Aanbevolen procedures voor een Lync-vergadering

U kunt verschillende opties gebruiken wanneer u een Lync-vergadering instelt, presenteert of eraan deelneemt. Als u de volgende aanbevolen procedures toepast, gebruikt u functies die uw taak vergemakkelijken en de vergadering tot een aangename ervaring maken.

Opmerking: Voor een interactieve handleiding over algemene taken van de presentator ziet u Een Lync-vergadering plannen en voorbereiden en Uw Lync-vergadering beheren

Een Lync-vergadering instellen

Gebruik Outlook of Web Scheduler om een Lync-vergadering te plannen en volg deze aanbevolen procedures.

Opmerking: Zie Een Lync-vergadering instellen voor informatie over het plannen van een Lync-vergadering.

De vergadering plannen

  • Voor kleine en informele vergaderingen met mensen in uw bedrijf gebruikt u de standaardvergaderingsopties in plaats van de instellingen te wijzigen. Onthoud dat bij de standaardopties iedereen een presentator kan zijn en rechtstreeks aan de vergadering kan deelnemen.

  • Als u specifieke vereisten voor de vergadering hebt, zoals een groter publiek, gegevensbeveiliging of externe klanten, moet u de vergaderingsopties aanpassen aan de vereisten. Zie Instellingen van deelnemers aan Lync-vergaderingen wijzigen voor meer informatie.

Opmerking: Het maximum aantal deelnemers aan een vergadering is 250.

  • U kunt Lync-vergaderingen in een vergaderruimte houden als er zowel lijfelijk aanwezige deelnemers als onlinedeelnemers zijn en u Outlook gebruikt. Klik op Ruimte zoeken in het Outlook-vergaderverzoek om een vergaderruimte in het gewenste gebouw te zoeken en toe te voegen. U kunt de vergaderruimte ook afzonderlijk boeken en de informatie erover toevoegen in het vak Locatie in het vergaderverzoek.

Een back-uppresentator aanwijzen

U kunt een back-uppresentator aanwijzen voor het geval u de vergadering niet kunt bijwonen of laat bent. Een back-uppresentator kan ook de opname starten, het publiek helpen en beheren of de vragen bijhouden die tijdens de vergadering worden gesteld, zodat u zich kunt richten op de presentatie. Dit is vooral belangrijk bij een grote vergadering of evenement.

Een trainingsdocument of koppeling opnemen in uw vergaderverzoek

Als u deelnemers uitnodigt die niet bekend zijn met Lync, kunt u in het vergaderverzoek een trainingsdocument of koppeling naar de Lync-training opnemen om ze te helpen met de vergaderingsfuncties voordat ze deelnemen aan de vergadering.

Notities toevoegen aan het vergaderverzoek

Wanneer u een vergadering plant en u OneNote gebruikt, kunt u persoonlijke of gedeelde notities toevoegen. De genodigden kunnen voorafgaand aan de vergadering de gedeelde notities weergeven en bewerken als ze over de benodigde machtigingen beschikken. Klik op het uitnodigingslint op Notities bij vergadering en voeg gedeelde notities toe voor de vergaderverzoeken of voeg uw eigen notities toe (die niet zichtbaar zijn voor anderen). Zie Gedeelde en persoonlijke notities gebruiken in een Lync-vergadering voor meer informatie.

Deelnemen aan een Lync-vergadering

Zie Deelnemen aan een Lync-vergadering voor meer informatie over het deelnemen aan een Lync-vergadering. Volg deze aanbevolen procedures voor deelname aan een vergadering:

  • Meld u tien tot vijftien minuten van tevoren aan bij de vergadering om u voor te bereiden en zo nodig tijd te hebben om problemen op te lossen.

  • Bepaal voordat de vergadering begint of u computeraudio (audio en video die zijn geïntegreerd met Lync) of een telefoon (als het vergaderverzoek inbelgegevens bevat) gebruikt voor het audiogedeelte van de vergadering.

  • Als u computeraudio gebruikt, stelt u uw audio- en videoapparaten in en controleert u de kwaliteit. U kunt de microfoon en luidsprekers van de computer gebruiken of een headset aansluiten. Zie Lync-audio instellen, testen en problemen met Lync-audio oplossen en Lync-video instellen en problemen met Lync-video oplossen voor meer informatie.

  • Als u een telefoon gebruikt voor het geluid tijdens de vergadering en u vergaderen via inbelverbinding hebt ingeschakeld (neem contact op met de technische ondersteuning van uw bedrijf voor meer informatie), kunt u de Lync-functie Mij bellen gebruiken. Selecteer in het venster Geluid tijdens vergadering ontvangen de optie Bel me op en typ het telefoonnummer waarop u wilt worden gebeld. Als u deze functie gebruikt, hoeft u geen id of pincode in te voeren.

  • Gebruik indien mogelijk een headset in plaats van de microfoon en luidsprekers van uw computer voor een betere geluidskwaliteit.

  • De audiokwaliteit is sterk afhankelijk van de kwaliteit van het netwerk. Gebruik een kabelnetwerkverbinding en zorg ervoor dat u de draadloze verbinding uitschakelt op de computer.

  • Wanneer u deelneemt aan de vergadering, dempt u uw microfoon als u niet spreekt.

Uw pincode onthouden

Meestal hebt u geen pincode nodig wanneer u inbelt bij een vergadering. U wordt direct verbonden met de vergadering en uw telefoonnummer wordt toegevoegd aan de lijst met deelnemers. Als u echter wilt inbellen als de leider of als een geverifieerde beller, wordt u gevraagd om uw pincode en/of zakelijke nummer of toestelnummer.

Opmerking: Inbellen als een geverifieerde beller betekent eenvoudig dat de vergadering is beveiligd en dat u zich moet identificeren voordat u kunt deelnemen aan de vergadering.

Het is handig uw pincode altijd bij de hand te hebben voor het geval u de pincode nodig mocht hebben. Als u uw pincode niet meer weet, klikt u in de uitnodiging voor de vergadering op Bent u uw pincode voor inbellen vergeten? en volgt u de instructies om een nieuwe pincode in te stellen.

Belangrijk: Inbelgegevens worden alleen bijgevoegd bij vergaderingen die zijn ingesteld door gebruikers van wie het account is geconfigureerd voor inbelvergaderingen. Neem voor meer informatie contact op met de technische ondersteuning van uw bedrijf.

Presenteren tijdens een Lync-vergadering

Zie Uw bureaublad of een programma delen voor informatie over het instellen van een gedeelde sessie. Wanneer u uw bureaublad of een programma deelt, is het raadzaam als volgt te werk te gaan:

  • Laat een collega zich samen met u aanmelden bij de vergadering om het geluid en de visuele kwaliteit te controleren.

  • Controleer de vergaderingsopties om ervoor te zorgen dat u de gewenste publieksfuncties hebt geselecteerd, zoals machtigingen voor deelnemers, de weergave van inhoud of machtigingen voor aantekeningen.

  • Houd voldoende tijd vrij voor vragen en laat de toehoorders weten dat zij hun vragen of opmerkingen kunnen typen in het chatgedeelte van de vergadering.

  • Demp uzelf wanneer u niet spreekt en zorg ervoor dat u weet hoe u uw deelnemers kunt dempen en de demping kunt opheffen, zowel in Lync als met de druktoetsen van de telefoon als u een telefoon gebruikt (druk op het toetsenblok van de telefoon op *1 om de opdrachten te horen).

  • Herinner de deelnemers er aan het begin van de vergadering aan hoe ze zichzelf kunnen dempen en de demping kunnen opheffen.

Als u PowerPoint gebruikt:

  • Gebruik vijftien dia's of minder in een presentatie, met grotere lettertypen (30 punten en meer) en een simpele achtergrond om afleiding te voorkomen.

  • Upload uw presentatie van tevoren en oefen met de besturingselementen voor het verplaatsen van dia's of het maken van aantekeningen. U kunt bijvoorbeeld belangrijke punten aanwijzen met de laserpointer of er stempels bij plaatsen.

  • Gebruik de presentatornotities om de punten die u wilt bespreken, te onthouden. Zie PowerPoint-dia's presenteren tijdens een Lync-vergadering voor meer informatie.

Als u uw bureaublad of een programma deelt:

  • Wanneer u een programma deelt, zijn alleen de programma's en bestanden die u deelt, zichtbaar voor de deelnemers. Als u naar andere programma's bladert, zijn deze niet zichtbaar tijdens de vergadering.

  • Deel het bureaublad als u tussen programma's moet schakelen.

  • Klik in het vergadervenster op Voorbeeld om te zien wat de deelnemers zien wanneer u uw bureaublad of een programma deelt.

  • Stel uw publiek op de hoogte dat zij hun weergavegebied kunnen vergroten door naar de modus Volledig scherm te gaan. Zie Uw bureaublad of een programma delen voor meer informatie.

De vergadering houden in een vergaderruimte

Het raadzaam uzelf de tijd te gunnen de ruimte voor te bereiden voordat de vergadering begint om te controleren of Lync werkt met de audio- en videoapparaten die in de ruimte aanwezig zijn.

  • Sluit indien nodig uw laptop aan op de projector en de telefoon van de vergaderruimte.

  • Demp de microfoon en de luidsprekers van uw computer als u een echo hoort. Vraag anderen in de ruimte ook hun microfoon en luidsprekers te dempen wanneer ze zijn aangemeld bij Lync.

  • U kunt de telefoon in de ruimte aansluiten op uw computer of de telefoon gebruiken voor aanmelding bij de vergaderingsaudio als het vergaderverzoek inbelgegevens bevat.

  • Als u de projector in de ruimte gebruikt, sluit u de kabel aan op uw computer en selecteert u het gewenste scherm. Druk op de Windows-toets + P op het toetsenbord om het scherm weer te geven en klik daarna op een van de volgende opties: Duplicaat om de vergadering zowel op het beeldscherm als op de projector te zien; Uitbreiden om het bureaublad uit te breiden vanaf het beeldscherm van uw computer en de projector; of Alleen projector om het bureaublad alleen op de projector weer te geven.

Tip: Het is raadzaam Duplicaat te selecteren, zodat u de vergadering zowel op het beeldscherm als op de projector in de ruimte kunt zien.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×