Taken en taakitems maken

Veel personen houden lijsten bij met taken die moeten worden uitgevoerd, hetzij op papier, in een spreadsheet of via een combinatie van klassieke en elektronische methoden. In Outlook kunt u verschillende lijsten combineren tot één lijst, herinneringen laten weergeven en de voortgang van taken bijhouden.

Een taak maken

  1. Klik op Taken > Nieuwe taak of druk op Ctrl+Shift+K.

    Opdracht Nieuwe taak op het lint

  2. Typ in het vak Onderwerp een naam voor de taak. Als u veel moet invoeren, houdt u het onderwerp kort en voegt u vervolgens de details toe in het hoofdgedeelte van de taak

  3. Als er een vaste begin- of einddatum is, geeft u deze op bij Begindatum of Einddatum.

  4. Stel met Prioriteit de prioriteit voor de taak in.

  5. Als u een pop-upherinnering wilt, schakelt u Herinnering in en geeft u een datum en tijd op.

  6. Klik op Taak > Opslaan en sluiten.

U kunt op een snelle manier een taak maken die is gebaseerd op een e-mailbericht dat u hebt ontvangen. Zie Een taak maken op basis van een bericht voor meer informatie.

Wat wilt u doen?

  1. Ga in Taken naar het tabblad Start en klik in de groep Nieuw op Nieuwe taak.

    Opdracht Nieuwe taak op het lint

Toetsenbordsneltoets    Druk op Ctrl+Shift+K als u een nieuwe taak wilt maken.

  1. Typ in het vak Onderwerp een naam voor de taak. U kunt meer details opgeven in het hoofdgedeelte van de taak.

  2. Ga naar het tabblad Taak en klik in de groep Acties op Opslaan en sluiten.

U kunt een taak maken van elk Outlook-item, zoals een e-mailbericht, contactpersoon, agenda-item of notitie.

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Sleep een e-mailbericht naar de takenbalk

    Deze procedures werken alleen als de takenbalk is geordend op Begindatum of Einddatum.

    1. Sleep het item naar het takenlijstgedeelte op de takenbalk.

    2. Laat de muisknop los wanneer u een rode lijn met pijlen aan de uiteinden ziet op de gewenste positie voor de taak.

      schermweergave van het afspraakgedeelte van de takenbalk

  • Sleep een item naar Taken

    Wanneer u een item naar Taken sleept in het navigatiedeelvenster, kunt u alle functies van een taakitem gebruiken. De inhoud van het item, met uitzondering van de bijlagen, wordt naar het hoofdgedeelte van de taak gekopieerd. Zelfs als het oorspronkelijke item later wordt verwijderd, blijft de taak beschikbaar, met inbegrip van de gekopieerde inhoud van het item.

  • Sleep het item naar het tabblad Taken in het navigatiedeelvenster.

    Tip : Als u het item als bijlage aan de taak wilt toevoegen in plaats van de tekst te plakken in het hoofdgedeelte van de taak, klikt u met de rechtermuisknop op het item en sleept u het naar de takenlijst. Klik vervolgens op Hierheen kopiëren als taak met bijlage.

De takenbalk verschijnt standaard in alle weergaven in Outlook.

Als u een taak wilt maken, voert u een van de volgende handelingen uit:

  • Klik op de takenbalk in het vak Nieuwe taak typen en voer een beschrijving van de taak in. Druk op Enter om dit te voltooien. De taak wordt weergegeven in uw takenlijst met de datum van vandaag.

  • Dubbelklik op de takenbalk in het vak Nieuwe taak typen om de taak in een nieuw venster te openen. U kunt meer details van de taak opgeven.

Tip : Als u de takenbalk wilt in- of uitschakelen, klikt u op het tabblad Beeld in de groep Indeling op Takenbalk en klikt u op Normaal, Geminimaliseerd of Uit. Dit is alleen van toepassing op de takenbalk in de huidige weergave, niet in alle weergaven.

De takenlijst Vandaag verschijnt alleen in de dag- en weekweergaven in de Outlook-agenda.

Takenlijst Vandaag in de agendaweekweergave

  1. Plaats de muisaanwijzer in uw takenlijst Vandaag onder de gewenste dag.

  2. Klik op Klik als u taak wilt toevoegen.

  3. Typ een onderwerp voor de taak en druk op Enter.

    Standaard worden de begindatum en einddatum ingesteld op de dag waaronder u de taak hebt ingevoegd. Als u de begindatum of einddatum van de taak wilt wijzigen, sleept u de taak naar de gewenste datum. Als u de begindatum of einddatum handmatig wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op de taak en klikt u op Openen.

Opmerking : Als u de takenlijst Vandaag wilt in- of uitschakelen, klikt u in Agenda op het tabblad Beeld in de groep Indeling op Takenlijst Vandaag en selecteert u Normaal, Geminimaliseerd of Uit.

Wat wilt u doen?

Takenbalk Een taak is een item dat u maakt in Outlook en dat u wilt bijhouden totdat u hem hebt voltooid. Een taakitem is een Outlook-item, zoals een taak, een e-mailbericht of een contactpersoon, dat is voorzien van een opvolgingsvlag. Standaard krijgen alle taken bij het maken een opvolgingsvlag, zelfs als ze geen begin- of einddatum hebben. Dit houdt in dat wanneer u een taak maakt of een vlag aan een e-mailbericht of contactpersoon toevoegt, automatisch een taakitem wordt gemaakt.

Als u snel wilt aangeven dat voor een bepaald item op een later tijdstip uw aandacht is vereist, is een vlag toevoegen de beste optie. Wanneer u een vlag aan een item toevoegt, wordt het item met een vlag weergegeven in de weergave E-mail, in Taken, op de takenbalk en in de takenlijst Vandaag in de agenda. Wanneer u een vlag aan een bericht toevoegt, wordt niet een nieuwe taak gemaakt. Omdat het taakitem nog steeds een e-mailbericht of contactpersoon is nadat er een vlag aan is toegevoegd, hebt u niet de mogelijkheid het als taak toe te wijzen aan iemand anders, of de voortgang of het voltooiingspercentage aan te geven.

Een taak kan zich eenmaal of herhaaldelijk voordoen. Een terugkerend-taak kan worden herhaald met regelmatige tussenpozen of op basis van de datum waarop u de taak als voltooid markeert. U kunt bijvoorbeeld een terugkerende taak maken als u elke laatste vrijdag van de maand een statusrapport wilt verzenden naar uw manager of als u een terugkerende taak wilt maken om één maand na uw laatste bezoek aan de kapper weer naar de kapper te gaan.

Zowel taken als taakitems worden weergegeven in Taken, op de takenbalk en in de takenlijst Vandaag in agenda. Ongeacht de weergave waarin u werkt, de takenbalk houdt u op de hoogte van uw agenda, taken en taakitems.

U kunt op verschillende manieren een nieuwe taak in Outlook maken. U kunt de opdracht Taak gebruiken (klik op Nieuw in het menu Bestand), een taak invoeren in het tekstvak Nieuwe taak typen in de takenbalk van een Outlook-weergave, typen in een lege ruimte in de takenlijst Vandaag in de agenda, of klikken op en typen in het tekstvak Klik hier om een nieuwe taak toe te voegen boven in de weergave Taken. De snelste manier is via de takenbalk.

U kunt ook een taak maken door een item, zoals een e-mailbericht, te verslepen naar Taken in de navigatiedeelvenster. Dan wordt er een kopie van het e-mailbericht gemaakt als een taak.

Ongeacht of u taken wilt bijhouden die zijn toegewezen aan uzelf (zoals herinneringen om te reageren op e-mailberichten) of taken die zijn toegewezen aan andere personen (zoals de voortgang van een project van iemand anders), met Outlook-taken kunt u dit regelen. U kunt snel taken toevoegen en bijwerken, of ze handmatig markeren als voltooid. Met taken die zijn geïntegreerd in de weergave Agenda, hebt u een uitgebreide interface voor het bijhouden van niet alleen uw afspraken, maar ook van taken die u op een bepaalde dag moet uitvoeren.

  1. Wijs in het menu Bestand naar Nieuw en klik vervolgens op Taak.

    Sneltoets Druk op Ctrl+Shift+K als u een nieuwe taak wilt maken.

  2. Typ in het vak Onderwerp een naam voor de taak.

    Opmerking : U hebt nu voldoende gegevens ingevoerd om een taak te maken. De volgende stappen zijn optioneel, maar u kunt hiermee uw taken in Outlook beter beheren.

  3. Klik op het tabblad Taak in de groep Acties op Opslaan en sluiten of ga door met de volgende stappen om uw taak aan te passen.

  4. Als u wilt, stelt u de Begindatum en de Vervaldatum voor de taak in.

    Als u een begindatum opgeeft, wordt het veld Vervaldatum automatisch ingesteld op dezelfde dag. U kunt elke gewenste datum in het veld Vervaldatum opgeven.

  5. Als u een terugkerende taak wilt maken, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Terugkeerpatroon.

  6. In het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak klikt u op de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijkse of Jaarlijks) waarmee de taak moet worden herhaald en voert u vervolgens een van de volgende handelingen uit:

    • De taak laten terugkeren op basis van een regelmatig interval     In de sectie Terugkeerpatroon selecteert u de opties voor het gewenste interval. Selecteer niet Nieuwe taak toevoegen, aangezien de taak dan niet meer met regelmatige tussenpozen wordt herhaald.

    • De taak laten terugkeren op basis van de voltooiingsdatum     Selecteer Nieuwe taak toevoegen en typ in het vak de hoeveelheid tijd waarna een nieuwe taak moet worden gegenereerd.

      Elke keer dat u de taak als voltooid markeert, wordt een nieuwe taak gemaakt op basis van wat u opgeeft.

      Tip : Dit is de beste keuze als u wilt dat de volgende herinnering voor een taak pas wordt weergegeven als de vorige taak is gemarkeerd als voltooid. Als u het item niet als voltooid markeert, wordt de volgende herinnering nooit weergegeven. Als u bijvoorbeeld een herinnering hebt voor het betalen van uw energiefactuur op de 15e van elke maand en u het item op 15 april niet als voltooid markeert, ziet u in mei nog steeds de niet voltooide taak voor 15 april. Alleen nadat u de taak van 15 april hebt gemarkeerd als voltooid, wordt de niet-voltooide taak van 15 mei weergegeven.

  7. Klik op OK om het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak te sluiten.

  8. Als u een herinneringswaarschuwing wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Herinnering in en voert u de datum en tijd voor de herinnering in.

  9. U kunt een aangepast geluid opgeven dat wordt afgespeeld bij uw herinnering. Klik op Afbeelding van knop , klik op Bladeren, selecteer het geluidsbestand dat u wilt afspelen, klik op Openen en klik vervolgens op OK. U wijzigt hiermee alleen het geluid voor deze taak.

  10. Als u de voortgang wilt bijhouden voor deze taak, voert u in de vakken Status, Prioriteit en % voltooid de gewenste waarden in.

    De velden Status en % voltooid zijn aan elkaar gekoppeld. Wanneer u de waarde in het ene veld wijzigt, wordt de waarde in het andere veld aangepast.

Status

% voltooid

Niet gestart

0

In voortgang

1-99

Voltooid

100

Wacht op iemand anders   

0-100

Uitgesteld

0-100

  1. Als u een kleurcategorie aan uw taak wilt toewijzen, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Categoriseren, en klikt u vervolgens op een van de kleurcategorieën die u in het menu. Voor meer kleurcategorieën klikt u op Alle categorieën.

    De eerste keer dat u een kleurcategorie gebruikt, wordt u gevraagd een naam voor de kleurcategorie op te geven, die voor u meer betekenis heeft. U kunt aangepaste kleurcategorieën maken, aangepaste kleuren koppelen aan de kleurcategorieën en sneltoetsen toewijzen aan de kleurcategorieën. Klik op OK om terug te keren naar de het venster van de taak.

    Tip : Bent u van gedachten veranderd over de toewijzing van een kleurcategorie? Klik met de rechtermuisknop op de kleur of de naam van de kleurcategorie en klik vervolgens op Categorienaam wissen of Alle categorieën wissen.

  2. Als de taak betrekking heeft op een persoon of organisatie in uw lijst met contactpersonen, kunt u een snelle koppeling naar de contactpersoon maken door te klikken op Contactpersonen onder aan het venster en vervolgens een item te selecteren. Klik op OK om het dialoogvenster Contactpersonen selecteren te sluiten.

    Opmerking : Contactpersonen koppelen wordt niet standaard weergegeven in bericht-, contactpersonen- en taakvensters. Wanneer u het koppelen van contacten wilt inschakelen, gaat u naar het tabblad Taak en klik in de groep Acties op Opslaan en sluiten . Klik in het hoofdvenster van Outlook in het menu Extra op Opties. Klik op het tabblad Voorkeuren op Opties voor contactpersonen, en schakel vervolgens in het dialoogvenster Opties voor contactpersonen onder Koppeling van contactpersoon het selectievakje Koppeling van contactpersonen weergeven op alle formulieren in. Open de taak om door te gaan met deze procedure.

  3. Als u niet wilt dat anderen een gedeelde taak kunnen zien, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Privé.

  4. Als u reisafstand, werkuren en andere factureringsgegevens wilt invoeren, klikt u op het tabblad Taak in de groep Weergeven op Details. Typ de gegevens in de tekstvakken Totale hoeveelheid werk, Werkelijke hoeveelheid werk, Reisafstand en Factureringsgegevens.

  5. Klik op het tabblad Taak in de groep Acties op Opslaan en sluiten.

U kunt een e-mailbericht op verschillende manieren omzetten in een taak of taakitem.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Een opvolgingsvlag aan een e-mailbericht toevoegen

    Als u snel wilt aangeven dat voor een bepaald item op een later tijdstip uw aandacht is vereist, kunt u dit het beste doen met een vlag. Wanneer u een vlag aan een item toevoegt, wordt het item met een vlag weergegeven in de weergave E-mail, in Taken, op de takenbalk en in de takenlijst Vandaag in de agenda. Wanneer u een vlag aan een bericht toevoegt, wordt niet een nieuwe taak gemaakt. Omdat het taakitem nog steeds een e-mailbericht of contactpersoon is nadat er een vlag aan is toegevoegd, hebt u niet de mogelijkheid het als taak toe te wijzen aan iemand anders, of de voortgang of het voltooiingspercentage aan te geven.

    1. Klik in E-mail met de rechtermuisknop op de kolom met de vlag voor een e-mailbericht.

    2. Kies een vervaldatum.

      Als u snel een opvolgingsvlag wilt toevoegen, klikt u op de kolom met de vlag naast het e-mailbericht. De datum van vandaag wordt standaard als begindatum en vervaldatum ingesteld.

      Als u het tijdstip van de herinnering, het geluidsfragment, de begindatum, de vervaldatum of de tekst van de vlag die wordt weergegeven in de infobalk, wilt wijzigen of de vlag voor de herinnering wilt wissen, klikt u met de rechtermuisknop op de kolom met de vlag naast het e-mailbericht en klikt u vervolgens op Aangepast of Herinnering toevoegen. Bij beide opties wordt hetzelfde dialoogvenster geopend, maar wanneer u Herinnering toevoegen gebruikt, wordt het selectievakje voor herinnering automatisch geselecteerd.

      dialoogvenster opvolgen

  • Een e-mailbericht naar de takenbalk slepen om een taakitem te maken

    Deze procedures werken alleen als de takenbalk is geordend op Begindatum of Einddatum.

    1. Klik op een e-mailbericht om dit te selecteren en sleep het bericht naar het gedeelte met de takenlijst op de takenbalk.

    2. Laat de muisknop los wanneer u een rode lijn met pijlen aan de uiteinden ziet op de gewenste positie voor de taak.

      schermweergave van het afspraakgedeelte van de takenbalk

  • Een e-mailbericht naar de knop Taken slepen om een taak te maken

    Wanneer u een item naar Taken sleept in het navigatiedeelvenster, kunt u alle functies van een taakitem gebruiken. De inhoud van het e-mailbericht (met uitzondering van de bijlagen) wordt naar het hoofdgedeelte van de taak gekopieerd. Zelfs als het oorspronkelijke e-mailbericht later wordt verwijderd (inclusief de gekopieerde inhoud maar zonder de bijlagen), blijft de taak beschikbaar.

    1. Klik op een e-mailbericht om dit te selecteren en sleep het naar de knop Taak in het navigatiedeelvenster.

      Als u het bericht als bijlage aan de taak wilt toevoegen in plaats van de tekst te plakken in het hoofdgedeelte van de taak, klikt u met de rechtermuisknop op het bericht en sleept u het naar de takenlijst. Klik vervolgens op Hierheen kopiëren als taak met bijlage in het snelmenu.

      Er wordt een nieuw venster voor een taakitem geopend en een kopie van de e-mailinhoud is in het hoofdgedeelte van de taak geplakt. Het onderwerp van het e-mailbericht wordt het onderwerp van de taak. U kunt desgewenst de tekst van het onderwerp wijzigen.

      Opmerking : U hebt nu voldoende gegevens ingevoerd om een taak te maken. De volgende stappen zijn optioneel, maar u kunt hiermee uw taken in Outlook beter beheren.

    2. Klik op het tabblad Taak in de groep Acties op Opslaan en sluiten of ga door met de volgende stappen om uw taak aan te passen.

    3. Als u wilt, stelt u de Begindatum en de Vervaldatum voor de taak in.

      Als u een Begindatum opgeeft, wordt het veld Vervaldatum automatisch ingesteld op dezelfde dag. U kunt elk gewenste datum bij Vervaldatum opgeven.

    4. Als u een terugkerende taak wilt maken, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Terugkeerpatroon.

    5. In het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak klikt u op de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijkse of Jaarlijks) waarmee de taak moet worden herhaald en voert u vervolgens een van de volgende handelingen uit:

      • De taak laten terugkeren op basis van een regelmatig interval     In de sectie Terugkeerpatroon selecteert u de opties voor het gewenste interval. Selecteer niet Nieuwe taak toevoegen, aangezien de taak dan niet meer met regelmatige tussenpozen wordt herhaald.

      • De taak laten terugkeren op basis van de voltooiingsdatum     Selecteer Nieuwe taak toevoegen en typ in het vak de hoeveelheid tijd waarna een nieuwe taak moet worden gegenereerd.

        Elke keer dat u de taak als voltooid markeert, wordt een nieuwe taak gemaakt op basis van uw selecties.

        Dit is de beste keuze als u wilt dat de volgende herinnering voor een taak pas wordt weergegeven als de vorige taak is gemarkeerd als voltooid. Als u het item niet als voltooid markeert, wordt de volgende herinnering nooit weergegeven. Als u bijvoorbeeld een herinnering hebt voor het betalen van uw energiefactuur op de 15e van elke maand en u het item op 15 april niet als voltooid markeert, ziet u in mei nog steeds de taak voor 15 april. Wanneer u de taak van 15 april hebt gemarkeerd als voltooid, wordt de taak voor het betalen van de factuur op 15 mei weergegeven.

    6. Klik op OK om het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak te sluiten.

    7. Als u een herinnering wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Herinnering in om een herinneringswaarschuwing te actieveren. Voer de gewenste datum en tijd voor de herinnering in.

    8. U kunt een aangepast geluid opgeven dat wordt afgespeeld bij uw herinnering. Klik op Afbeelding van knop , klik op Bladeren, selecteer het geluidsbestand dat u wilt afspelen, klik op Openen en klik vervolgens op OK. U wijzigt hiermee alleen het geluid voor deze taak.

    9. Als u de voortgang wilt bijhouden voor deze taak, typt of selecteert u in de vakken Status, Prioriteit en % voltooid de gewenste opties.

      De velden Status en % voltooid zijn van elkaar afhankelijk. Wanneer u de waarde in het ene veld wijzigt, wordt de waarde in het andere veld aangepast.

Status

% voltooid

Niet gestart

0

In voortgang

1-99

Voltooid

100

Wacht op iemand anders   

0-100

Uitgesteld

0-100

  1. Als u een kleurcategorie aan uw taak wilt toewijzen, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Categoriseren, en klikt u vervolgens op een van de items in het menu. Voor meer kleurcategorieën klikt u op Alle categorieën.

    De eerste keer dat u een kleurcategorie gebruikt, wordt u gevraagd een naam op te geven die voor u meer betekenis heeft. U kunt aangepaste kleurcategorieën maken, aangepaste kleuren koppelen aan de kleurcategorieën en sneltoetsen toewijzen. Klik op OK om terug te keren naar de het venster van de taak.

    Bent u van gedachten veranderd over de toewijzing van een kleurcategorie? Klik met de rechtermuisknop op de kleur of de naam van de kleurcategorie en klik vervolgens op Categorienaam wissen of Alle categorieën wissen.

  2. Als de taak betrekking heeft op een persoon of organisatie in uw lijst met contactpersonen, kunt u een snelle koppeling naar de contactpersoon maken door te klikken op Contactpersonen onder aan het venster en vervolgens een item te selecteren. Klik op OK om het dialoogvenster Contactpersonen selecteren te sluiten.

  3. Als u niet wilt dat anderen een gedeelde taak kunnen zien, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Privé.

  4. Als u reisafstand, werkuren en andere factureringsgegevens wilt invoeren, klikt u op het tabblad Taak in de groep Weergeven op Details. Typ de gegevens in de tekstvakken Totale hoeveelheid werk, Werkelijke hoeveelheid werk, Reisafstand en Factureringsgegevens.

  5. Klik op het tabblad Taak in de groep Opslaan op Opslaan en sluiten.

Als u snel wilt aangeven dat voor een bepaalde contactpersoon op een later tijdstip uw aandacht is vereist, kunt u dit het beste doen met een vlag. Wanneer u een vlag aan een contactpersoon toevoegt, wordt een taakitem gemaakt met de tekst van de vlag in de infobalk. De contactpersoon met de vlag wordt ook weergegeven in de lijst Taken, de takenbalk en in de takenlijst Vandaag in de agenda. Wanneer u een vlag aan een contactpersoon toevoegt, wordt niet een nieuw taakitem gemaakt. Omdat het taakitem nog steeds een contactpersoon is, hebt u niet de mogelijkheid het als taak toe te wijzen aan iemand anders, of de voortgang of het voltooiingspercentage aan te geven.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon in Contactpersonen.

  2. Wijs Opvolgen aan in het snelmenu en klik vervolgens op de vervaldatum.

    Als u het tijdstip van de herinnering, het geluidsfragment, de begindatum, de einddatum of de tekst van de vlag die wordt weergegeven in de infobalk, wilt wijzigen of de vlag voor de herinnering wilt wissen, klikt u op Aangepast of Herinnering toevoegen. (Bij beide opties wordt hetzelfde dialoogvenster geopend, maar wanneer u Herinnering toevoegen gebruikt, wordt het selectievakje voor herinnering automatisch ingeschakeld.)

De takenbalk verschijnt standaard in alle weergaven in Outlook. U kunt de takenbalk in- of uitschakelen. U kunt ook een geminimaliseerde versie van de takenbalk weergeven. Deze neemt minder ruimte op het scherm in beslag. Als u de takenbalk in- of uitschakelt of in een bepaalde weergave minimaliseert, geldt de instelling alleen voor die weergave. Als u bijvoorbeeld de takenbalk uitschakelt in de weergave E-mail, blijf deze uit telkens wanneer u zich in de weergave E-mail bevindt, ook wanneer u de volgende keer Outlook start. De takenbalk blijft echter ingeschakeld in andere weergaven, zoals Agenda, Notities en Taken.

  • Als u de takenbalk wilt in-of uitschakelen, klikt u op Weergave, wijst u Takenbalk aan en klikt u vervolgens op Normaal, Geminimaliseerd of Uit.

  • Als u een nieuwe taak wilt maken in de takenbalk, klikt u in het tekstvak Nieuwe taak typen (dit wordt het taakinvoervak genoemd), typt een onderwerp voor de taak en drukt u op Enter.

    Taakinvoervak

    Standaard worden aan de taak een einddatum en een begindatum toegewezen die zijn gebaseerd op instelling Snelklikken instellen van de vlag. Als u Outlook voor het eerst installeert, is deze instelling geconfigureerd als Vandaag.

    Als u een taak maakt en de einddatum van de vlag wijzigt, wordt voor alle toekomstige taken die u in de takenbalk invoert, de nieuwe instelling gebruikt. U kunt altijd de keuze die wordt weergegeven, overschrijven door een andere optie te kiezen. Als u Outlook echter opnieuw start, wordt voor de eerste taak die wordt ingevoerd standaard de instelling van de vlag Snelklikken instellen gebruikt.

    Als u de standaardinstelling voor de vlag wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op de kolom met de vlag in een willekeurige weergave, klikt u op Snelklikken instellen en kiest u vervolgens de gewenste vlaginstelling. Geen datum is een van de opties. Wanneer u de vlag Geen datum selecteert, wordt het item weergegeven in de groep Geen datum op de takenbalk.

    Opmerking : U hebt nu voldoende gegevens ingevoerd om een taak te maken. De volgende stappen zijn optioneel, maar u kunt hiermee uw taken in Outlook beter beheren.

  • Ga verder met de volgende stappen voor het aanpassen van de taak door te dubbelklikken op de taak in de takenbalk.

  • Als u wilt, stelt u de Begindatum en de Vervaldatum voor de taak in.

    Als u een Begindatum opgeeft, wordt het veld Vervaldatum automatisch ingesteld op dezelfde dag. U kunt elk gewenste datum bij Vervaldatum opgeven.

  • Als u een terugkerende taak wilt maken, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Terugkeerpatroon.

  • In het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak klikt u op de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijkse of Jaarlijks) waarmee de taak moet worden herhaald en voert u vervolgens een van de volgende handelingen uit:

    • De taak laten terugkeren op basis van een regelmatig interval     In de sectie Terugkeerpatroon selecteert u de opties voor het gewenste interval. Selecteer niet Nieuwe taak toevoegen, aangezien de taak dan niet meer met regelmatige tussenpozen wordt herhaald.

    • De taak laten terugkeren op basis van de voltooiingsdatum     Selecteer Nieuwe taak toevoegen en typ in het vak de hoeveelheid tijd waarna een nieuwe taak moet worden gegenereerd.

      Elke keer dat u de taak als voltooid markeert, wordt een nieuwe taak gemaakt op basis van uw selecties.

      Dit is de beste keuze als u wilt dat de volgende herinnering voor een taak pas wordt weergegeven als de vorige taak is gemarkeerd als voltooid. Als u het item niet als voltooid markeert, wordt de volgende herinnering nooit weergegeven. Als u bijvoorbeeld een herinnering hebt voor het betalen van uw energiefactuur op de 15e van elke maand en u het item op 15 april niet als voltooid markeert, ziet u in mei nog steeds de taak voor 15 april. Wanneer u de taak van 15 april hebt gemarkeerd als voltooid, wordt de taak voor het betalen van de factuur op 15 mei weergegeven.

  • Klik op OK om het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak te sluiten.

  • Als u een herinnering wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Herinnering in om een herinneringswaarschuwing te actieveren. Voer de gewenste datum en tijd voor de herinnering in.

  • U kunt een aangepast geluid opgeven dat wordt afgespeeld bij uw herinnering. Klik op Afbeelding van knop , klik op Bladeren, selecteer het geluidsbestand dat u wilt afspelen, klik op Openen en klik vervolgens op OK. U wijzigt hiermee alleen het geluid voor deze taak.

  • Als u de voortgang wilt bijhouden voor deze taak, typt of selecteert u in de vakken Status, Prioriteit en % voltooid de gewenste opties.

    De velden Status en % voltooid zijn van elkaar afhankelijk. Wanneer u de waarde in het ene veld wijzigt, wordt de waarde in het andere veld aangepast.

Status

% voltooid

Niet gestart

0

In voortgang

1-99

Voltooid

100

Wacht op iemand anders   

0-100

Uitgesteld

0-100

  1. Als u een kleurcategorie aan uw taak wilt toewijzen, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Categoriseren, en klikt u vervolgens op een van de items in het menu. Voor meer kleurcategorieën klikt u op Alle categorieën.

    De eerste keer dat u een kleurcategorie gebruikt, wordt u gevraagd een naam op te geven die voor u meer betekenis heeft. U kunt aangepaste kleurcategorieën maken, aangepaste kleuren koppelen aan de kleurcategorieën en sneltoetsen toewijzen. Klik op OK om terug te keren naar de het venster van de taak.

    Bent u van gedachten veranderd over de toewijzing van een kleurcategorie? Klik met de rechtermuisknop op de kleur of de naam van de kleurcategorie en klik vervolgens op Categorienaam wissen of Alle categorieën wissen.

  2. Als de taak betrekking heeft op een persoon of organisatie in uw lijst met contactpersonen, kunt u een snelle koppeling naar de contactpersoon maken door te klikken op Contactpersonen onder aan het venster en vervolgens een item te selecteren. Klik op OK om het dialoogvenster Contactpersonen selecteren te sluiten.

  3. Als u niet wilt dat anderen een gedeelde taak kunnen zien, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Privé.

  4. Als u reisafstand, werkuren en andere factureringsgegevens wilt invoeren, klikt u op het tabblad Taak in de groep Weergeven op Details. Typ de gegevens in de tekstvakken Totale hoeveelheid werk, Werkelijke hoeveelheid werk, Reisafstand en Factureringsgegevens.

  5. Klik op het tabblad Taak in de groep Opslaan op Opslaan en sluiten.

Als u een taak omhoog of omlaag wilt verplaatsen in de lijst, klikt u op het item en sleept u het naar de gewenste positie. Terwijl u de taak versleept, wordt met een rode lijn met pijlen aangegeven waar de taak wordt geplaatst wanneer u de muisknop loslaat.

De takenlijst Vandaag verschijnt alleen in de dag- en weekweergaven in de Outlook-agenda. Als u de takenlijst Vandaag in de Agenda wilt in- of uitschakelen, klikt u op Weergave, wijst u Takenlijst Vandaag aan en klikt u vervolgens op Normaal, Geminimaliseerd of Uit.

takenlijst vandaag

Als u het totale aantal taken wilt weergeven, voert u een van de volgende handelingen uit:

  • Klik in de agenda op Weergave, wijs Takenlijst Vandaag aan en klik op Geminimaliseerd.

  • Wijs de bovenrand van de takenlijst Vandaag aan. Wanneer de aanwijzer verandert in een Pictogram van formaatgreep , sleept u de rand naar de onderkant van het venster.

Als u nieuwe taken in de takenlijst Vandaag wilt maken, gebruikt u de instelling Normaal van de takenlijst Vandaag.

  1. Als u de aanwijzer boven de takenlijst Vandaag houdt, wordt Klik als u taak wilt toevoegen weergegeven.

  2. Klik op een lege ruimte onder een dagkolom.

  3. Typ een onderwerp voor de taak en druk op Enter.

    Standaard wordt de datum van vandaag aan de begindatum en vervaldatum van de taak toegewezen in de kolom boven de takenlijst Vandaag. Als u de begindatum of einddatum van de taak wilt wijzigen, sleept u de gemaakte taak naar de dag waarop de taak voltooid moet zijn. U kunt in plaats van de taak te slepen, ook de taak openen en de begindatum en einddatum aanpassen. Hiervoor kunt u met de rechtermuisknop op de taak klikken en vervolgens op Openen klikken, of het item selecteren en vervolgens op Esc en dan op Enter drukken.

  4. Als u een terugkerende taak wilt maken, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Terugkeerpatroon.

  5. In het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak klikt u op de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijkse of Jaarlijks) waarmee de taak moet worden herhaald en voert u vervolgens een van de volgende handelingen uit:

    • De taak laten terugkeren op basis van een regelmatig interval     In de sectie Terugkeerpatroon selecteert u de opties voor het gewenste interval. Selecteer niet Nieuwe taak toevoegen, aangezien de taak dan niet meer met regelmatige tussenpozen wordt herhaald.

    • De taak laten terugkeren op basis van de voltooiingsdatum     Selecteer Nieuwe taak toevoegen en typ in het vak de hoeveelheid tijd waarna een nieuwe taak moet worden gegenereerd.

      Elke keer dat u de taak als voltooid markeert, wordt een nieuwe taak gemaakt op basis van uw selecties.

      Dit is de beste keuze als u wilt dat de volgende herinnering voor een taak pas wordt weergegeven als de vorige taak is gemarkeerd als voltooid. Als u het item niet als voltooid markeert, wordt de volgende herinnering nooit weergegeven. Als u bijvoorbeeld een herinnering hebt voor het betalen van uw energiefactuur op de 15e van elke maand en u het item op 15 april niet als voltooid markeert, ziet u in mei nog steeds de taak voor 15 april. Wanneer u de taak van 15 april hebt gemarkeerd als voltooid, wordt de taak voor het betalen van de factuur op 15 mei weergegeven.

  6. Klik op OK om het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak te sluiten.

  7. Als u een herinnering wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Herinnering in om een herinneringswaarschuwing te actieveren. Voer de gewenste datum en tijd voor de herinnering in.

  8. U kunt een aangepast geluid opgeven dat wordt afgespeeld bij uw herinnering. Klik op Afbeelding van knop , klik op Bladeren, selecteer het geluidsbestand dat u wilt afspelen, klik op Openen en klik vervolgens op OK. U wijzigt hiermee alleen het geluid voor deze taak.

  9. Als u de voortgang wilt bijhouden voor deze taak, typt of selecteert u in de vakken Status, Prioriteit en % voltooid de gewenste opties.

    De velden Status en % voltooid zijn van elkaar afhankelijk. Wanneer u de waarde in het ene veld wijzigt, wordt de waarde in het andere veld aangepast.

Status

% voltooid

Niet gestart

0

In voortgang

1-99

Voltooid

100

Wacht op iemand anders   

0-100

Uitgesteld

0-100

  1. Als u een kleurcategorie aan uw taak wilt toewijzen, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Categoriseren, en klikt u vervolgens op een van de items in het menu. Voor meer kleurcategorieën klikt u op Alle categorieën.

    De eerste keer dat u een kleurcategorie gebruikt, wordt u gevraagd een naam op te geven die voor u meer betekenis heeft. U kunt aangepaste kleurcategorieën maken, aangepaste kleuren koppelen aan de kleurcategorieën en sneltoetsen toewijzen. Klik op OK om terug te keren naar de het venster van de taak.

    Bent u van gedachten veranderd over de toewijzing van een kleurcategorie? Klik met de rechtermuisknop op de kleur of de naam van de kleurcategorie en klik vervolgens op Categorienaam wissen of Alle categorieën wissen.

  2. Als de taak betrekking heeft op een persoon of organisatie in uw lijst met contactpersonen, kunt u een snelle koppeling naar de contactpersoon maken door te klikken op Contactpersonen onder aan het venster en vervolgens een item te selecteren. Klik op OK om het dialoogvenster Contactpersonen selecteren te sluiten.

  3. Als u niet wilt dat anderen een gedeelde taak kunnen zien, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Privé.

  4. Als u reisafstand, werkuren en andere factureringsgegevens wilt invoeren, klikt u op het tabblad Taak in de groep Weergeven op Details. Typ de gegevens in de tekstvakken Totale hoeveelheid werk, Werkelijke hoeveelheid werk, Reisafstand en Factureringsgegevens.

  5. Klik op het tabblad Taak in de groep Opslaan op Opslaan en sluiten.

Als u een taak omhoog of omlaag wilt verplaatsen in de lijst, klikt u op het item en sleept u het naar de gewenste positie. Terwijl u de taak versleept, wordt met een rode lijn met pijlen aangegeven waar de taak wordt geplaatst wanneer u de muisknop loslaat.

Delen Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×