Ontwerpoverwegingen voor het bijwerken van gegevens

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Een goed ontworpen database wordt niet alleen helpt behouden van gegevensintegriteit, maar er wordt een gemakkelijker kunt onderhouden en bijwerken. Een Access-database is niet een bestand in dezelfde zin als een Microsoft Word-document of een Microsoft PowerPoint-presentatie. In plaats daarvan is een verzameling objecten, tabellen, formulieren, rapporten, query's, enzovoort, die moeten samenwerken goed.

Gebruikers invoeren gegevens hoofdzakelijk door besturingselementen. Wat u met een bepaald besturingselement doen, is afhankelijk van het gegevenstype instellen voor het onderliggende tabelveld, een eigenschappen instellen voor dat veld en eigenschappen instellen voor het besturingselement. Tot slot kunt u aanvullende database technieken zoals validatieregels, standaardwaarden, lijsten en zoekacties gebruikt en trapsgewijs bijwerken. 

Zie voor meer informatie over het bijwerken van gegevens uit een punt-van-gebruikersweergave manieren toevoegen, bewerken en verwijderen van records.

In dit artikel

De invloed van databaseontwerp op gegevensinvoer

De informatie die u in een database bijhoudt is opgeslagen in tabellen, die gegevens over een bepaald onderwerp, zoals activa of contactpersonen bevatten. Elke record in een tabel bevat informatie over een item, zoals een bepaalde contactpersoon. Een record bestaat uit de volgende velden, zoals naam, adres en telefoonnummer. Een record heet gewoonlijk een rij en een veld heet gewoonlijk een kolom. Deze objecten moeten voldoen aan een set ontwerpprincipes voor het of de database wordt niet goed werkt of helemaal. Deze beginselen ontwerpen op zijn beurt invloed op hoe u gegevens invoert. Houdt u rekening met u het volgende:

  • Tabellen    Toegang tot alle gegevens worden opgeslagen in een of meer tabellen. Het aantal tabellen die u gebruikt, is afhankelijk van het ontwerp en de complexiteit van de database. Hoewel u gegevens in een formulier, een rapport weergeven kunt of in de resultaten van een query, Access worden opgeslagen de gegevens alleen in tabellen en andere objecten in de database zijn gebouwd deze tabellen. Elke tabel moet worden gebaseerd op een onderwerp. Een tabel met informatie over zakelijke contactpersonen moet bijvoorbeeld geen verkoopgegevens. Zo ja, dan zoeken en bewerken van de juiste gegevens wordt het lastig als niet waardoor.

  • Gegevenstypen    Meestal kan elk van de velden in een tabel slechts één type gegevens. U kunt bijvoorbeeld aantekeningen opslaan in een veld dat getallen accepteren. Als u probeert tekst invoeren in een veld bestaat, wordt er een foutbericht wordt weergegeven. Dat is echter niet een vaste regel. Bijvoorbeeld, kunt u getallen (zoals postcodes) opslaan in een veld naar het gegevenstype korte tekst, maar u niet kunt berekeningen uitvoeren op die gegevens omdat Access een stuk acht tekst.

    Met een paar uitzonderingen, moeten de velden in een record voor slechts één waarde accepteren. U kunt bijvoorbeeld niet meer dan één adres invoeren in het veld. Dit is in tegenstelling tot Microsoft Excel, waarmee u wilt een willekeurig aantal namen of adressen of afbeeldingen invoeren in één cel, tenzij u die cel accepteren beperkte typen gegevens hebt ingesteld. 

  • Velden met meerdere waarden    Access biedt een functie voor het veld met meerdere waarden naar meerdere gegevenselementen als bijlage toevoegen aan één record en om lijsten waarin meerdere waarden te maken. Omdat een selectievakje in naast elk item in de lijst wordt weergegeven, kunt u altijd een lijst met meerdere waarden identificeren. U kunt bijvoorbeeld een Microsoft PowerPoint-presentatie en niet het getal van afbeeldingen aan een record koppelen in uw database. U kunt ook een lijst met namen maken en selecteer zo veel mogelijk namen naar wens. Het gebruik van de velden met meerdere waarden lijkt aan het einde van de regels van databaseontwerp omdat u meer dan één record per tabelveld kunt opslaan. Maar de regels 'achter de schermen,"doordat de gegevens in een speciale verborgen tabellen worden afgedwongen.

  • Formulieren gebruiken    Formulieren maakt u gewoonlijk als u een database eenvoudiger wilt te gebruiken en om ervoor te zorgen dat gebruikers nauwkeurig gegevens invoeren. Hoe u een formulier gebruiken om gegevens te bewerken, is afhankelijk van het ontwerp van het formulier. Formulieren kunnen een willekeurig aantal besturingselementen, zoals lijsten, tekstvakken, knoppen en zelfs gegevensbladen bevatten. Elk van de besturingselementen van het formulier leest daarentegen gegevens van, of haalt gegevens op uit een onderliggende tabelveld.

Zie beginselen van databaseontwerp en een tabel maken en toevoegen van veldenvoor meer informatie.

Naar boven

Een standaardwaarde voor een veld of besturingselement instellen

Als een groot aantal records dezelfde waarde voor een bepaald veld, zoals een plaats of land/regio delen, kunt u tijd besparen door in te stellen van een standaardwaarde voor het besturingselement is gebonden aan dat veld of het veld zelf. Wanneer u opent het formulier of de tabel om een nieuwe record te maken, is de standaardwaarde wordt weergegeven in dat veld.

In een tabel

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Aan de bovenkant van de weergave, selecteer het veld.

  3. In de linkerbenedenhoek van de weergave, selecteert u het tabblad Algemeen .

  4. De eigenschap standaardwaarde ingesteld op de gewenste waarde.

In een formulier

  1. Open het formulier in de indeling of Ontwerpweergave.

  2. Met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt werken met en klik vervolgens op Eigenschappen.

  3. Stel de eigenschap Standaardwaarde naar de gewenste waarde op het tabblad gegevens .

Naar boven

Regels voor gegevensvalidatie gebruiken om gegevens te beperken

U kunt gegevens in Access-bureaubladdatabases valideren terwijl u deze invoert met behulp van regels voor gegevensvalidatie. Validatieregels kunnen worden ingesteld in de weergave tabelontwerp of tabelgegevensblad. Er zijn drie typen validatieregels in Access:

  • Veldvalidatieregel    U kunt een validatieregel voor velden gebruiken om op te geven van een criterium dat alle geldige veldwaarden moeten voldoen. U hoeft het huidige veld niet op te geven als onderdeel van de regel, tenzij u het veld in een functie gebruikt. Beperkingen voor tekens invoeren in een veld gaat mogelijk gemakkelijker met een Invoermasker. Een datumveld kan bijvoorbeeld een validatieregel hebben die waarden in het verleden niet toestaat.

  • Recordvalidatieregel    U kunt een validatieregel voor records gebruiken om op te geven van een voorwaarde die alle geldige records moeten voldoen. U kunt waarden voor verschillende velden met een validatieregel voor records vergelijken. Een record met twee datumvelden mogelijk bijvoorbeeld vereisen dat waarden van één veld altijd vooraf worden gegaan waarden van het andere veld (bijvoorbeeld StartDate is voordat u EndDate).

  • Validatie in een formulier    U kunt de eigenschap Validatieregel van een besturingselement in een formulier gebruiken om een criterium op te geven waaraan alle waarden moeten voldoen die voor dat besturingselement worden ingevoerd. De eigenschap Validatieregel voor een besturingselement werkt op ongeveer dezelfde manier als een veldvalidatieregel. Meestal gebruikt u een formuliervalidatieregel in plaats van een veldvalidatieregel als de regel alleen specifiek is voor dat formulier en niet voor de tabel, ongeacht waar deze is gebruikt.

Zie de invoer van gegevens met behulp van regels voor gegevensvalidatie beperkenvoor meer informatie.

Naar boven

Werken met lijsten met waarden en opzoekvelden

Er zijn twee soorten lijstgegevens in Access:

  • Lijsten met waarden    Deze bevatten een set hard gecodeerde waarden die u handmatig invoeren. De waarden bevinden zich in de eigenschap Rijbron van het veld.

  • Opzoekvelden    Deze een query gebruiken voor het ophalen van waarden in een andere tabel. De eigenschap Rijbron van het veld bevat een query in plaats van een hard gecodeerde lijst met waarden. De query worden waarden opgehaald uit een of meer tabellen in een database. Standaard worden deze waarden in het opzoekveld weergegeven voor u in de vorm van een lijst. Afhankelijk van hoe u het opzoekveld instelt, kunt u een of meer items selecteren in die lijst.

    Note    Opzoekvelden kunnen nieuwe gebruikers van Access Verwar omdat een lijst met items wordt weergegeven op één locatie (de lijst die door Access van de gegevens in het opzoekveld gemaakt), maar de gegevens kunt bevinden zich in een andere locatie (de tabel met de gegevens).

Standaard wordt weergegeven gegevens uit een lijst in een keuzelijst met invoervak, hoewel u een keuzelijst kunt opgeven. Een keuzelijst met invoervak wordt geopend met de lijst en klik vervolgens gesloten nadat u een selectie maken. Een keuzelijst daarentegen blijft openen te allen tijde.

Als u wilt bewerken lijsten, u kunt ook de Lijstitems bewerken -opdracht uitvoeren of u de gegevens rechtstreeks in de eigenschap Rijbron van de brontabel kunt bewerken. Wanneer u de gegevens in een opzoekveld bijwerkt, moet u de brontabel bijwerken.

Als de eigenschap Type rijbron van de keuzelijst of keuzelijst met invoervak is ingesteld op Lijst met waarden, kunt u de lijst met waarden bewerken terwijl het formulier is geopend in de formuleerweergave, zodat het niet voor elke wijziging in de lijst nodig is om over te schakelen naar de ontwerpweergave of de indelingsweergave, het eigenschappenvenster te openen en de eigenschap Rijbron van het besturingselement te bewerken. Om de lijst met waarden te bewerken, moet de eigenschap Bewerken lijst met waarden toestaan voor de keuzelijst of de keuzelijst met invoervak zijn ingesteld op Ja.

Zie een keuzelijst met behulp van een keuzelijst of keuzelijst met invoervak makenvoor meer informatie.

Voorkomen dat de lijst met waarden wordt bewerkt in de formulierweergave

  1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier in het navigatiedeelvenster en klik op Ontwerpweergave of Indelingsweergave.

  2. Klik op het besturingselement om het te selecteren en druk vervolgens op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.

  3. Ga naar het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster en stel de eigenschap Bewerken lijst met waarden toestaan in op Nee.

  4. Klik op bestand en klik vervolgens op Opslaanof druk op Ctrl + S Knopafbeelding .

Een ander formulier opgeven om de lijst met waarden te bewerken

Access biedt standaard een ingebouwd formulier voor het bewerken van de lijst met waarden. Als u een ander formulier dat u wilt gebruiken voor dit doel hebt, kunt u de naam van het formulier in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems , als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Ontwerpweergave of Indelingsweergave in het snelmenu.

  2. Klik op het besturingselement om het te selecteren en druk vervolgens op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.

  3. Klik op het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster op de vervolgkeuzepijl in het vak van de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems.

  4. Klik op het formulier dat u wilt gebruiken om de lijst met waarden te bewerken.

  5. Klik op het bestand en klik vervolgens op Opslaanof druk op Ctrl + S Knopafbeelding .

Een opzoekveld in een formulier controleren

  1. Open het formulier in de indeling of Ontwerpweergave.

  2. Met de rechtermuisknop op de keuzelijst of keuzelijst met invoervak en klik op Eigenschappen.

  3. Klik op het tabblad Alles en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron in het eigenschappenvenster. De eigenschap Type rijbron moet bevatten in de Lijst met waarden of Tabel/Queryen de eigenschap Rijbron moet bevatten beide een lijst met items die zijn gescheiden door puntkomma's of een query. Meer ruimte nodig hebt, met de rechtermuisknop op de eigenschap, en selecteer Zoomen of op Shift + F2 drukken.

    Lijsten met waarden gebruikt meestal deze eenvoudige syntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval is de lijst een reeks items tussen dubbele aanhalingstekens en gescheiden door puntkomma's.

    Selectiequery Gebruik deze eenvoudige syntaxis: Selecteer [naam_tabel_of_query]. [ veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Hier is een belangrijk punt te onthouden: SELECT-component niet hoeft te bevatten de naam van een tabel of query, maar het wordt aanbevolen en de naam van ten minste één veld moet bevatten. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen. U kunt zo is, altijd de brontabel of bronquery voor een opzoekveld vinden door te lezen van de FROM-component.

  4. Ga op één van de volgende manieren te werk.

    • Als u een lijst met waarden gebruikt, kunt u de items in de lijst bewerken. Controleer of u elk item tussen dubbele aanhalingstekens staan, en een puntkomma als scheidingsteken tussen elk item.

    • Als de query in de opzoeklijst verwijst naar een andere query, opent u die tweede query in de Ontwerpweergave (met de rechtermuisknop op de query in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Ontwerpweergave). Noteer de naam van de tabel die wordt weergegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's en ga vervolgens naar de volgende stap.

      Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteer de naam van de tabel en Ga naar de volgende stap.

  5. Open de tabel in de Gegevensbladweergaveen klikt u vervolgens de lijstitems Bewerk indien nodig.

Een opzoekveld in een tabel controleren

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Klik in het bovenste gedeelte van het queryontwerpraster, in de kolom Gegevenstype op of anders de focus naar tekst, getal, of Ja/Nee-veld.

  3. In het onderste gedeelte van het tabelontwerpraster, klikt u op het tabblad Opzoeken en kijkt u naar de eigenschappen Type rijbron en Rijbron .

    De eigenschap Type rijbron moet lezen Lijst met waarden of Tabel/Query. De eigenschap Rijbron moet bevatten een lijst met waarden of een query.

    Lijsten met waarden Gebruik deze eenvoudige syntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval is de lijst een reeks items tussen dubbele aanhalingstekens en gescheiden door puntkomma's.

    Meestal selectiequery Gebruik deze eenvoudige syntaxis: Selecteer [naam_tabel_of_query]. [ veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Hier is een belangrijk punt te onthouden: SELECT-component niet hoeft te bevatten de naam van een tabel of query, maar het wordt aanbevolen en de naam van ten minste één veld moet bevatten. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen. U kunt zo is, altijd de brontabel of bronquery voor een opzoekveld vinden door te lezen van de FROM-component.

  4. Ga op één van de volgende manieren te werk.

    • Als u een lijst met waarden gebruikt, kunt u de items in de lijst bewerken. Controleer of u elk item tussen dubbele aanhalingstekens staan, en een puntkomma als scheidingsteken tussen elk item.

    • Als de query in het zoekveld verwijst naar een andere query in het navigatiedeelvenster, opent u die tweede query in de ontwerpweergave (met de rechtermuisknop op de query en klik vervolgens op Ontwerpweergave). Noteer de naam van de tabel die wordt weergegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's en ga vervolgens naar de volgende stap.

      Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteer de naam van de tabel en Ga naar de volgende stap.

  5. Open de tabel in de Gegevensbladweergaveen klikt u vervolgens de lijstitems Bewerk indien nodig.

Naar boven

De gegevens te verwijderen uit een lijst met waarden of een opzoekveld

De items in een lijst met waarden bevinden zich in dezelfde tabel als de andere waarden in een record. Daarentegen de gegevens in een opzoekveld bevindt zich in een of meer tabellen. Gegevens verwijderen uit een lijst met waarden, open de tabel en de items bewerken.

Gegevens verwijderen uit een opzoeklijst zijn extra stappen vereist en deze stappen verschillen afhankelijk van of de query voor het opzoeklijsten de gegevens uit een tabel of een andere query haalt. Als de query voor de opzoeklijst is gebaseerd op een tabel, u kunt aangeven die tabel en het veld dat de gegevens die worden weergegeven in de lijst bevat. U vervolgens de brontabel openen en bewerken van de gegevens in dat veld. Als de query voor de opzoeklijst op een andere query is gebaseerd, moet u de tweede query openen, de brontabel en het veld zoeken waaruit de tweede query de gegevens haalt, en de waarden in die tabel wijzigen.

Gegevens verwijderen uit een lijst met waarden

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Selecteer in het bovenste gedeelte van het ontwerpraster het tabelveld dat de lijst met waarden bevat.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het raster op het tabblad Opzoeken en zoek vervolgens de eigenschap Rijbron.

    De items in een lijst met waarden staan standaard tussen dubbele aanhalingstekens en zijn van elkaar gescheiden door puntkomma's: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Verwijder de zo nodig items uit de lijst. Denk eraan dat u ook de aanhalingstekens van elk verwijderd item verwijdert. Laat ook aan het begin van de regel geen puntkomma staan en laat geen dubbele puntkomma's (;;) achter, en als u het laatste item uit de lijst verwijdert, verwijder dan ook de laatste puntkomma.

    Belangrijk    Als u een item uit een lijst met waarden verwijdert terwijl records in de tabel het verwijderde item al gebruiken, blijft het verwijderde item deel uitmaken van de record totdat u het wijzigt. Stel dat uw bedrijf een magazijn heeft in stad A, maar het gebouw vervolgens verkoopt. Als u 'stad A' uit de lijst met magazijnen verwijdert, blijft 'stad A' in de tabel staan totdat u deze waarden wijzigt.

Gegevens verwijderen uit een opzoekveld

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Selecteer in het bovenste gedeelte van het ontwerpraster het opzoekveld.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het ontwerpraster op het tabblad Opzoeken en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron.

    Als het goed is, wordt in de eigenschap Type rijbron het type Tabel/query weergegeven en bevat de eigenschap Rijbron een query die naar een tabel of een andere query verwijst. Query's voor opzoekvelden worden altijd met het woord beginnen Selecteer.

    Meestal (maar niet altijd), gebruikt een selectiequery deze eenvoudige syntaxis: SELECT [naam_tabel_of_query]. [veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel en naar een veld in die tabel; de tweede component verwijst alleen naar de tabel. Een punt om te onthouden: de FROM-component bevat altijd de naam van de brontabel of -query. SELECT-componenten bevatten niet altijd de naam van een tabel of query, maar wel altijd de naam van ten minste één veld. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen.

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de query in het zoekveld verwijst naar een andere query, klikt u op de knop Opbouwen (op het tabblad gegevens van het eigenschappenvenster en klik op Knop Opbouwfunctie volgende) naar de query openen in de ontwerpweergave. Noteer de naam van de tabel die boven in de ontwerpweergave voor query's wordt weergegeven en ga verder met stap 5.

    • Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteert u de naam van die tabel en gaat u verder met stap 5.

  5. Open de brontabel in de Gegevensbladweergave.

  6. Zoek het veld dat de gegevens bevat die worden gebruikt in de opzoeklijst en bewerk vervolgens zo nodig de gegevens.

Naar boven

De invloed van gegevenstypen op de manier waarop invoeren u gegevens

Wanneer u een databasetabel ontwerpt, selecteert u een gegevenstype voor elk veld dat in die tabel, een proces dat u helpt nauwkeurige gegevens worden ingevoerd.

Weergave-gegevenstypen

Voer een van de volgende handelingen uit:

Gebruikt de gegevensbladweergave

  1. Open de tabel in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad velden in de groep Opmaak , kijkt u naar de waarde in de lijst gegevenstype. De waarde verandert wanneer u plaats de cursor in de verschillende velden in uw tabel:

    De lijst Gegevenstype

Ontwerpweergave

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. Bekijk het ontwerpraster. Het bovenste gedeelte van het raster ziet u de naam en het gegevenstype van elke tabelveld.

    Velden in de ontwerpweergave

De invloed van gegevenstypen op gegevensinvoer

Het gegevenstype dat u hebt ingesteld voor een veld voor elke tabel vindt u het eerste niveau van de controle over welk type gegevens in een veld is toegestaan. In sommige gevallen, zoals een veld lange tekst, kunt u alle gegevens die u wilt invoeren. In andere gevallen, zoals een AutoNummering-veld, voorkomt het gegevenstype instellen voor het veld u helemaal geen informatie worden ingevoerd. De volgende tabel staan de gegevenstypen die Access biedt en wordt beschreven hoe deze gegevensinvoer beïnvloeden.

Zie gegevenstypen voor Access-bureaubladdatabases en wijzigen of wijzigen typt u de gegevens voor een veld instellenvoor meer informatie.

Gegevenstype

Gevolgen voor gegevensinvoer

Korte tekst

Vanaf Access 2013 is de naam van het gegevenstype Tekst gewijzigd in Korte tekst.

Korte tekstvelden accepteren tekst of numerieke tekens, inclusief gescheiden lijsten met items. Een tekstveld een kleinere aantal tekens dan een veld lange tekst, van 0 tot 255 tekens. In sommige gevallen kunt u functies voor typeconversie berekeningen van de gegevens in een veld korte tekst.

Lange tekst

Houd er rekening mee, begin in Access 2013 en memogegevens typen hebt gekregen: Lange tekst.

In dit type veld maximaal 64.000 tekens kunt u grote hoeveelheden tekst en numerieke gegevens. Ook, stelt u het veld ter ondersteuning van tekst met opmaak, kunt u de typen opmaak dat u normaal gesproken in tekstverwerkingsprogramma's, zoals Word vinden toepassen. U kunt bijvoorbeeld verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen op specifieke tekens in de tekst en zodat ze vet of cursief, enzovoort. U kunt ook Hypertext Markup Language (HTML) labels toevoegen aan de gegevens. Zie voor meer informatie invoegen of toevoegen van een rich text-veld.

Bovendien hebben lange tekst velden een eigenschap die Alleen toevoegenwordt genoemd. Wanneer u deze eigenschap inschakelt, kunt u nieuwe gegevens toevoegen aan een lang tekstveld, maar u kunt bestaande gegevens niet wijzigen. De functie is bedoeld voor gebruik in toepassingen zoals bijhouden-databases, waar mogelijk moet u een permanente bijhouden dat nog niet te wijzigen. Wanneer u de cursor in een veld lange tekst met de eigenschap Alleen toevoegen is ingeschakeld plaatsen, al dan niet standaard, wordt de tekst in het veld verdwijnt. U kunt geen opmaak of andere wijzigingen toepassen op de tekst.

U kunt ook conversiefuncties ten opzichte van de gegevens in een veld lange tekst zoals korte-tekstvelden uitvoeren.

Getal

U kunt alleen getallen invoeren in dit type veld en kunt u berekeningen uitvoeren op de waarden in een numeriek veld.

Groot getal

Houd er rekening mee veel gegevenstypen zijn alleen beschikbaar in de Office 365-abonnement-versie van Access.

U kunt alleen getallen invoeren in dit type veld en kunt u berekeningen uitvoeren op de waarden in een veel-veld.

Zie voor meer informatie Het gegevenstype Groot getal gebruiken.

Datum/tijd

U kunt alleen datums en tijden invoeren in dit type veld. 

U kunt instellen dat een invoermasker voor het veld (een reeks letterlijke en tijdelijke tekens die worden weergegeven wanneer u het veld selecteert), moet u gegevens invoeren in de ruimte en de notatie die het masker bevat. Als u een invoermasker DD_MMM_JJJJ ziet, moet u bijvoorbeeld okt 11 2017 typen in de ruimte. U kunt een volledige maandnaam weer, of een jaartal van twee cijfers invoeren. Zie besturingselement gegevensindelingen vermelding met invoermaskersvoor meer informatie.

Als u niet een invoermasker maakt, kunt u de waarde aan de hand van een ongeldige datum- of tijdnotatie. U kunt bijvoorbeeld 11 okt 2017 typen, 11-10-17, 11 oktober 2017, enzovoort.

U kunt ook een weergave-indeling toepassen op het veld. In dat geval als er geen invoermasker aanwezig is, kunt u een waarde invoert in vrijwel elke notatie, maar Access worden de datums volgens de weergave-indeling weergegeven. Bijvoorbeeld, kunt u 10-11/2017, maar de weergave-indeling kan worden ingesteld zodat de waarde wordt weergegeven als 11-okt-2017.

Zie de datum van vandaag invoegenvoor meer informatie.

Valuta

U kunt alleen valutawaarden invoeren in dit type veld. U moet ook niet handmatig invoeren valutasymbool. Standaard wordt het valutasymbool (¥, £, $, enzovoort) opgegeven in de landinstellingen van Windows. U kunt deze valutasymbool zodat een andere valuta, wijzig zo nodig.

AutoNummering

U kunt geen invoeren of de gegevens in dit type veld op elk gewenst moment wijzigen. De waarden in een AutoNummering-veld wordt verhoogd wanneer u een nieuwe record aan een tabel toevoegen.

Berekend

U kunt geen invoeren of de gegevens in dit type veld op elk gewenst moment wijzigen. De resultaten van dit veld wordt bepaald door een expressie die u definieert. Access bijgewerkt via de waarden in een berekend veld wanneer u een nieuwe record aan een tabel bewerken of toevoegen.

Ja/Nee

Als u een veld dat is ingesteld op dit type klikt, wordt er een selectievakje of een vervolgkeuzelijst, afhankelijk van hoe u het veld opmaken. Als u het veld om weer te geven van een lijst opmaken, kunt u op Ja of Nee, waar of Onwaar, of in - of uitschakelen in de lijst opnieuw afhankelijk van de indeling toegepast op het veld. U geen waarden invoeren in de lijst of het wijzigen van de waarden in de lijst rechtstreeks vanuit een formulier of tabel.

OLE-object

U kunt dit type veld gebruiken als u wilt weergeven van gegevens uit een bestand dat met een ander programma is gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een tekstbestand, een Excel-grafiek of een PowerPoint-presentatie weergeven in een veld OLE-Object.

Bijlagen bieden een snellere, gemakkelijker en flexibeler manier om gegevens uit andere programma's te bekijken.

Hyperlink

U kunt alle gegevens invoeren in dit type veld en Access terugloopt deze in een webadres. Bijvoorbeeld als u een waarde typt in het veld, Access rondom de tekst met http://www.your_text.com. Als u een geldig webadres invoert, werkt de koppeling. De koppeling, anders resulteert in een foutbericht wordt weergegeven.

Ook, bestaande hyperlinks te bewerken kan lastig te klikken op een hyperlinkveld bevat met de muis Hiermee start u de browser en gaat u naar de site die is opgegeven in de koppeling. Als u wilt bewerken een hyperlinkveld bevat, selecteert u een aangrenzende veld, het tabblad of pijltoetsen gebruiken om de focus te verplaatsen naar het hyperlinkveld en druk op F2 om te bewerken inschakelen.

Bijlage

U kunt gegevens uit andere programma's toevoegen aan dit type veld, maar u kunt geen typt of anderszins tekst- of numerieke gegevens invoeren.

Zie bestanden toevoegen en afbeeldingen aan records in uw databasevoor meer informatie.

Wizard Opzoeken

De Wizard Opzoeken is niet een gegevenstype. In plaats daarvan de wizard maakt u twee soorten vervolgkeuzelijsten: lijsten met waarden en opzoekvelden. Een lijst met waarden gebruikt een gescheiden lijst met items die u handmatig invoeren wanneer u de Wizard Opzoeken gebruiken. Deze waarden kunnen zijn onafhankelijk van eventuele andere gegevens of het object in uw database.

Een opzoekveld gebruikt daarentegen een query gegevens ophalen uit een of meer van de andere tabellen in een database. Het opzoekveld geeft vervolgens de gegevens in een vervolgkeuzelijst. Standaard wordt met de Wizard Opzoeken het tabelveld ingesteld naar het gegevenstype Numeriek.

U kunt werken met opzoekvelden rechtstreeks in tabellen en ook in formulieren en rapporten. De waarden in een opzoekveld worden standaard weergegeven in een type lijstbesturingselement een keuzelijst met invoervak genoemd, een lijst met een vervolgkeuzepijl:

Een lege opzoeklijst

U kunt ook een keuzelijst waarin verschillende items met een schuifbalk om meer items weer te geven:

Een basisbesturingselement voor een keuzelijst op een formulier

Afhankelijk van hoe u het opzoekveld en de keuzelijst met invoervak instelt, kunt u de items in de lijst bewerken en items toevoegen aan de lijst door het uitschakelen van de eigenschap Alleen lijst van het opzoekveld.

Als u niet de waarden in een lijst rechtstreeks bewerken, die u moet toevoegen of wijzigen van de gegevens in de vooraf gedefinieerde lijst met waarden of in de tabel die fungeert als bron voor het opzoekveld.

Tot slot wanneer u een opzoekveld maakt, kunt u desgewenst instellen voor de ondersteuning van meerdere waarden. Als u dit doet, wordt de resulterende lijst ziet u een selectievakje in naast elk lijstitem, en u kunt in- of uitschakelen als veel van de items naar wens. Deze afbeelding ziet u een standaardlijst met meerdere waarden:

Een lijst met selectievakjes.

Zie voor informatie over het maken van opzoekvelden en het gebruik van de resulterende lijsten maken of verwijderen van een veld met meerdere waarden.

Naar boven

De invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop invoeren u gegevens

Naast de principes waarmee wordt bepaald van de structuur van een database en de gegevenstypen die bepalen wat u kunt invoeren in een bepaald veld, verschillende veldeigenschappen kunnen ook invloed op hoe u gegevens in een Access-database invoeren.

Weergave-eigenschappen voor een tabelveld invoeren

Access biedt twee manieren om de eigenschappen voor een veld van een tabel te bekijken.

In de gegevensbladweergave

  1. Open de tabel in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad velden en gebruik de besturingselementen in de groep Opmaak de eigenschappen voor een veld voor elke tabel weergeven.

In de ontwerpweergave

  1. Open de tabel in de ontwerpweergave.

  2. In het onderste gedeelte van het raster, klikt u op het tabblad Algemeen als dit nog niet geselecteerd.

  3. Als u wilt de eigenschappen voor een opzoekveld wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Opzoeken .

Welke eigenschappen gevolgen hebben voor gegevensinvoer

De volgende tabel bevat de eigenschappen die de meeste invloed op gegevensinvoer hebben en wordt uitgelegd hoe ze gegevensinvoer beïnvloeden.

Eigenschap

Locatie in het tabelontwerpraster

Mogelijke waarden

Gedrag wanneer u probeert om gegevens te voeren

Veldlengte

Het tabblad Algemeen

0-255

Het aantal tekens geldt alleen voor velden die zijn ingesteld voor het gegevenstype tekst. Als u probeert om in te voeren meer dan het opgegeven aantal tekens, het veld afgekapt ze.

Verplicht

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als ingeschakeld, deze eigenschap forceert u een waarde invoeren in een veld en kunt u nieuwe gegevens opslaan wanneer u een vereist veld hebt voltooid. Als uitgeschakeld, is het veld accepteert null-waarden, waarbij dat het veld leeg mag blijven.

Een null-waarde is niet hetzelfde als de waarde nul. Nul is een cijfer en 'null' is een waarde ontbreekt, onbekend of ongedefinieerd.

Tekenreeksen met lengte nul toestaan

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als ingeschakeld, kunt u tekenreeksen met lengte nul, tekenreeksen die geen tekens bevatten. Als u wilt maken van een tekenreeks met lengte nul, typt u een paar dubbele aanhalingstekens in het veld ("").

Geïndexeerd

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Wanneer u een tabelveld indexeert, voorkomt Access u dubbele waarden toe te voegen. U kunt ook een index maken uit meer dan één veld. Als u dit doet, kunt u de waarden in één veld, maar niet in beide velden dupliceren.

Invoermasker

Het tabblad Algemeen

Vooraf gedefinieerd of aangepast sets met letterlijke en tijdelijke tekens

Een invoermasker dwingt u gegevens invoeren in een vooraf gedefinieerde notatie. De maskers weergegeven wanneer u een veld in een tabel of een besturingselement op een formulier selecteert. Stel dat u een Date-veld op en deze reeks tekens: MMM-DD-YYYY. Dit is een invoermasker. Dit zorgt ervoor dat u maandwaarden als afkorting van drie letters, zoals okt, en het jaartal van vier cijfers invoeren, bijvoorbeeld okt-15-2017.

Invoermaskers alleen bepalen hoe u gegevens invoeren, hoe Access niet worden opgeslagen of worden deze gegevens weergegeven.

Zie voor meer informatie besturingselement gegevensindelingen vermelding met invoermaskers en opmaken van een veld datum en tijd.

Alleen lijst

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Hiermee schakelt wijzigingen in de items in een opzoekveld of. Gebruikers willen soms de items in een opzoekveld handmatig wijzigen. Als Access niet kunt wijzigen van de items in een veld, wordt deze eigenschap is ingesteld op Ja. Als deze eigenschap is ingeschakeld en moet u de items in een lijst wijzigen, moet u de lijst (als u bewerken van een lijst met waarden wilt) of de tabel met de brongegevens voor de lijst (als u bewerken van een opzoekveld wilt) openen en daar de waarden wijzigen.

Bewerken lijst met waarden toestaan

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Hiermee schakelt de opdracht Lijstitems bewerken voor lijsten met waarden, maar niet voor opzoekvelden of. Als u wilt dat de opdracht voor opzoekvelden inschakelt, voert u een geldige formuliernaam in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems . De opdracht Bewerken lijst met waarden toestaan wordt weergegeven in een snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop op een keuzelijst of keuzelijst met invoervak. Wanneer u de opdracht uitvoert, wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken wordt weergegeven. U kunt ook als u de naam van een formulier in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems opgeeft, wordt dat formulier in plaats van het dialoogvenster weergeven.

U kunt de Lijstitems bewerken -opdracht uitvoeren in de lijst en keuzelijsten met invoervak zich bevindt in formulieren en sets van keuzelijsten met invoervak bevinden in tabellen en de queryresultaten. Formulieren moeten worden geopend in de ontwerpweergave of weergave bladeren. tabellen en queryresultaten moet openen in de gegevensbladweergave.

Bewerkingsformulier lijstitems

Tabblad Opzoeken

Naam van een formulier voor gegevensinvoer

Als u de naam van een formulier voor gegevensinvoer als de waarde in deze tabeleigenschap invoert, wordt dat formulier geopend wanneer een gebruiker wordt uitgevoerd voor de opdracht Lijstitems bewerken . Anders, wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven wanneer gebruikers de opdracht uitvoeren.

Naar boven

Trapsgewijs bijwerken gebruiken om te wijzigen van primaire en refererende sleutel waarden

Mogelijk moet u soms een primaire-sleutelwaarde bijwerken. Als u de primaire sleutel als een refererende sleutel gebruikt, kunt u uw wijzigingen automatisch bijwerken in alle onderliggende exemplaren van de refererende sleutel.

Als een herinnering is een primaire sleutel een waarde die deze identificeert op elke rij (record) in een database. Een refererende sleutel is een kolom die overeenkomt met de primaire sleutel. Meestal refererende sleutels zich bevinden in andere tabellen en Hiermee kunt u een relatie (als koppeling) tussen de gegevens in de tabellen maken.

Stel dat u een product-id-nummer gebruiken als primaire sleutel. Eén id-nummer identificeert deze op één product. U kunt ook dat id-nummer gebruiken als een refererende sleutel in een tabel met ordergegevens. Op deze manier vindt u alle orders waarbij u gebruikmaakt van elk product, omdat elk gewenst moment dat iemand een bestelling voor dat product op plaatst het id-nummer deel van de order.

Soms kan wijzigen die id-nummers (of andere soorten primaire sleutels). In dat geval kunt u de waarde van de primaire sleutel veranderen en deze wijziging automatisch trapsgewijs door alle onderliggende gerelateerde records. U kunt dit gedrag inschakelen door het inschakelen van referentiële integriteit en trapsgewijs bijwerken tussen de twee tabellen.

Onthoud dat u deze belangrijke regels:

  • U kunt trapsgewijs bijwerken alleen voor primaire-sleutelvelden ingesteld op de gegevenstypen tekst of het getal inschakelen. U kunt trapsgewijs bijwerken niet gebruiken voor velden die zijn ingesteld op het gegevenstype AutoNummering.

  • U kunt trapsgewijs bijwerken alleen tussen tabellen met een een-op-veel-relatie inschakelen.

Voor meer informatie over het maken van relaties. Zie tabelrelaties en maken, bewerken of verwijderen van een relatie.

De volgende procedures uit, gaat u handje in voorraad en wordt uitgelegd hoe u eerst een relatie maken en klik vervolgens trapsgewijs bijwerken voor deze relatie inschakelen.

De relatie maken

  1. Ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik in de groep Weergeven/verbergen op Relaties.

  2. Klik op het tabblad ontwerp in de groep relaties op Tabel weergeven.

  3. In het dialoogvenster Tabel weergeven , selecteert u het tabblad tabellen , selecteer de tabellen die u wilt wijzigen, klikt u op toevoegenen klik vervolgens op sluiten.

    U kunt houdt u SHIFT INGEDRUKT om meerdere tabellen te selecteren of u kunt elke tabel afzonderlijk toevoegen. Selecteer alleen de tabellen aan de 'een' en 'veel'-kant van de relatie.

  4. In het venster relaties , sleept u de primaire sleutel uit de tabel aan de 'een'-kant van de relatie en zet deze neer op de refererende sleutel van de tabel aan de 'veel'-kant van de relatie.

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend. De volgende afbeelding ziet het dialoogvenster:

    Het dialoogvenster Relaties bewerken met een bestaande relatie

  5. Schakel het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen en klikt u op maken.

Trapsgewijs bijwerken inschakelen bij primaire sleutels

  1. Ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik in de groep Weergeven/verbergen op Relaties.

  2. Het venster relaties wordt weergegeven en toont de koppelingen (weergegeven als verbindingslijnen) tussen de tabellen in de database. De volgende afbeelding ziet een standaard relatie:

  3. Met de rechtermuisknop op de join-lijn tussen de bovenliggende en onderliggende tabellen en klik op Relatie bewerken.

    Een relatie tussen twee tabellen

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend. De volgende afbeelding ziet het dialoogvenster:

    Het dialoogvenster Relaties bewerken

  4. Selecteer Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken, zorg ervoor dat het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen is ingeschakeld en klik vervolgens op OK.

Naar boven

Waarom id-nummers soms lijken over te slaan van een getal

Wanneer u een veld dat is ingesteld op het gegevenstype AutoNummering maakt, wordt een waarde voor dat veld automatisch gegenereerd in elke nieuwe record. De waarde wordt verhoogd al dan niet standaard, zodat elke nieuwe record het volgende beschikbare volgnummer wordt. Het doel van het gegevenstype AutoNummering is een waarde opgeven die geschikt is voor gebruik als primaire sleutel. Zie voor meer informatie toevoegen, instellen, wijzigen of verwijderen van de primaire sleutel.

Wanneer u een rij uit een tabel met een veld gemaakt waarmee het gegevenstype AutoNummering is ingesteld verwijderen, wordt de waarde in het AutoNummering-veld voor die rij niet altijd automatisch opnieuw gebruikt. Voor het nummer dat wordt gegenereerd daarom mogelijk niet het getal u verwacht te zien en mogelijk hiaten in de reeks met id-nummers, dit is inherent aan het ontwerp. U moet vertrouwen in de volgorde van de waarden in een AutoNummering-veld, en niet de volgorde.

Naar boven

Bulksgewijs bijwerken van gegevens met behulp van query 's

Toevoegen, bijwerken, en verwijderquery's zijn krachtige methoden voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen van records bulksgewijs. Bulksgewijs bijwerken zijn bovendien gemakkelijker en efficiënter om uit te voeren wanneer u een goede beginselen van databaseontwerp gebruikt. Met een toevoegquery, bijwerken of verwijderquery kan een tijd besparen zijn, omdat u kunt ook de query opnieuw.

Belangrijk    Back-up van uw gegevens voordat u deze query's gebruiken. Een back-up bij de hand hebt, kunt u snel oplossen eventuele fouten die u per ongeluk mogelijk maakt.

Toevoegquery's    Gebruiken om u te veel records toevoegen aan een of meer tabellen. Een van de meest voorkomende gebruik van een toevoegquery is een groep records uit één of meer tabellen in een brondatabase toevoegen aan een of meer tabellen in een doeldatabase. Stel dat u een aantal nieuwe klanten en een database met een tabel met informatie over die klanten krijgt. Als u wilt voorkomen dat nieuwe gegevens handmatig invoeren, kunt u deze toevoegen aan de juiste tabel of tabellen in uw database. Zie records toevoegen aan een tabel met behulp van een toevoegqueryvoor meer informatie.

Bijwerkquery’s    Gebruik toevoegen, wijzigen of gedeeltelijk (maar niet voor alle) van verschillende bestaande records verwijderen. U kunt bijwerkquery's zien als een uitgebreide versie van het dialoogvenster Zoeken en vervangen. Voert u een select criterium (het ruw equivalent van een zoekopdracht) en een bijwerkcriterium (het ruw equivalent van een vervangende tekenreeks). In tegenstelling tot het dialoogvenster kunnen bijwerkquery's accepteren van meerdere criteria, kunt u een groot aantal records in één keer bijwerken, en kunt u records in meerdere tabellen kunt wijzigen. Zie maken en uitvoeren bijwerkquery'svoor meer informatie.

Query's verwijderen    Als u snel een groot aantal gegevens verwijderen of verwijderen van een reeks gegevens regelmatig wilt, is een delete is nuttig omdat de query's kunnen u opgeven van criteria als u wilt snel vinden en verwijderen van de gegevens. Zie manieren toevoegen, bewerken, en records verwijderenvoor meer informatie.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×