Een vergadering plannen met anderen

Een vergadering plannen met anderen

U kunt een vergaderverzoek verzenden naar een of meer personen. In Outlook wordt bijgehouden wie het verzoek accepteert en wordt tijd in uw agenda voor de vergadering gemarkeerd. Wanneer u een vergaderverzoek maakt, kunt u bijlagen toevoegen, een locatie instellen en de planningsassistent gebruiken om de beste tijd voor de vergadering te kiezen.

Wat wilt u doen?

Wanneer u een nieuwe vergadering plant, kunt u een onderwerp voor de vergadering instellen, deelnemers kiezen en opgeven wanneer en waar de vergadering plaatsvindt. Reacties op uw vergaderverzoeken worden weergegeven in uw Postvak IN.

  1. Voer op het tabblad Start in de groep Nieuw een van de volgende handelingen uit:

    • Kies vanuit het Postvak IN de opties Nieuwe items > Nieuwe vergadering.

      Als u een vergadering wilt plannen, kiest u op het tabblad Start in de groep Nieuw achtereenvolgens Nieuwe items en Vergadering.

    • Klik in Agenda op Nieuwe vergadering.

      Opdracht Nieuwe vergadering op het lint

    Tip : U kunt ook de sneltoets Ctrl+Shift+Q gebruiken om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. In het vak Aan kunt u deelnemers toevoegen.

    Opmerking : U kunt ook deelnemers toevoegen of verwijderen wanneer u de Planningsassistent in de groep Weergeven op het tabblad Vergadering gebruikt.

  3. Laat de geadresseerden in het vak Onderwerp weten waar de vergadering over gaat.

  4. In het vak Locatie geeft u aan waar de vergadering wordt gehouden.

    Tip : Als u een Microsoft Exchange-account gebruikt, klikt u op Ruimten om de beschikbaarheid te controleren en een ruimte te reserveren.

  5. Kies een van de volgende opties:

    • Voor een specifieke begin- en eindtijd klikt u in de lijsten Begintijd en Eindtijd op de begin- en eindtijd van de vergadering.

    • Als de vergadering een hele dag duurt, schakelt u het selectievakje Duurt hele dag in en wordt de gebeurtenis weergegeven als een 24-uurs gebeurtenis die duurt van middernacht tot middernacht.

    Opmerking :  Als u vergaderingen wilt plannen op basis van een andere tijdzone, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Tijdzones.

  6. In het berichtvak van het vergaderverzoek kunt u elke informatie typen die u met de geadresseerden wilt delen.

    Tip : U kunt ook een bestand toevoegen. Kies op het tabblad Invoegen de optie Bestand bijvoegen en kies het bestand dat u wilt toevoegen aan het vergaderverzoek.

  7. Klik op Planningsassistent. De Planningsassistent voor Exchange-accounts helpt u de beste tijd voor de vergadering te vinden door te analyseren wanneer geadresseerden en resources voor de vergadering, zoals ruimten, beschikbaar zijn.

    Tip : Als u geen Exchange-account gebruikt, klikt u op Planning.

  8. Kies een van de volgende opties:

    • Klik op Deelnemers toevoegen en typ vervolgens de namen van geadresseerden, e-mailadressen of resourcenamen (gescheiden door puntkomma's) in de vakken Vereist, Optioneel of Resources.

      Tip : Als u geen Exchange-account gebruikt, klikt u op Anderen toevoegen > Uit adresboek toevoegen.

    • Typ in het vak Zoeken de naam van een mogelijke deelnemer, klik op Start, kies een naam in de lijst met resultaten en klik vervolgens op Vereist, Optioneel of Resources.

    Notities : 

    • Verticale strepen geven de begin- en eindtijd van de vergadering aan. U kunt op de strepen klikken en ze naar een nieuwe begin- en eindtijd slepen.

    • Voor Exchange-accounts ziet u in het beschikbaarheidsoverzicht de beschikbaarheid van deelnemers. Een groene verticale lijn staat voor het begin van de vergadering. Een rode verticale lijn staat voor het einde van de vergadering.

      beschikbaarheidsinfo in outlook

  9. Voor Exchange-accounts geeft het deelvenster Ruimte zoeken de beste tijd voor de vergadering aan (het tijdstip waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn). Als u een van de vergadertijden wilt selecteren, klikt u op de suggestie in het deelvenster Ruimte zoeken in de sectie Voorgestelde tijden. U kunt ook een tijd selecteren in het beschikbaarheidsoverzicht.

  10. Nadat de deelnemers zijn toegevoegd, klikt u op Afspraak op het lint om naar het vergaderverzoek terug te keren.

    Opmerking : Nadat u het tijdstip van de vergadering hebt ingesteld en het geen terugkerende vergadering betreft, kiest u Verzenden of kiest u Afspraak als u meer informatie wilt toevoegen aan de hoofdtekst van de vergadering.

  11. Kies een van de volgende opties:

    • Als u de vergadering niet wilt instellen als terugkerende vergadering, klikt u op Verzenden.

    • Als u wel een terugkerende vergadering wilt maken, gaat u naar Een vergadering terugkerend maken.

  1. Klik op Vergadering > Terugkeerpatroon.

    Opdracht Terugkeerpatroon op het lint

    Opmerking : Gebruik de sneltoets Ctrl+G als u de vergadering zo wilt plannen dat deze regelmatig wordt herhaald.

  2. Kies de opties voor het gewenste terugkeerpatroon en klik op OK.

    Opmerking : Wanneer u een terugkeerpatroon toevoegt aan een vergaderverzoek, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Reeks vergaderingen.

  3. Verzend het vergaderverzoek door op Verzenden te klikken.

Wat wilt u doen?

  1. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik dan op Vergaderverzoek.

    Opmerking : Gebruik de sneltoets Ctrl+Shift+Q om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp.

  3. Typ in het vak Locatie een beschrijving of klik op Ruimten om te kiezen uit de beschikbare ruimten die u automatisch wilt inplannen met Microsoft Exchange.

  4. Selecteer de begin- en eindtijd van de vergadering in de lijsten Begintijd en Eindtijd. Als deze gebeurtenis de hele dag duurt, schakelt u het selectievakje Duurt hele dag in.

    Een gebeurtenis die de hele dag duurt, is een gebeurtenis van 24 uur van middernacht tot middernacht.

    Opmerking : Standaard wordt de huidige tijdzone-instelling op uw computersysteem gebruikt om vergaderingen te plannen. Als u vergaderingen wilt plannen op basis van een andere tijdzone, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Tijdzones.

  5. Typ de informatie die u met de geadresseerden wilt delen, voeg bestanden toe of maak een vergaderwerkruimte.

    Raadpleeg de sectie Zie ook voor meer informatie over vergaderwerkruimten.

  6. Ga naar het tabblad Vergadering en klik in de groep Weergeven op Planningsassistent.

    De Planningsassistent helpt u om het beste tijdstip voor de vergadering te vinden.

  7. Klik op Anderen toevoegen en klik vervolgens op Uit adresboek toevoegen.

  8. Typ de naam van de persoon of resource die u voor de vergadering wilt uitnodigen in het vak Zoeken in het dialoogvenster Deelnemers en resources selecteren. Als u via de optie Meer kolommen zoekt, klikt u op Start.

  9. Selecteer de naam in de lijst met resultaten, klik op Vereist, Optioneel of Resources en klik vervolgens op OK.

    Vereiste en optionele deelnemers worden weergegeven in het vak Aan op het tabblad Vergadering. Resources worden weergegeven in het vak Locatie.

    Het beschikbaarheidsoverzicht laat zien wanneer de genodigden beschikbaar zijn. Een groene verticale lijn staat voor het begin van de vergadering. Een rode verticale lijn staat voor het einde van de vergadering.

    Beschikbaarheidsoverzicht

    In het deelvenster Voorgestelde tijden ziet u de beste tijd voor de vergadering. Dit is het tijdstip waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn. De beste vergadertijd wordt boven aan het deelvenster weergegeven. Als u een van de voorgestelde tijden wilt selecteren, klikt u op de voorgestelde tijd in het deelvenster Voorgestelde tijden. U kunt ook handmatig een tijdstip kiezen in het beschikbaarheidsoverzicht.

    Het deelvenster Voorgestelde tijden

  10. Als u een terugkerende vergadering wilt instellen, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Terugkeerpatroon, selecteert u het terugkeerpatroon en klikt u op OK.

    Wanneer u een terugkerend patroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

  11. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Afspraak.

  12. Klik op Verzenden.

  1. Open de vergadering die u wilt wijzigen.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Opties wijzigen voor een vergadering die niet bij een reeks hoort   

      • Wijzig de gewenste opties, zoals het onderwerp, de locatie en de tijd.

      • Klik op Update verzenden.

    • Opties wijzigen voor alle vergaderingen in een reeks   

      • Klik op De reeks openen.

      • Wijzig de gewenste opties, zoals het onderwerp, de locatie en de tijd.

      • Klik op het tabblad Terugkerende vergadering in de groep Opties op Terugkeerpatroon, wijzig de opties, zoals tijd, terugkeerpatroon of het bereik van het terugkeerpatroon, en klik op OK.

      • Klik op Update verzenden.

    • Opties wijzigen voor één vergadering uit een reeks    

      • Klik op Dit exemplaar openen.

      • Wijzig de gewenste opties, zoals het onderwerp, de locatie en de tijd op het tabblad Terugkerende vergadering.

      • Klik op Update verzenden.

Tip : In Agenda kunt u de vergadering naar een andere datum slepen. U kunt ook het onderwerp bewerken door op de beschrijving te klikken, op F2 te drukken en uw wijzigingen te typen.

  1. Open de vergadering die u wilt laten terugkeren.

  2. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Terugkeerpatroon.

  3. Klik op de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks) waarmee de vergadering moet terugkeren, selecteer de opties voor de frequentie en klik op OK.

  4. Klik op Update verzenden.

  1. Maak of open de vergadering die u als privé wilt instellen.

  2. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Opties en klik op Privé.

Belangrijk : U moet er niet van uitgaan dat met de functie Privé wordt voorkomen dat andere personen toegang krijgen tot de details van een vergadering, contactpersoon of taak. Als u ervoor wilt zorgen dat andere personen een als privé gemarkeerd item niet kunnen lezen, moet u ze geen leesmachtiging geven voor uw mappen Agenda, Contactpersonen en Taken. Iemand aan wie u een leesmachtiging voor uw mappen hebt verleend, kan met bepaalde programmeermethoden of andere e-mailtoepassingen de details van een privé-item bekijken. Gebruik de functie Privé alleen als u mappen wilt delen met personen die u vertrouwt.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Voor alle nieuwe vergaderingen die u maakt    

    • Klik in het menu Extra op Opties.

    • Als u wilt dat een herinnering automatisch wordt in- of uitgeschakeld voor nieuwe vergaderingen, schakelt u het selectievakje Standaardherinnering in of uit.

    • Als u het selectievakje hebt ingeschakeld, geeft u op hoelang vóór de vergadering de herinnering moet worden weergegeven.

  • Voor bestaande vergaderingen    

    • Open de vergadering of reeks als de vergadering terugkerend is.

    • Als u een herinnering wilt in- of uitschakelen, selecteert u op het tabblad Vergadering in de groep Opties de optie Geen of een weergegeven tijdstip voor de herinnering.

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×