Gebruik deze referentiehandleiding voor een snel inzicht in werkstroomacties die beschikbaar zijn in Microsoft SharePoint Designer 2010.
In dit onderwerp
Werkstroomacties in SharePoint Designer
Er zijn twee manieren om de lijst met werkstroomacties weer te geven in SharePoint Designer 2010. Tijdens het bewerken van een werkstroom:
-
Klik op het tabblad Werkstroom in de groep Invoegen op Voorwaarden om de lijst met werkstroomacties te openen.
-
U kunt ook in een werkstroomstap klikken, in het zoekvak dat wordt weergegeven, woorden typen die de naam hebben van de gewenste voorwaarde, zoals toevoegen, en vervolgens op Enter drukken. Acties en voorwaarden die de woorden bevatten die u hebt ingevoerd, worden onder het tekstvak weergegeven.
Welke acties beschikbaar zijn tijdens het maken van de werkstroom, is afhankelijk van de context van de werkstroom. De acties Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten zijn bijvoorbeeld niet beschikbaar voor sites op basis van Microsoft SharePoint Foundation 2010. Sommige lijstacties zijn alleen beschikbaar in een imitatiestap en andere zijn alleen beschikbaar wanneer uw werkstroom is gekoppeld aan een documentinhoudstype. Lijstacties die voor het huidige item werken, zoals Goedkeuringsstatus van inhoud instellen en Veld instellen in huidig item , zijn niet beschikbaar in een sitewerkstroom.
Acties worden ingedeeld in categorieën op basis van hun toepassingsgebied in een werkstroom. Acties die bijvoorbeeld van invloed zijn op het gedrag van een item, worden vermeld onder Lijstacties; acties die relevant zijn voor documentsets onder Documentensetacties; en aangepaste werkstroomacties onder Aangepaste acties. De categorieën voor acties zijn:
-
Kernacties
-
Documentensetacties worden alleen weergegeven wanneer uw werkstroom is gekoppeld aan een bibliotheek of het documentinhoudstype.
-
Lijstacties
-
Relationele acties worden alleen weergegeven wanneer uw SharePoint-site SharePoint Server 2010 wordt uitgevoerd.
-
Taakacties worden alleen weergegeven wanneer uw SharePoint-site SharePoint Server 2010 wordt uitgevoerd.
-
Acties voor taakgedrag worden alleen weergegeven wanneer u taken aanpast in vooraf gemaakte werkstroomacties, zoals Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten.
-
Hulpprogrammaacties
Algemene acties
Algemene acties zijn acties die in de lijst Acties worden weergegeven, ongeacht de werkstroomcontext.
|
Actie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Kernacties |
Geeft een lijst weer van de meest gebruikte acties in een werkstroom. |
|
Een opmerking toevoegen |
Deze actie wordt in eerste instantie in een werkstroomstap weergegeven als Opmerking: opmerkingstekst . Gebruik deze actie om informatieve opmerkingen in de werkstroomontwerper achter te laten voor referentiedoeleinden. Dit is vooral handig wanneer er andere gebruikers zijn die samenwerken aan de werkstroom. Als een variabele in de huidige werkstroom bijvoorbeeld geen gebruiksvriendelijke naam heeft, gebruikt u deze actie om een opmerking toe te voegen om aan te geven wat de variabele in de werkstroom doet. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Opmerking: deze variabele biedt de afdeling voor de werkstromeninitiator. Opmerking: Iedereen die de werkstroom in Visio 2010 bewerkt, kan ook de opmerkingen bekijken. |
|
Tijd toevoegen aan datum |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Add 0 minutes to date (Output to Variable:date). Gebruik deze actie om een specifieke tijd in minuten, uren, dagen, maanden of jaren toe te voegen aan een datum en slaat de uitvoerwaarde op als een variabele. De datum kan een huidige datum, een specifieke datum of een opzoekdatum zijn. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, 7 dagen toevoegen aan huidigitem:gewijzigd (uitvoer naar: variabele: een week van gewijzigd) |
|
Berekening uitvoeren |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Waarde plus waarde berekenen (uitvoer naar variabele: calc). Gebruik deze actie om een berekening uit te voeren, zoals twee waarden optellen, aftrekken, vermenigvuldigen of delen, en slaat de uitvoerwaarde op in een variabele. Hier volgen voorbeelden van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap,
Bereken [fx :: Courses*, Filled Seats] plus 1 (Output to Variable: New Filled Seats) |
|
Aanmelden bij geschiedenislijst |
Gebruik deze actie om een bericht over de werkstroom in de geschiedenislijst te registreren. Een bericht kan een samenvatting zijn van een werkstroomevenement of iets belangrijks over de werkstroom. De lijst met werkstroomgeschiedenissen kan handig zijn bij het oplossen van problemen met de werkstroom. Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als dit bericht registreren bij de lijst met werkstromengeschiedenis. Gebruik deze actie om vast te leggen wat een werkstroom heeft uitgevoerd op een bepaald exemplaar in de levenscyclus. U kunt bijvoorbeeld een bericht vastleggen met de tekst Gekopieerd naar lijst A of Verzonden e-mail naar revisoren. Wanneer de werkstroom is voltooid, kunt u naar de lijst Werkstroomgeschiedenis van de werkstroom gaan en de berichten weergeven in de kolom Beschrijving . Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Log A week from Modified variable set to the workflow history list Opmerking: Als u een actie wilt die de werkstroom stopt en vervolgens een bericht registreert in de lijst Geschiedenis, gebruikt u in plaats daarvan de actie Werkstroom stoppen . |
|
Onderbreken voor duur |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als 0 dagen, 0 uur en 5 minuten onderbreken. Gebruik deze actie om de werkstroom te onderbreken voor een specifieke duur in dagen, uren of minuten. Opmerking: De vertragingstijd wordt uitgevoerd door het timeropdrachtinterval, dat een standaardwaarde van vijf minuten heeft. |
|
Onderbreken tot datum |
Deze actie wordt in eerste instantie in een werkstroomstap weergegeven als Onderbreken tot deze tijd. Gebruik deze actie om de werkstroom te onderbreken tot een bepaalde datum. U kunt een huidige datum, een specifieke datum of een opzoekactie toevoegen. Hier volgen voorbeelden van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap,
Onderbreken tot variabele: een week van gewijzigd |
|
Een Email verzenden |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Email deze gebruikers. Gebruik deze actie om een e-mailbericht te verzenden naar een gebruiker of groep. Het wordt meestal gebruikt om een bevestigings-e-mail te verzenden naar deelnemers aan de werkstroom. Email geadresseerden kunnen een gebruiker of groep binnen de siteverzameling of iedereen binnen uw organisatie zijn. U kunt nu eenvoudig een dynamische waarde opgeven in uw onderwerp, zoals een zoekopdracht of een tekenreeks. Belangrijk: Uitgaande e-mail moet worden geconfigureerd in Centraal beheer van SharePoint. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Email variabele: goedkeurders |
|
Tijdgedeelte van datum/tijd-veld instellen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Tijd instellen als 00:00 voor datum (Uitvoer naar variabele: datum). Gebruik deze actie om een tijdstempel te maken en slaat de uitvoerwaarde op in een variabele. U kunt de tijd instellen in uren en minuten en een huidige datum, specifieke datum of een opzoekactie toevoegen. Stel dat u een tijdstempel wilt toevoegen aan nieuwe klantorders die worden toegevoegd aan een lijst met orders. In plaats van de huidige tijd van de order die in het tijdstempel is ontvangen te gebruiken, wilt u een specifieke tijd toevoegen, zodat uw werkstroom een actie kan uitvoeren op alle nieuwe items met dezelfde tijdstempel, zoals het routeren van orders naar het magazijn. Een ander voorbeeld: u hebt een presentatie om 9.00 uur op een bepaalde dag en u wilt een herinnering per e-mail ontvangen. U kunt deze actie gebruiken om de tijd aan de datum toe te voegen, de werkstroom te onderbreken tot de dag vóór de presentatie en u vervolgens een herinnering te laten sturen door de werkstroom. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Tijd instellen op 00:00 voor huidig item:Gewijzigd ( tijdsvariabele Uitvoer naar gewijzigd ingesteld op middernacht) |
|
Werkstroomstatus instellen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Werkstroomstatus instellen op Geannuleerd. Gebruik deze actie om de status van de werkstroom in te stellen. De standaardopties zijn Geannuleerd, Goedgekeurd en Geweigerd. U kunt een nieuwe statuswaarde invoeren in de vervolgkeuzelijst in de actie. Zodra u een statuswaarde hebt ingevoerd, wordt de vermelding automatisch toegevoegd aan de vervolgkeuzelijst. U kunt bijvoorbeeld een status invoeren die gebruiksvriendelijker en informatiever is dan Voltooid of Geannuleerd, zoals Goedgekeurd onkostenrapport. Notities:
Als de actie Werkstroomstatus instellen de laatste stap is in uw werkstroom waarin u ook een aangepaste waarde hebt gebruikt, kunt u uw aangepaste waarde zien in de kolom Status in de lijst wanneer de werkstroom wordt onderbroken of voltooid. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Werkstroomstatus instellen op Spec ification-status: Gereed voor ontwerpbeoordeling |
|
Werkstroomvariabele instellen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstappen als Werkstroomvariabele instellen op waarde. Gebruik deze actie om een werkstroomvariabele in te stellen op een waarde. Gebruik deze actie wanneer u wilt dat de werkstroom gegevens toewijst aan een variabele. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Variabele instellen: totaal onkostenrapport naar huidigitem:Totaal |
|
Werkstroom stoppen |
Deze actie wordt in eerste instantie in een werkstroomstap weergegeven als Werkstroom stoppen en dit bericht registreren. Gebruik deze actie om het huidige exemplaar van de werkstroom te stoppen en een bericht in de lijst Werkstroomgeschiedenis te registreren. Het bericht dat u in de actie opgeeft, wordt weergegeven in de kolom Beschrijving in de werkstroomgeschiedenis wanneer de werkstroom is voltooid. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Werkstroom stoppen en logboekwerkstroom hebben de maximale duur overschreden |
|
Lijstacties |
Met deze categorie acties worden bewerkingen uitgevoerd op lijstitems. Opmerking: Sommige acties in deze categorie worden alleen weergegeven in een bepaalde werkstroomcontext. Sommige lijstacties worden bijvoorbeeld alleen weergegeven wanneer u in een imitatiestap in uw werkstroom klikt, terwijl sommige alleen worden weergegeven wanneer uw werkstroom is gekoppeld aan een documentinhoudstype. Zie Acties die beschikbaar zijn in een imitatiestap en Acties die beschikbaar zijn wanneer de werkstroom is gekoppeld aan een documentinhoudstype voor meer informatie. |
|
Item inchecken |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als incheckitem in deze lijst met opmerking: opmerking. Hiermee wordt een item ingecheckt dat is uitgecheckt. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Item inchecken in Onkostendeclaratie met opmerking: Onkostendeclaratie goedgekeurd Opmerking: U kunt alleen items in een documentbibliotheek inchecken. |
|
Item uitchecken |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als item Uitchecken in deze lijst. Gebruik deze actie om een item uit te checken. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Item uitchecken in huidig item Notities: De werkstroom controleert of het item is ingecheckt voordat het een document uitcheckt
|
|
Lijstitem kopiëren |
Deze actie wordt in eerste instantie in een werkstroomstap weergegeven als item kopiëren in deze lijst naar deze lijst. Gebruik deze actie om een lijstitem naar een andere lijst te kopiëren. Als het lijstitem een document bevat, kopieert de werkstroom het document ook naar de doellijst. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Item in huidig item kopiëren naar archiefaanvragen Belangrijk: U moet ten minste één kolom hebben die vergelijkbaar is in zowel de bron- als de doellijst |
|
Lijstitem maken |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Item maken in de lijst (Uitvoer naar variabele: maken). Gebruik deze actie om een nieuw lijstitem te maken in de lijst die u opgeeft. U kunt de velden en waarden in het nieuwe item opgeven. U kunt deze actie gebruiken wanneer u een nieuw item wilt maken met specifieke informatie. Maak bijvoorbeeld aankondigingen wanneer belangrijke bedrijfsgerelateerde documenten, zoals contracten, worden goedgekeurd of documenten archiveren. De uitvoervariabele is de id van het item dat in de lijst is gemaakt. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Item maken in Orders (uitvoer naar variabele: nieuwe order-id) |
|
Item verwijderen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstappen als item Verwijderen in deze lijst. Gebruik deze actie om een item te verwijderen. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Item verwijderen in documenten |
|
Item uitchecken negeren |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Uitchecken van items in deze lijst negeren. Gebruik deze actie als een item is uitgecheckt, er wijzigingen in zijn aangebracht en u de wijzigingen wilt verwijderen en het item weer wilt inchecken. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Uitchecken van item in documenten negeren |
|
Goedkeuringsstatus van inhoud instellen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Goedkeuringsstatus van inhoud instellen op deze status met opmerkingen Als u goedkeuring van inhoud hebt ingeschakeld in uw lijst, gebruikt u deze actie om het statusveld voor goedkeuring van inhoud in te stellen op een waarde zoals Goedgekeurd, Geweigerd of In behandeling. U kunt een aangepaste status typen in de actie. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Goedkeuringsstatus van inhoud instellen op Goedgekeurd met Ziet er goed uit Notities: De actie Goedkeuringsstatus van inhoud instellen werkt op het huidige item waarop de werkstroom reageert. Daarom is de actie niet beschikbaar in een sitewerkstroom.
|
|
Veld instellen in huidig item |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Ingesteld op waarde . Gebruik de actie om een veld in het huidige item in te stellen op een waarde. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Inhoudstype-id instellen op Specificatie Notities: De actie Veld instellen in huidig item is niet beschikbaar wanneer u in een sitewerkstroom werkt.
|
|
Lijstitem bijwerken |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als item bijwerken in lijst Gebruik deze actie om een lijstitem bij te werken. U kunt de velden en de nieuwe waarden in die velden opgeven. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Item bijwerken in documenten |
|
Wachten op veldwijziging in huidig item |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstappen als Wachten tot het veld gelijk is aan de waarde. Met deze actie wordt de werkstroom onderbroken totdat het veld in het huidige item is gewijzigd in een nieuwe waarde. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Wacht tot de goedkeuringsstatusgelijk is aan1;#Rejected Opmerking: Als u wilt dat de werkstroom de waarde van het veld wijzigt in plaats van dat de werkstroom wacht tot het veld wordt gewijzigd, gebruikt u in plaats daarvan de actie Veld instellen in huidig item . |
|
Taakacties |
Acties in deze categorie zijn relevant voor taakitems. |
|
Een formulier toewijzen aan een groep |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Een aangepast formulier toewijzen aan deze gebruikers. Hiermee kunt u een aangepast taakformulier met aangepaste velden maken. U kunt deze actie gebruiken om een taak toe te wijzen aan een of meer deelnemers of groepen die hen vragen hun taken uit te voeren. Deelnemers geven hun antwoorden door aan de velden van het aangepaste taakformulier en wanneer ze klaar zijn met de taak, klikt u op Taak voltooien in het formulier. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Assetrapportage toewijzen aan marketing Er is geen retourwaarde waarmee de taakgegevens worden geïdentificeerd. |
|
Een takenitem toewijzen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Taken toewijzen aan deze gebruikers. Gebruik deze actie om een taak toe te wijzen aan elk van de deelnemers, hen te vragen hun taken uit te voeren en vervolgens, wanneer ze klaar zijn, op de knop Taak voltooien op hun taakformulier te klikken. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Onkostendeclaratie toewijzen aan Marketing |
|
Gegevens van een gebruiker verzamelen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Gegevens van deze gebruiker verzamelen (Uitvoer naar variabele: verzamelen). Gebruik deze actie om een taak toe te wijzen aan de deelnemer, hen te vragen de benodigde informatie op te geven in een aangepast taakformulier en vervolgens op de knop Taak voltooien in het taakformulier te klikken. Deze actie heeft een uitvoercomponent, wat betekent dat de werkstroom de informatie die door de actie wordt geretourneerd, opslaat in een bijbehorende variabele. De lijstitem-id van het voltooide taakitem van de actie wordt opgeslagen in de verzamelvariabele . Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Onkostendeclaratie verzamelen van marketing (uitvoer naar variabele: onkostendeclaratie voor marketing) |
|
Hulpprogrammaacties |
De meeste acties in deze categorie kunnen worden gebruikt om informatie uit tekenreeksen te extraheren. U kunt een tekenreeks knippen en gebruiken in verschillende scenario's in de werkstroom. Stel dat uw bedrijf alle binnenkomende documenten in een specifieke naamindeling wilt stempelen, zoals date_department (bijvoorbeeld 07142009_sales.docx), en dat u werkstromen wilt uitvoeren die taken toewijzen aan een revisoren op basis van de datum in dat bestand. U kunt een hulpprogrammaactie gebruiken om de eerste 8 tekens van de documentnaam (07142009) op te halen en deze te converteren naar een datum met behulp van opzoekopdrachten, zodat u taken met die einddatum kunt toewijzen. Zie de sectie Zie ook voor meer informatie over opzoekkolommen. |
|
Subtekenreeks extraheren uit einde van tekenreeks |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als 0 tekens kopiëren vanaf het einde van de tekenreeks (uitvoer naar variabele: subtekenreeks). Gebruik deze actie om n aantal tekens van het einde van een tekenreeks te kopiëren en de uitvoerwaarde op te slaan in een variabele. U moet het aantal tekens definiëren dat de werkstroom moet kopiëren uit de tekenreeks. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Kopieer 15 tekens vanaf het einde van het huidigeitem:Naam (uitvoer naar variabele: Copy15CharFromEndOfName) |
|
Subtekenreeks extraheren uit de index van tekenreeks |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Kopiëren uit tekenreeks, beginnend bij 0 (Uitvoer naar subtekenreeks). Gebruik deze actie om alle tekens te kopiëren die beginnen met teken n in een tekenreeks en de uitvoer op te slaan in een variabele. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Kopiëren van huidigitem:Naam , beginnend bij 4 (Uitvoer naar variabele: CopyStringFromChar4) |
|
Subtekenreeks extraheren uit het begin van de tekenreeks |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in de werkstroomstap als 0 tekens kopiëren vanaf het begin van de tekenreeks (uitvoer naar variabele: subtekenreeks). Gebruik deze actie om n aantal tekens vanaf het begin van een tekenreeks te kopiëren en de uitvoer op te slaan in een variabele. U moet het aantal tekens definiëren dat de werkstroom moet kopiëren uit de tekenreeks. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Kopieer 15 tekens vanaf het begin van het huidigeitem:Naam (uitvoer naar variabele: Copy15CharFromStartOfName) |
|
Subtekenreeks van tekenreeks extraheren uit index met lengte |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Kopiëren uit tekenreeks, beginnend bij 0 voor 0 tekens (Uitvoer naar variabele: subtekenreeks). Gebruik deze actie om n aantal tekens te kopiëren dat begint met een bepaald teken in een tekenreeks en de uitvoer op te slaan in een variabele. U moet het aantal tekens definiëren dat de werkstroom moet kopiëren uit de tekenreeks. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Kopiëren van huidigitem:Naam, beginnend bij 4 voor 15 tekens (uitvoer naar variabele: kopiëren van Char4for15CharOfName) |
|
Interval tussen datums zoeken |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in een werkstroomstap als Minuten zoeken tussen datum en datum (Uitvoer naar variabele: tijd). Gebruik deze actie om het tijdsverschil te berekenen, in termen van minuten, uren of dagen, tussen twee datums en slaat de uitvoer op in een variabele. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap, Minuten zoeken tussen CurrentItem:Modified en Today (uitvoer naar variabele: laatst gewijzigd in minuten) |
Naar boven
Acties die beschikbaar zijn wanneer uw SharePoint-site wordt uitgevoerd Microsoft SharePoint Server 2010
Acties zoals Goedkeuringsproces starten, Record declareren en Opzoekbeheer van een gebruiker zijn alleen beschikbaar wanneer uw SharePoint-site SharePoint Server 2010 wordt uitgevoerd.
|
Actie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Acties voor documentenset |
Acties in deze categorie zijn relevant voor een documentenset. Een documentenset is een map waarin meerdere documenten worden opgeslagen. In een werkstroom wordt een documentenset behandeld als één item. Opmerking: Als u een documentenset in uw bibliotheek wilt kunnen gebruiken, moet u het inhoudstype Documentenset toevoegen vanaf de pagina met bibliotheekinstellingen op uw SharePoint-site. |
|
Goedkeuringsproces voor documentenset starten |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als goedkeuringsproces starten voor de inhoud van deze documentenset met de gebruikers die in deze kolom zijn opgegeven. Er wordt een goedkeuringsactie gestart voor een document dat is ingesteld op specifieke gebruikers. Wanneer u deze actie gebruikt, worden de status van de documentenset en de documenten waaruit de documentenset bestaat, gewijzigd, bijvoorbeeld in Goedgekeurd of Geweigerd. Als u de actie Goedkeuringsproces starten voor een documentenset hebt gebruikt, wordt alleen de status van de documentenset gewijzigd. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Start het goedkeuringsproces van de factuur voor de inhoud van deze documentenset met de gebruikers die zijn opgegeven door Variable:Bill of Materials Approvers |
|
Een versie van de documentenset vastleggen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Capture a version of this Document Set that includes the type versions of the contents with comment: comment. Hiermee wordt de versie van de documentenset vergrendeld met de versie van documenten (primair of secundair) die u in de actie opgeeft. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Leg een versie van deze documentenset vast die de laatste primaire versies van de inhoud bevat met commentaar: Laatste primaire versie van de Bill of Material |
|
Documentenset verzenden naar opslagplaats |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Document verzenden ingesteld met deze actie naar deze doelinhoudsbeheerfunctie met deze uitleg (Uitvoer naar variabele: resultaat van bestand verzenden). Hiermee kunt u de documentenset verplaatsen of kopiëren naar een documentopslagplaats. Een documentopslagplaats kan een bibliotheek op uw SharePoint-site zijn of een site op zichzelf, zoals het Documentcentrum, die records doorstuurt naar een specifieke bestemming op basis van regels die u definieert. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Documentset verzenden met Kopiëren naar DocumentRepository:GUID met Uiteindelijke factuur van materiaal kopiëren naar opslagplaats (Uitvoer naar variabele: Documentenset kopiëren naar opslagplaats) Opmerking: Als u regels wilt definiëren en documenten wilt routeren, moet u eerst de sitefunctie Inhoudsbeheer inschakelen op uw SharePoint-site. Zie het onderwerp Inhoudsbeheer configureren voor het routeren van records in de sectie Zie ook voor meer informatie. |
|
Goedkeuringsstatus van inhoud van de documentenset instellen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Goedkeuringsstatus voor inhoud instellen voor de inhoud van deze documentenset met opmerking. Gebruik deze actie om goedkeuring van inhoud in te stellen voor een document dat is ingesteld op Goedgekeurd, Geweigerd of In behandeling. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: De goedkeuringsstatus van inhoud voor de inhoud van deze documentenset instellen op Goedgekeurd met De stuklijst is goedgekeurd Opmerking: Goedkeuring van inhoud moet zijn ingeschakeld in de lijst om deze actie te kunnen gebruiken. |
|
Taakacties |
De volgende acties worden gebruikt in goedkeuringsscenario's. Er zijn twee vooraf gemaakte werkstroomacties in deze categorie: Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten. Vooraf gemaakte acties zijn vergelijkbaar met subwerkstromen, wat betekent dat de werkstroomlogica al is gedefinieerd in de acties; U hoeft alleen de juiste informatie op te geven. Deze acties worden gebruikt in de wereldwijd herbruikbare werkstromen Goedkeuring - SharePoint 2010 en Feedback verzamelen - SharePoint 2010 die worden geleverd met SharePoint Server 2010. Zie de sectie Wanneer moet u goedkeuringsacties van dit artikel gebruiken voor informatie over wanneer u deze werkstromen moet gebruiken en wanneer u de acties moet gebruiken. Er is ook het aangepaste taakproces starten. Het heeft ingebouwde logica, maar in tegenstelling tot de vorige twee acties, wordt er niet vooraf gebouwd met wat de werkstroom in elke fase moet doen. Opmerking: Een categorie acties met de naam Acties voor taakgedrag wordt alleen weergegeven in de lijst met acties wanneer u het gedrag van een goedkeuringsactie aanpast, zoals Item toewijzen voor goedkeuring of Item toewijzen voor feedback. Zie de sectie Acties die beschikbaar zijn in de sectie Goedkeuringsacties van dit artikel voor meer informatie over acties voor taakgedrag. |
|
Goedkeuringsproces starten |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als goedkeuringsproces starten voor huidig item met deze gebruikers. Hiermee wordt een document gerouteert voor goedkeuring. Goedkeurders kunnen het document goedkeuren of afwijzen, de goedkeuringstaak opnieuw toewijzen of wijzigingen aanvragen. De actie Goedkeuringsproces starten gedraagt zich als een vooraf gebouwde werkstroom. De logica is al gedefinieerd in de actie. De actie heeft verschillende fasen ingebouwd die taakgedrag, gedrag van taakprocessen, logboekregistratie bij het geschiedenislogboek, e-mailmeldingen en voltooiingsvoorwaarden definiëren. Hoewel de actie wordt geleverd met vooraf gebouwde logica, heeft deze nog steeds informatie van u nodig, zoals de gebruikers (de revisoren), de volgorde waarin de taken naar de deelnemers moeten worden gerouteerd( serieel of parallel), de standaardwaarde is serieel en de einddatums voor het voltooien van de taak. U kunt taken toewijzen aan zowel interne als externe deelnemers aan de actie. Een externe deelnemer kan een werknemer in uw organisatie zijn die geen gebruiker is in de siteverzameling of iemand buiten uw organisatie Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Feedbackproces voor specificatie starten voor huidig item met variabele: revisoren |
|
Feedbackproces starten |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als feedbackproces starten voor huidig item met deze gebruikers. Gebruik deze actie om taakitems voor feedback toe te wijzen aan gebruikers in een specifieke volgorde, serieel of parallel. De standaardwaarde is parallel. Gebruikers of taak deelnemers kunnen een taak ook opnieuw toewijzen aan andere gebruikers. Wanneer de gebruikers klaar zijn, kunnen ze op de knop Feedback verzenden klikken om aan te geven dat de taak is voltooid. De actie Feedbackproces starten gedraagt zich als een vooraf gebouwde werkstroom. De logica is al gedefinieerd in de actie. De actie heeft verschillende fasen ingebouwd die taakgedrag, gedrag van taakprocessen, logboekregistratie bij het geschiedenislogboek, e-mailmeldingen en voltooiingsvoorwaarden definiëren. Hoewel de goedkeuringsactie wordt geleverd met vooraf gebouwde logica, heeft deze nog steeds informatie van uw kant nodig, zoals de gebruikers (de revisoren), de volgorde waarin de taken moeten worden doorgestuurd naar de deelnemers ( serieel of parallel) en de einddatums voor het voltooien van de taak. U kunt taken toewijzen aan zowel interne als externe deelnemers aan de actie. Een externe deelnemer kan een werknemer in uw organisatie zijn die geen gebruiker is in de siteverzameling of iemand buiten uw organisatie. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Goedkeuringsproces voor specificatie starten voor huidig item met variabele: goedkeurders |
|
Aangepast taakproces starten |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als taakproces starten voor huidig item met deze gebruikers. De actie Aangepast taakproces starten is een sjabloon voor het goedkeuringsproces die u kunt gebruiken als de bovenstaande goedkeuringsacties niet aan uw behoeften voldoen. Het aangepaste taakproces starten maakt het ook mogelijk om er logica in te bouwen, maar in tegenstelling tot de andere twee goedkeuringsacties, wordt deze niet vooraf gebouwd met wat de werkstroom in elke fase moet doen. U kunt uw eigen acties en voorwaarden opgeven in taakgedrag of voltooiingsvoorwaarden. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Goedkeuringsproces voor videoles starten voor huidig item met variabele: goedkeurders |
|
Lijstacties |
Met deze categorie acties worden bewerkingen uitgevoerd op lijstitems. |
|
Record declareren |
Deze actie wordt in een werkstroomstappen weergegeven als Dit item declareren als record. Gebruik deze actie om een document te identificeren als record en de instellingen voor recordbeperkingen toe te passen die u mogelijk hebt gedefinieerd op de pagina Instellingen voor recorddeclaratie op uw SharePoint-site. U kunt instellingen voor recorddeclaratie definiëren op de site op het hoogste niveau in uw siteverzameling. Instellingen voor recorddeclaratie bepalen hoe records worden behandeld, zoals of ze kunnen worden bewerkt of verwijderd, welke metagegevens op de record worden toegepast en wat het bewaarbeleid van een record is. Instellingen voor recorddeclaratie geven beperkingen op die van toepassing moeten zijn nadat een item is gedeclareerd als record, gebruikersrollen die records mogen declareren en als recorddeclaratie beschikbaar is voor alle sitegebruikers. |
|
Declaratie van record ongedaan maken |
Deze actie wordt in een werkstroomstappen weergegeven als Declaratie van het item ongedaan maken als record Gebruik deze actie om alle instellingen voor recorddeclaratie ongedaan te maken die op een record worden toegepast. U kunt instellingen voor recorddeclaratie definiëren op de site op het hoogste niveau in uw siteverzameling. Instellingen voor recorddeclaratie bepalen hoe records worden behandeld, zoals of ze kunnen worden bewerkt of verwijderd, welke metagegevens op de record worden toegepast en wat het bewaarbeleid van een record is. Instellingen voor recorddeclaratie geven beperkingen op die van toepassing moeten zijn nadat een item is gedeclareerd als record, gebruikersrollen die records mogen declareren en als recorddeclaratie beschikbaar is voor alle sitegebruikers. |
|
Relationele acties |
Met de actie in deze categorie kunt u de relatie tussen een gebruiker en de manager van de gebruiker gebruiken. |
|
Opzoekbeheer van een gebruiker |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Zoekbeheer van deze gebruiker (uitvoer naar Variabele: manager). Gebruik deze actie om de manager van een gebruiker op te zoeken. De uitvoerwaarde wordt vervolgens opgeslagen in een variabele. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Manager van werkstroomcontext zoeken:Initiator (uitvoer naar variabele: manager) |
Beschikbare acties in taakacties
Acties zoals Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten kunnen worden gebruikt in werkstromen om lijstitems toe te wijzen voor goedkeuring of feedback. Deze acties zijn vooraf gebouwd, wat betekent dat veel van de werkstroomlogica al is gedefinieerd in de actie; u de juiste informatie moet opgeven, zoals de goedkeurders of revisoren.
Opmerking: Als de bovenstaande acties niet aan uw behoeften voldoen, kunt u deze aanpassen in de browser, SharePoint Designer 2010 en ontwikkelomgevingen die compatibel zijn met SharePoint, zoals Visual Studio. U kunt ook de actie Aangepast taakproces starten aanpassen met dezelfde hulpprogramma's. Deze actie is een sjabloon die u kunt gebruiken om uw eigen proces voor uw organisatie te definiëren.
Wanneer u het taakgedrag aanpast in acties zoals Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten, is er een nieuwe categorie acties met de titel Acties voor taakgedrag beschikbaar.
Opmerking: Welke acties beschikbaar zijn in de categorie, is afhankelijk van uw context in een werkstroom.
|
Actie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Taakproces beëindigen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Taakproces beëindigen. Het taakproces wordt beëindigd. De hoofdwerkstroom gaat vervolgens verder met de volgende actie. |
|
Goedkeuringsstatus van inhoud instellen (als auteur) |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Goedkeuring van inhoud instellen voor item waarop het taakproces wordt uitgevoerd met deze status (wordt uitgevoerd als de auteur van de werkstroom). Hiermee kunt u de goedkeuringsstatus van het lijstitem instellen op Goedgekeurd, Geweigerd of In behandeling met behulp van de machtigingen van de auteur van de werkstroom en niet de werkstroominitiator. Dit wordt vaak gebruikt als de persoon die een goedkeuringswerkstroom start, mogelijk niet over de machtigingen beschikt om een document goed te keuren. Het lijstitem is het item waarop de actie momenteel wordt uitgevoerd. Dit is al dan niet het item waarop de werkstroom wordt uitgevoerd. Opmerking: Goedkeuring van inhoud moet worden ingeschakeld in de lijst waaraan de werkstroom is gekoppeld. |
|
Wachten op wijziging in taakprocesitem |
Deze actie wordt in werkstroomstappen weergegeven als Wachten op wijziging in item waarop het taakproces wordt uitgevoerd. Gebruik deze actie om de werkstroom het taakproces te laten onderbreken totdat een waarde wordt gewijzigd in het item waarop het goedkeuringsproces momenteel wordt uitgevoerd. |
|
Wachten op verwijdering in taakprocesitem |
Deze actie wordt in werkstroomstappen weergegeven als Wachten op verwijdering van item waarop het taakproces wordt uitgevoerd. Gebruik deze actie om de werkstroom het taakproces te laten onderbreken totdat een waarde wordt verwijderd in het taakitem waarop het goedkeuringsproces momenteel wordt uitgevoerd. |
|
De volgende actie wordt alleen weergegeven wanneer u de actie Goedkeuringsproces starten aanpast, klikt u op het gedrag van één taak wijzigen en klikt u vervolgens in de stap Voordat een taak wordt toegewezen . |
|
|
Taakveld instellen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als het veld Taak instellen op waarde. Gebruik deze actie om een veld in het huidige taakitem in te stellen op een waarde. Deze kan worden gebruikt voor een taak die nog niet is gemaakt. |
|
De volgende acties worden alleen weergegeven wanneer u de actie Goedkeuringsproces starten aanpast, klikt u op het gedrag van één taak wijzigen en klikt u vervolgens in het vak Wanneer een taak in behandeling is of wanneer een taak verloopt. |
|
|
Taak herroepen |
Deze actie wordt weergegeven in werkstroomstappen, waarna deze taak opnieuw wordt verwijderd. De taak wordt voltooid zonder resultaat. |
|
Taak toevoegen |
Deze actie wordt weergegeven in werkstroomstappen, waarna een nieuwe taak wordt toegevoegd en aan deze gebruiker wordt toegewezen. Er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de gebruiker die is opgegeven in de actie, aan het einde van de huidige fase in de goedkeuringsactie. Als het huidige stadium Molly;Diane;Oliver was, zou het toevoegen van een taak aan Diane het maken Molly;Diane;Oliver;Diane. |
|
Taak delegeren |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen, waarna deze taak aan deze gebruiker wordt delegeren. De taak die aan de huidige gebruiker is toegewezen, wordt opnieuw ingetrokken en de taak wordt vervolgens toegewezen aan de nieuwe gebruiker, ongeacht of deze één gebruiker of een groep is. |
|
Taak escaleren |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen en vervolgens deze taak escaleren naar de manager van de huidige toegewezen gebruiker. Er zijn geen variabelen die voor deze actie moeten worden ingesteld. De taak wordt toegewezen aan de manager van de gebruiker aan wie de taak momenteel is toegewezen. |
|
Taak doorsturen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen en vervolgens deze taak doorsturen naar deze gebruiker. De taak die aan de huidige gebruiker is toegewezen, wordt opnieuw ingetrokken en de taak wordt vervolgens toegewezen aan de nieuwe gebruiker. Als de nieuwe gebruiker een groep is en geen enkele gebruiker, wordt er één taak gemaakt voor elk lid in de groep. Dit is in tegenstelling tot de actie Taak delegeren waarbij één taak wordt gemaakt, zelfs als de gebruiker een groep is. |
|
Groep Sorteren en filteren |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen en vervolgens wordt een taak ingevoegd die aan deze gebruiker is toegewezen. Er wordt een nieuwe fase ingevoegd na de huidige fase in het goedkeuringsproces, waarbij de gebruiker die is opgegeven in de actie de enige deelnemer is. |
|
Taak opnieuw toewijzen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen en vervolgens wordt deze taak opnieuw toegewezen aan deze gebruiker. De taak wordt opnieuw toegewezen aan een andere gebruiker. |
|
Een wijziging aanvragen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen en vervolgens wordt een wijziging van deze gebruiker aangevraagd. Gebruik deze actie om een wijziging aan te vragen bij een gebruiker en een nieuwe taak terug te krijgen naar de huidige gebruiker wanneer de wijziging is voltooid. |
|
Taak Email verzenden |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen en vervolgens Email deze gebruikers. Gebruik deze actie om de knop Taak bewerken op te nemen in het e-mailbericht dat naar de specifieke gebruikers wordt verzonden. Opmerking: Deze actie wordt ook weergegeven wanneer u op Taak voltooid klikt. |
Wanneer moet u de goedkeurings- en feedbackacties gebruiken?
In Microsoft Office SharePoint Designer 2007 hebt u taakacties gebruikt in goedkeuringsscenario's. Met vooraf gebouwde herbruikbare werkstromen in SharePoint Server 2010, zoals Goedkeuring- SharePoint 2010 en Feedback verzamelen- SharePoint 2010, vraagt u zich waarschijnlijk af hoe deze verschillen van de taakacties Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten. Hoewel zowel de taakacties als de vooraf gebouwde werkstromen kunnen worden gebruikt voor het verzamelen van feedback- en goedkeuringsscenario's, bieden de vooraf gebouwde werkstromen een geavanceerdere en completere oplossing.
Als de vooraf gebouwde herbruikbare werkstromen niet aan uw behoeften voldoen, past u ze aan met SharePoint Designer 2010. Als het aanpassen van een vooraf gebouwde werkstroom aan uw behoeften meer werk is dan het maken van een nieuwe werkstroom, kunt u gebruikmaken van de acties Goedkeuringsproces starten en Feedbackproces starten in uw werkstroom. Als u de structuur wilt die deze acties bieden, maar niet de functionaliteit, kunt u de actie Aangepast taakproces starten gebruiken.
Taakacties kunnen worden gebruikt in een scenario dat niet noodzakelijkerwijs hoeft te voldoen aan een groter goedkeuringsproces. Bijvoorbeeld het verzenden van herinneringen aan werknemers om roosters in te vullen.
Raadpleeg de volgende tabel voor de vergelijkende informatie tussen taak- en goedkeuringsacties:
|
Functie |
Taakacties |
P hergebouwde herbruikbare W-orkflows |
|---|---|---|
|
Aantal gebruikers dat betrokken is bij het proces |
Eén gebruiker of groep per taakactie |
Meerdere gebruikers kunnen worden betrokken bij meerdere toewijzingsfasen. Met een toewijzingsfase kunt u twee dingen opgeven: als het taakproces serieel of parallel moet worden uitgevoerd en de gebruikers of taakdeelnemers aan wie de taak wordt toegewezen. |
|
Vooraf geladen werkstroomlogica |
Taakacties hebben geen ingebouwde logica. U moet andere acties en voorwaarden gebruiken om een goedkeurings- of feedbackmechanisme uit te bouwen. |
Dit zijn werkstromen die zijn uitgerust met ingebouwde logica om u een begin-tot-eind-goedkeurings- of feedbackervaring te geven. U kunt de standaardlogica gebruiken of deze aanpassen aan uw behoeften. |
|
Volgorde waarin de taak wordt doorgestuurd naar gebruikers |
Parallelle volgorde voor een groep en geen volgorde die van toepassing is op één gebruiker. |
Taken binnen de werkstromen kunnen zodanig worden geconfigureerd dat ze serieel of parallel worden uitgevoerd. |
|
Gegevensbinding voor taakgegevens |
Taakacties worden niet geleverd met kant-en-klare zoekacties. Het verzamelen van gegevens van een gebruiker is een actie met een uitvoercomponent. De gegevens die tijdens de uitvoeringstijd van een werkstroom worden gegenereerd, worden opgeslagen in de variabele in de uitvoercomponent. Vervolgens moet u deze variabele in de werkstroom in verschillende acties gebruiken om zelf een goedkeurings- of feedbackscenario te maken. |
Deze werkstromen maken gebruik van gegevensbronnen, zodat u een werkstroom gemakkelijker kunt aanpassen aan uw behoeften. Gegevensbronnen bevatten opties zoals: Huidig item, vooraf gedefinieerde werkstroomvariabelen en parameters, de context van de huidige werkstroom en taakresultaten. Als u bijvoorbeeld een e-mail wilt sturen naar de persoon aan welke de huidige taak is toegewezen, gebruikt u de actie Een Email verzenden en configureert u de actie om de huidige taak een e-mail te sturen: Toegewezen aan |
|
Speciale functies voor taak deelnemers |
Taakacties hebben geen speciale functies voor een taakdeelnemer, zoals het opnieuw toewijzen van taken of wijzigingsverzoeken. |
Met goedkeuringsacties kan een taakdeelnemer de taak met één klik opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker of een wijziging aanvragen bij de eigenaar van het taakproces. |
|
Taakvoltooiing |
Gebruikers moeten op de knop Taak voltooien klikken om aan te geven dat de taak is voltooid. |
U kunt zinvollere knoppen toevoegen, zoals Goedkeuren en Weigeren om het resultaat van de taak aan te geven in het formulier voor taakvoltooiing. |
Acties die beschikbaar zijn wanneer de werkstroom is gekoppeld aan een documentinhoudstype
Sommige werkstroomacties zijn alleen beschikbaar wanneer de werkstroom is gekoppeld aan een bibliotheek, zoals gedeelde documenten of het inhoudstype Document .
|
Actie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Kernacties |
|
|
Document verzenden naar opslagplaats |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Bestand verzenden met behulp van deze actie naar de doelrouter met deze uitleg (Uitvoer naar variabele: bestandsresultaat verzenden). Hiermee kunt u het document dat is gekoppeld aan het lijstitem naar een documentopslagplaats verplaatsen of kopiëren. Een documentopslagplaats kan een bibliotheek op uw SharePoint-site zijn of een site op zichzelf, zoals het Documentcentrum, die records doorstuurt naar een specifieke bestemming op basis van regels die u definieert. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Bestand verzenden met de waarde Verplaatsen naar archief:DocumentID met het bestand is gereed voor archivering (uitvoer naar variabele: bestand verzenden voor archivering) Opmerking: Als u regels wilt definiëren en documenten wilt routeren, moet u eerst de sitefunctie Inhoudsbeheer inschakelen op uw SharePoint-site. |
|
Acties voor documentenset |
Acties in deze categorie zijn relevant voor een documentenset. Een documentenset is een map waarin meerdere documenten worden opgeslagen. In een werkstroom wordt een documentenset behandeld als één item. Notities:
Meer informatie over documentensets vindt u in de acties die beschikbaar zijn wanneer uw SharePoint-site wordt uitgevoerd Microsoft SharePoint Server 2010 sectie van dit artikel. |
|
Lijstacties |
Met deze categorie acties worden bewerkingen uitgevoerd op lijstitems. |
|
Concepten verwijderen |
Deze actie wordt in werkstroomstappen weergegeven als Alle concepten (secundaire versies) van het item verwijderen. Hiermee worden de conceptversies of secundaire versies van het huidige item verwijderd, indien van toepassing. Er zijn geen variabelen die voor deze actie moeten worden ingesteld. Opmerking: Versiebeheer met secundaire versies moet zijn ingeschakeld in de SharePoint-lijst. |
|
Vorige versies verwijderen |
Deze actie wordt in werkstroomstappen weergegeven als Alle vorige versies van dit item verwijderen. Alle vorige versies van het huidige item worden verwijderd, indien van toepassing. Er zijn geen variabelen die voor deze actie moeten worden ingesteld. Opmerking: Versiebeheer moet zijn ingeschakeld in de SharePoint-lijst. |
Acties die beschikbaar zijn in een imitatiestap
Sommige lijstacties zijn alleen beschikbaar wanneer u in een imitatiestap in een werkstroom klikt. Gebruik imitatiestappen om de werkstroom acties te laten uitvoeren door de auteur van de werkstroom te imiteren in plaats van de werkstroominitiator. Imitatiestappen zijn handig in scenario's zoals goedkeuring en publicatie, waarbij de personen die inhoud indienen voor goedkeuring en de personen die inhoud goedkeuren verschillende machtigingen hebben. Imitatiestappen zijn ook handig bij het automatiseren van sitebeheerderstaken, zoals een werkstroom die automatisch machtigingen toewijst aan gebruikers.
Notities:
-
De auteur van de werkstroom is de persoon die de werkstroom voor het laatst heeft gepubliceerd.
-
Imitatiestappen kunnen niet worden genest
|
Actie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Machtigingen voor lijstitem toevoegen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Deze machtigingen toevoegen aan item in lijst. Het verleent de machtigingen van de specifieke machtigingsniveaus voor een item aan specifieke gebruikers. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Bijdragen toevoegen, lezen naar item in afbeeldingen |
|
Bovenliggende machtigingen van lijstitem overnemen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Bovenliggende machtigingen overnemen van item in deze lijst. Als uw item unieke machtigingen heeft, kunt u deze actie gebruiken om ervoor te zorgen dat het item de bovenliggende machtigingen van de lijst overneemt. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Bovenliggende machtigingen overnemen van item in afbeeldingen |
|
Machtigingen voor lijstitem verwijderen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Deze machtigingen verwijderen uit item in de lijst. Hiermee worden machtigingen verwijderd uit een item voor specifieke gebruikers. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Bijdragen verwijderen uit item in afbeeldingen |
|
Machtigingen voor lijstitems vervangen |
Deze actie wordt in eerste instantie weergegeven in werkstroomstappen als Deze machtigingen van het item in de lijst vervangen. De huidige machtigingen van een item worden vervangen door de nieuwe machtigingen die u in de actie opgeeft. Hier volgt een voorbeeld van hoe de actie eruit kan zien in een werkstroomstap: Lezen van item in afbeeldingen vervangen |
Acties binnen een sitewerkstroom
Een sitewerkstroom werkt op siteniveau en is niet gekoppeld aan een object, zoals een item of inhoudstype. Wanneer u in een sitewerkstroom werkt, zijn acties die aan een huidig item werken, zoals Goedkeuringsstatus van inhoud instellen en Veld instellen in huidig item, niet beschikbaar voor u. Zie de sectie Algemene acties van dit artikel voor meer informatie over deze voorwaarden.
