Aanbevolen procedures voor het organisaties bij gebruik van de Outlook-agenda

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

De Outlook-agenda is volledig geïntegreerd met e-mail, contactpersonen en andere voorzieningen. Door deze integratie is het onderdeel Agenda een van de populairste voorzieningen van Outlook. In dit artikel wordt beschreven hoe u de verschillende functies van de agenda kunt gebruiken. Daarnaast worden verbeteringen in de agenda beschreven die specifiek zijn gericht om uw ervaring consistenter te maken.

Opmerking: Verbeterde agenda zijn toegevoegd aan de servicepacks voor Outlook 2007. Daarom onze eerste aanbeveling is dat u ervoor zorgen dat het gebruik van Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) of hoger. De secties hierna wordt ervan uitgegaan dat u SP3 van Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 of Outlook 2016 gebruikt.

Gebruik van de Outlook-agenda

Vergaderverzoeken doorsturen

Als u Outlook 2007 gebruikt, moet u geen vergaderverzoeken doorsturen. Hierdoor kunnen vergaderingen zoekraken of niet overeenkomen. Vraag de organisator van de vergadering in plaats hiervan om de deelnemer toe te voegen aan het oorspronkelijke vergaderverzoek.

Als u Outlook 2010 of hoger gebruikt en u deelneemt aan een vergadering, kunt u de vergadering naar een andere persoon doorsturen die Outlook 2010 of hoger gebruikt. Hiervoor gebruikt u de functie Bericht over vergadering doorsturen. Als u via Outlook 2010 of hoger een vergadering doorstuurt naar iemand die oorspronkelijk niet is uitgenodigd voor de vergadering, verzendt Outlook een melding hiervan naar de organisator van de vergadering. Als de organisator de melding ontvangt, wordt de nieuwe deelnemer toegevoegd aan de vergadering van de organisator. Als bestaande deelnemers moeten weten dat er deelnemer is toegevoegd aan de vergadering, moet de organisator de vergadering openen en alle deelnemers een update van de vergadering sturen.

Opmerking: Als u wilt dat iemand op de hoogte is van een vergadering, maar u deze persoon niet wilt uitnodigen, sleept u het vergaderverzoek van uw agenda naar het Mail-pictogram in de linkerbenedenhoek van Outlook. Hiermee wordt een e-mailbericht met informatie over de vergadering geopend dat u kunt verzenden. Houd er rekening mee dat dit e-mailbericht de ontvanger(s) niet aan de vergadering toevoegt en alleen informatie over de vergadering bevat, zoals datum, tijd, onderwerp en agenda.

Voor Microsoft Exchange-gebruikers

In Microsoft Exchange Server 2007 is ook als onderdeel van de functie Automatische agendafunctie de functie Bericht over vergadering doorsturen geïntroduceerd. Als u Outlook gebruikt om verbinding te maken met een postvak in een Exchange Server-organisatie, kan de werking van de functie Bericht over vergadering doorsturen worden beïnvloed door instellingen van Exchange, als deze zijn geconfigureerd door de Exchange-beheerder. Zo kan de Exchange-beheerder bijvoorbeeld hebben ingesteld dat het niet is toegestaan om meldingen van het doorsturen van een vergadering te versturen naar externe domeinen.

In het algemeen is het niet aanbevolen dat een deelnemer een vergadering mag doorsturen als deze geen deel uitmaakt van dezelfde Exchange-organisatie als de organisator, tenzij aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

  • De deelnemer gebruikt Microsoft Outlook 2010 of later.

  • Berichten over het doorsturen van de vergadering mogen van de Exchange-beheerder van de deelnemer naar externe domeinen wordt verzonden.

  • De organisator gebruikt een Microsoft Outlook-client.

Als een deelnemer een niet-Exchange-e-mailsysteem gebruikt, is het in het algemeen niet aanbevolen dat een deelnemer een vergadering mag doorsturen, tenzij aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

  • De deelnemer gebruikt Microsoft Outlook 2010 of later.

  • De organisator gebruikt een Microsoft Outlook-client.

Als de organisator om wat voor reden dan ook de melding niet ontvangt, wordt de nieuwe deelnemer niet toegevoegd aan de vergadering. Als de organisator de vergadering vervolgens wijzigt en een update verstuurt, wordt de update alleen naar de oorspronkelijke genodigden verzonden. De deelnemers die eerder de doorgestuurde kopie van de vergadering hebben ontvangen, krijgen de update niet.

Als de bovenstaande beperkingen betekenen dat u uitnodigingen voor vergaderingen niet op een uniforme manier kunt doorsturen, kunt u het beste aan de organisator van de vergadering vragen of deze de gewenste deelnemers wil toevoegen. Het is belangrijk om aan de organisator van de vergadering te vragen om de gewenste deelnemers toe te voegen als u niet zeker weet of zowel uw omgeving als die van de gewenste deelnemers voldoet aan de bovenstaande voorwaarden.

Opmerking:  Outlook-gemachtigden ontvangen geen berichten over het doorsturen van vergaderingen.

Alle vergaderverzoeken en annuleringen verwerken

Hoewel u een vergaderverzoek rechtstreeks vanuit uw Postvak IN kunt verwijderen, moet u het vergaderverzoek op de juiste manier verwerken door het verzoek te accepteren of te weigeren. Gebruik altijd de opdracht Verwijderen uit agenda om annuleringen van vergaderingen te verwerken. Verwerk vergaderingen niet rechtstreeks via de module Agenda.

Werken met terugkerende vergaderingen

Einddatums instellen en het aantal terugkerende vergaderingen beperken

In Outlook kunt u eenvoudig een vergadering plannen die regelmatig plaatsvindt. U wordt aangeraden altijd een einddatum in te stellen en de reeks terugkerende vergadering te beperken tot een specifiek aantal. Voor terugkerende vergaderingen moeten echter op een gegeven moment zeer waarschijnlijk wijzigingen worden aangebracht. Zo kan het zijn dat er na verloop van tijd er deelnemers worden toegevoegd of verwijderd of dat de vergaderlocatie of -tijd verandert vanwege vakantiedatums of onvoorziene omstandigheden. In Outlook worden al deze unieke wijzigingen opgeslagen als vergaderingsuitzonderingen. Vergaderingen met een zeer groot aantal uitzonderingen resulteren in een reeks vergaderingen die moeilijk kunnen worden beheerd. Bovendien kan dit leiden tot onverwacht gedrag. U kunt altijd een nieuwe reeks vergadering maken wanneer de huidige reeks eindigt. Houd bij het aantal terugkerende vergaderingen rekening met de frequentie. Gedurende een periode van een jaar, vindt een vergadering die twee keer per week wordt gehouden, ongeveer 90 keer vaker plaats dan een maandelijkse vergadering gedurende dezelfde periode.

Een terugkerende vergadering beëindigen vóór de oorspronkelijke einddatum

Hoewel u een terugkerende vergadering kunt annuleren, kunt u beter de einddatum voor de reeks wijzigen. Op deze manier kunnen u en de deelnemers een record bewaren van de vergaderingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Als u de terugkerende vergadering helemaal annuleert, gaat deze geschiedenis verloren. U kunt het beste een nieuwe einddatum instellen en de update vervolgens naar alle deelnemers verzenden. Hierdoor eindigt de reeks vergaderingen vroeg, waarbij u een record van de vorige vergaderingen behoudt.

Opmerking:  Als u de reeks vergaderingen vroeg beëindigt, gaan uitzonderingen die aan de terugkerende vergadering zijn gekoppeld, verloren. Zie de sectie 'Einddatums instellen en het aantal terugkerende vergaderingen beperken' voor meer informatie over uitzonderingen

Zie Alle toekomstige vergaderingen in een reeks annuleren voor meer informatie over het annuleren van alle toekomstige vergaderingen in een reeks.

De organisator wijzigen

In Outlook kunt u de organisator van de vergadering niet wijzigen. Als u de organisator van een terugkerende vergadering wilt wijzigen, beëindigt u de terugkerende vergadering. Stel hiervoor een eerdere einddatum in en verzend de update naar alle deelnemers. Wanneer u deze stap hebt voltooid, moet de nieuwe organisator een nieuwe terugkerende vergadering maken.

Zie Een vergadering annuleren voor meer informatie over het instellen van een eerdere einddatum.

Vermijden dat een terugkerende vergadering wordt gebruikt om bijlagen te delen

Door bijlagen worden uitzonderingen van terugkerende vergaderingen extra ingewikkeld. Elke uitzondering bevat een eigen kopie van de bijlagen. Wanneer uitzonderingen worden toegevoegd aan terugkerende vergaderingen, worden nieuwe kopieën van de bijlagen gemaakt. Als u wijzigingen aanbrengt in één set bijlagen, worden deze wijzigingen niet doorgevoerd naar de andere uitzonderingen. Als u wilt dat alle deelnemers beschikken over het meest recente exemplaar met wijzigingen voor een bepaalde vergadering, deelt u de documenten via een service voor delen, zoals OneDrive. Enterprise-gebruikers kunnen gebruikmaken van SharePoint of andere gedeelde bestandsservers in het netwerk.

Het kopiëren van vergaderingen vermijden

In Outlook worden koppelingen tussen een gekopieerde vergadering en de oorspronkelijke vergadering standaard verwijderd. Hierdoor worden inconsistenties voorkomen. In nieuwere versies van Outlook wordt de tekst 'Kopiëren:' toegevoegd aan het onderwerp. Hierdoor kunt u kopieën van vergaderingen eenvoudig herkennen.

Acties die zijn gerelateerd aan gekopieerde vergaderingen leveren onverwachte resultaten op. Daarom kunt u het kopiëren van vergaderingen het beste vermijden. Dit geldt voor zowel vergaderingen die zijn gekopieerd vanuit de agenda van een andere gebruiker als vergaderingen die zijn gekopieerd vanuit een van uw andere agendamappen.

Voor meer informatie over het verplaatsen van vergaderingen die u hebt georganiseerd naar een andere agendamap, raadpleegt u:

Hoe verplaats ik Outlook-vergaderingen zonder dat de optie "Update verzenden"

Apparaten onderhouden waarmee verbinding met uw agenda wordt gemaakt

Zorg ervoor dat voor alle apparaten waarmee verbinding met uw agenda wordt gemaakt, alle nieuwste updates zijn geïnstalleerd. Op sommige apparaten wordt Exchange ActiveSync gebruikt om de agenda en andere mappen te synchroniseren. Dit zijn bijvoorbeeld Windows Phone-, Windows RT-, Apple iOS- en Android-apparaten. Met Research In Motion (RIM) BlackBerry-apparaten en andere apparaten kunt u ook synchroniseren met de agenda.

Zie voor meer informatie over een aantal bekende problemen: huidige problemen met Microsoft Exchange ActiveSync en apparaten van derden.

Opmerking:  In sommige gevallen kunnen items tegelijk worden gewijzigd via meerdere Outlook-clients en -apparaten, waardoor er mogelijk conflicten ontstaan. Verwerk hetzelfde item niet op twee of meer clients of apparaten binnen een betrekkelijk korte periode als u de kans dat dit gebeurt, wilt minimaliseren.

Invoegtoepassingen onderhouden die kunnen worden geïntegreerd met Outlook

Met de meeste, zo niet alle Outlook-invoegtoepassingen, worden Outlook-gegevens geopend. Met een invoegtoepassing kan een Outlook-item worden gewijzigd dat u tegelijkertijd bewerkt, in Outlook of op een ander apparaat. Dit leidt mogelijk tot conflicten. Zorg ervoor dat u de nieuwste updates installeert voor de invoegtoepassingen of programma's die worden geïntegreerd met Outlook als u de kans dat dit gebeurt, wilt minimaliseren. Verwijder deze programma's en de invoegtoepassingen die u niet gebruikt of die niet met Outlook hoeven te worden geïntegreerd of schakel deze uit.

Opmerking:  In sommige gevallen kunnen items tegelijk worden gewijzigd via meerdere Outlook-clients en -apparaten, waardoor er mogelijk conflicten ontstaan. Verwerk hetzelfde item niet op twee of meer clients of apparaten binnen een betrekkelijk korte periode als u de kans dat dit gebeurt, wilt minimaliseren.

Aanvullende aanbevelingen voor Microsoft Exchange-gebruikers

Werken in een manager/gedelegeerde-scenario

Als uw organisatie dit toestaat, configureert u Outlook zo dat hiermee verbinding wordt gemaakt met uw Exchange-postvak via Exchange-modus met cache. Dit levert de beste prestaties op.

In nieuwere versies van Microsoft Outlook, Microsoft Entourage en Microsoft Outlook voor Mac is een groot aantal verbeteringen opgenomen voor de functie voor gemachtigden. Zie de volgende onderwerpen voor meer informatie over deze versies:

Outlook in gemengde versies van Microsoft Outlook en Entourage delegeren

Het aantal gedelegeerden beperken

In Outlook is het aantal gedelegeerden dat u kunt toevoegen, niet beperkt. U wordt echter aangeraden Redacteur-machtigingen te verlenen aan slechts één (1) gedelegeerde. Op deze manier kunt u bijhouden wanneer en hoe een vergadering is verwerkt. Aangezien een gedelegeerde via meerdere apparaten toegang kan verkrijgen tot uw gegevens, is het erg moeilijk om na te gaan waarom vergaderingen ontbreken of zijn verouderd als u een groot aantal gedelegeerden met Redacteur-machtigingen hebt.

Zelfs als u alleen Redacteur-machtigingen aan één gedelegeerde verleent, moet u voorkomen dat u een groot aantal gedelegeerden toevoegt met de machtigingen Lezer of Inzender. Als u een groot aantal gedelegeerden toevoegt, kan dit ten koste gaan van andere resources. De 32K-limiet voor regelgegevens kan bijvoorbeeld worden bereikt. Wanneer u een gedelegeerde toevoegt, vinden er verschillende wijzigingen plaats:

  • Er worden machtigingen toegepast op de relevante mappen.

  • Het Active Directory-kenmerk PublicDelegates wordt bijgewerkt, zodat de machtigingen Verzenden namens worden toegevoegd aan de gemachtigde.

  • De gemachtigde wordt toegevoegd aan een doorstuurregel in het postvak van de manager. Op deze manier worden er vergaderverzoeken doorgestuurd naar de gemachtigde.

  • De aanvullende informatie van de gemachtigde wordt opgeslagen in het postvak van de manager.

Voor elk van deze gebieden zijn er mogelijk verschillende limieten. Als deze limieten worden bereikt, kan dit van invloed zijn op de prestaties en stabiliteit.

Notities: 

  • Tijdens het ontwikkelen en testen van het product, heeft Microsoft maximaal vier (4) gemachtigden gebruikt. Daarnaast hebben de gemachtigden alleen Outlook gebruikt. Er zijn geen apparaten opgenomen bij het testen.

  • Als de gedelegeerde met Redacteur-machtigingen tijdelijk of definitief moet worden vervangen, wijzigt u de machtigingen van Redacteur in Lezer of geen. Verleen vervolgens Redacteur-machtigingen aan de nieuwe gedelegeerde of de reservegedelegeerde.

Zie ook

Microsoft ondersteuning en herstel assistent (SaRA)

Informatie over het Agendacontroleprogramma voor Outlook (CalCheck)

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×