorie.

U stelt uw snelklikcategorie als volgt in:

  • Klik in een weergave op het tabblad Start in de groep Labels op Categoriseren en klik op Categorie voor Snelklikken instellen.

Zoals u ziet, zorgen categorieën ervoor dat berichten en taken in de takenbalk worden uitgelicht, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden en u vergaderingen en afspraken beter kunt voorbereiden.

Opmerking: Wees voorzichtig met het categoriseren van uitgaande berichten; de categorieën kunnen zichtbaar zijn voor de geadresseerden. Als de geadresseerden niet Outlook 2010 of Exchange Server 2010 gebruiken, kunnen ze de categorieën die u instelt zien.

Naar boven

Snelle stappen

Galerie Snelle stappen Nieuw in Outlook 2010 zijn de snelle stappen, waarmee u meerdere acties met één klik kunt uitvoeren. Snelle stappen zijn handige hulpmiddelen om uw Postvak IN schoon te houden en Outlook efficiënter te gebruiken. Wanneer u steeds dezelfde stappen uitvoert in Outlook, kunt u een snelle stap maken.

Opmerking: Snelle stappen gelden alleen voor berichten.

De volgende snelle stappen worden aanbevolen. Zie Algemene of vaak voorkomende taken automatiseren met Snelle stappen voor meer informatie:

Snelle stap

Acties

Gebruik

Naslag

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

Dit is de knop waarmee u berichten met één klik opbergt.

Persoonlijk*

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 2-Persoonlijk.

Voor het opbergen van persoonlijke berichten

Klaar

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt gemarkeerd als voltooid.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

Voor naslagberichten waarop u hebt gereageerd of die u op een andere manier hebt afgehandeld

Uitstellen*

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt gemarkeerd als taak voor vandaag

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

Voor berichten die u later wilt afhandelen

*De snelle stappen Persoonlijk en Uitstellen zijn geen standaard snelle stappen.

Optionele snelle stappen

Naast de hierboven genoemde snelle stappen kunt u de volgende soorten snelle stappen maken. Welke stappen voor u handig zijn, is afhankelijk van uw functie en uw dagelijkse bezigheden:

Snelle stap

Acties

Gebruik

Categoriseren en verplaatsen

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt gecategoriseerd.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

U categoriseert veel berichten voordat u ze opbergt, zodat u ze later gemakkelijker kunt terugvinden. Maak één stap per categorie die u vaak gebruikt.

Markeren en verplaatsen

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt van een vlag voorzien.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

U markeert items met vlaggen voor verschillende datums, zoals morgen, deze week en dergelijke. Maak één stap per vlag die u vaak gebruikt.

Markeren, categoriseren en verplaatsen

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt van een vlag voorzien.

Het bericht wordt gecategoriseerd.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

U gebruikt een paar categorieën, zodat u de context van taken weet. Bijvoorbeeld: @lezen: zorgt voor markering met vlag voor morgen en categorie @lezen.

Ter informatie en verplaatsen

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt doorgestuurd als bericht ter informatie.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

U stuurt vaak berichten door naar anderen, bijvoorbeeld artikelen.

Delegeren

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt doorgestuurd naar een bepaalde persoon.

Het bericht wordt verplaatst naar de map 1-Naslag.

U ontvangt berichten die door iemand anders moeten worden afgehandeld.

Taak

Er wordt een taak met bijlage gemaakt.

Het bericht wordt verwijderd.

U hebt meer context nodig voor met vlaggen gemarkeerde berichten.

Groep contactpersonen

Het bericht wordt gemarkeerd als gelezen.

Het bericht wordt verplaatst naar de map Groep contactpersonen of naar een map voor een specifieke groep contactpersonen.

U ontvangt enkele berichten voor groepen contactpersonen onbedoeld in het Postvak IN vanwege regels. U hebt bijvoorbeeld een regel om alle berichten van de groep contactpersonen foo op te bergen in een map, tenzij de berichttekst het woord bar bevat. Af en toe stuurt iemand een bericht naar de groep contactpersonen foo waarin het woord bar voorkomt, maar dit is niet van belang voor u.

Beantwoorden en verwijderen

Er wordt een antwoordvenster geopend.

Het oorspronkelijke bericht wordt verwijderd.

U ontvangt vaak korte e-mails waar u op moet reageren, maar die u daarna niet meer nodig hebt, bijvoorbeeld “Zullen we samen lunchen?”.

Als u eenmaal snelle stappen hebt gemaakt, zult u zien dat er andere manieren zijn waarmee u het aantal keren klikken om iets te doen kunt verminderen. Wanneer u steeds dezelfde stappen uitvoert in Outlook, kunt u een snelle stap maken. Aangezien omstandigheden kunnen veranderen, werkt u uw snelle stappen steeds bij, zodat deze alleen doen wat nodig is.

Naar boven

Uw Postvak IN temmen

Zodra u het systeem hebt opgezet, kunt u beginnen met het beheren van inkomende berichten. Aangezien u het Postvak IN hebt ingesteld als centrale locatie voor het ontvangen van belangrijke berichten, kunt u ervan uitgaan dat u met elk item iets moet doen.

Voor berichten in het Postvak IN geldt het volgende:

  • Als het niet belangrijk is, onmiddellijk verwijderen.

  • Als het minder dan twee minuten kost, gelijk doen (reageren, opbergen, bellen en dergelijke).

  • Als het bericht niet voor u bestemd is of als het kan, delegeren (doorsturen).

  • Als u het zelf moet doen en het langer kost dan twee minuten (inclusief lezen), uitstellen.

Als u het bericht nodig hebt ter referentie (zelfs als u al had besloten het uit te stellen), verplaatst u het naar de naslagmap. Het doel is om elk bericht zo min mogelijk door uw handen te laten gaan.

Verwijderen

Verwijder berichten die u niet hoeft te lezen. Als het een ongewenst bericht of spam is, verwijdert u het.

Als u geen berichten meer wilt ontvangen in dit gesprek negeert u de discussie.

Opdracht gesprek negeren

Doen in twee minuten

Het is verbazingwekkend wat u in twee minuten kunt doen. Veel berichten kunt u bijvoorbeeld in twee minuten of minder beantwoorden. Als het langer dan twee minuten kost om een bericht af te handelen, stelt u het uit. Het is heel verhelderend om de tijd eens bij te houden om een idee te krijgen hoe lang twee minuten duurt.

Nadat u het bericht hebt afgehandeld, kunt u het volgende doen:

  • Verwijderen als het niet belangrijk is.

  • Opbergen in een van uw naslagmappen (bijvoorbeeld 1-Naslag) met een snelle stap.

U kunt bijhouden wat u allemaal hebt gedaan, bijvoorbeeld om dit te laten zien tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek, met de snelle stap Klaar, waarmee berichten gelijk als voltooid worden gemarkeerd.

Delegeren

Soms ontvangt u een bericht dat eigenlijk bedoeld is voor iemand anders. In dat geval beantwoordt u het bericht en voegt u degene aan wie u het bericht delegeert toe aan de regel Aan. Als u dit vaker blijkt te moeten doen, kunt u een snelle stap maken waarmee u het bericht beantwoordt en degene aan wie u delegeert toevoegt aan de regel Aan.

Als u wilt dat moet worden opgevolgd nieuwer markeren voor uzelf voordat u verzendt. In de Takenbalk, markeert u de taak in de categorie @Waiting .

Uitstellen

Wanneer stelt u een bericht uit

Wanneer u een bericht uitstelt, betekent dit dat u het later nog eens bekijkt wanneer u meer tijd hebt.

Redenen om een bericht uit te stellen

  • Het kost meer dan twee minuten om het af te handelen.

  • Het kost te veel tijd om het te lezen.

  • Het bericht vereist een zorgvuldige reactie.

  • Er moeten acties worden uitgevoerd in een ander programma (bijvoorbeeld: Toevoegen aan document <naam>).

Hoe stelt u een bericht uit: markeer het met een vlag

Wanneer u geen tijd hebt om een bericht direct af te handelen, kunt u het markeren met een vlag:

  • Als u het vandaag moet doen, markeert u het met de vlag Vandaag (klik op de vlag).

  • Als u het later kunt doen, klikt u erop met de rechtermuisknop en kiest u een vlag voor een latere datum.

  • Als u het bericht vaker moet raadplegen, sleept u het naar de groep Later in de takenbalk. Als u geen groep Later hebt, stelt u de vlag Begindatum voor de taak in op over 100 jaar. (Gebruik deze vlag niet te vaak om te voorkomen dat het een overvolle vergaarbak wordt.)

  • Als het iets is dat u binnenkort nodig hebt, markeert u het met de vlag Geen datum zodat het boven aan de takenbalk wordt weergegeven. Gebruik ook deze vlag niet te vaak en schoon de groep regelmatig op, aangezien deze boven aan de takenlijst wordt weergegeven.

Naast berichten markeren met een vlag, kunt u:

  • Toepasselijke categorieën toevoegen

  • Klikken op de snelle stap Naslag om het bericht als gelezen te markeren als dit nog niet het geval is en het op te bergen in uw naslagmap (1-Naslag)

Als blijkt dat u regelmatig dezelfde categorieën en vlagmarkeringen toepast, maakt u een nieuwe snelle stap waarmee u markeert, categoriseert en opbergt.

Zodra een item is gemarkeerd met een vlag, wordt het weergegeven in de takenbalk. Door het te markeren met een vlag en op te bergen in de naslagmap, hebt u het bericht verwerkt en kunt u het laten rusten. Aangezien het in uw takenlijst staat, kunt u verder met het volgende bericht met de wetenschap dat u de gemarkeerde items later afhandelt.

Als u meer informatie wilt toevoegen aan gemarkeerde items

Als de onderwerpregel van het bericht niet genoeg informatie bevat, kunt u twee dingen doen, afhankelijk van hoeveel informatie u wilt toevoegen:

  • U kunt de naam van de taak wijzigen door erop te klikken in de takenbalk of door erop te klikken met de rechtermuisknop en Naam van taak wijzigen te kiezen. Als u de naam van de taak wijzigt, verandert het onderwerp van het bericht niet, maar kunt u wel beter zien wat de taak inhoudt.

  • U kunt een taak maken met het bericht als bijlage.

U kunt ook een categorie toevoegen waarmee u in een oogopslag ziet wat u moet doen. Eén blik op de takenbalk met gecategoriseerde taken en u weet wat u nu moet doen (@kantoor), voor welke taken u wacht op anderen (@wachten) en waar de vergadering over gaat (@vergadering).

Wanneer voert u de taken die u hebt uitgesteld uit?

Nadat u uw berichten hebt verwerkt, gaat u aan de slag met de takenlijst. Op dat moment reageert u op de berichten die u hebt uitgesteld.

Gewoon opbergen

Soms ontvangt u berichten waarmee u niets hoeft te doen, maar die u mogelijk later nodig hebt. Een goed voorbeeld is een bericht met instructies. Berg deze berichten op in de naslagmap (1-Naslag) door te klikken op de snelle stap Naslag. Als u een categorie toevoegt, is het bericht gemakkelijker terug te vinden wanneer u het nodig hebt (bijvoorbeeld @project). Doe dit voordat u het bericht opbergt met de snelle stap.

Nadat u uw berichten hebt verwerkt, hebt u als het goed is een opgeruimd Postvak IN en kunt u zich wijden aan uw agenda en taken.

Naar boven

Dagelijkse bezigheid: uw tijd en taken beheren

Het wordt aanbevolen om elke ochtend tijd te reserveren om uw takenlijst en agenda te beheren. Dit omvat:

  • Uw afspraken en vergaderingen voor die dag en de komende week bekijken.

  • Uw taken bekijken en aanpassen.

  • Werktijd inplannen in de agenda, zodat u tijd hebt om uw werk te doen.

Nee zeggen

Wees realistisch bij het inventariseren van uw agenda en takenlijst. Soms betekent dat, dat u nee moet zeggen. U kunt tijd besparen door nee te zeggen:

  • Ga niet naar vergaderingen waar u niet bij hoeft te zijn.

  • Verwijder taken die u niet hoeft te doen of waarvan u weet dat u ze toch niet doet.

  • Stuur berichten om mensen te laten weten dat u bezig bent met een reactie (en markeer het bericht voor uzelf met een vlag voordat u het verzendt). Het is beter iemand te laten weten dat u later zal reageren dan dat anderen denken dat u ze bent vergeten.

Agendabeheer

Als u de hele dag vergaderingen hebt, hebt u minder tijd om taken uit te voeren en berichten te schrijven. Schuif taken daarom door naar een andere dag.

Als een taak veel tijd in beslag neemt of als u het echt moet doen (en niet besluit dat de taak eigenlijk niet nodig is), sleept u de taak van de takenlijst Vandaag naar de agenda om tijd ervoor te reserveren.

Manieren om taken te maken

Als u uw agenda en taken doorlopen, wilt onvermijdelijk u beginnen met ik denk aan meer dingen die u moet doen. Hier volgen enkele manieren om te maken van taken in Outlook:

  • Markeer een bericht met een vlag.

  • Typ tekst in het vak Nieuwe taak typen boven aan de takenlijst.

  • Gebruik de sneltoetscombinatie Ctrl+Shift+K om een nieuwe taak te maken.

  • Als u achter het stuur zit en de wet en de wegsituatie het toelaten, gebruikt u de functie Spraakbericht op uw mobiele apparaat of telefoon om uw taken op te nemen en deze later te transcriberen in de takenlijst.

  • Logo van Office 2010 Maak tijdens een vergadering notities in OneNote. Met een vlag gemarkeerde items in OneNote worden weergegeven in de takenlijst in Outlook 2010.

Manieren om taken te beheren

U kunt taken op een aantal manieren afhandelen:

  • Voeg taken toe op het moment dat ze zich voordoen door te typen in het vak Nieuwe taak typen in de takenbalk of boven aan de takenlijst, in een lege ruimte in de takenlijst Vandaag of door te klikken op Nieuwe taak op het lint.

  • Verwijder taken die u niet hoeft te doen. De takenlijst is heilig;  laat deze niet vervuilen, want dan hebt u er niets aan. Klik voor met een vlag gemarkeerde berichten die u wilt behouden op Uit lijst verwijderen of gewoon op Verwijderen.

  • Markeer taken die af zijn als voltooid zodat ze niet meer worden weergegeven in de takenbalk.

  • Maak taken duidelijker door het onderwerp van een met een vlag gemarkeerd bericht te wijzigen. Als u bijvoorbeeld een bericht hebt met de onderwerpregel Kan groepslidmaatschap niet wijzigen met toetsenbord wijzigt u dit in Ryan antwoord geven, wat de volgende actie is voor deze taak. U wijzigt het onderwerp als volgt: klik op het item in de takenbalk en typ een nieuw onderwerp of klik erop met de rechtermuisknop en klik op Naam van taak wijzigen. Als u het onderwerp van de taak wijzigt, blijft het onderwerp van het bericht ongewijzigd. Alleen het onderwerp dat wordt weergegeven in de takenlijst verandert.

  • Pas categorieën toe, zodat u kunt zien waar u de volgende stap moet uitvoeren en om bepaalde taken uit te lichten.

  • Rangschik taken, zodat vergelijkbare taken bij elkaar staan, bijvoorbeeld taken met dezelfde categorie. U verplaatst een taak als volgt: klik op de taak in de takenlijst en sleep de taak naar de gewenste plaats. Op deze manier kunt u vergelijkbare taken tegelijk afhandelen.

  • Sleep taken naar de takenlijst Vandaag en naar de dag in de takenbalk waarop u de taak denkt te gaan doen. Als taken meer tijd in beslag nemen, sleept u de taken naar de agenda om tijd ervoor te reserveren.

Het is natuurlijk altijd goed om dingen op een rijtje te hebben, maar besteed niet te veel tijd aan het beheren en prioriteren van uw takenlijst. Het beheer van de takenlijst moet geen doel op zich worden.

Gebruik uw agenda: maak afspraken om uw tijd in te delen

Er is al tijd meer te doen dan waar u tijd voor hebt.

Een onderdeel van goed timemanagement is dat u tijd vrijmaakt om uw e-mail af te handelen, uw afspraken en taken te beheren en om na te denken over wat u moet doen.

U kunt deze tijd voor uzelf inplannen door hiervoor terugkerende afspraken en vergaderingen in te voeren in uw agenda. Beschouw uw agenda als uw tijdsplanning; als u iets hebt ingepland, dan moet u dat ook op dat moment doen.

Reserveer tijd voor het volgende:

  • Uw berichten afhandelen. Dit is vooral van belang als u veel berichten ontvangt. Zelfs als u met regels hebt ingesteld dat alleen belangrijke berichten in uw Postvak IN terechtkomen, hebt u tijd nodig om die berichten af te handelen.

Tip: Tijdens het lezen en verwerken van uw berichten zorgt u voor zo min mogelijk afleiding door het navigatievenster, de takenbalk en het lint te minimaliseren. Klik op de knop Lezen De opdracht Weergave Lezen op de statusbalk op de statusbalk. Als u alles weer wilt herstellen, klikt u op Normaal De opdracht Weergave Normaal op de statusbalk (direct links naast de knop Lezen).

  • Uw taken en afspraken voor die dag en week doornemen. Bekijk uw agenda en taken en bepaal welke afspraken en taken de hoogste prioriteit hebben. Als u een volle agenda hebt, is dit het moment om:

  • Dubbele afspraken op te ruimen, u kunt nu eenmaal niet op twee plaatsen tegelijk zijn.

  • Tijd in te plannen om uw werk te doen.

  • Na te denken over wat u doet, of dit een nuttige besteding van uw tijd is en of u de juiste prioriteiten hebt gesteld.

  • Regelmatig overleg met uw manager. Regelmatige gesprekken met uw manager kunnen u helpen duidelijk te maken waar u mee bezig bent en prioriteiten bij te stellen als dat nodig is. U kunt een regelmatige of terugkerende afspraak instellen met de knop Terugkeerpatroon Knopvlak .

Naar boven

Taken: uw werk doen

Wekelijkse inventarisatie

Als u het geheel van uw tijd en taken bekijkt, kunt u een hogere prioriteit geven aan belangrijk werk en een lagere prioriteit aan taken die minder dringend zijn. Bovendien kunt u anderen duidelijk maken wat redelijkerwijs van u kan worden verwacht. Als u de afgelopen week evalueert en de komende week inventariseert, is dit een goede voorbereiding voor uw wekelijkse overleg met uw manager of een statusoverzicht dat u per e-mail kunt verzenden.

Waar moet u het werk doen

Nadat u uw berichten hebt verwerkt, kunt u in Outlook het beste in de sectie Taken werken om berichten te beantwoorden en dergelijke. Hier wordt u niet afgeleid door berichten die binnenkomen in uw Postvak IN.

Taken bulksgewijs uitvoeren

Terwijl u uw takenlijst en agenda doorneemt, is het handig om vergelijkbare taken tegelijk te doen. Als u maar een paar minuten hebt, belt u iedereen die u moet bellen (als dit er niet te veel zijn). Doe taken die veel energie kosten (bijvoorbeeld reageren op berichten) op een moment dat u veel energie hebt. Taken die weinig energie vergen, zoals het lezen van statusberichten, kunt u later op de dag doen of op een moment dat u niet zoveel energie hebt. Door taken bulksgewijs te doen, besteedt u aandacht aan al uw projecten tegelijk.

Een manier waarop u taken bulksgewijs kunt uitvoeren is door ze te rangschikken op Categorieën in plaats van Begindatum. Klik op het kopje Gerangschikt op en klik op Categorieën.

Opmerking: Als er taken zijn waarop andere personen zitten te wachten om weer verder kunnen, doet u die taken als eerste.

Menu Schikking

Taken afronden

Zodra u klaar bent met uw taken, markeert u ze als voltooid. In Outlook 2010 wordt de lijst met voltooide taken automatisch bijgehouden. Dit kan een handig overzicht zijn van wat u hebt gedaan. Als u het bericht of de taak niet meer nodig hebt, verwijdert u deze of verwijdert u de vlag.

Opdracht Markeren als voltooid op het lint

Offline werken

Als u veel moet doen, kan het verstandig zijn offline te werken, zodat u niet wordt afgeleid door inkomende berichten.

Wanneer u schakelt tussen offline en online werken, worden alle e-mailaccounts binnen uw Outlook-profiel gewijzigd.

  • Klik op het tabblad Verzenden/ontvangen in de groepVoorkeuren opOffline werken.

De opdracht Offline werken op het lint, die aangeeft dat u online werkt

De opdracht Offline werken is gemarkeerd wanneer u online werkt.

De opdracht Offline werken op het lint, die aangeeft dat u offline werkt

Klik op de gemarkeerde opdracht Offline werken om terug te gaan naar de modus Online.

Naar boven

Waar is dat bericht: effectief zoeken

Een bericht van een bepaald persoon zoeken

Als u een bericht zoekt van een bepaald persoon, klikt u in het vak Zoeken in uw naslagmap (bijvoorbeeld 1-Naslag) en klikt u op het tabblad Zoeken op Van.

De opdracht Van op het lint

Typ de naam van de betreffende persoon.

Direct zoeken met criterium Van

U kunt ook de naam beginnen te typen en drukken op de toets Pijl-omlaag om Van te selecteren en zo de resultaten te beperken.

Direct zoeken met suggesties voor criteria

Een bericht met bijlage zoeken

Als u een bericht met bijlage zoekt, klikt u in het vak Zoeken en klikt u op het tabblad Zoeken op Met bijlagen.

De opdracht Met bijlagen op het lint

Alle zoektermen worden bij elkaar opgeteld. Als u dus een bericht met een bijlage van een specifiek iemand zoekt, klikt u op de opdrachten op het lint (Van, Met bijlagen) om de zoekopdracht samen te stellen.

Voorbeeld van Direct zoeken met meerdere criteria

Berichten zoeken in uw hele postvak

Soms kunt u een bericht niet vinden als u alleen in uw naslagmap zoekt. Het kan een bericht zijn dat u hebt verzonden of dat u verkeerd hebt opgeborgen. In dergelijke gevallen begint u te zoeken in een willekeurige map (Postvak IN, 1-Naslag en dergelijke) en klikt u op Probeer opnieuw te zoeken in Alle e-mailitems.

Direct zoeken zonder resultaat

U kunt ook klikken op Alle e-mailitems op het tabblad Zoeken.

Alle e-mailitems op het lint

Als u denkt dat wat u zoekt in een geaccepteerd vergaderverzoek staat (en dus in uw agenda), kunt u het zoekbereik uitbreiden tot Alle Outlook-items.

Als blijkt dat u vaak zoekt in uw hele postvak, kunt u het standaardzoekbereik instellen op alle mappen. Dit doet u in de weergave Backstage.

  1. Klik op het tabblad Bestand op Opties.

  2. Klik op Zoeken.

  3. Klik bij Resultaten op Alle mappen.

Opties voor Direct zoeken in de weergave Backstage

Stoppen met zoeken

Zodra u hebt gevonden wat u zocht en klaar bent voor de volgende taak, klikt u naast het vak Direct zoeken op het tabblad Zoeken in de groep Sluiten op Zoekopdracht sluiten Knop Zoekopdracht sluiten .

De opdracht Zoekopdracht sluiten voor Direct zoeken

Effectieve e-mailberichten schrijven

De volgende regels helpen u uw berichten professioneel en helder over te brengen.

Basisregels voor effectieve berichten: wat u moet doen

  • Lees uw bericht voordat u het verzendt.

  • Zorg ervoor dat het onderwerp het doel en benodigde acties duidelijk maken. Bijvoorbeeld: Verkoopteam: graag de voorgestelde datums voor personeelsuitje doorgeven, waarbij Verkoopteam de naam van de groep is voor wie het bericht is bestemd en graag doorgeven de benodigde actie aangeeft. Andere handige kernwoorden zijn Ter informatie: en Actie vereist.

  • Als actie moet worden ondernomen, beschrijft u deze in het vak Onderwerp.

  • Wijzig het onderwerp van het bericht als het onderwerp van het gesprek verandert.

  • Houd berichten kort en bondig.

  • Deel het bericht zo in, dat de belangrijkste informatie bovenaan staat.

  • Maak belangrijke informatie vet.

  • Zet actie-items of vragen op aparte regels, zodat ze beter opvallen.

  • Maak namen van personen vet als u iets aan hen vraagt. Bijvoorbeeld: Flip: Wat is de status van het project?

  • Beperk het aantal geadresseerden tot diegenen die het bericht ook echt moeten lezen.

  • Voeg personen die op de hoogte moeten blijven toe aan de regel Cc.

  • Voeg personen die moeten reageren of actie moeten ondernemen toe aan de regel Aan.

  • Gebruik een handtekening wanneer dit gepast is, maar houd de handtekening eenvoudig, kort, professioneel en gebruik liever geen afbeeldingen.

  • Als u onmiddellijk antwoord nodig hebt, stuur dan liever geen e-mail. Pak de telefoon of stuur een Logo van Office 2010 chatbericht.

  • Als u een e-maildiscussie hebt met meer dan tien berichten en nog geen uitsluitsel hebt, kan het handig zijn een vergadering te beleggen om het probleem te bespreken. E-mail is niet altijd de efficiëntste manier om complexe problemen op te lossen. Klik terwijl het bericht is geselecteerd op het tabblad Start in de groep Reageren op Vergadering.

De opdracht Antwoord met vergadering

  • Stuur een ontvangstbevestiging voor berichten die een uitgebreid antwoord nodig hebben. Als u op dat moment geen tijd hebt voor een uitgebreid antwoord, laat u de afzender weten dat u ermee bezig bent en op een ander moment uw antwoord stuurt. Markeer het bericht voor uzelf om het later af te handelen.

  • Wees spaarzaam met het gebruik van Hoge urgentie Pictogram Hoge urgentie .

De groep Labels op het lint

  • Als u een vraag stelt en er meerdere mensen zijn die deze kunnen beantwoorden, kiest u slechts één persoon en stuurt u de vraag liever niet naar een groep.

Opvolgen: markeren bij verzenden

Wanneer u een bericht stuurt aan iemand van wie u een antwoord nodig hebt, gaat u als volgt te werk:

  • Markeer het bericht voor uzelf wanneer u het verzendt.

  • Wijzig de naam van het gemarkeerde bericht in de takenbalk, zodat deze begint met Opvolgen.

  • Pas de categorie @wachten toe op het bericht.

  • Wanneer u deze drie dingen doet, weet u dat uw volgende actie een vervolgbericht is of wachten op antwoord.

Tip: U kunt beter voor uzelf een herinnering instellen dat u nog een bericht moet verzenden dan dat u het bericht markeert voor de ontvanger. Als u iets belooft in een e-mail, markeert u dit voor uzelf, zodat u een taak hebt in uw takenbalk om u aan uw belofte te herinneren.

Basisregels voor effectieve berichten: wat u niet moet doen

  • Gebruik geen briefpapier.

  • Stuur uw manager geen kopie van elke e-mail die u stuurt.

  • Stuur geen e-mail wanneer u kwaad bent. Schrijf het bericht, sla het op in de map Concepten en laat het even bezinken.

  • Verwacht geen snel antwoord als u een lang bericht stuurt (meer dan twee alinea's).

  • Stuur geen opvolgbericht binnen een dag na het eerste bericht. Als u na een redelijke termijn nog niets hebt gehoord, kunt u bellen of een Logo van Office 2010 chatbericht sturen.

  • Gebruik geen lees- en ontvangstbevestiging op alle berichten die verzendt. Gebruik deze alleen als u niet zeker weet of de geadresseerde het bericht ook daadwerkelijk ontvangt.

  • Voeg niet aan elk bericht een vlag of Pictogram Hoge urgentie toe. Na een tijdje verliest dit het gewenste effect.

  • Typ niet hele woorden in HOOFDLETTERS.

  • Stuur geen bijlagen, stuur liever een link. Deze regel geldt vooral voor vergaderverzoeken, waar bijlagen een groot beroep op serverbronnen kunnen doen.

  • Breid distributielijsten niet uit. Als u een distributielijst uitbreidt, zijn berichten minder goed leesbaar en komen ze in de verkeerde map terecht bij personen die gebruikmaken van regels.

  • Wees niet sarcastisch. Uw humor kan verkeerd worden geïnterpreteerd.

  • Schrijf niets dat anderen in uw organisatie niet zouden moeten lezen. U weet nooit waar uw bericht terecht kan komen.

  • Gebruik geen cursieve of grappige lettertypen die slecht leesbaar zijn.

  • Gebruik rood niet als tekstkleur. Dit is vaak slecht leesbaar en kan als kritiek overkomen.

  • Gebruik nooit de opdracht Allen beantwoorden als u wilt worden verwijderd uit een groep contactpersonen.

Wijze raad voor groepen contactpersonen (voorheen distributielijsten)

Als u reageert op een bericht aan een grote groep contactpersonen, houdt u zich aan alle richtlijnen voor effectieve berichten.

Als u meer informatie nodig hebt of het probleem buiten de groep om onderzoekt, stuurt u een antwoord naar de hele groep contactpersonen, zodat iedereen weet dat u reageert en beantwoordt u de vraagsteller vervolgens afzonderlijk. Breng de groep contactpersonen wel op de hoogte als het probleem is opgelost. Op die manier is de oplossing beschikbaar voor anderen in de groep contactpersonen.

Personen doorsturen

Als iemand een bericht stuurt naar een groep contactpersonen waarvan u lid bent en het bericht beter kan worden beantwoord door iemand anders of door een andere groep contactpersonen, gaat u als volgt te werk:

  • Reageer en voeg de juiste groep contactpersonen of persoon toe aan de regel Aan.

  • Zorg ervoor dat vervolgberichten naar de juiste groep contactpersonen of persoon worden verzonden.

  • Voeg de oorspronkelijke groep contactpersonen niet toe aan de regel Bcc. Als u dat doet, wordt het bericht niet verwerkt door de regels van andere mensen. Laat de oorspronkelijke groep contactpersonen liever op de regel Aan of Cc.

  • Als u van functie bent veranderd en vaak personen doorstuurt, kunt u een snelle stap maken.

Uzelf laten verwijderen uit een groep contactpersonen

Als u berichten ontvangt van een groep contactpersonen waarvan u geen lid wilt zijn, stuurt u een bericht naar uw netwerkbeheerder of de eigenaar van de groep contactpersonen met de vraag of u uit de groep kan worden verwijderd. Stuur geen antwoord naar de hele groep contactpersonen. U kunt de eigenaar van de groep achterhalen door te dubbelklikken op de naam van de groep op de regel Aan.

Inlinecommentaar

Een handige manier om vragen in een bericht te beantwoorden en te reageren op problemen is door middel van inlinecommentaar. Het volgende wordt aanbevolen:

  1. Maak in uw bericht duidelijk dat u inlinecommentaar hebt toegevoegd, bijvoorbeeld "zie mijn opmerkingen hieronder".

  2. Zorg dat uw tekst er anders uitziet dan het oorspronkelijke bericht. Enkele suggesties:

    • Gebruik een andere tekstkleur.

    • Zet uw naam of initialen tussen vierkante haken voor elke opmerking, bijvoorbeeld [Scott Mitchell].

      Afbeelding

    • Gebruik vette en/of cursieve tekst.

  3. Verwijder geen tekst die u niet zelf hebt geschreven.

Als u een opmerking wilt maken over een klein gedeelte van een lang bericht, kopieert u dat gedeelte in uw antwoord, zet u de gekopieerde tekst tussen aanhalingstekens en typt u uw commentaar in een andere kleur.

Wanneer gebruikt u Bcc?

Als u een naam toevoegt aan het vak Bcc van een bericht, wordt een kopie van het bericht naar die persoon verzonden, maar is de naam van deze geadresseerde niet zichtbaar voor de andere geadresseerden van het bericht.

Gebruik de functie Bcc om personen weg te laten uit een e-maildiscussie wanneer u denkt dat ze geen behoefte meer hebben aan de extra e-mail of als het onderwerp van het gesprek is gewijzigd.

Als u bijvoorbeeld een van vijf personen bent aan wie een vraag is gesteld via e-mail en u deze vraag wilt beantwoorden, verplaatst u de vier anderen naar de regel Bcc en schrijft u zoiets als Bcc voor Jan, Klaas, Johan en Debbie. Hier is je antwoord…". Toekomstige berichten worden uitsluitend uitgewisseld tussen u en de oorspronkelijke afzender.

Gebruik Bcc niet om iemand anders, bijvoorbeeld uw manager, op de hoogte te brengen van gevoelige informatie. De ontvanger van de Bcc realiseert zich mogelijk niet dat hij of zij een Bcc heeft ontvangen en stuurt mogelijk iedereen een antwoord, zodat iedereen weet dat hij of zij het bericht ook heeft ontvangen in Bcc. Dit kan overkomen als achterbaksheid van uw kant.

U kunt het bericht beter doorsturen nadat u het hebt verzonden dan dat u een derde via Bcc op de hoogte brengt.

Naar boven

Agenda en vergaderingen

Wanneer belegt u een vergadering?

U belegt een vergadering in de volgende situaties:

  • Een nieuwe groep personen werkt voor het eerst samen.

  • Er zijn meer dan tien berichten van enige omvang heen en weer gestuurd tussen verschillende personen.

  • Er moet iets worden besproken, of er moet worden gebrainstormd of samengewerkt.

  • Beleg een vergadering als dit de efficiëntste manier is om verder te komen en bedenk wat het doel van de vergadering is voordat u deze belegt.

Wie nodigt u uit?

Nodig alleen mensen uit die erbij betrokken moeten worden. Iedere extra persoon die uitnodigt voor een vergadering, maakt de vergadering complexer en moeilijker te leiden. Aan de andere kant, als er knopen moeten worden doorgehakt, is het belangrijk dat alle belanghebbenden aanwezig zijn, anders is de vergadering verspilde moeite.

Het tijdstip kiezen

Kies een tijd waarop iedereen kan. Dit kunt u afleiden uit de beschikbaarheidsinfo in de agenda's van de genodigden. Gebruik de Planningsassistent om de beschikbaarheid van alle genodigden te bekijken.

In het beschikbaarheidsoverzicht ziet u de beschikbaarheid van deelnemers. Een groene verticale lijn staat voor het begin van de vergadering. Een rode verticale lijn staat voor het eind van de vergadering.

Beschikbaarheidsinfo in Outlook

Als u tijdens het opstellen van een vergaderverzoek de Planningsassistent wilt bekijken, gaat u als volgt te werk:

  • Klik op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Planningsassistent.

Het deelvenster Ruimte zoeken bevat suggesties voor de beste tijd voor de vergadering waarop de meeste genodigden beschikbaar zijn. U selecteert u een vergadertijd door te klikken op een voorgestelde tijd in het deelvenster Ruimte zoeken in de sectie Voorgestelde tijden of door een tijdstip te kiezen het beschikbaarheidsoverzicht.

Het deelvenster Voorgestelde tijden voor een vergaderverzoek

Opmerking: Als het deelvenster Ruimte zoeken niet wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Ruimte zoeken.

De opdracht Ruimte zoeken op het lint

Als blijkt dat u regelmatig vergaderingen belegt met dezelfde groep personen, maakt u een groep in het navigatievenster zodat u de beschikbaarheidsinfo voor deze mensen gemakkelijker kunt zien. Deze groepen kunnen ook ruimten bevatten, zodat u gemakkelijk een ruimte kunt vinden voor de vergadering.

Een agendagroep maken:

  • Klik in de agenda op het tabblad Start in de groep Agenda's beheren op Agendagroepen en klik op Nieuwe agendagroep maken.

Fysiek vergaderen of televergaderen

Beleg een fysieke vergadering als:

  • het de eerste keer is de groep samenwerkt;

  • er niet-elektronische voorwerpen worden getoond of doorgegeven;

  • de vergadering bedoeld is om te brainstormen;

  • de vergadering veel interactie vereist;

  • niet iedereen beschikt over een telefoon, Logo van Office 2010 Office Live Meeting of de benodigde software en apparatuur voor televergaderingen.

In alle andere gevallen kunt u Live Meeting gebruiken of telefonisch vergaderen.

Tip: Als u naar de vergaderlocatie moet reizen, plant u voor en na de vergadering ook reistijd in uw agenda.

Stukken voor de vergadering

Bij het voorbereiden van een vergadering zijn er vaak documenten die voor of tijdens de vergadering moeten worden gedeeld.

Logo van Office 2010 Als alle deelnemers verbinding hebben met uw bedrijfsnetwerk, zet u de documenten op een SharePoint-site of op een gedeeld netwerkstation.

Logo van Office 2010 Als er een of meer deelnemers van buiten uw bedrijf zijn, bijvoorbeeld een leverancier die geen toegang heeft tot uw intranet, kunt u een SharePoint-werkruimte gebruiken.

Stuur geen bijlagen bij vergaderverzoeken.

De agenda voorbereiden: gebruik taken als hulp

  • @vergadering is de centrale locatie voor agendapunten   .

Maak één taak, pas hierop de categorie @vergadering toe en stel de begin- of einddatum in op de vergaderdatum. Naarmate de vergaderdatum dichterbij komt en discussiepunten zich voordoen, voegt u opmerkingen, speerpunten en gedachten toe aan de taak op het moment dat u deze bedenkt. Deze taak wordt de agenda voor de vergadering.

Na afloop van de vergadering, markeert u de taak als voltooid en maakt u nieuwe taken voor uw actiepunten.

  • Als u een reeks berichten wilt bespreken of slechts één bericht…   

Als u een bericht hebt dat u wilt bespreken tijdens een vergadering, voegt u een vlag toe aan dat bericht voor de dag van de vergadering en past u er de categorie @vergadering op toe.

Als u meer dan drie berichten hebt die u wilt bespreken, markeert u deze niet allemaal, omdat uw takenlijst dan onoverzichtelijk wordt. Maak een nieuwe taak met de naam van de vergadering klik met de rechtermuisknop en sleep de berichten naar deze taak en kopieert u ze tegelijkertijd. Pas op deze taak de categorie @vergadering toe.

  • Als u meer ruimte nodig hebt voor uw gedachten...   

Logo van Office 2010 Als u samenwerkt met anderen of gewoon meer ruimte nodig hebt voor uw gedachten, kunt u een notitieblok van OneNote gebruiken, dat u kunt delen via een SharePoint-site of op een lokale server. In OneNote 2010 hebt u meer mogelijkheden voor het maken van notities dan met Outlook 2010-taken.

Tijdens de vergadering: hoe werkt u samen?

Welk hulpmiddel u gebruikt om samen te werken tijdens de vergadering, wordt bepaald door de locatie en de toegang van de deelnemers.

Als u samenwerkt aan een document en iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt, gebruikt u de functies Wijzigingen bijhouden en Opmerkingen in Word.

Logo van Office 2010 Als u een presentatie geeft en enkele toehoorders op afstand meeluisteren en -kijken, gebruikt u een onlinevergadering en de chat-functies van Microsoft Lync. Voor informele vergaderingen kunt u ook iedereen laten deelnemen aan een Microsoft Lync-groeps-chat en uw bureaublad of een tweede monitor delen:

Microsoft Lync-venster met opties voor het delen van een scherm

Logo van Office 2010 Als u op ad-hocbasis wilt samenwerken, kunt u samen aantekeningen maken in een OneNote-notitieblok. Als het notitieblok niet wordt gedeeld, stuurt u de aantekeningen na afloop van de vergadering in een e-mailbericht.

Logo van Office 2010 Als u notulen maakt tijdens de vergadering, kunt u ook met OneNote details van de vergadering vanuit Outlook invoegen in de notulen. Na afloop van de vergadering verzendt u de notulen als e-mailbericht naar de deelnemers.

Een terugkerende vergadering beëindigen

Wanneer een reeks vergaderingen hun doel hebben bereikt, kunt u het terugkeerpatroon wijzigen zodat het eindigt op de laatste vergaderdatum. Als u de vergadering annuleert, gaan alle historische gegevens van de vergaderingen verloren. U wijzigt het terugkeerpatroon door te klikken op de knop Terugkeerpatroon en de einddatum te wijzigen.

Wanneer en hoe deelt u uw agenda?

U hoeft uw agenda niet altijd te delen, aangezien iedereen binnen uw organisatie uw beschikbaarheid kan zien. Ze kunnen echter niet altijd zien waar u mee bezig bent. U kunt eenvoudig uw agenda delen met uw team, als u wilt dat zij al uw vergaderingen en afspraken kunnen zien.

Het kan handig zijn om uw agenda te laten beheren door een ander, bijvoorbeeld een persoonlijke assistent, die uitnodigingen voor vergaderingen kan accepteren of weigeren. In dat geval delegeert u uw agenda. Als u uw agenda delegeert, kiest u slechts één persoon. Als u meerdere mensen machtigt om uw agenda te beheren, kan dit leiden tot dubbele afspraken en fouten in de agenda.

Logo van Office 2010 Maak een SharePoint-agenda voor groepsactiviteiten die voor iedereen toegankelijk is in plaats van uw agenda te delen. Maak bijvoorbeeld een agenda op een SharePoint-site om de geplande vakanties van de leden van een groep bij te houden.

Verstuur uw agenda in een bericht wanneer u een vergadering belegt met personen die geen toegang hebben tot uw beschikbaarheidsinfo, bijvoorbeeld mensen van buiten uw organisatie.

Opmerking: Of uw agenda kan worden gedeeld, is afhankelijk van de versie van Microsoft Exchange Server waarop uw systeem actief is en van de manier waarop de beheerder de server heeft geconfigureerd.

Naar boven

Contactpersonen

Wanneer gebruikt u contactpersonen van Outlook 2010 in een zakelijke omgeving?

Zelfs als u werkt in een bedrijf met een algemene adressenlijst, kan het voorkomen dat u een contactpersoon wilt maken in Outlook 2010. Maak contactpersonen voor:

  • Personen van buiten uw organisatie.

  • Personen over wie u iets wilt onthouden of van wie u meer informatie wilt toevoegen, bijvoorbeeld hun verjaardag.

  • Personen die u wilt synchroniseren met uw mobiele telefoon, vooral als de telefoon geen verbinding heeft met het bedrijfsadresboek en voor situaties waarin u geen verbinding hebt.

Wanneer maakt u een groep contactpersonen in Outlook 2010?

Maak groepen contactpersonen (voorheen persoonlijke distributielijsten genoemd) in Outlook 2010 wanneer u gemakkelijker berichten wilt verzenden naar een groep mensen buiten uw organisatie. Maak voor alle groepen binnen uw organisatie een openbare groep contactpersonen. Vraag uw IT-beheerder om instructies.

Naar boven

Veelgestelde vragen

Wat zijn snelle stappen?

Snelle stappen zijn een nieuwe functie in Outlook 2010 waarmee u meerdere acties met één klik kunt uitvoeren. Snelle stappen zijn handige hulpmiddelen om uw Postvak IN opgeruimd te houden en Outlook efficiënter te gebruiken. Wanneer u steeds dezelfde stappen uitvoert in Outlook, kunt u een snelle stap maken.

Opmerking: Snelle stappen zijn alleen van toepassing op e-mailitems, dat wil zeggen items in uw Postvak IN.

Waarom is het handig om het leesvenster rechts te hebben en niet onder (of uit)?

Een lange, smalle kolom met tekst is beter leesbaar dan een korte, brede kolom. De ogen bewegen namelijk gemakkelijker van boven naar beneden dan van links naar rechts bij grotere afstanden, waardoor u uw hoofd moet bewegen, wat weer kan leiden tot vermoeidheid. Het is handiger om het leesvenster open te hebben, zodat u niet elk bericht hoeft te openen om het te lezen.

Wat doe ik met mappen die ik niet meer nodig heb?

De lijst met mappen in het navigatievenster is bedoeld voor mappen die u regelmatig gebruikt. Als de lijst bestaat uit mappen waarvan u niet weet waarvoor ze dienen, verplaatst u alle e-mail naar de naslagmap en verwijdert u de bestaande mappen.

Hoe zorg ik ervoor dat alle berichten die alleen naar mij zijn gestuurd in blauw worden weergegeven?

  1. Klik op het tabblad Beeld in de groep Huidige weergave op Weergave-instellingen.

Opdracht Weergave-instellingen op het lint

  1. Klik in het dialoogvenster Geavanceerde weergave-instellingen op Voorwaardelijke opmaak.

Dialoogvenster Geavanceerde weergave-instellingen

  1. Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak op Toevoegen.

  2. Typ in het vak Naam de tekst Ik en klik op Lettertype.

  3. Klik in het dialoogvenster Lettertype bij Kleur op Blauw en klik op OK.

  4. Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak op Voorwaarde.

  5. Schakel in het dialoogvenster Filter het selectievakje Waar ik het volgende ben in naast de enige persoon op de regel Aan en klik op OK in alle geopende dialoogvenster.

Wanneer gebruik ik de weergave gesprek?

De weergave gesprek is handig in de volgende situaties:

  • U controleert niet vaak op nieuwe e-mail en hebt daardoor veel berichten die u tegelijk moet bekijken.

  • U hebt veel berichtthreads met veel berichten die over een weer gaan.

  • U moet zien wie op wie heeft gereageerd.

  • U krijgt veel berichten.

In de weergave gesprek kunt u zien in welke gesprekken de meeste berichten worden uitgewisseld. In die gevallen kan het handig zijn alleen het laatste bericht in het gesprek te lezen en hierop te reageren. U kunt ook een gehele gesprek selecteren en hierop een actie toepassen. Een gesprek kan bijvoorbeeld een groot aantal berichten bevatten, waarbij het laatste bericht "Dank je, dat is het antwoord dat ik nodig had" is. In dat geval kunt u de volledige discussie verwijderen.

U kunt in de weergave gesprek ook berichten zien uit andere mappen. Dit kan handig zijn als u een nieuw bericht ontvangt in een lange gesprek; u kunt de hele voorgeschiedenis bekijken, inclusief uw eigen antwoorden.

Moet ik persoonlijke en zakelijke berichten bij elkaar bewaren?

De aanbeveling dat u het aantal plaatsen waar u e-mail leest beperkt, betekent niet dat u zakelijke en persoonlijke berichten bij elkaar moet bewaren. Het wordt aanbevolen om aparte e-mailaccounts te gebruiken voor zakelijke en persoonlijke communicatie. Zorg er echter wel voor dat u zo min mogelijk e-mailadressen hebt. Gelukkig kunt u in Outlook 2010 meerdere accounts tegelijk bekijken. U kunt uw zakelijke berichten (Exchange Server) in het ene gegevensbestand en uw Outlook.com-account (met de Outlook Connector) en Google Gmail-account in een ander gegevensbestand bekijken terwijl u werkt met hetzelfde profiel in Outlook 2010.

Wat heb ik aan de status Gelezen en Ongelezen?

De markeringen Gelezen en Ongelezen in Outlook 2010 zijn nuttig omdat u snel kunt zien welke berichten u hebt gelezen en welke nog niet. Soms krijgt een bericht echter ten onrechte de status Gelezen tijdens het klikken in uw berichten. De status Gelezen is dus niet honderd procent betrouwbaar, maar het is wel een handig hulpmiddel.

U kunt een bericht snel als gelezen markeren met de sneltoetscombinatie Ctrl+Q. U markeert een bericht als ongelezen met Ctrl+U.

Waarom is de status Gelezen/Ongelezen niet genoeg?

Sommige mensen proberen de status Gelezen/Ongelezen te gebruiken als indicatie dat een bericht nieuw is of is bewaard voor toekomstig gebruik. De status Ongelezen is niet betrouwbaar. Een bericht krijgt namelijk automatisch de status Gelezen, zodra u de focus naar een ander bericht verplaatst (op een ander bericht klikt). Bovendien zorgen andere apparaten, zoals telefoons, er ook vaak voor dat berichten als gelezen worden gemarkeerd. Dit betekent dat u berichten soms twee keer moet lezen of andere helemaal niet leest. Als u de status Gelezen/Ongelezen gebruikt als scheidslijn tussen items in het Postvak IN om te bepalen wat taken zijn en welke items nog niet zijn verwerkt, komt u in de problemen wanneer u veel berichten ontvangt. Sommige berichten krijgen nooit de status Gelezen, omdat u aan het onderwerp al kunt zien dat u ze niet hoeft te lezen. Het is veel efficiënter als u uw Postvak IN doorneemt en per bericht besluit wat u ermee wilt doen. U verwijdert het bericht of verplaatst het naar een andere map, in plaats van dat het ongelezen in het Postvak IN blijft staan.

Waarom moet ik mijn berichten opbergen?

Het wordt aanbevolen dat u een centrale opbergplaats hebt voor uw berichten zodat u ze later nog eens kunt raadplegen nadat u ze hebt verwerkt. Als u het aantal mappen beperkt (tot 1-Naslag en 2-Persoonlijk), hoeft u niet bang te zijn dat u een bericht kwijtraakt of moet kopiëren naar meerdere mappen als het betrekking heeft op meerdere onderwerpen of projecten.

Dat betekent niet dat u niet soms in berichten wilt zoeken die allemaal over hetzelfde onderwerp of project gaan. In Outlook 2010 hebt u de beschikking over betere hulpmiddelen, bijvoorbeeld categorieën en zoekmappen,  waarmee u effectief kunt zoeken.

Waarom wordt slechts één naslagmap aanbevolen?

Als u slechts één map hebt, hoeft u niet meer na te denken over welk bericht in welke map staat. Bovendien weet u dat u alles in die map al eens hebt bekeken en wilt bewaren.

Als u meerdere mappen hebt, moet u telkens bij het opbergen van een bericht bedenken in welke map u het moet opbergen. Dit kan heel ingewikkeld worden als er meerdere geschikte mappen voor een bericht zijn. Aangezien een groot aantal mappen ongebruikt blijft als u uit meer mappen kunt kiezen, komt dit de overzichtelijkheid niet ten goede.

Hoewel het een goed idee kan lijken om al uw berichten in het Postvak IN te laten staan, kost het extra tijd voor elk bericht dat u bekijkt en waarvoor u moet bedenken of u er iets mee moet of dat het alleen ter informatie dient. Bovendien geeft het rust als u weet dat in uw Postvak IN alleen nieuwe dingen staan. Het Postvak IN is een plaats waar andere personen invloed op hebben, maar de inhoud van uw naslagmap bepaalt u helemaal zelf.

Waarom heb ik aparte mappen nodig voor groepen contactpersonen?

  • Pictogram Archiefkast Verschillende archiveringsfrequenties    Het is verstandig om aparte mappen te maken voor verschillende groepen contactpersonen op basis van onderwerp en de archiveringsfrequentie. Als u bijvoorbeeld lid bent van een groep contactpersonen om te carpoolen, moeten berichten in de map Carpoolen dagelijks worden verwijderd. Een groep contactpersonen voor een aan het werk gerelateerd onderwerp wordt minder vaak gearchiveerd, bijvoorbeeld jaarlijks.

  • gesprekken efficiënt groeperen    Wanneer u aparte mappen hebt voor actuele groepen contactpersonen, kunt u volledige discussies gegroepeerd bekijken. Als het nodig is, kunt u efficiënt zoeken in een map.

Wat is het nut van aparte mappen voor groepen contactpersonen en RSS?

Berichten die naar grote distributielijsten en naar RSS-feeds worden verzonden, kunnen uw Postvak IN overspoelen. Ga op dezelfde manier met deze informatiestromen om als met een grote krant;  er kan een interessant artikel tussen zitten, maar de hele krant doorlezen kost veel te veel tijd. Regels kunnen u helpen om te bepalen wat interessant en van belang is voor u.

Welke groepen contactpersonen moeten terechtkomen in een map in plaats van het Postvak IN?

De volgende soorten distributielijsten komen in aanmerking voor een regel en map:

  • Groepen met een groot aantal berichten

  • Groepen met een groot aantal geadresseerden

Berichten met belangrijk nieuws over uw organisatie, bijvoorbeeld van de algemeen directeur, en berichten van de afdeling IT over onderhoud aan servers moeten niet in een map terechtkomen. Berichten aan een groep contactpersonen die slechts af en toe nuttig of interessant zijn, moeten, ongeacht de frequentie, worden verwerkt door een regel en in een map terechtkomen.

Hoe maak ik regels voor RSS?

Als u bent geabonneerd op verschillende RSS-feeds, behandelt u deze op dezelfde manier als andere distributielijsten. Verplaats interessante RSS-items op basis van trefwoorden naar het Postvak IN. Alle andere items worden automatisch opgeborgen in RSS-mappen.

Wat als er een bewaarbeleid is of een Exchange Server Online Archive?

Gebruik de oplossing van uw organisatie in plaats van automatisch archiveren en houd u aan het bedrijfsbeleid. Als het bedrijfsbeleid u verplicht om meerdere mappen te hebben voor elk soort item, houdt u zich daaraan.

Hoe maak ik een regel voor automatische antwoorden?

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.

  4. Selecteer in de wizard Regels bij Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.

  5. Schakel bij Stap 1 het selectievakje Gebruikt het formulier formuliernaam in. (Schuif in het vak als u deze optie niet ziet.)

  6. Klik bij Stap 2 op Formuliernaam en selecteer Antwoord vergaderverzoek accepteren en Voorlopig antwoord vergaderverzoek. Nadat u de twee formulieren hebt toegevoegd, klikt u op Sluiten en vervolgens op Volgende in het hoofdvenster van de wizard Regels. Controleer of boven in het dialoogvenster de optie Toepassingsformulieren is geselecteerd in de lijst. Als u dit niet doet, worden de opties Antwoord vergaderverzoek accepteren en Voorlopig antwoord vergaderverzoek mogelijk niet weergegeven.

Dialoogvenster Formulier kiezen

  1. Selecteer de volgende uitzondering: Behalve als de hoofdtekst specifieke tekst bevat.

  2. Klik in Stap 2 op Specifieke tekst, typ een spatie en klik achtereenvolgens op Toevoegen en OK.

  3. Klik op Voltooien.

Hoe maak ik de regel 'Aan: Mij'?

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.

  4. Selecteer in de wizard Regels bij Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.

  5. Schakel het selectievakje met mijn naam in het vak Aan of CC in en klik op Volgende.

  6. Selecteer de voorwaarde het verwerken van regels beëindigen (mogelijk moet u schuiven om deze optie te zien) en klik op Voltooien.

Hoe maak ik de regel 'Vergaderingverzoeken naar Postvak IN'?

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.

  4. Selecteer in de wizard Regels bij Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.

  5. Selecteer de voorwaarde die een uitnodiging voor een vergadering of een update inhouden (mogelijk moet u schuiven om deze optie te zien) en klik op Volgende.

  6. Selecteer de actie het verwerken van regels beëindigen (mogelijk moet u schuiven om deze optie te zien) en klik op Voltooien.

Hoe maak ik een regel 'Verzonden items uitstellen'?

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.

  4. Selecteer in de wizard Regels bij Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik op Volgende.

  5. Klik nogmaals op Volgende. Hierdoor wordt deze regel toegepast op elk bericht dat u verzendt.

  6. Selecteer Aflevering van het bericht n minuten uitstellen.

  7. Klik in Stap 2 op een aantal en klik op OK in het dialoogvenster Uitgestelde bezorging. (De standaardwaarde in het vak minuten is 1.)

  8. Klik op Volgende.

  9. Selecteer de volgende uitzondering: behalve als het gemarkeerd is als urgent.

  10. Klik in Stap 2 op Urgentieen selecteer Hoge urgentie.

  11. Klik op Volgende en geef deze regel de naam Verzonden items.

  12. Klik op Voltooien.

Opmerking:  Deze regel geldt alleen voor clients en werkt niet als Outlook 2010 niet actief is.

Hoe maak ik de regel 'Distributielijsten'?

Voor elke distributielijst of groep contactpersonen waarvan u lid bent en waarvan u niet elk bericht hoeft te lezen, maakt u een regel.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabbladE-mailregels op Nieuwe regel.

  4. Selecteer in de wizard Regels bij Georganiseerd houden de optie Berichten van iemand naar een map verplaatsen en klik op Volgende.

  5. Schakel het selectievakje afkomstig van personen of groep in.

  6. Klik in Stap 2 op personen of openbare groep, voeg de groep contactpersonen toe en klik op Volgende.

  7. Schakel de selectievakjes Naar de opgegeven map verplaatsen en Het verwerken van regels beëindigen in. (Mogelijk moet u schuiven om deze opties te zien.)

  8. Klik in Stap 2 op Opgegeven, selecteer de juiste distributielijstmap en klik op Volgende.

  9. Selecteer de volgende uitzonderingen: behalve als mijn naam in het vak Aan of CC voorkomt en behalve als het onderwerp of de hoofdtekst specifieke tekst bevat.

  10. Klik in Stap 2op Specifieke tekst en typ alle trefwoorden die aangeven dat u het bericht wilt lezen. Als u bijvoorbeeld lid bent van een distributielijst voor algemene zaken, en er een aantal zaken is waarvoor u de aangewezen persoon bent, typt u deze zaken als trefwoord. Klik op Toevoegen en klik op OK.

  11. Klik op Voltooien.

Tip: Als u geen reden kunt bedenken waarom een bericht dat naar deze groep contactpersonen wordt gestuurd, in uw Postvak IN terecht zou moeten komen, heeft het wellicht zin om uzelf te laten verwijderen uit de groep contactpersonen.

Opmerking: Herhaal stap 2 tot en met 10 voor elke set distributielijsten (een regel per map).

Wat is het nut van regels?

Naarmate de tijd vordert, ontvangt u steeds meer berichten. U kunt niet alle berichten die u ontvangt lezen en dat moet u ook niet proberen. Lees alleen de berichten die belangrijk zijn. Regels helpen u te bepalen welke berichten belangrijk zijn en zorgen ervoor dat u zo min mogelijk wordt afgeleid.

Tip: Het feit dat een bericht naar u is verzonden (of naar een distributielijst waarop u zich hebt geabonneerd), betekent niet dat u het ook moet lezen en dat u geacht wordt te reageren.

Voor welke datums staan vlaggen?

Snelle stap

Acties

Gebruik

Vandaag

Vandaag

Vandaag

Morgen

Morgen

Morgen

Deze week

Overmorgen of de laatste dag van de werkweek als die eerder valt (bij de standaardinstellingen betekent dit woensdag op een maandag en donderdag op een dinsdag)

De laatste dag van de werkweek

Volgende week

De eerste dag van de volgende werkweek

De laatste dag van de volgende werkweek

Wat doe ik met taken en met een vlag gemarkeerde e-mail van jaren geleden in de takenbalk?

Als u taken of vlaggen niet actief gebruikt, selecteert u alle items, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Verwijderen. Met deze actie worden oude taken verwijderd en worden de vlaggen van met vlaggen gemarkeerde berichten en contactpersonen verwijderd. De items zelf worden niet verwijderd.

Wat doe ik met ongebruikte categorieën?

Verwijder alle categorieën die u niet van plan bent te gebruiken. Dezelfde set categorieën geldt voor alle items, dus als u een categorie gebruikt voor uw contactpersonen, verwijdert u deze niet.

Wat is de beste manier om kleuren te kiezen?

Denk na over de keuze voor een kleur wanneer u kleurencategorieën maakt. Kies bijvoorbeeld niet dezelfde kleur voor @telefoon als voor @e-mail, maar kies wel kleuren die op elkaar lijken, bijvoorbeeld verschillende tinten groen voor al uw 1:1-categorieën. Na verloop van tijd kunt u aan de hand van de kleur in de takenlijst zien welke taak een actie heeft die op dat moment moet worden uitgevoerd. Als @thuis bijvoorbeeld paars is, en u op uw werk bent, kunt u geen paarse taken uitvoeren.

Waarom moet ik tijd voor mezelf inplannen?

Als u tijd inplant voor uzelf, wordt uw beschikbaarheidsinfo bijgewerkt en zijn mensen minder snel geneigd u op dat tijdstip in te plannen voor iets anders. Als u een volle agenda hebt, is dit vaak de enige manier om aan uw werk toe te komen.

Het helpt ook om uzelf te dwingen iets te doen. Als u het inplant in uw agenda, moet u dat werk op dat moment doen. Als iemand iets inplant tijdens uw werktijd, is het belangrijk dat u deze tijd op een ander moment weer in de agenda plant. Anders komt u alsnog tijd tekort.

Wat doe ik met de 10.000 e-mails in mijn Postbak IN?

Als u meer dan 20 items in uw Postvak IN hebt, verwerkt u de berichten van de laatste week, selecteert u de overige berichten en verplaatst u deze naar de map 1-Naslag. Ja, dit kunt u met een gerust hart doen en het geeft een heerlijk gevoel.

Waarom krijg ik zo veel e-mail?

Als u bedolven wordt onder de e-mail, krijgt u waarschijnlijk meer dan u aankunt en moet u uw regels mogelijk anders instellen. Probeer na te gaan waar uw berichten vandaan komen door de berichten te sorteren op de kolom Van en vervolgens alle kopteksten samen te vouwen. Leest u berichten van groepen contactpersonen die u niet hoeft te lezen? Zo ja, maak een regel! Als u later van gedachten verandert, verandert u de regel weer.

Ik heb 10 minuten: wat moet ik als eerste lezen in mijn Postvak IN?

Als u weinig tijd hebt, bijvoorbeeld tussen twee vergaderingen, kunt u de blauwe berichten lezen. Dit zijn de berichten die rechtstreeks aan u gericht zijn. Vaak heeft de afzender van deze berichten uw reactie nodig om verder te kunnen en is het dus belangrijk om hierop snel te reageren.

Hoe vaak moet ik mijn e-mail lezen?

Voor veel mensen is het lezen van e-mail bijna een verslaving. Besteed elke ochtend 20 minuten om uw berichten door te nemen en bekijk daarna uw takenlijst. Ga hierna aan de slag met uw werk. Als u uw e-mail alleen 's ochtends en aan het einde van de dag leest, bent u waarschijnlijk veel productiever. U zou het eens een week kunnen proberen.

Hoe beheer ik ingewikkelde taken?

Logo van Office 2010 Sommige taken hebben meer ruimte nodig. Hiervoor gebruikt u OneNote. Als u bijvoorbeeld een project plant dat uit meerdere stappen bestaat, met geneste taken en dergelijke, is OneNote handiger.

Als u alleen een paar taken die met elkaar verband houden wilt onthouden, somt u deze op in het hoofdgedeelte van de taak. Als er ook bijbehorende berichten zijn, sleept u deze naar de taak.

Is het verstandig om persoonlijke en zakelijke taken bij elkaar te houden?

Als het kan, houdt u uw persoonlijke en zakelijke taken bij elkaar in één lijst. Eén lijst is overzichtelijker; u ziet direct wat u moet doen. U kunt persoonlijke en zakelijke taken onderscheiden en uw taken efficiënt beheren door gebruik te maken van categorieën. Uw persoonlijke taken worden opgeslagen op de Exchange Server van uw organisatie en zijn zichtbaar voor de afdeling IT. Houd daar rekening mee als u persoonlijke taken in uw takenlijst zet.

Wat is er mis met het onthouden van taken in mijn hoofd?

Taken onthouden werkt niet. Het werkt bevrijdend als u op Outlook 2010 kunt vertrouwen in plaats van op uw toch al overbelaste hoofd. U hoeft uzelf niet steeds te herinneren aan taken (Vergeet niet om Johan een berichtje te sturen over de sjablonen, Johan een berichtje sturen over de sjablonen…); u kunt zich volledig concentreren op wat u aan het doen bent.

Waarom zou ik mijn taken bijhouden in Outlook 2010?

Een aantal redenen waarom een takenlijst in Outlook 2010 beter werkt dan een takenlijst op papier:

  • Een lijst op papier kunt u niet automatisch actueel houden.

  • Een lijst op papier kan niet eenvoudig anders worden gerangschikt.

  • U kunt met Outlook Web App uw takenlijst overal bekijken waar u wilt.

  • Logo van Office 2010 Outlook 2010 werkt naadloos samen met OneNote 2010 and Microsoft SharePoint Server en uw mobiele apparaat/telefoon.

  • Een lijst op papier raakt gemakkelijk zoek.

Geavanceerd: hoe maak ik een zoekmap voor e-mailberichten?

Met een zoekmap hebt u snel en eenvoudig toegang tot een set berichten over een bepaald onderwerp voor een vergadering. U maakt een categorie voor de vergadering en maakt vervolgens een zoekmap met de volgende criteria: categorie <naam>, niet voltooid en binnen een bepaalde tijdsperiode. Als u berichten ontvangt over dat onderwerp, past u de categorie hierop toe. Tijdens of na afloop van de vergadering markeert u de berichten die u hebt besproken als voltooid.

Naar boven

Meer informatie

Hieronder ziet u een aantal bronnen met uitstekende boeken en filosofieën over timemanagement:

Boeken en andere informatiebronnen

Meer online-informatiebronnen

Naar boven

Over de auteur

Melissa MacBeth is Lead Program Manager in de Office-productgroep bij Microsoft. Zij heeft meegewerkt aan diverse functies voor timemanagement in Outlook, waaronder de takenbalk, vlagmarkeringen, vlagmarkeringen bij verzenden en de takenlijst Vandaag. Ze woont in Seattle en houdt van tuinieren.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×