Tijd vanaf een andere locatie dan kantoor toevoegen aan de Outlook-agenda van collega's

In uw Outlook-agenda kunt u eenvoudig tijd markeren als 'bezet' of 'niet aanwezig'. Maar wat als u Office 365 niet gebruikt, u geen agenda deelt en u uw collega’s wilt laten weten wanneer u niet op kantoor bent? In dit artikel wordt uitgelegd hoe u aangepaste vergaderverzoeken die de hele dag duren, kunt toevoegen om collega’s op de hoogte te houden, zonder dat dit gevolgen heeft voor de beschikbare vrije tijd in hun agenda.

Het plannen van vakantiedagen met behulp van een vergaderverzoek bestaat uit twee stappen. De eerste stap is dat u uw collega's informeert dat u afwezig zult zijn door uw vakantie toe te voegen aan hun agenda. De tweede stap is dat u de periode dat u op vakantie bent, in uw eigen agenda markeert.

Stap 1: Uw vakantie aan de agenda van collega's toevoegen

Wanneer u tijdblokken in uw agenda als 'niet aanwezig' markeert, kunnen uw collega's deze blokken zien wanneer zij een afspraak voor een vergadering met u willen maken. Maar zou het niet handig zijn als u iedereen tegelijk en van tevoren op de hoogte kon brengen van uw afwezigheid, zonder dat dit effect heeft op de beschikbaarheid van uw collega's en zonder dat u hun agenda nodeloos opvult? U kunt dit doen door uw informatie in hun agenda weer te geven als een gebeurtenis die de hele dag duurt. In tegenstelling echter tot een normale gebeurtenis die de hele dag duurt, die meestal is ingesteld op 'bezet', wordt deze gebeurtenis als beschikbare tijd weergegeven. De beschikbaarheid van uw collega's wordt hierdoor niet gewijzigd.

Opmerking : Vergaderverzoeken zijn ontworpen om te worden verzonden tussen Outlook-gebruikers. U kunt alleen planningen van anderen te zien bij het opstellen van vergaderverzoeken in Outlook als uw organisatie Microsoft Exchange Server gebruikt.

  1. Ga in Agenda naar het tabblad Start en klik op Nieuwe vergadering.

    Toetsenbordsneltoets Druk op Ctrl+Shift+Q om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp en geef desgewenst een locatie op in het vak Locatie.

  3. In de lijsten Begintijd en Eindtijd selecteert u de begin- en eindtijd voor uw afwezigheid. Voor vakanties zijn dit vaak hele dagen. Schakel daarom het selectievakje Duurt hele dag in.

    Opmerking : In Outlook wordt bij het plannen standaard de huidige instelling voor tijdzone op uw computer gebruikt. Als u uw afwezigheid wilt plannen op basis van een andere tijdzone, klikt u in de groep Opties op Tijdzones.

  4. Klik in de groep Optie bij Weergeven als op Beschikbaar in de vervolgkeuzelijst. Als u al hebt opgegeven dat deze gebeurtenis de hele dag duurt, wordt bij Weergeven als automatisch Beschikbaar weergegeven.

    Belangrijk : 

    • Controleer of Weergeven als is ingesteld op Beschikbaar. Hierdoor kunnen de ontvangers van het vergaderverzoek het verzoek accepteren en uw vakantie toevoegen aan hun agenda, zonder tijd in hun agenda te blokkeren. De agenda van de ontvanger geeft nog steeds beschikbare tijd aan tijdens uw vakantie.

    • Als u een gebeurtenis kiest die de hele dag duurt, is de begintijd van de gebeurtenis middernacht. Om te voorkomen dat uw collega’s op vervelende momenten waarschuwingen ontvangen, zet u de instelling Herinnering op Geen.

  5. Typ de informatie die u met de ontvangers wilt delen.

  6. Voeg de geadresseerden toe op de regel Aan.

  7. Als u medewerkers op de hoogte brengt van een reeks terugkerende perioden waarin u afwezig bent, klikt u op Terugkerend patroon in de groep Opties. Selecteer het terugkerende patroon en klik op OK.

  8. Klik op Verzenden.

Wanneer u dit vergaderverzoek verstuurt met de optie Weergeven als ingesteld op Beschikbaar, wordt de gebeurtenis boven aan elke dag in de Outlook-agenda van uw collega's weergegeven, in de vorm van een visuele markering die geen werktijd in beslag neemt.

Opmerking : Als u Duurt hele dag niet selecteert, wordt de gebeurtenis niet boven aan de pagina maar op het tijdraster weergegeven. De tijd is echter nog steeds gemarkeerd als beschikbare tijd.

Stap 2: Vakantie in uw agenda markeren

Als u de stappen in het vorige gedeelte hebt uitgevoerd, wordt uw vergaderverzoek gemarkeerd als beschikbare tijd om te voorkomen dat er tijd in de agenda's van anderen wordt geblokkeerd. De tijd wordt echter ook gemarkeerd als beschikbaar in uw eigen agenda. U moet nu een extra afspraak voor uzelf maken, zodat anderen kunnen zien dat u niet beschikbaar bent zijn tijdens de periode die u opgeeft.

Een veel gemaakte fout is dat het item met het vergaderverzoek in een agenda wordt geopend en Weergeven als wordt gewijzigd van Beschikbaar in Niet aanwezig nadat het oorspronkelijke verzoek is verzonden. Wanneer u dit zou doen, wordt een update gestuurd naar iedereen aan wie u het vergaderverzoek hebt gestuurd, waardoor Beschikbaar wordt gewijzigd in Niet aanwezig. Hiermee zou u de stappen tenietdoen die u hebt genomen om dit te voorkomen. U moet een dubbele afspraak maken in uw agenda waarvoor Weergeven als is ingesteld op Niet aanwezig.

Wanneer anderen de Outlook-agenda gebruiken om vergaderingen en andere gebeurtenissen te plannen, kunnen ze uw beschikbaarheid zien, tenzij u de machtigingen voor uw agenda hebt gewijzigd om dit te voorkomen. Normaal gesproken staat Weergeven als voor afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen op Bezet. U kunt ook items maken waarvoor de instelling Weergeven als op Niet aanwezig staat. Items die zijn ingesteld op Niet aanwezig worden gezien als vergelijkbaar met items die zijn ingesteld op Bezet, en anderen zullen niet verwachten dat u op die tijdstippen beschikbaar bent. Visueel gezien verschillen de twee typen: items die zijn ingesteld op Niet afwezig zijn paars en items die zijn ingesteld op Bezet worden aangeduid met de kleur blauw. Dit visuele verschil laat duidelijk zien waarom u niet beschikbaar bent. U zou bijvoorbeeld wel een Bezet item kunnen verzetten, maar u zult waarschijnlijk niet een item aangeduid als Niet aanwezig, zoals uw vakantie, kunnen of willen wijzigen.

  1. Klik in de Agenda op het tabblad Start op Nieuwe afspraak.

  2. Typ in het vak Onderwerp een naam voor de periode waarin u weg bent.

  3. Klik in Begintijd en Eindtijd op de datums waarop deze periode begint en eindigt.

  4. Schakel het selectievakje Duurt hele dag in.

  5. Wijzig de instelling van Weergeven als in Niet aanwezig.

  6. Klik op Opslaan en sluiten.

Opmerking : U zou kunnen overwegen om het oorspronkelijke vergaderverzoek dat u hebt verzonden naar andere personen, te verwijderen (alleen uit uw agenda). U kunt dit verzoek echter ook in uw agenda laten staan zodat u het gebruiken kunt om eenvoudig een wijziging of annulering door te geven als uw plannen veranderen.

Stap 1: Uw vakantie aan de agenda van collega's toevoegen

Wanneer u tijdblokken in uw agenda als 'niet aanwezig' markeert, kunnen uw collega's deze blokken zien wanneer zij een afspraak voor een vergadering met u willen maken. Maar zou het niet handig zijn als u iedereen tegelijk en van tevoren op de hoogte kon brengen van uw afwezigheid, zonder dat dit effect heeft op de beschikbaarheid van uw collega's en zonder dat u hun agenda nodeloos opvult? U kunt dit doen door uw informatie in hun agenda weer te geven als een gebeurtenis die de hele dag duurt. In tegenstelling echter tot een normale gebeurtenis die de hele dag duurt, die meestal is ingesteld op 'bezet', wordt deze gebeurtenis als beschikbare tijd weergegeven. De beschikbaarheid van uw collega's wordt hierdoor niet gewijzigd.

Opmerking : Vergaderverzoeken zijn ontworpen om te worden verzonden tussen Outlook-gebruikers. U kunt alleen planningen van anderen te zien bij het opstellen van vergaderverzoeken in Outlook als uw organisatie Microsoft Exchange Server gebruikt.

  1. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik dan op Vergaderverzoek.

    Toetsenbordsneltoets Druk op Ctrl+Shift+Q om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp en geef desgewenst een locatie op in het vak Locatie.

  3. In de lijsten Begintijd en Eindtijd selecteert u de begin- en eindtijd voor uw afwezigheid. Voor vakanties zijn dit vaak hele dagen. Schakel daarom het selectievakje Duurt hele dag in.

    Opmerking : In Outlook wordt bij het plannen standaard de huidige instelling voor tijdzone op uw computer gebruikt. Als u uw afwezigheid op basis van een andere tijdzone wilt plannen, kiest u Tijdzones in de groep Opties op het tabblad Vergadering.

  4. Klik in de groep Opties bij Weergeven als op Beschikbaar in de vervolgkeuzelijst. Als u al hebt opgegeven dat deze gebeurtenis de hele dag duurt, wordt bij Weergeven als automatisch Beschikbaar weergegeven.

    Belangrijk : 

    • Controleer of Weergeven als is ingesteld op Beschikbaar. Hierdoor kunnen de ontvangers van het vergaderverzoek het verzoek accepteren en uw vakantie toevoegen aan hun agenda, zonder tijd in hun agenda te blokkeren. De agenda van de ontvanger geeft nog steeds beschikbare tijd aan tijdens uw vakantie.

    • Als u een gebeurtenis kiest die de hele dag duurt, is de begintijd van de gebeurtenis middernacht. Om te voorkomen dat uw collega’s op vervelende momenten waarschuwingen ontvangen, zet u de instelling Herinnering op Geen.

  5. Typ de informatie die u met de ontvangers wilt delen.

  6. Voeg de geadresseerden toe op de regel Aan.

  7. Als u medewerkers op de hoogte brengt van een reeks terugkerende perioden waarin u afwezig bent, kiest u Terugkerend patroon in de groep Opties op het tabblad Vergadering. Selecteer het terugkerende patroon en klik op OK.

    Wanneer u een terugkerend patroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

  8. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Afspraak.

  9. Klik op Verzenden.

Wanneer u dit vergaderverzoek verstuurt met de optie Weergeven als ingesteld op Beschikbaar, wordt de gebeurtenis boven aan elke dag in de Outlook-agenda van uw collega's weergegeven, in de vorm van een visuele markering die geen werktijd in beslag neemt.

Opmerking : Als u Duurt hele dag niet selecteert, wordt de gebeurtenis niet boven aan de pagina maar op het tijdraster weergegeven. De tijd is echter nog steeds gemarkeerd als beschikbare tijd.

Stap 2: Vakantie in uw agenda markeren

Als u de stappen in het vorige gedeelte hebt uitgevoerd, wordt uw vergaderverzoek gemarkeerd als beschikbare tijd om te voorkomen dat er tijd in de agenda's van anderen wordt geblokkeerd. De tijd wordt echter ook gemarkeerd als beschikbaar in uw eigen agenda. U moet nu een extra afspraak voor uzelf maken, zodat anderen kunnen zien dat u niet beschikbaar bent zijn tijdens de periode die u opgeeft.

Een veel gemaakte fout is dat het item met het vergaderverzoek in een agenda wordt geopend en Weergeven als wordt gewijzigd van Beschikbaar in Niet aanwezig nadat het oorspronkelijke verzoek is verzonden. Wanneer u dit zou doen, wordt een update gestuurd naar iedereen aan wie u het vergaderverzoek hebt gestuurd, waardoor Beschikbaar wordt gewijzigd in Niet aanwezig. Hiermee zou u de stappen tenietdoen die u hebt genomen om dit te voorkomen. U moet een dubbele afspraak maken in uw agenda waarvoor Weergeven als is ingesteld op Niet aanwezig.

Wanneer anderen de Outlook-agenda gebruiken om vergaderingen en andere gebeurtenissen te plannen, kunnen ze uw beschikbaarheid zien, tenzij u de machtigingen voor uw agenda hebt gewijzigd om dit te voorkomen. Normaal gesproken staat Weergeven als voor afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen op Bezet. U kunt ook items maken waarvoor de instelling Weergeven als op Niet aanwezig staat. Items die zijn ingesteld op Niet aanwezig worden gezien als vergelijkbaar met items die zijn ingesteld op Bezet, en anderen zullen niet verwachten dat u op die tijdstippen beschikbaar bent. Visueel gezien verschillen de twee typen: items die zijn ingesteld op Niet afwezig zijn paars en items die zijn ingesteld op Bezet worden aangeduid met de kleur blauw. Dit visuele verschil laat duidelijk zien waarom u niet beschikbaar bent. U zou bijvoorbeeld wel een Bezet item kunnen verzetten, maar u zult waarschijnlijk niet een item aangeduid als Niet aanwezig, zoals uw vakantie, kunnen of willen wijzigen.

  1. Wijs in Agenda naar Nieuw in het menu Bestand en klik vervolgens op Afspraak.

  2. Typ in het vak Onderwerp een naam voor de periode waarin u weg bent.

  3. Klik in Begintijd en Eindtijd op de datums waarop deze periode begint en eindigt.

  4. Schakel het selectievakje Duurt hele dag in.

  5. Wijzig de instelling van Weergeven als in Niet aanwezig.

  6. Klik op Opslaan en sluiten.

Opmerking : U zou kunnen overwegen om het oorspronkelijke vergaderverzoek dat u hebt verzonden naar andere personen, te verwijderen (alleen uit uw agenda). U kunt dit verzoek echter ook in uw agenda laten staan zodat u het gebruiken kunt om eenvoudig een wijziging of annulering door te geven als uw plannen veranderen.

Zie ook

Aanbevolen procedures voor het gebruik van de Outlook-agenda

Een vergadering plannen met anderen

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×