Zodra u een project hebt voltooid, hebt u waarschijnlijk geen directe toegang meer nodig en wilt u het mogelijk verbergen dat het wordt weergegeven in Projecten en in de weergaven Mijn taak van teamleden. Het archiveren en verbergen van voltooide projecten vermindert de 'rommel' in deze weergaven en voorkomt dat gebruikers wijzigingen aanbrengen in projecten die niet meer actief zijn.
Er is één standaardmethode voor het effectief archiveren van projecten met behulp van Microsoft Project Server 2010. Als deze methode niet aan uw behoeften voldoet, zijn er enkele alternatieve methoden die mogelijk beter geschikt zijn voor uw organisatie. In dit artikel worden deze methoden behandeld, evenals best practices voor langetermijnarchivering.
In dit artikel
Een project archiveren met behulp van de standaardmethode
De standaardmethode voor het archiveren van een project is een proces met meerdere stappen:
-
Stap 1: Publicatie van alle projecttaken ongedaan maken
-
Stap 2: Updates in de projectoverzichtstaak uitschakelen
-
Stap 3: een beveiligingsgroep instellen voor gebruikers die geen beheerder zijn
-
Stap 4: Een archiefbeveiligingscategorie instellen
-
Stap 5: de projectteamsite archiveren
Deze stappen worden uitgevoerd door de projectmanager en de beheerder, zoals vermeld in elk van de volgende secties.
Stap 1: Publicatie van alle projecttaken ongedaan maken
Als het project eerder is gepubliceerd naar teamleden en u het project en de bijbehorende taken nu uit de weergaven wilt verwijderen, moet de projectmanager alle taken in het project dat u archivert, ongedaan maken. De projectmanager kan dit proces in Microsoft Project Web App starten, maar het daadwerkelijke ongedaan maken van de publicatie vindt plaats in Microsoft Project Professional 2010.
Opmerking: Als u de publicatie van een taak ongedaan maakt, worden geaccepteerde en toegepaste werk niet verwijderd uit het project. De goedkeuringsgeschiedenis van een update die aan een taak is gekoppeld, wordt echter verwijderd.
De publicatie van alle projecttaken ongedaan maken:
-
Klik op De werkbalk Snel starten onder Projecten op Projecten.
-
Klik in de kolom Projectnaam op de naam van het project dat u wilt archiveren.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Project op de pijl op de knop Bewerken en klik vervolgens op In Project Professional.
-
Schuif in Project Professional 2010 naar de kolom uiterst rechts in het tabelgedeelte van de weergave Gantt-diagram , klik op de kop Nieuwe kolom toevoegen en klik vervolgens op Publiceren. Als in de weergave Gantt-diagram de kolom Publiceren al wordt weergegeven, slaat u deze stap over.
-
Klik in de kolom Publiceren voor elke taak in het project op Nee.
Tip: Als u dit proces voor grotere projecten wilt versnellen, stelt u de eerste taak in op Nee. Klik vervolgens op de greep in de rechterbenedenhoek van de cel en sleep deze om de celinhoud in de kolom Publiceren te kopiëren.
-
Klik op het tabblad Bestand op Publiceren.
-
Zodra het project is gepubliceerd, sluit u het project en checkt u het in.
Stap 2: Updates in de projectoverzichtstaak uitschakelen
Vervolgens moet de projectmanager mogelijk updates in de projectoverzichtstaak uitschakelen, zodat er geen roosterrapportage mogelijk is.
Updates in de projectoverzichtstaak uitschakelen:
-
Klik op De werkbalk Snel starten onder Projecten op Projecten.
-
Klik in de kolom Projectnaam op de naam van het project dat u wilt archiveren.
-
Schakel op het tabblad Opties in de groep Weergeven/verbergen het selectievakje Projectoverzichtstaak in.
-
Klik op het tabblad Opties in de groep Taken op Sluiten om Updates.
-
Schakel in de sectie Taken selecteren het selectievakje in voor de projectoverzichtstaak (id is 0) en klik vervolgens op Publiceren.
Stap 3: een beveiligingsgroep instellen voor gebruikers die geen beheerder zijn
Zodra de projectmanager het project heeft voorbereid voor archivering, maakt de beheerder een beveiligingsgroep die alle gebruikers bevat, met uitzondering van beheerders.
Een beveiligingsgroep maken voor gebruikers die geen beheerder zijn:
-
Klik op De werkbalk Snel starten onder Instellingen op Serverinstellingen.
-
Klik op de pagina Serverinstellingen onder Beveiliging op Groepen beheren.
-
Klik op Nieuwe groep.
-
Typ alle niet-Beheer gebruikers in het vak Groepsnaam in de sectie Groepsgegevens.
-
Selecteer in de sectie Gebruikers in het vak Beschikbare gebruikers de namen van alle gebruikers die geen beheerder zijn en klik vervolgens op Toevoegen om ze naar het vak Geselecteerde gebruikers te verplaatsen.
-
Klik op Opslaan.
Stap 4: Een archiefbeveiligingscategorie instellen
Zodra de beheerder de groep Alle niet-Beheer gebruikers heeft gemaakt, is de volgende stap het maken van een archiefbeveiligingscategorie. Tijdens dit proces kiest de beheerder welke projecten moeten worden gearchiveerd door deze in deze categorie op te nemen.
Een archiefbeveiligingscategorie maken:
-
Klik op De werkbalk Snel starten onder Instellingen op Serverinstellingen.
-
Klik op de pagina Serverinstellingen onder Beveiliging op Categorieën beheren.
-
Klik op de pagina Categorieën beheren op Nieuwe categorie.
-
Typ Archief in het vak Categorienaam in de sectie Naam en beschrijving.
-
Klik in de sectie Gebruikers en groepen onder Beschikbare gebruikers en groepen op Alle niet-Beheer gebruikers en klik vervolgens op Toevoegen om de groep te verplaatsen naar het vak Gebruikers en groepen met machtigingen.
-
Schakel onder Machtigingen voor alle niet-Beheer gebruikers (groep) het selectievakje Weigeren in voor alle machtigingen.
Tip: Schakel het selectievakje Weigeren in voor elk machtigingsknooppunt op het hoogste niveau (Project en resource) om alle machtigingen te weigeren die onder elk knooppunt zijn ingesprongen.
-
Selecteer in de sectie Projectenalleen de aangegeven projecten en klik vervolgens op de naam van het project dat u wilt archiveren in het vak Beschikbare projecten .
Opmerking: Zorg ervoor dat u GEEN selectievakjes inschakelt die worden vermeld onder De bovenstaande projectbeveiligingsmachtigingen toepassen op alle projecten waar. Dit kan leiden tot problemen met machtigingen voor andere projecten en resources.
-
Klik op Toevoegen om het project naar het vak Geselecteerde projecten te verplaatsen.
-
Klik op Opslaan.
Stap 5: de projectteamsite archiveren
Veel projecten gebruiken de bijbehorende projectteamsite om informatie te verzamelen die een aanvulling vormt op de projectplanning. Mogelijk wilt u ervoor zorgen dat deze informatie ook wordt gearchiveerd. Microsoft SharePoint Server 2010 maakt back-up op siteniveau mogelijk. Zie Een site, lijst of documentbibliotheek exporteren (SharePoint Server 2010) voor meer informatie over hoe de beheerder deze stap voltooit.
Zodra er een back-up van de site is gemaakt, kan de beheerder de site verwijderen.
Een projectteamsite verwijderen:
-
Klik op De werkbalk Snel starten onder Instellingen op Serverinstellingen.
-
Klik op de pagina Serverinstellingen onder Operationeel beleid op Projectsites.
-
Klik op de rij met de projectteamsite waar u een back-up van hebt gemaakt en klik vervolgens op Site verwijderen.
-
Klik op OK om het verwijderen te bevestigen.
Een project archiveren met behulp van een alternatieve methode
De standaardmethode voor archivering is grondig en maakt herstel mogelijk, mocht u deze nodig hebben. Uitgebreide archivering is echter niet altijd wat een organisatie nodig heeft. Soms is het verbergen van voltooide projecten uit de weergave of het lokaal opslaan van een project voldoende om te voldoen aan uw archiveringsvereisten.
Als de standaardmethode voor archivering niet aan uw behoeften lijkt te voldoen, zijn hier enkele alternatieven:
-
Het project verbergen in Projecten Als u voltooide projecten alleen wilt verbergen in Projecten, kunt u een archiefmarkering toevoegen aan de pagina Projectdetails en vervolgens een projectcentrumweergave filteren om alleen projecten weer te geven waarin de archiefmarkering is ingesteld op Nee.
-
Het project verwijderen uit de conceptdatabase Een andere optie is om ervoor te zorgen dat er een back-up van het project wordt gemaakt in de archiefdatabase en het project vervolgens te verwijderen uit de concept-, gepubliceerde- en rapportagedatabases . Als u op een later tijdstip gegevens uit het gearchiveerde project nodig hebt, gebruikt u de optie Beheer herstellen op de pagina Serverinstellingen om deze terug te brengen naar de conceptdatabase en publiceert u het project vervolgens opnieuw.
-
Sla het project op als een . MPP-bestand Als u het project volledig uit Project Server wilt verwijderen, kunt u het project ook openen vanuit Project Server met behulp van Project Professional 2010 en het project vervolgens opslaan als een MPP-bestand. Zie de sectie 'Uw project lokaal opslaan' in Een project opslaan voor meer informatie. U wordt aangeraden het project op te slaan met alle aangepaste veldgegevens, zodat het MPP-bestand wordt geïsoleerd van eventuele aanvullende wijzigingen in aangepaste velden in Project Server. Nadat u het project hebt opgeslagen en er een back-up van hebt gemaakt als een MPP-bestand, kan het worden verwijderd uit Project Server. Als u het project op een later tijdstip wilt herstellen, kunt u het MPP-bestand openen in Project Professional 2010 terwijl u verbinding hebt met Project Server en het project vervolgens opslaan op de server.
Opmerking: Met deze methode worden alle product-, probleem- en risicokoppelingen tussen het project en de bijbehorende projectteamsite in Project Server verbroken.
Aanbevolen procedures voor langetermijnarchivering
Van tijd tot tijd kunnen de MPP-bestandsindeling van het project, de Project Server-inhoudsdatabaseschema's en de SharePoint-siteschema's worden gewijzigd om nieuwe functies weer te geven. Dit kan van invloed zijn op achterwaartse compatibiliteit in zoverre dat een project dat is opgeslagen als een MPP-bestand, een oude back-up van een Project Server-inhoudsdatabase of een back-up van een projectteamsite mogelijk niet onmiddellijk bruikbaar is.
Een best practice is om altijd te plannen op het opnemen van uw gearchiveerde inhoud in uw upgradeplanning. Dit vermindert de tijd om een oud project te herstellen waarvoor anders mogelijk verschillende upgradestappen nodig zijn.
