Overzicht: aanbevolen procedures voor het beheren van hoe mensen uw teamsite gebruiken

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Als u een team site-eigenaar bent, is een goed idee om het maken van een beheermodel - dat wil zeggen een model naar het adres van uw site beleidsregels, processen, rollen en verantwoordelijkheden. Een model als volgt, kunt u bepalen hoe mensen gebruiken voor uw site. U wilt bijvoorbeeld uitchecken van bestanden vereisen zodat meerdere personen niet probeert een bestand te bewerken op hetzelfde moment. Of u wilt dat alleen bepaalde personen subsites te maken. In dit artikel geeft een overzicht van ideeën en aanbevolen procedures om na te denken over bij het maken van dergelijke een model.

Opmerking : Als u op zoek bent naar stapsgewijze instructies voor het maken van een site, raadpleegt u een SharePoint-site maken.

In dit artikel

Wat is een beheermodel?

Elementen van een beheermodel

Een subsite maken

Machtigingenbeheer

Gegevensarchitectuur

Het uitchecken van bestanden vereisen

Versies bijhouden

Goedkeuring van documenten vereisen

Blijf op de hoogte over wijzigingen

Werkstromen maken

Inhoudstypen definiëren

Gecontroleerd bijhouden

Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites

Opslaglimieten

Aanpassing

Navigatie

Zoeken

Rollen en verantwoordelijkheden ter ondersteuning van de site

Gegevensbescherming

Wat is een beheermodel?

Een belangrijk, maar vaak onzichtbaar onderdeel van een site is het beheermodel, de reeks regels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die u opstelt om te bepalen hoe personen in uw groep SharePoint gebruiken.

Veel organisaties hebben een beheermodel ingesteld voor sites in Centraal beheer of op het siteverzamelingsniveau. Het model kan worden gemaakt en onderhouden door de IT-afdeling (Information Technologies) of het team.

Als u de site-eigenaar bent van een subsite in een siteverzameling, zoals een teamsite, is het een goed idee om uw eigen, extra beheermodel te maken om specifieke kwesties op te lossen.

Een beheermodel vergemakkelijkt het volgende:

  • Gebruikers weten wanneer zij een nieuwe subsite in plaats van een lijst of andere site-inhoud moeten maken.

  • Subsites en inhoud worden buitengebruikgesteld wanneer ze verouderd zijn in plaats van opslagruimte in beslag te nemen en de zoekresultaten te verdunnen.

  • De juiste personen hebben toegang tot de juiste inhoud.

  • Eigenaren van subsites weten welke sjablonen en thema's ze kunnen gebruiken.

  • De eigendomsoverdracht van een site verloopt soepel van de ene persoon naar de andere.

Elementen van een beheermodel

Met uw beheermodel moeten de volgende kwesties worden opgelost:

  • Maken van sites

  • Machtigingenbeheer

  • Gegevensarchitectuur

  • Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites

  • Opslaglimieten

  • Classificatie van gegevens

  • Aanpassing

  • Gegevensbescherming

  • Navigatie

  • Zoeken

  • Rollen en verantwoordelijkheden ter ondersteuning van de site

Sommige van deze vragen zijn mogelijk al voor u bepaald door het beheermodel van de siteverzameling of de organisatie, zoals de hoeveelheid opslagruimte voor uw site en de manier waarop u het uiterlijk van de site kunt aanpassen. Andere vragen zijn mogelijk niet relevant, afhankelijk van de complexiteit van uw teamsite en het aantal personen dat hiervan gebruikmaakt. Zelfs als u geen beslissingen over deze onderwerpen hoeft te nemen, is het echter een goed idee om te weten welke beslissingen zijn genomen zodat u uw sitegebruikers kunt informeren en beleidslijnen op de juiste manier kunt afdwingen.

Hier volgt een aantal dingen waarmee u rekening moet houden wanneer u een nieuwe site instelt.

Een subsite maken

U wilt mogelijk dat uw teamleden in staat zijn subsites te maken onder de teamsite voor gebruik tijdens specifieke projecten.

Spontaan nieuwe subsites kunnen maken kan een groot voordeel zijn voor de groep, maar onbeperkt sites maken kan uit de hand lopen. Wanneer subsites de vrije loop krijgen, kunnen er problemen ontstaan. Bijvoorbeeld:

  • Gebruikers kunnen moeilijk de juiste subsite vinden, of weten niet zeker of ze deze hebben.

  • Gegevens kunnen op verschillende subsites zijn gedupliceerd, verbruiken dure opslagruimte en vereisen tweemaal zoveel moeite om ze te onderhouden.

  • Verouderde gegevens potentieel jarenlang op subsites blijven staan en worden in de zoekresultaten weergegeven. Het wordt dan moeilijk om te bepalen welke versie van de gegevens correct is.

  • Het beheer van machtigingen voor een verscheidenheid aan subsites kan een omvangrijke taak worden. Gebruikers kunnen per ongeluk toegang krijgen tot gegevens die ze nooit zouden mogen inzien.

  • Wanneer medewerkers de groep verlaten, blijven de subsites achter die zij hebben gemaakt. Dit leidt tot verwarring en verwarrende zoekresultaten voor de resterende sitegebruikers.

U kunt tijd en energie besparen wanneer u een aantal regels instelt voor het maken van sites en waarbij de volgende kwesties aan bod komen:

  • Wie mogen subsites maken?

  • Moeten nieuwe subsites tevoren worden goedgekeurd? Indien ja, wat zijn de goedkeuringscriteria en wie verleent goedkeuring?

  • Moeten bestaande sjablonen en thema's voor nieuwe subsites worden gebruikt?

  • Hoeveel gegevens mogen op een site worden opgeslagen? Dat wil zeggen, hoeveel schijfruimte mag op de server worden gebruikt?

  • Welke regels gelden er voor het opnemen van navigatiestrategieën op de site?

  • Hoe lang mogen gegevens zijn opgeslagen op subsites voordat deze worden verwijderd of gearchiveerd?

Zie maken een site of subsite voor meer informatie.

Machtigingenbeheer

De integriteit, vertrouwelijkheid en privacy van de missiekritieke gegevens van uw organisatie hangen af van de beveiliging van uw site, met name wie u toegang tot uw site verleent.

Het verlenen en beperken van toegang tot uw site wordt machtigingenbeheer genoemd. Dit is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van site-eigenaren.

Hierna volgt een aantal tips dat u moet onthouden wanneer u een machtigingenstrategie ontwikkelt.

  • Volg het principe van het laagste machtigingsniveau: geef gebruikers het laagste machtigingsniveau dat zij nodig hebben om de aan hen toegewezen taken te kunnen uitvoeren.

  • Verleen gebruikers toegang door hen toe te voegen aan de standaardgroepen (zoals Leden, Bezoekers en Eigenaren). Maak de meeste gebruikers lid van de groep Leden of Bezoekers en beperk het aantal personen in de groep Eigenaren.

  • Gebruik de overname van machtigingen om een duidelijke, eenvoudig te visualiseren hiërarchie te maken. Dat wil zeggen dat u moet voorkomen dat u machtigingen aan individuen verleent in plaats van met groepen te werken. Laat indien mogelijk subsites de machtigingen overnemen van uw teamsite in plaats van unieke machtigingen te maken.

  • Deel uw inhoud in om te profiteren van de overname van machtigingen: overweeg om uw inhoud te segmenteren op beveiligingsniveau. Maak voor gevoelige documenten een specifieke site of bibliotheek in plaats van de documenten in een grotere bibliotheek te plaatsen en ze met unieke machtigingen te beveiligen.

Zie Inleiding: gebruikerstoegang beheren met machtigingen of machtigingen voor een lijst, bibliotheek of afzonderlijk item bewerken voor meer informatie over het instellen van machtigingen.

Gegevensarchitectuur

Informatiearchitectuur van een site is vergelijkbaar met de inhoudsopgave voor een rapport: Hiermee bepaalt u hoe de informatie in deze site, de webpagina's, documenten, lijsten en gegevens, is ingedeeld en aan de gebruikers van de site gepresenteerd. Informatiearchitectuur wordt vaak geregistreerd als een hiërarchische lijst met site-inhoud, zoektrefwoorden gegevenstypen en andere concepten.

Als u een informatiearchitectuur wilt maken, moet u de gegevens analyseren die u op de site presenteert. Hier volgt een aantal vragen dat u kunt gebruiken om een informatiearchitectuur te ontwikkelen:

  • Welk soort inhoud gebruikt u op de site? Hoe vertaalt zich dit in subsites, lijsten, bibliotheken, enzovoort?

  • Hoe worden de gegevens op de site gepresenteerd?

  • Hoe navigeren gebruikers door de site?

  • Hoe worden de gegevens op een bepaalde doelgroep gericht?

  • Hoe wordt het zoeken geconfigureerd en geoptimaliseerd?

Een deel van uw informatiearchitectuur omvat mogelijk de classificatie van gegevens.

Als de gegevens waarmee u te maken hebt, van hoge waarde zijn voor het bedrijf, speciale beveiliging vereisen of beheerst worden door overheidsregels, wilt u mogelijk een classificatieschema instellen om specifieke inhoudstypen te identificeren die zorgvuldig moeten worden beheerd.

Nadat u gegevens in specifieke lijsten en bibliotheken hebt ingedeeld, kunt u beheerfuncties gebruiken om te bepalen hoe de inhoud wordt beheerd. Bijvoorbeeld:

Het uitchecken van bestanden vereisen

Wanneer u uitchecken van een bestand vereist, moet u ervoor zorgen dat slechts één persoon kan het bestand bewerken als deze is ingecheckt. Documenten moeten worden uitgecheckt vereisen voorkomt dat meerdere gebruikers wijzigingen kunnen aanbrengen op hetzelfde moment, die u kunt bewerkingsconflicten maken en verwarring. Verplicht uitchecken kunt ook moeten worden herinnerd teamleden een opmerking toevoegen wanneer ze een bestand in, zodat u eenvoudiger kunt bijhouden wat er in elke versie is gewijzigd. Zie een bibliotheek vereisen van uitchecken van bestanden instellenvoor meer informatie.

Versies bijhouden

Als u bewaren van eerdere versies van bestanden wilt, kunt bibliotheken bijhouden, opslaan en herstellen van de bestanden. U kunt kiezen voor het bijhouden van alle versies op dezelfde manier. Of u kunt bepaalde versies aanwijzen als primaire, zoals een nieuw hoofdstuk toevoegen aan een handmatige en sommige versies als secundaire, zoals een spelfout op te lossen. Om u te helpen voorkomen opslagruimte beheren, kunt u het nummer van elk type versie die u wilt opslaan. Zie voor meer informatie over versiebeheer, hoe werkt versiebeheer in een lijst of bibliotheek?.

U kunt opgeven dat goedkeuring voor een document vereist is. Documenten, blijven status in behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe gemachtigd is kunt doen. U kunt bepalen welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat deze is goedgekeurd. Deze functie is handig als uw bibliotheek bevat belangrijke richtlijnen of procedures die worden definitief moeten voordat anderen ze zien zijn. Voor meer informatie over de goedkeuring van documenten, raadpleegt u goedkeuring van items in een sitelijst of -bibliotheek vereisen.

Bibliotheken ondersteunen RSS-technologie, zodat de leden van uw werkgroep automatisch kunnen worden ontvangen en updates of -feeds, nieuws en gegevens in een samengevoegde locatie bekijken. U kunt de RSS-technologie waarschuwingen ontvangen over wijzigingen in een bibliotheek, zoals wanneer bestanden die zijn opgeslagen in de bibliotheek worden gewijzigd. RSS-feeds inschakelen leden van uw werkgroep om te zien van een samengevoegde lijst met bestanden die zijn gewijzigd. U kunt ook een e-mailwaarschuwingen maken zodat u wordt geïnformeerd wanneer bestanden worden gewijzigd. Zie voor meer informatie over RSS-feeds, beheren RSS-feeds voor een site of siteverzameling.

Een bibliotheek of inhoud van een documenttype kunt gebruiken van werkstromen die uw organisatie is gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van documenten beheren of controleren. Uw groep kunt bedrijfsprocessen toepassen op de documenten, bekend als werkstromen, welke acties die worden genomen in een reeks weergeven opgeven moeten, zoals goedkeuren of het vertalen van documenten. Een werkstroom is een geautomatiseerde manier voor het verplaatsen van documenten of items via een reeks acties of taken. Drie werkstromen zijn beschikbaar voor bibliotheken al dan niet standaard: goedkeuring, die stuurt een document naar een groep personen voor goedkeuring; Verzamelen van Feedback, stuurt een document naar een groep personen voor feedback en levert van het document de persoon die de werkstroom als compilatie; gestart en verzamelen van handtekeningen, stuurt een document naar een groep personen voor het verzamelen van hun digitale handtekeningen. Zie overzicht van werkstromen in SharePoint voor meer informatie over werkstromen,

Als uw groep met diverse soorten bestanden, zoals werkbladen, presentaties en documenten werkt, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door te schakelen en te meerdere inhoudstypen definiëren. Inhoudstypen worden flexibiliteit en consistentie in meerdere bibliotheken toevoegen. Elk inhoudstype kunt opgeven voor een sjabloon en zelfs werkstroomprocessen. De sjablonen fungeren als uitgangspunt voor het opmaken en eventuele standaardtekst en voor eigenschappen die van toepassing zijn op de documenten van dit type, bijvoorbeeld een naam of het contract afdeling. Voor meer informatie over inhoudstypen, raadpleegt u Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstype

Als u een groep gevoelige bestanden hebt en het is handig om te weten hoe de documenten zijn die wordt gebruikt, kunt u een beleid waarmee u 'Controle' bijhouden van gebeurtenissen, zoals wijzigingen in bestand, kopieën of verwijdering definiëren. Zie voor informatie over het instellen van de controle controle-instellingen voor een siteverzameling configureren

Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites

Sites zoals documentwerksites en discussiesites blijven vaak alleen achter wanneer ze geen nut meer hebben, en gebruiken waardevolle opslagruimte en verwarren de zoekresultaten. Het is een goed idee om een planning in te stellen voor het reviseren van sites en hun inhoud (ten minste eenmaal per jaar) om te controleren of het de moeite loont om ze te behouden.

Is het handig waaraan u moet denken, te, dat groter beheermodel van uw organisatie mogelijk ook op zoek naar verouderde sites. Een beheerder kan bijvoorbeeld automatisch verwijderen voor sites die niet gewijzigd 90 dagen zijn. Als site-eigenaar ontvangt u een e-mailbericht waarschuwing u dat dit zou veroorzaken. Zie voor meer informatie over de levenscyclus en buitengebruikstelling van beleidsregels, beleid voor het afsluiten van de Site.

Opslaglimieten

Een beheerder kan een limiet hebben ingesteld voor de hoeveelheid opslagruimte die uw groep kan gebruiken. U moet weten of er een limiet is en, als dit het geval is, bepalen hoe u de limiet opdeelt tussen uw sites, pagina's en bibliotheken.

Standaard wordt in SharePoint Server een limiet van 50 MB opgelegd voor de grootte van één document dat naar een documentbibliotheek kan worden geüpload. Daarnaast ontvangen teamsite-eigenaren meldingen wanneer de opslag 90% van het quotum heeft bereikt.

Nadat u wat de limieten zijn weet, kunt u het gebruik van functies zoals versiebeheer of gecontroleerd bijhouden om ervoor te zorgen dat uw site blijft daarin. Zie opslaglimieten voor siteverzamelingen beherenvoor meer informatie.

Aanpassing

De mogelijkheid bestaat dat uw organisatie een standaardmerk, sitesjablonen of sitelay-outs heeft die de voorkeur hebben of die verplicht zijn. In hoeverre kunnen gebruikers het uiterlijk van hun sites en pagina's aanpassen?

Als u de aanpassing aan banden wilt leggen, kunt u besluiten om het aantal personen dat gemachtigd is om de site aan te passen, te beperken. U kunt er ook voor kiezen om standaardpagina-indelingen te gebruiken om ervoor te zorgen dat aan bepaalde vereisten wordt voldaan, bijvoorbeeld om de naam van de site-eigenaar in de linkerbovenhoek van alle sites weer te geven.

U wilt mogelijk ook richtlijnen instellen voor de functionaliteit die personen op hun subsite kunnen gebruiken. U wilt mogelijk vragen om geen webonderdelen te gebruiken waarvoor aangepaste codering nodig is.

U kunt ook het tegenovergestelde doen, namelijk iedereen in uw team van SharePoint Designer voorzien zodat zij alle gewenste wijzigingen kunnen aanbrengen,

Zie uw teamsite aanpassen of Inleiding tot het aanpassen van sites en pagina'svoor meer informatie over sites aanpassen.

Navigatie

Navigatie-elementen helpen u bij het zoeken naar de gewenste inhoud. De twee navigatie-elementen die u kunt aanpassen zijn de bovenste koppelingsbalk en de balk Snel starten.

Op de pagina's met instellingen voor elke lijst of bibliotheek kunt u kiezen welke lijsten en bibliotheken u wilt weergeven in Snel starten. U kunt ook de volgorde van koppelingen wijzigen, koppelingen toevoegen of verwijderen, en secties toevoegen of verwijderen waarin de koppelingen zijn georganiseerd. Als er bijvoorbeeld te veel lijsten in de sectie Lijst staan, kunt u een nieuwe sectie voor Takenlijsten toevoegen waar u koppelingen naar uw takenlijsten kunt opnemen.

Met de bovenste koppelingsbalk kunnen gebruikers van uw site boven aan elke pagina een rij met tabs weergeven en deze gebruiken om naar andere sites in de siteverzameling te gaan. Als u een nieuwe site maakt, kunt u opgeven of de site in de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site moet worden opgenomen en of u de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site wilt gebruiken.

Zie Inleiding in sitenavigatie of de navigatie op uw teamsite aanpassen voor meer informatie over sitenavigatie

Zoeken

Inhoud wordt weergegeven op een groot aantal plaatsen, waaronder sites, lijsten, bibliotheken, webonderdelen en kolommen. Wanneer iemand op uw site zoekt, wordt standaard alle inhoud van uw site en de subsites ervan in de zoekresultaten weergegeven.

Als site-eigenaar kunt u kiezen of de inhoud van uw site in de zoekresultaten wordt weergegeven. Wanneer u voorkomt dat de inhoud van een site in de zoekresultaten wordt weergegeven, wordt de inhoud van de subsites eronder ook niet in de zoekresultaten weergegeven.

Standaard wordt inhoud met beperkte machtigingen niet weergegeven in de zoekresultaten voor gebruikers die geen leesmachtigingen hebben. U kunt dit zo wijzigen dat beperkte inhoud in de zoekresultaten wordt weergegeven, maar gebruikers de inhoud waarvoor ze niet zijn gemachtigd, niet kunnen openen.

Zie overzicht van zoekbeheer in SharePoint Online of configureren een webonderdeel inhoud zoeken in SharePoint voor meer informatie over zoeken.

Rollen en verantwoordelijkheden ter ondersteuning van de site

Het is een goed idee om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren om de chaos te beperken die kan worden veroorzaakt wanneer medewerkers lid worden van het team of het team verlaten. Hierna volgt een aantal van de dingen dat u moet doen om te bepalen wie wat op uw site doet:

  • Training: training voor basisnavigatie, zoeken en documentbeheer kunnen zeer nuttig zijn voor personen voor wie het product nieuw is.

  • Ondersteuning: u wilt mogelijk een expert in uw team aanwijzen die problemen oplost en de verbinding met een beheerder is.

  • Naleving van wettelijke of organisatierichtlijnen: soms is dit alleen een kwestie van up-to-date koppelingen naar de juiste richtlijnen onderhouden, maar het is een goed idee om iemand hiervoor verantwoordelijk te stellen.

Zie sites plannen en beheren van gebruikers of beheerders van een siteverzameling beheren voor meer aan rollen.

Gegevensbescherming

Back-up- en herstelbestanden functies beschermen uw gegevens tegen verlies. De frequentie van back-up en de snelheid en niveau van de herstel zijn ingesteld door een beheerder. Zie overzicht van back-up en herstel van SharePointof de Prullenbak van een SharePoint Online-siteverzameling beheren

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×