Een voltooid project archiveren in Project Server 2010

Wanneer u klaar bent met een project, hebt u waarschijnlijk geen rechtstreekse toegang meer nodig, en kunt u de weergave van de teamleden verbergen voor weergave in projecten. Door voltooide projecten te archiveren en te verbergen, verlaagt u de ' onbelangrijke e-mail ' in deze weergaven, en zorgt u ervoor dat gebruikers geen wijzigingen aanbrengen in projecten die niet langer actief zijn.

Er is één "standaard" methode voor het archivering van projecten in de Microsoft Project Server 2010. Als deze methode niet aan uw wensen voldoet, zijn er een paar alternatieve methoden die voor uw organisatie mogelijk beter geschikt zijn. Dit artikel behandelt deze methoden en aanbevolen procedures voor archivering met lange termijn.

In dit artikel

Een project archiveren met behulp van de standaardmethode

Stap 1: de publicatie van alle projecttaken opzeggen

Stap 2: updates in de projectsamenvattingstaak uitschakelen

Stap 3: een beveiligingsgroep instellen voor gebruikers die geen beheerder zijn

Stap 4: een archief beveiligingscategorie instellen

Stap 5: de projectteam site archiveren

Een project archiveren met een andere methode

Best practices voor archivering met lange termijn

Een project archiveren met behulp van de standaardmethode

De standaardmethode voor de archivering van een project is een procedure die uit meerdere stappen bestaat:

  • Stap 1: de publicatie van alle projecttaken opzeggen

  • Stap 2: updates in de projectsamenvattingstaak uitschakelen

  • Stap 3: een beveiligingsgroep instellen voor gebruikers die geen beheerder zijn

  • Stap 4: een archief beveiligingscategorie instellen

  • Stap 5: de projectteam site archiveren

De volgende stappen worden uitgevoerd door de projectmanager en de beheerder, zoals in de volgende secties wordt vermeld.

Stap 1: de publicatie van alle projecttaken opzeggen

Als het project eerder is gepubliceerd naar teamleden en u nu het project en de bijbehorende taken wilt verwijderen uit hun weergaven, moet de projectmanager de publicatie van alle taken in het project dat u wilt archiveren ongedaan maken. De projectmanager kan aan de slag gaan met deze procedure in Microsoft Project Web App, maar de werkelijk ongepubliceerde procedure wordt uitgevoerd in Microsoft Project Professional 2010.

Opmerking:  Wanneer u de publicatie ongedaan maakt, worden geen geaccepteerde en toegepaste werk van het project verwijderd. Elke update goedkeuringsgeschiedenis die aan een taak is gekoppeld, wordt verwijderd.

De publicatie van alle projecttaken opzeggen:

  1. Klik op de werkbalk Snel starten onder projectenop projecten.

  2. Klik in de kolom projectnaam op de naam van het project dat u wilt archiveren.

  3. Ga naar het tabblad taak en klik in de groep project op de pijl naast de knop bewerken en klik vervolgens in Project Professional.

  4. Schuif in Project Professional 2010 naar de kolom uiterst rechts in het tabelgedeelte van de weergave Gantt-diagram , klik op de kolomkop nieuwe kolom toevoegen en klik vervolgens op publiceren. Sla deze stap over als de weergave van het Gantt-diagram al de kolom publiceren bevat.

  5. In de kolom publiceren voor elke taak in het project, klikt u op Nee.

    Tip:  U kunt dit proces versnellen voor grotere projecten door de eerste taak in te stellen op Nee. Klik vervolgens op de greep in de rechterbenedenhoek van de cel en sleep deze om de celinhoud te kopiëren in de kolom publiceren .

  6. Open het tabblad bestand en klik op publiceren.

  7. Wanneer het project is gepubliceerd, sluit u het project en checkt u het in.

Stap 2: updates in de projectsamenvattingstaak uitschakelen

Vervolgens moet de projectmanager de updates in de projectsamenvattingstaak uitschakelen, zodat er geen rooster rapporten kunnen worden gerapporteerd.

Updates in de projectsamenvattingstaak uitschakelen:

  1. Klik op de werkbalk Snel starten onder projectenop projecten.

  2. Klik in de kolom projectnaam op de naam van het project dat u wilt archiveren.

  3. Schakel op het tabblad Opties in de groep weergeven/verbergen het selectievakje overzichtstaak van project in.

  4. Klik op het tabblad Opties in de groep taken op sluiten voor updates.

  5. Schakel in de sectie taken selecteren het selectievakje in voor de projectsamenvattingstaak (id is 0) en klik op publiceren.

Stap 3: een beveiligingsgroep instellen voor gebruikers die geen beheerder zijn

Wanneer de projectmanager het project voor archivering heeft gereedgemaakt, maakt de beheerder een beveiligingsgroep die alle gebruikers bevat, behalve beheerders.

Een beveiligingsgroep maken voor gebruikers die niet beheerders zijn:

  1. Klik op de werkbalk Snel starten onder instellingenop Server instellingen.

  2. Klik op de pagina Server instellingen onder beveiligingop groepen beheren.

  3. Klik op Nieuwe groep.

  4. Typ in de sectie groepsgegevens alle gebruikers zonder beheerder in het vak groepsnaam .

  5. Selecteer in de sectie gebruikers in het vak beschikbare gebruikers de namen van alle gebruikers die geen beheerder zijn en klik op toevoegen om de namen te verplaatsen naar het vak geselecteerde gebruikers .

  6. Klik op Opslaan.

Stap 4: een archief beveiligingscategorie instellen

Wanneer de beheerder de groep alle gebruikers niet-beheerder heeft gemaakt, is de volgende stap het maken van een Archief beveiligingscategorie. Tijdens dit proces kiezen de beheerder welke projecten worden gearchiveerd, door deze op te nemen in deze categorie.

U maakt als volgt een Archief beveiligingscategorie:

  1. Klik op de werkbalk Snel starten onder instellingenop Server instellingen.

  2. Klik op de pagina Server instellingen onder beveiligingop Categorieën beheren.

  3. Klik op de pagina Categorieën beheren op nieuwe categorie.

  4. Typ in de sectie naam en beschrijving de tekst Archief in het vak Naam van categorie .

  5. Klik in de sectie gebruikers en groepen onder beschikbare gebruikers en groepenop alle niet-beheerder gebruikersen klik op toevoegen om de groep te verplaatsen naar het vak gebruikers en groepen met machtigingen .

  6. Schakel onder machtigingen voor alle niet-beheerders gebruikers (groep)het selectievakje weigeren voor alle machtigingen in.

    Tip:  Schakel het selectievakje weigeren in voor elk machtigings knooppunt op het hoogste niveau (project en resource) als u alle aangesprongen machtigingen onder elk knooppunt wilt weigeren.

  7. Selecteer in de sectie projectenalleen de projecten aangegevenen klik vervolgens op de naam van het project dat u wilt archiveren in het vak beschikbare projecten .

    Opmerking:  Zorg ervoor dat u niet een van de selectievakjes selecteert onder de bovenstaande beveiligingsmachtigingen van Project toepassen voor alle projecten waarbij. Dit kan daardoor problemen met de machtiging veroorzaken voor andere projecten en resources.

  8. Klik op toevoegen om het project naar het vak geselecteerde projecten te verplaatsen.

  9. Klik op Opslaan.

Stap 5: de projectteam site archiveren

In veel projecten wordt de gekoppelde projectteam site gebruikt om gegevens te verzamelen die zijn gekoppeld aan de projectplanning. Mogelijk wilt u ervoor zorgen dat deze informatie ook wordt gearchiveerd. Microsoft SharePoint Server 2010 is de mogelijkheid om back-ups op siteniveau te maken. Zie voor meer informatie over hoe de beheerder deze stap voltooit een site, lijst of documentbibliotheek exporteren (SharePoint Server 2010).

Wanneer u een back-up van de site hebt gemaakt, kan de beheerder de site verwijderen.

Een projectteam site verwijderen:

  1. Klik op de werkbalk Snel starten onder instellingenop Server instellingen.

  2. Ga naar de pagina Server instellingen en klik onder ondernemingsbeleidop project sites.

  3. Klik op de rij met de projectteam-site waarvan u een back-up hebt gemaakt en klik vervolgens op site verwijderen.

  4. Klik op OK om het verwijderen te bevestigen.

Naar boven

Een project archiveren met een andere methode

De standaardmethode voor archivering is uitgebreid en wordt mogelijk hersteld. Uitgebreide archivering is echter niet altijd wat een organisatie nodig heeft. Soms is het ook mogelijk om te voldoen aan de archiverings vereisten als u voltooide projecten van weergave wilt verbergen of een project lokaal wilt opslaan.

Als de standaardmethode voor archivering aan uw wensen voldoet, zijn hier enkele alternatieven:

  • Het project verbergen in projecten    Als u wilt dat voltooide projecten in projecten worden verborgen, kunt u een Archief vlag toevoegen aan de pagina Project Details en vervolgens een project centrum -weergave filteren om alleen de projecten weer te geven waar de Archief vlag is ingesteld. naar Nee.

  • Het project uit de conceptdatabase verwijderen    U kunt er ook voor zorgen dat u een back-up van het project maakt op basis van de Archief database en het project vervolgens verwijdert uit de databases concept, gepubliceerden rapporteren . Als u gegevens uit het gearchiveerde project later nodig hebt, gebruikt u de optie voor beheer herstel op de pagina Server instellingen om de gegevens terug te zetten naar de concept database en publiceert u het project opnieuw.

  • Sla het project op als een. MPP-bestand    Als u het project volledig van Project Server wilt verwijderen, is dit een andere optie om het project van Project Server te openen met behulp van Project Professional 2010 en het project vervolgens op te slaan als een MPP-bestand. Zie voor meer informatie de sectie getiteld uw project lokaal opslaan, in een project opslaan. U wordt aangeraden het project op te slaan met alle gegevens in een aangepast veld, zodat het MPP-bestand wordt geïsoleerd van eventuele aanvullende wijzigingen in aangepaste velden in Project Server. Als u het project hebt opgeslagen en een back-up hebt gemaakt van het project als een MPP-bestand, wordt dit mogelijk verwijderd van Project Server. Als u het project op een later tijdstip moet herstellen, kunt u het MPP-bestand openen in Project Professional 2010 terwijl u verbonden bent met Project Server en het project vervolgens opslaat op de server.

Opmerking:  Met deze methode wordt elk product, probleem en risico koppelingen tussen het project en de projectteam site in Project server verbroken.

Naar boven

Best practices voor archivering met lange termijn

Van tijd tot tijd, de bestandsindeling Project Server-inhoudsdatabase en het SharePoint-site schema, kunnen de nieuwe functies weerspiegelen. Dit kan gevolgen hebben voor de compatibiliteit met eerdere versies voor zover een project dat is opgeslagen als een MPP-bestand, een oude back-up van de inhoudsdatabase van Project Server of een site back-up van projectteam niet onmiddellijk bruikbaar is.

De beste manier is om altijd te plannen waar u de gearchiveerde inhoud bij de planning van upgrades gaat opnemen. Hierdoor wordt de tijd die nodig is om een oud project te herstellen waarvoor mogelijk een aantal upgrade stappen vereist.

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×