De sjabloon Access Asset Tracking gebruiken

De database voorbereiden voor gebruik

• Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier wordt weergegeven wanneer u de database de volgende keer opent, schakelt u het selectievakje Welkom weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.

  Sluit het welkomstformulier om de database te gaan gebruiken.

• Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.

  Zie het artikel Bepalen of u een database vertrouwt voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Buiten gebruik gestelde assets weergeven of verbergen

Buiten gebruik gestelde activa zijn items met een buiten gebruik gestelde datum op of vóór de huidige datum. Assets kunnen buiten gebruik worden gesteld wanneer ze verouderd, verbroken of anderszins ongebruikt zijn. U kunt buiten gebruik gestelde activa weergeven of verbergen in het formulier Activalijst.

• Schakel in het formulier Activalijst het selectievakje Buiten gebruik stellen in of uit.

Zoeken naar een asset of een contactpersoon

Met het vak Snel zoeken kunt u snel een asset vinden in het formulier Lijst met activa en een contactpersoon in het formulier Lijst met contactpersonen .

• Typ de tekst waarnaar u wilt zoeken in het vak Snel zoeken en druk op Enter.

  Access filtert de lijst om alleen de records weer te geven die de tekst bevatten waarnaar u hebt gezocht. Klik op De huidige zoekopdracht wissen om terug te keren naar de volledige lijst. (Het is de X in het zoekvak.)

De lijst met activa filteren

In het formulier Activalijst kunt u de lijst met assets filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.

1. Pas filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.

2. Klik op Filter opslaan.

3. Voer in het formulier Filterdetails een filternaam en beschrijving in en klik vervolgens op Sluiten.

4. Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.

Kolommen weergeven of verbergen

In het formulier Activalijst en het formulier Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. Wijzigen welke velden worden weergegeven:

1. Klik op Velden weergeven/verbergen.

2. Schakel in het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.

Asset- of contactgegevens weergeven

In het formulier Assetdetails en het formulier Contactgegevens kunt u meer informatie over een item bekijken en invoeren. De assetdetails of het formulier Contactgegevens weergeven:

• Klik in het formulier Activalijst of het formulier Lijst met contactpersonen op Openen naast het item dat u wilt zien.

Een afbeelding toevoegen

Op het formulier Assetdetails en het formulier Contactgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.

• Klik onder het afbeeldingsframe op het formulier Details van activa op Bijlagen toevoegen of verwijderen.

  Klik onder het afbeeldingskader op het formulier Contactgegevens op Afbeelding bewerken.

• Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

• Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map met het bestand.

• Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.

• Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook

Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u contactpersonen of eigenaren van activa uit dat programma toevoegen zonder dat u de gegevens opnieuw hoeft te typen.

1. Klik in het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen vanuit Outlook.

2. Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.

3. Klik op Toevoegen en klik op OK.

Een kaart van het adres van een contactpersoon weergeven

Als u in het formulier Contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een kaart van die locatie weergeven:

• Klik op Dit adres toewijzen.

Rapporten weergeven

Het bijhouden van activa bevat verschillende rapporten, waaronder Alle activa, Assetdetails, Buiten gebruik gesteld activa, Adresboek van contactpersonen en meer. Een rapport weergeven:

• Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.

U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

Een veld toevoegen aan de tabel Assets

1. Sluit alle geopende tabbladen.

2. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Assets .

3. Schuif naar rechts totdat u de kolom Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkop en typ de veldnaam.

De eerste keer dat u gegevens invoert in de kolom, wordt het gegevenstype voor u ingesteld.

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten

Zodra een veld is toegevoegd aan een tabel, kunt u het toevoegen aan een formulier of rapport.

1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier of rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.

2. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.

3. Sleep het gewenste veld van de lijst met velden naar het formulier of rapport.