Een regel maken of bewerken in Outlook voor Mac 2011

Een regel is een actie die automatisch wordt uitgevoerd voor binnenkomende of uitgaande berichten op basis van voorwaarden die u opgeeft. U kunt regels maken om het overzicht te houden. U kunt bijvoorbeeld regels maken om berichten automatisch op te slaan in mappen of berichten aan categorieën toe te wijzen.

In dit artikel wordt het verschil tussen server- en clientregels uitgelegd en leest u hoe u een aantal veelgebruikte regels maakt. Daarnaast wordt beschreven hoe u kunt zien welk type e-mailaccount u hebt.

Er zijn twee soorten regels in Outlook voor Mac: regels op de server en regels op deze computer.

  • Serverregels: als u een Microsoft Exchange-account gebruikt die wordt beheerd door Microsoft Exchange Server 2010 SP1 of hoger, kunt u Outlook voor Mac gebruiken om serverregels te maken en te bewerken. In het dialoogvenster Regels van Outlook voor Mac staan serverregels gegroepeerd op account onder de kop EXCHANGE-SERVER in het linkerdeelvenster. Deze regels worden uitgevoerd op de Exchange-e-mailserver, zelfs wanneer Outlook niet is geopend. Omdat Outlook niet hoeft te zijn geopend, zijn serverregels handig als u toegang hebt tot uw account vanaf meerdere computers. Een van de beperkingen van serverregels is dat hiermee geen acties kunnen worden uitgevoerd waarvoor Outlook moet zijn geopend, zoals het afspelen van een geluid.

    Als uw account wordt beheerd door een versie van Exchange die ouder is dan Microsoft Exchange Server 2010 SP1, kunt u serverregels maken en bewerken met behulp van Outlook Web App of Outlook voor Windows.

  • Regels van Op deze computer: regels van Op deze computer, ook wel clientregels genoemd, zijn regels die alleen worden uitgevoerd in Outlook voor Mac. In het dialoogvenster Regels van Outlook voor Mac staan regels van Op deze computer gegroepeerd op accounttype onder de kop OP DEZE COMPUTER in het linkerdeelvenster. U kunt regels van Op deze computer maken voor elk account dat u gebruikt in Outlook voor Mac. In tegenstelling tot serverregels kunt u met regels van Op deze computer acties in Outlook opgeven, zoals het afspelen van een geluid.

    Als u een account hebt dat niet wordt beheerd door een Exchange-server, zoals een POP- of IMAP-account, kunt u alleen regels van Op deze computer maken. Als u wilt weten welk type account u hebt, gaat u naar Achterhalen welk type account u hebt.

Als u zowel regels op de server als regels op deze computer hebt voor hetzelfde account, worden serverregels altijd eerst uitgevoerd.

Via een algemeen regeltype worden in Outlook berichten verplaatst naar een map op basis van de afzender of geadresseerde. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee alle berichten van ‘Wander Wolthuis’ worden verplaatst naar de map ‘E-mail van Wander’. Outlook bevat een snelkoppeling voor het maken van deze regeltypen op basis van een bestaand bericht.

Tip : Als u berichten ontvangt van een groep contactpersonen (ook wel distributielijst genoemd), kunt u een regel maken waarmee berichten die naar de groep worden verzonden, automatisch worden verplaatst in een map.

  1. Klik in de berichtenlijst op een bericht met de afzender of geadresseerde voor wie u een regel wilt maken.

  2. Klik op het tabblad Start op Regels en klik vervolgens op Berichten verplaatsen van (naam van de afzender) of Berichten verplaatsen naar (naam van de geadresseerde).

    tabblad start, groep 4

  3. Typ de naam van de map waarnaar u berichten wilt verplaatsen in het zoekvak van de map.

  4. Wanneer de gewenste map wordt weergegeven, klikt u op de mapnaam, klikt u op Kiezen en klikt u op OK.

    Notities : 

    • Als u een Microsoft Exchange-account hebt dat wordt beheerd in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger, wordt de regel automatisch opgeslagen op de Exchange-server. Ga naar Serverregels tegenover regels van Op deze computer voor meer informatie.

    • Als u meerdere regels maakt, worden de regels uitgevoerd in de volgorde waarin deze worden weergegeven in het venster Regels. Ga naar Een bestaande regel bewerken voor informatie over het wijzigen van de volgorde.

    • Voordat in Outlook regels voor berichten worden uitgevoerd, worden eerst de regels van Adressenlijstbeheer toegepast en vervolgens de regels van de bescherming tegen ongewenste e-mail. Normale regels worden het laatst toegepast. Deze worden echter toegepast op alle berichten, ook op berichten in de categorie Ongewenste e-mail. Zie Berichten van adressenlijsten organiseren voor meer informatie over regels van Adressenlijstbeheer.

Wanneer u een regel maakt op basis van een bestaand bericht, worden de afzender, de geadresseerde en het onderwerp automatisch ingevuld in de regelinstructies.

  1. Klik in de berichtenlijst op het bericht op basis waarvan u een regel wilt maken.

  2. Klik op het tabblad Start op Regels en klik vervolgens op Regel maken.

    tabblad start, groep 4

  3. Bewerk de criteria onder Wanneer een nieuw bericht binnenkomt, zodat deze aan uw behoeften voldoen.

    Als u een van de criteria wilt verwijderen, klikt u op Knop Zoekcriteria verwijderen . Als u meer criteria wilt toevoegen, klikt u op Knop Zoekcriteria toevoegen .

  4. Geef onder Voer de volgende actie uit de acties op die u wilt uitvoeren.

  5. Klik op OK.

    Notities : 

    • Als u een Microsoft Exchange-account hebt dat wordt beheerd in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger, wordt de regel automatisch opgeslagen op de Exchange-server. Ga naar Serverregels tegenover regels van Op deze computer voor meer informatie.

    • Als u meerdere regels maakt, worden de regels uitgevoerd in de volgorde waarin deze worden weergegeven in het venster Regels. Ga naar Een bestaande regel bewerken voor informatie over het wijzigen van de volgorde.

    • Voordat in Outlook regels voor berichten worden uitgevoerd, worden eerst de regels van Adressenlijstbeheer toegepast en vervolgens de regels van de bescherming tegen ongewenste e-mail. Normale regels worden het laatst toegepast. Deze worden echter toegepast op alle berichten, ook op berichten in de categorie Ongewenste e-mail. Zie Berichten van adressenlijsten organiseren voor meer informatie over regels van Adressenlijstbeheer.

In plaats van het maken van een regel op basis van een bestaand bericht kunt u nu een aangepaste regel maken op basis van de gewenste criteria. U moet een aangepaste regel maken als u een account hebt dat wordt beheerd in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger en de regel wilt opslaan op de computer. (Als u de regel maakt op basis van een bestaand bericht, worden regels voor een account dat wordt beheerd in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger, opgeslagen op de Exchange-server, niet op uw computer.)

Als u niet weet of uw account wordt beheerd door Exchange, gaat u naar Achterhalen welk type account u hebt.

  1. Klik in het menu Extra op Regels.

  2. Voer in het linkerdeelvenster van het dialoogvenster Regels een van de volgende handelingen uit:

    • Als u een regel wilt maken die op uw computer wordt uitgevoerd terwijl Outlook is geopend, klikt u onder OP DEZE COMPUTER op het accounttype.

    • Als u een regel wilt maken die wordt uitgevoerd op de Exchange-server, klikt u onder EXCHANGE-SERVERSop de accountnaam. (Deze optie is alleen beschikbaar voor accounts die worden beheerd in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger.)

  3. Klik op Toevoegen  Toevoegen .

  4. Typ een naam voor de regel in het vak Regelnaam.

  5. Klik onder Wanneer een nieuw bericht binnenkomt in het linkersnelmenu op het type informatie dat u wilt identificeren.

    Bij de meeste criteria gaat u van links naar rechts als u meer snelmenu's of tekstvakken wilt gebruiken. Als u alle berichten wilt identificeren die u hebt ontvangen van collega's, zijn de criteria bijvoorbeeld: "Van" "Bevat" "@alpineskihouse.com".

    Ga als volgt te werk als u meerdere criteria wilt scheiden door 'of' voor regels die zijn opgeslagen op de Exchange-server:

    1. Selecteer in het linkersnelmenu met criteria een veld met tekst, zoals Van, Geadresseerden of Onderwerp.

    2. Ga naar rechts en selecteer Bevat in het tweede snelmenu.

    3. Klik op Zoektermen toevoegen en klik vervolgens in de zoeklijst op Toevoegen  Toevoegen voor elke term die u wilt toevoegen.

    Voor regels die zijn opgeslagen op uw computer, kunt u het snelmenu boven de criteria gebruiken om Als aan een of meer criteria is voldaan of andere opties te selecteren.

  6. Als u een van de criteria wilt verwijderen, klikt u op Knop Zoekcriteria verwijderen . Als u meer criteria wilt toevoegen, klikt u op Knop Zoekcriteria toevoegen .

  7. Geef onder Voer de volgende actie uit de acties op die u wilt uitvoeren.

  8. Klik op OK.

    Notities : 

    • Met een Microsoft Exchange-account dar wordt beheerd in Microsoft Exchange Server 2007 kunt u Outlook voor Mac niet gebruiken om regels te bewerken of te maken die zijn opgeslagen op de Exchange-server (zoals regels die u hebt gemaakt in Outlook voor Windows). Regels die u in Outlook voor Mac maakt, worden opgeslagen op uw computer en alleen uitgevoerd op berichten wanneer deze worden gesynchroniseerd met Outlook voor Mac. Ga naar Serverregels tegenover regels van Op mijn computer voor meer informatie.

    • Als u meerdere regels maakt, worden de regels uitgevoerd in de volgorde waarin deze worden weergegeven in het venster Regels. Ga naar Een bestaande regel bewerken voor informatie over het wijzigen van de volgorde.

    • Voordat in Outlook regels voor berichten worden uitgevoerd, worden eerst de regels van Adressenlijstbeheer toegepast en vervolgens de regels van de bescherming tegen ongewenste e-mail. Normale regels worden het laatst toegepast. Deze worden echter toegepast op alle berichten, ook op berichten in de categorie Ongewenste e-mail. Zie Berichten van adressenlijsten organiseren voor meer informatie over regels van Adressenlijstbeheer.

U kunt afzonderlijke regels bewerken, regels verwijderen en de volgorde wijzigen waarin regels worden uitgevoerd. Als u wilt dat een regel niet wordt uitgevoerd, zonder dat de regel wordt verwijderd, kunt u de regel uitschakelen.

  1. Klik in het menu Extra op Regels.

  2. Klik in het linkerdeelvenster van het dialoogvenster Regels op het accounttype voor de regel die u wilt bewerken. Als u niet weet welk type account u hebt, gaat u naar Achterhalen welk type account u hebt.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    Bewerking

    Werkwijze

    Een regel bewerken of de naam van een regel wijzigen

    Dubbelklik op de regel en breng de gewenste wijzigingen aan.

    Een regel uitschakelen

    Schakel het selectievakje Ingeschakeld naast de regel uit.

    Een regel verwijderen

    Klik op de regel en klik vervolgens op Verwijderen  Verwijderen .

    De volgorde wijzigen waarin de regels worden uitgevoerd

    Klik op een regel en klik vervolgens op Omhoog of Omlaag  Pijlen van Omhoog en Omlaag .

    Opmerking : Regels worden uitgevoerd in de volgorde waarin ze in de lijst worden weergegeven. De regel boven aan de lijst wordt als eerste uitgevoerd.

Notities : 

  • Regels die op de Exchange-server zijn opgeslagen, worden altijd uitgevoerd vóór regels die op uw computer zijn opgeslagen. Als u Exchange-serverregels wilt maken of bewerken, moet u een Microsoft Exchange-account hebben dat wordt beheerd in Microsoft Exchange Server 2010 of hoger. Ga naar Serverregels tegenover regels van Op deze computer voor meer informatie.

  • Als u een Exchange-account hebt, kunnen sommige regels die zijn gemaakt in Outlook voor Windows of Outlook Web App mogelijk niet worden bewerkt in Outlook voor Mac. Als u deze regels wilt bewerken, gebruikt u Outlook voor Windows of Outlook Web App.

  1. Klik in het dialoogvenster Regels op Alles weergeven en klik vervolgens onder Persoonlijke instellingen op Accounts.

  2. Klik in het linkerdeelvenster van het dialoogvenster Accounts op het account. Het accounttype wordt weergegeven onder de accountbeschrijving. In dit voorbeeld is het account een POP-account.

    Indicator voor accounttype

  3. Als u wilt teruggaan naar het dialoogvenster Regels, klikt u op Alles weergeven en klikt u onder E-mail op Regels.

Zie ook

Automatische afwezigheidsberichten verzenden vanuit Outlook 2011 voor Mac

Aanvullende mappen maken in het navigatiedeelvenster

De gemaakte regel werkt niet

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×