Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint

Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint

Wilt u zowel Access als SharePoint combineren en uitbreiden? U kunt dit doen door gegevens te importeren of te koppelen of te verplaatsen. Wanneer u importeert, wordt een kopie gemaakt van de SharePoint-lijst in een Access-database. Koppelen maakt verbinding met gegevens in een ander programma, zodat u de meest recente gegevens kunt weergeven en bewerken in SharePoint en Access. Met verplaatsen maakt u lijsten op de SharePoint-site die aan de tabellen in de database gekoppeld blijven en de relaties onderhoudt.

Waarschuwing    Hoewel u een Access-databasebestand kunt opslaan in OneDrive of een SharePoint-documentbibliotheek, raden we u aan om te voorkomen dat u een Access-database van deze locaties opent. Het bestand is mogelijk lokaal gedownload voor bewerken en wordt vervolgens opnieuw geüpload wanneer u de wijzigingen hebt opgeslagen in SharePoint. Als meer dan één persoon de Access-database vanuit SharePoint opent, kunnen er meerdere kopieën van de database worden gemaakt en kan dit onverwachte gedrag voordoen. Dit is van toepassing op alle soorten toegangs bestanden, waaronder één database, een gesplitste database, en de ACCDB-, ACCDC-, ACCDB-en ACCDR-bestandsindelingen. Zie een Access-toepassing implementerenvoor meer informatie over het implementeren van Access.

Wat wilt u doen?

Een SharePoint-lijst importeren

Koppelen aan een SharePoint-lijst

Gegevens verplaatsen naar SharePoint

Voordelen van het koppelen van gegevens tussen Access en SharePoint

Een database publiceren met behulp van Access Services

Een SharePoint-lijst importeren

Wanneer u gegevens importeert, wordt in Access een tabel gemaakt en worden de kolommen en items van de bronlijst (of weergave) als velden en records in die tabel gekopieerd. U kunt opgeven welke lijsten u wilt kopiëren en voor elke geselecteerde lijst kunt u opgeven of u de hele lijst of alleen een speciale weergave wilt importeren. Aan het einde van het importproces kunt u de details van de importbewerking als een specificatie opslaan. Met een importspecificatie kunt u de importbewerking op een later tijdstip herhalen zonder dat u de stappen van de wizard Importeren opnieuw hoeft uit te voeren.

Hier volgen enkele veelvoorkomende redenen om een SharePoint-lijst in een Access-database te importeren:

  • Om gegevens, zoals een lijst met contactpersonen, definitief te verplaatsen naar een Access-database, omdat u de gegevens niet langer nodig hebt op de SharePoint-site. U kunt de lijst in Access importeren en vervolgens de lijst van de SharePoint-site verwijderen.

  • Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar u wordt af en toe doorverwezen naar een SharePoint-lijst voor aanvullende gegevens die in een van uw databases moeten worden opgenomen.

Deze stappen uitvoeren voordat u de lijst importeert

  1. Zoek de SharePoint-site die de lijsten bevat die u wilt kopiëren, en noteer het adres van de site.

    Een geldig adres voor een site begint met http:// of https:// gevolgd door de naam van de server, en eindigt met het pad naar de specifieke site op de server.

  2. Bepaal welke lijsten u naar de database wilt kopiëren en of u de hele lijst of alleen een specifieke weergave wilt kopiëren. U kunt in één importbewerking meerdere lijsten importeren, maar u kunt slechts één weergave van elke lijst importeren. Maak eventueel de weergave die precies die kolommen en items bevat waarin u geïnteresseerd bent.

  3. Bekijk de kolommen in de bronlijst of weergave.

    In de volgende tabel ziet u enkele punten die u in gedachten moet houden bij het importeren van de verschillende elementen:

    Element

    Overwegingen

    Kolommen

    Access importeert alleen de eerste 256 kolommen, omdat er slechts 256 velden in een tabel worden ondersteund. Om dit probleem te voorkomen, maakt u een weergave van de lijst in SharePoint en voegt u alleen de gewenste kolommen toe, zodat het totale aantal kolommen niet hoger is dan 256. Gebruik vervolgens de macro actie sharepointlijstimporteren om de gewenste weergave-id op te geven.

    Mappen

    Elke map in de SharePoint-lijst wordt een record in de Access-tabel. Items in een map worden ook als records weergegeven, direct onder de record die correspondeert met die map.

    Opzoekkolommen

    Als met een bronkolom waarden in een andere lijst worden opgezocht, worden in Access de weergegeven waarden geïmporteerd als onderdeel van het veld zelf. De opgezochte tabel wordt niet geïmporteerd in Access. Zie een koppeling naar een SharePoint-lijst maken en gegevens verplaatsen naar SharePointals u de zoekopdracht opnieuw wilt maken in een andere tabel.

    Berekende kolommen

    De resultaten in een berekende kolom worden gekopieerd uit een veld waarvan het gegevenstype afhankelijk is van het gegevenstype van het berekende resultaat. De expressie waarmee de berekening wordt uitgevoerd, wordt niet gekopieerd.

    Bijlagen

    De bijlagekolom van de lijst wordt gekopieerd naar een veld met de naam Bijlagen.

    Kolommen met meerdere waarden

    Een kolom van het type Keuze of Opzoeken kan meerdere waarden bevatten. Wanneer u een kolom importeert die meerdere waarden ondersteunt, wordt in Access een kolom gemaakt die meerdere waarden ondersteunt.

    Tekst met opmaak

    Kolommen met tekst met opmaak worden geïmporteerd in Access als velden van het type lange tekst. De eigenschap tekstopmaak van het veld lange tekst wordt ingesteld op tekst met opmaaken de opmaak blijft behouden.

    Relaties

    Access maakt aan het einde van de importbewerking niet automatisch relaties tussen gerelateerde tabellen. U moet de relaties tussen de diverse nieuwe en bestaande tabellen maken met de opties op het tabblad Relaties. Geef het tabblad Relaties weer door op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Relaties op Relaties te klikken.

  4. Geef de database op waarin u de lijsten wilt importeren.

    Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een van uw bestaande databases wilt opslaan, maakt u een lege database.

  5. Bekijk de tabellen in de database.

    Bij het importeren wordt een tabel gemaakt die dezelfde naam heeft als de SharePoint-lijst. Als die naam al bestaat, voegt Access '1' toe aan de nieuwe tabelnaam, bijvoorbeeld Contactpersonen1 als Contactpersonen1 tenminste nog niet wordt gebruikt, anders maakt Access een tabel met de naam Contactpersonen2, enzovoort.

De lijst importeren

  1. Open de Access-database waarin de geïmporteerde gegevens worden opgeslagen. Maak een lege database als u de gegevens niet in een van de bestaande databases wilt opslaan.

  2. De locatie van de wizard voor het importeren of koppelen van tekst verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u Office 365 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad externe gegevens in de groep & koppeling importeren op nieuwe gegevensbron > uit Online Services > SharePoint-lijst.

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Importeren en koppelen, klikt u op de knop Meer om een lijst met opties weer te geven en klikt u vervolgens op SharePoint-lijst.

  3. Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site wordt geopend.

    Selecteer of u wilt importeren uit of koppelen aan een SharePoint-site in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site.

  4. Geef in de wizard het adres van de bronsite op.

  5. Selecteer de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database en klik vervolgens op Volgende.

  6. Selecteer in de lijst die in de wizard wordt weergegeven, de lijsten die u wilt importeren.

    Opmerking    U kunt een koppeling maken met SharePoint-bibliotheken, maar u kunt alleen documenten toevoegen in SharePoint.

  7. Selecteer in de kolom Te importeren items de gewenste weergave voor elke geselecteerde lijst.

  8. Met het selectievakje Weergegeven waarden in plaats van id's importeren voor velden die in een andere lijst opgeslagen waarden opzoeken wordt bepaald welke waarden worden geïmporteerd voor opzoekkolommen in de geselecteerde lijsten. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u de weergegeven waarden als deel van het veld zelf wilt importeren, schakelt u het selectievakje in. In dat geval wordt niet in een andere tabel naar waarden gezocht.

    • Als u wilt dat voor het doelveld in een andere tabel naar waarden wordt gezocht, schakelt u het selectievakje uit. De id's van de rijen met weergegeven waarden worden dan naar het doelveld gekopieerd. De id's zijn nodig om in Access een opzoekveld te definiëren.

    Bij het importeren van id's moet u de lijsten importeren die momenteel de waarden aan de opzoekkolommen leveren (tenzij de doeldatabase al tabellen heeft die als opzoektabellen kunnen fungeren).

    Tijdens het importeren worden de id's in het overeenkomstige veld geplaatst, maar niet alle eigenschappen worden ingesteld die nodig zijn om het veld als opzoekveld te laten werken. Zie een opzoekveld maken of verwijderenvoor meer informatie over het instellen van de opzoekeigenschappen van een dergelijk veld.

  9. Klik op OK.

Access importeert de lijsten en geeft vervolgens de status van de bewerking op de laatste pagina van de wizard weer. Als u de importbewerking op een later tijdstip wilt herhalen, kunt u de details als een importspecificatie opslaan. Bij het importeren in Access wordt er geen tabel in de database overschreven en kunt u de inhoud van een lijst of weergave niet aan een bestaande tabel toevoegen.

Wat moet ik nog meer weten over importeren?

Gerelateerde taken voor importeren

Nadat u de importbewerking hebt voltooid, kunt u eventueel een of meer van de volgende taken uitvoeren:

De gegevenstypen controleren    In Access wordt het juiste gegevenstype geselecteerd voor elk veld dat overeenkomt met een bronkolom. Controleer elk veld en de instellingen ervan om te zorgen dat alle velden zijn ingesteld op de gewenste manier.

Extra velden onderzoeken    Afhankelijk van het type lijst waarop u de tabel maakt, is het mogelijk dat u de aanwezigheidsgegevens van een paar extra velden (zoals title, modified of CreatedBy) ook in de tabel ziet. Als u deze velden niet nodig hebt in de Access-database, kunt u ze probleemloos verwijderen.

Naar boven

Koppelen aan een SharePoint-lijst

Wanneer u een koppeling met een SharePoint-lijst tot stand brengt, wordt in Access een nieuwe tabel (ook wel een gekoppelde tabel genoemd) gemaakt, die de structuur en inhoud van de bronlijst weerspiegelt. Anders dan bij het importeren wordt alleen een koppeling met de lijst gemaakt, niet met specifieke weergaven van de lijst.

Koppelen biedt om de volgende twee redenen meer mogelijkheden dan importeren:

  • Gegevens toevoegen en bijwerken    U kunt gegevens wijzigen door naar de SharePoint-site te gaan of door te werken in de gegevensblad- of formulierweergave in Access. De wijzigingen die u op één plaats aanbrengt, worden op de andere plaats weerspiegeld. Maar als u structurele wijzigingen wilt aanbrengen, zoals het verwijderen of wijzigen van een kolom, moet u de lijst op de SharePoint-site openen. U kunt de velden in een gekoppelde tabel niet toevoegen, verwijderen of wijzigen terwijl u werkt in Access.

  • Opzoektabellen    Wanneer u een koppeling naar een SharePoint-lijst tot stand brengt, worden in Access automatisch gekoppelde tabellen gemaakt voor alle opzoeklijsten (tenzij deze opzoeklijsten al gekoppeld zijn met de database). Als de opzoeklijsten kolommen bevatten die een opzoekbewerking uitvoeren in andere lijsten, worden ook deze lijsten opgenomen in de koppelingsbewerking, zodat de opzoeklijst van elke gekoppelde tabel een overeenkomstige gekoppelde tabel heeft in de database. In Access worden ook relaties gemaakt tussen deze gekoppelde tabellen.

Veelvoorkomende scenario's voor koppelingen naar een SharePoint-lijst

Gewoonlijk zult u vanuit een Access-database om de volgende redenen een koppeling naar een SharePoint-lijst tot stand brengen:

  • Uw afdeling of werkgroep werkt Access voor uitgebreide rapporten en query's, en gebruikt SharePoint voor samenwerking en communicatie van team. Afzonderlijke teams maken lijsten om diverse zaken bij te houden (bijvoorbeeld contactpersonen en problemen), maar vaak worden de gegevens uit deze lijsten samen in een database opgeslagen en moeten ze centraal in een database worden bewaard om rapporten te kunnen genereren. Koppelen is de beste keuze omdat gebruikers van zowel de SharePoint-site als de database op deze manier gegevens kunnen toevoegen en bijwerken, en altijd de meest recente gegevens kunnen bekijken en gebruiken.

  • U bent een Access gebruiker die alleen onlangs aan de slag met SharePoint. U hebt verschillende van uw databases gemigreerd naar de SharePoint-site van uw team en de meeste tabellen in deze databases zijn gekoppelde tabellen. Vanaf nu maakt u SharePoint-lijsten in plaats van lokale tabellen en maakt u in uw databases koppelingen naar deze lijsten.

  • U wilt uw lijsten op SharePoint-sites blijven opslaan, maar u wilt ook met de nieuwste gegevens in Access werken om query's uit te voeren en rapporten af te drukken.

Koppelingen naar een SharePoint-lijst voorbereiden

  1. Zoek de SharePoint-site die de lijsten bevat waarnaar u koppelingen wilt maken, en noteer het adres van de site.

    Een geldig adres voor een site begint met http:// of https:// gevolgd door de naam van de server, en eindigt met het pad naar de specifieke site op de server.

  2. Bepaal met welke lijsten u een koppeling tot stand wilt brengen. U kunt een koppeling maken naar meerdere lijsten in één koppelbewerking, maar u kunt geen koppeling maken naar enquêtes, discussies of een specifieke weergave van een lijst.

  3. Bekijk de kolommen in de bronlijst. In de volgende tabel ziet u enkele punten die u in gedachten moet houden bij het koppelen van de verschillende elementen:

    Element

    Overwegingen

    Kolommen

    In Access wordt alleen de eerste 256 kolommen gekoppeld, aangezien dit slechts 256 velden in een tabel ondersteunt. Om dit probleem te voorkomen, maakt u een weergave van de lijst in SharePoint en voegt u alleen de gewenste kolommen toe, zodat het totale aantal kolommen niet hoger is dan 256. Gebruik vervolgens de macro actie sharepointlijstimporteren om de gekoppelde tabel met de gewenste weergave-id te maken.

    Mappen

    Elke map in de SharePoint-lijst wordt als record in de Access-tabel weergegeven. Items in een map worden ook als records weergegeven, direct onder de record die correspondeert met die map.

    Opzoekkolommen

    Indien voor een bronkolom waarden moeten worden opgezocht in een andere lijst en de gerelateerde lijst zich niet reeds in de database bevindt, worden er in Access automatisch gekoppelde tabellen voor de gerelateerde lijsten gemaakt.

    Opmerking    Access maakt ook een tabel User naam die overeenkomt met de SharePoint-lijst met gebruikersgegevens. In SharePoint wordt in deze lijst gezocht naar informatie over gebruikersaccounts, zoals e-mail, afbeelding, gebruikersnaam, voor SharePoint-kolommen, zoals CreatedBy, ModifiedBy en persoon of groep. Deze lijst met SharePoint-gebruikers informatie is alleen zichtbaar voor sitebeheerders.

    Berekende kolommen

    De resultaten in een berekende kolom worden weergegeven in het corresponderende veld, maar de formule kan niet worden weergegeven of gewijzigd in Access.

    Bijlagen

    De bijlagekolom van de lijst wordt weergegeven als een veld met de naam Bijlagen.

    Alleen-lezen kolommen

    De alleen-lezen kolommen in een SharePoint-lijst behouden in Access het kenmerk alleen-lezen. Daarnaast kunt u mogelijk in Access geen kolommen toevoegen, verwijderen of wijzigen.

    Kolommen met meerdere waarden

    Een kolom van het type Keuze of Opzoeken kan meerdere waarden bevatten. Voor dergelijke kolommen worden tijdens het koppelen velden gemaakt die meerdere waarden ondersteunen. Indien de bronkolom van het type Opzoeken is, worden er opzoekkolommen met meerdere waarden gemaakt in de gekoppelde tabel.

  4. Bepaal in welke database u de gekoppelde tabellen wilt maken. Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een bestaande database wilt opslaan, maakt u een nieuwe, lege database.

  5. Bekijk de tabellen in de database. Wanneer u een SharePoint-lijst koppelt, wordt een tabel met dezelfde naam als de bronlijst gemaakt. Als die naam al in gebruik is, wordt in Access 1 aan het eind van de nieuwe tabelnaam toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt in Access Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.) Dezelfde regels gelden voor gerelateerde lijsten.

Koppelen aan de gegevens

  1. Open de doeldatabase.

  2. De locatie van de wizard voor het importeren of koppelen van tekst verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u Office 365 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad externe gegevens in de groep & koppeling importeren op nieuwe gegevensbron > uit Online Services > SharePoint-lijst.

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Importeren en koppelen, klikt u op de knop Meer om een lijst met opties weer te geven en klikt u vervolgens op SharePoint-lijst.

  3. Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site wordt geopend.

    Selecteer of u wilt importeren uit of koppelen aan een SharePoint-site in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site.

  4. Geef in de wizard het adres van de bronsite op.

  5. Selecteer Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik vervolgens op Volgende.

    Hierop worden de lijsten weergegeven die beschikbaar zijn om te worden gekoppeld.

  6. Selecteer de lijsten waarmee u een koppeling tot stand wilt brengen, en klik vervolgens op OK.

    Opmerking    Als sommige lijsten al aan de huidige database zijn gekoppeld, worden de selectievakjes van die lijsten ingeschakeld. Als u koppelingen wilt verwijderen, schakelt u de selectievakjes uit van de koppelingen die u wilt verwijderen.

    In Access wordt geprobeerd gekoppelde tabellen te maken, zowel voor de lijsten die u tijdens deze bewerking hebt geselecteerd, als voor alle gerelateerde lijsten. Bovendien probeert Access de gekoppelde tabellen te vernieuwen in overeenstemming met de lijsten die zijn geselecteerd in de wizard. Verder worden er in Access relaties tussen de tabellen gemaakt. Anders dan bij een importbewerking blijven de instellingen van de opzoekeigenschappen tussen een opzoekveld en de gerelateerde tabel behouden. U hoeft de eigenschappen van het opzoekveld niet handmatig in de tabelontwerpweergave instellen.

  7. Bekijk de zojuist gekoppelde tabellen in de gegevensbladweergave. Controleer of alle velden en records correct worden weergegeven.

    In Access wordt automatisch het juiste gegevenstype geselecteerd voor elk veld dat correspondeert met een bronkolom. Het is belangrijk u ervan bewust te zijn dat telkens wanneer u een gekoppelde tabel of de bronlijst opent u de nieuwste gegevens te zien krijgt. Structurele wijzigingen die zijn gemaakt in een lijst, worden echter niet automatisch weerspiegeld in een gekoppelde tabel. Als u de gekoppelde tabel wilt bijwerken, zodat de meest recente lijststructuur wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop in het navigatiedeelvenster op de tabel, wijst u Meer opties aan en klikt u vervolgens op Lijst vernieuwen.

Opmerking   Access een tabel in de database nooit overschrijft als onderdeel van een koppelingsbewerking. Ook kunt u de inhoud van een SharePoint-lijst niet aan een bestaande tabel toevoegen.

Naar boven

Gegevens verplaatsen naar SharePoint

Het verplaatsen van gegevens naar SharePoint is een manier om een backend-database te maken, maar in dit geval zijn de gegevens opgenomen in de SharePoint-lijsten. De front-end is een Access-database en u kunt deze op een vergelijkbare manier als een gesplitste database implementeren. U kunt indien mogelijk de wizard tabellen exporteren naar SharePoint gebruiken om gegevens te verplaatsen naar lijsten die zijn gebaseerd op de lijstsjablonen op de SharePoint-site, zoals een lijst met contactpersonen . Als een tabel niet kan worden vergeleken met een lijstsjabloon, wordt de tabel een aangepaste lijst op de SharePoint-site. De duur van deze bewerking is afhankelijk van de grootte van de database, het aantal objecten en de systeemprestaties. Als u tijdens het proces van gedachten verandert, kunt u op Stoppen klikken om te annuleren.

De wizard maakt een back-up van de database op uw computer. In Access worden koppelingen naar de lijsten van de tabellen gemaakt, zodat u de gegevens gemakkelijk kunt vinden op de SharePoint-site wanneer u in Access werkt. Als u problemen ondervindt, worden de problemen in de wizard tabellen exporteren naar SharePoint gemeld en worden deze opgeslagen in de Access-database als een logboektabel die u kunt gebruiken om problemen op te lossen.

Tip    Als u een afzonderlijke SharePoint-site wilt maken, kunt u deze lijsten op een zelfstandige locatie bewaren.

Opmerking    In Access 2007 wordt de wizard tabellen exporteren naar SharePoint genoemd, de wizard migreren naar SharePoint-site , en er wordt geen referentiële integriteit gemaakt voor de SharePoint-lijsten.

De wizard tabellen exporteren naar SharePoint gebruiken

  1. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Gegevens verplaatsen op SharePoint. Deze optie is alleen beschikbaar als uw database is opgeslagen in de ACCDB-bestandsindeling.

  2. Voer de stappen in de wizard tabellen exporteren naar SharePointuit en geef daarbij ook de locatie van uw SharePoint-site op.

    Als u het proces wilt annuleren, klikt u op Stoppen.

  3. Schakel op de laatste pagina van de wizard het selectievakje Details weergeven in om meer details weer te geven van de migratie.

    Deze pagina bevat een beschrijving van de tabellen die zijn gekoppeld aan lijsten en informatie over een back-uplocatie en de URL voor uw database. Ook wordt er een waarschuwing weergegeven als sommige migratieproblemen zijn opgetreden en de locatie van de logboektabel bevat, waar u meer details over de problemen kunt zien.

  4. Klik op Voltooien wanneer de wizard is voltooid.

    Als de wizard een waarschuwing weergeeft, controleert u de logboektabel en voert u de nodige acties uit om er zeker van te zijn dat de gegevens goed zijn gemigreerd. Bepaalde velden zijn bijvoorbeeld niet verplaatst of naar een ander gegevenstype geconverteerd dat compatibel is met een SharePoint-lijst.

Opmerking    Access maakt ook een tabel User naam die overeenkomt met de SharePoint-lijst met gebruikersgegevens. In SharePoint wordt in deze lijst gezocht naar informatie over gebruikersaccounts, zoals e-mail, afbeelding, gebruikersnaam, voor SharePoint-kolommen, zoals CreatedBy, ModifiedBy en persoon of groep. Deze lijst met SharePoint-gebruikers informatie is alleen zichtbaar voor sitebeheerders.

Beperkingen die kunnen optreden

Wanneer de wizard tabellen exporteren naar SharePoint is voltooid, wordt een bericht weergegeven als er een probleem is opgetreden met de gegevens. Er wordt een logboektabel genaamd Verplaatsen naar SharePoint-siteproblemen gemaakt en toegevoegd aan de database. De tabel Verplaatsen naar SharePoint-siteproblemen wordt opgeslagen in de database, maar niet gepubliceerd als een lijst op de SharePoint-site.

In de volgende tabel ziet u de beperkingen voor de manier waarop gegevens worden gemigreerd, meestal wanneer de identieke functie niet wordt gedeeld in Access en SharePoint, of in sommige gevallen geen gegevenstype deelt. Als de Access-tabel bijvoorbeeld referentiële integriteit ondersteunt, wordt deze afgedwongen in de lijst op de SharePoint-site. Met behulp van de informatie in de volgende tabel kunt u bepalen of u de gegevens wilt migreren, en het kan handig zijn als u problemen bekijkt die worden gerapporteerd in de tabel problemen met SharePoint-site .

Type gegevens of probleem

Probleem

Resultaat

Gegevenstype OLE-object

SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype OLE-object niet.

Het veld wordt niet verplaatst.

Gegevenstype Binair

SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype Binair niet.

Het veld wordt niet verplaatst.

Datum

SharePoint-sites ondersteunen geen datum van vóór 1900.

Gegevens met datum van vóór 1900 worden niet verplaatst.

Tekens voor nieuwe regels in tekstvelden

SharePoint-sites ondersteunen geen tekens voor nieuwe regels in velden van het type Eén tekstregel.

Het veld wordt geconverteerd naar een veld van het type Meerdere regels tekst of Memo.

Gegevenstype Decimaal

SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype Decimaal niet.

In plaats daarvan wordt het veld Getal of Geheel getal met dubbele precisie gebruikt.

Gegevenstype Replicatie-id

SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype Replicatie-id niet.

In plaats daarvan wordt het gegevenstype Eén tekstregel gebruikt, afhankelijk van het gegevenstype.

Standaardwaarden die niet worden ondersteund in een SharePoint-lijst

SharePoint-sites accepteren standaardwaarden die statisch zijn, zoals tekst of een getal, en standaarddatums. Standaardwaarden uit Access die dynamisch zijn, worden niet gemigreerd.

Bepaalde eigenschappen van standaardwaarden worden niet verplaatst.

Unieke-indexvelden

SharePoint-sites gebruiken een unieke-indexveld voor de id-kolom in een lijst.

Andere unieke-indexvelden of sets velden worden niet verplaatst.

Velden die automatisch nummeren (behalve het id-veld)

SharePoint-sites ondersteunen alleen automatische nummering in het veld dat wordt gebruikt voor de id-kolom in een lijst.

Automatische nummering wordt niet toegepast in andere kolommen dan de id-kolom.

Relaties waarin zoekacties niet kunnen worden gemaakt

Sommige relaties worden niet ondersteund in SharePoint-sites, bijvoorbeeld wanneer de primaire sleutel niet is gerelateerd aan de id-kolom of geen geheel getal is.

De relatie wordt niet verplaatst.

Naar boven

Voordelen van het koppelen van gegevens tussen Access en SharePoint

Nadat u gekoppelde SharePoint-lijsten hebt gemaakt, kunnen personen werken met de lijsten op de SharePoint-site of in de gekoppelde tabellen in Access. U kunt de gegevens invoeren met een tabel of formulier in Access of door de lijst op de SharePoint-site te bewerken. Aan de hand van de volgende richtlijnen en tips kunt u gebruikmaken van gekoppelde lijsten tussen Access en SharePoint en de samenwerking van beide lijsten gebruiken.

Tweedimensionale matrixconstante in matrixformule    Access bevat een sjabloon voor het bijhouden van actie-items die rechtstreeks samenwerken met de lijst actie-items bijhouden op een SharePoint-site. De schema's zijn hetzelfde en de toegangs oplossing kan als front-end worden gebruikt, bijvoorbeeld met formulieren en query's, tegen gegevens van een SharePoint-site.

Gegevens ophalen uit de Prullenbak    U kunt de Prullenbak op een SharePoint-site gebruiken om eenvoudig verwijderde records weer te geven en informatie te herstellen die per ongeluk is verwijderd.

Snel starten    Als u uw lijsten op de SharePoint-site wilt weergeven, klikt u op de werkbalk Snel starten op Alle site-inhoud weergeven . Het kan zijn dat u de pagina moet vernieuwen in uw webbrowser. Als u wilt dat uw lijsten worden weergegeven op de werkbalk Snel starten op de SharePoint-site, kunt u de lijst instellingen op de SharePoint-site wijzigen. Zie de navigatie op uw SharePoint-site aanpassenvoor meer informatie.

Wijzigingsoverzicht bijhouden    In Access kunt u de eigenschap Append van een lang tekstveld instellen op Ja, zodat Access de geschiedenis van wijzigingen in dat veld behoudt. In SharePoint kunt u ook de versiegeschiedenis van een kolom weergeven. U kunt bijvoorbeeld een vorige versie van een kolom herstellen of bijhouden wanneer de wijziging plaatsvond. Als u een koppeling naar een SharePoint-lijst met de versiegeschiedenis inschakelt, wordt in Access een veld voor lange tekst gemaakt waarbij de eigenschap Append is ingesteld op Ja. Als u een Access-tabel met een lang tekstveld verplaatst waarbij de eigenschap Append is ingesteld op Ja, wordt er een SharePoint-lijst met versiegeschiedenis gemaakt.

Als u wilt samenvatten, kunt u in Access een historischere aangebrachte wijzigingen in SharePoint weergeven, waarna de historische wijzigingen in Access kunnen worden weergegeven. Zie een veld voor lange tekst maken of verwijderen en de versiegeschiedenis van een item of bestand in een lijst of bibliotheek weergevenvoor meer informatie.

Offline werken    Met Access kunt u offline werken met gegevens die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten. Dit kan handig zijn als u wilt doorgaan met het werken als SharePoint niet beschikbaar is. Wanneer SharePoint beschikbaar is, kunt u uw wijzigingen synchroniseren en gemakkelijk conflicten oplossen. Zie offline werken met tabellen die aan SharePoint-lijsten zijn gekoppeldvoor meer informatie.

Abonneren op meldingen    U kunt zich abonneren op meldingen, zodat u weet wanneer er wijzigingen zijn aangebracht in lijstitems. U kunt de meldingen ontvangen van e-mail of tekstberichten (SMS). Zie een waarschuwing maken om een melding te ontvangen wanneer een bestand of map wordt gewijzigd in SharePointvoor meer informatie.

Machtigingen voor SharePoint-lijsten beheren    Het is een goed idee om SharePoint-machtigingen voor gekoppelde lijsten in te schakelen om er zeker van te zijn dat u niet per ongeluk toegang krijgt tot vertrouwelijke of persoonlijke gegevens. In SharePoint kunt u verschillende machtigingsniveaus toewijzen en kunt u de toegang tot bepaalde gebruikers selectief toestaan of weigeren. Als u de toegang tot slechts enkele gevoelige items in een database wilt beperken, kunt u zelfs machtigingen instellen voor specifieke lijstitems op een SharePoint-site. Zie machtigingen aanpassen voor een SharePoint-lijst of-bibliotheekvoor meer informatie.

Bulksgewijze bewerking    Soms moet u een groot aantal wijzigingen aanbrengen in de gegevens van een lijst, zoals het opnemen van statusvelden, het toevoegen van een groot aantal opmerkingen en het weergeven van gegevens. Dit wordt bulksgewijs bewerken genoemd en is meestal efficiënter, zodat u deze wijzigingen kunt aanbrengen in Access.

Verdeling van rapporten    Als u Access wilt gebruiken om rapporten te maken van gekoppelde lijstgegevens, kunt u deze rapporten algemeen als PDF-bestand distribueren door ze te exporteren naar een SharePoint-bibliotheek. Deze bibliotheek kan het beste fungeren als Rapportcentrum omdat PDF-bestanden worden geopend in Adobe Acrobat Reader, zodat u deze eenvoudig kunt lezen, pagineren en zoeken. Het is altijd een goed idee om een rapport tijdstempel te geven, zodat mensen begrijpen wanneer de gegevens zijn vastgelegd.

SharePoint gebruiken om een Access-tabel te maken    U kunt een Access-tabel maken op basis van een SharePoint-lijst. U vindt deze handige en snelle manier om een tabel met vergelijkbaar doel en velden te maken voor de lijsten contactpersonen, taken, actie-items en gebeurtenissen. In Access wordt ook een bijbehorende tabel userinfo gemaakt. Zie voor meer informatie de sectie ' een SharePoint-site gebruiken om een tabel te maken ' in een tabel maken en velden toevoegen.

Microsoft Power platform   U kunt op verschillende manieren tikken op de functionaliteit van Microsoft Power platform met behulp van een gekoppelde SharePoint-lijst in Access om informatie op meerdere apparaten weer te geven:

Mobiele apps    U kunt werken met Access-gegevens die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten via een mobiel apparaat. U kunt lijstitems weergeven en met lichte bewerkingen werken. Zie voor meer informatie de mobiele SharePoint-app voor Android en de mobiele SharePoint-app voor IOS.

Naar boven

Een database publiceren met behulp van Access Services

Belangrijk    Microsoft raadt het maken en gebruiken van Access-web-apps in SharePoint niet langer aan. Als alternatief kunt u overwegen om Microsoft PowerApps te gebruiken voor het bouwen van zakelijke oplossingen zonder code voor het web en mobiele apparaten.

Wanneer u een webdatabase publiceert, wordt door Access Services een SharePoint-site gemaakt die de database bevat. Alle databaseobjecten en gegevens worden naar SharePoint-lijsten in die site verplaatst.

Wanneer u een database publiceert, verplaatst u deze naar het web. U kunt webformulieren en -rapporten maken die in een browservenster kunnen worden uitgevoerd, en u kunt ook standaard Access-objecten maken (deze worden ook wel 'clientobjecten' genoemd om ze te onderscheiden van webobjecten). Access moet op uw computer zijn geïnstalleerd om clientobjecten te gebruiken, maar alle databaseobjecten op SharePoint worden gedeeld.

Opmerking: Wanneer Access op uw computer is geïnstalleerd, kunt u de clientobjecten van een webdatabase gebruiken. Als Access niet is geïnstalleerd, kunt u alleen de webdatabaseobjecten gebruiken.

Access Services biedt u een platform voor het maken van databases die u op het web kunt gebruiken. U ontwerpt en publiceert een webdatabase met Access 2010 en SharePoint, en anderen kunnen die webdatabase gebruiken in een webbrowser.

Opmerking: U hebt machtigingen voor een ontwerper nodig op de SharePoint-site waar u de database wilt publiceren.

Formulieren, rapporten en UI-macro's worden uitgevoerd in de browser.

Als u een webdatabase gebruikt, worden gegevens opgeslagen in SharePoint-lijsten: alle tabellen worden SharePoint-lijsten en records worden lijstitems. Dit stelt u in staat SharePoint-machtigingen te gebruiken om de toegang tot uw webdatabase te beheren.

Query's en gegevensmacro's worden uitgevoerd op de server: de verwerking van SQL-query's vindt volledig plaats op de server. Zo werkt het netwerk sneller omdat het verkeer voor de resultaatsets wordt beperkt.

Naar boven

Zie ook

Een tabel of een query exporteren naar een SharePoint-site

Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen

Een Access-toepassing implementeren

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×