Als u vaak zoekt in een tabel in Access of de records van de tabel vaak sorteert op een bepaald veld, kunt u deze bewerkingen sneller uitvoeren door een index te maken voor het veld. Indexen in een tabel worden in Access gebruikt zoals u een index in een boek gebruikt: bij het opzoeken van gegevens zoekt Access de locatie van de gegevens op in de index. In sommige gevallen, zoals voor een primaire sleutel, wordt er in Access automatisch een index gemaakt. In andere gevallen kunt u zelf een index maken.
In dit artikel maakt u kennis met indexen en wordt besproken hoe u kunt bepalen voor welke velden u een index moet maken en hoe u een index maakt, verwijdert of wijzigt. Ook wordt hier uitgelegd onder welke omstandigheden Access automatisch indexen maakt.
In dit artikel
Opmerking: U kunt de methoden die in dit artikel worden beschreven, niet gebruiken om een index voor een tabel in een webdatabase te maken. De prestaties van een webdatabase zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de prestaties van de SharePoint-server die als host voor de webdatabase fungeert.
Wat is een index?
U kunt een index gebruiken om sneller records te zoeken te sorteren in Access. Met een index wordt de locatie van records opgeslagen op basis van een of meer velden die u wilt indexeren. Nadat de locatie van de index is opgehaald, kunnen de gegevens worden opgehaald door rechtstreeks naar de juiste locatie te gaan. Het gebruik van een index werkt dus aanzienlijk sneller dan het doorzoeken van alle records om de gegevens te zoeken.
Bepalen welke velden moeten worden geïndexeerd
U kunt indexen maken die zijn gebaseerd op één veld of op meerdere velden. Waarschijnlijk wilt u velden indexeren waarin u vaak zoekt, velden die u sorteert en velden die u koppelt aan velden in andere tabellen in query's met meerdere tabellen. Met indexen kunt u zoekacties en query's sneller uitvoeren, maar ze kunnen vertraging veroorzaken wanneer u gegevens toevoegt of bijwerkt. Wanneer u gegevens invoert in een tabel met een of meer geïndexeerde velden, moeten de indexen worden bijgewerkt wanneer een record wordt toegevoegd of gewijzigd. Het toevoegen van records met behulp van een toevoegquery of door het toevoegen van geïmporteerde records, verloopt waarschijnlijk ook trager als de doeltabel indexen bevat.
Opmerking: De primaire sleutel van een tabel wordt automatisch geïndexeerd.
Een veld met het gegevenstype OLE-object, Berekend of Bijlage kan niet worden geïndexeerd. Voor andere velden kunt u een veld indexeren als de volgende punten allemaal van toepassing zijn:
-
Het gegevenstype van het veld is Korte tekst (Tekst in Access 2010), Lange tekst (Memo in Access 2010), Getal, Datum/tijd, AutoNummering, Valuta, Ja/Nee of Hyperlink.
-
U wilt zoeken naar waarden die in het veld zijn opgeslagen.
-
U wilt de waarden in het veld sorteren.
-
U wilt veel verschillende waarden in het veld opslaan. Als veel van de waarden in het veld identiek zijn, worden query's mogelijk niet sneller uitgevoerd wanneer u een index gebruikt.
Meervoudige indexen
Als u denkt dat u vaak zult zoeken in of sorteren op twee of meer velden tegelijk, kunt u voor deze combinatie van velden een index maken. Als u bijvoorbeeld in dezelfde query vaak criteria voor de velden Leverancier en Productnaam instelt, is het verstandig om een meervoudige index voor beide velden te maken.
Als u een tabel volgens een meervoudige index sorteert, sorteert Access eerst op het eerste gedefinieerde indexveld. U stelt de volgorde van de velden in wanneer u een index met meerdere velden maakt. Als er records zijn met identieke waarden in het eerste veld, sorteert Access vervolgens op het tweede gedefinieerde indexveld enzovoort.
U kunt voor maximaal tien velden een meervoudige index instellen.
Indexen maken
Als u een index wilt maken, moet u eerst bepalen of u een enkelvoudige of een meervoudige index wilt maken. U maakt een enkelvoudige index door de eigenschap Geïndexeerd in te stellen. In de volgende tabel worden de mogelijke instellingen weergegeven voor de eigenschap Geïndexeerd.
|
Instelling eigenschap Geïndexeerd |
Betekenis |
|
Nee |
Geen index maken voor dit veld (of de bestaande index verwijderen) |
|
Ja (duplicaten OK) |
Een index maken voor dit veld |
|
Ja (geen duplicaten) |
Een unieke index maken voor dit veld |
Als u een unieke index maakt, kunt u in Access geen nieuwe waarde invoeren in het veld als deze waarde al bestaat in hetzelfde veld in een andere record. Access maakt automatisch een unieke index voor primaire sleutels, maar u kunt identieke waarden in andere velden ook verbieden. U kunt bijvoorbeeld een unieke index maken voor een veld waarin serienummers worden opgeslagen zodat twee producten niet hetzelfde serienummer kunnen krijgen.
Enkelvoudige indexen maken
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de naam van de tabel waarin u de index wilt maken en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.
-
Klik op de veldnaam van het veld dat u wilt indexeren.
-
Klik onder Veldeigenschappen op de tab Algemeen.
-
Klik in de eigenschap Geïndexeerd op Ja (duplicaten OK) als u identieke waarden wilt toestaan of klik op Ja (geen duplicaten) als u een unieke index wilt maken.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang of drukt u op Ctrl+S.
Meervoudige indexen maken
Als u een meervoudige index wilt maken voor een tabel, neemt u een rij op voor elk veld in de index en neemt u de naam van de index alleen op in de eerste rij. In Access worden alle rijen behandeld als een onderdeel van dezelfde index totdat er een rij verschijnt met een andere indexnaam. Als u een rij wilt invoegen, klikt u met de rechtermuisknop op de locatie waarop u de rij wilt invoegen en klikt u vervolgens in het snelmenu op Rijen invoegen.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de naam van de tabel waarin u de index wilt maken en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.
-
Klik, op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen, op Indexen.
Het venster Indexen wordt geopend. Pas het formaat van het venster zodanig aan dat er een aantal lege rijen verschijnt en de indexeigenschappen worden weergegeven.
-
Typ in de eerste lege rij van de kolom Indexnaam een naam voor de index. U kunt de naam van de index op een van de indexvelden baseren of een andere geschikte naam gebruiken.
-
Klik in de kolom Veldnaam op de pijl en klik vervolgens op het eerste veld dat u wilt gebruiken voor de index.
-
Laat de kolom Indexnaam in de volgende rij leeg en klik in de kolom Veldnaam op het tweede veld voor de index. Herhaal deze stap totdat u alle velden hebt geselecteerd die u wilt opnemen in de index.
-
Als u de sorteervolgorde van de waarden van het veld wilt wijzigen, klikt u in de kolom Sorteervolgorde van het venster Indexen op Oplopend of Aflopend. De standaardsorteervolgorde is Oplopend
-
Stel in het venster Indexen onder Indexeigenschappen de indexeigenschappen in voor de rij in de kolom Indexnaam, die de naam van de index bevat. Stel de eigenschappen in op basis van de volgende tabel.
Label
Waarde
Primair
Indien Ja: de index is de primaire sleutel.
Uniek
Indien Ja: elke waarde in de index moet uniek zijn.
Null-waarden negeren
Indien Ja: records met een null-waarde in de geïndexeerde velden worden niet opgenomen in de index.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang of drukt u op Ctrl+S.
-
Sluit het venster Indexen.
Indexen verwijderen
Als u denkt dat een index niet meer nodig is of dat deze de prestaties nadelig beïnvloedt, kunt u de index verwijderen. Wanneer u een index verwijdert, verwijdert u alleen de index en niet het veld of de velden op basis waarvan deze is gemaakt.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de naam van de tabel waaruit u de index wilt verwijderen en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.
-
Klik, op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen, op Indexen.
Het venster Indexen wordt geopend. Pas het formaat van het venster zodanig aan dat er een aantal lege rijen verschijnt en de indexeigenschappen worden weergegeven.
-
Selecteer in het indexvenster de rij of rijen met de index die u wilt verwijderen en druk op DEL.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang of drukt u op Ctrl+S.
-
Sluit het venster Indexen.
Indexen weergeven en bewerken
U kunt de indexen voor een tabel weergeven om vast te stellen wat hun invloed op de prestaties is of om ervoor te zorgen dat bepaalde velden zijn geïndexeerd.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de naam van de tabel waarvan u de index wilt bewerken en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.
-
Klik, op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen, op Indexen.
Het venster Indexen wordt geopend. Pas het formaat van het venster zodanig aan dat er een aantal lege rijen verschijnt en de indexeigenschappen worden weergegeven.
-
U kunt de indexen en indexeigenschappen weergeven of bewerken om ze aan te passen aan uw wensen.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang of drukt u op Ctrl+S.
-
Sluit het venster Indexen.
Automatisch indexen maken
In sommige gevallen worden er automatisch indexen voor u gemaakt. Er wordt bijvoorbeeld automatisch een index gemaakt voor velden die u aanwijst als de primaire sleutel van een tabel.
Een andere bron voor het automatisch maken van indexen is de optie AutoIndex bij importeren/maken in het dialoogvenster Opties voor Access. Velden met een naam die begint met of eindigt op de tekens die zijn ingevoerd in het vak AutoIndex bij importeren/maken, zoals id, sleutel, code of num, worden automatisch geïndexeerd. Als u de huidige instelling wilt weergeven of wijzigen, gaat u als volgt te werk:
-
Klik op Bestand > Opties.
-
Klik op Ontwerpfuncties voor objecten en voeg onder Tabelontwerp in het vak AutoIndex bij importeren/maken de waarden toe of bewerk of verwijder deze. Gebruik een puntkomma (;) om waarden van elkaar te scheiden.
Opmerking: Als een veldnaam begint met of eindigt op een waarde die wordt vermeld in het vak, wordt het veld automatisch geïndexeerd.
-
Klik op OK.
Aangezien er voor iedere extra index aanvullende taken moeten worden uitgevoerd, nemen de prestaties af wanneer u gegevens toevoegt of bijwerkt. U kunt daarom de waarden wijzigen die worden weergegeven in het vak AutoIndex bij importeren/maken, of het aantal waarden beperken om het aantal gemaakte indexen te minimaliseren.
