SharePoint-agenda's II: een SharePoint-agenda met Outlook verbinden

Overzicht

SharePoint-agenda, Outlook-afbeelding, pijlen

Verbind een SharePoint-agenda met Outlook zodat u de agenda rechtstreeks vanuit Outlook kunt weergeven en bijwerken, een programma dat u waarschijnlijk al dagelijks gebruikt.

Beschikt u niet over de 2007 Office-release? U kunt een gratis proefversie voor 60 dagen downloaden.

Wanneer u deze cursus hebt voltooid, bent u in staat het volgende te doen:

  • De SharePoint-agenda met Outlook verbinden en de agenda naast uw hoofdagenda van Outlook bekijken.

  • Outlook gebruiken om agenda-items rechtstreeks in de SharePoint-agenda in te voeren of te bewerken, zelfs wanneer u offline bent.

  • Items tussen de twee agenda's kopiëren om planning te vereenvoudigen.

  • De koppeling met een SharePoint-agenda verbreken als u deze niet langer vanuit Outlook wilt oproepen.

Deze cursus omvat:

  • Eén zelfstudieles.

  • Een korte test aan het einde van de les. Er wordt geen score toegekend.

  • Een naslagkaart die u mee naar huis kunt nemen.

Inzicht in de verschillende typen Outlook-agenda-vermeldingen (Evenement, Afspraak, Vergadering) of volg Agenda I: de basisbeginselen van de agenda in Outlook.

Inzicht in de basisbeginselen van SharePoint-agenda's (wat een agenda op een SharePoint-site is en hoe u er een kunt vinden) of volg SharePoint-agenda's I: uw teamagenda optimaal benutten.

Gebruikt uw bedrijf Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Houdt u gedeelde planningen of gebeurtenissen in een agenda op een SharePoint-site bij?

Als u deze vragen met ja hebt beantwoord en u bent ook een Outlook 2007-gebruiker, wilt u wellicht leren hoe u de SharePoint-agenda met Outlook verbindt, zodat u de agenda rechtstreeks kunt weergeven en bewerken vanuit Outlook, een programma dat u waarschijnlijk al dagelijks gebruikt.

Als u meer wilt weten over deze cursus, leest u de tekst in Doelen en Over deze cursus of kijkt u in de inhoudsopgave. Vervolgens klikt u op Volgende om te beginnen met de eerste les.

Een verbinding met Outlook maken en de agenda aldaar weergeven of bewerken

SharePoint-agenda, persoon aan bureau, Outlook-agenda

U kunt de gedeelde agenda met Outlook verbinden.

In de eerste cursus van deze serie hebt u geleerd wat de voordelen zijn van een agenda op een SharePoint-site, en hebt u gezien hoe u die gedeelde agenda op de site kunt gebruiken. Maar wat moet u doen als u uw eigen werkschema in Outlook bijhoudt? Moet u dan steeds overschakelen van Outlook naar de webbrowser? Gelukkig niet. Als u Outlook gebruikt, kunt u de gedeelde agenda met Outlook verbinden.

Vanuit Outlook kunt u de gedeelde agenda optimaal gebruiken, omdat u de agenda's naast elkaar kunt vergelijken of uw eigen werkschema over de agenda van de site kunt leggen. Zo kunt u gemakkelijk schema's vergelijken en conflicterende afspraken voorkomen.

De SharePoint-agenda zichtbaar maken in Outlook

[Untitled] Stappen om SP-agenda met Outlook te verbinden

Animatie die laat zien hoe u de SharePoint-agenda met Outlook verbindt.

De SharePoint-agenda met Outlook verbinden is een eenvoudig proces. U begint in de agenda op de SharePoint-site, waar u op Verbinden met Outlook in het menu Acties klikt. Nadat de verbinding met Outlook tot stand is gebracht, kunt u de agenda in het hoofdvenster van Outlook weergeven. En aangezien u meerdere agenda's tegelijk in Outlook kunt weergeven, kunt u de gedeelde agenda en uw eigen schema tegelijk bekijken.

Bovendien kan iedereen die de SharePoint-agenda kan bekijken, een verbinding met zijn of haar versie van Outlook maken.

Klik op Afspelen boven de afbeelding als u een voorbeeld wilt zien hoe u de SharePoint-agenda met Outlook kunt verbinden, en hoe de agenda er daar uitziet. (U hoeft de stappen niet te onthouden; ze worden op de snelzoekkaart aan het eind van deze cursus volledig beschreven.)

Een agenda-item vanuit Outlook invoeren

[Untitled] Stappen om de nieuwe afspraak in de SharePoint-agenda te maken

Animatie die laat zien hoe u een agenda-item vanuit Outlook toevoegt.

Op de vorige pagina hebt u gezien dat wanneer u de SharePoint-agenda met Outlook verbindt en van daaruit weergeeft, de agenda veel weg heeft van uw hoofdagenda in Outlook. Nadat u de verbinding tot stand hebt gebracht, kunt u gebeurtenissen in de SharePoint-agenda op dezelfde manier als in uw eigen hoofdagenda maken, wijzigen en zelfs verwijderen.

Opmerking     U moet over de juiste machtigingen voor de agenda op de SharePoint-site beschikken als u daar items wilt maken, wijzigen of verwijderen. U kunt machtigingen aanvragen bij de persoon die de SharePoint-agenda heeft opgezet.

De vermeldingen die u in de gedeelde agenda via Outlook invoert, worden ook weergegeven in de agenda op de SharePoint-site.

Waarschijnlijk hebt u dit zelf ook al bedacht, maar voor alle zekerheid wijzen we er toch nog een keer op: Aangezien de agenda gedeeld is, kunnen de meeste dingen die u in de gedeelde agenda uitvoert (nieuwe afspraken maken, afspraken wijzigen of verwijderen), van invloed zijn op andere gebruikers. Het is belangrijk om dit te overwegen wanneer u nieuwe items toevoegt, en vooral wanneer u bestaande items wijzigt of verwijdert.  

Als u een nieuw agenda-item wilt maken, klikt u eerst in de gedeelde agenda in Outlook. U vindt de volledige stappen hiervoor op de snelzoekkaart aan het eind van deze cursus. Op deze kaart staan ook de stappen om te controleren of u over de juiste machtigingen beschikt om items toe te voegen of te wijzigen. Voor een animatie die laat zien hoe dit in zijn werk gaat, klikt u op Afspelen boven de afbeelding.

Informatie over Outlook-herinneringen

Gedeeld scherm geeft herinneringen uit Outlook weer, niet van de SharePoint-site

Herinneringen werken alleen in Outlook en zijn alleen voor u bedoeld.

Wanneer u een SharePoint-agenda met Outlook verbindt, kunt u herinneringen voor uzelf instellen op dezelfde manier als voor Outlook-afspraken. U vindt de stappen voor deze procedure op de snelzoekkaart aan het eind van deze cursus.

Vergeet echter niet dat herinneringen alleen voor u en alleen vanuit Outlook werken; ze zijn niet gedeeld en niet beschikbaar in de websiteversie van de agenda.

Vermeldingen uit een privéagenda naar een openbare agenda kopiëren

[Untitled] Item uit de hoofdagenda van Outlook, opdracht Naar map kopiëren

Animatie die laat zien hoe u een vermelding vanuit de privéagenda naar de gedeelde agenda kopieert.

U hebt gezien dat u in Outlook twee agenda's tegelijk kunt weergeven: uw eigen werkagenda, die niet zichtbaar is op de SharePoint-site, en de openbare agenda, die u wel op de SharePoint-site kunt zien. Wat moet u dan doen als u een afspraak of gebeurtenis in beide agenda's wilt weergeven? Moet u die afspraak tweemaal invoeren? Gelukkig niet: u kunt een afspraak gemakkelijk kopiëren.

Waarom zou u een afspraak in beide agenda's willen weergeven? Waarschijnlijk om planning te vereenvoudigen. Stel bijvoorbeeld dat medewerkers in uw bedrijf hun vakanties naar een agenda op de SharePoint-site boeken. Zo kan iedereen in een oogopslag zien wie er wel en niet aanwezig is. U wilt uw eigen vakantie daar invoeren, maar ook in uw eigen agenda, zodat u niet per ongeluk een werkafspraak tijdens uw vakantie plant.

Hoewel u een item tussen de twee agenda's kunt verslepen, is dit niet raadzaam. Waarom niet? Omdat het heel gemakkelijk is om een item per ongeluk op de verkeerde plaats neer te zetten.

Als u een item van uw eigen agenda naar de SharePoint-agenda wilt kopiëren, selecteert u het item, klikt u op Naar map kopiëren in het menu Bewerken en selecteert u de gedeelde agenda in de map SharePoint-lijsten als de bestemming. Dit klinkt misschien wel ingewikkeld, maar dat valt wel mee. Bovendien staat de volledige procedure op de snelzoekkaart aan het eind van deze cursus. Klik op  Afspelen boven de afbeelding om een voorbeeld van het proces te zien.

Of andersom: van privéagenda naar openbare agenda

[Untitled] Een item uit de SharePoint-agenda naar uw eigen agenda kopiëren

Animatie van een item dat van de openbare agenda naar de privéagenda wordt gekopieerd.

U kunt ook een item van de SharePoint-agenda naar uw eigen agenda kopiëren. U gebruikt hiervoor bijna dezelfde procedure als de methode die we hierboven hebben besproken voor het kopiëren van items van uw eigen agenda naar de SharePoint-agenda.

Selecteer om te beginnen in Outlook het item in de SharePoint-agenda dat u in uw eigen agenda wilt weergeven. Klik vervolgens op Naar map kopiëren en kopieer het item naar de agendamap in uw eigen postvak. Klik op Afspelen boven de afbeelding om een animatie te zien.

Offline werken

Computer met Outlook, persoon die offline werkt

Zelfs wanneer u offline bent, is er een kopie van de verbonden SharePoint-agenda beschikbaar.

Als u voor uw werk vaak onderweg bent en uw computer meeneemt, vraagt u zich misschien af of u de SharePoint-agenda ook kunt gebruiken wanneer u niet verbonden bent met het netwerk van uw bedrijf. Het antwoord is ja.

Wanneer u de SharePoint-agenda met Outlook verbindt, wordt er een kopie van die agenda op uw eigen computer gemaakt. Als u de verbinding met het netwerk van uw bedrijf verbreekt, kunt u de kopie van die agenda nog steeds bekijken en gebruiken, zelfs als u offline bent. De twee versies worden gesynchroniseerd wanneer u de verbinding opnieuw tot stand brengt. In de volgende sectie gaan we synchronisatie nader bekijken.

Uw vermeldingen synchroniseren

Verzenden/ontvangen in menu Extra, opdracht Deze map

Synchroniseren via de opdracht Verzenden/ontvangen.

Stel, u hebt een item vanuit Outlook in de SharePoint-agenda ingevoerd. Hoe snel zien andere gebruikers dat nieuwe item? De standaardsynchronisatiesnelheid is 30 minuten. Dat wil zeggen dat als u niets doet, de agenda's op de SharePoint-site en op uw computer ongeveer elke 30 minuten worden gesynchroniseerd. Dit tijdsinterval is afhankelijk van uw specifieke situatie en of de persoon die uw SharePoint-site heeft ingesteld, de standaardinstellingen voor synchronisatie heeft gebruikt.

Als u 30 minuten te lang vindt, hoeft u niet te wachten: u kunt de SharePoint-agenda-items desgewenst sneller bijwerken. U gaat hiervoor als volgt te werk:

1. In Outlook klikt u om de SharePoint-agendamap onder Andere agenda's te selecteren.

2. Klik op Verzenden/ontvangen in het menu Extra en klik vervolgens op Deze map.

Zoals u zou verwachten, wordt uw informatie met de opdracht Verzenden/ontvangen naar de agenda op de SharePoint-site verzonden. Tegelijkertijd ontvangt u updates van de agenda.

De verbinding met de agenda in Outlook verbreken

Teamsiteagenda uit snelmenu verwijderen

De opdracht Verwijderen in het snelmenu.

Als u de verbinding tussen de SharePoint-agenda en Outlook wilt verbreken, gaat u als volgt te werk:

1. Klik met de rechtermuisknop op de vermelding voor de agenda onder Andere agenda's.

2. In het snelmenu klikt u op "Naam van SharePoint-agenda" verwijderen (waarbij Naam van SharePoint-agenda de naam van de gedeelde agenda is).

Hiermee wordt de kopie van de agenda uit Outlook en van uw eigen computer verwijderd. De agenda op de SharePoint-site wordt niet verwijderd. Als u van gedachten verandert en de verbinding opnieuw tot stand wilt brengen, is dit altijd mogelijk vanaf de SharePoint-site.

Tip     Wilt u de SharePoint-agenda tijdelijk verbergen, dan schakelt u gewoon het selectievakje naast de naam van de SharePoint-agenda uit (in het navigatiedeelvenster onder Andere agenda's).

U hoeft dit niet allemaal te onthouden. De snelzoekkaart aan het eind van deze cursus bevat beknopte stappen voor alle onderwerpen die in deze cursus aan bod zijn gekomen.

Doe de volgende test zodat u zeker weet dat u het materiaal begrijpt. Uw antwoorden zijn privé en de testresultaten worden niet van een score voorzien.

Waar begint u als u een SharePoint-agenda met Outlook wilt verbinden?

Outlook.

Nee, dat klopt niet. Kunt u een antwoord bedenken dat meer voor de hand ligt? Probeer het opnieuw.

De agenda op de SharePoint-site.

Ja, dat klopt. Vanuit deze agenda klikt u op de opdracht Verbinden met Outlook in het menu Acties.

Het maakt niet uit: u kunt vanuit Outlook of vanaf de site beginnen.

Onjuist. U moet vanuit een specifieke plaats beginnen. Dit is een hint. Probeer het opnieuw.

U kunt afspraken rechtstreeks vanuit Outlook in een SharePoint-agenda invoeren.

Waar.

Ja.

Onwaar.

Deze bewering is wel waar. Mits u over de juiste machtigingen beschikt, kunt u afspraken vanuit Outlook invoeren, die dan op de site worden weergegeven.

Stel dat u een afspraak vanuit de SharePoint-agenda naar uw hoofdagenda in Outlook wilt kopiëren. Wat is de beste methode?

Knip en plak de afspraak vanuit de browser naar Outlook.

Onjuist. U kunt hier niet knippen en plakken. Probeer het opnieuw.

Geef beide agenda's in Outlook weer en gebruik de opdracht Naar map kopiëren.

Ja, dat klopt. Een eenvoudige methode, waarbij u de afspraak niet per ongeluk op de verkeerde plaats zet.

Geef beide agenda's in Outlook weer en sleep de afspraak van de ene naar de andere agenda.

Nee. Dit is wel een mogelijkheid, maar niet raadzaam omdat er een grote kans op fouten is. Wat kan het zijn? Probeer het opnieuw.

U kunt de SharePoint-agenda ook zien als u offline bent.

Waar.

Ja, dat klopt.

Onwaar.

Het antwoord is wel juist. Dit is een van de voordelen van de verbinding tussen de agenda en Outlook.

Feedback

Snelzoekkaart

Zie ook

Herinneringen instellen of verwijderen

Dit is de tweede cursus in een serie van vier. Hieronder vindt u de koppelingen naar de andere cursussen:

SharePoint-agenda's I: uw teamagenda optimaal benutten

SharePoint-agenda's III: uw eigen agenda maken

SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

De SharePoint-agenda zichtbaar maken in Microsoft® Office Outlook®

  1. Open de agenda in een webbrowser op de site die met Windows® SharePoint® Services 3.0 of Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 is gemaakt.

  2. Klik in het menu Acties Menuafbeelding op Verbinding maken met Outlook.

    Agenda vanuit SharePoint-site met Outlook verbinden

  3. Klik op Ja wanneer u wordt gevraagd om te bevestigen dat u de SharePoint-agenda met Outlook wilt verbinden.

De SharePoint-agenda wordt onder Andere agenda's in de agendaweergave in Outlook toegevoegd.

Als de selectievakjes voor de SharePoint-agenda en uw standaardagenda in Outlook zijn ingeschakeld, worden beide agenda's weergegeven in de weergave Agenda's naast elkaar.

Een agenda-item vanuit Outlook invoeren

  1. Ga vanuit Outlook met de aanwijzer over de tijd die u in de SharePoint-agenda wilt hebben, en klik.

  2. Typ de details.

Hebt u meer tijd nodig voor uw afspraak? Versleep de greep om de afspraak langer te maken.

Tip     U kunt de SharePoint-agenda snel rechtstreeks vanuit Outlook in de webbrowser openen.

Navigatiedeelvenster in Agenda, opdracht Openen in webbrowser in snelmenu

1. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de SharePoint-agenda onder Andere agenda's.

2. Klik op Openen in webbrowser.

Uw machtigingen voor de SharePoint-agenda vanuit Outlook controleren

  1. Klik in het menu Extra op Accountinstellingen.

  2. Klik op het tabblad SharePoint-lijsten.

  3. In de tabel kijkt u naar de vermelding in de kolom Machtigingen voor de agenda die u met Outlook hebt verbonden.

Opmerking     U moet over schrijfmachtigingen beschikken om items te kunnen maken, wijzigen of verwijderen. Neem contact op met degene die de SharePoint-agenda heeft opgezet om de juiste machtigingen te verkrijgen.

Vermeldingen uit een privéagenda naar een openbare agenda kopiëren

Volg deze stappen om een item vanuit uw eigen agenda naar de SharePoint-agenda te kopiëren:

  1. Selecteer het item.

  2. Klik op Naar map kopiëren in het menu Bewerken.

  3. In het dialoogvenster Items kopiëren selecteert u de gedeelde agenda in de map SharePoint-lijsten als de bestemming.

  4. Klik op OK.

  5. Wanneer u het bericht over incompatibele inhoud ontvangt, klikt u op Ja.

U kunt het ook andersom doen: items van de openbare agenda naar de privéagenda kopiëren

Volg deze stappen om een item van de SharePoint-agenda naar uw eigen agenda te kopiëren:

  1. Selecteer het item in de SharePoint-agenda vanuit Outlook.

  2. Klik op Naar map kopiëren in het menu Bewerken.

  3. Selecteer de agendamap onder Postvak in het dialoogvenster Items kopiëren als de bestemming.

  4. Klik op OK.

Uw vermeldingen synchroniseren

Volg de onderstaande stappen om de SharePoint-agenda-vermeldingen tussen de Outlook-versie en de websiteversie te synchroniseren:

  1. Vanuit Outlook klikt u om de SharePoint-agendamap onder Andere agenda's te selecteren.

  2. Klik op Verzenden/ontvangen in het menu Extra en klik vervolgens op Deze map.

De verbinding met de agenda in Outlook verbreken

Klik met de rechtermuisknop op de vermelding voor de agenda onder Andere agenda's en klik op "Naam van SharePoint-agenda" verwijderen (waarbij Naam van SharePoint-agenda de naam van de gedeelde agenda is).

Hiermee wordt de kopie van de agenda uit Outlook en van uw eigen computer verwijderd. De agenda op de SharePoint-site wordt niet verwijderd. Als u van gedachten verandert en de verbinding opnieuw tot stand wilt brengen, is dit altijd mogelijk vanaf de SharePoint-site.

Tip     Wilt u de SharePoint-agenda tijdelijk verbergen, dan schakelt u gewoon het selectievakje naast de SharePoint-agenda uit (in het navigatiedeelvenster onder Andere agenda's).

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×