Rapporten en grafieken gebruiken in Business Contact Manager

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Een rapport is een uitstekend hulpmiddel om inzicht te krijgen in uw Accounts, zakelijke contactpersonen, potentiële klanten, verkoopkansen, zakelijke projecten krijgen en marketingactiviteiten. U kunt tientallen standaardrapporten openen in Business Contact Manager voor Outlook, plus wijzigen, opslaan, bijwerken en opnieuw gebruiken een vrijwel onbeperkt aantal aanvullende rapporten.

In dit artikel worden de rapportfuncties in Business Contact Manager voor Outlook, en hoe u met rapporten werken kunt, aanpassen en deze gebruiken voor het starten van de activiteiten van andere bedrijven.

Wat wilt u doen?

Een rapport openen en wijzigen

Een geopend rapport opslaan, vernieuwen of afdrukken

Een grafiek maken op basis van een rapport

Een rapport voor analyse exporteren naar Excel of een ander programma

Een marketingactiviteit starten op basis van een rapport

Een rapport openen vanuit een gadget

De lijst met standaardrapporten bekijken

Een rapport openen en wijzigen

Business Contact Manager voor Outlook biedt veel vooraf gedefinieerde rapporten. Als er niet precies wat u nodig hebt, kunt u een rapport opent dat is vergelijkbaar en wijzig deze zo nodig. U kunt ook opslaan van uw aangepaste rapporten voor later opnieuw gebruiken.

Een rapport openen

  1. Klik op het lint, klik op het tabblad rapporten beschikbare rapporten zijn gegroepeerd op hun gerelateerde werkruimten: Contactpersonenbeheer, verkoop, Marketingof Zakelijke projecten. De geopende groep bevat rapporten die u hebt bewerkt en opgeslagen.

    Tabblad Rapporten op het lint

  2. Als u een vooraf gedefinieerd rapport wilt openen, klikt u op de knop voor het type rapport dat u wilt weergeven. Vervolgens klikt u in de lijst op de naam van het rapport.

  3. Als u een gewijzigd rapport wilt openen dat u hebt opgeslagen, klikt u op Opgeslagen rapporten. Vervolgens klikt u in het dialoogvenster Opgeslagen rapporten openen achtereenvolgens op de rapportnaam en op Openen.

Tip : Als u niet zeker weet welke groep of categorie het gewenste rapport bevat, kunt u de lijst met standaardrapporten bekijken.

Zie Een rapport wijzigen zodat dit nuttiger wordt voor meer informatie over het wijzigen van een rapport.

Naar boven

Een rapport aanpassen

U hebt een grote hoeveelheid controle over het uiterlijk van uw rapporten in Business Contact Manager voor Outlook.

In deze sectie

De indeling van een rapport wijzigen

Een rapport wijzigen zodat dit handiger wordt

De indeling van een rapport wijzigen

U kunt op verschillende manieren de indeling, of opmaak, van een rapport wijzigen. U kunt deze methoden afzonderlijk of in combinatie gebruiken; het maakt niet uit in welke volgorde u de wijzigingen aanbrengt.

  • Gebruik het deelvenster rapport aanpassen    Klik op het lint in de groep indeling , klikt u op een van de opties voor het openen van het Deelvenster rapport aanpassen:

    • Kolom kiezen. Als u wilt wijzigen welke kolommen worden weergegeven, klikt u op deze knop. Vervolgens klikt u op het plusteken (+) om de lijst uit te vouwen en alle betreffende items weer te geven. De beschikbare opties variëren overeenkomstig het rapport dat u wijzigt. Schakel de selectievakjes in voor de kolommen die u wilt weergeven en schakel de selectievakjes uit voor de items die u niet wilt weergeven in het rapport.

    • Koptekst en voettekst. Als u een kop- of voettekst wilt toevoegen aan het rapport of opmerkingen wilt toevoegen aan het rapport, klikt u op deze knop. Vervolgens schakelt u de selectievakjes in en voert u gegevens in voor de kolommen die u wilt weergeven. Schakel de selectievakjes uit voor kolommen die u niet wilt weergeven in het rapport.

    • Lettertypen. Als u wilt wijzigen hoe lettertypen en getallen worden weergegeven, klikt u op Lettertypen. Klik op de opties die u wilt wijzigen en werk deze zo nodig bij. U kunt het lettertype van de hoofdtekst in het rapport, op de labels voor rijen en kolommen en in de numerieke velden voor totalen en subtotalen wijzigen.

  • Gebruik de besturingselementen voor sorteren en filteren     Voer op het lint in de groep sorteren en filteren , een van de volgende opties:

    • Filter. De resultaten weergegeven in het rapport met een filter van het rapport, kunt u beperken. Zie records filteren in Business Contact Managervoor informatie over een rapport filteren.

    • Oplopend of Aflopend. Klik op een van deze opties als u de sorteervolgorde van records in het rapport wilt wijzigen. Lijsten worden standaard in alfabetische volgorde gesorteerd op basis van het primaire veld in het rapport. In het rapport Zakelijke contactpersonen op account wordt de lijst bijvoorbeeld aanvankelijk gesorteerd op de accountnaam. Onder de accountnaam wordt iedere zakelijke contactpersoon die is gekoppeld aan een account, in alfabetische volgorde weergegeven.

      Tip :  Namen worden weergegeven volgens de gegevens in het veld Volledige naam. Als u titels opneemt in de volledige naam, worden deze opgenomen in de sorteerbewerking. Zo wordt de volledige naam Sr. Carlos Lacerda weergegeven onder S.

  • Volgorde van kolommen wijzigen     U wijzigt de volgorde van kolommen in een rapport, klik op de naam van een kolom en sleep deze vervolgens naar de gewenste positie.

  • Items sorteren in een secundaire gegevensveld    Als u wilt de volgorde van de tekst of getallen in een tweede veld omkeren, klikt u op de naam van het veld in het rapport. Bijvoorbeeld in het rapport getiteld van Zakelijke contactpersonen op Account, kunt u de kolom Naam van de contactpersoon Business opnieuw de namen van de vermelde zakelijke contactpersonen onder elke accountnaam in omgekeerde alfabetische volgorde sorteren. Klik op de titel van de kolom opnieuw als u wilt herstellen van de oorspronkelijke volgorde. Als u op de naam van de adres - ZIP -kolom klikt, wordt de lijst met zakelijke contactpersonen onder de naam van elke Account ook gebruikt in omgekeerde volgorde.

  • Samenvouwen of uitvouwen van groepen in een secundaire gegevensveld     Klik op de (minteken) op elke rij van het rapport op alle onderliggende items samenvouwen en alleen de eerste regel van de invoer van het rapport weer te geven. Bijvoorbeeld in het rapport getiteld van Zakelijke contactpersonen op Account, kunt u de - (minteken) door de naam van een Account voor het verbergen van de lijst met gekoppelde zakelijke contactpersonen. Om aan te geven dat een lijst is samengevouwen, verandert de (minteken) in een + (plusteken). Deze functie is handig voor het beperken van de grootte en complexiteit van het rapport. Als u wilt een groep uitvouwen, klikt u op het + plusteken.

Naar boven

Een rapport wijzigen zodat dit handiger wordt

U kunt rapporten op verschillende manieren wijzigen zodat dit handiger wordt voor uzelf of collega's.

  • Resultaten filteren    Na het openen van een rapport, gebruikt u de eenvoudige en Geavanceerde filters uitsluiten van specifieke records uit het rapport. Rapportresultaten filteren is handig voor een groot aantal taken. Een rapport op potentiële klanten dat is gefilterd op locatie is bijvoorbeeld een uitstekende basis voor een direct mail marketingcampagne over een gebeurtenis die u van plan bent in het gebied. Zie records filteren in Business Contact Managervoor meer informatie over filteren.

  • Het uiterlijk wijzigen    Bijwerken hoe uw rapporten eruit zien met de gegevens in de indeling van een rapport wijzigen

  • Aanpassingen van gegevens    Voordat u een rapport opent, kunt u belangrijke wijzigingen aanbrengen, met aanpassingen als de gebruiker gedefinieerde velden, of wijzigingen in de standaardgegevens in verschillende lijsten. De gebruiker gedefinieerde velden toevoegen aan de potentiële klant formulier, bijvoorbeeld voor het opnemen van de branche specifieke informatie die u nodig hebt en rapporten genereren. Wijzig de opties die beschikbaar zijn in een lijst en deze opties worden kolommen met gegevens in het volgende rapport.

Zie voor meer informatie over het bewerken van waarden in lijsten, maken en aanpassen van recordtypen en lijsten.

Opmerking : Als een gebruiker gedefinieerde velden die u hebt toegevoegd aan een rapport wordt verwijderd uit uw Business Contact Manager-database, het opgeslagen rapport niet de gegevens uit het verwijderde veld worden weergegeven. Als u een rapport exporteren met de gegevens naar Excel voordat het veld wordt verwijderd, deze lijsten zijn niet beïnvloed.

Naar boven

Gegevensfouten in een rapport corrigeren

Terwijl u een rapport bekijkt, komt u mogelijk fouten tegen die u wilt corrigeren. Zo kunt u een zakelijke contactpersoon zien die aan het verkeerde account is gekoppeld. Een dergelijke fout kan niet worden gecorrigeerd in het rapport, maar moet apart worden gecorrigeerd in de betreffende records.

Als u de fout in dit voorbeeld wilt corrigeren, opent u de Business Contact-record en voert u op de pagina Algemeen van de record in het veld Gekoppeld account het juiste account in. Als u vervolgens terugkeert naar het rapport en in de groep Acties op Vernieuwen klikt, wordt het rapport gecorrigeerd.

Naar boven

Een geopend rapport opslaan, vernieuwen of afdrukken

Nadat u een rapport hebt bekeken, wilt u mogelijk eventuele wijzigingen opslaan, de gegevens bijwerken of het rapport afdrukken. Begin met een geopend rapport als u een van deze bewerkingen wilt uitvoeren.

Een gewijzigd rapport opslaan

Er is een rapport dat u dit nog niet hebt gewijzigd, omdat deze beschikbaar via het tabblad rapporten van het lint is opslaan niet nodig. Opgeslagen rapporten zijn opgeslagen in de database Business Contact Manager voor Outlook .

  1. Ga naar het lint en klik op het tabblad Rapporten op het type rapport dat u wilt openen en klik op de naam van het rapport om dit te openen.

  2. Pas het rapport aan zoals is beschreven in Een rapport openen en wijzigen.

  3. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Opslaan als.

  4. Typ in het geopende dialoogvenster Opslaan als een naam voor het rapport en klik op OK.

Klik op Opgeslagen rapporten als u een aangepast rapport wilt openen.

Tip :  Het rapport wordt opgeslagen in dezelfde categorie als het rapport dat u hebt gewijzigd om het opgeslagen rapport te maken.

De gegevens in een rapport vernieuwen

Rapportgegevens worden vernieuwd zodra u een opgeslagen rapport opent. U kunt dit ook zo nodig bijwerken.

  1. Ga naar het lint en klik op het tabblad Rapporten op het type rapport dat u wilt openen en klik op de naam van het rapport om dit te openen.

  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Vernieuwen.

Een rapport afdrukken

  1. Ga naar het lint en klik op het tabblad Rapporten op het type rapport dat u wilt openen en klik op de naam van het rapport om dit te openen.

  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Vernieuwen.

Naar boven

Een grafiek maken op basis van een rapport

U kunt een grafiek maken van de meeste lijsten in Business Contact Manager voor Outlook en van de aangepaste rapporten die u hebt gemaakt in een rapport. Een actieve grafiek-knop ( chart button ), weergegeven rapporten die kunnen worden weergegeven in de grafiekformulier op het lint. Rapporten zonder gegevens kunnen niet worden weergegeven als grafieken.

  1. Open het rapport dat u als grafiek wilt weergeven.

  2. Klik op het lint in de groep Weergeven op Grafiek. Als een grafiek te breed is voor weergave op het scherm, wordt een horizontale schuifbalk onder de grafiek weergegeven.

    Tip : Als u geavanceerdere grafieken wilt maken, exporteert u de rapportgegevens naar Excel en gebruikt u dit programma om de grafiek te maken. Zie Een rapport voor analyse exporteren naar Excel of een ander programma voor meer informatie over het exporteren van rapportgegevens naar Excel.

chart example

  1. Gebruik de besturingselementen in de groep Grafiek op het lint om grafieken aan te passen.

  2. Labels     Klik op Labels om astitels en een legendatoevoegen of verwijderen.

  3. Waarden     Klik op waarden om de gegevens weergegeven in het rapport te selecteren. U kunt bijvoorbeeld Getal van verkoopkansen    of opbrengst gegevens weergeven in de grafiek voor verkoopkansen op bron.

  4. Verwachte    en totale    Schakel deze selectievakjes als u wilt dat de grafiek om de werkelijke inkomsten, verwachte inkomsten, of beide weergeven.

    Opmerking :  Deze selectievakjes zijn niet beschikbaar voor elke grafiek.

Naar boven

Een rapport voor analyse exporteren naar Excel of een ander programma

U kunt eenvoudig een Business Contact Manager voor Outlook -rapport exporteren naar Microsoft Excel of een ander programma voor een grondigere analyse. Het om rapportgegevens te exporteren naar een ander programma dan Excel, start u door de gegevens exporteren naar Excel. Klik in Excel, kunt u de gegevens in een bestandsindeling die de andere programma's kunt openen opslaan. Een Excel-bestand dat is opgeslagen in de bestandsindeling door komma's gescheiden waarden (.csv) kan bijvoorbeeld worden geopend in diverse programma's.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

Het rapport als Excel-bestand opslaan op de computer   

  1. Open het rapport dat u wilt exporteren naar Excel.

  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Exporteren naar Excel. Het rapport wordt geopend in Excel.

  3. Klik in Excel op de knop Opslaan om het dialoogvenster Opslaan als te openen. Kies uit meer dan twintig bestandsindelingen waarin u het rapport kunt opslaan.

Het rapport per e-mail verzenden als Excel-bestandsbijlage   

  1. Open het rapport dat u als e-mailbijlage wilt verzenden.

  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Als e-mailbericht verzenden. Er wordt een e-mailbericht van Outlook geopend met het rapport als Excel-bestand (XLSX-indeling) bijgevoegd.

  3. Vul de regels Aan en Onderwerp in, typ een bericht (optioneel) en klik op Verzenden.

Naar boven

Een marketingactiviteit starten op basis van een rapport

U kunt een rapport met de adressen, telefoonnummers of e-mailadressen van Accounts, zakelijke contactpersonen of potentiële klanten aan een marketingactiviteit in Business Contact Manager voor Outlookstarten.

  1. Open het rapport dat u als basis van een marketingactiviteit wilt gebruiken.

  2. Klik op Ctrl+A om alle records in de lijst te markeren.

  3. Ga naar het lint en klik in de groep Communiceren op Lijst met nieuwe gesprekken, Massa-e-mail of Direct mail afdrukken en klik op Alle geadresseerden of Geselecteerde geadresseerden.

  4. Maak in het geopende formulier voor marketingactiviteiten de lijst met geadresseerden voor de activiteit en de inhoud.

    Zie voor informatie over het maken van een oproeplijst maken en gebruiken in Business Contact Manager bellen lijsten. Zie uw producten en services in Business Contact Managervoor informatie over het maken van andere marketingactiviteiten.

Naar boven

Een rapport openen vanuit een gadget

Als u wilt een rapport openen vanuit een gadget, klikt u op het rapportpictogram op het gadget. Rapporten geopend vanaf de gadgets werken net als rapporten geopend vanuit het lint.

Zie voor meer informatie over gadgets, gadgets gebruiken in Business Contact Manager.

Naar boven

De lijst met standaardrapporten bekijken

De volgende lijst met beschikbare in Business Contact Manager voor Outlook standaardlijsten geordend op recordtype.

Tip : De meeste rapporten kunnen worden geconverteerd naar een grafiek, zoals is beschreven in Een grafiek maken op basis van een rapport.

Accountrapporten    

  • Accounts op Toegewezen aan

  • Accounts op plaats

  • Accounts op provincie

  • Accounts op postcode

  • Accounts op rayon

  • Accounts op categorie

  • Accounts op waardering

  • Accounts op betalingsstatus

  • Accounts op bron

  • Accountactiviteiten

  • Activiteit op account

  • Verwaarloosde accounts

  • Snelle lijst van accounts

Zakelijke contactpersonen rapporten    

  • Zakelijke contactpersonen op account

  • Zakelijke contactpersonen op Toegewezen aan

  • Zakelijke contactpersonen op plaats

  • Zakelijke contactpersonen op provincie

  • Zakelijke contactpersonen op provincie

  • Zakelijke contactpersonen op categorie

  • Zakelijke contactpersonen op waardering

  • Zakelijke contactpersonen op betalingsstatus

  • Zakelijke contactpersonen op bron

  • Zakelijke contactpersonen op speciale datum

  • Zakelijke contactpersonen op verjaardag

  • Activiteiten van zakelijke contactpersonen - overzicht

  • Activiteit op zakelijke contactpersoon

  • Verwaarloosde zakelijke contactpersonen

  • Snelle lijst van zakelijke contactpersonen

Rapporten over potentiële klanten

  • Potentiële klanten op Toegewezen aan

  • Potentiële klanten op Toegewezen aan en waardering

  • Potentiële klanten op score

Rapporten over verkoopkansen

  • Verkoopkansen op product- of service-item

  • Verkoopkansen op Toegewezen aan

  • Verkoopkansen op bron

  • Verkoopkansen op account

  • Verkoopkansen op zakelijke contactpersoon

  • Vervallen verkoopkansen

  • Verkoopoverzicht

  • Verkooppijplijn

  • Activiteit op verkoopkans

Overige verkooprapporten

  • Belangrijkste klanten op omzet: accounts

  • Belangrijkste klanten op omzet: zakelijke contactpersonen

  • Belangrijkste producten: best verkopende producten

  • Belangrijkste producten: meest winstgevende producten

  • Belangrijkste producten: producten met hoogste marge

  • Meest bezochte verwijzende sites: op aantal potentiële klanten

  • Meest bezochte verwijzende sites: op totale verkoop

  • Slapende klanten: in afgelopen 30 dagen

  • Slapende klanten: in afgelopen 90 dagen

  • Slapende klanten: in afgelopen 180 dagen

  • Slapende klanten: in afgelopen 365 dagen

Marketingrapporten

  • Verkoopkansen op marketingactiviteit

  • Zakelijke contactpersonen op marketingactiviteit

  • Accounts op marketingactiviteit

  • Marketingactiviteiten op campagne

  • Marketingactiviteiten op type

  • Telefoonlogboeken op oproeplijst

Rapporten over zakelijke projecten

  • Zakelijke projecten - Alle

  • Zakelijke projecten - Volgende einddatum

  • Zakelijke projecten - Achterstallig

  • Zakelijke projecten op status

  • Zakelijke projecten op einddatum

  • Zakelijke projecten op Toegewezen aan

  • Zakelijke projecten op type

  • Zakelijke projecten op prioriteit

  • Zakelijke projecten op account

  • Zakelijke projecten op zakelijke contactpersoon

  • Projecttaken - Alle

  • Projecttaken - Volgende einddatum

  • Projecttaken - Achterstallig

  • Projecttaken op project

  • Projecttaken op toegewezen aan

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×