Een Access-database maken om op het web te delen

In dit artikel

• Overzicht

• Een webdatabase maken

• Wijzigingen in uw toepassing publiceren en synchroniseren

Overzicht

Access 2010 en Access Services (een optioneel onderdeel van SharePoint) biedt een platform waarmee u databases kunt maken die u op internet gebruikt. U ontwerpt en publiceert een webdatabase door Access 2010 en SharePoint te gebruiken, waarna de webdatabase in een webbrowser kan worden gebruikt door personen die beschikken over een SharePoint-account.

Hoe het werkt

Wanneer u een webdatabase publiceert, wordt door Access Services een SharePoint-site gemaakt die de database bevat. Alle databaseobjecten en gegevens worden naar SharePoint-lijsten op deze site verplaatst. In de volgende video ziet u het proces.

Als de database is gepubliceerd, kunnen bezoekers van SharePoint de database gebruiken op basis van hun machtigingen voor de SharePoint-site.

• Volledig beheer    Hiermee kunt u wijzigingen in de gegevens en het ontwerp aanbrengen.

• Bijdragen    Hiermee kunt u wel wijzigingen aanbrengen in de gegevens, maar niet in het ontwerp.

• Lezen    Hiermee kunt u gegevens lezen, maar kunt u geen wijzigingen aanbrengen.

U kunt de webdatabase in Access openen, het ontwerp wijzigen en vervolgens de wijzigingen synchroniseren, waarbij deze op de SharePoint-site worden opgeslagen. In de volgende video ziet u hoe u het ontwerp kunt wijzigen nadat u de webdatabase hebt gepubliceerd.

U kunt de webdatabase ook offline zetten, werken met de offlineversie en de wijzigingen in gegevens en ontwerp synchroniseren wanneer u weer online bent.

Opmerking: Als u een webdatabase wilt maken, dient u te beschikken over machtigingen voor volledig beheer voor de SharePoint-site waarop u deze wilt publiceren. Zie de sectie Zie ook voor meer informatie over SharePoint-machtigingen.

Formulieren en rapporten worden uitgevoerd in de browser

Formulieren, rapporten en de meeste macro's worden in de browser uitgevoerd. Hierdoor kunnen gegevens in Access op het scherm worden vernieuwd zonder dat de hele pagina opnieuw hoeft worden opgebouwd.

U kunt een formulier maken om gebruikers te helpen in uw toepassing te navigeren. Met het nieuwe besturingselement voor navigatie kunt u voor dit doel gemakkelijk standaardnavigatieknoppen met het gebruikelijke uiterlijk van webknoppen aan een formulier toevoegen.

Opmerking: Het navigatiedeelvenster (de functie die u in Access gebruikt om door de objecten in een database te bladeren) is niet beschikbaar in een webbrowser.

Gegevens worden opgeslagen in SharePoint-lijsten

Al uw tabellen worden SharePoint-lijsten en records worden lijstitems. Hierdoor kunt u SharePoint-machtigingen gebruiken om de toegang tot uw webdatabase te beheren en om te profiteren van andere SharePoint-mogelijkheden.

Opmerking over de beveiliging:  De verbindingsreeks voor gekoppelde tabellen is niet versleuteld, inclusief de gebruikersnaam en het wachtwoord als die gegevens zijn opgeslagen (en het doel van de koppeling ondersteunt gebruikersaccounts). In een database met een koppeling naar een SharePoint-lijst en de koppeling met de gebruikersnaam en het wachtwoord kan een kwaadwillende gebruiker met de opgeslagen referenties wijzigen welke lijst het doel van de koppeling is. Zelfs als de referenties niet worden opgeslagen met de verbindingsreeks, kan een kwaadwillende gebruiker machtigingen op de SharePoint-site wijzigen met de hulp van een medewerker die al over voldoende machtigingen beschikt. Wees voorzichtig met het delen van kopieën van een database die koppelingen bevat naar lijsten in een gepubliceerde webdatabase.

Query's en gegevensmacro's worden uitgevoerd op de server

Alle SQL-bewerkingen worden op de server uitgevoerd. Dit helpt de netwerkprestaties te verbeteren doordat het gegevensverkeer wordt beperkt tot de resultatensets.

Intranet of internet

U kunt publiceren naar de SharePoint-server van uw eigen intranet of naar internet. Microsoft biedt een internetgerichte, gehoste SharePoint-oplossing.

Naar boven

Een webdatabase maken

In deze sectie worden belangrijke nieuwe functies beschreven en worden de stappen besproken voor de basisontwerptaken die u moet uitvoeren als u een webdatabase wilt maken.

In deze sectie

• Voordat u begint

  • Ontwerpverschillen tussen bureaublad- en webdatabases

  • Functies van bureaubladdatabases die niet beschikbaar zijn in Access Services

• Een sjabloon gebruiken

• Aan de slag met een lege webdatabase

• Een webtabel ontwerpen

  • Een nieuwe webtabel maken

  • Een veld uit de galerie met velden toevoegen

  • Een veld toevoegen door op het gegevensblad te klikken

  • Veldeigenschappen wijzigen

• Een berekend veld toevoegen

• Regels voor gegevensvalidatie instellen

  • Een validatieregel voor velden en een bericht instellen

  • Een validatieregel voor records en een bericht instellen

• Een relatie tussen twee webtabellen maken

  • Een opzoekveld in de gegevensbladweergave maken

• Een opzoekveld in de gegevensbladweergave wijzigen

• Gegevensintegriteit behouden door gegevensmacro's te gebruiken

• Een webquery maken

• Een webformulier maken

• Een webrapport maken

• Een navigatieformulier maken en dit als standaardformulier voor de beginweergave instellen

Voordat u begint

Er zijn een paar taken die u moet uitvoeren voordat u begint met het ontwerpen van uw webdatabase. Bovendien zijn er ontwerpverschillen tussen webdatabases en bureaubladdatabases, vooral als u een ervaren Access-ontwikkelaar bent.

• Het doel van uw database bepalen    Zorg voor een goed plan zodat u de juiste beslissingen neemt ten aanzien van de details van het ontwerp.

• De vereiste gegevens zoeken en organiseren    U kunt geen gekoppelde tabellen in een webdatabase gebruiken. Alle gegevens die u wilt gebruiken maar die niet uit de database afkomstig zijn, moeten worden geïmporteerd voordat u ze publiceert. Als u over de gegevens beschikt op het moment dat u met het ontwerp begint, vermijdt u dat u het ontwerp in een later stadium moet aanpassen om onverwachte problemen met de gegevens op te lossen.

• Bepalen naar welke SharePoint-site u wilt publiceren    Zonder SharePoint kunt u in het geheel niet publiceren. Als u het ontwerp in een browser wilt testen voordat u het ontwerp helemaal hebt afgerond (wat geen slecht idee is), moet u het eerst publiceren.

• De beveiliging plannen    U kunt gebruikmaken van SharePoint-beveiliging om de toegang tot uw webdatabase te beheren. Plan de beveiliging in een vroeg stadium zodat u deze in het ontwerp kunt opnemen.

Een sjabloon gebruiken

Wanneer u de benodigde functionaliteit van uw toepassing hebt bepaald, kunt u bekijken of u een databasesjabloon kunt gebruiken. Databasesjablonen zijn vooraf gedefinieerde toepassingen die u meteen kunt gebruiken of kunt aanpassen aan uw specifieke behoeften.

U kunt de beschikbare sjablonen bekijken op het tabblad Nieuw in de weergave Backstage. Zie het artikel Een Access-sjabloon selecteren en gebruiken voor meer informatie over de sjablonen in Access 2010.

Aan de slag met een lege webdatabase

• Klik op het tabblad Bestand op Nieuw.

  

Via het tabblad Bestand wordt de Backstage-weergave geopend. Dit is een nieuw onderdeel van de Access-interface waar u opdrachten kunt vinden die van toepassing zijn op een volledige database, zoals Publiceren naar SharePoint.

In de Backstage-weergave bevat het tabblad Nieuw opdrachten voor het maken van een database.

1. Klik onder Beschikbare sjablonen op Lege webdatabase.

2. Controleer de voorgestelde bestandsnaam in het vak Bestandsnaam en het pad voor het databasebestand vlak daaronder. U kunt de bestandsnaam wijzigen door te typen in het vak Bestandsnaam.

3. Als u het pad wilt wijzigen, klikt u op het mappictogram naast het vak Bestandsnaam om naar de gewenste locatie voor het databasebestand te bladeren.

4. Klik op Maken. Uw nieuwe webdatabase wordt geopend en hierin wordt een nieuwe, lege tabel weergegeven.

Een webtabel ontwerpen

U gebruikt de gegevensbladweergave om een webtabel te ontwerpen.

Wanneer u eerst een lege webdatabase maakt, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt en wordt deze geopend in de gegevensbladweergave. Met de opdrachten op het tabblad Velden en het tabblad Tabel kunt u velden, indexen, validatieregels en gegevensmacro's, een nieuwe functie waarmee u gegevens kunt wijzigen op basis van gebeurtenissen, toevoegen.

Wanneer u de nieuwe tabel hebt bewerkt en deze gebruikt, wilt u waarschijnlijk meer tabellen maken.

Een berekend veld toevoegen

U kunt een veld toevoegen waarin een waarde wordt weergegeven die wordt berekend aan de hand van andere gegevens in dezelfde tabel. Gegevens van andere tabellen kunnen niet als bron voor de berekende gegevens worden gebruikt. Sommige expressies worden niet ondersteund door berekende velden.

1. Terwijl de tabel geopend is, klikt u op Klik om toe te voegen.

2. Wijs Berekend veld aan en klik op het gewenste gegevenstype voor het veld.

   De opbouwfunctie voor expressies wordt geopend.

3. Gebruik de opbouwfunctie voor expressies om de berekening voor het veld te maken. U kunt hierbij dus alleen andere velden uit dezelfde tabel als gegevensbron voor de berekening gebruiken. Zie het artikel De opbouwfunctie voor expressies gebruiken voor informatie over de opbouwfunctie voor expressies.

Regels voor gegevensvalidatie instellen

U kunt een expressie gebruiken om invoer voor de meeste velden te valideren. U kunt ook een expressie gebruiken om invoer voor een tabel te valideren, wat handig kan zijn als u invoer wilt valideren voor een veld waarvoor validatie niet wordt ondersteund of als u veldinvoer wilt valideren op basis van de waarde van andere velden in de tabel. Zie het artikel Invoer van gegevens beperken met een validatieregel voor meer informatie over validatie.

U kunt ook het bericht opgeven dat moet worden weergegeven wanneer een validatieregel bepaalde invoer niet toestaat. Dit wordt een validatiebericht genoemd.

Een relatie tussen twee webtabellen maken

Als u een relatie in een webdatabase wilt maken, gebruikt u de Wizard Opzoeken om een opzoekveld te maken. Het opzoekveld wordt geplaatst in de tabel die zich bevindt aan de veel-kant van de relatie, en verwijst naar de tabel die zich bevindt aan de één-kant van de relatie.

Een opzoekveld in de gegevensbladweergave wijzigen

1. Open de tabel met het opzoekveld dat u wilt wijzigen.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Klik op het tabblad Velden in de groep Eigenschappen op Zoekacties wijzigen.

   • Klik met de rechtermuisknop op het opzoekveld en klik op Zoekacties wijzigen.

3. Volg de stappen van de wizard Opzoeken.

Gegevensintegriteit behouden door gegevensmacro's te gebruiken

U kunt trapsgewijs bijwerken en verwijderen implementeren met gegevensmacro's. Met de opdrachten op het tabblad Tabel kunt u ingesloten macro's maken waarmee gegevens worden gewijzigd. In de volgende video ziet u de basisbeginselen hiervan.

Raadpleeg het artikelEen gegevensmacro maken voor meer informatie over het maken van gegevensmacro's.

Een webquery maken

U kunt een query als gegevensbron voor formulieren en rapporten maken. Query's worden uitgevoerd op de server, waardoor het netwerkverkeer wordt beperkt.

Stel bijvoorbeeld dat u een webdatabase gebruikt om bijdragen aan goede doelen bij te houden. U wilt zien wie geld heeft gegeven terwijl er een gebeurtenis plaatsvond. U kunt een query gebruiken om de gegevens te selecteren en deze voor te bereiden om in formulieren en rapporten te gebruiken.

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Query.

2. Dubbelklik in het dialoogvenster Tabel weergeven op elke tabel die u wilt opnemen, en klik vervolgens op Sluiten.

   Dubbelklik in dit voorbeeld op Betrokkenen, Donaties, Gebeurtenissen en GebeurtenisDeelnemers.

3. Maak alle vereiste joins door velden in het queryontwerpvenster van het ene naar het andere object te slepen.

   Sleep in dit voorbeeld het veld Id van Betrokkenen naar het veld IdDonor in Donaties en sleep vervolgens het veld IdDonor van Donaties naar het veld IdBetrokkene in GebeurtenisDeelnemers.

4. Voeg de velden toe die u wilt gebruiken. U kunt de velden naar het raster slepen of u kunt op een veld dubbelklikken om het toe te voegen.

   Voeg in dit voorbeeld Gebeurtenis van de tabel Gebeurtenissen, DatumDonatie van de tabel Donaties, en Begroeting, Voornaam en Achternaam van de tabel Betrokkenen toe.

5. Voeg eventuele criteria toe die u wilt toepassen.

   In dit voorbeeld wilt u DatumDonatie zo beperken dat deze valt tussen de begin- en einddatum van de gebeurtenis. Typ in het queryontwerpraster in de rij Criteria onder DatumDonatie de tekst >=[Begindatum] And <=[Einddatum].

Een webformulier maken

Formulieren zijn de belangrijkste manier om gegevens in uw webdatabase in te voeren en te bewerken en zijn ook handig voor het bekijken van gegevens. Formulieren worden uitgevoerd in de browser, waardoor de prestaties worden geoptimaliseerd. Wanneer u een formulier opent, worden in de browser de vereiste gegevens van de SharePoint-server opgehaald. U kunt de gegevens in het formulier filteren en sorteren zonder dat gegevens opnieuw van de server moeten worden opgehaald.

1. Selecteer de tabel of query die u als gegevensbron wilt gebruiken.

   Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier wilt maken, slaat u deze stap over.

2. Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op een van de volgende knoppen:

   • Formulier    Maak een eenvoudig formulier waarin één record tegelijk wordt weergegeven, met behulp van het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

     Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier maakt, is deze knop niet beschikbaar.

   • Meerdere items    Maak een formulier waarin meerdere records tegelijk worden weergegeven, met behulp van het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

     Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier maakt, is deze knop niet beschikbaar.

   • Leeg formulier    Maak een formulier zonder inhoud.

   • Gegevensblad    Maak een formulier dat eruitziet en dat werkt als een gegevensblad, met behulp van het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

     Opmerking: Als u een niet-afhankelijk formulier maakt, is deze knop niet beschikbaar.

Een webrapport maken

Rapporten zijn de belangrijkste manier om gegevens uit uw webdatabase te bekijken of af te drukken. Rapporten worden uitgevoerd in de browser, waardoor de prestaties worden geoptimaliseerd. Wanneer u een rapport opent, worden in de browser de benodigde gegevens van de SharePoint-server opgehaald. U kunt gegevens in het rapport filteren en sorteren zonder dat gegevens opnieuw van de server hoeven worden opgehaald.

1. Selecteer de tabel of query die u als gegevensbron wilt gebruiken.

2. Klik op het tabblad Maken in de groep Rapporten op een van de volgende knoppen:

   • Rapport    Maak een basisrapport met het object dat u als gegevensbron hebt geselecteerd.

   • Leeg rapport    Maak een rapport zonder inhoud.

Een navigatieformulier maken en dit als standaardformulier voor de beginweergave instellen

Personen hebben een manier nodig om in uw toepassing te navigeren. Het navigatiedeelvenster is niet beschikbaar in een webbrowser. Als u wilt dat personen uw databaseobjecten kunnen gebruiken, moet u ze een middel bieden. U kunt een navigatieformulier maken en opgeven dat dit wordt weergegeven wanneer iemand uw toepassing opent in een webbrowser. Als u geen formulier opgeeft dat moet worden weergegeven wanneer de toepassing wordt gestart, wordt er bovendien geen formulier geopend, waardoor het moeilijk wordt voor iedereen om de toepassing te gebruiken.

1. Klik op het tabblad Maken op het lint.

2. Klik in de groep Formulieren op Navigatie en selecteer vervolgens een navigatie-indeling uit de lijst.

3. Als u een item wilt toevoegen, sleept u het van het navigatiedeelvenster naar het navigatiebesturingselement.

   Opmerking: U kunt alleen formulieren en rapporten aan een navigatiebesturingselement toevoegen.

4. Voeg alle andere besturingselementen die nodig zijn, toe aan het hoofdgedeelte van het navigatieformulier. Zo wilt u misschien een zoekfunctie voor alle formulieren leveren door enkele besturingselementen aan het navigatieformulier toe te voegen.

Wijzigingen in uw toepassing publiceren en synchroniseren