Het bijhouden van afwijkingen integreren in het proces voor het wijzigen van het project

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Door Jane Suchan, PMP

In Project Management wordt uitgelegd wat u wilt bereiken, het maken van een taken lijst met werk dat moet worden gedaan om u daar te helpen, te bepalen hoe lang het duurt en berekenen hoeveel het gaat kosten.     Klinkt eenvoudig, huh? Maar het echte harde gedeelte houdt alles bij. Wordt het project op tijd uitgevoerd? Wordt de planning voor tijdig uitgevoerd? Staat het onder budget? Gaat het nog steeds onder het budget wanneer al het werk is voltooid?

Eén manier om de status van een project te evalueren, is om het verschil te volgen tussen het oorspronkelijke project plan en wat er werkelijk gebeurt. Deze tussen ruimte is beter bekend als variantie, een vergelijking van het beoogde of gebudgetteerde bedrag en het werkelijke bestede bedrag. Variantie analyse is de manier waarop de werkelijke project resultaten worden vergeleken met wat er is gepland of verwacht. Het is een manier om te bepalen hoe goed ― of hoe slecht ― een project vordert.

Planning voor afwijkingen: basis lijnen instellen

Als u de afwijkingen van een project wilt bepalen, moet u een deel van de grond als uitgangs punt in de bodem plaatsen: dit is de basis lijn. U bent geen Chasing en u probeert een bewegend doel te beheren. Er zijn twee basis basislijnen die u kunt instellen voordat u afwijkings-en rapportage activiteiten in het Speel werk kosten en planning vindt. Maar voordat u er aan kunt komen, wilt u het project bereik inzoomen.

Een werk analyse structuur gebruiken om een bereik te maken

De basis lijn van het bereik omvat alle project producten; Als u dat wilt, wordt hier het werk aangegeven dat moet worden uitgevoerd. Een manier om het bereik van documenten te bepalen, is het maken van een PROJECTSTRUCTUUR structuur, een hiërarchische weer gave van project producten. Elk niveau lager in de hiërarchie staat voor een steeds gedetailleerde beschrijving van de resultaten. Een project structuur voor het bouwen van een nieuw huis bevat bijvoorbeeld de funderings-, framing-, dak-en elektrische en sanitaire systemen, en landschaps plattegronden, bouw tekeningen en inspectie vergunningen.

Plannings-en kosten basis lijnen vastleggen

De plannings-en kosten basis lijnen worden pas gemaakt nadat het bereik is vastgesteld. Zonder een duidelijke afbeelding van wat het project produceert, kunt u niet bepalen hoe lang het duurt of hoeveel kosten er worden.

De plannings basis is de goedgekeurde project planning, de basis voor het meten en rapporteren van de prestaties. De kosten basis lijn is het goedgekeurde tijdgebonden budget, waartegen de kosten prestaties worden gemeten. Het wordt bepaald door de kosten voor een bepaalde project periode of fase op te tellen, waarvoor kosten moeten worden toegewezen aan project taken. Het toewijzen van kosten aan project onderdelen kan tijdrovend zijn, maar het is wel mogelijk om gedetailleerdere en nauw keurige kosten prestaties te rapporteren, iets wat uw belanghebbenden en project sponsor in zeer belang hebben.

Plannings-en kosten basis lijnen instellen:

  1. Ontwikkel de planning door de activiteiten en taken voor elk product in de project structuur te identificeren.

  2. Geef resources voor elke taak aan. Houd rekening met de beperkingen of de tijd die elke gebruiker realistisch kan best Eden aan dit project.

  3. Maak een schatting van de duur (in uren of dagen) die nodig is om elke taak uit te voeren.

  4. Maak een schatting van de kosten van elke taak, met een gemiddeld uurtarief of dagelijks tarief voor elke resource, plus eventuele vaste kosten die aan de taak zijn gekoppeld.

  5. Bepaal welke taken afhankelijk zijn van anderen en ontwikkel het kritieke pad.

  6. De kosten basis lijn ontwikkelen; Dit is een tijdgebonden budget de kosten prestaties van een project meten. Als u dit wilt doen, voegt u de geschatte kosten, per taak of per tijds periode toe.

Naar boven

Reageren op afwijkingen: besturings element wijzigen

Nadat u de bereik-, plannings-en kosten basis lijnen hebt vastgesteld, maakt u de stappen die het team nodig heeft om afwijkingen voor deze abonnementen te beheren. Deze informatie wordt het beheer plan voor project wijzigingen. In dit plan wordt gedefinieerd wanneer u een wijzigings aanvraag voor een project (PCR) hebt vastgesteld, hoe u afwijkingen kunt documenteren en verzenden voor goed keuring, en wat er gebeurt nadat een wijzigings aanvraag is goedgekeurd.

Berekeningen voor afwijkingen worden gebruikt om te bepalen of een PCR nodig is en of de project planning of kosten basis lijnen worden gewijzigd. Afwijkingen kunnen positief of negatief zijn:

  • EEN positieve afwijking geeft aan dat het project voorligt op schema of onder budget ligt. Met positieve scenario's kunt u geld en resources opnieuw toewijzen aan die in het negatieve gebied.

  • EEN negatieve afwijking is uw indicator dat het project zich achter de planning bevindt of het budget overschrijdt en dat u actie moet ondernemen. Mogelijk moet u uw budget verg Roten of een gereduceerde winst marge accepteren.

Afwijkingen drempels zijn een belang rijk onderdeel van een project Change management plan. Ze vormen de wijzigingen van het materiaal in het project en moeten daarom ook documentatie en goed keuring in een PCR nood zakelijk zijn. Niet alle PCRs zullen ertoe leiden dat het bereik, de planning of het budget opnieuw wordt ingesteld. Dit is een belang rijke taak die veel tijd in beslag kan nemen, en u bent verplicht om goed keuring te krijgen voor de project organisatie.

Het bijhouden van kosten en plannings verschillen in de levens cyclus van het project helpt u bij het opsporen van zwakke vlekjes ― gebieden met herhaalde wijzigingen ― en worden dienovereenkomstig beantwoord. Als u bijvoorbeeld ziet dat het test team voortdurende vertragingen ondervindt, moet u mogelijk extra resources toewijzen om op schema te blijven.

Naar boven

U kunt het ook nog een stap maken: analyse van verdiende waarde

Geen discussie over project afwijkingen is voltooid zonder de verdiende waarde te vermelden, een projectmanagement techniek voor het berekenen van kosten en planning op een bepaald moment. Met analyse van verdiende waarde wordt het werk voltooid met de ingestelde basis lijnen. Het helpt u bij het evalueren van de huidige project prestaties en het maken van cursus correcties waar nodig.

Als u de analyse van verdiende waarde wilt uitvoeren, moet u beschikken over een project structuur, een gedetailleerd project schema en een budget (per fase of tijds periode) voor de geplande hoeveelheid werk.

Vragen over de verdiende waarde

In een wille keurige positie wordt in de analyse van verdiende waarde de project status gemeten door drie belang rijke vragen te stellen:

  • Geplande waarde: wat is het benodigde bedrag voor het werk?

  • Verdiende waarde: wat hebt u daad werkelijk voltooid?

  • Werkelijke kosten: hoeveel hebt u de kosten voor het volt ooien van het werk?

Geplande waarde (HW) is de gebudgetteerde kosten van geplande taken. Verdiende waarde (HM) is de som van alle gebudgetteerde kosten van voltooid werk. Werkelijke kosten (AC) zijn wat er is besteed aan het geproduceerde werk.

Informatie over analyse van verdiende waarde

De eenvoudigste manier om de verdiende waarde te beschrijven, is via voor beeld. Stel dat u een project van vier maanden beheert met een budget van $100.000. U hebt drie maanden en u beseft dat het team slechts de helft van het werk heeft voltooid, dus de EV is $50.000. Op basis van de project planning moet ongeveer 75 procent van het werk nu gebeuren, dus de HW is $75.000. U weet ook dat het team tot nu toe heeft gewerkt $90.000, dus de AC is $90.000.

Met deze getallen kunt u kosten en verschillen in de planning berekenen. Met de afwijking van kosten (AVK) wordt het verschil gemeten tussen de werkelijke kosten van uitgevoerd werk en het project budget:

AVK = EV-AC   

Met de afwijking van de planning (AVP) wordt de werkelijke voortgang ten opzichte van de project planning gemeten:

AVP = EV-HW   

Met het bovenstaande voor beeld is de afwijking van kosten voor dit project $50.000 – $90.000 = $40.000. De afwijking van de planning is $50.000 – $75.000 = $25.000.

Project Manager kan zien dat het project 90 procent van het budget heeft besteed en dat er slechts 50 procent van het werk is voltooid. Het project ligt achter op schema en zal budget overschrijden door de tijd die is voltooid, dus wijziging is vereist. De project manager moet de omvang beperken, de planning verlengen of meer financiering verkrijgen om het werk te volt ooien.

Naar boven

Aan de slag met het bijhouden van verschillen

Het integreren van de variantie-tracking in uw project management is tamelijk eenvoudig, maar er is een systematische benadering nodig. Nadat u de project toewijzing hebt gebruikt, kunt u met uw sponsor het bereik, het budget en de planning instellen. Werk vervolgens met uw team om een plan voor een robuust wijzigings beheer te maken, waarmee de drempel waarden voor afwijkingen worden aangegeven en wordt beschreven hoe u afwijkingen kunt afhandelen als ze de drempel waarde overschrijden. Nadat u de project structuur hebt ontwikkeld en de gedetailleerde project planning hebt gedefinieerd, kunt u de planning en het budget voor het schema instellen. Nadat alle onderdelen zijn geplaatst, kunt u afwijkingen bijhouden en uw planningen voor het beheer van wijzigingen in de praktijk brengen.

Naar boven

Informatie over de auteur     Jane Suchan is een programma manager met ervaring bij het beheren van bedrijfs initiatieven voor ondernemingen en het ontwikkelen van methodologieën voor project management. Jan woont in Seattle, Washington.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×