Een vergadering plannen in Microsoft Teams

Een vergadering plannen

Er zijn verschillende manieren om een vergadering te plannen in Teams:

• Selecteer in een een-op-een- of groepschat een vergadering plannen onder het berichtvak om een vergadering met de personen in de chat te boeken. U kunt geen vergadering plannen vanuit een vergaderingschat.

• Selecteer in uw Agenda - aan de linkerkant van Teams de optie Nieuwe vergadering in de rechterbovenhoek.

U kunt het planningsformulier gebruiken om uw vergadering een naam te geven, mensen uit te nodigen en details over de vergadering toe te voegen. Gebruik de Planningsassistent om een tijd te vinden die voor iedereen geschikt is.

In Planningsassistent ziet u de tijdzones, planningen en beschikbaarheid van deelnemers tijdens verschillende tijdslots. In het raster Planningsassistent wordt de planning van elke deelnemer weergegeven. Gearceerde gebieden worden weergegeven wanneer deelnemers bezet zijn of voorlopig vergaderen. Gebieden zonder schaduw worden weergegeven wanneer deelnemers vrij zijn. 

Als u klaar bent met het invullen van de details, selecteert u Opslaan om het planningsformulier te sluiten en deelnemers uit te nodigen voor de vergadering.

Een inbelnummer toevoegen  

Voeg een inbelnummer en vergadering-id toe, zodat deelnemers kunnen inbellen bij de Teams-vergadering. Als u de vergadering vanuit Outlook plant, worden het inbelnummer en de vergadering-id automatisch weergegeven in de geplande uitnodiging voor de vergadering. Zie Een inbelnummer toevoegen voor een vergadering in Teams voor meer informatie over het toevoegen van deze details tijdens het plannen in Teams.

Categorieën toewijzen aan een vergadering

Kleurcode voor uw agenda met categorieën. Net als in Outlook kunt u een of meer categorieën toewijzen aan elke vergadering in uw agenda. Er zijn een aantal manieren om categorieën toe te wijzen:

1. Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda, selecteer Categoriseren en kies vervolgens een kleur.

2. Wanneer u een vergadering plant, selecteert u Categorie bovenaan het planningsformulier.

   Opmerking: Momenteel kunnen categorieën niet worden toegepast op kanaalvergaderingen.

Personen buiten uw organisatie uitnodigen 

Met Teams kunt u personen buiten uw organisatie uitnodigen, met inbegrip van degenen die geen Teams-licentie hebben. U hebt hu volledige e-mailadres nodig om ze uit te nodigen.

1. Ga naar het gedeelte Verplichte deelnemers toevoegen. Als iemand een optionele deelnemer is, selecteer dan Optioneel.

2. Typ het volledige e-mailadres van de persoon (bijv.: Joe@example.com).

3. Selecteer Uitnodigen. Hij ontvangt een e-mail met een koppeling naar de vergadering.

Personen uitnodigen met een koppeling 

Met Teams kunt u personen uitnodigen voor een vergadering via een koppeling naar een vergadering. Ga als volgt te werk om deze koppeling te delen:

1. Maak de vergadering in Teams.

2. Ga naar Agenda aan de linkerkant van Teams en selecteer de geplande vergadering.

3. De koppeling naar de vergadering wordt weergegeven als een URL. Kopieer deze door te selecteren.

Een mede-organisator toevoegen

Nadat u personen hebt uitgenodigd voor uw vergadering, kunt u maximaal 10 medeorganisatoren toevoegen om uw vergadering te helpen beheren. Voordat u co-organisatoren toevoegt, controleert u of de personen die u wilt toevoegen, al zijn toegevoegd als vereiste deelnemers en volgt u de onderstaande stappen:

1. Selecteer uw vergadering en selecteer vervolgens Bewerken.

2. Selecteer Meer opties > Opties voor vergadering.

3. Selecteer op de pagina met vergaderopties naast Medeorganisatoren kiezen de pijl-omlaag en kies de naam van de medeorganisator.

   

4. Selecteer Opslaan onderaan het scherm.

Een kanaalvergadering maken

1. Selecteer Nieuwe vergadering.

2. Typ de naam van een kanaal die wordt aangegeven met Kanaal toevoegen (onder de tijd- en datumvelden).

Kanalen kunnen niet worden bewerkt of toegevoegd nadat de uitnodiging is verzonden. U moet dan een nieuwe uitnodiging versturen met het bijgewerkte kanaal.

Wanneer u de gewenste personen hebt toegevoegd, selecteert u Planningsassistent om de meest geschikte tijd te vinden.

Als dit een terugkerende vergadering is, opent u de vervolgkeuzelijst naast wordt niet herhaald(net onder de datum). Kies een standaardoptie om aan te geven hoe vaak de vergadering moet plaatsvinden of selecteer Aangepast om zelf een schema te maken.

Vergaderingen plannen in een kanaalagenda 

Als u niet bekend bent met het toevoegen van een agenda aan een kanaal, worden de stappen voor u beschreven in Al uw vergaderingen weergeven in Teams. Zodra dat is gebeurd, hebt u een aantal manieren om gebeurtenissen toe te voegen aan de gedeelde agenda.

• Selecteer Nieuwe gebeurtenis toevoegen bovenaan de agenda.

• Klik en sleep de cursor in de agenda om een tijdsblok te selecteren.

• Of selecteer de pijl naast Nu vergaderen bovenaan de app om het menu te openen en vergadering plannen te selecteren.

Met elk van deze acties wordt het planningsformulier geopend met de kanaalnaam ingevuld. U kunt een Outlook-groep of personen toevoegen door hun namen handmatig in te voeren. Gasten en partners van buiten uw organisatie hebben geen toegang tot de kanaalagenda en moeten ook worden toegevoegd aan de uitnodiging voor de vergadering.

Klik met de rechtermuisknop voor meer opties

Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda om met een RSVP te antwoorden, deze te verwijderen indien deze geannuleerd is of om de uitnodiging te openen om de details van de vergadering te bekijken. Als de gebeurtenis een vergadering in Teams is, dan krijgt u ook de optie om Online deel te nemen en te Chatten met deelnemers.

Vijf minuten voor het begin van een vergadering in Teams, verschijnt er een knop om deel te nemen op een gebeurtenis in uw agenda. Zodra iemand deelneemt aan de vergadering, verandert de gebeurtenis van kleur zodat u weet dat ze online zijn.

Selecteer Deelnemen om het venster met vergaderingsinstellingen te openen en uw gewenste camera- en microfooninstellingen te bevestigen voor u deelneemt aan de onlinevergadering.

Een vergadering opnieuw plannen

In uw Teams-agenda kunt u vergaderingen en gebeurtenissen die u hebt georganiseerd, opnieuw plannen. Als u snel een vergadertijd wilt bijwerken, selecteert u in uw Teams-agenda, sleept u deze naar een nieuw tijdslot en zet u deze neer.

U wordt op de hoogte gesteld van de beschikbaarheid van genodigden voordat u de vergadertijd bijwerkt.

U kunt de vergadertijd ook wijzigen door de vergadering te selecteren in uw Teams-agenda, Bewerken te selecteren, een nieuw tijdstip te kiezen en Update verzenden te selecteren. Deelnemers ontvangen automatisch een melding met de bijgewerkte tijd. 

De status Weergeven als instellen in een Teams-vergadering

Als organisator kunt u de status Weergeven als van de vergadering instellen op de actiebalk. Wanneer deelnemers RSVP hebben, geeft hun status automatisch de status aan die de organisator heeft ingesteld. 

Als deelnemer kunt u ervoor kiezen om uw individuele status voor de vergadering in te stellen via Weergeven als, onafhankelijk van de status die door de organisator is ingesteld. De bijgewerkte status wordt weergegeven in uw agenda. De standaardwaarde Weergeven als voor alle vergaderingen die een organisator plant, is Bezet.

U kunt de status Weergeven als op verschillende manieren instellen: