Access biedt verschillende manieren om de kolommen in een gegevensblad toe te voegen of te verwijderen. U kunt de gegevensbladweergave gebruiken om kolommen toe te voegen of te verwijderen en de gegevenstypen voor die kolommen in te stellen. U kunt ook velden toevoegen vanuit een taakvenster of u kunt de tabel openen die ten grondslag ligt aan het gegevensblad en een veld toevoegen in de ontwerpweergave. In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u elke methode gebruikt.
Voor meer informatie over het maken en gebruiken van gegevensbladen, raadpleegt u de artikelen maken van een formulier met de gegevensblad-tool en werken met gegevensbladen.
Wat wilt u doen?
Informatie over kolommen in gegevensbladen
Een gegevensblad is de visuele weergave van de informatie in een databasetabel of van de resultaten die door een query worden geretourneerd. Een kolom in een gegevensblad vertegenwoordigt hetzelfde als een veld in een databasetabel. Wanneer u een kolom toevoegt of verwijdert uit een gegevensblad, voegt u een veld toe of verwijdert u het uit de tabel die ten grondslag ligt aan het gegevensblad. Als dat veld gegevens bevat, elimineert u ook die informatie.
Werken met kolommen
Met Access kunt u sneller en eenvoudiger een tabelveld toevoegen of verwijderen, omdat u deze taken in de gegevensbladweergave kunt uitvoeren. Standaard bevatten alle tabellen in de gegevensbladweergave nu een lege kolom met de naam Klik om toe te voegen. Als u een kolom wilt toevoegen, voert u gegevens in de eerste lege cel onder die kolomkop in. U kunt ook een of meer gegevens in de lege kolom plakken. U hoeft de ontwerpweergave niet langer te gebruiken om kolommen toe te voegen of te verwijderen, maar u kunt dit wel als u wilt.
Bovendien hoeft u niet langer de meer gebruikelijke gegevenstypen voor de nieuwe kolom in te stellen. Standaard moeten de velden in een databasetabel specifieke soorten gegevens bevatten, zoals tekst, datums en tijden, getallen enzovoort. Doorgaans stelt u gegevenstypen in wanneer u de tabellen voor een database ontwerpt. Access leidt echter nu de meeste gegevenstypen af wanneer u voor het eerst gegevens invoert in een nieuwe kolom. Als u bijvoorbeeld een naam in het eerste veld van een nieuwe tabel opgeeft, wordt het gegevenstype voor het veld ingesteld op Tekst. Als u een datum plakt, stelt Access het veld in op het gegevenstype Datum/Tijd, enzovoort. Als u een gegevensmix plakt, zoals postcodes uit verschillende landen/regio's, selecteert Access het gegevenstype dat de informatie het best behoudt, meestal het gegevenstype Tekst. Zie voor meer informatie de sectie meer informatie over hoe Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens invoert, verderop in dit artikel.
Voor meer informatie over het instellen van gegevenstypen, zie het artikel gegevenstypen voor Access-bureaubladdatabases. Als u niet bekend bent met de ontwerpregels voor relationele databases, zie het artikel beginselen van databaseontwerp.
In de stappen in de volgende secties wordt uitgelegd hoe kolommen in gegevensbladen kunnen worden toegevoegd en verwijderd met behulp van de gegevensbladweergave en de ontwerpweergave.
Een kolom toevoegen met behulp van de gegevensbladweergave
In de stappen in dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u de gegevensbladweergave gebruikt om een kolom aan een gegevensblad toe te voegen, de kolom een naam te geven en gegevens in te voeren. Onthoudt dat met het volgen van deze stappen een veld wordt toegevoegd en veranderd in de tabel dat ten grondslag ligt aan het gegevensblad.
-
Zoek in het navigatiedeelvenster en dubbelklik op de tabel waaraan u het veld wilt toevoegen.
Access opent de tabel in de gegevensbladweergave.
-
Blader naar de rechter- of linkerkant van de datasheet (afhankelijk van uw Windows Regionale en Taalinstellingen) en zoek de lege kolom.
Standaard verschijnen de woorden Klik om toe te voegen in de kolomkop van de lege kolom.
-
Voer enkele gegevens in de eerste lege rij onder de kop in.
-of-
Plak een of meer stukjes gegevens in het veld, te beginnen met de eerste lege cel.
Sla uw wijzigingen op.
Op basis van het type gegevens dat u invoert, wordt een gegevenstype voor het veld ingesteld. Als u bijvoorbeeld een naam invoert, wordt het gegevenstype Tekst aan het veld toegewezen.
Zie voor meer informatie de sectie meer informatie over hoe Access gegevenstypen toewijst wanneer u gegevens invoert, verderop in dit artikel. Zie voor meer informatie over het handmatig instellen van gegevenstypen Stel de gegevenstypen in die in de gegevensbladweergave niet worden afgeleid, ook verderop in dit artikel.
-
Dubbelklik op de lege veldkop en voer een naam voor het veld in.
-of-
Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik op veldnaam wijzigen in het snelmenu. Typ een naam voor het nieuwe veld.
-
Sla uw wijzigingen op.
Een kolom verwijderen met behulp van de gegevensbladweergave
Voordat u een kolom uit een gegevensblad verwijdert, moet u rekening houden met verschillende belangrijke feiten:
-
Als u een kolom verwijdert, verwijdert u alle gegevens in de kolom en kunt u de verwijdering niet ongedaan maken. Om deze reden moet u een back-up van de tabel maken voordat u de kolom verwijdert.
-
U kunt bepaalde soorten kolommen niet verwijderen zonder wat extra werk. U kunt bijvoorbeeld de gegevensbladweergave niet gebruiken om een veld met een primaire sleutel te verwijderen. U moet de ontwerpweergave gebruiken voor deze taak. U kunt ook geen primaire sleutel of een opzoekveld verwijderen zonder eerst de relatie tussen het veld en de tabellen te verwijderen waarvan het veld de gegevens opneemt. Uitleggen hoe u gerelateerde velden verwijdert valt buiten het bestek van dit artikel.
Zie de artikelen Basisbeginselen van databaseontwerp, De primaire sleutel van een tabel toevoegen of wijzigen in Access, Een relatie maken, bewerken of verwijderen en Een veld met meerdere waarden maken of verwijderen voor meer informatie.
Verwijder de kolom in de gegevensbladweergave
-
Klik met de rechtermuisknop op de koprij van de kolom die u wilt verwijderen.
-
Klik op Veld verwijderen in het snelmenu.
-
Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen.
-
Sla uw wijzigingen op.
Een kolom toevoegen met behulp van de ontwerpweergave
Als u bekend bent met eerdere versies van Access, hebt u waarschijnlijk enige ervaring met het gebruik van de ontwerpweergave. De ontwerpweergave biedt meer flexibiliteit dan de gegevensbladweergave omdat u alle beschikbare gegevenstypen kunt instellen en u een opzoekveld kunt maken, allemaal zonder de ontwerpweergave te verlaten.
De kolom toevoegen in de ontwerpweergave
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
-of-
Klik op de statusbalk van Access op ontwerpweergave.
-
Selecteer een lege rij in de kolom Veldnaam en voer een naam voor het nieuwe veld in.
-
Selecteer in de kolom Gegevenstype naast de nieuwe veldnaam een gegevenstype voor de nieuwe kolom.
-
Sla uw wijzigingen op.
Een kolom verwijderen met behulp van de ontwerpweergave
De regels voor het verwijderen van een kolom in de gegevensbladweergave zijn ook van toepassing op werken in de ontwerpweergave: Wanneer u een kolom verwijdert, verwijdert u daarmee ook de gegevens in die kolom. Voordat u een primaire sleutel of een opzoekveld kunt verwijderen, moet u bovendien eerst de relaties voor die velden verwijderen.
Zie de artikelen Basisbeginselen van databaseontwerp, De primaire sleutel van een tabel toevoegen of wijzigen in Access en Een veld met meerdere waarden maken of verwijderen voor meer informatie.
Verwijder de kolom in de ontwerpweergave
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
-of-
Klik op de statusbalk van Access op ontwerpweergave.
-
Selecteer het veld (de rij) die u wilt verwijderen.
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Rijen verwijderen.
-of-
Druk op Delete.
-
Sla uw wijzigingen op.
Begrijp hoe Access gegevenstypen toewijst terwijl u informatie invoert
Wanneer u een leeg gegevensblad maakt, wordt aan elk veld een gegevenstype toegewezen wanneer u voor het eerst gegevens in het veld invoert. In de volgende tabel wordt aangegeven welke typen gegevens u kunt invoeren en welk gegevenstype automatisch op elk type gegevens wordt toegepast.
Opmerking: U kunt de gegevenstypen Attachment of OLE Object niet instellen door gegevens in een veld in te voeren en u kunt geen ondersteuning voor Rich Text-bewerking inschakelen door gegevens in een veld in te voeren.
De volgende tabel laat zien hoe Access het gegevenstype voor een veld instelt wanneer u gegevens invoert in de gegevensbladweergave.
|
Invoer: |
wordt er in Access een veld gemaakt met het gegevenstype: |
|
John |
Korte tekst (tekst) |
|
Een blok tekst of tekst en cijfers van meer dan 256 tekens. |
Lange tekst (memo) Opmerking: U kunt de gegevensbladweergave niet gebruiken om opmaak in rich-text in te schakelen. Als u een eigenschap met de naam Alleen toevoegen inschakelt voor het veld Memo, verbergt Access standaard elke tekst wanneer u uw cursor in dat veld plaatst. Zie het artikel Een RTF-veld maken of verwijderen voor informatie over het inschakelen van RTF-indeling. |
|
http://www.contoso.com In Access worden de volgende internetprotocollen herkend: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Opmerking: Als u wilt dat het protocol wordt herkend en het gegevenstype Hyperlink wordt toegewezen, moet u het protocol met een niet-spatieteken volgen. |
Hyperlink |
|
50000 |
Numeriek, lange integer |
|
50.000 |
Numeriek, lange integer |
|
50.000,99 |
Numeriek, dubbel |
|
50000,389 |
Numeriek, dubbel |
|
31-12-2019 De datum- en tijdnotatie in de landinstellingen van Windows bepalen hoe datum- en tijdgegevens in Access worden weergegeven. |
Datum/tijd |
|
31 december 2019 Opmerking: U moet meer dan de naam van de dag opgeven of plakken voordat Access het gegevenstype Datum/Tijd kan afleiden. Als u bijvoorbeeld ‘dinsdag‘ opgeeft, wordt het gegevenstype tekst geselecteerd. Opdat Access het gegevenstype Datum/Tijd kan afleiden, moet u naast de dag een maand opgeven. |
Datum/tijd |
|
10:50:23 |
Datum/tijd |
|
10:50 am |
Datum/tijd |
|
17:50 |
Datum/tijd |
|
€ 12,50 Het valutasymbool dat in de landinstellingen van Windows is opgegeven, wordt herkend in Access. |
Valuta |
|
21,75 |
Numeriek, dubbel |
|
123,00% |
Numeriek, dubbel |
|
3,46E+03 |
Numeriek, dubbel |
Stel de gegevenstypen in die in de gegevensbladweergave niet worden afgeleid
Standaard kunt u sommige taken niet uitvoeren met behulp van de gegevensbladweergave:
-
U kunt bijvoorbeeld het gegevenstype Bijlage of OLE-object niet instellen door gewoon een bestand in een leeg veld te plakken.
-
U kunt bewerkingen met rich-text voor een veld Lange tekst (memo) niet inschakelen door gegevens te plakken. Om rich-text-ondersteuning in te schakelen, moet u een optie voor het veld instellen in de ontwerpweergave.
In de stappen in dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u deze taken kunt uitvoeren.
Stel een Attachment-gegevenstype in
-
Als dit nog niet is geselecteerd, selecteert u de lege kolom (de lege kolom met de naam Klik om toe te voegen) in uw gegevensblad.
-
Selecteer Transparant in de vervolgkeuzelijst.
-
Sla uw wijzigingen op.
Voeg een lange tekst (memo)-veld toe aan een tabel met bewerking van rich-text
-
Als dit nog niet is geselecteerd, selecteert u de lege kolom (de lege kolom met de naam Klik om toe te voegen) in uw gegevensblad.
-
Selecteer Rich Text in de vervolgkeuzelijst.
-
Sla uw wijzigingen op.
Een kolom omzetten in een opzoekveld
Standaard kunt u de gegevensbladweergave niet gebruiken om een nieuwe kolom om te zetten in een opzoekveld. Als u voor het eerst met Access begint, geeft een opzoekveld gegevens van een andere bron weer (een tabel of een lijst met items) in een lijst. Standaard gebruikt Access een vervolgkeuzelijst om opzoekgegevens weer te geven, maar kan ook een keuzelijst gebruiken (een lijst die niet wordt geopend of gesloten) in een formulier.
U kunt twee soorten opzoekvelden maken: op tabellen gebaseerde lijsten en waardenlijsten. Een op tabellen gebaseerde lijst gebruikt een query om gegevens uit een andere tabel op te halen en een lijst met waarden geeft een reeks hardgecodeerde waarden weer. In de volgende procedure wordt uitgelegd hoe u beide typen lijsten maakt.
Een opzoekveld toevoegen
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarop uw nieuwe gegevensblad is gebaseerd en klik vervolgens op Ontwerpweergave.
-of-
Klik op de statusbalk van Access op ontwerpweergave.
De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.
-
Selecteer het veld dat u wilt omzetten.
-of-
Selecteer een lege rij in de kolom Veldnaam en voer een naam voor het nieuwe veld in.
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Opzoekkolom.
-of-
In de ontwerpweergave in de kolom gegevenstype, klikt u op de pijl-omlaag en selecteert u Wizard Opzoeken.
De wizard Opzoeken wordt gestart.
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Een lijst maken die op een tabel is gebaseerd
-
Selecteer De waarden voor de opzoekkolom moeten worden opgezocht in een tabel of query en klik vervolgens op Volgende.
-
Selecteer een optie onder Weergave, selecteer een tabel of query in de resulterende lijst en klik vervolgens op Volgende. Als u bijvoorbeeld waarden uit een tabel in het opzoekveld wilt gebruiken, klikt u op Tabellen. Als u een query wilt gebruiken, klikt u op Query's. Als u een lijst met alle tabellen en query's in de database wilt weergeven, klikt u op Beide.
-
Verplaats de velden die u in de lijst Opzoeken wilt weergeven vanuit het deelvenster Beschikbare velden naar het deelvenster Geselecteerde velden en klik vervolgens op Volgende.
-
U kunt desgewenst een of meer sorteerkeuzen kiezen voor de velden die u in de vorige stap hebt geselecteerd. Klik vervolgens op Volgende.
-
Pas indien nodig de breedte van de kolommen in de opzoeklijst aan en klik vervolgens op Volgende.
-
Typ eventueel een naam in het tekstvak onder Welk label wilt u bij de opzoekkolom plaatsen.
-
Schakel desgewenst het selectievakje Meerdere waarden toestaan in. Als u deze optie selecteert, kunt u meer dan één item uit de lijst selecteren en opslaan.
-
Klik op Voltooien. Als u wordt gevraagd of u de tabel wilt opslaan, klikt u op Ja. De opzoekquery wordt aan de nieuwe tabel toegevoegd. Standaard worden met de query de door u opgegeven velden opgehaald, plus de primaire-sleutelwaarden voor de brontabel. Vervolgens wordt het gegevenstype voor het opzoekveld zo ingesteld dat het overeenkomt met het gegevenstype dat voor het primaire-sleutelveld in de brontabel is ingesteld. Als in het primaire-sleutelveld in de brontabel bijvoorbeeld het gegevenstype AutoNummering wordt gebruikt, wordt het gegevenstype van het opzoekveld automatisch ook ingesteld op AutoNummering.
-
Ga terug naar de gegevensbladweergave, ga naar het opzoekveld en selecteer een item in de lijst.
Of
-
-
-
Een lijst maken die op waarden is gebaseerd
-
Selecteer De waarden zullen worden getypt en klik op Volgende.
-
Geef in het vak Aantal kolommen het gewenste aantal kolommen voor de lijst op. Ga vervolgens naar de eerste lege cel en voer een waarde in.
Wanneer u de eerste waarde invoert, wordt er onder de huidige cel een volgende lege cel weergegeven.
-
Wanneer u de eerste waarde hebt ingevoerd, gaat u met de tabtoets of de pijl-omlaag naar de volgende cel en voert u een tweede waarde in.
-
Herhaal stappen 2 en 3 totdat de lijst gereed is. Klik daarna op Volgende.
-
Geef desgewenst een naam voor het nieuwe veld op en klik vervolgens op Voltooien.
-
