Vergaderingen plannen met FindTime

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

FindTime is een Outlook-invoeg toepassing waarmee het eenvoudiger wordt om vergaderingen te plannen door genodigden te vragen om een geschikte tijd te stemmen.

Een vergadering plannen in Outlook met FindTime:

  1. Maak een nieuw e-mail bericht of selecteer een e-mail bericht dat u wilt beantwoorden.

  2. Lijst vereiste uitnodigingen voor vergadering in en voor optionele genodigden CC

  3. Selecteer op het tabblad Start de optie beantwoorden met vergaderings peiling.

    FindTime > beantwoorden met vergaderings peiling

  4. Selecteer de vergaderings instellingen

    : FindTime duur van vergadering

    • Duur: Selecteer een duur in de lijst.

      • Selecteer 8 uur voor een vergadering met een hele dag.

      • Gebruik aangepast om uw eigen tijd in te stellen. De maximale duur is 23 uur 59 minuten.

        Aangepaste duur FindTime

    • Werk uren: Schakel dit selectie vakje in als u de voorgestelde Vergader tijden alleen op werk dagen en uren wilt beperken.


      FindTime werk uren
      Opmerking: de standaard werk uren die standaard worden gebruikt, worden opgehaald uit de instellingen van de organisator en hebben geen problemen met uw Exchange-instellingen. De standaard instelling is 8 am tot 5 pm als er geen instellingen worden gevonden.

    • Tijd zone: Selecteer Pictogram tijd zones om de tijd zone voor de vergadering te wijzigen.

      Tijd zone bewerken
       

      Notities: 

      • De gebruikte tijd zone wordt opgehaald uit de instellingen van de organisator, maar u kunt een nieuwe tijd zone selecteren in de lijst.

      • Zomer tijd wordt in rekening gebracht en vergaderingen nadat de jaarlijkse switch de juiste tijd heeft weer gegeven

  5. In FindTime wordt gezocht naar de genodigden planningen (indien beschikbaar) en worden geschikte Vergader tijden voorgesteld.

    Opmerking: FindTime gebruikt uw Office 365-bedrijfs account om toegang te krijgen tot uw agenda en de agenda's van deel nemers in uw organisatie om de beschik baarheid te bepalen. Agenda's die niet zijn gekoppeld aan een Office 365-account, worden niet ondersteund.


    Gebruik de koppelingen om de vergaderings opties te sorteren.

    • Beschik baarheid: bevat de beste opties (momenten waarop alle vereiste genodigden beschikbaar zijn). Factoren die worden gebruikt voor het bepalen van de beste opties, omvatten hoeveel deel nemers gratis zijn, hoeveel vereiste en optionele deel nemers gratis zijn, of een conflicterende deel nemers voorlopige of bezette toezeg gingen heeft voor de agenda.

      Vergaderings opties gesorteerd op Beschik baarheid

    • Time: geeft de opties chronologisch weer.


      Vergaderings opties gesorteerd op tijd
      Opmerking: u kunt door de dagen en maanden schuiven met behulp van de pijlen. De beschik bare dagen worden groen onderstreept. Donkerder groen geeft dagen aan met de meeste opties en lichter groen en rood duiden de meeste conflicten aan. Weekend dagen worden gemarkeerd als werk uren niet is geselecteerd.

    • De pictogrammen personen geven aan of genodigden verplicht zijn en hun Beschik baarheid.

      • Blauwe onderstreping: vereist

      • Groen: beschikbaar

      • Geel: mogelijk bezet

      • Rood: bezet

      • Grijs: onbekende

        De sleutel personen-pictogrammen

    • U kunt de pictogrammen gebruiken voor toegang tot meer informatie.

      • Selecteer Pictogram voor uitnodigingen status om de lade voor de status van de genodigden te openen.

        De status lade voor genodigden

      • Plaats de muis aanwijzer op elk persoons pictogram of om de beschikbaarheids informatie weer te geven.

      • Selecteer Agendapictogram om uw agenda weer te geven.

        Agenda van de organisator

  6. Selecteer een paar geschikte Vergader tijden.

    • Het vak tijd verandert in groen wanneer deze optie is geselecteerd.

    • U kunt Maxi maal twintig keer selecteren.

      Geselecteerde vergaderings opties

  7. Selecteer Volgende.

  8. Voer de locatie van de vergadering in.

    • Online vergaderingen zijn standaard ingeschakeld. Schakel het selectie vakje online vergadering in om dit uit te scha kelen. 


      Scherm afbeelding van het deel venster nieuwe Vergader enquête
      Als online vergadering is geselecteerd, wordt in FindTime een Skype voor Bedrijven of Microsoft Teams-vergadering gepland. In FindTime wordt ervan uitgegaan dat de organisatie is ingesteld als het standaard kanaal voor online vergaderingen. 

      Opmerking: Als u een Skype voor Bedrijven-instelling hebt opgeslagen in het dash board, gebruikt FindTime dat in plaats van Microsoft Teams. Als u Microsoft Teams wilt gebruiken, verwijdert u de Skype voor Bedrijven-instelling in het dash board.

  9. Instellingen voor vergaderingen selecteren en de aan/uit- opties in-of uitschakelen.

    • Meldingen: u ontvangt meldingen per E-mail wanneer u uitnodigingen uitgeeft.

    • Automatisch plannen: de vergadering wordt automatisch gepland in uw agenda wanneer alle vereiste genodigden Ja hebben gestemd voor een vergaderings optie. Zie de werking van automatische planning voor meer informatie.

    • Geschikt Hiermee voegt u een voorlopige afspraak toe aan uw agenda voor elke geselecteerde vergaderings optie. Wacht ruimten worden verwijderd wanneer de vergadering is gepland of de stemming is geannuleerd.

      Opmerking: u kunt de geselecteerde Vergader tijden nog steeds verwijderen door X te selecteren in de lijst geselecteerde tijden .

      Vergader tijden verwijderen

  10. Selecteer invoegen in e-mail.

  11. FindTime voegt de voorgestelde Vergader tijden in uw e-mail bericht in. Selecteer Opties voor bewerken als u de instellingen van de vergadering wilt wijzigen, indien nodig.

    Opties voor bewerken in e-mail
    Opmerking: als u wijzigingen aanbrengt en de Vergader tijden opnieuw invoegt, moet u de oorspronkelijke uitnodiging hand matig verwijderen.

  12. Selecteer verzenden om de uitnodiging voor de vergadering te verzenden en het stem proces te starten.

  13. U ontvangt een rechtstreekse koppeling naar de stem pagina voor uw vergadering.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×