Als u een bestand wilt wijzigen dat zich in een SharePoint-bibliotheek bevindt en u niet wilt dat anderen toegang hebben tot deze bestanden, kunt u het bestand uitchecken. Op deze manier weet u zeker dat niemand anders het bestand kan wijzigen terwijl u eraan werkt. Wanneer u klaar bent met bewerken en het bestand weer incheckt bij de SharePoint-bibliotheek, kunnen anderen uw wijzigingen zien. Anderen kunnen het bestand dan ook weer uitchecken als ze daarvoor de juiste machtigingen hebben. Als u besluit dat u geen wijzigingen wilt maken of de wijzigingen in het bestand niet wilt bewaren, kunt u het uitgecheckte bestand verwijderen zodat dit geen invloed heeft op de versiegeschiedenis.
Belangrijk: U kunt het bestand opslaan op een server waarop Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Microsoft SharePoint Server 2010 zijn geïnstalleerd. Als u met SharePoint in Office voor Mac wilt werken, moet u Microsoft Office voor Mac 2011 voor Thuisgebruik en Zelfstandigen, Microsoft Office voor Mac 2011 voor het Onderwijs of Microsoft Office voor Mac Standard 2011 hebben.
Ga op een van de volgende manieren te werk:
Wijzigingen in een bestand inchecken
Afhankelijk van de behoeften van uw organisatie, is het mogelijk dat de bibliotheek is ingesteld om alleen primaire wijzigingen bij te houden. Of misschien worden zowel primaire als secundaire versies bijgehouden. Als personen in uw groep niet regelmatig aan verschillende revisies werken, wil uw organisatie misschien alleen primaire versies bijhouden. Als veel personen samen aan bestanden werken en gewoonlijk verschillende versies maken, wil uw organisatie misschien zowel primaire als secundaire versies bijhouden. Soms kan een team inhoud beter beheren wanneer er twee soorten versies worden verstrekt. Personen die met inhoud werken, hebben dan meer inzicht in de huidige status van een bestand. Zo is een primaire versie doorgaans een versie die door een grotere groep kan worden bekeken en gecontroleerd, terwijl een secundaire versie vaak een concept is waar iemand nog aan werkt.
-
Klik in het menu Bestand op Inchecken.
-
Als u wordt gevraagd naar de versie die u incheckt, houdt de bibliotheek zowel primaire als secundaire versies van het bestand bij, en kunt u een van de volgende handelingen uitvoeren:
|
Als u het bestand wilt bijwerken op de server en |
Werkwijze: |
|---|---|
|
Toestaan dat anderen de wijzigingen kunnen zien en goedkeuren |
Klik op Primaire versie (zichtbaar voor iedereen). |
|
Een conceptexemplaar van het bestand maken |
Klik op Secundaire versie (zichtbaar voor personen met leesmachtiging). |
|
De huidige secundaire versie overschrijven |
Klik op Bestaand bestand overschrijven (het bestand op de server vervangen). |
-
Opmerking: Met de versieopties krijgt de versie die u incheckt ook een nummer toegewezen. Bijvoorbeeld: 2.3 is de derde secundaire versie van een bestand dat twee keer als een primaire versie is gepubliceerd, en 3.0 is de volgende primaire versie van het bestand.
-
Als u wijzigingen wilt inchecken maar het bestand uitgecheckt wilt laten, schakelt u het selectievakje Bestand uitgecheckt houden nadat deze versie is ingecheckt in.
Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als het document de Open XML Format heeft.
-
Voer onder Versieopmerkingen een omschrijving in van de wijzigingen die u in het bestand hebt aangebracht, en klik op Inchecken.
Uitchecken negeren
Als u een bestand uitcheckt in een bibliotheek op een site, daarna wijzigingen aanbrengt en vervolgens besluit dat u deze wijzigingen niet wilt behouden, kunt u het uitchecken ongedaan maken. De wijzigingen die u na het uitchecken in het bestand hebt aangebracht, worden genegeerd, en het bestand is weer beschikbaar om door anderen te worden bewerkt.
-
Klik in het menu Bestand op Uitchecken negeren.
