Een bibliotheek is een locatie op een site waar u bestanden kunt uploaden, maken, bijwerken en hieraan samenwerken met teamleden. In elke bibliotheek ziet u een lijst met bestanden en belangrijke informatie over de bestanden, zoals de persoon die de laatste persoon is voor het wijzigen van een bestand. De meeste sites bevatten een bibliotheek wanneer u de site maakt. Zo heeft een team site een documentenbibliotheek waar u documenten kunt ordenen en delen.
Aangezien u meer bibliotheken nodig hebt, kunt u kiezen uit diverse kant-en-klare bibliotheek-apps en deze toevoegen aan uw site. U kunt bibliotheken ook op verschillende manieren aanpassen. U kunt bijvoorbeeld bepalen hoe documenten worden weergegeven, beheerd en gemaakt. u kunt ook versies van bestanden bijhouden, inclusief het aantal en het type versie. U kunt zelfs aangepaste weergaven, formulieren en werkstromen maken waarmee u uw projecten en bedrijfsprocessen kunt beheren.
Als u nog niet bezig bent met het maken of gebruiken van bibliotheken en u behoefte hebt aan informatie, vindt u hier algemene en nuttige taken die u kunt uitvoeren.
-
Documentbibliotheken maken, toevoegen, weergeven en de naam ervan wijzigen
-
Video: opslag en delen van documenten instellen in Microsoft 365
-
Een bestand, map of koppeling uit een SharePoint-documentbibliotheek verwijderen
-
Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen
-
Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren
-
Een bestandssjabloon instellen voor een document- of formulierbibliotheek
-
Machtigingen en geavanceerde instellingen instellen voor een bibliotheek met machtigingsniveaus in SharePoint
-
Een activabibliotheek instellen voor de opslag van afbeeldings-, audio- of videobestanden
-
Grote document-en record bibliotheken beheren met behulp van metagegevens (Zie Inleiding in beheerde metagegevens)
Een marketingteam op contoso maakt een team site waarop ze projecten en documenten willen beheren. Een site-eigenaar voor het beheren van de site kiezen. De eigenaar van de site krijgt het machtigingsniveau Volledig beheer wanneer ze worden toegevoegd aan de groep eigenaren voor de site. Ze deelt de site en geeft iedereen toestemming een bijdrage te leveren. Het team wil de documentenbibliotheek gebruiken voor het beheren van pers releases, budget bestanden, contracten, voorstellen en andere team documenten.
De eigenaar van de site uploadt belangrijke documenten om het team te helpen met de bibliotheek als een centrale locatie. Vervolgens schakelt ze versiebeheer in, zodat het team de geschiedenis heeft van hoe bestanden zich ontwikkelen en de vorige versie kan herstellen. De site-eigenaar voegt ook standaardsjablonen toe aan de bibliotheek voor Marketingrapporten, verkoopcontracten, campagne plannen en budgetwerkbladen. Elke sjabloon bevat het bedrijfslogo en de indeling die iedereen heeft geaccepteerd. Wanneer leden een nieuw bestand maken op basis van de documentbibliotheek, kunnen ze gemakkelijk selecteren welke sjabloon ze willen gebruiken.
Wanneer teamleden bestanden toevoegen en samenwerken aan documenten, kunnen ze de bibliotheek organiseren door kolommen toe te voegen en weergaven te maken zodat ze snel documenten kunnen vinden. De eigenaar van de site kan bijvoorbeeld een kolom project naam toevoegen, zodat leden deze kolom kunnen filteren of sorteren. Andere teamleden toevoegen openbare weergaven die worden gegroepeerd op fiscaal kwartaal en filteren op contracten die binnen zes maanden verlopen. Elk lid maakt ook persoonlijke weergaven, zodat ze snel informatie kunnen vinden en hun werk kunnen voltooien.
Na de bespreking van een personeelsvergadering wil het team waarschuwingen op het niveau van de werknemer instellen om updates één keer per week te rapporteren. Elk lid kan het instellen van extra waarschuwingen of RSS-feeds voor specifieke bestanden bepalen.
Het team voert ook een belangrijke ' beste gewoonte ' in deze nieuwe wereld van collaboration. Wanneer leden een document willen delen, kunnen ze het Temptation als bijlage toevoegen aan een e-mailbericht en in plaats daarvan een koppeling naar het document verzenden. Een koppeling naar de laatste versie van de team site kunt u eenvoudig e-mailen via de bibliotheek.
Een kritieke verantwoordelijkheid voor dit team stelt marketingcampagnes voor voor de verkoop en omzet. Wanneer teamleden een nieuw campagne plan ontwikkelen, kunnen ze samen documenten maken en secundaire versies van de bestanden bijhouden. Met cocreatie kunnen meerdere personen tegelijkertijd een document bewerken zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het afstemmen van wijzigingen. Als ze een fout maken in een versie van een document, kunnen ze een vorige versie herstellen. Wanneer ze het campagne plan voltooien, kunnen ze een primaire versie maken en deze vervolgens verzenden voorgoed keuring door de juridische afdeling en de Manager. Wanneer het bestand is goedgekeurd, kunnen andere werknemers in het bedrijf het bestand bekijken.
De eigenaar van de site zoekt de online documentatie en-training, en leert hoe u een werkstroom instelt, aan de bibliotheek koppelt en het proces voor het verzamelen van feedback, het verzamelen van handtekeningen en het publiceren van het definitieve document automatiseren.
Na drie maanden is de documentenbibliotheek en de site essentieel geworden voor het marketingteam en hebben we geholpen hun productiviteit en inzicht binnen hun gehele onderneming te verbeteren. Ze kunnen geen werk zonder het programma doen en werken ook op andere manieren om SharePoint-technologieën te gebruiken om beter samen te werken.
Hier volgen enkele manieren waarop u kunt werken met bibliotheken en deze bruikbaarder kunt maken voor uw groep (losjes overzichtelijk van basis naar meer geavanceerd):
Weergaven gebruiken en maken U kunt een weergave gebruiken om de bestanden te zien in een bibliotheek die voor u het belangrijkst zijn of die het beste past bij een doel. De inhoud van de bibliotheek verandert niet, maar in elke weergave worden de bestanden geordend of gefilterd zodat u ze gemakkelijker terug kunt vinden en op een zinvolle manier kunt browsen. Zie een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderenvoor meer informatie over weergaven.
Versies bijhouden Wilt u vorige versies van bestanden bijhouden? Met bibliotheken kunt u bestanden bijhouden, opslaan en herstellen. U kunt ervoor kiezen om alle versies op dezelfde manier bij te houden. U kunt er ook voor kiezen om versies te markeren aan de hand van grote wijzigingen, zoals het toevoegen van een hoofdstuk aan een handleiding, en kleine wijzigingen, zoals het verbeteren van een spelfout. Voor het beheren van opslagruimte kunt u optioneel het nummer kiezen van elk type versie dat u wilt opslaan.
Tip: Als uw team wil gebruikmaken van cocreatie, wordt u aangeraden minstens primaire versiebeheer in de bibliotheek in te schakelen, zodat iemand een fout maakt en een document met dezelfde naam in een bibliotheek uploadt waarin iedereen cocreatie heeft. Op deze manier kunt u een vorige versie van het document herstellen als u wijzigingen kwijtraakt.
Zie versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configurerenvoor meer informatie over versiebeheer.
Gezamenlijk documenten maken of uitchecken Wanneer u een Microsoft Word-of PowerPoint-document vanuit een bibliotheek bewerkt zonder het uit te checken, kunnen andere personen het document tegelijk bewerken (dat is cocreatie). Wanneer u een bestand uitchecken, zorgt u ervoor dat slechts één persoon het bestand mag bewerken totdat het is ingecheckt. U kunt instellen dat documenten moeten worden uitgecheckt in bibliotheken met gevoelige documenten of wanneer u de evolutie van documenten nauwkeurig wilt bijhouden. Met deze functie is het niet mogelijk om samen met anderen documenten te maken. Als u uitchecken gebruikt, wordt u gevraagd of u een opmerking wilt achterlaten over de wijzigingen in het document, maar uitchecken vertraagt ook de processen voor bewerken en reviseren. Zie samenwerken aan documenten en cocreatie of wijzigingen in bestanden negeren in een bibliotheekvoor meer informatie.
Bestanden bewerken vanuit desktopprogramma's Wanneer u documenten opslaat op een SharePoint-site, kunt u rechtstreeks documenten maken, bewerken en samenwerken vanuit compatibele bureaubladprogramma's, zoals Microsoft Word of PowerPoint, zonder dat u naar de site gaat. U kunt bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie tegelijk bewerken als andere personen deze bewerken (ook wel cocreatie genoemd). U kunt uitchecken en uitchecken ook rechtstreeks vanuit PowerPoint beheren. Daarnaast kunt u OneDrive voor werk of school of Outlook gebruiken om de inhoud van een bibliotheek offline te zetten, op een externe locatie te werken en de wijzigingen vervolgens soepel te synchroniseren wanneer u weer online komt.
Op de hoogte blijven van wijzigingen Als u de wijzigingen in documenten in een bibliotheek wilt bijwerken, kunt u meldingen instellen, een abonnement op RSS-feeds opgeven of documenten volgen. Het belangrijkste verschil tussen waarschuwingen, RSS en volgen op de plaats waar u meldingen ontvangt. Beide waarschuwingen en RSS-feeds geven u op de hoogte van updates en geven u de mogelijkheid om te wijzigen hoeveel gegevens u ontvangt. U kunt waarschuwingen of RSS instellen om erachter te komen of alle wijzigingen in een bibliotheek zijn gewijzigd. Als u alleen een bepaald document bevalt, kunt u een waarschuwing instellen of het document volgen. Waarschuwingen ontvangen als e-mailbericht of tekstbericht. RSS-meldingen ontvangen in een samengevoegde feed die u in Outlook of een andere invoer lezer kunt lezen. Als u een document volgt, ontvangt u een melding in uw nieuwsfeed (als uw organisatie nieuwsfeed gebruikt). Zie een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed nemenvoor meer informatie over meldingen.
Goedkeuring van documenten vereisen U kunt ervoor zorgen dat documenten worden goedgekeurd voordat iedereen deze kan zien. Documenten behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat het wordt goedgekeurd. Deze functie kan nuttig zijn als uw bibliotheek belangrijke richtlijnen of procedures bevat die pas door anderen mogen worden bekeken wanneer ze definitief zijn.
Machtigingen instellen Met SharePoint-groepen en machtigingsniveaus kunt u efficiënt de toegang tot inhoud beheren. Machtigingen voor bibliotheken, mappen in bibliotheken en documenten worden standaard overgenomen van de site. Door unieke machtigingen toe te wijzen aan een bepaalde bibliotheek of een document kunt u vertrouwelijke inhoud, zoals contracten of budgetgegevens, beveiligen zonder dat u de rest van de site hoeft te beperken. Zie machtigingsniveaus in SharePointvoor meer informatie over machtigingen.
Werkstromen maken Voor een documentbibliotheek of inhoudstype kunnen de werkstromen worden gebruikt die door uw organisatie zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het beheren van goedkeuringen en revisies voor documenten. Uw groep kan bedrijfsprocessen toepassen op documenten, ook wel werkstromen genoemd, die acties opgeven die in een volgorde moeten worden opgenomen, zoals het goedkeuren van documenten. Een SharePoint-werkstroom is een geautomatiseerde manier om documenten of items te verplaatsen via een reeks acties of taken. Voor bibliotheken zijn standaard drie werkstromen beschikbaar: Goedkeuring: een document wordt ter goedkeuring naar een groep mensen gerouteerd; Feedback verzamelen: een document wordt voor feedback naar een groep mensen gerouteerd en vervolgens geretourneerd naar de persoon die de werkstroom heeft geïnitieerd; Handtekeningen verzamelen: een document wordt naar een groep mensen gerouteerd om hun handtekeningen op te halen.
Opmerking: In SharePoint Foundation is alleen de werkstroom met drie statuswaarden beschikbaar.
Zie de werkstromen in SharePointvoor meer informatie over werkstromen.
Inhoudstypen definiëren Als uw groep met diverse bestandstypen werkt, zoals werkbladen, presentaties en documenten, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door meerdere inhoudstypen in te schakelen en te definiëren. Met inhoudstypen kunt u op een flexibele en consistente manier in meerdere bibliotheken tegelijk werken. Met elk inhoudstype kunt u een sjabloon en zelfs workflow processen opgeven. Sjablonen worden gebruikt als uitgangspunt voor opmaak en standaardtekst en voor eigenschappen die gelden voor de documenten van dat type, zoals een naam van een afdeling of een contractnummer.
Gecontroleerd bijhouden Als u een groep gevoelige bestanden hebt en het is handig om te weten hoe de documenten werden gebruikt, kunt u een beleid definiëren waarmee u het bijhouden van gebeurtenissen kunt inschakelen, zoals bestandswijzigingen, kopieën of verwijdering.
Beleidsregels instellen Beleidsinstellingen voor het automatisch verwijderen van documenten, het automatisch verwijderen van documenten en het periodiek bekijken van documenten die een opgegeven leeftijd hebben bereikt. Als bibliotheken worden gebruikt met deze instellingen voor het verwijderen van een werkruimte kunnen tijd en een hoge opslagruimte in beslag nemen, zodat de vaste schijf niet volledig is geverpakt of geen quotumlimieten kan worden bereikt.
Opmerking: Beleidsinstellingen zijn niet beschikbaar in SharePoint Foundation.
Een documentcentrumsite gebruiken U kunt de site Documentencentrum gebruiken wanneer u een groot aantal documenten wilt maken, beheren en opslaan. Een document centrum is bedoeld om te fungeren als een centrale opslagplaats voor het beheren van veel documenten. Functies, zoals metagegevens en structuurweergave navigatie, inhoudstypen en webonderdelen, helpen u bij het ordenen en ophalen van documenten. Met ' inhouds leidingen ' kunt u snel met metagegevens gerichte navigatie configureren voor de meeste bibliotheken zonder dat u expliciet indexen hoeft te maken. U kunt ook indexen maken om de prestaties van een groter bereik van filters en weergaven te verbeteren. U kunt de site Documentencentrum gebruiken als een ontwerpomgeving (waarbij gebruikers bestanden in-en uitchecken en mappenstructuur maken voor deze bestanden) of als inhouds archief (waar gebruikers alleen documenten kunnen bekijken of uploaden).
Opmerking: Documentencentrum is niet beschikbaar in SharePoint Foundation.
De manier waarop u uw bestanden in een bibliotheek ordent, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en van de manier waarop u de gegevens wilt opslaan en zoeken. Met sommige planning kunt u de structuur instellen die het beste past bij uw groep. Bibliotheken bieden diverse functies waarmee u kunt werken met meerdere bestanden in één bibliotheek. Het kan zijn dat meerdere bibliotheken beter aansluiten op uw groep.
U wilt mogelijk een bibliotheek gebruiken om diverse behoeften te behartigen. Het kan zijn dat u bijvoorbeeld meerdere projecten binnen dezelfde groep of meerdere groepen aan hetzelfde project kunt gebruiken. U kunt in de volgende gevallen één bibliotheek gebruiken:
-
De groep moet samenvattende informatie over of verschillende weergaven van dezelfde set bestanden zien. Een manager kan bijvoorbeeld alle bestanden zien, gegroepeerd op afdeling of op einddatum.
-
Personen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar de bestanden.
-
U wilt dezelfde instellingen toepassen op bestanden, bijvoorbeeld het bijhouden van versies van bestanden of het vereisen van goedkeuring.
-
De groepen die met de bibliotheek werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus.
-
U informatie over de bestanden wilt analyseren in een werkblad, of gecombineerde updates voor de bestanden wilt ontvangen.
Als u efficiënt wilt werken met documenten in één bibliotheek, kunt u bestanden in een bibliotheek organiseren door kolommen toe te voegen, weergaven te definiëren of mappen te maken.
U kunt ook meerdere bibliotheken maken wanneer er verschillen zijn tussen de sets met bestanden die u wilt opslaan en beheren, of tussen de groepen personen die met de bestanden werken. Gebruik meerdere bibliotheken wanneer:
-
Welke typen bestanden u wilt opslaan en beheren, zijn verschillend, en u verwacht niet dat er vaak overzichten van de bestanden worden weergegeven of om de bestanden samen te zoeken.
-
De groepen personen die de bestanden gebruiken, zijn verschillend en hebben verschillende machtigingsniveaus.
-
U wilt verschillende instellingen toepassen op verschillende groepen bestanden, zoals het maken van versies of goedkeuring.
-
U de bestanden niet gezamenlijk hoeft te analyseren en u geen samengevoegde updates over de bestanden wilt ontvangen.
-
U wilt verschillende sets met opties voor het maken van nieuwe bestanden of u wilt dat de opties in het menu Nieuw van een bibliotheek in een andere volgorde worden weergegeven.
Hier volgen enkele manieren waarop u efficiënt kunt werken met meerdere bibliotheken.
Sitesjablonen en-kolommen instellen Als uw organisatie bepaalde consistente instellingen wil vastleggen in de Bibliotheken, kunt u deze instellen voor sitesjablonen en sitekolommen. U kunt de instellingen delen in meerdere bibliotheken, zodat u de instellingen niet telkens opnieuw hoeft te maken.
Bestanden naar een andere locatie verzenden Als u een bestand beschikbaar wilt maken in meerdere bibliotheken, kunt u het opslaan in één bibliotheek en vervolgens een kopie naar andere bibliotheken verzenden. Als u de oorspronkelijke versie van het document wilt wijzigen, kunt u er ook voor kiezen om alle kopieën van het document bij te werken.
Bibliotheeksjablonen maken Als u uniforme instellingen wilt instellen voor bibliotheken of als u de kenmerken opnieuw wilt gebruiken in bibliotheken, kunt u een bibliotheek opslaan als sjabloon. Bibliotheeksjablonen zijn beschikbaar als optie op de pagina een app toevoegen op de site.
U kunt op verschillende manieren bestanden in een bibliotheek ordenen. U kunt kolommen toevoegen, weergaven definiëren en mappen maken. Elke aanpak heeft een eigen voordelen en u kunt elke aanpak samen combineren zodat u de unieke behoeften van uw bibliotheek en uw team kunt aanpassen.
Standaard volgen bibliotheken de naam van een bestand en informatie over de status van een bestand, bijvoorbeeld of het is ingecheckt. U kunt ook aanvullende kolommen opgeven waarmee uw groep bestanden kan ordenen en bijhouden, zoals een campagnenaam of een projectnummer, of andere informatie die belangrijk is voor uw team. U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, waaronder één tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen of zelfs de naam en de afbeelding van een persoon op uw site.
Kolommen zorgen voor kolomkoppen, zodat anderen documenten gemakkelijk kunnen sorteren en filteren. Wanneer u bestanden in een bibliotheek weergeeft, kunt u de bestanden tijdelijk sorteren en filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl-omlaag naast de naam te klikken. Dit is handig als u de bestanden op een bepaalde manier wilt zien, maar als u de volgende keer dat u de bibliotheek bekijkt, moet u de stappen herhalen.
Zie een kolom in een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderenvoor meer informatie over het toevoegen van kolommen.
Willen gebruikers vaak zien: alle documenten die betrekking hebben op een specifiek project, alle documenten die deel uitmaken van een bepaalde afdeling, of de documenten per maand groeperen? Als u verwacht dat de bestanden op een bepaalde manier vaak worden weergegeven, kunt u een weergave definiëren. U kunt deze weergave gebruiken op elk moment dat u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan de vervolgkeuzelijst huidige weergaven, op het lint van de bibliotheek.
Een bibliotheek weergave is een selectie van kolommen op een pagina waarop items in een bibliotheek worden weergegeven, en die vaak een specifieke sorteervolgorde, filter, groepering en aangepaste indeling definiëren. Bibliotheken kunnen persoonlijke weergaven en openbare weergaven hebben. Iedereen die is toegewezen aan de groep leden op de site (met het machtigingsniveau bijdragen) kan een persoonlijke weergave maken om de bestanden op een bepaalde manier weer te geven of om te filteren op de bestanden die ze willen zien. Als u gemachtigd bent om een bibliotheek te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die iedereen kan gebruiken voor het weergeven van de bibliotheek. U kunt ook een openbare weergave maken in de standaardweergave, zodat personen die weergave van de bibliotheek automatisch zien.
Als leden van uw groep de bibliotheken op een mobiel apparaat bekijken, kunt u zelfs mobiele weergaven maken die beperkingen opleggen, zoals het aantal items dat wordt weergegeven in een weergave, die optimaal geschikt zijn voor de bandbreedte en de beperkingen van de apparaten.
Zie een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderenvoor meer informatie over weergaven.
Mappen zijn containers die kunnen worden gebruikt om inhoud in een bibliotheek of lijst te groeperen en te beheren. Als mappen voor de bibliotheek zijn ingeschakeld, kunt u mappen toevoegen aan de meeste typen bibliotheken. Als uw bibliotheek veel items bevat, kunt u ook de efficiëntie van de items openen. Wanneer u een map maakt, maakt u eigenlijk een interne index. Deze interne index wordt ook gemaakt voor de hoofdmap of het bovenste niveau van een bibliotheek of lijst. Wanneer u items in een map weergeeft, gebruikt u in feite deze interne index om toegang te krijgen tot de gegevens.
Als een bibliotheek veel items bevat die op een bepaalde manier kunnen worden gegroepeerd, kunt u mappen gebruiken om de inhoud van de bibliotheek te organiseren. Goede voorbeelden van groepen zijn projecten, teams, afdelingen, productcategorieën, ouderdoms bereiken, alfabetische lijsten en alfabetische subgroepen (A-C, D-F, enzovoort). Met mappen kunnen gebruikers veel bestanden op een bekende manier scannen en beheren.
Een bibliotheek met mappen met ingeschakelde mappen bevat standaardmappen in de standaardweergave van de bibliotheek zonder filters. Dit is handig omdat gebruikers de juiste map kunnen kiezen wanneer ze nieuwe documenten invoegen. Als u alle mappen weergeeft, worden items ook minder snel verkeerd toegevoegd, buiten de mappen in de bibliotheek. U kunt documenten gemakkelijk opnieuw indelen in verschillende bibliotheek mappen met behulp van de opdracht openen met Explorer , die beschikbaar is op het lint van de bibliotheek.
Opmerking: Met een bibliotheek weergave kunt u alleen sorteren op basis van de opgegeven criteria, waarbij de mappen niet eerst worden weergegeven voordat items in de weergave worden weergegeven. U wilt de optie sorteeroptie weergeven niet gebruiken als u wilt dat gebruikers gemakkelijk de juiste map kunnen vinden.
Bibliotheek bibliotheek mappen worden niet weergegeven in de sitenavigatie, de site-eigenaar of een gebruiker met machtigingen voor het ontwerpen van een site kan de structuurweergave inschakelen, waarmee een site-inhouds onderdeel wordt weergegeven in sitenavigatie, en u kunt eenvoudig mappen met bibliotheken uitvouwen, samenvouwen en eenvoudig navigeren.
Zie een map maken in een documentbibliotheek of een map verwijderen in een bibliotheekvoor meer informatie over mappen.
Alledrie de methoden kunnen samenwerken. De kolommen die u gebruikt voor het bijhouden van documenten in de standaardweergave van een bibliotheek, kunnen worden gebruikt om een weergave te maken met verschillende filtercriteria. Gebruikers kunnen weergaven dynamisch sorteren en filteren door te klikken op de kolomkoppen om te zoeken naar inhoud op conversatie vaart geven. Als u in de bibliotheek een mapstructuur hebt gedefinieerd, kunt u een bibliotheek weergave afvlakken door de optie alle items zonder mappen weergeven in te stellen in de sectie mappen wanneer u de weergave maakt of wijzigt. Elke manier van werken vormt een aanvulling op de andere manier, zodat u de juiste inhoud op het juiste moment en op de juiste manier voor u kunt vinden.
Sommige bibliotheken worden voor u gemaakt wanneer u een nieuwe site maakt, zoals de documentbibliotheek op een team site. U kunt deze bibliotheken voor uw doeleinden aanpassen, of u kunt uw eigen bibliotheken maken. Elk typebibliotheek heeft een specifiek doel en heeft een andere set gedrag en functies.
Belangrijk: Mogelijk zijn er minder of meer bibliotheken beschikbaar op uw site, afhankelijk van de versie van SharePoint waarop uw site is gebaseerd, het abonnement van Microsoft 365 uw organisatie is geabonneerd, of of bepaalde functies op de site zijn ingeschakeld.
Activabibliotheek Als u digitale media-activa, zoals afbeeldings-, audio-en videobestanden, wilt delen en beheren, gebruikt u een activabibliotheek. Met een activabibliotheek kunnen gebruikers eenvoudiger digitale mediabestanden ontdekken en opnieuw gebruiken die anderen al hebben gemaakt, zoals logo's en grote afbeeldingen. Een activabibliotheek biedt ook inhoudstypen met eigenschappen en weergaven voor het beheren en doorbladeren van media-items, zoals miniaturen en metagegevens trefwoorden. U kunt bijvoorbeeld merk afbeeldingen en herbruikbare inhouds fragmenten van toepassingen beheren en opslaan, zodat deze overal in de organisatie beschikbaar zijn en consistent worden gebruikt.
Bibliotheek dashboards Bevat pagina's met webonderdelen, webonderdeelpagina's met status lijsten en dashboards die in PerformancePoint zijn geïmplementeerd.
Gegevensverbindingsbibliotheek Gebruik een gegevensverbindingsbibliotheek om het onderhoud en beheer van gegevensverbindingen te vereenvoudigen. Een gegevensverbindingsbibliotheek is een centrale locatie voor het opslaan van ODC-bestanden (Office Data Connection). Met elk van deze bestanden (. ODC) vindt u informatie over het zoeken, aanmelden en opvragen van een externe gegevensbron. Bij het centraliseren van ODC-bestanden in een gegevensverbindingsbibliotheek is het ook mogelijk om gegevensverbindingsbestanden te delen, te beheren en te zoeken vanuit een SharePoint-site, en ervoor te zorgen dat zakelijke gegevens en rapporten, met name spreadsheets, een consistente set waarden en formuleresultaten behouden als ' één versie van de waarheid '.
Opmerking: Voor een eenvoudiger onderhoud en beheer van gegevensverbindingsbestanden voor PerformancePoint, gebruikt u de gegevensverbindingsbibliotheek voor PerformancePoint. In deze bibliotheek kunt u ODC-en Universal Data Connect (UDC)-bestanden opslaan.
Documentbibliotheek Gebruik een documentbibliotheek voor veel bestandstypen, waaronder documenten en spreadsheets. U kunt andere soorten bestanden in een documentbibliotheek opslaan, maar sommige bestandstypen worden om beveiligingsredenen geblokkeerd. Wanneer u met Programma's werkt die niet zijn geblokkeerd, kunt u die bestanden maken in de bibliotheek. Uw marketingteam heeft bijvoorbeeld de eigen documentbibliotheek voor het plannen van materiaal, nieuwskoppen en publicaties.
Formulierbibliotheek Als u een groep XML-based Business Forms moet beheren, gebruikt u een formulierbibliotheek. Uw organisatie wil bijvoorbeeld een formulierbibliotheek gebruiken voor onkostendeclaraties. Voor het instellen van een formulierbibliotheek is een XML-editor of een XML-ontwerpprogramma voor formulieren, zoals Microsoft InfoPath, vereist. Het formulier dat gebruikers invullen, is slechts een XML-bestand met de gegevens (en uitsluitend de gegevens) die zijn ingevoerd in het formulier, zoals de uitgave datum en het bedrag. Alles wat het onkostendeclaratie vormt, is beschikbaar via de formuliersjabloon. Wanneer personen formulieren invullen, kunt u de formuliergegevens samenvoegen of exporteren voor analyse.
Afbeeldingsbibliotheek Als u een verzameling digitale afbeeldingen of afbeeldingen wilt delen, gebruikt u een afbeeldingsbibliotheek. Hoewel afbeeldingen kunnen worden opgeslagen in andere typen SharePoint-bibliotheken, bieden afbeeldingsbibliotheken een aantal voordelen. U kunt bijvoorbeeld vanuit een afbeeldingsbibliotheek afbeeldingen weergeven in een diavoorstelling, afbeeldingen downloaden naar uw computer en afbeeldingen bewerken met compatibele grafische Programma's, zoals Microsoft Paint. U kunt een afbeeldingsbibliotheek maken als u afbeeldingen van teamgebeurtenissen of product lanceringen wilt opslaan. U kunt ook vanuit een andere locatie op uw site een koppeling maken naar afbeeldingen in uw bibliotheek, bijvoorbeeld van wiki's en blogs.
Record bibliotheek Als u een centrale bibliotheek wilt houden voor het opslaan en beheren van de records van uw organisatie of voor belangrijke zakelijke documenten, gebruikt u een record bibliotheek. Uw organisatie moet bijvoorbeeld wellicht voldoen aan nalevings voorschriften waarvoor een geordend proces voor het beheren van relevante documenten is vereist. Een recordcentrumsite kan een aantal record bibliotheken bevatten voor het opslaan van een verschillend type record. Voor elke bibliotheek kunt u instellen welke records moeten worden opgeslagen, hoe u de documenten routert en beheert, en hoe lang deze records moeten worden bewaard.
Rapportbibliotheek Als u het maken, beheren en bezorgen van webpagina's, documenten en Key Performance Indicators (KPI) van metrische gegevens en doelgroepen eenvoudiger wilt maken, gebruikt u een rapportbibliotheek. De rapportbibliotheek is een centrale locatie waar u rapporten kunt maken en opslaan, zoals Excel-werkmappen en dashboardpagina's. Wanneer u een Excel-werkmap naar een rapportbibliotheek publiceert, wordt deze geopend in de browserweergave, wat een gemakkelijke manier is om de werkmap te bekijken zonder deze toe te voegen aan een pagina met webonderdelen.
Bibliotheek met procesdiagrammen (metrische en Amerikaanse eenheden) Als u documenten met diagram processen wilt opslaan en delen, zoals de documenten die zijn gemaakt met Microsoft Visio, gebruikt u een bibliotheek met procesdiagrammen. De bibliotheken metrische en Amerikaanse eenheden zijn aan hun eigen maten aangepast.
Wikipagina bibliotheek Als u een verzameling gekoppelde wikipagina's wilt maken, gebruikt u een wiki-paginabibliotheek. Met een wiki kunnen meerdere personen informatie verzamelen in een indeling die eenvoudig kan worden gemaakt en gewijzigd. U kunt ook wikipagina's toevoegen die afbeeldingen, tabellen, hyperlinks en interne koppelingen aan uw bibliotheek bevatten. Als uw team bijvoorbeeld een wiki-site voor een project maakt, kan de site tips en trucs opslaan op een reeks pagina's die met elkaar zijn verbonden.
Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw site en configuratie, worden er automatisch voor u een extra systeembibliotheek gemaakt, zoals de stijlbibliotheek, de bibliotheek siteactiva en de sitepagina. U kunt deze specifieke bibliotheken echter niet maken via de gebruikersinterface.
