Records zoeken die de meest of minst recente datums hebben

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u top-waarden query's en totalen query's kunt gebruiken om de meest recente of vroegste datum in een set records te vinden. Dit kan u helpen bij het beantwoorden van een groot aantal zakelijke vragen, zoals wanneer een klant voor het laatst een order heeft geplaatst, of die vijf kwart alen het meest geschikt is voor verkoop, op plaats van.

In dit artikel

Overzicht

Voorbeeld gegevens voorbereiden om samen met de voor beelden te volgen

De meest of minst recente datum zoeken

De meest of minst recente datum voor groepen records zoeken

Overzicht

U kunt gegevens rangschikken en de hoogst gerangschikte items controleren met behulp van een top-waarden query. Een top-waarde-query is een selectie query die een opgegeven aantal of percentage waarden retourneert van de bovenkant van de resultaten, bijvoorbeeld de vijf populairste pagina's op een website. U kunt een top-waarden query gebruiken voor elk type waarden, omdat ze geen getallen hoeven te zijn.

Als u uw gegevens wilt groeperen of samenvatten voordat u deze rangschikt, hoeft u geen top-waarden query te gebruiken. Stel dat u de verkoopcijfers voor een bepaalde datum nodig hebt voor elke plaats waarin uw bedrijf actief is. De plaatsen worden in dit geval categorieën (u moet de gegevens per plaats zoeken), zodat u een totalenquery kunt gebruiken.

Wanneer u een top-waarden query gebruikt om records te zoeken die de laatste of oudste datums in een tabel of groep records bevatten, kunt u een groot aantal zakelijke vragen beantwoorden, zoals in het volgende voor beeld:

  • Wie heeft er op dit moment de grootste verkoop gedaan?

  • Wanneer heeft een klant voor het laatst een order geplaatst?

  • Wanneer zijn de volgende drie verjaar dagen in het team?

Als u een top-waarden query wilt maken, begint u met het maken van een selectie query. Sorteer vervolgens de gegevens op basis van uw vraag, of u nu naar boven of naar beneden zoekt. Als u de gegevens wilt groeperen of samenvatten, schakelt u de selectie query in een totalen query in. U kunt vervolgens een statistische functie, zoals Max of min , gebruiken om de hoogste of laagste waarde te retour neren, of de eerste of laatste om de vroegste of de laatste datum te retour neren.

In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat de datum waarden die u gebruikt het gegevens type datum/tijd hebben. Als uw datum waarden in een tekst veld staan,

Het gebruik van een filter in plaats van een top-waarden query overwegen

Een filter is meestal beter als u een specifieke datum hebt. Houd het volgende in gedachte als u wilt bepalen of u een top-waardenquery moet maken of beter een filter kunt toepassen:

  • Als u alle records wilt retour neren waarop de datum overeenkomt met, vóór of na een specifieke datum, gebruikt u een filter. Als u bijvoorbeeld de datums voor verkopen tussen april en juli wilt weergeven, past u een filter toe.

  • Als u een opgegeven hoeveelheid records wilt retour neren met de meest recente of laatste datums in een veld, en u niet weet wat de exacte datum waarden zijn, of als het niet van belang is, maakt u een top-waarden query. Als u bijvoorbeeld de vijf beste verkoop kwartaal cijfers wilt weer geven, gebruikt u een top-waarden query.

Zie het artikel een filter Toep assen op weer gave records in een Access-Data Basevoor meer informatie over het maken en gebruiken van filters.

Naar boven

Voorbeeld gegevens voorbereiden om samen met de voor beelden te volgen

In de stappen in dit artikel worden de gegevens in de volgende voorbeeld tabellen gebruikt.

De tabel werk nemers   

Achternaam

Eerste Naam

Adres

Plaats

CountryOrR Egion

Geboorte Datum notatie

In dienst nemenDatum notatie

Barendse

Jan

Hoofdstraat 1

Utrecht

NL

05-02-1968

10-06-1994

Helder

Wim

Dapperstraat 52

Rotterdam

NL

22-05-1957

22-11-1996

Pieter

Goffert

3122 75e Laan. S.W.

Zwolle

NL

11-11-1960

11-03-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

Londen

VK

22-03-1964

22-06-1998

Prijs

Julian

Calle Smith 2

Mexico-Stad

Mexico

05-06-1972

05-01-2002

Heimans

Christine

Breestraat 43

Zwolle

NL

23-01-1970

23-04-1999

Ridder, de

Steven

Rijksstraatweg 67

Tilburg

NL

14-04-1964

14-10-2004

Berkhout

Daphne

Draaiweg 80

Pijnacker

NL

29-10-1959

29-03-1997

De tabel Event type    

Type-id

Gebeurtenis Type

1

Productlancering

2

Bedrijfsfeest

3

Privéfeest

4

Inzamelingsactie

5

Beurs

6

Lezing

7

Concert

8

Tentoonstelling

9

Braderie

De tabel Klanten    

Klant-id

Bedrijf

Contactpersoon

1

Contoso, Ltd. Graphic

Guus Van Lingen

2

De troetelbeer

Johanna Roossien

3

Fabrikam

Hilde Eppink

4

Wervelwind Speelgoed

Stefan Spel

5

A. Datum

Hessel Wanders

6

Adventure Works

Wander Wolthuis

7

Instituut voor grafisch ontwerp

Maria Beukema

8

Kunstacademie

Elsje Quint

De tabel Evenementen    

Evenement-id

Gebeurtenis Type

Klant

Gebeurtenis Datum notatie

Prijs

1

Productlancering

Contoso, Ltd.

4/14/2011

€ 10.000

2

Bedrijfsfeest

De troetelbeer

4/21/2011

€ 8.000

3

Beurs

De troetelbeer

01-05-11

€ 25.000

4

Tentoonstelling

Instituut voor grafisch ontwerp

5/13/2011

€ 4.500

5

Beurs

Contoso, Ltd.

5/14/2011

€ 55.000

6

Concert

Kunstacademie

5/23/2011

€ 12.000

7

Productlancering

A. Datum

6/1/2011

€ 15.000

8

Productlancering

Wervelwind Speelgoed

6/18/2011

€ 21.000

9

Inzamelingsactie

Adventure Works

6/22/2011

€ 1.300

10

Lezing

Instituut voor grafisch ontwerp

6/25/2011

€ 2.450

11

Lezing

Contoso, Ltd.

04.07.11

€ 3.800

12,5

Braderie

Instituut voor grafisch ontwerp

04.07.11

€ 5.500

Opmerking: De stappen gaan uit van een een-op-veel-relatie tussen de tabellen Klanten en Evenementtype en de tabel Evenementen. In dit geval deelt de tabel Evenementen de velden Klant-id en Type-id. De in de volgende secties beschreven totalenquery's werken niet zonder deze relaties.

De voorbeeldgegevens in Excel-werkbladen plakken

  1. Start Excel. Er wordt een lege werkmap geopend.

  2. Druk op Shift+F11 om een werkblad in te voegen (u hebt er vier nodig).

  3. Kopieer de gegevens van elke voorbeeldtabel in een leeg werkblad. Neem de kolomkoppen (de eerste rij) op.

Databasetabellen van de werkbladen maken

  1. Selecteer de gegevens van het eerste werkblad, inclusief de kolomkoppen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op het navigatiedeelvenster en klik op Plakken.

  3. Klik op Ja om te bevestigen dat de eerste rij kolomkoppen bevat.

  4. Herhaal stap 1 tot en met 3 voor elk van de resterende werkbladen.

De meest of minst recente datum zoeken

In de stappen in deze sectie worden de voorbeeld gegevens gebruikt om het proces voor het maken van een top-waarden query te illustreren.

Een top-waardenquery maken

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

    Het dialoogvenster Tabel weergeven wordt weergegeven.

  2. Dubbel klik op de tabel werk nemers en klik vervolgens op sluiten.

    Als u de voorbeeldgegevens gebruikt, voegt u de tabel Werknemers toe aan de query.

  3. Voeg de velden die u in de query wilt gebruiken aan het ontwerpraster toe. U kunt op elk veld dubbelklikken of elk veld slepen en in een lege cel in de rij Veld neerzetten.

    Als u de voorbeeldtabel gebruikt, voegt u de velden Voornaam, Achternaam en Geboortedatum toe.

  4. In het veld dat de hoogste of laagste waarden bevat (het veld Geboortedatum als u de voorbeeldtabel gebruikt) klikt u op de rij Sorteren en selecteert u Oplopend of Aflopend.

    Als u het veld in aflopende volgorde sorteert, wordt de meest recente datum als resultaat gegeven en als u op oplopende waarde sorteert, wordt de vroegste datum als resultaat gegeven.

    Belangrijk: Stel in de rij Sorteren alleen een waarde in voor de velden die de datums bevatten. Als u een sorteervolgorde voor een ander veld opgeeft, retourneert de query niet de gewenste resultaten.

  5. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep in Hulpmiddelen op de pijl-omlaag naast Alles (de lijst Top-waarden) en voer het aantal records in dat u wilt weergeven of selecteer een optie in de lijst.

  6. Klik op Uitvoeren Knopafbeelding om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

  7. Sla de query op als NextBirthDays.

U kunt zien dat met dit type top-waardenquery eenvoudige vragen kunnen worden beantwoord, zoals wie de oudste of jongste persoon in het bedrijf is. Aan de hand van de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u expressies en andere criteria kunt gebruiken om de query krachtiger en flexibeler te maken. Met de criteria in de volgende stap worden de komende drie verjaardagen van werknemers als resultaat gegeven.

Criteria toevoegen aan de query

In deze stappen wordt de query gebruikt die in de voor gaande procedure is gemaakt. U kunt samen met een andere top-waarden query volgen, mits deze werkelijke datum-en tijd gegevens bevat, niet de tekst waarden.

Tip:  Als u meer wilt weten over de werking van deze query, schakelt u bij elke stap tussen de ontwerp weergave en de gegevens blad weergave. Als u de werkelijke query code wilt zien, schakelt u over naar de SQL-weer gave. Als u wilt scha kelen tussen weer gaven, klikt u met de rechter muisknop op het tabblad boven aan de query en klikt u vervolgens op de gewenste weer gave.

  1. Klik in het navigatie deel venster met de rechter muisknop op de NextBirthDays-query en klik vervolgens op ontwerp weergave.

  2. Voer in het queryontwerpraster, in de kolom rechts van geboorte datum, het volgende in:
    MonthBorn: date Part ("m", [geboorte datum]).
    Met deze expressie wordt de maand van de geboorte datum opgehaald met behulp van de functie date Part .

  3. Voer in de volgende kolom van het queryontwerpraster het volgende in:
    DayOfMonthBorn: date Part ("d", [geboorte datum])
    deze expressie haalt de dag van de maand van geboorte datum op met behulp van de functie date Part .

  4. Schakel de selectie vakjes in de rij weer geven uit voor elk van de twee expressies die u zojuist hebt ingevoerd.

  5. Klik op de Sorteer rij voor elke expressie en selecteer Oplopend.

  6. Typ de volgende expressie in de rij criteria van de kolom geboorte datum :
    Month ([geboorte datum]) > month (date ()) or month ([geboorte datum]) = Month (date ()) and Day ([geboorte datum]) >Day (date ())
    this expressie doet het volgende:

    • Month ( [geboorte datum]) _GT_ month (date ()) geeft aan dat de geboorte datum van elke werk nemer in een toekomstige maand valt.

    • De maand ([geboorte datum]) = Month (date ()) and Day ([geboorte datum]) >Day (date ()) geeft aan dat als de geboorte datum in de huidige maand voor komt, de verjaardag op of na de huidige dag valt.

      Kortom, met deze expressie worden records uitgesloten waarvan de verjaardag tussen 1 januari en de huidige datum ligt.

      Tip:  Zie het artikel voor beelden van query criteriavoor meer voor beelden van expressies voor query criteria.

  7. Typ op het tabblad ontwerpen in de groep query's instellen de tekst 3 in het vak retour .

  8. Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren Knopafbeelding .

Opmerking:  In uw eigen query worden soms meer records weer gegeven dan u hebt opgegeven. Als uw gegevens meerdere records bevatten die een waarde delen die tussen de top-waarden ligt, worden alle records in de query als resultaat gegeven, zelfs als dit betekent dat u meer records wilt retour neren dan u nodig hebt.

Naar boven

De meest of minst recente datum voor groepen records zoeken

U gebruikt een totalen query om de vroegste of laatste datums te vinden voor records die in groepen zijn ingedeeld, zoals gebeurtenissen gegroepeerd op plaats. Een totalen query is een selectie query waarin statistische functies worden gebruikt (zoals Group by, Min, Max, Count, Firsten last) om waarden voor elk uitvoer veld te berekenen.

Voeg het veld toe dat u wilt gebruiken voor categorieën om dit te groeperen en het veld met de waarden die u wilt samenvatten. Als u andere uitvoer velden opneemt: de namen van klanten wanneer u op gebeurtenis type groepeert, wordt in de query ook die velden gebruikt om groepen te maken, waarbij de resultaten worden gewijzigd, zodat de oorspronkelijke vraag niet wordt beantwoord. Als u een label wilt toevoegen aan de rijen met behulp van andere velden, maakt u een extra query die de totalen query als bron gebruikt en voegt u de extra velden aan die query toe.

Tip:  Het maken van query's in stappen is een zeer efficiënte strategie voor het beantwoorden van meer geavanceerde vragen. Als u problemen ondervindt bij het werken met een ingewikkelde query, kunt u overwegen of u deze wilt opsplitsen in een reeks eenvoudige query's.

Een totalen query maken

In deze procedure worden de voorbeeld tabel Events en de voorbeeld tabel Event type gebruikt om deze vraag te beantwoorden:

Wanneer is de meest recente gebeurtenis van elk type gebeurtenis, met uitzonde ring van Concerts?

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

  2. Dubbel klik in het dialoog venster tabel weer geven op de tabellen gebeurtenissen en Event type.
    Elke tabel wordt weer gegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerp functie voor query's.

  3. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.

  4. Dubbel klik op het veld Event type van de tabel Event type en het veld EventDate uit de tabel gebeurtenissen om de velden toe te voegen aan het queryontwerpraster.

  5. Voer in het queryontwerpraster in de rij criteria van het veld Event type <>Concertin.

    Tip:  Zie het artikel voor beelden van query criteriavoor meer voor beelden van criterium expressies.

  6. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.

  7. Klik in het queryontwerpraster op de rij totaal van het veld EventDate en klik vervolgens op Max.

  8. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Resultaten op Weergave en klik vervolgens op SQL-weergave.

  9. Vervang in het SQL-venster aan het einde van de SELECT-component, net na het sleutel woord AS, MaxOfEventDate met MostRecent.

  10. Sla de query op als MostRecentEventByType.

Een tweede query maken om meer gegevens weer te geven

In deze procedure wordt de MostRecentEventByType-query van de voor gaande procedure gebruikt om deze vraag te beantwoorden:

Wie was de klant bij de meest recente gebeurtenis van elk type gebeurtenis?

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

  2. Dubbel klik in het dialoog venster tabel weer geven op het tabblad Query's op de MostRecentEventByType-query.

  3. Dubbel klik op het tabblad tabellen van het dialoog venster op de tabel met gebeurtenissen en de tabel klanten.

  4. Dubbel klik in de ontwerp functie voor query's op de volgende velden:

    1. Dubbel klik in de tabel gebeurtenissen op gebeurtenis type.

    2. Dubbel klik in de MostRecentEventByType-query op MostRecent.

    3. Dubbel klik in de tabel klanten op bedrijf.

  5. Selecteer in het queryontwerpraster, in de rij sorteren van de kolom Event type, oplopend.

  6. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×