Werkstromen I: Basisbeginselen

Overzicht

Document met werkstroompictogram

Gebruikt uw organisatie een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site? Gebruikt u documentbibliotheken op die site om bestanden te delen? Zo ja, dan moet u leren hoe u werkstromen gebruikt. Werkstromen zijn geautomatiseerde processen die documenten voor verschillende typen revisie routeren. In deze cursus, de eerste in een reeks, maakt u kennis met de grondbeginselen.

Beschikt u niet over de 2007 Office-release? U kunt een gratis proefversie voor 60 dagen downloaden of u kunt Office 2007 nu aanschaffen.

Wanneer u deze cursus hebt voltooid, bent u in staat het volgende te doen:

  • Leren hoe waardevol een werkstroom kan zijn voor u en uw collega's.

  • Werkstroombeginselen onder de knie krijgen: een werkstroom starten, hoe mensen deelnemen enzovoort.

  • De werkstroom Goedkeuring starten, waarmee u een bestand ter goedkeuring aan anderen kunt verzenden.

Deze cursus omvat:

  • Eén zelfstudieles.

  • Een korte test aan het einde van elke les. Bij een test wordt geen score toegekend.

  • Een naslagkaart die u mee naar huis kunt nemen.

U moet bestanden in een SharePoint-bibliotheek kunnen toevoegen, bewerken en uitchecken. Is dit niet het geval dan moet u SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden en SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken volgen.

Gebruikt uw organisatie een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site? Gebruikt u documentbibliotheken op die site om bestanden te delen? In dat geval zou u werkstromen moeten leren gebruiken. Werkstromen zijn geautomatiseerde processen voor het rondsturen van documenten voor verschillende soorten revisies. In deze cursus, de eerste van een reeks, introduceren we u in de basisprincipes ervan.

Als u meer wilt weten over deze cursus, leest u de tekst in Doelen en Over deze cursus of kijkt u in de inhoudsopgave. Vervolgens klikt u op Volgende om te beginnen met de eerste les.

Grondbeginselen van werkstromen

Iemand die vraagt of iedereen een bestand heeft gecontroleerd, mensen reageren met verschillende antwoorden: "Weet niet," Ik denk het," Nee," "Natuurlijk"

Het bijhouden van feedback kan lastig zijn.

Herkent u deze situatie? U hebt een bestand dat door een groot aantal mensen moet worden gecontroleerd. U geeft ze dus een papieren exemplaar, of u stuurt de bestanden als bijlage mee met een e-mailbericht. Naarmate de dagen verlopen, raakt u het overzicht kwijt van wie de bestanden al heeft gecontroleerd en wie niet. En als mensen wijzigingen hebben aangebracht of opmerkingen hebben bijgevoegd, kunt u niet al deze wijzigingen en opmerkingen tegelijk weergeven.

Er is een betere manier om dit proces te beheren: door werkstromen te gebruiken op een SharePoint Server 2007-site.

Wat is een werkstroom?

Stroomdiagram van een werkstroom: start, pijl; persoon met dossier, pijl; persoon met dossier, pijl; persoon met dossier, pijl; voltooiingsvinkjes

Een algemeen idee van wat een werkstroom inhoudt.

Wat is een werkstroom? In de context van een SharePoint-documentbibliotheek is een werkstroom een geautomatiseerd proces dat mensen helpt een bestand te reviseren. U, degene die het bestand wilt laten reviseren, start de werkstroom. Vervolgens wacht u op uw gemak terwijl mensen automatisch per e-mail wordt gevraagd het bestand te reviseren. Als ze de revisie vergeten, krijgen ze nog een e-mail toegestuurd. Wanneer iedereen klaar is, wordt de werkstroom op een webpagina samengevat, ter boekstaving van de deelnemers.

Wat doen mensen precies wanneer ze het bestand reviseren? Het hangt ervan af welke werkstroom u uitvoert. Klik voor meer informatie opVolgende.

De drie werkstromen

E-mailbericht met verzoek om goedkeuring, e-mailbericht met verzoek om feedback, e-mailbericht met verzoek om handtekeningen

De drie beschikbare werkstromen

Wanneer u een bestand in een documentbibliotheek op een SharePoint Server 2007-site opslaat, hebt u de beschikking over drie werkstromen:

1. De werkstroom Goedkeuring: met deze werkstroom vraagt u iedereen een bestand goed te keuren. U kunt deze werkstroom bijvoorbeeld uitvoeren voordat u een presentatie geeft, zodat gezaghebbende personen in uw bedrijf de presentatie kunnen goedkeuren.

2. De werkstroom Feedback verzamelen: met deze werkstroom verzamelt u feedback. Als u bijvoorbeeld een nieuw bedrijfsbeleid opstelt, wilt u misschien feedback van mensen in verschillende afdelingen. Dan kunt u iedereens feedback later in een definitieve versie integreren voordat het beleid van kracht wordt.

3. De werkstroom Handtekeningen verzamelen: met deze werkstroom verzamelt u handtekeningen van mensen. U kunt deze werkstroom gebruiken als u een onkostendeclaratie of functiebeoordeling door iemand wilt laten ondertekenen.

De werkstroom Goedkeuring

Een documentbibliotheek die e-mailberichten naar drie revisoren verstuurt

Een bestand dat door de werkstroom Goedkeuring gaat.

De werkstroom Goedkeuring is de eenvoudigste van de drie werkstromen. Deze werkstroom gaan we eerst behandelen, in deze cursus. Op die manier kunnen we u de basisbeginselen leren voordat we de twee andere, meer gecompliceerde werkstromen behandelen. (De andere twee werkstromen worden in cursus II en III van deze reeks behandeld.)

Hoe gaat de werkstroom Goedkeuring nu in het algemeen in zijn werk? Wanneer u een werkstroom start met een bestand in een documentbibliotheek, gebeuren de volgende dingen:

1. Er wordt een speciaal e-mailbericht naar de eerste fiatteur gestuurd. Op uw SharePoint-site wordt dit e-mailbericht een 'taak' genoemd, omdat het een taak is voor iemand in de werkstroom. De desbetreffende persoon wordt gevraagd het bestand goed te keuren. Dat doet hij door op de knop Goedkeuren te klikken (meer informatie over die knop volgt).

2. Vervolgens ontvangt de volgende persoon een taak. Deze persoon klikt op de knop Goedkeuren.

3. Dan wordt een taak naar de laatste persoon verstuurd. Zodra deze persoon op Goedkeuren klikt, is de werkstroom voltooid.

De belangrijkste boodschap die we hier willen overbrengen, is dat de taken een voor een naar de respectieve fiatteurs worden verzonden, in een volgorde die u vooraf hebt opgegeven. Als één persoon verzuimt het bestand goed te keuren, kan de taak niet naar de volgende persoon worden verzonden. U kunt echter een einddatum instellen, zodat de werkstroom een herinneringsbericht verstuurt. U ziet al deze feiten in de volgende animatie.

Opmerking voor gebruikers van Microsoft Office Outlook    Deze 'taken' van de werkstroom zijn niet hetzelfde als de taken die u in Outlook helpen bijhouden wat u nog moet doen. Dat is iets geheel anders.

De pagina Werkstroomstatus

De pagina Werkstroomstatus met voltooide taken voor Amy, Brian en Chris

De pagina Werkstroomstatus

Wanneer de werkstroom is voltooid, wordt de activiteit voor de werkstroom samengevat op de pagina Werkstroomstatus. U ziet elke taak, de status van de taak en het resultaat. Als degene die de werkstroom heeft gestart, krijgt u deze informatie ook in een handig e-mailbericht toegestuurd wanneer de werkstroom is voltooid.

De pagina Werkstroomstatus vormt een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een werkstroom. Waarom? Omdat mensen later, als ze twijfelen of het bestand wel is goedgekeurd, aan de hand van deze pagina uitsluitsel kunnen krijgen.

Opmerking    De pagina Werkstroomstatus wordt ook verstrekt in de werkstromen Feedback verzamelen en Handtekeningen verzamelen.

Hoe het eruitziet

[Untitled] Muisaanwijzer die op de koppeling Goedkeuringswerkstroom klikt

Een geanimeerd voorbeeld van de werkstroom Goedkeuring.

Hoe start u nu een werkstroom en hoe voltooien mensen hun taken? Laten we eens kijken. Ellen heeft een presentatie gemaakt voor een vergadering die binnenkort in het bedrijf wordt gehouden. Deze bevat een paar belangrijke aankondigingen. Ze heeft de presentatie opgeslagen in deze documentbibliotheek, onder de naam Bedrijfsvergadering. Voordat ze de presentatie echter voor het bedrijf kan houden, moet deze worden goedgekeurd door drie belangrijke mensen: Amy, Brian en Chris.

Klik op het woord Afspelen boven deze illustratie om te zien hoe zij de werkstroom Goedkeuring start en hoe dit voor de drie fiatteurs in zijn werk gaat. Deze animatie geeft aan welke stappen u in PowerPoint 2007 uitvoert, maar in Word 2007 en Excel 2007 gaat u op dezelfde manier te werk.

Beschrijving van de animatie:

Muisaanwijzer beweegt over het bestand, klikt op de pijl omlaag en klikt vervolgens op Werkstromen.

Muisaanwijzer klikt op de koppeling Goedkeuren, geeft e-mailadressen voor ontvangers op, typt een bericht, geeft een deadline op en klikt op Starten.

Amy ontvangt een e-mailbericht, klikt op de koppeling naar het bestand, reviseert het bestand en klikt vervolgens op Deze taak bewerken.

Brian en Chris doen hetzelfde.

In de documentbibliotheek wordt nu Goedgekeurd weergegeven in de kolom Goedkeuring en op de pagina Werkstroomstatus worden de drie taken als voltooid aangegeven.

Opmerkingen

De pagina Werkstroomstatus met opmerkingen van elke revisor

Opmerkingen worden weergegeven onderaan op de pagina Werkstroomstatus.

Mensen kunnen ook korte opmerkingen over het bestand typen voordat ze op Goedkeuren klikken. Waar worden deze opmerkingen weergegeven? Deze worden onderaan op de pagina Werkstroomstatus in de sectie Werkstroomgeschiedenis weergegeven.

Bestanden kunnen worden afgekeurd

De pagina Werkstroomstatus met één afgekeurde taak van Brian

Wanneer iemand het bestand afkeurt, is de taak nog steeds voltooid.

Misschien hebt u opgemerkt dat in de animatie een knop werd weergegeven voor het afkeuren van een bestand. In deze illustratie ziet u dat Brian het bestand heeft afgekeurd omdat dia 2 volgens hem onjuist is.

Let wel dat Brians taak evengoed als Voltooid wordt beschouwd, al heeft hij de taak afgekeurd.

Als iemand het bestand afkeurt, moet u het bestand corrigeren en de werkstroom opnieuw starten om nogmaals om goedkeuring te vragen, vooropgesteld dat u unanieme goedkeuring wilt.  

Berichten voor de initiatiefnemer

1 - Een bericht met als inhoud "Goedkeuring is gestart," "De status van deze werkstroom weergeven"; 2 - Een bericht met als inhoud "Goedkeuring is voltooid," "Goedgekeurd door Amy,  afgekeurd door Brian, Goedgekeurd door Chris, "De status van deze werkstroom weergeven"

De initiatiefnemer van de werkstroom ontvangt deze twee berichten.

In de animatie hebt u gezien hoe de werkstroom wordt gestart en hoe mensen taken voltooien via e-mailberichten. Wanneer u echter de initiatiefnemer van een werkstroom bent, ontvangt u bovendien twee speciale e-mailberichten:

1. U ontvangt een bericht waarin u wordt meegedeeld wanneer een werkstroom is gestart.

2. Wanneer alle deelnemers hun taken hebben voltooid, ontvangt u tot slot een bericht waarin u wordt meegedeeld dat de werkstroom is voltooid, met vermelding van de namen van degenen die het bestand hebben goedgekeurd of afgekeurd.  

Onder aan elk van deze berichten ziet u een koppeling waarmee u naar de pagina Werkstroomstatus kunt gaan. Deze koppeling is nuttig bij ontvangst van het eerste bericht, omdat u hiermee kunt controleren wie hun taken hebben voltooid en wie niet. U kunt later in het slotbericht op de koppeling klikken om snel de pagina Werkstroomstatus op te roepen, voor het geval u twijfelt of een bestand metterdaad is goedgekeurd.

Annuleren

De pagina Werkstroomstatus met de koppeling Deze werkstroom annuleren gemarkeerd

Waar u een werkstroom annuleert.

U wilt een werkstroom annuleren. Wat nu? Misschien was het bestand nog niet zo gereed als u eerst dacht. Als u een werkstroom wilt annuleren, gaat u naar de pagina Werkstroomstatus en klikt u op Deze werkstroom annuleren. Hierdoor wordt de werkstroom gestopt en wordt een melding verstuurd waarin dit wordt bekendgemaakt.

De taken, zowel voltooide als onvoltooide, blijven op de statuspagina staan voor het geval u deze gegevens wilt vastleggen.

Wat u nodig hebt

Een geopend PowerPoint-bestand met de knop Deze taak bewerken op de berichtenbalk

Deze knop is mogelijk niet aanwezig.

Zoals u hebt gezien is de knop Deze taak bewerken erg handig om een werkstroomtaak te voltooien. Als de mensen in uw werkstroom deze knop echter niet zien in Word 2007, Excel 2007 of PowerPoint 2007, hebben zij de berichtenbalk mogelijk uitgeschakeld. Ze kunnen de berichtenbalkop elk gewenst moment weer inschakelen via het tabblad Weergave.

Als de knop echter nog steeds niet beschikbaar is, kunnen ze de taak voltooien op de SharePoint-site zelf, met hun webbrowser. Klik op de koppeling naar de snelzoekkaart aan het einde van deze cursus voor meer informatie over deze werkwijze.

Wat kan de oorzaak zijn van het ontbreken van de knop Deze taak bewerken? Deze knop is alleen beschikbaar wanneer iemand een van de volgende pakketten heeft gekocht:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

De knop is ook beschikbaar in de zelfstandige versies van Word 2007, Excel 2007 en PowerPoint 2007, maar niet in andere Office-pakketten zoals Microsoft Office Standard 2007.

Wat u nodig hebt (vervolg)

Office SharePoint Server 2007-doos

Het product dat u nodig hebt zodat deze werkstromen beschikbaar zijn.

Het is ook nuttig om te weten dat de werkstromen die in deze cursussen worden besproken, alleen beschikbaar zijn als u een bestand in een documentbibliotheek op een SharePoint Server 2007-site kunt opslaan. Hoe weet u of u SharePoint Server 2007 hebt? Dat is een veelgestelde vraag. Probeert u maar eens een goedkeuringswerkstroom te starten, zoals in de animatie wordt getoond. Als u de optie voor het starten van de werkstroom ziet, is alles paraat. Als deze optie ontbreekt, vraagt u de beheerder van uw server of iemand van uw IT-afdeling hoe u de beschikking krijgt over dergelijke werkstromen.

Doe de volgende test zodat u zeker weet dat u het materiaal begrijpt. Uw antwoorden zijn privé en de testresultaten worden niet van een score voorzien.

Wat gebeurt er doorgaans als u een werkstroom in een documentbibliotheek gebruikt?

De werkstroom verzendt bestanden naar iedereen in uw bedrijf ter revisie.

Dat is niet juist. Probeer het opnieuw.

De werkstroom helpt het revisieproces voor een bestand te automatiseren door een koppeling in een e-mailbericht te verschaffen.

Dat is juist. Misschien verstrekt uw IT-expert ook werkstromen voor andere doeleinden, maar standaard dienen de werkstromen in een documentbibliotheek voor het verzenden van bestanden ter revisie.

De werkstroom dirigeert mensen van de ene naar de andere bibliotheek, zodat ze een bestand kunnen reviseren.

Dat is niet juist. Hoewel mensen belangrijk zijn voor een werkstroom, is dit niet wat er gebeurt. Probeer het nog eens.

De werkstroom helpt u bestanden ter revisie te verzenden zonder e-mail te gebruiken.

Onjuist. In de meeste gevallen ontvangen deelnemers een e-mailbericht waarin hen wordt gevraagd een taak te voltooien, zoals het goedkeuren van een bestand. De initiatiefnemer van de werkstroom hoeft geen e-mail te verzenden, maar de werkstroom zelf maakt wel gebruik van e-mail. Probeer het opnieuw.

Wat zijn de drie werkstromen die in deze reeks cursussen worden behandeld?

Goedkeuring, Namen verzamelen, Adressen verzamelen.

Dat is niet juist. Goedkeuring is er een van, maar de andere twee kloppen niet. Probeer het opnieuw.

Goedkeuringen verzamelen, Handtekeningen verzamelen, Feedback verzamelen.

Bijna goed, maar de eerste hiervan is onjuist. Probeer het nog eens.

Goedkeuring, Namen verzamelen, Handtekeningen verzamelen.

Dat is helaas niet juist. Twee hiervan zijn goed, maar een ervan niet. Probeer het opnieuw.

Goedkeuring, Feedback verzamelen, Handtekeningen verzamelen.

Juist. Dit zijn de drie werkstromen die in deze cursus worden behandeld. Feedback verzamelen wordt in cursus II behandeld, en cursus III gaat over Handtekeningen verzamelen.

Wat krijgen mensen te zien als hun een werkstroomtaak wordt toegewezen?

Een kleine plaknotitie met instructies.

Dat is niet juist. Dat is niet wat mensen te zien krijgen. Probeer het nog eens.

Het ziet eruit als een e-mailbericht met instructies.

Dat is juist. Zo ziet de taak eruit.

Een klein klembord met een selectievakje naast de taak.

Dat is niet goed. Probeer het opnieuw.

De taak wordt in een speciale kolom naast het document weergegeven.

Nee, dat is onjuist, hoewel er vaak een nieuwe kolom wordt weergegeven naast een bestand, waarin de algemene status van de werkstroom wordt getoond. Probeer het nog eens.

Waar kunt u gegevens zien over degenen die hun werkstroomtaken hebben voltooid?

In het document zelf.

Dat is niet juist. U kunt de voltooide taken niet in het bestand zien. Probeer het nog eens.

In een kolom naast het bestand in de bibliotheek.

Nee, dat is onjuist, hoewel er vaak een nieuwe kolom wordt weergegeven naast een bestand, waarin de algemene status van de werkstroom wordt getoond. Probeer het nog eens.

Op de pagina Werkstroomarchiefrapport.

Onjuist. Deze pagina bestaat niet, die hebben we verzonnen. U zit er echter niet ver naast. Probeer het nog eens.

Op de pagina Werkstroomstatus.

Dat is het juiste antwoord. U kunt deze pagina gebruiken ter boekstaving van de deelnemers aan de werkstroom. Degene die de werkstroom heeft gestart, ontvangt een e-mailbericht met een koppeling naar de statuspagina.

Waar of onwaar: Als u Office Standard 2007 gebruikt, wordt de knop Deze taak bewerken weergegeven in Word, Excel en PowerPoint 2007.

Waar.

Dat is niet juist. De knop Deze taak bewerken is niet zichtbaar als u met Office Standard 2007 werkt. U hebt Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 of Office Ultimate 2007 nodig. U kunt ook een zelfstandige versie van Word 2007, Excel 2007 of PowerPoint 2007 aanschaffen.

Onwaar.

Dat is juist. U hebt Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 of Office Ultimate 2007 nodig. U kunt ook een zelfstandige versie van Word 2007, Excel 2007 of PowerPoint 2007 aanschaffen.

Waar of onwaar: Als iemand een bestand in de werkstroom Goedkeuring afkeurt, wordt hun taak als onvoltooid beschouwd.

Waar.

Dat is niet juist. Wanneer iemand een bestand in de werkstroom Goedkeuring heeft afgekeurd, wordt die taak toch als door hen voltooid beschouwd. De actie met betrekking tot het bestand is immers uitgevoerd, ook al kwam dit niet ten gunste van de initiatiefnemer van de werkstroom.

Onwaar.

Dat is juist. Wanneer iemand een bestand in de werkstroom Goedkeuring heeft afgekeurd, wordt die taak toch als door hen voltooid beschouwd.

Feedback

Snelzoekkaart

Zie ook

De werkstroom Goedkeuring starten

  1. U begint met het uploaden of opslaan van een Microsoft® Office Excel® 2007-werkmap, een Microsoft® Office PowerPoint® 2007-presentatie of een Microsoft® Office Word 2007-document in een documentbibliotheek op een Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-site.

  2. Ga naar de documentbibliotheek met behulp van uw webbrowser. Beweeg met de muisaanwijzer over het bestand, klik op de pijl omlaag en klik vervolgens op Werkstromen.

  3. Klik op de koppeling voor de werkstroom Goedkeuring.

  4. Typ de e-mailadressen voor elke revisor.

  5. Als u een bericht of bepaalde taakinstructies wilt opnemen, typt u dit onder Typ een bericht dat u aan uw aanvraag wilt toevoegen.

  6. Typ onder Einddatum een getal en selecteer Dag/dagen of Week/weken als de tijdsperiode.

  7. Klik op Starten.

Een taak voltooien

  1. Klik in uw e-mailtaakbericht op de koppeling naar het bestand die wordt weergegeven onder Deze taak voltooien.

  2. Controleer het bestand.

  3. Klik op de knop Deze taak bewerken om de taak als voltooid te markeren.

  4. Typ een korte opmerking en klik vervolgens op Goedkeuren of Afkeuren.

Een werkstroomtaak voltooien als de knop Deze taak bewerken niet beschikbaar is

  1. Klik in het e-mailtaakbericht op de koppeling hier onderaan in het bericht.

  2. Uw browser wordt geopend en de taakpagina wordt weergegeven.

  3. Typ eventueel uw opmerkingen en klik vervolgens op Goedkeuren of Afkeuren.

Is van toepassing op: Word 2007



Was deze informatie nuttig?

Ja Nee

Wat kan er beter?

255 tekens resterend

Voeg ter bescherming van uw privacy geen contactgegevens aan uw feedback toe. Beoordeel onze privacybeleid.

Bedankt voor uw feedback.

Ondersteuningsbronnen

Taal wijzigen