Aan de slag: een systeem voor vergadernotities maken met InfoPath en SharePoint

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Door kleine wijzigingen aan een formuliersjabloon voorbeeld van Microsoft Office InfoPath 2007 maakt en maken van een documentbibliotheek op een site Windows SharePoint Services 3.0 , kunt u een systeem waarmee u kunt aan de vergaderingsnotities maken in een consistente manier, stuurt u de notities naar elke deelnemer aan vergadering, implementeert en Deze aantekeningen opslaan in de documentbibliotheek van een SharePoint-Services. In dit artikel leert u hoe dit systeem maakt.

In dit artikel

Overzicht

Voordat u begint

Maak uw nieuwe vergadering notes-systeem

De formuliersjabloon bijwerken

Overzicht

Inbegrepen in InfoPath is een voorbeeld van een formuliersjabloon die is ontworpen specifiek algemene vergadering om gegevens te verzamelen, zoals agenda's, deelnemers, discussie-items en actie-items. De formuliersjabloon van de steekproef is geconfigureerd, zodat u kunt een kopie van een formulier dat is gebaseerd op de sjabloon via e-mail naar elke aanwezige vergadering verzenden.

De formuliersjabloon van de steekproef is geconfigureerd voor het helpen van degene die de notitie aanneemt verzamelen van de gegevens die meestal is opgenomen in een vergadering. De besturingselementen zijn gerangschikt in logische secties om te helpen degene die de notitie aanneemt de juiste gegevens verzamelen en helpen hem ook uit het verzamelen van gegevens die kunnen worden automatisch gegenereerd. De indeling van de besturingselementen bevat ook een consistente framework, zodat in plaats van degene die de notitie aanneemt hoeft te weten welke soort gegevens voor het verzamelen van hij alleen in de lege velden de loop van de vergadering vult.

U kunt de formuliersjabloon zodanig aanvullende gegevens verzamelen wijzigen, wordt u aangeraden dat u de bestaande formuliersjabloon ongewijzigd met één wijziging waarmee u voltooide formulieren opslaan op een SharePoint-documentbibliotheek kunt gebruiken. U kunt vervolgens de effectiviteit van uw systeem testen en wat u hebt geleerd tijdens de test voor het wijzigen van de formuliersjabloon aanpassen aan de behoeften van uw groep.

In dit voorbeeld-formuliersjabloon kunt u in het bestandssysteem door het eerste de voorbeeld-formuliersjabloon publiceren naar een nieuwe documentbibliotheek op een SharePoint-site. U maakt een nieuwe documentbibliotheek als onderdeel van het publicatieproces. Nadat u de formuliersjabloon publiceren en de nieuwe documentbibliotheek maken, wordt u vervolgens de formuliersjabloon wijzigen zodat deze een voltooide formulier naar de nieuwe documentbibliotheek opslaat en een kopie van het formulier stuurt naar deelnemers van de vergadering.

Als u dit systeem, degene die de notitie aanneemt Hiermee gaat u naar de documentbibliotheek en maakt een nieuw formulier die is gebaseerd op dit formuliersjabloon. Tijdens een vergadering, degene die de notitie aanneemt ingevuld van de gegevens in de gewenste besturingselementen in het formulier. Aan het einde van de vergadering, het formulier naar de documentbibliotheek van degene die de notitie aanneemt verzendt en een kopie van het formulier wordt verzonden naar elke deelnemer aan vergadering. De mensen die u hebt niet deelneemt aan de vergadering kan de notities lezen door te gaan naar de documentbibliotheek en het formulier in InfoPath openen.

De formuliersjabloon voorbeeld bevat de volgende secties:

Formuliersjabloon van de vergaderagenda met vier secties

1. sectie titel bevat besturingselementen voor de naam, doel, locatie, en vergadering datums en tijden. Het besturingselement datum wordt automatisch de datum die het formulier is gemaakt weergegeven. Standaard in het tekstvakbesturingselement Eindtijd automatisch de tijd dat wil zeggen een uur later dan de tijd die is ingevoerd in het tekstvakbesturingselement Begintijd weergegeven.

2. deelnemers herhalende sectie bevat besturingselementen voor de namen en e-mailadressen van elke deelnemer aan vergadering. Wanneer degene die de notitie aanneemt het voltooide formulier indient, ontvangt elke aanwezige in deze sectie vermelde een exemplaar van de voltooide formulier.

3. discussie-item herhalende sectie bevat besturingselementen voor elke presentator (een genodigde die leidt van een discussie) en de opmerkingen over elke discussie-item. Het besturingselement keuzelijst presentator geeft de namen van de sectie deelnemers .

4. actie-item herhalende sectie besturingselementen voor de naam, de toewijzing en de einddatum bevat de datum voor elke actie-item. Het besturingselement keuzelijst toewijzing worden de namen van de sectie deelnemers .

Als u nog niet eerder naar InfoPath, helpen de volgende artikelen u meer informatie over de belangrijke concepten getoond en de voorwaarden die u tegenkomen zult als u klaar bent met elke taak in dit artikel beter te definiëren. Ook vindt u deze koppelingen in de betreffende secties in dit artikel als u meer informatie als u een taak voltooid nodig hebt.

Naar boven

Voordat u begint

U moet de URL (Uniform Resource Locator) en, ten minste de machtiging aan de siteverzameling van de SharePoint-site die u voor dit systeem gebruiken wilt ontwerpen. Als u een documentbibliotheek in de siteverzameling maken kunt, hebt u de juiste machtigingen. Personen die u wilt zien van de notities bij vergadering wordt nodig leesmachtigingen voor uw siteverzameling. Neem contact op met de beheerder van uw siteverzameling als u machtigingen om te maken van een documentbibliotheek of voor het instellen van leesmachtigingen aan de siteverzameling voor uw formuliergebruikers nodig hebt.

U moet ook ten minste één e-mailadres waarnaar u een kopie van het voltooide formulier en een e-mailclient gebruikt, zoals Microsoft Office Outlook 2007, die is geconfigureerd voor het ontvangen van berichten, zodat u kunt de formuliersjabloon testen kunt verzenden.

In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u een standaard-configuratie van SharePoint Services gebruikt.

Naar boven

Maak uw nieuwe vergadering notes-systeem

Als u wilt maken van dit systeem, wordt u het volgende doen:

  1. Openen en opslaan van de steekproef-formuliersjabloon.

  2. De formuliersjabloon voorbeeld om te maken van een nieuwe documentbibliotheek voor de notities bij vergadering publiceren.

  3. Wijzig de voorbeeld-formuliersjabloon zodanig voltooide formulieren opslaan naar de nieuwe documentbibliotheek en verzend een kopie naar alle deelnemers.

  4. De gewijzigde formuliersjabloon publiceren.

  5. De gewijzigde formuliersjabloon en de nieuwe documentbibliotheek testen door te maken en indienen van test-formulieren die zijn gebaseerd op dit formuliersjabloon.

Openen en opslaan van de formuliersjabloon

  1. Klik op het menu bestand op een formuliersjabloon ontwerpen.

  2. Klik op voorbeeld aanpassenbij openen van een formuliersjabloon.

  3. Klik onder aanpassen een steekproef, dubbelklikt u op Voorbeeld-Vergaderagenda.

  4. Klik in het menu Bestand op Opslaan.

  5. Als een bericht over het publiceren van de formuliersjabloon in InfoPath wordt weergegeven, klikt u op OK.

  6. Geef de locatie waar u de formuliersjabloon opslaan in het dialoogvenster OpslaanAls .

  7. Typ in het vak bestandsnaam een naam voor de formuliersjabloon.

  8. Klik in de lijst Opslaan als type op InfoPath-formuliersjabloonen klik vervolgens op Opslaan.

De formuliersjabloon publiceren

Als onderdeel van het publicatieproces maakt u een nieuwe documentbibliotheek.

Zie het artikel Inleiding tot het publiceren van een formuliersjabloonmeer informatie over het publiceren van een formuliersjabloon.

  1. Klik op het menu bestand op publiceren.

  2. Klik op naar een SharePoint-server met of zonder InfoPath Forms Servicesop de eerste pagina van de Wizard publiceren, en klik vervolgens op volgende.

  3. Typ de URL van uw siteverzameling op de SharePoint-site op de volgende pagina van de wizard, in het vak Geef de locatie van uw SharePoint- of InfoPath Forms Services-site en klik vervolgens op volgende. Bijvoorbeeld, als u wilt een siteverzameling met de URL- http://www.adventureworks.com/EmployeesOnlygebruiken, typt u http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly in het vak.

  4. Klik op de volgende pagina op Documentbibliotheeken klik vervolgens op volgende.

  5. Klik op de volgende pagina op een nieuwe documentbibliotheek makenen klik vervolgens op volgende.

  6. Typ een naam en beschrijving voor de nieuwe documentbibliotheek op de volgende pagina en klik vervolgens op volgende.

  7. Accepteer de voorgestelde kolommen en klik op volgende.

  8. Klik op de laatste pagina van de wizard, controleert u of de informatie die wordt weergegeven klopt en klik vervolgens op publiceren.

  9. Klik op Sluiten.

    U ontvangt een bevestiging op de laatste pagina van de wizard wanneer u de formuliersjabloon publiceren.

Noteer de URL van de nieuwe documentbibliotheek. moet u deze informatie verderop in dit artikel. De URL van de nieuwe documentbibliotheek is de URL van de siteverzameling, gevolgd door een slash (/), gevolgd door de naam van de documentbibliotheek. Als u een nieuwe documentbibliotheek MeetingNotes in de siteverzameling met de URL- http://www.adventureworks.com/EmployeeOnlyhebt gemaakt, wordt de URL van de nieuwe documentbibliotheek bijvoorbeeld http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNoteszijn.

De formuliersjabloon wijzigen

In dit gedeelte ziet u hoe u als volgt te werk:

  • Voeg een nieuwe gegevensverbinding die het voltooide formulier in de nieuwe documentbibliotheek opslaat.

    Voor meer dat informatie over het verzenden van gegevensverbindingen, raadpleegt u Inleiding tot gegevensverbindingen.

  • Wijzig de opties voor de gegevensverbinding zodat deze het voltooide formulier in de documentbibliotheek opslaat en een kopie van de voltooide formulier naar elke deelnemer aan vergadering stuurt.

  • De formuliersjabloon zodanig configureren dat deze het formulier wanneer u hebt verzonden sluit.

Zie het artikel Inleiding tot het indienen van formuliergegevensmeer informatie over het verzenden van een formulier dat is gebaseerd op een formuliersjabloon.

Een nieuw toevoegen gegevensverbinding

In dit gedeelte maakt u een nieuwe gegevensverbinding naar de nieuwe documentbibliotheek en configureren van de gegevensverbinding om op te slaan van het formulier met een unieke naam. De formuliernaam is een combinatie van de titel van de vergadering en de datum waarop het formulier is gemaakt.

Beginnen met het maken van de gegevensverbinding
  1. Klik op het menu Extra op Gegevensverbindingen.

  2. Klik in het dialoogvenster Data Connections op toevoegen.

  3. In de Wizard Gegevensverbinding, klikt u op een nieuwe verbinding maken met, klikt u op verzendgegevensen klik vervolgens op volgende.

  4. Op de volgende pagina van de wizard, klikt u op naar een documentbibliotheek op een SharePoint-siteen klik vervolgens op volgende. Een bestemming selecteren voor het indienen van gegevens in de wizard Gegevensverbinding

  5. Typ de URL van de documentbibliotheek die u in de vorige sectie hebt gemaakt op de volgende pagina van de wizard, in het vak documentbibliotheek . Bijvoorbeeld, als u wilt een documentbibliotheek met de URL- http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotesgebruiken, typt u http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes in het vak van de documentbibliotheek .

    Het volgende gedeelte wordt u stapsgewijs begeleid bij het proces van het definiëren van een unieke formuliernaam, die is vereist dat u op deze pagina van de wizard blijven. Volgende Klik nog niet op.

Een unieke formuliernaam definiëren

De formuliersjabloon slaat het formulier naar een documentbibliotheek met een standaardnaam. Als u de standaardnaam gebruikt, wordt de nieuwe documentbibliotheek slechts één voltooid formulier opgeslagen. In deze sectie configureert u de gegevensverbinding om op te slaan formulieren die zijn gebaseerd op dit formuliersjabloon met een naam die uit de titel van de vergadering en de datum van de vergadering bestaat. U doen dit door een formule waarin een functie XPath te maken.

Zie toevoegen een formule in een besturingselement voormeer informatie over formules en functies.

  1. Klik op formule invoegen Afbeelding van knop .

  2. Klik in het dialoogvenster Formule invoegen op Functie invoegen.

  3. Klik op tekstin de lijst categorieën in het dialoogvenster Functie invoegen .

  4. In de lijst met functies , klik op samenvoegenen klik vervolgens op OK.

  5. Dubbelklik in het vak formule op het eerste exemplaar van Dubbelklik klikt u op het veld wilt invoegen.

    Dubbelklikken om het eerste veld in te voegen dat als deel van de formuliernaam moet worden gebruikt

  6. Open vergaderingin het dialoogvenster veld of groep selecteren , klikt u op titel van vergadering en klik vervolgens op OK.

    Het veld Titel van vergadering selecteren in het dialoogvenster Veld of groep selecteren

  7. Klik op het tweede exemplaar Dubbelklik klikt u op het veld wilt invoegen om deze te selecteren in het vak formule (niet dubbelklik erop).

    Dubbelklikken om een streepje in te voegen als deel van de formuliernaam

  8. Typ een dubbel aanhalingsteken (""), gevolgd door een koppelteken (-), gevolgd door een andere dubbel aanhalingsteken.

    Een streepje invoegen als deel van de naam van het formulier

  9. Dubbelklik op het derde exemplaar van Dubbelklik klikt u op het veld wilt invoegen.

    Dubbelklikken om nog een veld in te voegen dat als deel van de formuliernaam moet worden gebruikt

  10. Open vergaderingin het dialoogvenster veld of groep selecteren , klikt u op vergaderdatumen klik vervolgens op OK.

    Het veld Vergaderdatum selecteren in het dialoogvenster Veld of groep selecteren

    Het dialoogvenster Formule invoegen ziet er als volgt te werk:

    De voltooide formule in het dialoogvenster Formule invoegen die de naam van het formulier maakt

  11. Klik op Formule controlerenom te controleren van de formule voor de juiste syntaxis, in het dialoogvenster Formule invoegen .

  12. Als de formule geen fouten bevat, klikt u op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Instellen voltooien van de gegevensverbinding
  1. Klik in de wizard op volgende.

  2. Klik op de volgende pagina van de wizard in het vak Geef een naam voor deze gegevensverbinding Typ een beschrijvende naam voor dit gegevensverbinding.

  3. Controleer of de gegevens in de sectie Samenvatting juist is en klik vervolgens op Voltooien.

  4. Klik op Sluiten.

  5. Klik in het menu Bestand op Opslaan.

Wijzigen van de opties voor indienen gebruik van beide gegevensverbindingen voor indienen

  1. Klik op het menu Extra op Opties voor indienen.

  2. Selecteer het selectievakje gebruikers toestaan om in te dienen dit formulier in het dialoogvenster Opties voor indienen .

  3. Klik op aangepaste actie met behulp van regels uitvoerenen klik vervolgens op regels.

  4. In het dialoogvenster regels voor het indienen van formulieren , klikt u op toevoegen.

  5. Klik op actie toevoegen.

  6. Klik op verzenden via een gegevensverbindingin het vak actie .

  7. Klik op de gegevensverbinding naar de documentbibliotheek die u in de vorige sectie hebt gemaakt in de lijst gegevensverbinding en klik vervolgens op OK.

  8. Klik op actie toevoegen.

  9. Klik op verzenden via een gegevensverbindingin het vak actie .

  10. Klik in de lijst gegevensverbinding klikt u op indienenen klik vervolgens op OK.

    U kunt de gegevensverbinding indienen een kopie van het formulier verzenden naar alle deelnemers.

  11. Typ in het vak naam van het dialoogvenster regelVerzendregels voor het identificeren van de regel die u zojuist hebt gemaakt.

  12. Klik tweemaal op OK.

Configureer de formuliersjabloon om te sluiten van het formulier wanneer u hebt verzonden.

  1. Klik in het dialoogvenster Opties voor indienen op Geavanceerd.

  2. In de lijst na verzenden , klikt u op het formulier sluiten.

  3. Klik op OK.

  4. Klik in het menu Bestand op Opslaan.

De formuliersjabloon publiceren

Na het wijzigen van de formuliersjabloon, moet u uw project publiceren naar de documentbibliotheek met het implementeren van de wijzigingen.

  1. Klik op het menu bestand op publiceren.

  2. Klik op naar een SharePoint-server met of zonder InfoPath Forms Servicesop de eerste pagina van de Wizard publiceren, en klik vervolgens op volgende.

  3. Typ de locatie van de documentbibliotheek in de siteverzameling van uw SharePoint-site op de volgende pagina van de wizard, in het vak Geef de locatie van uw SharePoint- of InfoPath Forms Services-site en klik vervolgens op volgende.

  4. Klik op de volgende pagina op Documentbibliotheeken klik vervolgens op volgende.

  5. Klik op de volgende pagina op de formuliersjabloon in een bestaande documentbibliotheek bijwerken.

  6. Klik in de lijst documentbibliotheek wilt bijwerken op uw documentbibliotheek en klik vervolgens op volgende.

  7. Klik op Volgende.

  8. Op de volgende pagina, controleert u of de informatie die wordt weergegeven klopt en klik vervolgens op publiceren.

    U ontvangt een bevestiging op de laatste pagina van de wizard wanneer u de formuliersjabloon publiceren.

De formuliersjabloon en de site testen

  1. Klik op de laatste pagina van de Wizard publiceren, klikt u op deze documentbibliotheek openen en klik vervolgens op sluiten.

  2. Klik in de documentbibliotheek op Nieuw.

  3. Vul het formulier alsof zijn voor het maken van notities tijdens een vergadering. Nadat u een tijd in het tekstvak begintijd invoeren , drukt u op de TAB-toets om naar het volgende besturingselement te gaan. De eindtijd tekstvakbesturingselement InfoPath automatisch ingevuld.

  4. Voer het e-mailadres van de deelnemer aan een vergadering in het vak E-mail van de sectie deelnemer . Meer deelnemers en hun e-mailadres wilt toevoegen, klikt u op toevoegen deelnemer.

  5. Klik op de werkbalk van InfoPath, klikt u op verzenden.

  6. Controleer in het dialoogvenster of dat de juiste e-mailadressen worden weergegeven.

  7. Klik op verzendenen klik vervolgens op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Uw notities bij vergadering moeten worden weergegeven in de documentbibliotheek en moeten ook komen terecht in uw postvak voor e-mail als een nieuw e-mailbericht.

Na het systeem testen door te maken en een paar formulieren op basis van deze formuliersjabloon voor een verzenden, kunt u met het systeem op te slaan en het distribueren van uw notities bij vergadering starten.

Naar boven

De formuliersjabloon bijwerken

Als andere personen hebt uitgevoerd van uw nieuwe systeem door te maken en notities bij vergadering op te slaan, wilt u mogelijk het ontwerp van de formuliersjabloon in antwoord op hun feedback wijzigen. Als u wilt de formuliersjabloon wijzigt, moet u als volgt te werk:

  1. De formuliersjabloon openen vanuit de documentbibliotheek, wijzigt u de formuliersjabloon waar nodig en sla de wijzigingen.

  2. Uw wijzigingen doorvoeren naar de documentbibliotheek door de formuliersjabloon te publiceren.

De formuliersjabloon openen vanuit de documentbibliotheek

  1. Open de documentbibliotheek.

  2. Klik op Instellingenen klik vervolgens op instellingen van de Formulierbibliotheek .

  3. Klik op Geavanceerde instellingen onder Algemene instellingen.

  4. Klik op Sjabloon bewerkenonder het vak URL van sjabloon in het gedeelte Documentsjabloon .

  5. Als een bericht over het publiceren van de formuliersjabloon in InfoPath wordt weergegeven, klikt u op Ja.

Na het wijzigen van de formuliersjabloon, moet u de formuliersjabloon opslaan voordat het wordt gepubliceerd.

De formuliersjabloon publiceren

Nadat u eventuele wijzigingen, moet u de gewijzigde formuliersjabloon publiceren naar de documentbibliotheek.

  1. Klik op het menu bestand op publiceren.

  2. Klik op naar een SharePoint-server met of zonder InfoPath Forms Servicesop de eerste pagina van de Wizard publiceren, en klik vervolgens op volgende.

  3. Typ de locatie van de documentbibliotheek in de siteverzameling van uw SharePoint-site op de volgende pagina van de wizard, in het vak Geef de locatie van uw SharePoint- of InfoPath Forms Services-site en klik vervolgens op volgende.

  4. Klik op de volgende pagina op Documentbibliotheeken klik vervolgens op volgende.

  5. Klik op de volgende pagina op de formuliersjabloon in een bestaande documentbibliotheek bijwerken.

  6. Klik in de lijst documentbibliotheek wilt bijwerken op uw documentbibliotheek en klik vervolgens op volgende.

  7. Klik op Volgende.

  8. Klik op de volgende pagina controleert u of de informatie die wordt weergegeven klopt en klik vervolgens op publiceren.

  9. Klik op Sluiten.

    U ontvangt een bevestiging op de laatste pagina van de wizard wanneer u de formuliersjabloon hebt gepubliceerd.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×