Externe gegevens ophalen met Microsoft Query

U kunt Microsoft Query gebruiken om gegevens op te halen uit externe bronnen. Wanneer u Microsoft query gebruikt om gegevens op te halen uit de bedrijfsdatabases en-bestanden, hoeft u de gegevens die u wilt analyseren in Excel niet opnieuw te typen. U kunt Excel-rapporten en-samenvattingen ook automatisch vernieuwen vanuit de oorspronkelijke brondatabase wanneer de database wordt bijgewerkt met nieuwe informatie.

Met behulp van Microsoft Query kunt u verbinding maken met externe gegevensbronnen, de gegevens van deze externe bronnen importeren, deze gegevens importeren in het werkblad en de gegevens naar wens vernieuwen om te voorkomen dat de werkbladgegevens worden gesynchroniseerd met de gegevens in de externe bronnen.

Soorten databases waartoe u toegang hebt     U kunt gegevens uit verschillende typen databases ophalen, waaronder Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server, en Microsoft SQL Server OLAP-Services. U kunt ook gegevens ophalen uit een Excel-werkmap en uit tekstbestanden.

Microsoft Office biedt Stuurprogramma's die u kunt gebruiken om gegevens op te halen uit de volgende gegevensbronnen:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-provider )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Tekstbestands databases

U kunt ook ODBC-Stuurprogramma's of gegevensbronstuurprogramma's van andere fabrikanten gebruiken om gegevens op te halen uit gegevensbronnen die hier niet worden vermeld, waaronder andere typen OLAP-databases. Als u meer wilt weten over het installeren van een ODBC-stuurprogramma of stuurprogramma voor gegevensbronnen dat hier niet wordt vermeld, raadpleegt u de documentatie bij de database of neemt u contact op met de databaseleverancier.

Gegevens uit een database selecteren     U kunt gegevens uit een database ophalen met behulp van een query, die u vraagt over gegevens die zijn opgeslagen in een externe database. Als uw gegevens in een Access-database zijn opgeslagen, wilt u wellicht de verkoopcijfers voor een bepaald product op regio weten. U kunt een deel van de gegevens ophalen door alleen de gegevens te selecteren voor het product en de regio die u wilt analyseren.

Met Microsoft Query kunt u de gewenste gegevenskolommen selecteren en alleen die gegevens importeren in Excel.

Uw werkblad in één bewerking bijwerken     Wanneer u externe gegevens in een Excel-werkmap hebt gemaakt, kunt u telkens wanneer de database wordt gewijzigd de gegevens vernieuwen om de analyse bij te werken, zonder dat u de overzichtsrapporten en grafieken opnieuw hoeft te maken. U kunt bijvoorbeeld een overzicht van maandelijkse verkopen maken en deze elke maand vernieuwen wanneer de nieuwe verkoopcijfers binnenkomen.

Hoe in Microsoft Query gegevensbronnen worden gebruikt     Wanneer u een gegevensbron hebt ingesteld voor een bepaalde database, kunt u deze gebruiken wanneer u een query wilt maken om gegevens uit de database te selecteren en op te halen, zonder dat u alle verbindingsgegevens opnieuw hoeft te typen. Microsoft query gebruikt de gegevensbron om verbinding te maken met de externe database, zodat u kunt zien welke gegevens beschikbaar zijn. Nadat u de query hebt gemaakt en de gegevens naar Excel hebt geretourneerd, biedt Microsoft query de Excel-werkmap met de gegevens van de query en gegevensbron, zodat u opnieuw verbinding kunt maken met de database wanneer u de gegevens wilt vernieuwen.

Diagram van het gebruik van gegevensbronnen in Query

Gegevens importeren met Microsoft query     Als u externe gegevens wilt importeren in Excel met Microsoft query, volgt u deze basisstappen, die in de volgende secties uitvoeriger worden beschreven.

Wat is een gegevensbron?     Een gegevensbron is een opgeslagen reeks gegevens waarmee Excel en Microsoft Query verbinding kunnen maken met een externe database. Wanneer u Microsoft query gebruikt om een gegevensbron in te stellen, geeft u een naam op voor de gegevensbron en geeft u vervolgens de naam en de locatie op van de database of server, het type database en uw aanmeldings-en wachtwoordinformatie. De informatie bevat ook de naam van een OBDC-stuurprogramma of een stuurprogramma voor een gegevensbron, een programma dat verbinding maakt met een specifiek type database.

Een gegevensbron instellen met Microsoft query:

  1. Ga naar het tabblad gegevens en klik in de groep externe gegevens ophalen op van andere bronnenen klik vervolgens op van Microsoft Query.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u een gegevensbron voor een database, tekstbestand of Excel-werkmap wilt opgeven, klikt u op het tabblad databases .

    • Als u een gegevensbron voor de OLAP-kubus wilt opgeven, klikt u op het tabblad OLAP-kubussen . Dit tabblad is alleen beschikbaar als u Microsoft query uit Excel hebt uitgevoerd.

  3. Dubbelklik op <nieuwe gegevensbron>.

    -of-

    Klik op <nieuwe gegevensbron>en klik vervolgens op OK.

    Het dialoogvenster nieuwe gegevensbron maken wordt weergegeven.

  4. Typ bij stap 1 een naam voor de gegevensbron.

  5. Klik in stap 2 op een stuurprogramma voor het type database dat u als gegevensbron gebruikt.

    Notities: 

    • Als de externe database die u wilt gebruiken, niet wordt ondersteund door de ODBC-Stuurprogramma's die zijn geïnstalleerd met Microsoft query, moet u een Microsoft Office-compatibel ODBC-stuurprogramma downloaden en installeren van een externe leverancier, zoals de fabrikant van de database. Neem contact op met de databaseleverancier voor installatie-instructies.

    • Voor OLAP-databases is geen ODBC-stuurprogramma vereist. Wanneer u Microsoft Query installeert, worden er drivers geïnstalleerd voor databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server Analysis Services. Als u verbinding wilt maken met andere OLAP-databases, moet u een stuurprogramma voor de gegevensbron en de clientsoftware installeren.

  6. Klik op verbinding makenen voer de gegevens in die nodig zijn om verbinding te maken met de gegevensbron. De gegevens die u opgeeft, zijn afhankelijk van het type gegevensbron dat u hebt geselecteerd voor databases, Excel-werkmappen en tekstbestanden. U wordt mogelijk gevraagd om een aanmeldingsnaam, een wachtwoord, de versie van de database die u gebruikt, de databaselocatie of andere informatie die specifiek is voor het type database, op te geven.

    Belangrijk: 

    • Gebruik sterke wachtwoorden die een combinatie bevatten van hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens. In zwakke wachtwoorden worden deze elementen niet vermengd. Sterk wachtwoord: Y6dh!et5. Zwak wachtwoord: Huis27. Wachtwoorden moeten acht lettertekens of langer zijn. Een wachtwoordzin met veertien of meer lettertekens is nog beter.

    • Het is van essentieel belang dat u uw wachtwoord onthoudt. Als u het wachtwoord vergeet, kan dit niet worden opgezocht door Microsoft. Bewaar de wachtwoorden die u opschrijft, op een veilige plaats en niet in de buurt van de gegevens die u met behulp van deze wachtwoorden beveiligt.

  7. Nadat u de vereiste gegevens hebt ingevoerd, klikt u op OK of op Voltooien om terug te gaan naar het dialoogvenster nieuwe gegevensbron maken .

  8. Als uw database tabellen bevat en u een bepaalde tabel automatisch wilt weergeven in de wizard Query, klikt u in het vak voor stap 4 en klikt u vervolgens op de gewenste tabel.

  9. Als u uw aanmeldingsnaam en wachtwoord niet wilt typen wanneer u de gegevensbron gebruikt, schakelt u het selectievakje mijn gebruikers-id en wachtwoord opslaan in het selectievakje gegevensbron definiëren in . Het opgeslagen wachtwoord is niet versleuteld. Als het selectievakje niet beschikbaar is, raadpleegt u de databasebeheerder om na te gaan of deze optie beschikbaar kan worden gemaakt.

    Opmerking over de beveiliging: Voorkom dat aanmeldingsgegevens worden opgeslagen wanneer er verbinding wordt gemaakt met gegevensbronnen. Het is mogelijk dat deze gegevens worden opgeslagen als tekst zonder opmaak, waartoe een kwaadwillende gebruiker zich toegang kan verschaffen waardoor de beveiliging van de gegevensbron in gevaar komt.

Wanneer u deze stappen hebt voltooid, wordt de naam van de gegevensbron weergegeven in het dialoogvenster gegevensbron selecteren .

De wizard Query gebruiken voor de meeste query's     Met de wizard Query kunt u eenvoudig gegevens uit verschillende tabellen en velden in de database selecteren en combineren. Met de wizard Query kunt u de tabellen en velden selecteren die u wilt opnemen. Een inner join (een querybewerking waarmee wordt opgegeven dat rijen uit twee tabellen worden gecombineerd op basis van identieke veldwaarden), wordt automatisch gemaakt wanneer met de wizard een veld met primaire sleutels wordt herkend in één tabel en een veld met dezelfde naam in een tweede tabel.

U kunt ook de wizard gebruiken om de resultatenset te sorteren en eenvoudig te filteren. In de laatste stap van de wizard kunt u kiezen of u de gegevens naar Excel wilt terugzetten of verder wilt verfijnen van de query in Microsoft query. Nadat u de query hebt gemaakt, kunt u deze uitvoeren in Excel of in Microsoft query.

Voer de volgende stappen uit om de wizard query te starten.

  1. Ga naar het tabblad gegevens en klik in de groep externe gegevens ophalen op van andere bronnenen klik vervolgens op van Microsoft Query.

  2. Zorg dat in het dialoogvenster gegevensbron selecteren het selectievakje query's maken of bewerken met de wizard Query gebruiken is ingeschakeld.

  3. Dubbelklik op de gegevensbron die u wilt gebruiken.

    -of-

    Klik op de gegevensbron die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Rechtstreeks in Microsoft Query werken voor andere querytypen     Als u een complexere query wilt maken dan met de wizard Query, kunt u rechtstreeks in Microsoft Query werken. U kunt Microsoft Query gebruiken om query's te bekijken en te wijzigen die u in de wizard query gaat maken of u kunt nieuwe query's maken zonder de wizard te gebruiken. Werk rechtstreeks in Microsoft Query wanneer u een query wilt maken die het volgende doet:

  • Specifieke gegevens uit een veld selecteren     In een grote database kunt u een deel van de gegevens in een veld kiezen en gegevens weglaten die u niet nodig hebt. Als u bijvoorbeeld gegevens nodig hebt voor twee van de producten in een veld dat informatie bevat voor veel producten, kunt u criteria gebruiken om gegevens te selecteren voor alleen de twee producten die u wilt gebruiken.

  • Gegevens ophalen op basis van verschillende criteria telkens wanneer u de query uitvoert     Als u een Excel-rapport of-overzicht voor meerdere gebieden in dezelfde externe gegevens wilt maken, zoals een apart verkooprapport voor elke regio, kunt u een parameterquery maken. Wanneer u een parameterquery uitvoert, wordt u gevraagd om een waarde te gebruiken als criterium wanneer de query records selecteert. Een parameterquery kan u bijvoorbeeld vragen een specifieke regio in te voeren en u kunt deze query opnieuw gebruiken voor het maken van alle regionale Verkooprapporten.

  • Gegevens op verschillende manieren samenvoegen     De Inner joins die met de wizard query worden gemaakt, zijn het meestvoorkomende type join dat wordt gebruikt bij het maken van query's. Soms wilt u wel een ander type join gebruiken. Als u bijvoorbeeld een tabel met gegevens over de producten en een tabel met gegevens van klanten hebt, is het mogelijk dat de klantrecords die niet zijn gekocht, worden opgehaald door een inner join (het type dat is gemaakt met de wizard Query). Met Microsoft Query kunt u deelnemen aan deze tabellen, zodat alle klantrecords worden opgehaald, samen met verkoopgegevens voor klanten die aankopen hebben gedaan.

Voer de volgende stappen uit om Microsoft query te starten:

  1. Ga naar het tabblad gegevens en klik in de groep externe gegevens ophalen op van andere bronnenen klik vervolgens op van Microsoft Query.

  2. Zorg dat in het dialoogvenster gegevensbron selecteren het selectievakje query's maken of bewerken met de wizard query maken is uitgeschakeld.

  3. Dubbelklik op de gegevensbron die u wilt gebruiken.

    -of-

    Klik op de gegevensbron die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Query's opnieuw gebruiken en delen     Met de wizard Query en Microsoft Query kunt u uw query's opslaan als een dqy-bestand dat u kunt wijzigen, opnieuw kunt gebruiken en delen. U kunt bestanden in. dqy rechtstreeks openen, zodat u of andere gebruikers meer externe gegevensbereiken kunnen maken van dezelfde query.

Een opgeslagen query openen vanuit Excel:

  1. Ga naar het tabblad gegevens en klik in de groep externe gegevens ophalen op van andere bronnenen klik vervolgens op van Microsoft Query. Het dialoogvenster gegevensbron selecteren wordt weergegeven.

  2. Klik in het dialoogvenster gegevensbron selecteren op het tabblad query's .

  3. Dubbelklik op de opgeslagen query die u wilt openen. De query wordt weergegeven in Microsoft query.

Als u een opgeslagen query wilt openen en Microsoft Query al is geopend, klikt u op het menu Microsoft-Query bestand en vervolgens op openen.

Als u dubbelklikt op een. dqy-bestand, wordt Excel geopend, wordt de query uitgevoerd en worden de resultaten vervolgens ingevoegd in een nieuw werkblad.

Als u een Excel-samenvatting of-rapport op basis van externe gegevens wilt delen, kunt u andere gebruikers een werkmap geven die een extern gegevensbereik bevat, of kunt u een sjabloon maken. Met een sjabloon kunt u het overzicht of rapport opslaan zonder de externe gegevens op te slaan, zodat het bestand kleiner is. De externe gegevens worden opgehaald wanneer een gebruiker de rapportsjabloon opent.

Wanneer u een query hebt gemaakt in de wizard query of Microsoft query, kunt u de gegevens in een Excel-werkblad terugzetten. De gegevens worden vervolgens een externe gegevensreeks of draaitabelrapport die u kunt opmaken en vernieuwen.

Opgehaalde gegevens opmaken     In Excel kunt u hulpmiddelen gebruiken, zoals grafieken of automatische subtotalen, gebruiken om de gegevens die worden opgehaald door Microsoft query te presenteren en samen te vatten. U kunt de gegevens opmaken en de opmaak blijft behouden wanneer u de externe gegevens vernieuwt. U kunt uw eigen kolomlabels gebruiken in plaats van de veldnamen en automatisch rijnummers toevoegen.

In Excel kunnen nieuwe gegevens die u typt, automatisch worden opgemaakt aan het einde van een bereik, zodat dit overeenkomt met de voorgaande rijen. In Excel kunt u ook automatisch formules kopiëren die in de voorgaande rijen zijn herhaald, en deze uitbreiden naar andere rijen.

Opmerking: Om de nieuwe rijen in het bereik te kunnen verlengen, moeten de opmaak en formules in minimaal drie van de vijf voorafgaande rijen worden weergegeven.

U kunt deze optie op elk gewenst moment in-of uitschakelen:

  1. Klik op Bestand > Opties > Geavanceerd.

    In Excel 2007: Klik op het afbeelding office-knop Microsoft Office-knop , klik op Opties voor Excelen klik vervolgens op de categorie Geavanceerd .

  2. Selecteer in de sectie Opties voor bewerken de optie opmaak en formules voor gegevensbereik verlengen . Als u de opmaak van automatisch gegevensbereik opnieuw wilt uitschakelen, schakelt u dit selectievakje uit.

Externe gegevens vernieuwen     Wanneer u externe gegevens vernieuwt, voert u de query uit om nieuwe of gewijzigde gegevens op te halen die overeenkomen met uw specificaties. U kunt een query vernieuwen in Microsoft query en Excel. Excel bevat verschillende opties voor het vernieuwen van query's, waaronder het vernieuwen van gegevens wanneer u de werkmap opent en deze automatisch vernieuwt op een bepaald tijdsinterval. U kunt doorgaan met werken in Excel wanneer u de gegevens vernieuwt, en u kunt ook de status controleren wanneer de gegevens worden vernieuwd. Zie verbonden (geïmporteerde) gegevens vernieuwenvoor meer informatie.

Naar boven

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×