Site-inhoudstypen maken of aanpassen

In dit artikel

• Over site-inhoudstypen en overname

• Een site-inhoudstype maken

• Een documentsjabloon aan een inhoudstype toevoegen

• Wijzigingen aanbrengen in de kolommen voor een inhoudstype

• Een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype

• Een inhoudstype alleen-lezen te maken

• Geef een informatiebeheerbeleid voor een inhoudstype

• Het documentinformatiescherm-instellingen voor een inhoudstype wijzigen

• Documentconversies voor een site-inhoudstype te beheren

• Verwijderen van een site-inhoudstype

• Gerelateerde taken

Het overnemen van kenmerken van site-inhoudstypen

Inhoudstypen worden hiërarchisch geordend, zodat de kenmerken van een bepaald inhoudstype op een ander inhoudstype kunnen worden overgedragen. U kunt de kenmerken van documentcategorieën in de gehele organisatie gebruiken, en de verschillende teams kunnen deze kenmerken weer aanpassen voor gebruik in hun sites en lijsten.

Inhoudstypen worden in eerste instantie centraal gedefinieerd in de Galerie met site-inhoudstypen van de site. Inhoudstypen die op siteniveau zijn gedefinieerd worden site-inhoudstypen genoemd. Site-inhoudstypen kunnen in alle subsites van de site waarvoor ze zijn gedefinieerd worden gebruikt. Als de site-inhoudstypen bijvoorbeeld zijn gedefinieerd in de Galerie met site-inhoudstypen voor de site op het hoogste niveau in een siteverzameling, kunnen de inhoudstypen in alle lijsten en bibliotheken van alle sites in die siteverzameling worden gebruikt. U kunt site-inhoudstypen ook aan afzonderlijke lijsten of bibliotheken toevoegen en voor gebruik in die lijsten of bibliotheken aanpassen. Als u een site-inhoudstype aan een lijst of bibliotheek toevoegt, wordt het een lijstinhoudstype genoemd. Lijstinhoudstypen zijn een niveau lager dan de site-inhoudstypen waarop zij zijn gebaseerd.

Als u een nieuw aangepast site-inhoudstype in de Galerie met site-inhoudstypen voor een site definieert, kiest u om te beginnen een bestaand site-inhoudstype van de bovenliggende site in de Galerie met site-inhoudstypen. Het nieuwe site-inhoudstype neemt dan alle kenmerken van het site-inhoudstype van de bovenliggende site over, zoals de documentsjabloon, de instelling voor alleen-lezen, de werkstromen en de kolommen. Nadat u het nieuwe site-inhoudstype hebt gemaakt, kunt u de kenmerken aanpassen. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in site-inhoudstypen, kunt u aangeven of u wilt dat deze wijzigingen worden toegepast op eventuele onderliggende site-inhoudstypen of lijstinhoudstypen die hun kenmerken overnemen van deze site-inhoudstypen. Alleen de kenmerken die de onderliggende site-inhoudstypen of lijstinhoudstypen delen met een bovenliggend inhoudstype kunnen worden bijgewerkt. Als u extra kenmerken in het onderliggende site-inhoudstype hebt aangebracht die niet in het bovenliggende site-inhoudstype aanwezig zijn (bijvoorbeeld extra kolommen), worden deze nieuwe kenmerken niet overschreven als het onderliggende site-inhoudstype wordt bijgewerkt. Wijzigingen die u aanbrengt in een site-inhoudstype zijn niet van invloed op het bovenliggende site-inhoudstype waarop het site-inhoudstype is gebaseerd.

Naar boven

Een site-inhoudstype maken

1. Ga naar de site waarvoor u een nieuw site-inhoudstype wilt maken.

2. Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.

3. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op Maken.

5. Typ op de pagina Nieuw site-inhoudstype in de sectie Naam en beschrijving een naam en een beschrijving voor het nieuwe site-inhoudstype.

6. Selecteer in de lijst Het bovenliggende inhoudstype selecteren uit de groep waaruit u het nieuwe inhoudstype wilt selecteren.

   De groep Speciale inhoudstypen bevat inhoudstypen waarmee de werking van een lijst of bibliotheek wordt veranderd wanneer u ze toevoegt aan die lijst of bibliotheek.

7. Selecteer in de lijst Bovenliggend inhoudstype het bovenliggende inhoudstype waarop u uw inhoudstype wilt baseren.

   De lijst met bovenliggende inhoudstypen verschilt afhankelijk van de optie die u in de vorige stap hebt geselecteerd.

8. Kies in de sectie Groep of u dit nieuwe site-inhoudstype wilt opslaan in een bestaande groep of in een nieuwe groep.

9. Klik op OK.

10. De site-inhoudsgegevens voor het nieuwe inhoudstype worden weergegeven. U kunt de opties op deze pagina gebruiken om het nieuwe inhoudstype nader te definiëren. Zie de overige secties in dit onderwerp voor informatie over het aanpassen van uw site-inhoudstype.

Naar boven

Een documentsjabloon toevoegen aan een inhoudstype

Documentsjablonen kunt u uitsluitend koppelen aan documentinhoudstypen, dus inhoudstypen die zijn afgeleid van een bovenliggend inhoudstype voor documenten. Als u een documentsjabloon aan een inhoudstype koppelt en auteurs nieuwe documenten van dit inhoudstype maken, worden deze alle op dezelfde sjabloon gebaseerd.

Stel dat uw organisatie een bepaalde documentsjabloon voor contractuele overeenkomsten gebruikt. Als u deze documentsjabloon aan het inhoudstype koppelt dat uw organisatie voor deze overeenkomsten gebruikt en er nieuwe overeenkomsten met behulp van dit inhoudstype worden gemaakt, worden deze alle op dezelfde documentsjabloon voor contractuele overeenkomsten gebaseerd.

1. Ga naar de site waarvoor u een site-inhoudstype wilt wijzigen.

2. Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.

3. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de naam van het site-inhoudstype dat u wilt wijzigen.

   Opmerking: Als de namen van site-inhoudstypen geen hyperlinks zijn, betekent dit dat deze site de site-inhoudstypen overneemt van een andere site en moet het site-inhoudstype worden bijgewerkt op die site.

5. Klik onder Instellingen op Geavanceerde instellingen.

6. Als de documentsjabloon die u wilt gebruiken, is opgeslagen op uw site, klikt u op Typ de URL van een bestaande documentsjabloon en typt u de URL voor de sjabloon die u wilt gebruiken.

   U kunt een URL die is gebaseerd op een locatie op een site of resource-map. Documentsjablonen kunnen worden opgeslagen op een van beide de site resource standaardlocatie http://Server de naam van de Site-naam/Document bibliotheek naam/formulieren/inhoudstype / of een locatie van de documentbibliotheek die specifiek om op te slaan documentsjablonen is ingesteld.

   De volgende tabel bevat voorbeelden van typen URL's die u kunt gebruiken. In de voorbeelden wordt verondersteld dat de standaardmap voor documentsjablonen (de map die de bestanden voor site-inhoudstypen bevat) bestaat op http://Servernaam/Site/Naam van documentbibliotheek/Formulieren/Naam van inhoudstype/ en dat de documentsjabloon de naam Docname.doc heeft.

1. Als u de gewenste documentsjabloon wilt uploaden, gaat u naar de sectie Documentsjabloon. Klik op Een nieuwe documentsjabloon uploaden en klik vervolgens op Bladeren. Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de locatie van het bestand dat u wilt gebruiken. Selecteer het bestand en klik op Openen.

2. Klik in de sectie Sites en lijsten bijwerken onder Alle onderliggende inhoudstypen van dit type bijwerken? op Ja als u alle inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit inhoudstype, wilt bijwerken met de documentsjabloon.

3. Klik op OK.

Naar boven

Wijzigingen aanbrengen in de kolommen voor een inhoudstype

U kunt aangeven welke eigenschappen of metagegevens u wilt opnemen voor een item van een specifiek inhoudstype door kolommen toe te voegen aan het site-inhoudstype. Uw organisatie wil bijvoorbeeld een bepaalde set metagegevens bijhouden voor alle inkooporders, zoals rekeningnummer, projectnummer en projectmanager. Wanneer u kolommen voor rekeningnummer, projectnummer en projectmanager toevoegt aan het inhoudstype voor inkooporders, wordt aan gebruikers gevraagd om deze metagegevens op te geven voor items van dit inhoudstype.

U kunt kolommen voor een inhoudstype op diverse manieren wijzigen. U kunt het volgende doen:

• Een kolom toevoegen

• Een kolom verwijderen

• De kolomvolgorde wijzigen

• Een kolom verplicht, optioneel of verborgen maken

Een workflow toevoegen aan een inhoudstype

Werkstromen maken het mogelijk is om op te geven van een bedrijfsproces voor items en documenten op een site. Werkstromen kunnen worden gebruikt om te automatiseren en bepaalde algemene bedrijfsprocessen, zoals goedkeuring van documenten beheren of controleren. Een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype, kunt u ervoor te zorgen dat alle items van dit inhoudstype onderhevig aan bedrijfsprocessen consistente zijn. Als u een werkstroom aan een inhoudstype is toegevoegd, kan deze werkstroom kan worden gestart op afzonderlijke items van dit inhoudstype.

1. Ga naar de site waarvoor u een site-inhoudstype wilt wijzigen.

2. Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.

3. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de naam van het site-inhoudstype dat u wilt wijzigen.

   Opmerking: Als de namen van site-inhoudstypen geen hyperlinks zijn, betekent dit dat deze site de site-inhoudstypen overneemt van een andere site en moet het site-inhoudstype worden bijgewerkt op die site.

5. Klik onder Instellingen op Werkstroominstellingen.

6. Klik op Werkstroom toevoegen.

7. Klik op de pagina Werkstroom toevoegen in de sectie Werkstroom op de gewenste werkstroomsjabloon.

8. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow.

9. Geef in de sectie Takenlijst een takenlijst bij deze workflow moet worden gebruikt.

   Notities: 

   • U kunt de standaardtakenlijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als u de standaardtakenlijst gebruikt, kunnen deelnemers aan de workflow hun workflowtaken in de weergave Mijn taken in de takenlijst eenvoudig zoeken en bekijken.

   • Maak een nieuwe takenlijst als bij de taken voor deze workflow gevoelige of vertrouwelijke gegevens betrokken zijn die u buiten de algemene takenlijst wilt houden.

   • Maak een nieuwe takenlijst als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt of als de workflows een groot aantal taken omvatten. In dergelijke gevallen wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke takenlijst maken.

10. Selecteer in de sectie Geschiedenislijst de geschiedenislijst die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken. De geschiedenislijst bevat alle gebeurtenissen die tijdens de diverse workflowinstanties hebben plaatsgevonden.

    Opmerking: U kunt de standaardgeschiedenislijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt, wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke geschiedenislijst maken.

11. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

    Opmerking: Het is mogelijk dat bepaalde opties niet beschikbaar zijn als deze niet worden ondersteund door de workflowsjabloon die u hebt geselecteerd.

12. Klik in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op Ja als u deze werkstroom wilt toevoegen aan alle inhoudstypen die de kenmerken overnemen van dit inhoudstype.

13. Klik op OK of op Volgende.

14. Selecteer op de pagina Werkstroom aanpassen eventuele aanvullende opties en klik op Opslaan.

Naar boven

Een inhoudstype het kenmerk Alleen-lezen geven

1. Ga naar de site waarvoor u een site-inhoudstype wilt wijzigen.

2. Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.

3. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de naam van het site-inhoudstype dat u wilt wijzigen.

   Opmerking: Als de namen van site-inhoudstypen geen hyperlinks zijn, betekent dit dat deze site de site-inhoudstypen overneemt van een andere site en moet het site-inhoudstype worden bijgewerkt op die site.

5. Klik onder Instellingen op Geavanceerde instellingen.

6. Klik in de sectie Alleen-lezen onder Moet dit inhoudstype het kenmerk Alleen-lezen hebben? op Ja.

7. Klik in de sectie Sites en lijsten bijwerken onder Alle onderliggende inhoudstypen van dit type bijwerken? op Ja als u alle inhoudstypen wilt bijwerken die kenmerken overnemen van dit site-inhoudstype.

8. Klik op OK.

Naar boven

Een informatiebeheerbeleid opgeven voor een inhoudstype

U kunt toepassen van een bestaand beleid van de siteverzameling site aan een site-inhoudstype. U kunt ook een nieuw informatiebeheerbeleid maken die alleen voor een specifieke site-inhoudstype geldt.

De instellingen van het documentinformatiepaneel wijzigen voor een inhoudstype

Het documentinformatiepaneel wordt weergegeven in de Microsoft Office 2010-programma's Word, Excel en PowerPoint. In dit paneel kunnen gebruikers de inhoudstype-eigenschappen bekijken en wijzigen van documenten die rechtstreeks in het Office-programma waarmee ze zijn bewerkt op een server voor documentbeheer zijn opgeslagen. Stel dat het documentinhoudstype voor een bepaalde bibliotheek de kolom Status bevat. Gebruikers kunnen dan tijdens het bewerken van het document de eigenschap Status in het documentinformatiepaneel in Word bekijken. Bovendien kunnen ze in het documentinformatiepaneel de waarde van de eigenschap Status wijzigen van Concept in Definitief. Nadat het document op de server is opgeslagen, wordt deze eigenschap in de kolom Status voor de bibliotheek automatisch bijgewerkt.

1. Ga naar de site waarvoor u een site-inhoudstype wilt wijzigen.

2. Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.

3. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de naam van het site-inhoudstype dat u wilt wijzigen.

   Opmerking: Als de namen van site-inhoudstypen geen hyperlinks zijn, betekent dit dat deze site de site-inhoudstypen overneemt van een andere site en moet het site-inhoudstype worden bijgewerkt op die site.

5. Klik onder Instellingen op Instellingen van het documentinformatiepaneel.

6. Ga in de sectie Sjabloon voor het documentinformatiepaneel op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u een standaardsjabloon wilt gebruiken waarmee de eigenschappen (kolommen) worden weergegeven die voor het inhoudstype zijn gedefinieerd, klikt u op Standaardsjabloon voor Microsoft Office-toepassingen gebruiken.

   • Als u een bestaande aangepaste sjabloon wilt gebruiken, klikt u op Een bestaande aangepaste sjabloon gebruiken (URL, UNC, of URN) en typt u vervolgens het pad waarin de sjabloon is opgeslagen.

   • Als u een bestaande aangepaste sjabloon (XSN) wilt uploaden, klikt u op Bestaand aangepast sjabloon (XSN) uploaden voor gebruik en klikt u vervolgens op Bladeren om de gewenste sjabloon op te sporen.

     Opmerking: Als u een sjabloon op deze manier wilt uploaden, moet u de publicatie-URL uit de sjabloon in InfoPath verwijderen en de sjabloon daarna pas publiceren en uploaden.

   • Als u een aangepast paneel in InfoPath wilt maken, klikt u op Een nieuwe aangepaste sjabloon maken.

     Opmerking: Als u deze optie selecteert, wordt de standaardsjabloon door InfoPath gestart en weergegeven, die u vervolgens naar eigen inzicht kunt aanpassen.

7. Geef in de sectie Altijd weergeven op of u dit documentinformatiepaneel automatisch wilt weergeven wanneer documenten van dit inhoudstype eerst worden geopend of in een Office 2010 -programma opgeslagen.

8. Klik op OK.

Naar boven

Documentconversies voor een site-inhoudstype beheren

Sitebeheerders kunnen documentconversies inschakelen, zodat eindgebruikers documenten van een bepaald bestandstype kunnen converteren naar een andere indeling. Documentconversie voor site-inhoudstypen biedt sitebeheerders tevens de mogelijkheid om inhoudstypen zodanig te configureren dat instellingen worden opgeslagen waarmee wordt bepaald welke conversieprogramma's beschikbaar zijn en hoe deze conversieprogramma's werken met documenten met het desbetreffende inhoudstype. Er zijn een aantal documentconversieprogramma's opgenomen in de toepassing en wellicht beschikt uw organisatie over extra aangepaste conversieprogramma's. Nadat documentconversie is ingeschakeld in Centraal beheer, zijn de conversieprogramma's standaard beschikbaar voor alle site-inhoudstypen die in een documentbibliotheek kunnen worden gebruikt. Dit geldt onder andere voor de volgende inhoudstypen:

• Documentinhoudstypen, zoals Basispagina, Document, Formulier en Afbeelding

• Inhoudstypen voor pagina-indeling, zoals Artikelpagina, Omleidingspagina en Welkomstpagina

Ingeschakelde conversieprogramma's zijn beschikbaar voor eindgebruikers wanneer zij een document van een bepaald inhoudstype selecteren en vervolgens op Document converteren klikken in het snelmenu. Alleen de conversieprogramma's die horen bij het bestandstype van het document (bijvoorbeeld, .DOCX) worden vermeld.

Als er meer conversieprogramma's zijn voor een bestandstype, zoals XML, wilt u wellicht de lijst met conversieprogramma's zodanig bewerken dat gebruikers alleen die conversieprogramma's zien die relevant zijn voor documenten van het desbetreffende inhoudstype. Daarnaast is het mogelijk dat u configuratieopties wilt wijzigen voor een conversieprogramma. Voor beide situaties kunt u de volgende stappen gebruiken om wijzigingen aan te brengen in documentconversieprogramma's.

1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling in het menu Siteacties op Site-instellingen.

2. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u documentconversie wilt beheren.

4. Klik onder Instellingen op Documentconversie beheren voor dit inhoudstype.

   Opmerking: Documentconversieprogramma's zijn alleen beschikbaar voor documentinhoudstypen.

5. Schakel het selectievakje uit voor alle conversieprogramma's die u niet wilt weergeven voor eindgebruikers. Controleer of alle conversieprogramma's die u wilt gebruiken, zijn geselecteerd en klik op Toepassen.

6. Als naast het conversieprogramma dat u wilt gebruiken de optie Configureren wordt weergegeven, kunt u hierop klikken om nieuwe conversie-instellingen te definiëren.

Naar boven

Een site-inhoudstype verwijderen

U kunt een site-inhoudstype mogelijk niet verwijderen als het in gebruik is op de site.

1. Ga naar de site waarvoor u een site-inhoudstype wilt verwijderen.

2. Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.

3. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de naam van het site-inhoudstype dat u wilt verwijderen.

   Opmerking: Als de namen van site-inhoudstypen geen hyperlinks zijn, betekent dit dat deze site de site-inhoudstypen overneemt van een andere site en moet het site-inhoudstype worden bijgewerkt op die site.

5. Klik onder Instellingen op Dit site-inhoudstype verwijderen.

6. Klik op OK als wordt gevraagd of u dit site-inhoudstype wilt verwijderen.

Naar boven

Gerelateerde taken

• TechNet: beheerde metagegevens beheer

• Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstype

Naar boven