Leidraad voor het ontwerpen van rapporten

Een schets van uw rapport maken

Deze stap is niet vereist. Mogelijk vindt u dat de wizard Rapport openen of het hulpprogramma Rapport (die beide beschikbaar zijn op het tabblad Maken , in de groep Rapporten ) een voldoende beginontwerp voor uw rapport bieden. Als u echter besluit uw rapport te ontwerpen zonder deze hulpmiddelen te gebruiken, kan het handig zijn om een ruwe schets van uw rapport te maken op een vel papier door een vak te tekenen waar elk veld zich bevindt en de veldnaam in elk vak te schrijven. U kunt ook programma's zoals Word of Visio gebruiken om een mockup van het rapport te maken. Welke methode u ook gebruikt, zorg ervoor dat u voldoende rijen opneemt om aan te geven hoe de gegevens worden herhaald.

U kunt bijvoorbeeld een rij gebruiken voor productinformatie, vervolgens verschillende herhalende rijen voor de verkoop van dat product en ten slotte een rij met verkooptotalen voor het product. Vervolgens wordt de reeks herhaald voor het volgende product, enzovoort tot het einde van het rapport. Of misschien is uw rapport een eenvoudige lijst met de gegevens in de tabel, in welk geval uw schets slechts een reeks rijen en kolommen kan bevatten.

Nadat u de schets hebt gemaakt, bepaalt u welke tabel of tabellen de gegevens bevatten die u in het rapport wilt weergeven. Als alle gegevens zich in één tabel bevinden, kunt u uw rapport rechtstreeks op die tabel baseren. Vaker worden de gewenste gegevens opgeslagen in verschillende tabellen die u moet samenvoegen in een query, voordat u deze in het rapport kunt weergeven. De query kan worden ingesloten in de eigenschap RecordSource van het rapport, of u kunt een afzonderlijke, opgeslagen query maken en het rapport hierop baseren.

Bepalen welke gegevens u in elke rapportsectie wilt plaatsen

Elk rapport heeft een of meer rapportsecties. De enige sectie die in elk rapport aanwezig is, is de sectie Detail. Deze sectie wordt één keer herhaald voor elke record in de tabel of query waarop het rapport is gebaseerd. Andere secties zijn optioneel en worden minder vaak herhaald en worden meestal gebruikt om informatie weer te geven die gemeenschappelijk is voor een groep records, een pagina van het rapport of het hele rapport.

In de volgende tabel wordt beschreven waar elke sectie zich bevindt en hoe de sectie doorgaans wordt gebruikt.

Zie de sectie Rapport- of paginakoptekst- en voettekstsecties toevoegen of verwijderen in dit artikel voor meer informatie over het toevoegen of verwijderen van kop- en voettekstsecties van rapporten of paginakopteksten en -voettekstsecties . U kunt groepskoptekst- en voettekstsecties toevoegen met behulp van het deelvenster Groeperen, Sorteren en Totaal in de indelingsweergave of ontwerpweergave.

Bepalen hoe u de detailgegevens wilt rangschikken

De meeste rapporten zijn gerangschikt in een tabel of een gestapelde indeling, maar Access biedt u de flexibiliteit om vrijwel elke gewenste rangschikking van records en velden te gebruiken.

Tabellaire indeling    Een tabellaire indeling is vergelijkbaar met een spreadsheet. Labels bevinden zich aan de bovenkant en de gegevens worden uitgelijnd in kolommen onder de labels. Tabellair verwijst naar het tabelachtige uiterlijk van de gegevens. Dit is het type rapport dat Access maakt wanneer u in de groep Rapporten van het tabblad Maken op Rapport klikt. De tabellaire indeling is een goede indeling als uw rapport een relatief klein aantal velden bevat die u wilt weergeven in een eenvoudige lijstindeling. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met behulp van een tabellaire indeling.

Gestapelde indeling    Een gestapelde indeling lijkt op een formulier dat u invult wanneer u een bankrekening opent of een aankoop doet bij een onlinewinkel. Elk stukje gegevens wordt gelabeld en de velden worden op elkaar gestapeld. Deze indeling is geschikt voor rapporten die te veel velden bevatten om in tabelvorm weer te geven, dat wil gezegd dat de breedte van de kolommen groter is dan de breedte van het rapport. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met behulp van een gestapelde indeling.

Gemengde indeling    U kunt elementen van tabellaire en gestapelde indelingen combineren. Voor elke record kunt u bijvoorbeeld een aantal velden in een horizontale rij bovenaan de sectie Detail rangschikken en andere velden van dezelfde record rangschikken in een of meer gestapelde indelingen onder de bovenste rij. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met behulp van een gemengde indeling. De velden Id, Achternaam en Voornaam zijn gerangschikt in een tabellaire besturingselementindeling en de velden Functie en Zakelijke telefoon zijn gerangschikt in een gestapelde indeling. In dit voorbeeld worden rasterlijnen gebruikt om een visuele scheiding van velden voor elke werknemer te bieden.

Uitgevulde indeling    Als u de wizard Rapport gebruikt om uw rapport te maken, kunt u ervoor kiezen om een uitgevulde indeling te gebruiken. In deze indeling wordt de volledige breedte van de pagina gebruikt om de records zo compact mogelijk weer te geven. Natuurlijk kunt u dezelfde resultaten bereiken zonder de wizard Rapport te gebruiken, maar het kan een zorgvuldig proces zijn om de velden precies uit te lijnen. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met behulp van de uitgevulde indeling van de wizard Rapport.

De uitgevulde indeling is een goede indeling als u een groot aantal velden in het rapport weergeeft. In het vorige voorbeeld geldt dat als u een tabellaire indeling gebruikt om dezelfde gegevens weer te geven, de velden zich buiten de rand van de pagina uitstrekken. Als u een gestapelde indeling gebruikt, neemt elke record veel meer verticale ruimte in beslag, waardoor papier verspild wordt en het rapport moeilijker te lezen is.

Naar boven

Rapport- of paginakop- en voettekstsecties toevoegen

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

2. Controleer welke secties al in het rapport staan. De secties worden gescheiden door gearceerde horizontale balken , sectiekiezers genoemd. Het label op elke sectiekiezer geeft aan wat de sectie direct eronder is.

   

   Elk rapport heeft een detailsectie en kan ook de secties Rapportkoptekst, Paginakoptekst, Paginavoettekst en Rapportvoettekst bevatten. Als het rapport groeperingsniveaus bevat, ziet u mogelijk groepskopteksten of voetteksten (zoals de Bestand als koptekst die in de voorgaande afbeelding wordt weergegeven). Groepskoppen en voetteksten worden standaard benoemd met behulp van de veldnaam of expressie die de basis van de groep vormt. In dit geval is de naam van het groeperingsveld 'Bestand als'.

3. Als u paginakoptekst- en voettekstsecties of rapportkop- en voettekstsecties aan uw rapport wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op een sectiekiezer en klikt u vervolgens op Paginakoptekst/voettekst of Rapportkoptekst/voettekst in het snelmenu.

   Let op: Als de sectie al aanwezig is in het rapport, wordt u gewaarschuwd dat de bestaande sectie en de besturingselementen die het bevat, worden verwijderd.

   U kunt nu bestaande besturingselementen verplaatsen of nieuwe besturingselementen toevoegen aan de nieuwe secties.

Access voegt altijd pagina- en rapportkop- en voettekstsecties in paren toe. U kunt dus geen pagina- of rapportkoptekstsectie toevoegen zonder ook de bijbehorende voettekstsectie toe te voegen. Als u beide secties niet nodig hebt, kunt u een sectie niet verwijderen, maar u kunt de grootte van de ongebruikte sectie wijzigen naar een hoogte van nul (0) om te voorkomen dat er extra verticale afstand wordt toegevoegd aan uw rapport. Plaats de aanwijzer onder aan het ongebruikte gedeelte totdat deze verandert in een dubbelpuntige pijl en sleep omhoog totdat de sectie is verborgen. Als er besturingselementen in de sectie zijn, moet u deze verwijderen voordat u de sectie volledig kunt verbergen.

Kop- en voettekstsecties van rapporten of pagina's verwijderen

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

2. Klik met de rechtermuisknop op een sectiekiezer en klik vervolgens op Paginakoptekst/voettekst of Rapportkoptekst/voettekst in het snelmenu.

Als u een kop- en voettekstpaar verwijdert en deze secties besturingselementen bevatten, waarschuwt Access u dat als u de secties verwijdert, ook de besturingselementen worden verwijderd en dat u de actie niet ongedaan kunt maken. Klik op Ja om de secties te verwijderen en de besturingselementen te verwijderen of klik op Nee om de bewerking te annuleren.

Naar boven

Opmaakstijlen instellen voor een tekstvak waarin een tekstveld met opmaak wordt weergegeven

1. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.

2. Klik op het tekstvak waarin het tekstveld met opmaak wordt weergegeven en klik vervolgens op het tabblad Opmaak in de groep Lettertype op de opmaakstijl die u wilt toepassen.

   Access past de opmaak toe op alle tekst in het veld met tekst met opmaak waarvoor dat type opmaak (maar niet de waarde) nog niet is toegepast in een weergave die ondersteuning biedt voor gegevensinvoer, zoals de gegevensbladweergave voor een tabel of query, of de formulierweergave voor een formulier. Als bijvoorbeeld een deel van de tekst in het veld is opgemaakt met een rode tekstkleur en u een blauwe tekstkleur toepast op het tekstvak, wordt Access alle tekst blauw, behalve de tekst die afzonderlijk als rood is opgemaakt. Een ander voorbeeld: als een deel van de tekst in het veld is opgemaakt met een tekengrootte van 11 punten en u een tekengrootte van 14 punten toepast op het tekstvak, past Access de tekengrootte van 14 punten toe op alle tekst behalve de tekst die afzonderlijk is opgemaakt op 11 punten.

   Bijlagevelden    Bijlagevelden gebruiken een speciaal besturingselement dat niet wordt gebruikt voor een ander gegevenstype. U kunt meerdere bestanden toevoegen aan een record met behulp van één bijlageveld, maar in het veld kan slechts informatie over één bijlage tegelijk worden weergegeven. Standaard wordt in het bijlagebesturingselement een pictogram of een afbeelding weergegeven, afhankelijk van het bestandstype van de bijlage dat momenteel door het besturingselement wordt weergegeven. Als u wilt, kunt u de eigenschappen voor het bijlagebesturingselement zo instellen dat alle bijgevoegde bestanden worden weergegeven als pictogrammen, of dat het veld alleen een paperclippictogram en het aantal bijlagen weergeeft. Ervan uitgaande dat u al een bijlagebesturingselement voor uw rapport gebruikt, kunt u de volgende procedure gebruiken om de eigenschappen van het besturingselement aan te passen voor verschillende toepassingen van het besturingselement.

De weergave-eigenschappen voor een bijlageveld instellen

1. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu.

2. Klik op het bijlagebesturingselement. Druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven, als het nog niet wordt weergegeven. Klik op het eigenschappenvenster op het tabblad Opmaak .

   Gebruik de volgende tabel als richtlijn voor het instellen van de eigenschappen van het bijlagebesturingselement.

   Eigenschap	Instelling
   Weergeven als	Afbeelding/pictogram geeft afbeeldingen weer als afbeeldingen en alle andere bestanden als pictogrammen. Dit is de standaardinstelling. Pictogram geeft alle bestanden als pictogrammen weer. Paperclip geeft een paperclippictogram weer, gevolgd door het aantal bijlagen tussen haakjes.
   Standaardafbeelding	Als u een standaardafbeelding wilt weergeven in het bijlagebesturingselement wanneer er geen bijgevoegde bestanden zijn, klikt u op in het eigenschappenvak, bladert u naar de gewenste afbeelding en klikt u vervolgens op Openen. Opmerking: De standaardafbeelding wordt niet weergegeven als de eigenschap Weergeven als is ingesteld op Paperclip.
   Afbeeldingsuitlijning	Selecteer de gewenste uitlijning in de lijst. De standaardinstelling is Center. Het aanpassen van deze instelling kan onverwachte resultaten opleveren, afhankelijk van de instelling van de eigenschap Modus afbeeldingsgrootte .
   Modus Afbeeldingsgrootte	Deze instelling is alleen beschikbaar als de eigenschap Weergeven als is ingesteld op Afbeelding/pictogram. In Clip wordt de afbeelding in de werkelijke grootte weergegeven. De afbeelding wordt geknipt als deze te groot is om in het besturingselement te passen. Stretch rekt de afbeelding uit, zodat deze het volledige besturingselement vult. Opmerking: Tenzij het bijlagebesturingselement dezelfde grootte heeft als de afbeelding, vervormt het gebruik van deze instelling de afbeelding, waardoor deze verticaal of horizontaal uitgerekt lijkt. Inzoomen geeft de afbeelding zo groot mogelijk weer zonder de afbeelding af te knippen of te vervormen. Dit is de standaardinstelling.

3. Als u het besturingselement gebruikt om afbeeldingen weer te geven, past u de grootte van het bijlagebesturingselement aan zodat u de gewenste hoeveelheid details kunt zien.

Naar boven