Kiezen hoe u records wilt opslaan en beheren

Recordcentrum

Inhoud van elke locatie binnen het bedrijf kan worden verzonden naar een recordcentrum en vervolgens worden doorgestuurd naar de juiste locatie, waar machtigingen en beleid, zoals vervaldatum en controle, worden overgenomen.

Metagegevens, ofwel informatie over gegevens, spelen een belangrijke rol bij het beheren van de informatie en het later ophalen ervan. Functies zoals inhoudstype, inhoudsbeheer en virtuele mappen kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van het gebruik van metagegevens.

Een recordcentrum biedt de volgende functies:

• Document-id    Aan elk document kan een unieke identificatie worden toegewezen, die aan het document blijft gekoppeld, zelfs als dit wordt gearchiveerd. Hierdoor kan gemakkelijk naar documenten worden verwezen met een id, ongeacht waar het document naartoe wordt verplaatst.

• Bewaarbeleid met meerdere fasen    Bewaarbeleid kan meerdere fasen omvatten, zodat u de volledige cyclus van een document kunt instellen via één beleid (zoals contracten elk jaar controleren en na zeven jaar verwijderen).

• Controlerapporten per item    U kunt een aangepast controlerapport over een afzonderlijke record genereren.

• Hiërarchische bestandsplannen    U kunt uitgebreide, hiërarchische mapstructuren maken en het bewaarbeleid beheren voor elke map in de hiërarchie (of laten overnemen van bovenliggende mappen).

• Bestandsplanrapport    U kunt statusrapporten genereren waarin het aantal items in elke fase van het bestandsplan wordt vermeld, samen met een samenvatting van het bewaarbeleid voor elk knooppunt in het plan. Taxonomie en gecentraliseerde inhoudstypen: het archief gebruikt taxonomieën en inhoudstypen uit de hele onderneming, wat garant staat voor consistentie en contextoverdracht tussen de ruimten voor samenwerking en het archief. In toekomstige berichten zullen we meer aandacht besteden aan onze taxonomie-investeringen in 2010.

• Taxonomie en gecentraliseerde inhoudstypen    Het archief gebruikt taxonomieën en inhoudstypen uit de hele onderneming, wat garant staat voor consistentie en contextoverdracht tussen de samenwerkende ruimten en het archief. In toekomstige berichten zullen we meer aandacht besteden aan onze taxonomie-investeringen in 2010.

• Inhoudsbeheer    De recordrouter kan metagegevens gebruiken om binnenkomende documenten door te sturen naar de juiste plaats in het hiërarchische bestandsplan. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch regels toe te passen op aangeleverde inhoud, zoals 'Als een verkoopovereenkomst is gekoppeld aan project Alfa, moet deze worden verzonden naar de submap Alfa-contracten en moet het bewaarbeleid van die map worden toegepast op dat item'.

• Virtuele mappen    : het bestandsplan vormt een handige manier om een bibliotheek te beheren, maar vaak wilt u niet de tijd gebruiken om te navigeren en de gezochte inhoud te vinden. Het recordcentrum van SharePoint 2010 maakt gebruik van een nieuwe functie, navigatie op basis van metagegevens, die het mogelijk maakt belangrijke metagegevens aan te bieden als virtuele mappen:

Naar boven

Beheer van records ter plaatse

Elke site kan worden ingeschakeld voor recordbeheer ter plaatse en worden geconfigureerd als recordbeheersysteem. Bij dit type systeem kunt u, in tegenstelling tot bij het recordcentrum, records samen met actieve documenten opslaan in een ruimte voor samenwerking.

Bij beheer ter plaatse kunt u inhoud beheren in ruimten voor samenwerking. Hierdoor is het mogelijk dat bepaalde SharePoint-documenten (of blogs, wiki's, webpagina's en lijstitems) tot records worden gedeclareerd. Het systeem kan voorkomen dat dergelijke records worden verwijderd of bewerkt, zo nodig op basis van de definitie van uw organisatie van wat een record is.

Controle, Bewaarbeleid, Verlooptijd, Rapportage, Werkstromen voor records, eDiscovery en Juridische bewaring zijn functies die u kunt gebruiken in een werkruimte voor samenwerking wanneer u een balans zoekt tussen de waarde van SharePoint voor eindgebruikers en de behoeften aan informatiebeheer.

Records kunnen handmatig worden gedeclareerd, als onderdeel van een groter proces in de werkstroom, of als een gepland onderdeel van het bewaarbeleid van een document, bijvoorbeeld na twee jaar. Het belangrijkste is dat, wanneer een document als record wordt gedeclareerd, de inhoud niet naar een archief wordt verplaatst. Het document blijft waar het is, zodat de eindgebruikers dit nog steeds kunnen vinden en de inhoud kunnen gebruiken.

Enkele bijkomende voordelen van een recordbeheersysteem ter plaatse zijn:

• Records kunnen bestaan en worden beheerd op meerdere sites.

• Wanneer versiebeheer is ingeschakeld, worden recordversies automatisch bijgehouden.

• Zoekopdrachten kunnen tegelijkertijd worden uitgevoerd voor zowel records als actieve documenten.

• Bredere controle over hetgeen een record is in uw organisatie en wie een record kan maken.

Naar boven

Overwegingen bij het plannen van een oplossing

Wanneer u bepaalt of u records gaat beheren in een afzonderlijk recordcentrum of op dezelfde samenwerkingssite als waar de documenten zijn gemaakt, dient u zichzelf de volgende vragen te stellen:

• Is het beheermodel van de samenwerkingssite geschikt voor recordbeheer?

• Gelden er wettelijke vereisten voor uw bedrijfstak die voorschrijven dat records gescheiden moeten worden van actieve documenten?

• Kan het beheer van een site die records bevat worden overgelaten aan de beheerder van een samenwerkingssite?

• U zou records kunnen opslaan op een site met meer toegangsbeperkingen dan de samenwerkingssite, of op een site waarvan een back-up wordt gemaakt volgens een ander schema.

• Hoe lang wordt de samenwerkingssite gebruikt? Als records langer moeten worden bewaard dan de duur van het project en u kiest voor een strategie waarbij records ter plaatse worden beheerd, moet de samenwerkingssite blijven bestaan nadat deze niet meer wordt gebruikt.

• Hebben de projectleden vaak toegang nodig tot de documenten nadat deze records zijn geworden? Als u een oplossing ter plaatse gebruikt, hebben projectleden op dezelfde manier toegang tot documenten, ongeacht of documenten actief of records zijn.

• Zijn recordbeheerders in uw organisatie alleen verantwoordelijk voor records of zijn ze verantwoordelijk voor alle informatie, ongeacht of deze actief of een record is? Als recordbeheerders alleen verantwoordelijk zijn voor officiële records, is het mogelijk gemakkelijker voor hen als er een apart recordcentrum is.

Naar boven