U kunt gegevens van e-mailberichten verzamelen of bijwerken met behulp van Microsoft Access 2007 of Access 2010 met Microsoft Outlook 2007 of Microsoft Outlook 2010. U wordt begeleid bij het maken van een formulier voor het verzamelen van gegevens en het verzenden van het formulier in een e-mailbericht. Wanneer de geadresseerden van het e-mailbericht het voltooide formulier retourneren, kunt u ervoor kiezen de verzamelde gegevens automatisch te verwerken en te openen in de opgegeven Access-database. Met deze methode voor het verzamelen van gegevens kunt u tijd besparen en een hoeveelheid werk die meestal meedoet aan een kopie van kopiëren en plakken of om handmatig gegevensinvoer te voeren. Hier volgen een aantal scenario's waarin u deze procedure kunt gebruiken om gegevens te verzamelen:
Enquêtes U kunt een enquête doen en de resultaten compileren door eerst een Access-database te maken met de benodigde tabellen om het resultaat op te slaan en de wizard te gebruiken om een enquêteformulier te maken, en deze vervolgens te e-mailen naar de deelnemers in de enquête. Wanneer deelnemers reageren, worden de gegevens van de enquête automatisch opgeslagen in de database.
Status rapporten Of het nu de nieuwste status van een voorraadniveau of de actuele informatie over de lopende problemen is, u kunt u op de hoogte houden door e-mailberichten met de huidige gegevensregel matig te verzenden.
Gebeurtenisbeheer Als u een vergadering of training of andere gebeurtenissen organiseert, kunt u een of meer formulieren verzenden als e-mailbericht om contactgegevens, voorkeuren voor de reis-en Hotel contactpersonen te verzamelen, enzovoort. Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch te laten verwerken, kunnen de deelnemers hun voorkeuren op elk moment wijzigen zonder dat u op de hoogte hoeft te hoeven stellen, en hebt u altijd toegang tot de meest recente gegevens voor besluitvorming.
In dit artikel wordt uitgelegd wat u moet doen met deze procedure, hoe u aan de slag kunt gaan met de wizard, en krijgt u meer informatie over diverse stappen, zodat u de beste keuze kunt maken wanneer u de wizard volgt.
Opmerking: Het is niet mogelijk om de verzamelde gegevens toe te voegen als de geadresseerde een e-mailbericht van de gegevensverzameling heeft gebruikt.
Voordat u van start gaat
Als dit de eerste keer is dat u gegevens opverzamelt via e-mailberichten, voert u de volgende stappen uit:
-
Zorg ervoor dat u de volgende toepassingen hebt geïnstalleerd op uw computer:
-
Access 2007 of Access 2010.
-
Outlook 2007 of Outlook 2010. Outlook moet zijn geïnstalleerd en geconfigureerd op de computer die u gebruikt om de e-mailberichten te verzenden. Als Outlook is geïnstalleerd, maar nog niet is geconfigureerd, start u Outlook en volgt u de instructies in de wizard Opstarten van Outlook. Voor hulp bij de wizard raadpleegt u de Help van Outlook.
-
Als u een InfoPath-formulier wilt gebruiken, moet u beschikken over InfoPath 2007 of een latere editie en moet de geadresseerde InfoPath ook op hun computer hebben geïnstalleerd.
-
Geadresseerden voor e-mailberichten moeten beschikken over een 1St_infopath12-of een e-mailclient die ondersteuning biedt voor de HTML-indeling op hun computer om het formulier te kunnen weergeven en bewerken.
Het formulier dat wordt gebruikt om gegevens te verzamelen via e-mailberichten is geen Access-formulier. Met de wizard wordt een speciaal formulier gegenereerd in de indeling HTML of InfoPath.
Een doeldatabase identificeren. De database kan de bestandsindeling. mdb of. ACCDB hebben. Daarnaast worden. mde-en. ACCDE-bestanden ondersteund. Als u geen bestaande database wilt gebruiken, moet u een nieuwe database maken.
-
-
Identificeer of maak de tabellen die u met de gegevens uit de e-mail reacties wilt vullen. Als u gegevens voor bestaande tabellen verzamelt, moet u ervoor zorgen dat de tabellen niet alleen-lezen zijn en dat u de benodigde machtigingen hebt om de inhoud van de tabellen toe te voegen of bij te werken.
Opmerking: De veld typen bijlage, AutoNummering, OLE en meerdere waarden kunnen niet worden verzameld met behulp van e-mailberichten
Als bij het verzamelen van gegevens twee of meer tabellen worden ingevoerd, moet u een selectiequery maken en deze gebruiken als de recordbron van het formulier. Zorg ervoor dat de query alle verplichte velden van de onderliggende tabellen bevat. Als u een bestaande query gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de query niet alleen-lezen is en dat u de benodigde machtigingen hebt om de inhoud van de query toe te voegen of bij te werken. Zie het artikel Inleiding tot query'svoor meer informatie over het maken van een query op basis van twee of meer tabellen.
De gegevens opslaan als nieuwe records in de volgende situaties:
-
Als u meerdere tabellen in de gegevens wilt vullen.
-
Als de doeltabel geen primair sleutelveld heeft. De primaire-sleutelwaarden zijn nodig om elk antwoord aan een bestaande record toe te wijzen. Als de doeltabel geen veld met primaire sleutels bevat, kunt u deze nu toevoegen of een bestaand veld met unieke waarden als primaire sleutel toewijzen.
-
Als de doeltabel geen records bevat. Als de tabel leeg is, wordt in de wizard ervan uitgegaan dat u records wilt toevoegen.
-
Als de e-mailadressen van de geadresseerden niet worden opgeslagen als een veld in de database. Wanneer u gegevens verzamelt om records bij te werken, kunt u niet handmatig de adressen typen in het door de wizard gegenereerde bericht. Het veld adres moet staan in de doeltabel of in een tabel die een relatie heeft met de doeltabel.
Aan de slag
-
Open de database waarin de verzamelde gegevens worden opgeslagen.
-
Als u de gegevens wilt toevoegen aan één tabel, selecteert u de tabel in het navigatiedeelvenster. Als u meerdere gerelateerde tabellen wilt vullen, selecteert u de query die is gekoppeld aan deze tabellen.
-
Voer een van de volgende handelingen uit om de wizard te starten:
-
Klik op het tabblad externe gegevens in de groep gegevens verzamelen op E-mail maken.
-
Klik met de rechtermuisknop op de tabel of query en klik vervolgens op gegevens verzamelen en bijwerken via E-mail.
Opmerking: Als de tabel geen velden bevat of alleen de typen opzoekvelden met meerdere waarden bevat, wordt het volgende bericht weergegeven: de geselecteerde tabel of query bevat geen velden die het verzamelen van gegevens via e-mail ondersteunen.
-
Als de tabelvelden bevat die ondersteuning bieden voor gegevensverzameling, wordt de wizard gestart. Als de doeltabel het toevoegen en bijwerken van gegevens ondersteunt, begeleidt de wizard u door de stappen die u moet uitvoeren om gegevens te verzamelen via e-mailberichten.
Gebruik de volgende secties als naslaginformatie over de volgende zeven belangrijke stappen van het proces.
Het type gegevensinvoerformulier kiezen dat u wilt verzenden
Het type formulier selecteren op basis van de gebruiksvriendelijkheid voor uzelf en de geadresseerden.
Selecteer HTML-formulier Een HTML-formulier kan worden weergegeven en bewerkt door een gebruiker van wie de e-mailclient ondersteuning biedt voor HTML
Microsoft InfoPath-formulier selecteren Deze optie wordt alleen weergegeven als InfoPath op uw computer is geïnstalleerd. Selecteer deze optie alleen als de geadresseerden InfoPath en Outlook op hun computer hebben geïnstalleerd. Een InfoPath-formulier biedt een betere omgeving voor het invoeren en bewerken van gegevens.
De pagina van de wizard die wordt weergegeven, is afhankelijk van of het doelobject het bijwerken van gegevens ondersteunt. Als het object een query is op basis van twee of meer tabellen, of als het een tabel is die geen primair sleutelveld bevat of geen records bevat, wordt in de wizard ervan uitgegaan dat u nieuwe records wilt toevoegen en wordt u gevraagd de formuliervelden te selecteren. In alle andere gevallen vraagt de wizard u of u gegevens wilt toevoegen of bijwerken voordat u de formuliervelden selecteert.
Kiezen of u nieuwe gegevens wilt verzamelen of bestaande gegevens wilt bijwerken
Opgeven wat u wilt doen met de gegevens. Het type formulier dat u gebruikt, is van invloed op het aantal nieuwe records dat een geadresseerde naar u kan verzenden in één antwoord. Wanneer u gegevens bijwerkt, moet u het aantal records dat door een geadresseerde moet worden bijgewerkt, aangeven, het aantal vooraf voltooide formulieren dat in een bericht wordt opgenomen.
Opmerking: Als u nieuwe records wilt toevoegen, typt u de e-mailadressen in het adresvak van het e-mailbericht als het bericht is gemaakt. Als u bestaande gegevens wilt bijwerken, moet u de e-mailadressen van de geadresseerden opslaan als veld in de onderliggende tabel of query of in een gerelateerde tabel.
Opgeven welke gegevens u wilt verzamelen
Wanneer u de velden selecteert die u in het formulier wilt opnemen, hoeft u niet elk veld in de onderliggende tabel of query in het formulier op te nemen. U moet echter aan de volgende voorwaarden voldoen:
-
Verplichte velden: Velden die zijn gemarkeerd met een sterretje (*), zijn verplichte velden. Als u nieuwe records opneemt, worden in de wizard automatisch alle velden opgenomen waarvan de eigenschap vereist is ingesteld op Ja. Als de vereiste velden van een record leeg zijn, kan de record niet worden toegevoegd aan de tabel.
-
Niet-ondersteunde veld typen: U kunt geen bepaalde veld typen opnemen in het formulier, zoals velden van het type AutoNummering, bijlage, OLE-object of opzoekveld met meerdere waarden.
-
Primaire-sleutelveld: De gebruiker kan een waarde in het veld typen bij het toevoegen van records. het antwoord wordt niet verwerkt als de opgegeven waarde al in gebruik is.
Opmerking: Voor elk opgenomen veld, onder Veldeigenschappen, geeft u een label op en klikt u op alleen-lezen als u niet wilt dat de gebruiker de gegevens in dat veld wijzigt.
Automatische of handmatige verwerking van gegevens opgeven
U kunt een automatische of handmatige verwerking van antwoorden selecteren. Automatische verwerking betekent dat wanneer u de antwoorden ontvangt, Outlook en Access samenwerken om de gegevens in de doeltabellen in uw database te exporteren. Automatische verwerking kan u tijd en moeite besparen. Alleen handmatige verwerking betekent dat u de exportbewerking start voor het overzetten van de gegevens uit een bepaalde map in Outlook naar de doeltabel in Access.
Antwoorden worden geëxporteerd naar de bestemmingstabel, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan op het moment dat de antwoorden uw postvak hebben bereikt:
-
Outlook moet al op uw computer worden uitgevoerd. Als Outlook niet actief is, start de verwerking de volgende keer dat u Outlook start.
-
Toegang mag niet met een wachtwoord zijn beveiligd en moet niet worden geopend in de exclusieve modus. De naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die in het formulier zijn opgenomen, moeten niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
U moet beschikken over de vereiste machtigingen om de inhoud van de onderliggende tabellen en query toe te voegen of bij te werken.
Opmerking: Als de automatische verwerking mislukt, kunt u problemen oplossen en de antwoorden die zijn mislukt handmatig exporteren. Eventuele antwoorden die uw postvak in bereikt nadat u de problemen hebt opgelost, worden niet automatisch verwerkt.
Eigenschappen instellen voor het beheren van de automatische verwerking van antwoorden
Als u een andere Outlook-map wilt opgeven waar de antwoorden worden opgeslagen, klikt u op de naam van de map op de pagina opgeven hoe u de antwoorden wilt verwerken van de wizard. Selecteer in het dialoogvenster map selecteren een andere map of klik op Nieuw om een nieuwe map te maken.
Zie de volgende tabel voor meer informatie over de beschikbare opties voor het instellen van de instellingen voor het automatisch verwerken van antwoorden op het wijzigen of afstemmen van de importinstellingen.
|
Optie |
Resultaat |
|---|---|
|
Antwoorden van personen naar wie u het bericht niet hebt verzonden, verwijderen |
Schakel dit selectievakje in als u alleen de antwoorden wilt die door de oorspronkelijke geadresseerden van uw bericht zijn verzonden, automatisch moeten worden verwerkt. Antwoorden van andere personen worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. |
|
Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren |
Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen het eerste antwoord van de geadresseerde automatisch wordt verwerkt. De tweede en volgende antwoorden worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. Opmerking: Met deze instelling bepaalt u alleen het aantal antwoorden en niet het aantal records in één antwoord dat wordt verwerkt. Met andere woorden, als u een InfoPath-formulier verzendt, kan een gebruiker u meerdere records in één antwoord verzenden, en wordt automatisch alle records in het antwoord verwerkt, zelfs als dit selectievakje niet is ingeschakeld. |
|
Alleen updates van bestaande gegevens toestaan |
Wanneer geadresseerden een InfoPath-formulier gebruiken om gegevens bij te werken, kunnen ze naast updates voor bestaande records ook nieuwe records verzenden. Schakel dit selectievakje in als u alleen de updates voor bestaande records wilt verwerken. |
|
Aantal te verwerken reacties |
Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat automatisch moet worden verwerkt. Als u wilt dat alle antwoorden automatisch worden verwerkt, typt u in het tekstvak een grote waarde, zoals 5000,. Antwoorden waarvan de ontvangst van de opgegeven waarde is bereikt, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. |
|
Datum en tijd om te stoppen |
Opgeven wanneer automatische verwerking van antwoorden moet worden beëindigd voor dit e-mailbericht. Antwoorden die na deze datum en tijd zijn opgeslagen, worden opgeslagen in de bestemmingsmap, maar worden niet automatisch verwerkt. |
Als u deze opties op een latere datum wilt wijzigen, klikt u op het tabblad externe gegevens in de groep gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Selecteer in het dialoogvenster berichten van gegevens verzamelen beheren het bericht waarvan u de instellingen wilt wijzigen en klik vervolgens op Berichtopties. De wijzigingen die u in het dialoogvenster aanbrengt, zijn van invloed op alle volgende antwoorden die u voor dat bericht ontvangt.
Antwoorden handmatig verwerken
Als u wilt bepalen wanneer en welke antwoorden worden verwerkt, selecteert u de optie automatisch proces niet. De antwoorden worden opgeslagen in een opgegeven map in Outlook totdat u het selectievakje inschakelt, klikt u met de rechtermuisknop op elk antwoord in de map en klikt u vervolgens op gegevens exporteren naar Microsoft Access in het snelmenu.
In sommige gevallen moet u ook handmatig de antwoorden verwerken die niet automatisch zijn verwerkt.
Let op het volgende voordat u gegevens exporteert
-
De Access-database mag niet worden geopend in de modus exclusief en de naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die in het formulier zijn opgenomen, moeten niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
U moet beschikken over de vereiste machtigingen om de inhoud van de onderliggende tabellen en query toe te voegen of bij te werken.
Selecteer hoe u e-mailadressen van de geadresseerden wilt opgeven
Als u alleen nieuwe informatie verzamelt, kunt u de e-mailadressen op twee manieren opgeven:
-
Typ afzonderlijke e-mailadressen in het e-mailbericht van Outlook of selecteer de adressen in een adresboek.
-
Gebruik het veld e-mailadres in de tabel of query van de huidige Access-database.
Opmerking: Wanneer u gegevens verzamelt voor het bijwerken van bestaande records, wordt dit dialoogvenster niet weergegeven omdat de e-mailadressen van de ontvangers in eerste instantie als veld in de database moeten worden weergegeven.
De e-mailadressen rechtstreeks in Outlook invoeren
Als u de geadresseerden opgeeft in Outlook, kunt u het bericht bekijken en aanpassen voordat u het verzendt. In de hoofdtekst van het e-mailbericht vindt u een korte inleiding en een formulier. U wordt geadviseerd geen wijzigingen aan te brengen in het formulier. Wijzigingen in de formulierstructuur kunnen ertoe leiden dat het antwoord niet wordt verwerkt.
De e-mailadressen gebruiken die zijn opgeslagen in een veld in de database
De optie voor het selecteren van een gekoppelde tabel verwijst naar tabellen die zijn gerelateerd. Met de hulpmiddelen voor databases kunt u tabelrelaties in de database bekijken of bewerken. tab, klikt u in de groep relaties op relaties .
Zie het artikel Tabelrelatiesraadplegen voor meer informatie over relaties.
De lijst met geadresseerden controleren en opgeven
De laatste hoofd stap is een voorbeeld van het e-mailbericht bekijken en aanpassen, de lijst met geadresseerden verfijnen en het bericht over het verzamelen van gegevens verzenden.
Het e-mailbericht maken en verzenden
Wanneer u met de wizard wordt gewaarschuwd dat u nu het e-mailbericht kunt maken en ziet u hoe u de e-mail status kunt weergeven met behulp van de opdracht Antwoorden beheren , worden er mogelijk waarschuwingsberichten weergegeven. In de volgende tabel vindt u een beschrijving van de waarschuwingen en de actie die u kunt ondernemen om het probleem op te lossen:
|
Waarschuwings bericht |
Beschrijving |
S olution |
|---|---|---|
|
Sommige records bevatten geen geldig adres in het opgegeven veld e-mailadres. Er worden geen gegevens geretourneerd voor deze rijen. |
Het veld met het e-mailadres dat u hebt geselecteerd, bevat Null-waarden. |
Als u gegevens wilt verzamelen voor elke record, sluit u de wizard en vervangt u de Null-waarden door een e-mailadres. Start de wizard vervolgens opnieuw. |
|
Momenteel hebt u een exclusief slot voor de database. automatische verwerking mislukt totdat de vergrendeling is opgeheven. |
U hebt de database momenteel geopend in de exclusieve modus. |
Als u ervoor kiest de antwoorden automatisch te verwerken, mislukt de verwerking omdat een database met een exclusieve vergrendeling niet kan worden toegevoegd of bijgewerkt. De database sluiten en opnieuw openen in de modus niet-exclusieve modus direct na het verzenden van het bericht |
|
Deze e-mailberichten kunnen gegevens bevatten met een vertrouwelijke of gevoelige aard. |
U verzamelt gegevens voor het bijwerken van bestaande records, en het formulier dat u gaat verzenden, is vooraf aangevuld met bestaande gegevens. |
Als sommige formuliervelden gevoelige gegevens bevatten, gaat u terug naar de stappen in de wizard op de locatie waar u de velden hebt geselecteerd en verwijdert u de velden die gevoelige gegevens uit het formulier bevatten. |
Nadat u het bericht hebt weergegeven, kunt u het veld e-mailadres filteren en de geadresseerden selecteren. Kies de e-mailadressen die u wilt gebruiken door de bijbehorende selectievakjes in te schakelen. Als u in een dialoogvenster een onjuiste e-mailadres hebt weergegeven, noteert u de adressen in de lijst en klikt u op Afsluiten. Controleer de ongeldige adressen, breng de benodigde correctie aan en probeer het bericht opnieuw te verzenden.
