Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen

Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen

Er zijn verschillende manieren om een Access-database te delen. Welke manier u kiest, is afhankelijk van uw specifieke behoeften en de beschikbaarheid van resources. In dit artikel worden de mogelijke opties en de voordelen van elke optie besproken. Ook wordt u verwezen naar bronnen met meer informatie over een methode die voor u geschikt is.

Om het ontwerp van een database te wijzigen moet Access zijn geïnstalleerd op uw computer.

In dit artikel

Gegevens delen met behulp van netwerkmappen

Een gesplitste database delen

Een database op een SharePoint-site delen

Een database delen met behulp van koppelingen naar SharePoint-lijsten

Een database delen via een server

Overwegingen bij het kiezen van een methode

Gegevens delen met behulp van netwerkmappen

Dit is de eenvoudigste optie met de minste vereisten, maar deze optie biedt ook de minste functionaliteit. Bij deze methode wordt het databasebestand opgeslagen op een gedeeld netwerkstation en delen alle gebruikers het databasebestand gelijktijdig. Deze methode kent beperkingen, bijvoorbeeld met betrekking tot betrouwbaarheid en beschikbaarheid, als meerdere gebruikers gelijktijdig gegevens wijzigen aangezien alle databaseobjecten worden gedeeld. Ook kunnen bij deze techniek de prestaties verslechteren omdat de databaseobjecten via het netwerk worden verzonden.

Dit kan voor u een bruikbare optie zijn wanneer er slechts enkele personen de database op hetzelfde moment gebruiken en de gebruikers het ontwerp van de database niet hoeven te wijzigen.

Opmerking : Deze methode is minder veilig dan andere methoden voor het delen van een database, omdat elke gebruiker een volledige kopie heeft van het databasebestand, waardoor het risico van toegang door onbevoegden toeneemt.

Een database delen met behulp van een netwerkmap:

  1. Als er nog geen gedeelde netwerkmap beschikbaar is, stelt u er een in.

    Voor ondersteuning bij deze stap raadpleegt u het Help-systeem van het besturingssysteem van de computer die u wilt gebruiken om de database te delen. Als de gedeelde map zich op een netwerkserver bevindt, hebt u mogelijk ondersteuning nodig van de netwerkbeheerder.

  2. Controleer of Access is ingesteld om te worden geopend in de gedeelde modus op de computers van alle gebruikers. Dit is de standaardinstelling maar toch moet u dit controleren, want als een gebruiker de database opent in de exclusieve modus, zijn de gegevens niet meer beschikbaar voor anderen. Voer de volgende procedure uit op elke computer:

    1. Start Access en klik onder Bestand op Opties. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop en daarna op Opties voor Access.

    2. Klik in het dialoogvenster Opties voor Access op Clientinstellingen. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op Geavanceerd.

    3. Selecteer in de sectie Geavanceerd bij Standaardmodus voor openen de optie Gedeeld, klik op OK en sluit Access af.

  3. Kopieer het databasebestand naar de gedeelde map. Nadat u het bestand hebt gekopieerd, controleert u of de bestandskenmerken zo zijn ingesteld dat lees-schrijftoegang tot het databasebestand is toegestaan. Gebruikers moeten lees-schrijftoegang hebben om de database te kunnen gebruiken.

  4. Maak op de computer van elke gebruiker een snelkoppeling naar het databasebestand. Typ in het dialoogvenster Snelkoppelingeigenschappen het pad naar het databasebestand in de eigenschap Doel door een UNC-adres in plaats van een toegewezen stationsletter te gebruiken. Gebruik in plaats van F:\voorbeeld.accdb bijvoorbeeld \\computernaam\gedeelde.accdb.

    Opmerking : Deze stap kan ook door de gebruikers zelf worden uitgevoerd.

Naar boven

Een gesplitste database delen

Dit is een goede keuze als u geen SharePoint-site of databaseserver hebt. U kunt gedeelde gesplitste databases via een netwerk of een SharePoint-site gebruiken. Wanneer u een database splitst, ordent u de database opnieuw in twee bestanden, een back-enddatabase met de gegevenstabellen en een front-enddatabase met alle andere databaseobjecten, zoals query's, formulieren en rapporten. Elke gebruiker werkt met de gegevens via een lokale kopie van de front-enddatabase.

Voordelen van het splitsen van een database

  • Verbeterde prestaties   Alleen de gegevens worden via het netwerk gedeeld, niet de tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules.

  • Betere beschikbaarheid    Databasetransacties zoals recordbewerkingen worden sneller voltooid.

  • Verbeterde beveiliging    Omdat gebruikers de back-enddatabase openen via gekoppelde tabellen, kunnen indringers minder snel onbevoegd toegang krijgen tot de gegevens via de front-enddatabase.

  • Verbeterde betrouwbaarheid    als een gebruiker op een probleem stuit en de database onverwacht wordt afgesloten, raakt gewoonlijk alleen de kopie van het front-enddatabasebestand beschadigd die de gebruiker had geopend.

  • Flexibele ontwikkelomgeving    Alle gebruikers kunnen onafhankelijk van elkaar query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten ontwikkelen zonder dat dit van invloed is op het werk van andere gebruikers. U kunt ook een nieuwe versie van de front-enddatabase ontwikkelen en distribueren zonder de toegang tot de gegevens te verstoren die in de back-enddatabase zijn opgeslagen.

Als dit voor u een geschikte optie is, gaat u naar Een Access-database splitsen voor de instructies.

Naar boven

Een database op een SharePoint-site delen

Belangrijk    Microsoft raadt het maken en gebruiken van Access-web-apps in SharePoint niet langer aan. Als alternatief kunt u overwegen om Microsoft PowerApps te gebruiken voor het bouwen van zakelijke oplossingen zonder code voor het web en mobiele apparaten.

U kunt kiezen uit diverse goede opties als u beschikt over een server met SharePoint, en vooral als op die server Access Services wordt uitgevoerd. Verschillende integratiepunten met SharePoint zorgen ervoor dat de database beter toegankelijk is. Wanneer u een webdatabase publiceert, wordt met Access Services een SharePoint-site gemaakt die de database bevat. Alle databaseobjecten en gegevens worden naar SharePoint-lijsten in die site verplaatst.

Wanneer u een database publiceert, verplaatst u deze naar het web. U kunt webformulieren en -rapporten maken die in een browservenster kunnen worden uitgevoerd, en u kunt ook standaard Access-objecten maken (deze worden ook wel 'clientobjecten' genoemd om ze te onderscheiden van webobjecten). Access moet op uw computer zijn geïnstalleerd om clientobjecten te gebruiken, maar alle databaseobjecten op SharePoint worden gedeeld.

Opmerking : Wanneer Access op uw computer is geïnstalleerd, kunt u de clientobjecten van een webdatabase gebruiken. Als Access niet is geïnstalleerd, kunt u alleen de webdatabaseobjecten gebruiken.

Access Services biedt u een platform voor het maken van databases die u op het web kunt gebruiken. U ontwerpt en publiceert een webdatabase met Access 2010 en SharePoint, en anderen kunnen die webdatabase gebruiken in een webbrowser.

Opmerking : U hebt machtigingen voor een ontwerper nodig op de SharePoint-site waar u de database wilt publiceren.

Formulieren, rapporten en UI-macro's worden uitgevoerd in de browser.

Als u een webdatabase gebruikt, worden gegevens opgeslagen in SharePoint-lijsten: alle tabellen worden SharePoint-lijsten en records worden lijstitems. Dit stelt u in staat SharePoint-machtigingen te gebruiken om de toegang tot uw webdatabase te beheren.

Query's en gegevensmacro's worden uitgevoerd op de server: de verwerking van SQL-query's vindt volledig plaats op de server. Zo werkt het netwerk sneller omdat het verkeer voor de resultaatsets wordt beperkt.

Een database opslaan in een documentbibliotheek 

U kunt een database opslaan in elke gewenste SharePoint-documentbibliotheek. Deze methode is vergelijkbaar met het opslaan van een database in een netwerkmap en biedt een handige manier om de toegang tot een database te beheren. Wanneer u koppelingen maakt naar SharePoint-lijsten, worden de gegevens wel gedeeld maar de databaseobjecten niet. Iedere gebruiker gebruikt een eigen kopie van de database.

Als uw SharePoint-site bijvoorbeeld lijsten bevat waarin problemen van de klantenservice worden bijgehouden en informatie over medewerkers wordt opgeslagen, kunt u in Access een database maken die als front-end voor die lijsten wordt gebruikt. U kunt dan Access-query's maken om die problemen te analyseren, en Access-rapporten om geschreven rapporten voor een teamstatusvergadering op te maken en te publiceren. Als mensen Access op hun computer hebben geïnstalleerd, kunt u de Access-query's en -rapporten beschikbaar maken in het menu Beeld van de SharePoint-lijst. Als mensen de lijst op de SharePoint-site bekijken, kunnen ze de query's, rapporten en andere Access-objecten opzoeken en openen door te klikken op het menu Beeld. Als mensen niet beschikken over Access, kunnen ze de gegevens in de lijsten toch gebruiken met behulp van SharePoint-weergaven.

  1. Open de database die u wilt delen.

  2. Klik op het tabblad Bestand en klik op Opslaan als.

  3. Klik op Database opslaan als en selecteer in het gedeelte Geavanceerd de optie SharePoint. Klik vervolgens op Opslaan als.

    Notities : 

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop > Publiceren > Server voor documentbeheer.

    • Als u Access 2010 gebruikt, klikt u op Bestand > Opslaan en publiceren > Database opslaan als > SharePoint.

  4. Ga in het dialoogvenster Opslaan in SharePoint naar de documentbibliotheek die u wilt gebruiken.

  5. Controleer de naam en het type van het databasebestand, breng eventuele wijzigingen aan en klik vervolgens op Opslaan.

Zie Publiceren naar Access Services en Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar een SharePoint-lijst voor meer informatie.

Naar boven

Een database delen met behulp van koppelingen naar SharePoint-lijsten

Deze methode heeft dezelfde voordelen als het gebruik van een gesplitste database en gebruikers kunnen hun eigen kopie van de database wijzigen, omdat de gegevens worden gedeeld via de SharePoint-site. Hoewel u niet dezelfde voordelen hebt als wanneer u de database publiceert op een SharePoint-site, profiteert u wel van het gemak van centraal opgeslagen gegevens. Omdat de gegevens zich in SharePoint-lijsten bevinden, kunt u deze bovendien afzonderlijk beschikbaar maken met behulp van SharePoint-functies.

Deze methode heeft drie basisstappen:

  1. Verplaats de gegevens naar SharePoint-lijsten.

  2. Maak koppelingen naar die lijsten.

  3. Distribueer het databasebestand.

U kunt de wizard Migreren naar SharePoint-site gebruiken om de eerste twee stappen uit te voeren, en elke beschikbare methode gebruiken om de laatste stap uit te voeren.

De wizard Tabellen exporteren naar SharePoint gebruiken

  1. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Gegevens verplaatsen op SharePoint.

    Notities : 

    • Deze optie is alleen beschikbaar als uw database in de ACCDB-indeling is opgeslagen.

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep SharePoint-lijsten op Migreren naar SharePoint.

  2. Voer de stappen in de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint uit en geef daarbij ook de locatie van uw SharePoint-site op. Als u het proces wilt annuleren, klikt u op Annuleren.

  3. Schakel op de laatste pagina van de wizard het selectievakje Details weergeven in om meer details weer te geven van de migratie.

    Op deze pagina van de wizard wordt beschreven welke tabellen aan lijsten zijn gekoppeld. Hier vindt u tevens informatie over een back-uplocatie en de URL van uw database. Bovendien wordt op deze pagina een waarschuwing weergegeven als er zich bepaalde migratieproblemen hebben voorgedaan en wordt de locatie van de logboektabel gegeven waarin u meer bijzonderheden over de problemen kunt vinden.

  4. Klik op Voltooien wanneer de wizard is voltooid.

    Als de wizard een waarschuwing weergeeft, controleert u de logboektabel en voert u eventueel acties uit. Bepaalde velden zijn bijvoorbeeld niet verplaatst of naar een ander gegevenstype geconverteerd dat compatibel is met een SharePoint-lijst.

Opmerking : Als u uw lijsten op de SharePoint-site wilt weergeven, klikt u op Lijsten op de werkbalk Snel starten of klikt u op Alle site-inhoud weergeven. Het kan zijn dat u de pagina moet vernieuwen in uw webbrowser. Als u uw lijsten wilt weergeven op de balk Snel starten op de SharePoint-site of als u andere instellingen wilt wijzigen, bijvoorbeeld versies inschakelen die u wilt bijhouden, kunt u de lijstinstellingen op de SharePoint-site wijzigen. Zie de Help op de SharePoint-site voor meer informatie.

Naar boven

Een database delen via een server

U kunt Access gebruiken met een databaseserverproduct zoals SQL Server om uw database te delen. Deze methode biedt u veel voordelen, maar hiervoor is wel extra software vereist: een databaseserverproduct.

Deze manier van delen is vergelijkbaar met het splitsen van een database omdat ook hierbij de tabellen op het netwerk worden opgeslagen en iedere gebruiker beschikt over een lokale kopie van een Access-databasebestand met koppelingen naar de tabellen, en met query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten. Gebruik deze optie als er een databaseserver beschikbaar is en als alle gebruikers Access op hun computer hebben geïnstalleerd. Welke voordelen deze manier van delen oplevert, is afhankelijk van de databaseserver-software die u gebruikt, maar meestal kan er gebruik worden gemaakt van gebruikersaccounts, hebben gebruikers selectieve toegang tot gegevens, zijn de gegevens steeds optimaal beschikbaar en kan gebruik worden gemaakt van goed geïntegreerde hulpmiddelen voor gegevensbeheer. Bovendien werkt de meeste databaseserver-software goed samen met eerdere versies van Access, dus gebruikers hoeven niet allemaal over precies dezelfde versie van Access te beschikken. Alleen tabellen worden gedeeld.

Voordelen van het delen van een database via een databaseserver

  • Goede prestaties en schaalbaarheid    In veel gevallen biedt een databaseserver betere prestaties dan een Access-databasebestand alleen. Veel databaseserverproducten bieden ook ondersteuning voor heel grote databases (van een of meer terabytes) met ongeveer 500 keer de huidige limiet voor een Access-databasebestand (twee gigabytes). Databaseserverproducten werken meestal heel efficiënt door query's parallel te verwerken (met behulp van meerdere native threads in één proces om gebruikersverzoeken te verwerken) en het vereiste extra geheugen te minimaliseren wanneer meer gebruikers worden toegevoegd.

  • Verbeterde beschikbaarheid    Met de meeste databaseserverproducten kunt u een back-up van uw database maken terwijl deze wordt gebruikt. U hoeft gebruikers dus niet te dwingen de database te verlaten om een back-up te maken van uw gegevens. Bovendien verloopt het tegelijkertijd bewerken van gegevens en het vergrendelen van records met databaseserverproducten heel efficiënt.

  • Verbeterde beveiliging    Geen enkele database kan volledig veilig worden gemaakt. Databaseserverproducten bieden echter een degelijke beveiliging waarmee uw gegevens worden beschermd tegen gebruik door onbevoegden. De meeste databaseserverproducten bieden een op accounts gebaseerde beveiliging, waarbij u kunt opgeven wie welke tabellen mag zien. Zelfs in het geval dat de Access-front-end onrechtmatig is verkregen, wordt gebruik door onbevoegden voorkomen door een op accounts gebaseerde beveiliging.

  • Automatische herstelmogelijkheden    In het geval van een systeemstoring (zoals het uitvallen van het besturingssysteem of de elektriciteit) hebben sommige databaseserverproducten mechanismen voor automatisch herstel waarmee een database binnen enkele minuten wordt teruggezet naar de laatste consistente versie zonder tussenkomst van de databasebeheerder.

  • Op servers gebaseerde verwerking    Het gebruik van Access in een client-serverconfiguratie helpt bij het beperken van het netwerkverkeer door databasequery's te verwerken op de server voordat resultaten naar de client worden verzonden. De server de verwerking laten doen werkt meestal efficiënter, vooral wanneer u werkt met grote gegevenssets.

Basisstappen voor het gebruik van Access met een databaseserver

  1. De exacte stappen die vereist zijn om Access te gebruiken met een databaseserver zijn afhankelijk van het databaseserverproduct dat u gebruikt, maar de basisstappen zijn hetzelfde:

  2. Verplaats gegevens van de tabellen in een Access-database naar tabellen op de databaseserver.

  3. Maak een koppeling naar de databaseservertabellen vanuit het Access-databasebestand.

  4. Maak gebruikersaccounts op de databaseserver.

  5. Distribueer het Access-databasebestand.

  6. Installeer eventueel vereiste databasestuurprogramma's op de computers van de gebruikers.

  7. Zie Access-gegevens naar een SQL Server-database verplaatsen met behulp van de wizard Upsize voor specifieke informatie over het gebruik van Access met SQL Server.

Zie ook Gegevens koppelen of importeren vanuit een Azure SQL Server-database.

Naar boven

Overwegingen bij het kiezen van een methode

Methodevereisten

Database splitsen

Netwerkmap

SharePoint-site

Database-server

Is hiervoor databaseserver-software vereist?

N

N

N

J

Is hiervoor SharePoint vereist?

N

N

J

N

Moet hiervoor Access Services worden uitgevoerd op een SharePoint Server?

N

N

Dat hangt af van uw scenario:

Voor het maken van koppelingen naar lijsten en het opslaan van gegevens in een documentbibliotheek is Access Services niet vereist.

Voor het publiceren als een webdatabase of een web-app is Access Services wel vereist.

N

Beschikbaarheid van gegevens

Goed

Voldoende voor kleine groepen met weinig gegevens-bewerking

Uitstekend. Offlinescenario's zijn mogelijk.

Uitstekend

Beveiliging

Afhankelijk van extra maatregelen

Minst veilige methode

Uitstekend

Uitstekend

Flexibiliteit

Flexibel. Er kunnen gemakkelijk nieuwe databasefuncties worden ontwikkeld zonder dat hierdoor het werk wordt onderbroken. Gebruikers kunnen het ontwerp van hun eigen kopie aanpassen.

Minder flexibel. Er kunnen nieuwe functies worden ontwikkeld in de offlinekopie van de database, die vervolgens wordt vervangen. Gebruikers kunnen het databaseontwerp niet aanpassen.

Flexibel. SharePoint-machtigingen voor toegangsbeheer en ontwerpwijzigingen worden overgebracht. Bepaalde databaseobjecten, zoals formulieren, kunnen worden gebruikt in een browser.

Flexibel. Er kunnen gemakkelijk nieuwe databasefuncties worden ontwikkeld zonder dat hierdoor het werk wordt onderbroken. Gebruikers kunnen het ontwerp van objecten in hun eigen kopie aanpassen.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×