Uw communicatie met klanten bijhouden in Business Contact Manager

In Business Contact Manager voor Outlook houdt communicatie niet alleen e-mailberichten en telefoonlogboeken in, maar ook informatie, bijvoorbeeld een bestand, een verkoopkans of een zakelijk project dat in verband staat met een bepaalde klant. De items worden onderdeel van de communicatiegeschiedenis van die klant.

In dit artikel wordt beschreven hoe communicatiegeschiedenisitems worden gemaakt en bewerkt.

Wat wilt u doen?

Communicatiegeschiedenisitems maken en koppelen

Communicatiegeschiedenisitems weergeven en bewerken

Een communicatiegeschiedenisitem verwijderen

Communicatiegeschiedenisitems sorteren

Een formulier voor zakelijke activiteit gebruiken

Communicatiegeschiedenisitems maken en koppelen

Communicatiegeschiedenisitems zijn onder meer e-mailberichten, afspraken en taken in Outlook. Het zijn ook bestanden, bedrijfsproject-records, projecttaken, verkoopkansen, zakelijke notities en telefoonlogboeken.

Alle communicatiegeschiedenisitem dienen aan een record te zijn gekoppeld. U kunt bestaande items, zoals een e-mailbericht of bestand aan een record koppelen, maar u kunt ook een communicatiegeschiedenisitem vanuit een record maken. Het item wordt automatisch aan de record gekoppeld.

De items worden vermeld op de pagina Geschiedenis van de record en in de map Communicatiegeschiedenis.

Alleen verkoopkansen en zakelijk projecten zijn communicatiegeschiedenisitems die ook andere communicatiegeschiedenisitems kunnen bevatten.

Communicatiegeschiedenisitem

Communicatiegeschiedenisitems die eraan kunnen worden gekoppeld

Verkoopkans

  • E-mailbericht

  • Zakelijke notitie

  • Telefoonlogboek

  • Bestand

  • Taak in Outlook

  • Afspraak

Zakelijk project

  • Zakelijke notitie

  • Telefoonlogboek

  • Bestand

  • Taak in Outlook

  • Afspraak

De pagina Communicatiegeschiedenis van Accounts en Zakelijke contactpersonen

Accounts en Zakelijke contactpersonen nemen de communicatiegeschiedenisitems over van records die eraan zijn gekoppeld.

Als een communicatiegeschiedenisitem, zoals een telefoonlogboek, is gekoppeld aan een ander communicatiegeschiedenisitem, zoals een zakelijk project, wordt het telefoonlogboek weergegeven op de pagina Geschiedenis van het zakelijke project en ook op de pagina Geschiedenis van de record Account of Zakelijke contactpersoon waaraan het zakelijke project is gekoppeld.

De records Account of Zakelijke contactpersoon nemen ook de projecttaken van de records Zakelijk project over.

Naar boven

Een communicatiegeschiedenisitem maken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

    • Contactpersonenbeheer

    • Verkoop

    • Projectbeheer (alleen zakelijke projecten)

      Waarom wordt de map Marketing niet vermeld?

      De map Marketing bevat standaard geen records Account of Zakelijke contactpersoon. U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan records voor marketingactiviteit, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

  2. Klik op het tabblad met de gewenste record.

    Opmerking :  U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan projecttaakrecords, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

  3. Dubbelklik op de record die u aan een communicatiegeschiedenisitem wilt koppelen.

  4. Klik in de groep Weergeven op het lint op Geschiedenis.

  5. Klik op de knop Nieuw en vervolgens op het type communicatiegeschiedenisitem dat u wilt toevoegen.

    Opmerking :  U kunt geen nieuwe bestanden maken in Business Contact Manager voor Outlook. U kunt alleen bestaande bestanden aan records koppelen. De bestandstypen die u kunt koppelen, zijn onder meer Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word en afbeeldingsbestanden. Zie Een bestaand Microsoft Excel-, PowerPoint-, Publisher- of Word-bestand aan een record koppelen verderop in dit artikel.

  6. Vul het formulier voor het nieuwe item in en klik op Opslaan en sluiten of verzend het e-mailbericht.

    Het item wordt weergegeven op de pagina Geschiedenis.

    Bestanden in de communicatiegeschiedenis zijn gekoppeld in plaats van opgeslagen in de Business Contact Manager-database. Als u uw database deelt en een gebruiker heeft geen toegang tot uw netwerk en wil toegang tot bestanden die zijn opgenomen in de communicatiegeschiedenis, koppelt u de bestanden in de sectie Opmerkingen in plaats van dat u de bestanden koppelt aan de communicatiegeschiedenis. Houd er rekening mee dat de omvang van de database 4 GB is. Bestanden die zijn gekoppeld vergroten de omvang ervan.

Naar boven

Bestaande communicatiegeschiedenisitems aan records koppelen

Zakelijke notities, telefoonlogboeken, e-mailberichten, afspraken, taken en bestanden kunnen worden gekoppeld aan meer dan één record.

Verkoopkansen kunnen worden gekoppeld aan slechts één record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

Zakelijke projecten kunnen worden gekoppeld aan meer dan één record Account of Zakelijke contactpersoon, maar slechts één van de records Account of Zakelijke contactpersoon kan de primaire record zijn.

Projecttaken kunnen slechts aan één record Zakelijk project worden gekoppeld.

U kunt de record wijzigen die aan een van de communicatiegeschiedenisitems is gekoppeld. Zie Communicatiegeschiedenisitems weergeven en bewerken verderop in dit artikel.

Een bestaande e-mail, afspraak of taak in Outlook aan een record koppelen

  1. Open het Outlook-item waaraan u een record wilt koppelen.

  2. Klik op het lint in de groep Zakelijk op Aan een record koppelen.

  3. Klik in het dialoogvenster Koppelen aan Business Contact Manager-record in de lijst Itemtype op het type record dat u wilt koppelen aan het item.

  4. Klik op een record in de lijst met records.

    Als u het item wilt koppelen aan meer dan één record, selecteert u deze records.

    Hoe kan ik meerdere records selecteren?

    Als u records wilt selecteren die bij elkaar staan, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op de eerste en laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere records wilt selecteren die niet bij elkaar staan, houdt u Control ingedrukt en klikt u op de betreffende records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op een record en drukt u op Ctrl+A.

  5. Klik onder Gekoppelde Records op Koppelen aan.

    De geselecteerde records worden weergegeven in het vak Koppelen aan.

    Als u een Outlook-item wilt koppelen aan verschillende typen records, klikt u op het recordtype in de lijst Itemtype en klikt u op de record.

  6. Klik op OK.

    Als u er zeker van wilt zijn dat alle e-mailberichten naar of van een account of zakelijke contactpersoon worden opgenomen in de communicatiegeschiedenis van een record, dubbelklikt u in Outlook met de rechtermuisknop op een e-mailbericht dat u aan de record wilt koppelen en klikt u vervolgens op Koppelen en bijhouden. Zie E-mailberichten in Business Contact Manager volgen en koppelen voor informatie over het automatisch koppelen van e-mailberichten aan records.

Opmerking :  Er bestaat geen indicator om aan te geven dat een e-mailbericht, afspraak of taak is gekoppeld aan een record. U kunt klikken op de knop Aan een record koppelen in het Outlook-item om te controleren of het item is gekoppeld en om de records waaraan het item is gekoppeld te zien.

Naar boven

Een bestaand Microsoft Excel-, PowerPoint-, Publisher- of Word-bestand aan een record koppelen

  1. Open het bestand waaraan u een record wilt koppelen in Excel, PowerPoint, Publisher of Word.

  2. Klik op het tabblad Bestand.

  3. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik vervolgens op Aan een record koppelen.

  4. Klik in het dialoogvenster Koppelen aan Business Contact Manager-record, in de mappenlijst, op het type record waaraan u het bestand wilt koppelen.

  5. Klik op een record in de lijst met records.

    Als u het bestand wilt koppelen aan meer dan één record, selecteert u deze records.

Hoe kan ik meerdere records selecteren?

Als u records wilt selecteren die bij elkaar staan, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op de eerste en laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere records wilt selecteren die niet bij elkaar staan, houdt u Control ingedrukt en klikt u op de betreffende records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op een record en drukt u op Ctrl+A.

  1. Klik onder Gekoppelde Records op Koppelen aan.

    De geselecteerde records worden weergegeven in het vak Koppelen aan.

  2. Klik op OK.

    Zie Een bestand aan een Business Contact Manager-record koppelen voor meer informatie.

Naar boven

Communicatiegeschiedenisitems weergeven en bewerken

U kunt communicatiegeschiedenisitems weergeven en bewerken op de pagina met de communicatiegeschiedenis van een record of in de map Communicatiegeschiedenis. Bewerkbare items zijn taken, afspraken, zakelijke notities en telefoonlogboeken. E-mailberichten kunnen niet worden bewerkt.

  1. Ga op één van de volgende manieren te werk:

    Een record openen

    1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

      • Contactpersonenbeheer

      • Verkoop

      • Projectbeheer (alleen zakelijke projecten)

        Waarom wordt de map Marketing niet vermeld?

        Standaard beschikken marketingactiviteiten niet over een pagina Geschiedenis. U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan records met marketingactiviteit, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

    2. Klik op het tabblad met de gewenste record.

    3. Dubbelklik op de record met de communicatiegeschiedenisitems die u wilt weergeven.

    4. Klik in de groep Weergeven op het lint op Geschiedenis.

      Alle communicatiegeschiedenisitems die zijn gekoppeld aan de record worden weergegeven.

De map Communicatiegeschiedenis openen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.

  2. Dubbelklik op de map Bedrijfsrecords om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Communicatiegeschiedenis.

    Opmerking :  Communicatiegeschiedenisitems die zijn gekoppeld aan meerdere records worden meerdere malen weergegeven in de map Communicatiegeschiedenis. Wanneer u een kopie verwijdert van een communicatiegeschiedenisitem waarvan veel kopieën bestaan, blijven de andere kopieën gekoppeld aan records. De namen van gekoppelde records worden weergegeven in de kolom Gekoppeld aan van de map Communicatiegeschiedenis.

U kunt de lijst sorteren of filteren om de items te zien die u nodig hebt. Klik op het tabblad Beeld en klik vervolgens op de gewenste rangschikking of het gewenste filter. Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over hoe u een geavanceerder filter toepast.

  1. Dubbelklik op het communicatiegeschiedenisitem dat u wilt bewerken.

  2. Breng de wijzigingen aan en sla deze op.

Naar boven

Waarom sommige communicatiegeschiedenisitems meerdere keren worden weergegeven

Een item kan meerdere keren op de pagina Geschiedenis en in de map Communicatiegeschiedenis worden weergegeven als het item is gekoppeld aan meer dan één record.

Op de pagina Geschiedenis van een record Account of Zakelijke contactpersoon kan een item om de volgende redenen meerdere keren worden weergegeven:

  • Het item is gekoppeld aan de record Account en records die aan de record Account zijn gekoppeld, zijn ook aan het item gekoppeld. Een record Account neemt de communicatiegeschiedenisitems over van records die eraan zijn gekoppeld.

  • Het item is gekoppeld aan de record Zakelijke contactpersoon, en een verkoopkans die of zakelijk project dat aan de zakelijke contactpersoon is gekoppeld, bevat een koppeling naar hetzelfde communicatiegeschiedenisitem. Een record Zakelijke contactpersoon neemt de communicatiegeschiedenisitems over van gekoppelde verkoopkansen en zakelijk projecten.

In de map Communicatiegeschiedenis wordt een item meerdere keren weergegeven als dit is gekoppeld aan meer dan één record. Als een item wordt weergegeven op de pagina Geschiedenis van een record Account omdat de record Account deze heeft overgenomen maar dit item niet direct is gekoppeld aan de record Account, dan wordt het item niet weergegeven in de map Communicatiegeschiedenis die is gekoppeld aan de record Account.

Als u een item in een record bewerkt, wordt het in alle gekoppelde records gewijzigd.

Naar boven

Een communicatiegeschiedenisitem verwijderen

Niet alle verwijderde communicatiegeschiedenisitems gedragen zich op dezelfde manier.

Wanneer u een afspraak, vergadering, e-mailbericht, taak of bestand uit een record verwijdert, blijft het item op de oorspronkelijke locatie behouden. U kunt het item altijd koppelen aan een andere record. Verwijderde afspraken, vergaderingen, e-mailberichten of taken worden verplaatst naar de map Verwijderde items in Business Contact Manager voor Outlook.

Als u een afspraak, vergadering, e-mailbericht of taak verwijdert van de oorspronkelijke locatie, maar niet uit Business Contact Manager voor Outlook, blijft circa 4 KB van het item in Business Contact Manager voor Outlook behouden. Als u afspraken, vergaderingen, e-mailberichten, taken of bestanden opent die van de oorspronkelijke locatie zijn verwijderd, wordt het item weergegeven in een formulier voor zakelijke activiteit. Zie Een formulier voor zakelijke activiteit gebruiken verderop in dit artikel.

Als u een zakelijke notitie, verkoopkans of telefoonlogboek uit een record verwijdert (en als het item niet is gekoppeld aan een andere record), wordt het feitelijke item verplaatst naar de map Verwijderde items in Business Contact Manager voor Outlook.

Als u een communicatiegeschiedenisitem volledig uit Business Contact Manager voor Outlook wilt verwijderen, moet u het verwijderen uit elke record waaraan het item is gekoppeld en de map Verwijderde items legen.

Opmerking :  Alleen de eigenaar van de database kan de map Verwijderde items in Business Contact Manager voor Outlook legen.

Zie Business Contact Manager-records verwijderen voor meer informatie over het verwijderen van records.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.

  2. Dubbelklik op de map Bedrijfsrecords om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Communicatiegeschiedenis.

  3. Klik op een of meer kopieën van het communicatiegeschiedenisitem dat u wilt verwijderen.

    Hoe kan ik meerdere records selecteren?

Als u records wilt selecteren die bij elkaar staan, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op de eerste en laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere records wilt selecteren die niet bij elkaar staan, houdt u Control ingedrukt en klikt u op de betreffende records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op een record en drukt u op Ctrl+A.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde items en klik vervolgens op Verwijderen.

    Opmerking :  Klik op het lint, in de groep Acties, in een record niet op de knop Verwijderen, omdat dan de hele record wordt verwijderd, niet alleen het geselecteerde communicatiegeschiedenisitem.

In de volgende tabel vindt u een overzicht van communicatiegeschiedenisitems met vermelding of ze zijn opgeslagen in Business Contact Manager voor Outlook. Als het item alleen in Business Contact Manager voor Outlook is opgeslagen, wordt het samen met de gekoppelde record Account, Zakelijke contactpersoon, Verkoopkans of Zakelijk project verwijderd.

Type communicatiegeschiedenisitem

Alleen opgeslagen in
Business Contact Manager voor Outlook?

Zakelijke notitie

Ja

Zakelijk project

Ja

Projecttaak

Ja

Verkoopkans

Ja

Telefoonlogboek

Ja

E-mailbericht

Nee

Afspraak

Nee

Taak

Nee

Bestand

Nee

Opmerking :  Wanneer de map Verwijderde items wordt leeggemaakt, worden alle items in de map definitief verwijderd. Als het item dat is gekoppeld aan een record echter ergens anders als een bestand of afspraak, taak of e-mailbericht in Outlook voorkomt, dan kan het item worden gekoppeld aan andere records. Telefoonlogboeken en zakelijke notities zijn speciale gevallen, omdat ze niet op zichzelf staan. Deze moeten zijn gekoppeld aan een record Account, Zakelijke contactpersoon, Verkoopkans of Zakelijk project. Nadat de records waaraan ze zijn gekoppeld definitief zijn verwijderd, kunnen deze items dan ook niet worden teruggezet. Zie Een record in Business Contact Manager terugzetten voor meer informatie over het terugzetten van verwijderde items.

Naar boven

Communicatiegeschiedenisitems sorteren

U kunt communicatiegeschiedenisitems op verschillende manieren sorteren.

  1. Ga op één van de volgende manieren te werk:

    De communicatiegeschiedenisitems sorteren op de pagina Geschiedenis van een record

    1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

      • Contactpersonenbeheer

      • Verkoop

      • Projectbeheer (alleen zakelijke projecten)

        Waarom wordt de map Marketing niet vermeld?

        De map Marketing bevat standaard geen records Account of Zakelijke contactpersoon. U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan records voor marketingactiviteit, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

    2. Klik op het tabblad met de gewenste record.

    3. Dubbelklik op de record met de communicatiegeschiedenisitems die u wilt weergeven.

    4. Klik in de groep Weergeven op het lint op Geschiedenis.

    De records sorteren in de map Communicatiegeschiedenis

    1. Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.

    2. Dubbelklik op de map Bedrijfsrecords om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Communicatiegeschiedenis.

  2. Klik op het lint op het tabblad Beeld.

  3. Klik in de groep Rangschikking op een van de opties:

    1. Op type of Type

    2. Op Gemaakt op

    3. Op Gewijzigd op

    4. Op maker

    5. Op Gekoppeld aan

    6. Sortering omkeren

    7. Uitvouwen/samenvouwen

      U kunt de lijst ook sorteren door op een kolomkop te klikken.

Opmerking :  De sorteervolgorde blijft gehandhaafd zolang de record of de map Communicatiegeschiedenis is geopend. Wanneer u de record of de map sluit, wordt de sorteervolgorde verwijderd.

Naar boven

Een formulier voor zakelijke activiteit gebruiken

Als u een communicatiegeschiedenisitem opent, bijvoorbeeld een vergadering, e-mailbericht, taak of bestand en het item is niet beschikbaar, dan wordt het geopend in een formulier voor zakelijke activiteit. Het oorspronkelijke communicatiegeschiedenisitem is mogelijk niet beschikbaar omdat het is verwijderd van de oorspronkelijke locatie of omdat u niet langer bent verbonden met de computer waarop het oorspronkelijke item zich bevindt.

Het formulier voor zakelijke activiteit bevat enkele algemene informatie. In het geval van e-mailberichten bevat het bijvoorbeeld Onderwerp, Koppelen aan en de eerste vier kilobytes (KB) van het bericht. In geval van een bestand bevat het de bestandsnaam, Koppelen aan en de oorspronkelijke locatie van het bestand.

Opmerking :  Velden met gegevens uit het oorspronkelijke item kunnen niet worden bewerkt.

  • Onderwerp     Het onderwerp of de titel van het oorspronkelijke item.

  • Koppelen aan     Een record waaraan dit item is gekoppeld.

  • Gemaakt/vervallen     De datum waarop het oorspronkelijke item is gemaakt of vervalt.

  • Verzonden     De datum waarop het oorspronkelijke item is verzonden (geldt alleen voor een vergadering of een e-mailbericht).

  • Gewijzigd     De datum waarop de meest recente wijzigingen zijn opgeslagen in het oorspronkelijke item.

  • Notities     De eerste vier kilobytes (KB) van het e-mailbericht, algemene informatie over de vergadering of taak, of de oorspronkelijke locatie van het bestand.

Naar boven

Was deze informatie nuttig?

Wat kan er beter?

Wat kan er beter?

Voeg ter bescherming van uw privacy geen contactgegevens aan uw feedback toe. Beoordeel onze privacybeleid.

Bedankt voor uw feedback.