Hoe weet u of uw project binnen het budget valt? Via kosten bijhouden in Project. Gebruik Project om de oorspronkelijke kostenramingen, de werkelijke kosten en de verwachte kosten te vergelijken en de afwijkingen tussen kosten op elk gewenst moment en op elk detailniveau te bekijken.
In dit artikel
Wat is het proces voor het bijhouden van kosten?
Als u de kosten het beste wilt bijhouden, moet u eerst een budget maken door kostenwaarden te maken en in te voeren voor budgetresources die zijn toegewezen aan de samenvattingstaak van project. Vervolgens kunt u andere resources en taakkosten identificeren die u wilt bijhouden en meten op basis van de budgetresources. U kunt betalende tarieven, kosten per gebruik en vaste kosten invoeren voor taken, resources en, indien nodig, toewijzingen. Geef vervolgens de geschatte werk of duur voor taken op en wijs resources toe aan de taken.
Alleen wanneer al deze stappen zijn voltooid, kunnen Project de totale geschatte kosten voor het project berekenen. Mogelijk wilt u vervolgens uw schattingen verfijnen. Wanneer u klaar bent, kunt u alle resources categoriseren en groeperen om ze te vergelijken met de gebudgetteerde kosten. U kunt ook een basislijn instellen met de gebudgetteerde kosten en deze gebruiken om deze te vergelijken met de werkelijke kosten naarmate uw project vordert.
Nadat het project is gestart, werkt u de voortgang van de taak bij: de hoeveelheid werk die is uitgevoerd voor taken of het percentage van de voltooide taken. Project berekent de kosten voor u op basis van de voortgang van de taak.
Opmerking: U kunt er ook voor kiezen om automatische berekening van kosten uit te schakelen en zelf de werkelijke kosten in te voeren, naast de voortgang van de taak.
Door de werkelijke kosten van voltooid werk te combineren met de geschatte kosten voor resterend werk, berekent Project geplande (geraamde) kosten. Wat nog belangrijker is, is dat het het verschil tussen de geplande kosten en basislijnkosten berekent. Dit verschil, of afwijking van kosten, geeft aan of uw project binnen het budget valt.
U kunt eenvoudig kosten bijhouden door de werkelijke en geplande (geplande) kosten voor taken, resources, toewijzingen en het project weer te geven.
Als u een budget hebt gemaakt via een basislijn, kunt u uitgebreidere tracering uitvoeren door de werkelijke en geplande kosten te vergelijken met de basislijnkosten.
Als u wilt bepalen of u binnen het budget bent of niet, kunt u de kostenverschillen tussen geplande kosten en basislijnkosten bekijken. Als een taak bijvoorbeeld is gebudgetteerd om $ 50 te kosten, maar de taak halverwege is voltooid en al $ 35 kost, zijn de geplande kosten $ 60 (de werkelijke kosten van $ 35 tot nu toe, plus de verwachte kosten van $ 25 voor het resterende werk aan de taak). De afwijking van de kosten is $ 10 ($ 60 van de werkelijke kosten minus de $ 50 aan gebudgetteerde kosten).
Door regelmatig kostenafwijkingen te controleren, kunt u stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw project dicht bij het budget blijft.
Opmerking: U kunt alleen afwijkingen van kosten weergeven als u initiële kosten hebt ingevoerd en een basislijn hebt opgeslagen. Als u bijvoorbeeld geen tarieven hebt ingevoerd voor een resource voordat u de basislijn hebt opgeslagen, kunt u geen kostenafwijkingen voor die resource weergeven.
Kunt u mij een voorbeeld geven van het bijhouden van kosten?
U kunt de taak 'Het programma testen' invoeren in uw projectplan en een contracttester aan de taak toewijzen voor $ 40 per uur (stel dat het salaris van de tester de enige bijdrage aan de taakkosten is). U voert een duur van 10 dagen in (met 8 uur per dag) en slaat vervolgens een basislijn op.
Aan het einde van 5 dagen bepaalt u dat de taak voor de helft is voltooid en markeert u de taak in Project als 50% voltooid. In de weergave Taakblad past u de tabel Kosten toe en ziet u het volgende:
-
In het veld Basislijn geeft Project de basislijnkosten van de taak weer, $ 3.200, die is berekend door uw oorspronkelijke geschatte duur van 10 dagen (of 80 uur) te vermenigvuldigen met het standaardtarief van $ 40 per uur van de tester.
-
Omdat voor de taak in de eerste vijf dagen geen ongeplande kosten zijn gemaakt, worden in het veld Werkelijke nauwkeurig de werkelijke kosten weergegeven die tot nu toe zijn gemaakt. In dit geval wordt het werkelijke werk berekend met de formule Werkelijke hoeveelheid werk * Standaardtarief = Werkelijke kosten, of 40 uur * $ 40 per uur = $ 1.600. (Overuren, kosten per gebruik en vaste kosten zijn niet opgenomen in dit voorbeeld, maar kunnen worden opgenomen in de werkelijke kosten.)
-
De resterende kosten worden berekend met de formule Resterend werk * Standaardtarief = Resterende kosten, of 40 uur * $ 40 per uur = $ 1.600.
-
In het veld Totale kosten geeft Project de geplande kosten weer, die worden berekend volgens de formule Werkelijke kosten + resterende kosten = Geplande kosten, of $ 1.600 + $ 1.600 = $ 3.200. Omdat de geplande kosten gelijk zijn aan de basislijnkosten, wordt in het veld Variantie een kostenvariantie (CV) van $ 0 weergegeven, wat betekent dat de taak precies binnen het budget valt.
Waar kan ik kostengegevens bekijken?
In Project ziet u de kosten voor taken, resources en toewijzingen. U kunt ook de projectkosten zien, die over het algemeen zijn gebaseerd op deze meer gedetailleerde kosten. U kunt zowel de totale kosten als de kosten voor tijdgebonden bekijken. Dit zijn kosten die zijn verdeeld over de tijd.
Zie Projectkostentotalen weergeven voor meer informatie en stapsgewijze procedures voor het weergeven van kostengegevens in Project.
