Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een SQL Server-database

Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een SQL Server-database

U kunt vanuit een SQL-database gegevens koppelen of de gegevens eruit importeren. De SQL-database is een hoogwaardig beheerde database voor belangrijke toepassingen. Zie SQL Server 2016 voor meer informatie.

  • Als u gegevens koppelt, wordt in Access een verbinding in twee richtingen gemaakt, zodat wijzigingen in gegevens in Access en de SQL-database worden gesynchroniseerd.

  • Als u gegevens importeert, wordt een eenmalige kopie van de gegevens gemaakt, zodat wijzigingen in gegevens in zowel Access als de SQL-database niet worden gesynchroniseerd.

Overzicht van een verbinding tussen Access en SQL Server

Voordat u begint

Wilt u alles soepeler laten verlopen? Tref dan de volgende voorbereidingen voordat u gaat koppelen of importeren:

  • Lokaliseer de naam van de SQL Server-database, identificeer de noodzakelijke verbindingsgegevens en kies een verificatiemethode (Windows of SQL Server). Zie Connect to Server (Database Engine) (Verbinding maken met server (database-engine)) of Uw SQL Database beveiligen voor meer informatie over de verificatiemethoden.

  • Identificeer de tabellen of weergaven die u wilt koppelen of importeren en tevens de velden met unieke waarden voor gekoppelde tabellen. U kunt in één bewerking meerdere tabellen of weergaven koppelen of importeren.

  • Houd rekening met het aantal kolommen in elke tabel of weergave. In Access worden tabellen met meer dan 255 velden niet ondersteund, dus alleen de eerste 255 kolommen worden geïmporteerd. Als een tijdelijke oplossing kunt u een weergave maken in de SQL Server-database voor toegang tot de kolommen die buiten die limiet liggen.

  • Bepaal de totale hoeveelheid te importeren gegevens. De maximumgrootte van een Access-database is twee gigabyte, minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten. Indien de SQL Server-database grote tabellen bevat, kunt u ze mogelijk niet allemaal in één Access-database importeren. U zou in dat geval de gegevens kunnen koppelen.

  • Beveilig de Access-database en de verbindingsgegevens die deze bevat door een vertrouwde locatie en een wachtwoord voor de Access-database te gebruiken. Dit is met name van belang als u ervoor kiest het SQL Server-wachtwoord op te slaan in Access.

  • Bereid u voor op het maken van aanvullende relaties. In Access worden na een importbewerking niet automatisch nieuwe relaties gemaakt tussen gerelateerde tabellen. U kunt de relaties tussen nieuwe en bestaande tabellen handmatig maken in het venster Relaties. Zie Wat is het venster Relaties? en Een relatie maken, bewerken of verwijderen voor meer informatie.

Fase 1: Aan de slag

  1. Selecteer Externe gegevens > Nieuwe gegevensbron > Uit database > Uit SQL Server.

  2. Voer in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - ODBC-database een van de volgende handelingen uit:

    • Als u gegevens wilt importeren, selecteert u De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database.

    • Als u gegevens wilt koppelen, selecteert u De gegevensbron koppelen door een gekoppelde tabel te maken.

  3. Selecteer OK.

Fase 2: Een DSN-bestand maken of opnieuw gebruiken

U kunt een nieuw DSN-bestand maken of een bestaand bestand opnieuw gebruiken. Gebruik een DSN-bestand als u gebruik wilt maken van dezelfde verbindingsgegevens voor verschillende koppelings- en importbewerkingen of als u wilt delen met een andere toepassing die ook DSN-bestanden gebruikt. U kunt rechtstreeks een DSN-bestand maken met behulp van Data Connection Manager. Zie ODBC-gegevensbronnen beheren voor meer informatie.

Hoewel u nog steeds de voorgaande versies van het SQL ODBC-stuurprogramma kunt gebruiken, wordt u aangeraden versie 13.1 te gebruiken. Deze bevat talloze verbeteringen en ondersteunt de nieuwe functies van SQL Server 2016. Zie Microsoft ODBC Driver for SQL Server on Windows (Microsoft ODBC-stuurprogramma voor SQL Server in Windows) voor meer informatie.

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als het DSN-bestand dat u wilt gebruiken al bestaat, selecteert u het in de lijst.

      Dialoogvenster Gegevensbron selecteren.

      Mogelijk moet u opnieuw een wachtwoord invoeren, afhankelijk van de verificatiemethode die u in de verbindingsgegevens hebt ingevoerd.

    • Een nieuw DSN-bestand maken:

      1. Selecteer Nieuw.

        Dialoogvenster Nieuwe gegevensbron maken
      2. Selecteer ODBC-stuurprogramma 13 voor SQL Server en selecteer vervolgens Volgende.

      3. Voer een naam in voor het DSN-bestand of klik op Bladeren om het bestand op een andere locatie te maken.

  2. Klik op Volgende om de overzichtsgegevens te bekijken en klik op Voltooien.

Fase 3: De wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server gebruiken

Voer de volgende stappen uit in de wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server:

  1. Voer op pagina een de id-gegevens in:

    • In het vak Beschrijving kunt u desgewenst feitelijke gegevens over het DSN-bestand invoeren.

    • Voer in het vak Server de naam in van de SQL Server-database. Klik niet op de pijl-omlaag.

  2. Selecteer op pagina twee een van de volgende verificatiemethoden:

    • Met geïntegreerde Windows-verificatie    Maak verbinding via een Windows-gebruikersaccount. U kunt desgewenst een SPN (Service Principle Name) invoeren. Zie Service Principal Names (SPNs) in Client Connections (ODBC) (SPN's (Service Principle Names) in clientverbindingen (ODBC)) voor meer informatie.

    • Met SQL Server-verificatie...    Maak verbinding door middel van referenties die in de database zijn ingesteld door de aanmeldings-id en het wachtwoord in te voeren.

  3. Selecteer op pagina drie en vier de diverse opties voor het aanpassen van de verbinding. Zie Microsoft ODBC Driver for SQL Server (Microsoft ODBC-stuurprogramma voor SQL Server) voor meer informatie over deze opties.

  4. Er verschijnt een scherm om de instellingen te bevestigen. Selecteer Gegevensbron testen om de verbinding te bevestigen.

  5. Mogelijk moet u zich bij de database aanmelden. Voer in het dialoogvenster SQL Server-aanmelding de aanmeldings-id en het wachtwoord in. Selecteer Opties als u aanvullende instellingen wilt wijzigen.

Fase 4: Tabellen selecteren die u wilt koppelen of importeren

  1. In het dialoogvenster Tabellen koppelen of Objecten importeren selecteert u onder Tabellen de tabellen of weergaven die u wilt koppelen of importeren. Klik vervolgens op OK.

    Lijst met tabellen die worden gekoppeld of geïmporteerd
  2. Kies of u in een koppelingsbewerking Wachtwoord opslaan wilt selecteren.

    Beveiliging    Als u deze optie selecteert, hoeft u niet telkens de referenties in te voeren wanneer u Access opent voor toegang tot de gegevens. Maar hierdoor wordt een niet-versleuteld wachtwoord in de Access-database opgeslagen, zodat personen met toegang tot de broninhoud de gebruikersnaam en het wachtwoord kunnen zien. Als u deze optie selecteert, wordt u sterk aangeraden de Access-database in een vertrouwde omgeving op te slaan en een wachtwoord voor de Access-database te maken. Zie Bepalen of u een database kunt vertrouwen en Een database versleutelen met behulp van een databasewachtwoord voor meer informatie.

Fase 5: Specificaties en taken maken (alleen bij importeren)

Resultaten

Als een koppelings- of importeerbewerking is voltooid, worden de tabellen in het navigatievenster weergegeven met dezelfde naam als die van de SQL Server-tabel of -weergave gecombineerd met de naam van de eigenaar. Als de SQL-naam bijvoorbeeld dbo.Product is, dan is de Access-naam dbo_Product. Als deze naam al in gebruik is, wordt er '1' aan de nieuwe tabelnaam toegevoegd, in dit voorbeeld dus dbo_Product1. Als dbo_Product1 ook al in gebruik is, wordt dbo_Product2 gemaakt, enzovoort. U kunt de tabellen echter ook zelf een meer zinvolle naam geven.

Tijdens een importeerbewerking wordt een tabel in de database nooit overschreven. Hoewel u gegevens in SQL Server niet rechtstreeks aan een bestaande tabel kunt toevoegen, kunt u een toevoegquery maken om gegevens toe te voegen nadat u gegevens uit soortgelijke tabellen hebt geïmporteerd.

Voor een koppelingsbewerking geldt: als kolommen alleen-lezen zijn in een SQL Server-tabel, dan zijn ze ook alleen-lezen in Access.

Tip    Als u de verbindingsreeks wilt zien, beweegt u de muisaanwijzer boven de tabel in het Access-navigatievenster.

Het gekoppelde tabelontwerp bijwerken

In een gekoppelde tabel kunt u geen kolommen toevoegen, verwijderen of wijzigen. Ook kunt u er geen gegevenstypen wijzigen. Als u wijzigingen aan het ontwerp wilt aanbrengen, kunt u dat in de SQL Server-database doen. Als u de wijzigingen in Access wilt bekijken, werkt u de gekoppelde tabellen bij:

  1. Selecteer Externe gegevens > Koppelingsbeheer.

  2. Selecteer een gekoppelde tabel die u wilt bijwerken, selecteer OK en vervolgens Sluiten.

Gegevenstypen vergelijken

Gegevenstypen in Access hebben andere namen dan die in SQL Server. Bijvoorbeeld: een SQL Server-kolom van het gegevenstype bit wordt in Access geïmporteerd of aan Access gekoppeld met het gegevenstype Ja/nee. In de volgende tabel ziet u een vergelijking tussen gegevenstypen in SQL Server en in Access.

Gegevenstype in SQL Server

Gegevenstype in Access

Veldlengte in Access

bigint

Groot getal

Zie Het gegevenstype Groot getal gebruiken.

binair (veldlengte)

Binaire waarde

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

bit

Ja/nee

char (veldlengte), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk is aan 255

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

char (veldlengte), waarin veldlengte groter is dan 255

Memo

datetime

Datum/tijd

decimaal (precisie, schaal)

Getal

Decimaal (de eigenschappen Precisie en Schaal in Access komen overeen met die in SQL Server)

float

Getal

Dubbele precisie

afbeelding

OLE-object

int

Getal

Lang geheel getal

money

Valuta

nchar (veldlengte), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk is aan 255

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

nchar (veldlengte), waarin veldlengte groter is dan 255

Memo

ntext

Memo

numeriek (precisie, schaal)

Getal

Decimaal (de eigenschappen Precisie en Schaal in Access komen overeen met die in SQL Server)

nvarchar (veldlengte), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk is aan 255

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

nvarchar (veldlengte), waarin veldlengte groter is dan 255

Memo

nvarchar(MAX)

Memo

real

Getal

Enkele precisie

smalldatetime

Datum/tijd

smallint

Getal

Geheel getal

smallmoney

Valuta

sql_variant

Tekst

255

text

Memo

timestamp

Binaire waarde

8

tinyint

Getal

Byte

uniqueidentifier

Getal

Replicatie-id

varbinary

Binaire waarde

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

varbinary(MAX)

OLE-object

varchar (veldlengte), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk is aan 255

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

varchar (veldlengte), waarin veldlengte groter is dan 255

Memo

varchar(MAX)

Memo

xml

Memo

U kunt op twee manieren werken met gegevens die in SQL Server zijn opgeslagen, namelijk door een koppeling met deze database te maken of door de gegevens in een Access-database te importeren. Als u de gegevens met anderen wilt delen, verdient koppelen de voorkeur omdat de gegevens op een centrale locatie worden opgeslagen en het mogelijk is om de meest recente gegevens te bekijken, gegevens toe te voegen of te bewerken en query's of rapporten in Access uit te voeren.

Opmerking :  Dit artikel heeft geen betrekking op Access-apps, het nieuwe type database dat u met Access ontwerpt en online publiceert. Zie Een Access-app maken voor meer informatie.

Stap 1: de koppeling voorbereiden

  1. Zoek de SQL Server-database waarmee u een koppeling wilt maken. Neem zo nodig contact op met de beheerder van de database voor informatie over de verbinding.

  2. Bepaal met welke tabellen en weergaven in de SQL-database een koppeling moet worden gemaakt. Het is mogelijk om een koppeling met verschillende objecten tegelijk te maken.

Controleer de brongegevens en houd daarbij rekening met de volgende aandachtspunten:

  • Access ondersteunt maar liefst 255 velden (kolommen) in een tabel. Dit wil zeggen dat de gekoppelde tabel alleen de eerste 255 velden bevat van het object waarmee u een koppeling maakt.

  • Kolommen die alleen-lezen zijn in een SQL Server-object, blijven ook in Access alleen-lezen.

  1. Als u de gekoppelde tabel in een nieuwe database wilt maken, klikt u op Bestand > Nieuw > Lege bureaubladdatabase. Als u de gekoppelde tabellen in een bestaande Access-database wilt maken, controleert u of u de benodigde machtigingen hebt voor het toevoegen van gegevens aan de Access-database.

    Opmerking :  Een gekoppelde tabel in een bestaande Access-database krijgt dezelfde naam als in het bronobject. Als deze naam al voor een tabel in gebruik is, wordt aan de naam van de nieuw gekoppelde tabel een “1” toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.)

Stap 2: koppeling maken met gegevens

Bij het maken van een koppeling met een tabel of weergave in een SQL Server-database wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt (ook wel een gekoppelde tabel genoemd) die de structuur en de inhoud van de brontabel weerspiegelt. U kunt de gegevens wijzigen in SQL Server of in de gegevensblad- of formulierweergave van Access. Wijzigingen worden zowel in SQL Server als in Access doorgevoerd. Structurele wijzigingen, zoals het verwijderen of wijzigen van kolommen, moet u echter aanbrengen in SQL Server en niet in Access.

  1. Open de doeldatabase in Access.

  2. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik op ODBC-database.

  3. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken > OK en voer de stappen in de wizard uit. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het gewenste DSN-bestand in de lijst als dit bestand al bestaat.

    Een nieuw DSN-bestand maken:

    Klik in het venster Gegevensbron selecteren op Nieuw > SQL Server > Volgende.

    1. Typ een naam voor het DSN-bestand of klik op Bladeren.

      Opmerking : U hebt schrijfmachtigingen voor de map nodig om het DSN-bestand op te slaan.

    2. Klik op Volgende om de samenvattingsgegevens te bekijken en klik op Voltooien.

      Voer de stappen uit in de wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server.

  4. Klik op OK en klik onder Tabellen op elke tabel of weergave die wilt koppelen en klik vervolgens op OK.

Als het dialoogvenster Unieke record-id selecteren wordt weergegeven, betekent dit dat door Access niet kan worden bepaald welk veld of welke velden uniek de rijen van de brongegevens aanduiden. In dat geval selecteert u per rij het unieke veld of de unieke combinatie van velden. Als u het niet zeker weet, kunt u dit navragen bij de beheerder van de SQL Server-database.

Zodra de koppelbewerking is voltooid, ziet u de nieuwe gekoppelde tabel of tabellen in het navigatiedeelvenster van Access.

De meest recente SQL Server-objectstructuur toepassen

Telkens wanneer u een gekoppelde tabel of het bronobject opent, ziet u de meest recente gegevens. Structurele wijzigingen in een SQL Server-object zijn echter alleen zichtbaar als u de gekoppelde tabel(len) bijwerkt.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Koppelingsbeheer in het snelmenu.

  2. Schakel het selectievakje naast elke gekoppelde tabel in die u wilt bijwerken of klik op Alles selecteren om alle gekoppelde tabellen te selecteren.

  3. Klik op OK > Sluiten.

Opmerking : Omdat gegevenstypen in Access verschillen van gegevenstypen in SQL Server, wordt in Access het meest geschikte gegevenstype voor elke kolom gekoppeld. U kunt de toegewezen gegevenstypen in Access alleen bekijken, maar niet wijzigen.

Zie Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen voor meer informatie.

Naar boven

Als uw afdeling of werkgroep Microsoft SQL Server gebruikt om gegevens op te slaan, kunnen er situaties zijn waarin u sommige SQL Server-gegevens in Access moet gebruiken.

U kunt gegevens uit SQL Server-objecten (tabellen of weergaven) op twee manieren in Access gebruiken: door deze te importeren of te koppelen. Het verschil tussen de twee processen is als volgt:

  • Wanneer u de gegevens importeert, maakt Access een kopie van de SQL Server-gegevens en worden latere wijzigingen aan de gegevens in uw Access-database niet weerspiegeld in de SQL Server-database. Vice versa worden latere wijzigingen aan de SQL Server-tabel of -weergave ook niet weerspiegeld in Access.

  • Wanneer u een koppeling maakt met de SQL Server-gegevens, is dit een rechtstreekse koppeling naar de brongegevens. Latere wijzigingen aan de gegevens in Access worden dus niet weerspiegeld in de SQL Server, en vice versa.

In dit artikel wordt beschreven hoe u SQL Server-gegevens kunt importeren of er een koppeling naar kunt maken.

Beslis of u wilt importeren of koppelen

Situaties waarin importeren geschikt is

Gewoonlijk zult u SQL Server-gegevens om de volgende redenen in een Access-database importeren:

  • Om SQL Server-gegevens permanent naar een Access-database te verplaatsen omdat u de gegevens niet meer nodig hebt in de SQL Server-database. Nadat u de gegevens in Access hebt geïmporteerd, kunt u de gegevens uit de SQL Server-database verwijderen.

  • Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar u wordt af en toe doorverwezen naar een SQL Server-database voor aanvullende gegevens die in een van uw Access-databases moeten worden opgenomen.

Aangezien er bij het importeren van SQL Server-gegevens een kopie van de gegevens in uw Access-database wordt gemaakt, geeft u tijdens het importproces op welke tabellen of weergaven moeten worden gekopieerd.

Situaties waarin koppelen geschikt is

Gewoonlijk zult u om de volgende redenen een koppeling naar SQL Server-gegevens maken:

  • Om een rechtstreekse koppeling naar de brongegevens te hebben, zodat u zowel in de SQL Server-database als in uw Access-database de recentste informatie kunt bekijken en bewerken.

  • De SQL Server-database bevat veel grote tabellen, en u kunt ze niet allemaal in één ACCDB-bestand importeren. De maximumgrootte van een Access-database is 2 gigabyte, minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten.

  • Als u query’s wilt uitvoeren en rapporten wilt genereren op basis van gegevens uit de SQL Server zonder een kopie van de gegevens te maken, overweeg dan een koppeling met de SQL Server te maken.

  • Uw afdeling of werkgroep gebruikt Access voor rapporten en query's, en gebruikt SQL Server voor gegevensopslag. Afzonderlijke teams kunnen SQL Server-tabellen en -weergaven maken voor centrale opslag, maar vaak moeten deze gegevens in bureaubladprogramma’s worden gebruikt voor verzameling en rapportage. Koppelen is de beste keuze, omdat gebruikers van zowel de SQL Server-database als de Access-database op deze manier gegevens kunnen toevoegen en bijwerken, en altijd de meest recente gegevens kunnen bekijken en gebruiken.

  • U bent een Access-gebruiker die onlangs is gaan werken met SQL Server. U hebt verschillende van uw databases gemigreerd naar SQL Server en de meeste tabellen in deze databases zijn gekoppelde tabellen. Vanaf nu maakt u tabellen en weergaven in SQL Server in plaats van Access-tabellen en maakt u in uw Access-databases koppelingen daarnaar.

  • U wilt uw gegevens in SQL Server blijven opslaan, maar u wilt ook met de meest recente gegevens in Access werken om query's uit te voeren en rapporten af te drukken die u in Access hebt ontworpen.

Naar boven

Gegevens importeren uit SQL Server

Import voorbereiden

Tijdens de importbewerking wordt er in Access een tabel gemaakt en worden de gegevens uit de SQL Server-database vervolgens naar die tabel gekopieerd. Aan het eind van de importbewerking kunt u ervoor kiezen de details van de importbewerking als een specificatie op te slaan.

Opmerking : Een importspecificatie is handig als u dezelfde importbewerking op een later tijdstip wilt herhalen zonder alle stappen van de importwizard opnieuw uit te voeren.

  1. Zoek de SQL Server-database die de gegevens bevat die u wilt importeren. Neem contact op met de beheerder van de database voor verbindingsinformatie.

  2. Geef aan welke tabellen of weergaven u wilt importeren. U kunt in één importbewerking meerdere objecten importeren.

  3. Controleer de brongegevens en houd daarbij het volgende in gedachten:

    • In Access worden tabellen met meer dan 255 velden niet ondersteund, dus alleen de eerste 255 kolommen worden geïmporteerd.

    • De maximumgrootte van een Access-database is 2 gigabyte, minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten. Indien de SQL Server-database veel grote tabellen bevat, kunt u ze mogelijk niet allemaal in één ACCDB-bestand importeren. U zou in dat geval kunnen overwegen de gegevens aan uw Access-database te koppelen.

    • Access maakt aan het einde van een importbewerking niet automatisch relaties tussen gerelateerde tabellen. U moet de relaties tussen de diverse nieuwe en bestaande tabellen maken met de opties in het venster Relaties. Ga als volgt te werk om het venster Relaties weer te geven:

      • Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op het tabblad Gegevens op Relaties.

  4. Geef de Access-database op waarin u de SQL Server-gegevens wilt importeren.

    Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de Access-database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een van uw bestaande databases wilt opslaan, maakt u een lege database door op het tabblad Bestand te klikken en vervolgens op het tabblad Nieuw op Lege database te klikken.

  5. Controleer de tabellen, als die bestaan, in de Access-database.

    Bij het importeren wordt een tabel gemaakt die dezelfde naam heeft als het SQL Server-object. Als die naam al in gebruik is, wordt in Access '1' aan de naam van de nieuwe tabel toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt in Access Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.)

    Opmerking : Bij het importeren in Access wordt er nooit een tabel in de database overschreven en kunt u SQL Server-gegevens niet aan een bestaande tabel toevoegen.

De gegevens importeren

  1. Open de doeldatabase.

    Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op ODBC-database.

  2. Klik op De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database en klik vervolgens op OK.

  3. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het gewenste DSN-bestand in de lijst als dit bestand al bestaat.

    Ik moet een nieuw DSN-bestand maken

    Opmerking : De stappen in deze procedure kunnen wat afwijken, afhankelijk van de software die op uw computer is geïnstalleerd.

    1. Klik op Nieuw om een nieuwe DSN (Data Source Name, oftewel gegevensbronnaam) te maken.

      De wizard Nieuwe gegevensbron maken wordt gestart.

    2. Selecteer SQL Server in de lijst met stuurprogramma’s en klik vervolgens op Volgende.

    3. Typ een naam voor het DSN-bestand of klik op Bladeren om het bestand op een andere locatie op te slaan.

      Opmerking : U hebt schrijfmachtigingen voor de map nodig om het DSN-bestand op te slaan.

    4. Klik op Volgende om de overzichtsgegevens te bekijken en klik vervolgens op Voltooien om de wizard te voltooien.

      Het dialoogvenster Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server verschijnt.

    5. Typ een beschrijving van de gegevensbron in het vak Beschrijving. Deze stap is niet verplicht.

    6. Typ of selecteer onder Met welke SQL-server wilt u verbinding maken? in het vak Server de naam van de SQL-server waarmee u verbinding wilt maken, en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.

    7. U moet de beheerder van de SQL Server-database misschien om informatie vragen, bijvoorbeeld of u Microsoft Windows NT-verificatie of SQL Server-verificatie moet gebruiken. Klik op Volgende om door te gaan.

    8. Als u verbinding wilt maken met een bepaalde database, zorgt u ervoor dat het selectievakje Andere standaarddatabase is ingeschakeld. Vervolgens selecteert u de database waarmee u wilt werken en klikt u op Volgende.

    9. Klik op Voltooien.

    10. Bekijk de samenvattingsgegevens en klik op Gegevensbron testen.

    11. Bekijk de testresultaten en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster te sluiten.

      Als de test succesvol was, klikt u nogmaals op OK. Klik anders op Annuleren om uw instellingen te wijzigen.

  4. Klik op OK om het dialoogvenster Gegevensbron selecteren te sluiten.

    Access toont het dialoogvenster Objecten importeren.

  5. Klik onder Tabellen op elke tabel of weergave die u wilt importeren en klik vervolgens op OK.

  6. Als het dialoogvenster Unieke record-id selecteren verschijnt, betekent dit dat Access niet kan bepalen welk veld of welke velden uniek de rijen van een bepaald object aanduiden. In dat geval selecteert u per rij het unieke veld of de unieke combinatie van velden en klikt u vervolgens op OK. Als u het niet zeker weet, kunt u dit navragen bij de beheerder van de SQL Server-database.

    Access importeert de gegevens. Als u van plan bent de importbewerking op een later tijdstip te herhalen, kunt u de importstappen als een importspecificatie opslaan en dezelfde importstappen later gemakkelijk opnieuw uitvoeren. Microsoft Office Outlook moet op uw computer zijn geïnstalleerd om een taak te kunnen maken.

  7. Klik op Sluiten onder Importstappen opslaan in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - ODBC-database. Access voltooit de importbewerking en toont de nieuwe tabel of tabellen in het navigatiedeelvenster.

Als u de import als een taak wilt opslaan zodat u deze opnieuw kunt gebruiken, gaat u door naar de volgende sectie.

Naar boven

De importinstellingen opslaan en gebruiken

Opmerking : Microsoft Office Outlook moet zijn geïnstalleerd om een taak te kunnen maken.

  1. Schakel onder Importstappen opslaan in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - ODBC-database het selectievakje Importstappen opslaan in. Er wordt een aantal extra besturingselementen weergegeven.

  2. Typ in het vak Opslaan als een naam voor de importspecificatie.

  3. Typ een beschrijving in het vak Beschrijving. Deze stap is niet verplicht.

  4. Als u de bewerking op gezette tijden wilt uitvoeren (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks), schakelt u het selectievakje Outlook-taak maken in. Hiermee maakt u een taak in Microsoft Outlook 2010 waarmee u de specificatie later opnieuw kunt uitvoeren.

  5. Klik op Import opslaan.

Als Outlook niet is geïnstalleerd, toont Access een foutbericht wanneer u op Import opslaan klikt.

Opmerking : Als Outlook 2010 niet goed is geconfigureerd, wordt de wizard Startinstellingen van Microsoft Outlook 2010 gestart. Volg de aanwijzingen in de wizard om Outlook te configureren.

U kunt desgewenst een Outlook-taak maken. Het kan handig zijn een taak in Outlook te maken als u de importbewerking met regelmatige intervallen wilt uitvoeren. Als u echter geen taak maakt, wordt de specificatie toch in Access opgeslagen.

Een Outlook-taak maken

Als u het selectievakje Outlook-taak maken hebt ingeschakeld, wordt Office Outlook 2010 door Access gestart en wordt er een nieuwe taak weergegeven. Volg deze stappen om de taak te configureren:

Opmerking : Als Outlook niet is geïnstalleerd, wordt in Access een foutbericht weergegeven. Als Outlook niet goed is geconfigureerd, wordt de wizard Outlook-configuratie gestart. Volg de aanwijzingen in de wizard om Outlook te configureren.

  1. Controleer de taakinstellingen, zoals Begindatum, Einddatum en Herinnering, en pas deze aan.

    Als u van de importtaak een terugkerende gebeurtenis wilt maken, klikt u op Terugkeerpatroon en vult u de toepasselijke gegevens in.

  2. Klik op Opslaan en sluiten.

Een opgeslagen taak uitvoeren

  1. Klik in het navigatiedeelvenster van Outlook op Taken en dubbelklik op de taak die u wilt uitvoeren.

  2. Klik op het tabblad Taak in de groep Microsoft Access op Importbewerking uitvoeren.

  3. Ga terug naar het Access-venster en druk vervolgens op F5 om het navigatiedeelvenster te vernieuwen.

  4. Dubbelklik op de geïmporteerde tabel om deze in gegevensbladweergave te openen.

  5. Controleer of alle velden en records zijn geïmporteerd en of er geen fouten zijn.

  6. Klik met de rechtermuisknop op de geïmporteerde tabel in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu. Bekijk de veldgegevenstypen en andere veldeigenschappen.

Naar boven

Koppelingen maken naar SQL Server-gegevens

Gegevens worden in tabellen opgeslagen, dus wanneer u een koppeling maakt naar een tabel of weergave in een SQL Server-database, wordt er in Access een nieuwe tabel gemaakt (vaak een gekoppelde tabel genoemd) die de structuur en inhoud van het bronobject weerspiegelt. U kunt gegevens in SQL Server wijzigen, of in gegevensblad- of formulierweergave in Access. De wijzigingen aan gegevens op de ene locatie worden weerspiegeld op de andere locatie. Als u echter structurele wijzigingen wilt aanbrengen, zoals een kolom verwijderen of wijzigen, moet u dat doen in de SQL Server-database of in een Access-project dat aan die database is gekoppeld. Het is niet mogelijk velden toe te voegen aan een gekoppelde tabel of de velden in een gekoppelde tabel te wijzigen of te verwijderen terwijl u in Access werkt.

Koppeling voorbereiden

  1. Zoek de SQL Server-database die de gegevens bevat waarmee u een koppeling wilt maken. Neem contact op met de beheerder van de database voor verbindingsinformatie.

  2. Geef op met welke tabellen en weergaven u een koppeling wilt maken. U kunt in één koppelbewerking naar meerdere objecten koppelen.

  3. Controleer de brongegevens en houd daarbij het volgende in gedachten:

    • Access ondersteunt niet meer dan 255 velden in een tabel. Dit wil zeggen dat de gekoppelde tabel alleen de eerste 255 velden bevat van het object waarmee u een koppeling maakt.

    • Kolommen die alleen-lezen zijn in een SQL Server-object, blijven ook in Access alleen-lezen.

    • Het is niet mogelijk kolommen in de gekoppelde tabel in Access toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen.

  4. Bepaal in welke Access-database u de gekoppelde tabellen wilt maken. Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een bestaande database wilt opslaan, maakt u een nieuwe, lege database door op het tabblad Bestand te klikken en vervolgens op het tabblad Nieuw op Lege database te klikken.

  5. Bekijk de tabellen in de Access-database. Wanneer u een SQL Server-tabel of -weergave koppelt, maakt Access een gekoppelde tabel met dezelfde naam als het bronobject. Als die naam al in gebruik is, wordt in Access '1' aan de naam van de nieuwe gekoppelde tabel toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt in Access Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.)

  6. Open de doeldatabase om een koppeling met de gegevens te maken.

  7. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op ODBC-database.

  8. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik op OK.

  9. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het DSN-bestand dat u wilt gebruiken, of klik op Nieuw om een nieuwe DSN (Data Source Name, oftewel gegevensbronnaam) te maken.

  10. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het gewenste DSN-bestand in de lijst als dit bestand al bestaat.

    Ik moet een nieuw DSN-bestand maken

    Opmerking : De stappen in deze procedure kunnen wat afwijken, afhankelijk van de software die op uw computer is geïnstalleerd.

    1. Klik op Nieuw om een nieuwe DSN (Data Source Name, oftewel gegevensbronnaam) te maken.

      De wizard Nieuwe gegevensbron maken wordt gestart.

    2. Selecteer SQL Server in de lijst met stuurprogramma’s en klik vervolgens op Volgende.

    3. Typ een naam voor het DSN-bestand of klik op Bladeren om het bestand op een andere locatie op te slaan.

      Opmerking : U hebt schrijfmachtigingen voor de map nodig om het DSN-bestand op te slaan.

    4. Klik op Volgende om de overzichtsgegevens te bekijken en klik vervolgens op Voltooien om de wizard Nieuwe gegevensbron maken te voltooien.

      De wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server wordt gestart.

    5. Typ in de wizard een beschrijving van de gegevensbron in het vak Beschrijving. Deze stap is niet verplicht.

    6. Typ of selecteer onder Met welke SQL-server wilt u verbinding maken? in het vak Server de naam van de SQL Server-computer waarmee u verbinding wilt maken, en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.

    7. Op deze pagina van de wizard moet u de beheerder van de SQL Server-database misschien om informatie vragen, bijvoorbeeld of u Windows NT-verificatie of SQL Server-verificatie moet gebruiken. Klik op Volgende om door te gaan.

    8. Op de volgende pagina van de wizard moet u de beheerder van de SQL Server-database misschien om nog meer informatie vragen. Als u verbinding wilt maken met een bepaalde database, zorgt u ervoor dat het selectievakje Andere standaarddatabase is ingeschakeld, selecteert u de SQL Server-database waarmee u wilt werken en klikt u vervolgens op Volgende.

    9. Klik op Voltooien. Bekijk de samenvattingsgegevens en klik vervolgens op Gegevensbron testen.

    10. Bekijk de testresultaten en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster SQL Server ODBC: test van gegevensbron te sluiten.

      Als de test succesvol was, klikt u nogmaals op OK om de wizard te voltooien. Klik anders op Annuleren om terug te keren naar de wizard en uw instellingen te wijzigen.

  11. Klik op OK.

    Het dialoogvenster Tabellen koppelen wordt weergegeven in Access.

  12. Klik onder Tabellen op elke tabel of weergave die u wilt koppelen en klik vervolgens op OK.

    1. Als het dialoogvenster Unieke record-id selecteren verschijnt, betekent dit dat Access niet kan bepalen welk veld of welke velden uniek de rijen van de brongegevens aanduiden. In dat geval selecteert u per rij het unieke veld of de unieke combinatie van velden en klikt u vervolgens op OK. Als u het niet zeker weet, kunt u dit navragen bij de beheerder van de SQL Server-database.

Access voltooit de koppelbewerking en toont de nieuwe gekoppelde tabel of tabellen in het navigatiedeelvenster.

Belangrijk : Telkens wanneer u een gekoppelde tabel of het bronobject opent, worden de recentste gegevens daarin weergegeven. Structurele wijzigingen aan een SQL Server-object worden echter niet automatisch weerspiegeld in een gekoppelde tabel.

Een gekoppelde tabel bijwerken door de recentste SQL Server-objectstructuur toe te passen

  1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Koppelingsbeheer in het snelmenu.

  2. Schakel het selectievakje naast elke gekoppelde tabel in die u wilt bijwerken of klik op Alles selecteren om alle gekoppelde tabellen te selecteren.

  3. Klik op OK.

    Als de update succesvol is, toont Access een bericht om dat te laten weten. Anders toont Access een foutbericht.

  4. Klik op Sluiten om Koppelingsbeheer te sluiten.

Naar boven

Hoe SQL Server-gegevenstypen door Access worden gezien

Omdat Access-gegevenstypen verschillen van SQL Server-gegevenstypen, moet Access bepalen welk Access-gegevenstype het best kan worden gebruikt voor elke kolom van elke SQL Server-tabel of -weergave die u importeert of waarnaar u een koppeling maakt. Bijvoorbeeld: een SQL Server-kolom van het gegevenstype bit wordt in Access geïmporteerd of aan Access gekoppeld met het gegevenstype Ja/nee. Nog een voorbeeld: een SQL Server-kolom van het gegevenstype nvarchar(255) (of kleiner) wordt geïmporteerd of gekoppeld met het gegevenstype Tekst, maar een kolom van het gegevenstype nvarchar(256) (of groter) wordt geïmporteerd als een Access-memoveld. Nadat u een import- of koppelbewerking hebt voltooid, kunt u de tabel in ontwerpweergave openen en bevestigen welke gegevenstypen Access aan zijn velden heeft toegewezen. In geïmporteerde tabellen kunt u de gegevenstypen van velden wijzigen. In gekoppelde tabellen kunt u ze echter niet wijzigen, behalve in de SQL Server-database zelf of in een Access-project dat aan die database is gekoppeld.

In de volgende tabel worden de voornaamste SQL Server-gegevenstypen weergegeven. De tweede en derde kolom tonen hoe Access elk type interpreteert.

Gegevenstype in SQL Server

Gegevenstype in Access

Veldlengte in Access

bigint

Tekst

255

binair( veldlengte )

Binair

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

bit

Ja/nee

char( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

char( veldlengte ), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

datetime

Datum/tijd

decimaal( precisie , schaal )

Getal

Decimaal (de eigenschappen Precisie en Schaal in Access komen overeen met die in SQL Server.)

float

Getal

Dubbele precisie

image

OLE-object

int

Getal

Lang geheel getal

money

Valuta

nchar( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

nchar( veldlengte ), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

ntext

Memo

numeriek( precisie , schaal )

Getal

Decimaal (de eigenschappen Precisie en Schaal in Access komen overeen met die in SQL Server.)

nvarchar( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

nvarchar( veldlengte ), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

nvarchar(MAX)

Memo

real

Getal

Enkele precisie

smalldatetime

Datum/tijd

smallint

Getal

Geheel getal

smallmoney

Valuta

sql_variant

Tekst

255

text

Memo

timestamp

Binair

8

tinyint

Getal

Byte

uniqueidentifier

Getal

Replicatie-id

varbinary

Binair

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

varbinary(MAX)

OLE-object

varchar( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

varchar( veldlengte), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

varchar(MAX)

Memo

xml

Memo

Naar boven

Als uw afdeling of werkgroep Microsoft SQL Server gebruikt om gegevens op te slaan, kunnen er situaties zijn waarin u sommige SQL Server-gegevens in Microsoft Office Access 2007 moet gebruiken.

Als u niet bekend bent met SQL Server en meer informatie wilt, gaat u naar de startpagina van Microsoft SQL Server. Volg de koppeling in de sectie Zie ook van dit artikel.

U kunt gegevens uit SQL Server-objecten (tabellen of weergaven) op twee manieren in Office Access 2007 gebruiken: door deze te importeren of te koppelen. Als u de gegevens importeert, kopieert u ze naar uw Access-database. Latere wijzigingen aan de gegevens in Access worden niet weerspiegeld in de SQL Server-database. Vice versa worden latere wijzigingen aan de SQL Server-tabel of -weergave ook niet weerspiegeld in de Access-tabel. Als u echter een koppeling naar SQL Server-gegevens maakt, blijven de gegevens op de SQL Server-computer staan en onderhoudt Access een verbinding met die gegevens. Latere wijzigingen aan de gegevens in Access worden weerspiegeld in de SQL Server-gegevens, en wijzigingen in de SQL Server-database worden weerspiegeld in de gekoppelde tabel in Access.

In dit artikel wordt beschreven hoe u SQL Server-gegevens importeert en een koppeling naar SQL Server-gegevens maakt in Access 2007.

SQL Server-gegevens importeren

Wanneer u SQL Server-gegevens importeert, wordt er een kopie van de gegevens gemaakt in een Access-database. Tijdens de importbewerking geeft u op welke tabellen of weergaven u wilt kopiëren.

De importbewerking maakt een tabel in Access en kopieert de gegevens uit de SQL Server-database vervolgens naar de Access-tabel. Koppelingen naar meer informatie over tabellen en hoe een database is gestructureerd vindt u in de sectie Zie ook.

Aan het eind van de importbewerking kunt u ervoor kiezen de details van de importbewerking als een specificatie op te slaan. Een importspecificatie is handig als u dezelfde importbewerking op een later tijdstip wilt herhalen zonder alle stappen van de importwizard opnieuw uit te voeren.

Gebruikelijke scenario's voor het importeren van een SQL Server-tabel in Access

Gewoonlijk zult u SQL Server-gegevens om de volgende redenen in een Access-database importeren:

  • U wilt SQL Server-gegevens permanent naar een Access-database verplaatsen omdat u de gegevens niet meer nodig hebt in uw SQL Server-database. U kunt de gegevens in Access importeren en vervolgens uit de SQL Server-database verwijderen.

  • Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar u wordt af en toe doorverwezen naar een SQL Server-database voor aanvullende gegevens die in een van uw Access-databases moeten worden opgenomen.

In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u SQL Server-gegevens in een Access-database importeert.

Voorbereiden op de importbewerking

  1. Zoek de SQL Server-database die de gegevens bevat die u wilt kopiëren. Neem contact op met de beheerder van de database voor verbindingsinformatie.

  2. Geef aan welke tabellen of weergaven u naar de Access-database wilt kopiëren. U kunt in één importbewerking meerdere objecten importeren.

  3. Controleer de brongegevens en houd daarbij het volgende in gedachten:

    • In Access worden tabellen met meer dan 255 velden niet ondersteund, dus alleen de eerste 255 kolommen worden geïmporteerd.

    • De maximumgrootte van een Access-database is 2 gigabyte, minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten. Indien de SQL Server-database veel grote tabellen bevat, kunt u ze mogelijk niet allemaal in één ACCDB-bestand importeren. U zou in dat geval kunnen overwegen de gegevens aan uw Access-database te koppelen.

    • Access maakt aan het einde van de importbewerking niet automatisch relaties tussen gerelateerde tabellen. U moet de relaties tussen de diverse nieuwe en bestaande tabellen maken met de opties op het tabblad Relaties. Ga als volgt te werk om het tabblad Relaties weer te geven:
      Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Weergeven/verbergen op Relaties. Bijschrift 4

  4. Geef de Access-database op waarin u de SQL Server-gegevens wilt importeren.

    Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de Access-database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een van uw bestaande databases wilt opslaan, maakt u een lege database door op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop te klikken en vervolgens op Nieuw te klikken.

  5. Controleer de tabellen, als die bestaan, in de Access-database.

    Bij het importeren wordt een tabel gemaakt die dezelfde naam heeft als het SQL Server-object. Als die naam al in gebruik is, wordt in Access '1' aan de naam van de nieuwe tabel toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt in Access Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.)

    Opmerking : Bij het importeren in Access wordt er nooit een tabel in de database overschreven en kunt u SQL Server-gegevens niet aan een bestaande tabel toevoegen.

De gegevens importeren

  1. Open de doeldatabase.

    Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Meer.

  2. Klik op ODBC-database Bijschrift 4 .

  3. Klik op De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database en klik vervolgens op OK.

  4. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het gewenste DSN-bestand in de lijst als dit bestand al bestaat.

    Ik moet een nieuw DSN-bestand maken

    Opmerking : De stappen in deze procedure kunnen wat afwijken, afhankelijk van de software die op uw computer is geïnstalleerd.

    1. Klik op Nieuw om een nieuwe DSN (Data Source Name, oftewel gegevensbronnaam) te maken.
      De wizard Nieuwe gegevensbron maken wordt gestart.

    2. Selecteer SQL Server in de lijst met stuurprogramma’s en klik vervolgens op Volgende.

    3. Typ een naam voor het DSN-bestand of klik op Bladeren om het bestand op een andere locatie op te slaan.

      Opmerking : U hebt schrijfmachtigingen voor de map nodig om het DSN-bestand op te slaan.

    4. Klik op Volgende om de overzichtsgegevens te bekijken en klik vervolgens op Voltooien om de wizard te voltooien.
      De wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server wordt gestart.

    5. Typ in de wizard een beschrijving van de gegevensbron in het vak Beschrijving. Deze stap is niet verplicht.

    6. Typ of selecteer onder Met welke SQL-server wilt u verbinding maken? in het vak Server de naam van de SQL-server waarmee u verbinding wilt maken, en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.

    7. Op deze pagina van de wizard moet u de beheerder van de SQL Server-database misschien om informatie vragen, bijvoorbeeld of u Microsoft Windows NT-verificatie of SQL Server-verificatie moet gebruiken. Klik op Volgende om door te gaan.

    8. Op de volgende pagina van de wizard moet u de beheerder van de SQL Server-database misschien om nog meer informatie vragen voordat u doorgaat. Als u verbinding wilt maken met een bepaalde database, zorgt u ervoor dat het selectievakje Andere standaarddatabase is ingeschakeld. Vervolgens selecteert u de database waarmee u wilt werken en klikt u op Volgende.

    9. Klik op Voltooien. Bekijk de samenvattingsgegevens en klik vervolgens op Gegevensbron testen.

    10. Bekijk de testresultaten en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster SQL Server ODBC: test van gegevensbron te sluiten.

      Als de test succesvol was, klikt u nogmaals op OK om de wizard te voltooien. Klik anders op Annuleren om terug te keren naar de wizard en uw instellingen te wijzigen.

  5. Klik op OK om het dialoogvenster Gegevensbron selecteren te sluiten.

    Access toont het dialoogvenster Objecten importeren.

  6. Klik onder Tabellen op elke tabel of weergave die u wilt importeren en klik vervolgens op OK.

  7. Als het dialoogvenster Unieke record-id selecteren verschijnt, betekent dit dat Access niet kan bepalen welk veld of welke velden uniek de rijen van een bepaald object aanduiden. In dat geval selecteert u per rij het unieke veld of de unieke combinatie van velden en klikt u vervolgens op OK. Als u het niet zeker weet, kunt u dit navragen bij de beheerder van de SQL Server-database.

Access importeert de gegevens. Als u van plan bent de importbewerking op een later tijdstip te herhalen, kunt u de importstappen als een importspecificatie opslaan en dezelfde importstappen later gemakkelijk opnieuw uitvoeren. Ga naar de volgende sectie van dit artikel om die taak te voltooien. Als u de details van de importspecificatie niet wilt opslaan, klikt u op Sluiten onder Importstappen opslaan in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - ODBC-database. Access voltooit de importbewerking en toont de nieuwe tabel of tabellen in het navigatiedeelvenster.

De importstappen opslaan als een specificatie

  1. Schakel onder Importstappen opslaan in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - ODBC-database het selectievakje Importstappen opslaan in.

    Er wordt een aantal extra besturingselementen weergegeven.

  2. Typ in het vak Opslaan als een naam voor de importspecificatie.

  3. Typ een beschrijving in het vak Beschrijving. Deze stap is niet verplicht.

  4. Als u de bewerking op gezette tijden wilt uitvoeren (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks), schakelt u het selectievakje Outlook-taak maken in. Hiermee maakt u een taak in Microsoft Office Outlook 2007 waarmee u de specificatie later opnieuw kunt uitvoeren.

  5. Klik op Import opslaan.

De Outlook-taak configureren

Als u het selectievakje Outlook-taak maken in de vorige procedure hebt ingeschakeld, wordt Office Outlook 2007 gestart en wordt er een nieuwe taak weergegeven in Access. Volg deze stappen om de taak te configureren.

Opmerking : Als Outlook niet is geïnstalleerd, wordt in Access een foutbericht weergegeven. Als Outlook niet goed is geconfigureerd, wordt de wizard Outlook-configuratie gestart. Volg de aanwijzingen in de wizard om Outlook te configureren.

  1. In het Outlook-taakvenster bekijkt en wijzigt u de taakinstellingen, zoals Einddatum en Herinnering.

    Als u een terugkerende taak wilt maken, klikt u op Terugkeerpatroon en vult u de toepasselijke gegevens in.

    Hier ziet u een afbeelding van een geplande taak met enkele standaardinstellingen.

    Outlook Taakplanner

    Zie het artikel Een import- of exportbewerking plannen voor informatie over het plannen van taken in Outlook.

  2. Wanneer u klaar bent met de taakinstellingen in Outlook, klikt u op het tabblad Taak in de groep Acties op Opslaan en sluiten.

Een opgeslagen taak uitvoeren

  1. Klik in het navigatiedeelvenster van Outlook op Taken en dubbelklik op de taak die u wilt uitvoeren.

  2. Klik op het tabblad Taak in de groep Microsoft Office Access op Importbewerking uitvoeren Bijschrift 4 .

  3. Ga terug naar het Access-venster en druk vervolgens op F5 om het navigatiedeelvenster te vernieuwen.

  4. Dubbelklik op de geïmporteerde tabel om deze in gegevensbladweergave te openen.

  5. Controleer of alle velden en records zijn geïmporteerd en of er geen fouten zijn.

  6. Klik met de rechtermuisknop op de geïmporteerde tabel in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu. Bekijk de veldgegevenstypen en andere veldeigenschappen.

Naar boven

Koppelingen maken naar SQL Server-gegevens

Met koppelingen kunt u een verbinding met gegevens maken zonder ze te importeren, zodat u de recentste gegevens zowel in de SQL Server-database als in uw Access-database kunt bekijken en bewerken zonder een kopie van de gegevens te hoeven maken en onderhouden in Access. Als u SQL Server-gegevens niet naar uw Access-database wilt kopiëren, maar wel query’s wilt uitvoeren en rapporten wilt genereren die zijn gebaseerd op die gegevens, moet u ze koppelen in plaats van importeren.

Wanneer u een koppeling maakt naar een tabel of weergave in een SQL Server-database, wordt er in Access een nieuwe tabel gemaakt (vaak een gekoppelde tabel genoemd) die de structuur en inhoud van het bronobject weerspiegelt. U kunt gegevens in SQL Server wijzigen, of in gegevensblad- of formulierweergave in Access. De wijzigingen aan gegevens op de ene locatie worden weerspiegeld op de andere locatie. Als u echter structurele wijzigingen wilt aanbrengen, zoals een kolom verwijderen of wijzigen, moet u dat doen in de SQL Server-database of in een Access-project dat aan die database is gekoppeld. Het is niet mogelijk velden toe te voegen aan een gekoppelde tabel of de velden in een gekoppelde tabel te wijzigen of te verwijderen terwijl u in Access werkt.

Als de SQL Server-database een grote hoeveelheid gegevens bevat, moet u voor koppelen kiezen in plaats van importeren, omdat de maximumgrootte van een Access-database 2 gigabyte is (minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten). Als u veel grote tabellen of weergaven importeert, kunt u die limiet overschrijden, maar als u de gegevens koppelt, wordt uw Access-database niet veel groter.

Veelvoorkomende scenario's voor koppelingen naar SQL Server-gegevens

Gewoonlijk zult u vanuit een Access-database om de volgende redenen een koppeling naar een SQL Server-tabel of -weergave maken:

  • Uw afdeling of werkgroep gebruikt Access voor rapporten en query's, en gebruikt SQL Server voor gegevensopslag. Afzonderlijke teams kunnen SQL Server-tabellen en -weergaven maken voor centrale opslag, maar vaak moeten deze gegevens in bureaubladprogramma’s worden gebruikt voor verzameling en rapportage. Koppelen is de beste keuze, omdat gebruikers van zowel de SQL Server-database als de Access-database op deze manier gegevens kunnen toevoegen en bijwerken, en altijd de meest recente gegevens kunnen bekijken en gebruiken.

  • U bent een Access-gebruiker die onlangs is gaan werken met SQL Server. U hebt verschillende van uw databases gemigreerd naar SQL Server en de meeste tabellen in deze databases zijn gekoppelde tabellen. Vanaf nu maakt u tabellen en weergaven in SQL Server in plaats van Access-tabellen en maakt u in uw Access-databases koppelingen daarnaar.

  • U wilt uw gegevens in SQL Server blijven opslaan, maar u wilt ook met de meest recente gegevens in Access werken om query's uit te voeren en rapporten af te drukken die u in Access hebt ontworpen.

Koppelingen naar een SQL Server-tabel voorbereiden

  1. Zoek de SQL Server-database die de gegevens bevat waarmee u een koppeling wilt maken. Neem contact op met de beheerder van de database voor verbindingsinformatie.

  2. Geef op met welke tabellen en weergaven u een koppeling wilt maken. U kunt in één koppelbewerking naar meerdere objecten koppelen.

  3. Controleer de brongegevens en houd daarbij het volgende in gedachten:

    • Access ondersteunt niet meer dan 255 velden in een tabel. Dit wil zeggen dat de gekoppelde tabel alleen de eerste 255 velden bevat van het object waarmee u een koppeling maakt.

    • Kolommen die alleen-lezen zijn in een SQL Server-object, blijven ook in Access alleen-lezen.

    • Het is niet mogelijk kolommen in de gekoppelde tabel in Access toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen.

  4. Bepaal in welke Access-database u de gekoppelde tabellen wilt maken. Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een bestaande database wilt opslaan, maakt u een nieuwe, lege database met behulp van de volgende opdracht:

    Klik op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop en klik vervolgens op Nieuw.

  5. Bekijk de tabellen in de Access-database. Wanneer u een SQL Server-tabel of -weergave koppelt, maakt Access een gekoppelde tabel met dezelfde naam als het bronobject. Als die naam al in gebruik is, wordt in Access '1' aan de naam van de nieuwe gekoppelde tabel toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt in Access Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.)

Koppelen aan de gegevens

  1. Open de doeldatabase.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Meer.

  3. Klik op ODBC-database.

  4. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik op OK.

  5. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het DSN-bestand dat u wilt gebruiken, of klik op Nieuw om een nieuwe DSN (Data Source Name, oftewel gegevensbronnaam) te maken.

  6. Klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op het gewenste DSN-bestand in de lijst als dit bestand al bestaat.

    Ik moet een nieuw DSN-bestand maken

    Opmerking : De stappen in deze procedure kunnen wat afwijken, afhankelijk van de software die op uw computer is geïnstalleerd.

    1. Klik op Nieuw om een nieuwe DSN (Data Source Name, oftewel gegevensbronnaam) te maken.
      De wizard Nieuwe gegevensbron maken wordt gestart.

    2. Selecteer SQL Server in de lijst met stuurprogramma’s en klik vervolgens op Volgende.

    3. Typ een naam voor het DSN-bestand of klik op Bladeren om het bestand op een andere locatie op te slaan.

      Opmerking : U hebt schrijfmachtigingen voor de map nodig om het DSN-bestand op te slaan.

    4. Klik op Volgende om de overzichtsgegevens te bekijken en klik vervolgens op Voltooien om de wizard Nieuwe gegevensbron maken te voltooien.
      De wizard Nieuwe gegevensbron maken voor SQL Server wordt gestart.

    5. Typ in de wizard een beschrijving van de gegevensbron in het vak Beschrijving. Deze stap is niet verplicht.

    6. Typ of selecteer onder Met welke SQL-server wilt u verbinding maken? in het vak Server de naam van de SQL Server-computer waarmee u verbinding wilt maken, en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.

    7. Op deze pagina van de wizard moet u de beheerder van de SQL Server-database misschien om informatie vragen, bijvoorbeeld of u Windows NT-verificatie of SQL Server-verificatie moet gebruiken. Klik op Volgende om door te gaan.

    8. Op de volgende pagina van de wizard moet u de beheerder van de SQL Server-database misschien om nog meer informatie vragen. Als u verbinding wilt maken met een bepaalde database, zorgt u ervoor dat het selectievakje Andere standaarddatabase is ingeschakeld, selecteert u de SQL Server-database waarmee u wilt werken en klikt u vervolgens op Volgende.

    9. Klik op Voltooien. Bekijk de samenvattingsgegevens en klik vervolgens op Gegevensbron testen.

    10. Bekijk de testresultaten en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster SQL Server ODBC: test van gegevensbron te sluiten.

      Als de test succesvol was, klikt u nogmaals op OK om de wizard te voltooien. Klik anders op Annuleren om terug te keren naar de wizard en uw instellingen te wijzigen.

  7. Klik op OK.
    Het dialoogvenster Tabellen koppelen wordt weergegeven in Access.

  8. Klik onder Tabellen op elke tabel of weergave die u wilt koppelen en klik vervolgens op OK.

  9. Als het dialoogvenster Unieke record-id selecteren verschijnt, betekent dit dat Access niet kan bepalen welk veld of welke velden uniek de rijen van de brongegevens aanduiden. In dat geval selecteert u per rij het unieke veld of de unieke combinatie van velden en klikt u vervolgens op OK. Als u het niet zeker weet, kunt u dit navragen bij de beheerder van de SQL Server-database.

Access voltooit de koppelbewerking en toont de nieuwe gekoppelde tabel of tabellen in het navigatiedeelvenster.

Belangrijk : Telkens wanneer u een gekoppelde tabel of het bronobject opent, worden de recentste gegevens daarin weergegeven. Structurele wijzigingen aan een SQL Server-object worden echter niet automatisch weerspiegeld in een gekoppelde tabel.


Ga als volgt te werk om een gekoppelde tabel bij te werken door de recentste SQL Server-objectstructuur toe te passen:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Koppelingsbeheer in het snelmenu.

  2. Schakel het selectievakje naast elke gekoppelde tabel in die u wilt bijwerken of klik op Alles selecteren om alle gekoppelde tabellen te selecteren.

  3. Klik op OK.

    Als de update succesvol is, toont Access een bericht om dat te laten weten. Anders toont Access een foutbericht.

  4. Klik op Sluiten om Koppelingsbeheer te sluiten.

Naar boven

Lees hoe SQL Server-gegevenstypen door Access worden geïnterpreteerd

Omdat Access-gegevenstypen verschillen van SQL Server-gegevenstypen, moet Access bepalen welk Access-gegevenstype het best kan worden gebruikt voor elke kolom van elke SQL Server-tabel of -weergave die u importeert of waarnaar u een koppeling maakt. Bijvoorbeeld: een SQL Server-kolom van het gegevenstype bit wordt in Access geïmporteerd of aan Access gekoppeld met het gegevenstype Ja/nee. Nog een voorbeeld: een SQL Server-kolom van het gegevenstype nvarchar(255) (of kleiner) wordt in Access geïmporteerd of gekoppeld met het gegevenstype Tekst, maar een kolom van het gegevenstype nvarchar(256) (of groter) wordt geïmporteerd als een Access-memoveld. Nadat u een import- of koppelbewerking hebt voltooid, moet u de tabel in ontwerpweergave openen en bevestigen welke gegevenstypen Access aan zijn velden heeft toegewezen. In geïmporteerde tabellen kunt u de gegevenstypen van velden wijzigen; in gekoppelde tabellen kunt u ze echter niet wijzigen, behalve in de SQL Server-database of in een Access-project dat aan die database is gekoppeld.

In de volgende tabel worden de voornaamste SQL Server-gegevenstypen weergegeven. De tweede en derde kolom tonen hoe Access elk type interpreteert.

Gegevenstype in SQL Server

Gegevenstype in Access

Veldlengte in Access

bigint

Tekst

255

binair( veldlengte )

Binair

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

bit

Ja/nee

char( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

char( veldlengte ), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

datetime

Datum/tijd

decimaal( precisie , schaal )

Getal

Decimaal (de eigenschappen Precisie en Schaal in Access komen overeen met die in SQL Server.)

float

Getal

Dubbele precisie

image

OLE-object

int

Getal

Lang geheel getal

money

Valuta

nchar ( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

nchar ( veldlengte ), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

ntext

Memo

numeriek( precisie , schaal )

Getal

Decimaal (de eigenschappen Precisie en Schaal in Access komen overeen met die in SQL Server.)

nvarchar ( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

nvarchar ( veldlengte ), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

nvarchar (MAX)

Memo

real

Getal

Enkele precisie

smalldatetime

Datum/tijd

smallint

Getal

Geheel getal

smallmoney

Valuta

sql_variant

Tekst

255

text

Memo

timestamp

Binair

8

tinyint

Getal

Byte

uniqueidentifier

Getal

Replicatie-id

varbinary

Binair

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

varbinary (MAX)

OLE-object

varchar ( veldlengte ), waarin veldlengte kleiner dan of gelijk aan 255 is

Tekst

Dezelfde als de veldlengte in SQL Server

varchar ( veldlengte), waarin veldlengte groter dan 255 is

Memo

varchar (MAX)

Memo

xml

Memo

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×