Items handmatig archiveren

De capaciteit van uw Outlook-postvak is niet oneindig en de kans is groot dat u ook in de toekomst gewoon e-mail blijft ontvangen. Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.

Opmerking : De opdracht en functie Archief worden niet weergegeven in uw Outlook-profiel als u een Exchange Server-account opneemt en uw organisatie gebruikmaakt van Microsoft Exchange Server Online Archive. Uw netwerkbeheerder kan deze functie ook uitschakelen.

In Outlook wordt standaard AutoArchiveren gebruikt om items regelmatig te archiveren. Zie Oudere items automatisch archiveren voor meer informatie.

U kunt ook items op elk gewenst moment handmatig archiveren. Zodoende kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u deze wilt opslaan en hoe oud items moeten zijn voordat ze kunnen worden gearchiveerd.

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik in Outlook 2013: op Bestand > Info > Opschoonprogramma's > Archiveren.


      Archiveren

    • In Outlook 2016: Klik op Bestand > Info > Extra > Oude items opschonen

      Oude items opschonen

    Tip : Archiveren en AutoArchiveren zijn mogelijk niet beschikbaar als uw e-mailprofiel is verbonden met een Exchange-server. Ook is het mogelijk dat uw organisatie een archiveringsbeleid voor e-mail volgt waarmee AutoArchiveren wordt overschreven. Vraag uw systeembeheerder om meer informatie.

  2. Klik op de optie Deze map met alle submappen archiveren en kies de map die u wilt archiveren.

  3. Voer onder Items archiveren van voor een datum in.

    Dialoogvenster Archief

  4. U kunt meerdere PST-bestanden maken als u sommige mappen wilt archiveren met verschillende instellingen. Mogelijk wilt u bijvoorbeeld items in uw map Verzonden langer bewaren dan items in uw map Postvak IN.

  5. Schakel het selectievakje Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is ingeschakeld in als u individuele items wilt archiveren die bij automatische archivering worden uitgesloten. Met deze optie wordt de markering voor deze items niet verwijderd, maar wordt het selectievakje Niet AutoArchiveren voor dit archief genegeerd.

  6. Klik op OK.

AutoArchiveren uitschakelen

Als u alleen wilt archiveren wanneer u dat wilt, schakelt u AutoArchiveren uit.

  1. Klik op Bestand > Opties > Geavanceerd.

  2. Klik onder AutoArchiveren op Instellingen voor AutoArchiveren.

  3. Schakel het selectievakje Elke n dagen uit.

Oudere Outlook-items worden standaard regelmatig gearchiveerd. Zie Met AutoArchiveren een back-up van items maken of items verwijderen voor meer informatie over AutoArchiveren.

U kunt naast het gebruik van AutoArchiveren of ter vervanging hiervan ook handmatig een back-up van items maken of items archiveren. Het handmatig archiveren biedt u meer mogelijkheden en u kunt dan precies opgeven welke mappen in het archief moeten worden opgenomen en welk Outlook-gegevensarchiefbestand (.PST) moet worden gebruikt.

Ga als volgt te werk om Outlook-items handmatig te archiveren:

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Opschoonprogramma's.

  3. Klik op Archief.

  4. Klik op de optie Deze map met alle submappen archiveren en klik vervolgens op de map die u wilt archiveren. Alle submappen van de map die u selecteert, worden bij deze handmatige archiveerbewerking opgenomen.

  5. Voer onder Items archiveren van voor een datum in.

    Dialoogvenster Archief

  6. Als u niet het standaardbestand of de standaardlocatie wilt gebruiken, klikt u onder Archiefbestand op Bladeren om een nieuw bestand of nieuwe locatie op te geven. Blader naar het gewenste bestand of voer de naam van het bestand in en klik op OK. De doelbestandslocatie wordt in het vak Archiefbestand weergegeven.

  7. Schakel het selectievakje Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is ingeschakeld in om ook alle items op te nemen waarvoor mogelijk afzonderlijk is aangegeven dat deze bij het automatisch archiveren moeten worden uitgesloten. Bij deze optie wordt de markering voor de items niet verwijderd, maar wordt het selectievakje Niet AutoArchiveren voor dit archief genegeerd.

AutoArchiveren uitschakelen

Als u alleen handmatig wilt archiveren, moet u AutoArchiveren uitschakelen. Ga als volgt te werk:

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Opties.

  3. Klik op het tabblad Geavanceerd onder AutoArchiveren op Instellingen voor AutoArchiveren.

  4. Schakel het selectievakje Elke n dagen uit.

De functie AutoArchiveren, die standaard ingeschakeld is, zorgt dat oude items automatisch met geplande intervallen naar een archieflocatie worden verplaatst. U kunt echter handmatig back-ups van items maken en deze archiveren op een locatie die u opgeeft.

Opmerking : De Microsoft Office Outlook 2007-instellingen voor AutoArchiveren kunnen worden aangepast. Handmatige back-up en archivering van items is misschien niet nodig: het kan zijn dat AutoArchiveren in uw behoeften voorziet. Zie Back-ups van items maken of items verwijderen met AutoArchiveren voor meer informatie.

  1. Klik in het menu Bestand op Archiveren.

  2. Selecteer de optie Deze map met alle submappen archiveren en geef een datum op onder Items archiveren van voor.

    Gearchiveerde mappen in de mappenlijst

  3. Klik onder Archiefbestand op Bladeren om een nieuw bestand of een nieuwe locatie op te geven als u niet het standaardbestand of de standaardlocatie wilt gebruiken.

  4. Schakel het selectievakje Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is ingeschakeld in als u een eerdere instelling om specifieke items niet automatisch te archiveren, wilt annuleren. Als u er tijdens deze procedure voor kiest om deze items handmatig te archiveren, zijn de items opnieuw onderhevig aan de instelling Niet AutoArchiveren, tenzij u deze instelling in de toekomst wederom handmatig annuleert.

  5. Klik op OK.

Opmerking : Er wordt automatisch een nieuw archiefbestand voor items gemaakt in de opgegeven map.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×