Het kan handig zijn om het aantal records in een rapport te tellen. In gegroepeerde of overzichtsrapporten kunt u het aantal records in elke groep weergeven. U kunt ook een regelnummer toevoegen aan elke record, zodat u gemakkelijker naar elke record kunt verwijzen. In dit artikel wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u tellingen en regelnummers aan uw rapport toevoegt.
Wat wilt u doen?
Het aantal records in een rapport of groep tellen
De indelingsweergave biedt de snelste manier om tellingen toe te voegen aan uw rapport.
Records tellen met behulp van de indelingsweergave
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.
-
Klik op een veld dat u wilt tellen. Als u ervoor wilt zorgen dat alle records worden geteld, klikt u op een veld dat geen null-waarden bevat, zoals een id-veld.
-
Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Groeperen en totalen op Totalen.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Als u alle records in het rapport wilt tellen, ongeacht of het geselecteerde veld een waarde bevat, klikt u op Records tellen.
-
Als u alleen records wilt tellen waarvoor het geselecteerde veld een waarde bevat, klikt u op Waarden tellen.
Opmerking: Waarden tellen is niet beschikbaar voor velden van de volgende gegevenstypen:
-
Lange tekst (memo)
-
OLE-object
-
Hyperlink
-
Bijlage
-
-
-
Access voegt een tekstvak toe aan de sectie Rapportvoettekst en stelt de eigenschap Besturingselementbron in op een expressie waarmee de functie Aantal wordt uitgevoerd. Als uw rapport groepeerniveaus bevat, voegt Access ook een tekstvak toe aan elke groepsvoettekst waarmee dezelfde berekening wordt uitgevoerd.
Opmerking: Als u de indelingsweergave gebruikt om een telling te maken voor een specifiek veld, wordt in Access een expressie gemaakt waarmee alleen de records worden geteld waarvoor dat veld niet null is. Als het rapport bijvoorbeeld 10 records bevat en u het aantal toevoegt aan een veld dat drie null-waarden bevat, wordt in het tekstvak aantal 7 weergegeven: het aantal records met niet-null-waarden. U kunt dit voorkomen door alleen tellingen toe te voegen aan velden die geen null-waarden toestaan (zoals id-velden), of u kunt de besturingselementbron van het tekstvak bewerken zodat alle records altijd worden geteld, ongeacht of ze null-waarden bevatten of niet. U gaat hiervoor als volgt te werk:
-
Selecteer het tekstvak waarin het aantal wordt weergegeven. Druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven, als dat nog niet wordt weergegeven.
-
Klik op het tabblad Gegevens.
-
Verwijder in het vak Besturingselementbron de expressie en typ =Aantal(*).
-
Sla het rapport op en schakel over naar de rapportweergave om de resultaten te bekijken.
Records tellen met behulp van de ontwerpweergave
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.
-
Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Besturingselementen op Tekstvak.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Als u een telling van alle records in het rapport wilt toevoegen, klikt u op de sectie Rapportkoptekst of Rapportvoettekst waar u het tekstvak wilt plaatsen.
-
Als u een telling wilt toevoegen van alle records in elke groep van een gegroepeerd rapport, klikt u op de sectie Groepskoptekst of Groepsvoettekst waarin u het tekstvak wilt plaatsen.
-
-
Selecteer het tekstvak en druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.
-
Klik op het tabblad Gegevens.
-
Typ =Aantal(*)in het eigenschappenvak Besturingselementbron.
Deze expressie gebruikt de functie Aantal om alle records in het rapport of de groep te tellen, zelfs als sommige velden in sommige records null zijn. Als u records alleen wilt tellen wanneer een specifiek veld niet null is (bijvoorbeeld SupplierName), gebruikt u in plaats daarvan de volgende expressie: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0)).
Een regelnummer toevoegen voor elke record in een rapport of groep
U kunt items in uw rapport nummeren. In een rapport Verkoop per product wilt u bijvoorbeeld dat '1' voorafgaat aan het eerste item in een productgroep, '2' voorafgaat aan het tweede item, enzovoort. Wanneer de volgende productgroep begint, begint de telling opnieuw en gaat '1' vooraf aan het eerste item.
U kunt de items in uw rapport nummeren met behulp van een berekend besturingselement en de eigenschap Running Sum instellen.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
-
Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Besturingselementen op Tekstvak.
-
Sleep in de sectie Detail van het rapport de aanwijzer om het tekstvak te maken en zorg ervoor dat het breed genoeg is voor het grootste itemnummer.
Als u bijvoorbeeld waarschijnlijk honderd orders hebt, hebt u ruimte nodig voor ten minste drie tekens (100). Als er een label naast het tekstvak wordt weergegeven, verwijdert u het label door erop te klikken en vervolgens op Delete te drukken. Als u het tekstvak in de buurt van de linkermarge plaatst, is het label mogelijk verborgen onder het tekstvak. Sleep met de verplaatsingsgreep in de linkerbovenhoek van het tekstvak het tekstvak naar rechts, zodat u het label kunt zien. Vervolgens kunt u op het label klikken en op Delete drukken.
-
Selecteer het tekstvak. Druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven, als dat nog niet wordt weergegeven.
-
Klik op het tabblad Alles . Typ in het vak Naam een naam, zoals txtItemNumber.
-
Klik op het tabblad Gegevens.
-
Selecteer in het eigenschapsvak Totaal uitvoerende optie Boven groep.
-
Typ =1 in het eigenschappenvak Besturingselementbron.
-
Klik op het tabblad Opmaak.
-
Typ #in het vak Eigenschap Opmaak. (een hekje gevolgd door een punt).
Hiermee wordt het regelnummer opgemaakt met een punt na het getal.
-
Sla het rapport op en schakel over naar de rapportweergave om de resultaten te bekijken.
